Wytyczne do systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów

Transkrypt

1 Wytyczne do systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 195/10 Burmistrza Miasta Złotowa z dnia 15 listopada 2010 r. 1. Niniejsze wytyczne określają zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Złotowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Złotów. 2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu poprawę we wszystkich obszarach zarządzania oraz ograniczenie ewentualnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu w szczególności w zakresie efektywnego zarządzania zasobami, zapewnienia ochrony majątku i efektywności finansowej oraz ochrony wizerunku Urzędu Miejskiego w Złotowie i jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów Ryzykiem jest zdarzenie o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów, planów i zadań Urzędu Miejskiego w Złotowie i jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów. 2. Celem zarządzania ryzykiem jest: 1) usprawnienie procesu planowania, 2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, 3) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli wewnętrznej, 4) zapewnienie kierownictwu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań. 3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad: 1) integracji z procesem zarządzania, 2) powiązania z celami i zadaniami Gminy Miasto Złotów, 3) przypisania odpowiedzialności, 4) proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności. 4. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje: 1) identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka, 2) ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku, 3) przeciwdziałanie ryzyku, 4) monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem i dokonywanie zmian Identyfikacja i ocena ryzyka oraz ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do 30 listopada. 2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują osoby kierujące komórkami organizacyjnymi oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów. 3. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy oraz realizacji budżetu Gminy Miasto Złotów. 4. Podczas identyfikacji ryzyka należy: 1) przeanalizować cele i zadania realizowane przez Urząd oraz zadania realizowane przez jednostki organizacyjne Gminy Miasto Złotów, 2) przeanalizować realizację budżetu Gminy Miasto Złotów, 3) zidentyfikowanie ryzyka poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków, 4) określić akceptowalny poziom ryzyka, 5) do każdego zidentyfikowanego ryzyka określić rodzaj wymaganej reakcji, 6) określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszania danego ryzyka do akceptowalnego poziomu, 7) dokonać hierarchizacji ryzyk (uporządkować je malejąco według przyznanych ocen) Wszystkie informacje o ryzyku należy wprowadzić do Rejestru ryzyka. 2. Rejestr winien zawierać wszystkie rodzaje zidentyfikowanego ryzyka oraz na przestrzeni roku zmienić się

2 tak, by odzwierciedlać dynamiczny charakter ryzyka oraz sposób zarządzania urzędem i jednostkami organizacyjnymi gminy Podczas identyfikacji stosowana jest kategoryzacja ryzyka. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka: 1) ryzyko finansowe, 2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich, 3) ryzyko działalności, 4) ryzyko zewnętrzne. 2. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) określa załącznik A do niniejszych wytycznych Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu (oddziaływania) i prawdopodobieństwie ziszczenia się ryzyka a następnie ustalenia jego istotności. 2. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega analizie mającej na celu oszacowanie: 1) Ryzyka nieodłącznego - występującego bez jakichkolwiek mechanizmów kontrolnych (ogółu metod, działań, systemów), które ograniczają to ryzyko, poprzez określenie: - prawdopodobieństwa jego wystąpienia (P) ocena punktowa w skali od 1 do 5 ; - wpływu (skutków, strat), jaki będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia (S) - ocena punktowa w skali od 1 do 5 ; 2) Ryzyka rezydualnego występującego po wprowadzeniu mechanizmów kontrolnych, poprzez określenie: - prawdopodobieństwa jego wystąpienia (P) ocena punktowa w skali od 1 do 5 ; - wpływu (skutków, strat), jaki będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia (S) ocena punktowa w skali od 1 do Łączna relacja (iloczyn) tych dwóch wartości określa istotność ryzyka i obliczana jest według wzoru: Istotność ryzyka = P x S gdzie: P prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, S wielkość straty, skutku, bądź wpływu, jaki będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. 2. Do określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka należy stosować następujące definicje, gdzie przypisane im kryteria odnoszą się do: opis rzadkie mało prawdopodobne średnie prawdopodobne prawie pewne P 0-20% 21-40% 41-60% 61-80% % 1 rzadkie; ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone (lub jego przypadki będą pojedyncze), 2 mało prawdopodobne; ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone (lub ryzyko będzie się krystalizować okazjonalnie, bądź w wyniku zbiegu niezwykłych okoliczności), 3 średnie; ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone (lub ryzyko będzie się krystalizować w miarę często, bądź w wyniku równoczesnego występowania różnych problemów i okoliczności), 4 prawdopodobne; ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone (lub ryzyko będzie systematycznie narastać), 5 prawie pewne; ryzyko wystąpi w najbliższym roku budżetowym Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie miało, dla realizacji zadania, osiągania celu i realizacji budżetu Gminy Miasto Złotów, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. 2. Do określenia wpływu (oddziaływania, skutku) ryzyka na realizację zadań stosuje się następujące definicje, gdzie przypisane im cyfry odnoszą się do:

3 opis nieznaczne małe średnie poważne katastrofalne 1 nieznaczne; rozwiązanie problemu wymagało będzie nieznacznego nakładu czasu/zasobów, lecz problem nie spowoduje trwałej szkody i wywrze nieznaczny wpływ na wyniki finansowe. Może spowodować krótkotrwałe lub niewielkie zakłócenia w działalności. 2 małe; rozwiązanie problemu będzie wymagało pewnego nakładu czasu/zasobów. Usunięcie skutków (powstałych strat) będzie wymagało czasu. Może mieć wpływ na wyniki finansowe. Może spowodować zakłócenia w działalności. 3 średnie; rozwiązanie problemu będzie wymagało umiarkowanego nakładu czasu/zasobów w tym kierownictwa wyższego szczebla. Usuniecie skutków (strat) będzie trudne. Wywrze wpływ na wyniki finansowe i może stać się ważnym wydarzeniem publicznym. Może doprowadzić do nie realizowania kluczowego celu. 4 poważne; rozwiązanie problemu będzie wymagało dużego nakładu czasu/zasobów w tym kierownictwa wyższego szczebla. Usuniecie skutków (strat) będzie bardzo trudne lub nieraz wręcz niemożliwe. Wywrze istotny wpływ na wyniki finansowe i stanie się istotnym wydarzeniem publicznym. Prawdopodobnie doprowadzi do nie zrealizowania kluczowego celu. 5 katastrofalne; rozwiązanie problemu będzie wymagało bardzo dużego nakładu czasu/zasobów w tym kierownictwa wyższego szczebla. Usunięcie skutków (strat) będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Wywrze istotny wpływ na wyniki finansowe i stanie się ważnym wydarzeniem publicznym. Doprowadzi do nie zrealizowania kluczowego celu W oparciu o dokonaną ocenę oddziaływania i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 1) ryzyko poważne, tj. ryzyko o średnim, poważnym i katastrofalnym oddziaływaniu oraz prawie pewnym prawdopodobieństwie, ryzyko o poważnym i katastrofalnym oddziaływaniu i prawdopodobnym prawdopodobieństwie, a także ryzyko katastrofalnym oddziaływaniu i średnim prawdopodobieństwie, 2) ryzyko umiarkowane, tj. ryzyko o nieznacznym i małym oddziaływaniu i prawie pewnym prawdopodobieństwie, ryzyko o nieznacznym, małym i średnim oddziaływaniu oraz prawdopodobnym prawdopodobieństwie, ryzyko o małym, średnim, poważnym oddziaływaniu i średnim prawdopodobieństwie, ryzyko o średnim, poważnym i katastrofalnym oddziaływaniu i mało prawdopodobnym prawdopodobieństwie, a także ryzyko o poważnym i katastrofalnym oddziaływaniu i rzadkim prawdopodobieństwie, 3) ryzyko niskie, tj. ryzyko o nieznacznym oddziaływaniu i średnim prawdopodobieństwie, ryzyko nieznacznym i małym oddziaływaniu i mało prawdopodobnym prawdopodobieństwie, a także ryzyko o nieznacznym, małym i średnim oddziaływaniu i rzadkim prawdopodobieństwie. 2. Istotność ryzyka jest oceniana w następujący sposób: - oddziaływanie katastrofalne poważne średnie małe nieznaczne rzadkie mało prawdopodobne średnie prawdopodobne prawie pewne - prawdopodobieństwo Legenda: - ryzyko poważne - ryzyko umiarkowane - ryzyko niskie 3. Ryzykiem akceptowalnym jest ryzyko niskie. Ryzyka umiarkowane i poważne przekraczają akceptowany

4 poziom ryzyka. 4. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku) Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Złotowie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów do: a) określenia celów i zadań swoich komórek, b) przypisania do realizacji celów i zadań mierników ich realizacji, c) identyfikacji i oceny ryzyk występujących w komórkach, d) wprowadzenia mechanizmów kontrolnych, e) utworzenia rejestru ryzyk dla zadań realizowanych przez komórki. 2. Po przeprowadzeniu oceny istotności ryzyk do każdego określonego zadania, każdy (odpowiednio) kierownik zobowiązany jest uszeregować zadania według ich ważności. Ważność określana jest przez ilość i istotność ryzyk zidentyfikowanych do każdego zadania. 3. Ostatecznym wynikiem identyfikacji i analizy ryzyka jest lista zadań realizowanych przez daną komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Złotowie lub jednostki organizacyjne Gminy Miasto Złotów uszeregowanych według ich ważności. 4. Sposób prezentacji punktowej oceny ryzyka (relacji miedzy prawdopodobieństwem i wpływem - oddziaływaniem) stanowi załącznik nr B. 5. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Złotowie oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów są zobowiązani udokumentować przeprowadzoną w podległej komórce analizę ryzyka w szczególności poprzez utworzenie Rejestru ryzyk dla wyznaczonych celów i zadań. Wzór Rejestru ryzyka stanowi załącznik nr C. 6. Odnotowania w rejestrze wymagają wszystkie zidentyfikowane ryzyka natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom ryzyka (ryzyka poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu. 7. Zestawienie realizowanych w danym roku budżetowym celów i zadań wraz z miernikami oraz rejestry zidentyfikowanych ryzyk przygotowane dla poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Złotowie i jednostek organizacyjnych przedkładane są Burmistrzowi Miasta Złotowa w terminie do 31 marca każdego roku poprzedniego Zadaniem mechanizmów kontroli jest zapobieganie urzeczywistnieniu się ryzyka. Każdy mechanizm kontrolny powinien stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszt wdrożenia mechanizmów kontroli nie może być wyższy niż uzyskane dzięki nim korzyści. Do ogólnych mechanizmów kontroli należy: 1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, 2) dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 3) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych, 4) podział obowiązków, 5) weryfikacja, w tym kontrola wstępna, bieżąca i końcowa, 6) wydzielenie lub wyznaczenie osoby do prowadzenia kontroli (funkcjonalnej i instytucjonalnej), 7) nadzór, 8) rejestrowanie odstępstw, 9) ochrona zasobów, 10) zastosowanie mechanizmów kontroli systemu zarządczego. 14. Ocena systemu kontroli zarządczej winna być prowadzona w sposób ciągły. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, aby zidentyfikowane problemy na bieżąco rozwiązywać. Za dokonywanie oceny odpowiedzialny jest odpowiednio: - Sekretarz Miasta Gminy Złotów, po uprzednim otrzymaniu udokumentowanego procesu kontroli zarządczej przez poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Złotowie, - Kierownik jednostki organizacyjnej w nadzorowanej przez siebie jednostce. 15. Przynajmniej raz w roku należy przeprowadzać samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające, tj. kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Złotowie oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Złotów. Proces dokonania samooceny oraz jego wyniki należy udokumentować.

5 Załącznik A Tabela nr 1 Punktowa ocena ryzyka L.p. Cel, zadanie P S Istotność ryzyka P x S

6 Załącznik B Tabela nr 2 Rejestr zidentyfikowanych ryzyk L.p Cel, zadania Miernik Istotność ryzyka Zidentyfikowane ryzyko oraz kategoria ryzyka Przyczyny ryzyka Skutki ryzyka Proponowane mechanizmy kontrolne Osoby odpowiedzialne

7 Przykładowe kategorie (obszary) ryzyka Załącznik C Poniższa tabela przedstawia przykładowe kategorie ryzyka wraz z przykładami dotyczącymi jego możliwych źródeł (przyczyn) oraz skutków. Tabela nie określa zamkniętego katalogu ryzyka. RYZYKO FINANSOWE BUDŻETOWE STRAT MAJĄTKOWYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ZLECENIA ZADAŃ PUBLICZNYCH ODPOWIEDZIALNOŚCI FINANSOWEJ REALIZOWANIE PROGRAMÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ RYZYKO DOT. ZASOBÓW LUDZKICH PERSONELU BHP RYZYKO DZIAŁALNOŚCI REGULACJI WEWNĘTRZNYCH ORGANIZACJI I PODJEMOWANIA DECYZJI KONTROLI FUNKCJONALNEJ I SAMOOCENY INFORMACJI REPUTACJI SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH NADZÓR NAD JEDNOSTKAMI RYZYKO ZEWNĘTRZNE INFRASTRUKTURY GOSPODARCZE ŚRODOWISKA KATEGORIE RYZYKA Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów. Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia, np. ryzyko pożaru, wypadku. Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom, np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu udzielania zamówień publicznych. Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem np. odszkodowań, odsetek ustawowych, kosztów procesowych. Związane z wystąpieniem nieprawidłowości przy wykorzystaniu środków z Unii Europejskiej. Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników, szkoleniami, wprowadzaniem nowych zadań bez zabezpieczenia kadrowego. Związane ze zdrowiem pracowników i wypadkami przy pracy. Związane z istnieniem i adekwatnością regulacji wewnętrznych Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień, np. ryzyko nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko braku formalnie powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej, ryzyko nieprawidłowo wydanej decyzji, zapewnienie terminowego ogłaszania aktów normatywnych, w tym przepisów prawa miejscowego. Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli funkcjonalnej, np. ryzyko niedostatecznej kontroli, ryzyko nieskutecznych mechanizmów kontroli. Związane z jakością informacji na podstawie, których podejmowane są decyzje, np. ryzyko braku komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Związane z reputacją Urzędu, np. ryzyko negatywnych opinii. Związane z używanymi w Urzędzie systemami i programami informatycznymi oraz ochroną zawartych w nich danych np. ryzyko awarii, ryzyko udostępniania danych osobom nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionej modyfikacji danych. Związane z pogarszaniem sytuacji finansowej jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Złotowa. Związane z infrastrukturą, np. wyposażeniem, bazą lokalową, środkami transportu i środkami łączności. Związane z czynnikami ekonomicznymi, np. kursami walut, inflacją. Związane ze skomplikowaniem i zmianami prawa oraz niejednolitym orzecznictwem.