Uwagi do procedury przygotowania i wprowadzenia Rozporządzenia. Siemianowice Śląskie, r. OR.AR /1/10

Transkrypt

1 OR.R /1/10 Siemianowice Śląskie, r. Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i dministracji ul. Batorego Warszawa Dotyczy: projektu Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych W związku z opublikowaniem w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i dministracji projektu Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Urząd Miasta Siemianowice Śląskie (wymieniony w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia jako biorący udział w jego przygotowywaniu) przedstawia własne stanowisko w sprawie przygotowanego rozporządzenia. Uwagi kierujemy do Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, uznając ją za właściwą do kierowania uwag własnych samorządów, skoro została wymieniona w uzasadnieniu do rozporządzenia jako podmiot, do którego projekt rozporządzenia zostanie skierowany do konsultacji społecznych. W pracach nad rozporządzeniem, jako członek tzw. grupy roboczej (od maja 2009 w konsultacjach e- mailowych, bez udziału w spotkaniach grupy w Warszawie) w imieniu naszego Urzędu brała udział Pani nna Skiba kierownik rchiwum, pełniąca od kilku lat w Urzędzie funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych, którą to funkcję projekt nowej Instrukcji kancelaryjnej ( 2 ust. 2-3) dopiero teraz formalnie wprowadza. Przedstawione niżej uwagi Pani nny Skiby, dotyczące zarówno procedury przygotowywania rozporządzenia oraz konkretnych uwag do jego tekstu oraz załączników, Urząd uznaje za zasadne i przedstawia Komisji celem zapoznania się i rozważenia wprowadzenia stosownych zmian w ramach prac i konsultacji nad projektem rozporządzenia. Uwagi do procedury przygotowania i wprowadzenia Rozporządzenia Zespół przygotowujący rozporządzenie wykonał ogromną pracę przygotowując niezbędne dla pracy urzędów projekty instrukcji, mających regulować postępowanie z dokumentacją w urzędach niezależnie od jej postaci fizycznej i techniki wytwarzania. Niezmiernie ważne jest dla nas przesłanie ogólne rozporządzenia, wskazujące, że sprawne zarządzanie dokumentacją jest podstawą zarządzania całym podmiotem. Ważna jest również nowa rola archiwisty w podmiotach, która nie tylko docenia dotychczas wykonywane przez archiwum, zadania lecz czyni z niego koordynatora czynności kancelaryjnych. 1

2 Prace nad tekstem Instrukcji kancelaryjnej trwały w różnym tempie, lecz stale od początku powołania grupy roboczej. Grupa stworzyła i analizowała model postępowania z dokumentacją przy użyciu EZD, następnie otrzymywała do analizy kolejne, udoskonalane wersje tekstu instrukcji. Zgłaszane uwagi otrzymywały od koordynatorów zwrotny komentarz i prace miały charakter zbiorowej dyskusji. Ponadto były przedstawiane na portalu epup. Prace nad Instrukcją archiwalną polegały na przedstawieniu grupie roboczej tekstu wyjściowego w ostatnich dniach września 2010 z kilkudniowym terminem na przesłanie uwag. Następnym etapem było już samo ogłoszenie tekstu w BIP, bez konsultacji proponowanej ostatecznej wersji z grupą roboczą. Wykazy akt w pełnej wersji zostały przedstawione całej grupie roboczej dopiero w BIP. Ogłoszenie w BIP MSWi projektu rozporządzenia, które dotyczy w większości samorządów, w dniu 17 listopada, czyli kilka dni przed wyborami samorządowymi, z uwagi na zwiększone w tym okresie obowiązki Urzędów przy organizacji wyborów, powoduje, że urzędy (które w ogóle o tym fakcie wiedzą) nie mają korzystnych warunków do zapoznania się i przeanalizowania tekstów. Uzasadnienie do rozporządzenia nie przewiduje przedstawienia rozporządzenia do szerokiej konsultacji społecznej bezpośrednio urzędom, których dotyczy, a która powinna być obligatoryjna ze względu na wynikające z niego praktyczne i formalne konsekwencje dla organizacji urzędów. Założenie, że uczestnictwo wybranych urzędów w pracach nad tekstem można uznać za spełnienie wymogu konsultacji urzędów jest błędne zarówno z powodu faktycznego braku konsultacji części tekstów (opisanego w w/w uwagach) jak i z uwagi na fakt, że nie każde stanowisko członka grupy zostało zaakceptowane przez koordynatorów prac. Siemianowice są przykładem błędnego rozumienia konsultacji społecznych. Fakt, że są wymienione jako uczestnik grupy roboczej nie oznacza, że zgadzają się ze wszystkimi zapisami rozporządzenia. Konsultacje są niezbędne ponadto z powodu niewiedzy wielu urzędów, że zmiany (i jakie) mają nastąpić. Jedynie Urzędy przez swoich przedstawicieli zaangażowane w prace są tego w pełni świadome. Uzasadnienie i ocena skutków regulacji w aspekcie przedstawienia kosztów i zmian jakie rozporządzenie wniesie dla urzędów jest sporządzone tylko w odniesieniu do instrukcji kancelaryjnej. Wyraźnie podkreślamy, że rozporządzenie jako całość to również wykazy akt i instrukcja archiwalna, tworzące system powiązanych elementów z instrukcją kancelaryjną. Tym bardziej, że to wykazy akt i odnoszące się do nich zapisy obu instrukcji oraz instrukcja archiwalna wnoszą najwięcej zmian. Termin wejścia w życie rozporządzenia ustalony na dzień 1 stycznia 2011 jest niezasadny z powodu: ogłoszenia tekstu projektu rozporządzenia i rozpoczęcie społecznych konsultacji dopiero 1,5 miesiąca przed datą, od której miałoby obowiązywać, braku konsultacji z urzędami, co nie daje szansy na doprecyzowanie zapisów poprzez wykorzystanie doświadczenia wielu podmiotów, braku szerokiej świadomości w urzędach o jakości wprowadzanych zmian, niemożliwości formalnego i praktycznego przygotowania się do zmian na dzień (szczególnie do wprowadzenia nowych wykazów akt z własnymi niezbędnymi uzupełnieniami i zatwierdzenie tych zmian przez właściwe archiwum państwowe czego wymaga samo rozporządzenie) z uwagi na bark informacji kiedy i w jakiej ostatecznej wersji rozporządzenie zostanie podpisane. Od momentu ogłoszenia rozporządzenia (poprzedzonego konsultacjami) urzędy potrzebują minimum pół roku, by realnie wprowadzić wymagane nim zmiany zgodnie z procedurą (a data ich wprowadzenia to zawsze ze względów formalnych - 1 stycznia). 2

3 Wobec wiadomego grupie roboczej stanu prac nad rozporządzeniem w miesiącu lutym 2010 r., zapisy w 3 Ustawy z dnia 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 40 z 2010r, poz. 230) określające dzień wejścia w życie rozporządzenia określającego instrukcję kancelaryjną, wykazy akt i instrukcję archiwalną na dzień 1 stycznia 2011 r. jest niezrozumiałe i stawia urzędy przed faktem niemożliwości pełnego przygotowania się do wprowadzenia zmian stanowionych rozporządzeniem. Wnosimy o przedstawienie projektu rozporządzenia do konsultacji społecznej urzędów, by skorzystać z doświadczenia urzędów do dopracowania zapisów wszystkich jego tekstów oraz umożliwić urzędom przygotowanie się do zmian. Ponadto wnosimy o ustalenie obowiązywania rozporządzenia w urzędach od daty r. Poniżej przedstawiamy uwagi do zapisów tekstu rozporządzenia oraz jego załączników. Prosimy o zwrócenie szczególnej uwagi na analizę wykazu akt (i zapisów jego dotyczących zawartych we wszystkich tekstach rozporządzenia) i konsekwencji dla urzędów wynikających z wprowadzenia go w życie. Uwagi do tekstu ogólnego rozporządzenia Uwaga do 1 Projekt rozporządzenia nie porusza tematu instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt i instrukcji archiwalnej w samorządowych jednostkach organizacyjnych, co naszym zdaniem istotnie doprecyzowałoby zakres obowiązywania rozporządzenia. Obecna instrukcja kancelaryjna dla gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112 z 1999r., poz z późn. zm) ma zapis w 2 "1. Instrukcja może być stosowana w gminnych jednostkach organizacyjnych. 2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust.1, rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta)". Wiele samorządowych jednostek organizacyjnych ma własne instrukcje i wykazy akt, zatwierdzone przez rchiwum Państwowe i taką sytuację uznajemy formalnie i organizacyjnie za uzasadnioną. Wnosimy o wprowadzenie zapisu regulującego w/w problem. Uwaga do 8 ust.2 Wyboru, o którym mowa w ust. 1 [w jaki sposób komórka organizacyjna postępuje ze sprawami niezakończonymi po wybraniu EZD], dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście. Proponujemy dodać:... oraz do punktu kancelaryjnego, ponieważ w pracy bieżącej informacja niezbędna jest głównie kancelarii, która musi być poinformowana o ewentualnej konieczności przekazywania komórce pism, a nie odkładaniu ich do składu chronologicznego. Uwaga do 9 ust. 3: Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w podmiotach przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, kwalifikowana według obowiązujących wówczas przepisów do kategorii archiwalnych o wartości niższej niż wprowadzona niniejszym rozporządzeniem w wykazach akt, zaliczana jest do kategorii archiwalnych określonych w tych wykazach akt. Dla czytelności zapisu proponujemy, by końcówka zapisu...zaliczana jest do kategorii archiwalnych określonych w tych wykazach akt została doprecyzowana poprzez zmianę... zaliczana jest do kategorii archiwalnych określonych w wykazach akt wprowadzanych rozporządzeniem (analogicznie do zapisu w ust. 4). Jeżeli zapis jest przez nas błędnie rozumiany i powinna zostać dla już wytworzonych akt zachowana kategoria archiwalna z wykazów dla niej właściwych, wnosimy tym bardziej o doprecyzowanie zapisu, proponując... zaliczana jest do kategorii archiwalnych określonych w wówczas obowiązujących wykazach akt. 3

4 Uwagi do tekstu Instrukcji kancelaryjnej Uwaga do 5 Na zasadach analogii do 5, ust 5, który brzmi Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie wnosimy o analogiczny zapis (jako kolejny punkt 5) dotyczący wykazu akt: Dla symbolu klasyfikacyjnego w wykazie akt obowiązującym w podmiocie może być w danym roku kalendarzowym przyporządkowane tylko jedno hasło klasyfikacyjne i jedna kategoria archiwalna. Wymóg ustanowiony proponowanym zapisem jest niezbędny, by znak sprawy był stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy ( 5 ust. 2). Niedopuszczalne jest, by istniały dwie różne sprawy o tym samym numerze (np. jedna rozpoczęta w styczniu, inna w maju), którego elementy (oznaczenie komórki czy symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) oznaczałyby w każdym z tych przypadków inne dane. Uwaga do 21 ust. 7 proponujemy doprecyzować zapis: Po zakończeniu sprawy 1)przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przekazywane są do składu chronologicznego w miejsce zgodne z datą wpływu (a nie wg daty zakończenia sprawy i przekazania przesyłki do składu). Uwaga do 22 ust. 2 - proponujemy zmiany: W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych, należy to udokumentować przez: 1) włożenie w ich miejsce włozyć karty zastępczej zawierającej znak sprawy, do której przynależy wypożyczana dokumentacja, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta dokumentację wysłano oraz termin zwrotu, albo 2)... Uwaga do 26 ust.2 - proponujemy doprecyzować: W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku określonym w ust.1 pkt 2, na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt. Uwaga do 27 ust. 1 pkt 2 System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego: 1)... 2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw: a) liczbę porządkową, b) kolejny numer sprawy c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa własna, e) znak występujący na piśmie, jeśli nie jest to sprawa własna, f) datę pisma występującą na piśmie, jeśli nie jest to sprawa własna, g) datę wszczęcia sprawy, h) datę ostatecznego załatwienia sprawy, i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeśli są istotne. 4

5 Zarówno obecna jak i nowa instrukcja nie precyzuje, co w przypadku, gdy sprawy nie inicjuje pismo z zewnątrz, lecz gdy to Urząd sam wszczyna sprawę z danym podmiotem (czyli przypadku rozumianym przez nas jako sprawa własna urzędu). W naszym rozumieniu, załatwiając sprawę z podmiotem X, wpisujemy w 27 ust. 1 pkt 2d podmiot X niezależnie od tego, czy jego pismo wszczęło sprawę, czy nasze pismo do niego było pierwszym w sprawie. Proponujemy, by zapis 27 ust. 1 pkt 2d brzmiał: nazwa podmiotu (podmiotów), z którym załatwia się sprawę. Jeżeli w przypadku sprawy własnej (wszczętej przez siebie) 27 ust. 1 pkt 2d mielibyśmy pozostawić pusty - opis sprawy pozbawiony jest ważnej informacji (wiemy, co załatwiamy, od kiedy i do kiedy itp., lecz nie wiemy z kim) i nie jest wskazane obligatoryjne miejsce do jej zapisu (w domyśle uwagi - te jednak mają dotyczyć sposobu załatwienia sprawy ). Przy tworzeniu raportu założonych spraw dla wybranego podmiotu brak tej informacji spowoduje, że raport będzie niepełny. Ponadto są sprawy, które załatwia się, ze względu na ich specyfikę, z kilkoma podmiotami jednocześnie (wymienienie ich wszystkich tworzy pełną informację o sprawie). Zapisy dotyczące znaku i daty pisma wszczynającego sprawę ( 27 ust. 1 pkt 2 e,f), sugerują, że gdy urząd sam wszczyna sprawę, również tych danych nie uzupełniamy. O ile znak sprawy jest równoznaczny ze znakiem naszego pisma, to data rozpoczęcia sprawy teoretycznie nie musi być identyczna z datą pierwszego pisma (definicja sprawy w 3 tekstu rozporządzenia stanowi, że sprawa to też np. zdarzenie, które może wystąpić wcześniej niż sporządzamy pierwsze pismo). Dla kompletności danych spisu spraw, naszym zdaniem dane te powinny być zawsze wypełniane. Uwagi dotyczące 27 ust. 1 pkt 2 odnoszą się również do 53 ust. 1 pkt 2, który porusza te same zagadnienia lecz dla systemu tradycyjnego. Uwaga do 27 - dodać proponowane ustępy 3 i 4 (analogiczne do tych, które są 53 dla systemu tradycyjnego): 3. Spis spraw zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw. Uwaga do 62 ust.2 pkt 6 wprowadzić poprawki stylistyczne. 5

6 Uwagi do wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki Przedstawiamy analizę porównawczą obecnie obowiązującego wykazu akt i wykazu proponowanego projektem rozporządzenia. KTULNY WYKZ KT PROPONOWNY WYKZ Ilość pozycji w całym wykazie z określoną kategorią archiwalną ktualny jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych Dz. U. Nr 69 z 2003r., poz. 636 Ilość haseł danej kategorii w całym wykazie Ilość % haseł danej kategorii w całym wykazie w stosunku do wszystkich pozycji Proponowany jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki Ilość haseł danej kategorii w całym wykazie Ilość % haseł danej kategorii w całym wykazie w stosunku do wszystkich pozycji % % Ilość pozycji kat % % Ilość pozycji kat. BE (niezależnie od okresu przechowywania) % % Ilość pozycji kat. B % % Ilość pozycji kat. B % Ilość pozycji kat. B % - - Ilość pozycji kat. B % - - Ilość pozycji kat. B % - - Ilość pozycji kat. B % % Ilość pozycji kat. B-5 oraz B6, B3, B2, Bc (w kom. macierzystej) Ilość haseł kat., wyższej niż B-10 i wszystkich BE % % ,30 % % Wyjaśniamy, że podajemy tu wyłącznie ilość pozycji z wykazu akt o danej kategorii archiwalnej. Na każdą pozycję przypada różna ilość teczek (jedna, kilka lub kilkadziesiąt dotychczas dla kat. B zazwyczaj grubszych niż 5 cm). Z przedstawionej wyżej analizy wynika, że: Kwalifikacja archiwalna akt w nowym wykazie została wyraźnie zmieniona w kierunku dłuższego przechowywania akt; 6

7 Dokumentacji przeznaczonej do wieczystego przechowywania w obecnym wykazie jest ok 20%, w proponowanym ma być około 40% - ilość pracy poświęconej przygotowywaniu akt tej kategorii celem przekazania ich do archiwum przez pracowników komórek organizacyjnych wzrośnie dwukrotnie; Dokumentacji przeznaczonej do ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez pracownika rchiwum Państwowego jest obecnie 6%, ma być 30%. Określone instrukcją archiwalną wymogi dotyczące sposobu przygotowania tych akt celem przekazania do archiwum ( 15 ust 4 pkt 1 Instrukcji archiwalnej) będą wymagały zwiększonej ilości pracy od pracowników komórek organizacyjnych niż miało to miejsce dotychczas. Ponadto znacząco zwiększona ilości akt do ekspertyzy zsumowana z wszystkich urzędów każe spodziewać się wydłużonej procedury ekspertyzy. Dokumentacji, która mogła podlegać w Urzędzie niszczeniu za zgodą rchiwum Państwowego po 5 latach (i mniej) jest w obecnym wykazie ok. 60 %, w nowym ma być ok. 20%! Z przedstawionych wyliczeń wynika, że Urząd po około pięcioletnim okresie przechowywania akt będzie mógł dokonać zniszczenia jedynie 20 % akt 80% przechowując dłużej (obecne proporcje: po 5 latach 60% niszczymy, 40 % przechowujemy dłużej). W sposób istotny zaburzy to dotychczasową rotację akt w magazynach archiwum nie będzie zwalniać się miejsce na przyjmowanie nowych akt. Urzędy staną przed problemem konieczności pilnej organizacji nowych magazynów, by sprostać dłuższemu przechowywaniu akt nie tylko akt, które dopiero powstaną, lecz co bardzo istotne - również akt dotychczas wytworzonych i zgromadzonych. Stanowi o tym 9 projektu rozporządzenia, ust. 3: Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w podmiotach przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, kwalifikowana wedługg obowiązujących wówczas przepisów do kategorii archiwalnych o wartości niższej niż wprowadzona niniejszym rozporządzeniem w wykazach akt, zaliczana jest do kategorii archiwalnych określonych w tych wykazach akt. Ilość haseł kat. wyższej niż B-10 i wszystkich BE w nowym wykazie ma stanowić 70% - dla których dokumentacja ma być umieszczana w teczki wiązane bezkwasowe o grubości nie przekraczającej 5 cm oraz pakowana w pudła (logika nakazuje myśleć, że również w bezkwasowe wnosimy o dookreślenie) zgodnie z 15 ust 4 pkt 1 Instrukcji archiwalnej. Teczka bezkwasowa jest ok. 3-krotnie droższa od teczki zwykłej. Wymóg 5-cm grzbietu spowoduje, że trzeba będzie ich kupować ogromne ilości (do tej pory akta kat. B były oprócz teczek pakowane też w pudła, kartonowe okładki wiązane sznurkiem o szerszym grzbiecie). Do tego dochodzi koszt pudeł dla w/w 70% dokumentacji oraz dla akt o kategorii B-10 i niższej, która zostanie przekazana do archiwum w zwykłych teczkach wiązanych (zgodnie z 15 ust 4 pkt 2 Instrukcji archiwalnej). Uważamy, że zakup teczek bezkwasowych i wymóg umieszczania teczek dodatkowo w pudłach dla dokumentacji innej niż kat. jest nieuzasadniony i spowoduje zbędne koszty dla Urzędu (w skali wszystkich urzędów w kraju koszty będą ogromne, co naszym zdaniem jest marnowaniem środków publicznych - koszt 1 pudła bezkwasowego: ok. 4zł netto). Przypuszczamy, że wiele teczek o kat. BE zostanie mimo wszystko po ekspertyzie zakwalifikowana do niszczenia. Nawet pakując akta kat. w teczki bezkwasowe należy pamiętać, że przed przekazywaniem akt do rchiwum Państwowego i tak wymienia się je na nowe. Dopiero na tym etapie procedury w pełni zasadny jest dla nas (praktykowany już obecnie) wymóg umieszczenia akt w teczkach bezkwasowych. Ponadto uważamy, że przy prawidłowych warunkach przechowywania akt w magazynach archiwum teczka bezkwasowa nie ma przed czym chronić, skoro warunki są dobre. Jeśli w magazynie panują z różnych przyczyn złe warunki przechowywania akt, to sam fakt umieszczenia akt w teczce i pudle z tektury bezkwasowej niewiele pomoże. 7

8 Pragniemy podkreślić, że nawet jeśli zmiany wszystkich kategorii archiwalnych na wyższe w wykazie akt uznałoby się w pełni za uzasadnione, zastrzeżenia budzi fakt, że w uzasadnieniu do rozporządzenia nie porusza się konsekwencji w/w faktów na organizację i finanse urzędów (nowe magazyny na dłuższe przechowywanie akt, zwiększone wydatki na materiały biurowe, wydłużony czas przygotowywania akt w komórkach celem przekazania do archiwum, który również jest kosztem). Z punktu widzenia systemu EZD i archiwizacji dokumentacji elektronicznej wydłużenie okresów przechowywania akt również wiąże się z ogromnymi kosztami. Wnosimy o ponowne przeanalizowanie zasadności zmiany kategorii archiwalnych na wyższe. Z wprowadzeniem wykazu akt w urzędzie w życie z dniem 1 stycznia 2011 wiąże się niemożność dopełnienia w tym terminie procedury dotyczącej wprowadzenia wykazu, wskazanej samym rozporządzeniem. Zapisy 5 rozporządzenia stanowią: ust.11: Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań. ust.12: Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje, w drodze zarządzenia, kierownik podmiotu w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego, z zastrzeżeniem ust. 13. ust. 13. W sprawach, o których mowa w ust.12, w imieniu organów zespolonej administracji rządowej w województwie, na ich wniosek, działa wojewoda. Nowy wykaz akt ma mniej pozycji (słusznie), co jednak dla haseł o szerokim zakresie spowoduje konieczność ich uszczegółowienia (uzasadnienie to przewiduje). Ze względu na różne potrzeby urzędów, zazwyczaj wykaz akt podlega uzupełnieniu lub uszczegółowieniu, by dostosować go do praktycznego zastosowania w danym Urzędzie. Ponadto komórki organizacyjne zgłaszają błędy, braki w wykazie lub propozycje zmian (załączone do pisma). Sprostanie przedstawionej procedurze, zgodnej z dotychczas obowiązującą, wymaga jednak od urzędu czasu na analizę wykazu i jego rozbudowę oraz sporządzenie wniosku do rchiwum Państwowego o zatwierdzenie propozycji zmian. Biorąc pod uwagę masowo do rchiwum Państwowego napływające wnioski od Urzędów (które mogą zostać wysłane dopiero po podpisaniu rozporządzenia i poznaniu jego obowiązującej wersji!) otrzymanie akceptacji rchiwum Państwowego i wprowadzenie nowego wykazu akt do pracy w Urzędzie z dniem 1 stycznia 2011 jest niemożliwe. Z uwagi na procedurę wymaganą rozporządzeniem wnioskujemy o przedłużenie w rozporządzeniu terminu wprowadzenia w podmiotach nowych wykazów akt na dzień 1 stycznia Z przyczyn organizacyjnych i formalnych początek roku kalendarzowego jest jedynym korzystnym i możliwym punktem wprowadzania zmian, a nie wybrana data w trakcie trwania roku. Wprowadzając nową numerację wg nowego wykazu akt od dnia, np. 1 marca, spowodujemy, że zdublują się numery spraw dla wielu symboli wykazu. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z wymogiem, że znak sprawy ma być stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Z wymogu wynika, że nie powinny w danym roku kalendarzowym istnieć dwie sprawy o identycznym znaku, dla których numer z wykazu, będący elementem znaku sprawy oznacza za każdym razem inne hasło.. Elektroniczny system obiegu dokumentów, który funkcjonuje w Urzędzie w ramach projektu SEKP nie umożliwi wprowadzenia nowego wykazu w trakcie roku, czyli przyporządkowania dla choć raz użytego do założenia sprawy w danym roku kalendarzowym symbolu z wykazu akt nowego brzmienia jego hasła (co naszym zdaniem jest prawidłowe). Uwaga w przypisie do tytułu wykazu akt głosi: "Wszędzie tam, gdzie mowa jest o gminie rozumie się odpowiednio związek międzygminny oraz miasto na prawach powiatu". Proponujemy uzupełnienie: W wykazach akt wprowadzanych w podmiotach stosuje się odpowiednie dla danego podmiotu brzmienie haseł klasyfikacyjnych. Proponowana zmiana zapisu precyzuje, że, przykładowo, dla hasła z wykazu 0002 Sesje rady gminy Siemianowice w swoim wykazie akt wprowadziłyby adekwatne dla siebie brzmienie Sesje rady miasta. 8

9 Uwagi do tekstu Instrukcji archiwalnej Uwaga do 1 Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Instrukcja stanowi: W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe ( 4, ust. 1), które w systemie tradycyjnym może posiadać filie ( 4 ust. 5). Sygnalizujemy, że w Urzędzie funkcjonują również archiwa wydziałowe, którego najbardziej typowym przykładem jest Urząd Stanu Cywilnego, za którego archiwum odpowiedzialny jest Kierownik USC. Zgodnie z dotychczasową praktyką, w USC przeprowadzana jest odrębna kontrola rchiwum Państwowego, odrębnie niż do archiwum zakładowego kierowane są zalecenia pokontrolne, USC przekazuje akta kat. do rchiwum Państwowego bez pośrednictwa archiwum zakładowego. Wnosimy o zapis w instrukcji precyzujący, czy i w jakim zakresie zapisy instrukcji dotyczą również archiwów wydziałowych i kompetencji archiwisty wobec nich. Naszym zdaniem pełną odpowiedzialność za archiwum wydziałowe ponosi kierownik komórki organizacyjnej pod którą ono podlega. Uwaga do 4 ust. 3 rchiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy, które podlega odpowiednio sekretarzowi gminy,... ust. 4 Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł. Wnosimy o dodanie, jako kolejnego po ust. 4, zapisu: Wykonywanie zadań należących do archiwum zakładowego, odnoszących się do dokumentacji elektronicznej, należy do archiwum zakładowego, określonego 4 ust. 3 lub do powołanego przez kierownika jednostki w drodze zarządzenia, zespołu składającego się z pracowników archiwum zakładowego oraz osób, będących administratorami systemu lub informatykami, posiadającymi niezbędne kwalifikacje do wykonania zadań w stosunku do dokumentacji elektronicznej. Powyższe uzasadniamy faktem, że tradycyjne archiwa w Urzędach nie są przygotowane do realizacji wszystkich zadań archiwum zakładowego określonych w 5, a dotyczących systemu EZD, który, zgodnie z 4 ust.4 pełni dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego. Pomoc administratora systemu przy wykonywaniu zadania brakowania czy przekazywania dokumentacji elektronicznej do rchiwum Państwowego jest niezbędna. Ponadto w stosunku do dokumentacji elektronicznej: przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji ( 5 pkt 2), przegląd informatycznych nośników danych i sporządzanie ich kopii ( 19, ust. 1-5), chronienie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD przed zniszczeniem lub utratą stosując się do polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez podmiot ( 20) wykonują w urzędach informatycy, posiadając niezbędne kwalifikacje i wiedzę. Przypisanie tych zadań dotychczasowej komórce archiwum jest niemożliwe z powodu nieposiadania przez archiwistów wiedzy informatycznej. Z kolei przeniesienie do komórki archiwum części składu Referatu Informatyki, by spełnić zadość zapisom, jest niekorzystne z punktu widzenia organizacyjnego Urzędu. Sytuacją korzystną dla Urzędu jest możliwość rozwiązania problemu zespołu archiwalnego w ramach własnej struktury i obsady kadrowej. W instrukcji archiwalnej brak informacji o wymaganym wykształceniu i przygotowaniu zawodowym archiwisty. Uwaga do 6 W lokalu archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczać się przechowywaną w nim dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Lokal powinien w szczególności: 1) być... 2) być suchy, równomiernie ogrzewany w ciągu roku; 9

10 Uwaga do 6 pkt 2 zapis jest nieprecyzyjny (magazyny archiwum nie są w okresie letnim ogrzewane, czasem wręcz powinny być schładzane i nawilżane) i wnioskujemy o jego usunięcie. Problem, na który wskazuje ten zapis, został uregulowany w 8 ust. 3 pkt 5: należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej. Proponujemy 8 ust. 3 włączyć do 6, ponieważ stanowi ciąg dalszy wymogów, jakie ma spełniać pomieszczenie magazynowe. Uwaga do 8 ust. 3 pkt 6: Należy kontrolować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontroli rejestrować. Codzienny odczyt temperatury jest zasadny tylko w przypadku wyposażenia pomieszczeń magazynowych w klimatyzację by móc natychmiast reagować. W przypadku standardowego wyposażenia pomieszczeń w okna i centralne ogrzewanie, ewentualnie nawilżacze lub osuszacze powietrza, odczyt jedno lub dwukrotny w tygodniu jest wystarczający dla rozeznania panujących w pomieszczeniach warunków przechowywania. Dla prawidłowych magazynów jednokrotny odczyt temperatury jest wystarczający. Dla złych nawet codzienny nie wniesie sam w sobie poprawy. Wnosimy o zmianę zapisu na: Należy kontrolować przynajmniej raz w tygodniu warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontroli rejestrować. W przypadku zachowania już istniejącego zapisu, wnosimy przynajmniej o zmianę z codziennego odczytu (co oznacza również odczyt w weekendy i święta) na odczyt w dni robocze. Uwaga do 9 Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty. Wnioskujemy o dodanie lub w szczególnie uzasadnionych przypadkach na polecenie kierownika jednostki lub przełożonego archiwisty w obecności osoby trzeciej, z którego to przypadku powinna zostać spisana notatka służbowa informująca o okolicznościach wejścia do magazynu i wykonanych w nim czynnościach. Zmianę zapisu uzasadniamy faktem, że w przypadku, gdy funkcję archiwisty pełni w urzędzie jedna osoba, w czasie jej nieobecności spowodowanej urlopem lub chorobą, urząd nie mógłby skorzystać z akt przechowywanych w archiwum, gdyby zaszła taka konieczność. Zapis jest również bezzasadny, a nawet szkodliwy z punktu widzenia wystąpienia ewentualnej awarii, pożaru w magazynach archiwum. Z wejścia do plombowanych magazynów w czasie nieobecności archiwisty powinna jednak zostać spisana notatka służbowa. Uwaga do 10 ust. 1 w celu doprecyzowania: Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego wiąże się z jej uznaniem za część dokumentacji w archiwum zakładowegoym w momencie podpisania przez archiwistę spisu zdawczo-odbiorczego akt. Uwaga do 14 ust. 1 pkt 2g, stwierdzającego, że dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego należy podać: g) liczbę tomów j ednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu. Proponujemy wykreślenie zaznaczonej części oraz doprecyzowanie, czy zapis ten dotyczy również dokumentacji kat., dla której dotychczas każda pojedyncza teczka stanowiła odrębną pozycję spisu zdawczo-odbiorczego, co uważamy za bardzo istotne. Uwaga do 14 ust. 1 punkty 2 d,e,f, stwierdzających, że dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego należy w aspekcie dat podać: rok założenia teczki aktowej (2d), rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeśli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej (2e) oraz rok najpóźniejszego pisma w teczce (2f). Prosimy o przeanalizowanie zapisu, biorąc pod uwagę, że instrukcja kancelaryjna ( 62 ust. 2 pkt 5) dla opisu umieszczanego na teczce aktowej (który zostaje następnie przepisany do spisu zdawczo-odbiorczego) podaje, że opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się m.in z roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce pod tytułem. Brak w cytowanym zapisie instrukcji kancelaryjnej wzmianki o roku najwcześniejszego pisma w teczce. Naszym zdaniem zapisy obu instrukcji powinny być w obu tych punktach 10

11 jednolite. Uwaga do 15 ust. 3 Dla tematu uporządkowania dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego w punkcie 3 (dotyczącym opisu pudeł lub paczek) po punkcie 3a powinno zostać dodany zapis: informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących pod nazwą podmiotu, skoro Instrukcja kancelaryjna nakazuje tworzenie odrębnych składów ( 34 ust. 6). Uwaga do 15 ust. 4 pkt 1 Wymogi tego punktu w zakresie przygotowywania akt do archiwum powinny dotyczyć wyłącznie dokumentacji: kat., BE-50, B-50, B-40. W stosunku do wymienianej obecnie w tym punkcie dokumentacji niearchiwalnej, o kategorii archiwalnej wyższej niż B10 oraz kategorii archiwalnej BE bez względu na okres przechowywania zapis powoduje poświęcenie ogromnej ilości pracy na przygotowanie akt przed przekazaniem do archiwum (wyłączanie z teczek zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism i usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych - m.in. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki) oraz (poruszane przy wykazie akt) ogromne koszty na umieszczanie tych akt w teczkach bezkwasowych (a następnie w pudłach). W naszej ocenie wiele akt określonych w nowym wykazie jako kat. BE będzie po ekspertyzie archiwalnej kwalifikowana do zniszczenia, a więc praca poświęcona na ich przygotowanie oraz zużyte materiały biurowe okażą się zbędne. Uwaga do 17 pkt 2b wnosimy o zmianę zapisu stwierdzającego, że archiwista rejestrując spis zdawczo odbiorczy w wykazie spisów podaje datę przekazania przejęcia dokumentacji do archiwum zakładowego. Przekazanie dokumentacji przez komórkę, nawet jej dosłowne przyniesienie do magazynu archiwum, nie oznacza automatycznie jej przyjęcia. Uporządkowanie dokumentacji oraz sporządzenie jej spisu musi podlegać sprawdzeniu, a w przypadku nieprawidłowego przygotowania akt archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji ( 16 ust. 1-2). Uwaga do 39 dot. brakowania w systemie EZD Przepis wydany na podstawie art 5 ust 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, czyli Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i dministracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 206 z 2006r., poz. 1518) nie precyzuje, co rozumiemy jako odrębną pozycję spisu do brakowania (co jest precyzyjnie określone dla spisu zdawczo odbiorczego akt do archiwum państwowego: każdej pozycji spisu odpowiada jedna sprawa ust 3 w/w rozporządzenia). Wnosimy zatem o dookreślenie tego zagadnienia w instrukcji archiwalnej. Różnica pomiędzy tym, że jedną pozycją w spisie jest jedna sprawa (spis ma wtedy tysiące pozycji) a tym, że 1 pozycja to teczka (na zasadach analogii ze spisem akt na nośniku papierowym) jest bardzo znacząca i dopuszczenie dowolności rozwiązania tego zagadnienia w EZD naszym zdaniem nie jest korzystne. Uwaga do 40 punkt 2b stwierdzającego, że jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany, w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej, do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego. Procedura praktycznych aspektów sporządzania nowego spisu (a więc nadania numeru nowemu spisowi, zmian sygnatur na teczkach, wycofywania akt ze spisów dotychczasowych, ewentualnej zmiany pozycji spisu odnotowanej w wykazie akt ) jest dla nas niejasna i wnosimy o jej dookreślenie. Ponadto wnosimy o dodanie po 40 kolejnego paragrafu, którego zapis ustali kolejny, zawsze wykonywany, element procedury związanej z brakowaniem: Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe nakaże zachowanie części dokumentacji do ekspertyzy lub wskaże dłuższy okres jej przechowywania, archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych zmiany 11

12 w kwalifikacji archiwalnej. Uwaga do postępowania w archiwum zakładowym z dokumentami ze składu chronologicznego. Instrukcja kancelaryjna zakłada przy wyborze systemu EZD jako podstawowego dla podmiotu, gromadzenie dokumentacji na nośniku papierowym w składach chronologicznych (odrębnie dla pism wpływających i wychodzących, odrębnie dla dokumentacji, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe i odrębnie dla dokumentacji, dla której nie wykonano odwzorowania) w kolejności jej napływania do niego. Oznacza to, że pod względem kategorii archiwalnej (kategorii, B, BE) i okresów przechowywana (, B-10, B-50) dokumenty zawarte w składzie chronologicznym są zupełnie wymieszane. Do archiwum zakładowego dokumenty ze składu mają trafiać jako paczki o nienaruszonym wewnątrz układzie. Koncepcja składu byłaby słuszna, jeśli papierowe dokumenty, dla których dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, uznane zostałyby za produkt uboczny systemu EZD, który podmiot wybrał za podstawowy i ustalony zostałby dla całych paczek z dokumentami składu okres ich przechowywania (po którym podlegałyby w całości niszczeniu). Instrukcja archiwalna podaje jednak następujące zasady postępowania ze składem w archiwum: 41 W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu. 44 W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych, sporządzając ich spisy. Ze względów praktycznych ilość czasu, którą należałoby poświęcić dla ponownego przesegregowania dokumentów z chronologicznie ułożonych ciągów dokumentów w grupy pod względem kategorii archiwalnej i okresu przechowywania, czyni jego koncepcję bezzasadną (a tym samym z przyczyn praktycznych hamuje przejście podmiotu na system EZD). Uwaga do 41 - wnosimy o zmianę W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane można należy równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu. Naszym zdaniem w momencie brakowania dokumentacji powinna zostać ona zniszczona w całości, ponieważ jedynie to zapewnia formalnie jasną (dla celów organizacyjnych i kontrolnych) sytuację na temat dokumentacji, jaką dysponuje podmiot. Uwaga do 44 W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych, sporządzając ich spisy. Ciąg dalszy procedury nie został określony: czy przekazanie tych dokumentów ma następować w ich chronologicznym układzie czy też należy je pogrupować w sprawy, których dotyczą. Uwaga do 45 ust. 1 Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD oraz do 42 Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD. Ze względów praktycznych, odnotowywanie dla dokumentacji papierowej przekazanej ze składu, jakie dokumenty z każdej paczki (może to być jeden dokument lub sto) zostały wyjęte do niszczenia lub przekazania do P jest trudny do zrealizowania i bardzo czasochłonny. 12

13 Uwaga do 45 ust. 1 Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD. Urząd nie dysponuje jednak wytycznymi dotyczącymi dalszego postępowania. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i dministracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 206 z 2006r., poz. 1518) podaje: 21, ust.2 Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust.1 [przyjęcia materiałów archiwalnych przez archiwum państwowe] podmioty obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi. Brak jednoznacznego zapisu o dalszym postępowaniu. Czy podmiot potem może czy musi dokumenty archiwalne nadal przechowywać? 6 w/w Rozporządzenia (Dz. U. 206 z 2006r., poz. 1518) opisujący wymogi dla systemu teleinformatycznego stwierdza, że system (pkt.13d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych. Wnosimy o dookreślenie w instrukcji, czy dokumenty archiwalne po przekazaniu do archiwum państwowego mają w systemie pozostać tylko do czasu uzyskania potwierdzenia, że rchiwum Państwowe je przyjęło, czy dłużej. Jeśli dłużej, wskazać, kto określa ten czas (kierownik podmiotu wg uznania?). Podsumowując uwagi, wnosimy o: przedstawienie projektu rozporządzenia do konsultacji społecznej urzędów, których dotyczy, rozpatrzenie przedstawionych przez nasz Urząd uwag do projektu rozporządzenia i jego załączników, ustalenie daty obowiązywania rozporządzenia w urzędach od dnia roku. Jeszcze raz podkreślamy, że jedynie rozważenie uwag różnych podmiotów do projektu rozporządzenia sprawi, że tekst będzie w pełni dopracowany i spełni swoją funkcję ujednolici w podmiotach sposób postępowania z dokumentacją. Obecnie szczególnie Instrukcja archiwalna ma wiele zagadnień niedookreślonych, co stanowi przeszkodę we wprowadzaniu w podmiotach systemu EZD, skoro ani podmiot ani wykonawca systemu nie mają jasnych wytycznych, jak powinien on w wielu aspektach funkcjonować. Ponownej analizie powinny zostać poddane również wykazy akt. Licząc na przyczynienie się stanowiska naszego Urzędu do dopracowania projektu rozporządzenia, łączymy wyrazy szacunku 13

14 Załącznik do pisma nr OR.R /1/10 Uwagi do wykazu akt sugerowane przez komórki organizacyjne Urzędu Uwagi po pierwszym czytaniu ze względu na krótki czas przygotowywania uwag w celu szybkiego wysłania stanowiska Urzędu do projektu rozporządzenia mają charakter roboczy. Wnioskujemy o ich rozpatrzenie przez osoby, które koordynowały przygotowanie wykazów akt. Zmiany zebrane są wg kolejności numeracji wykazu, czasem jednak (dla czytelności odwołań w różne miejsca wykazu) wg danej komórki. Zmiany nie zawierają szeregu niezbędnych dla naszego Urzędu uszczegółowień klas czwartego rzędu na symbole pięciocyfrowe, o zatwierdzenie których Urząd wystąpi do rchiwum Państwowego w Katowicach, lecz jedynie sugestie dotyczące całego wykazu. N CZERWONO (lub innym kolorem) hasła, o dodanie których Urząd wnioskuje (dla większości proponujemy miejsce dodania) oraz uwagi. WYDZIŁ ORGNIZCYJNY Proponuje pozostać przy dotychczasowym podziale umocowań udzielanych przez Prezydenta Miasta tj. : Upoważnienia Pełnomocnictwa Powyższe związane jest z faktem, iż upoważnienie i pełnomocnictwo nie są to instytucje tożsame, a przy tym mają zupełnie odmienny charakter na gruncie przepisów prawa obowiązującego. Upoważnienie jest instytucją prawno- administracyjną oznacza ono prawo, a zarazem obowiązek załatwiania określonych spraw w imieniu organu i na jego odpowiedzialność. Upoważnienie może być udzielane wyłącznie pracownikom, osobom zatrudnionym na określonych stanowiskach- a więc jednostkom związanym stosunkiem służbowym z podmiotem udzielającym upoważnienie Nie można zatem mówić o udzielaniu upoważnienia innym podmiotom ( mam na myśli osoby z zewnątrz Urzędu), tak jak to zostało ujęte w nowym projekcie JRW. Natomiast chcę zwrócić uwagę, że pełnomocnictwo to instytucja uregulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego. Umocowanie to może nakładać jedynie prawo do działania w imieniu innego podmiotu, ale nie już obowiązek, tak jak to ma miejsce w przypadku upoważnienia. Pełnomocnictwo w odróżnieniu do upoważnienia może być przenoszone na inne osoby, może one być udzielane nie tylko pracownikom danego podmiotu, ale także jednostkom z zewnątrz ( np. projektantom, kancelariom prawnym i itp.). Większość pełnomocnictw rejestrowanych w Wydziale Organizacyjnym to pełnomocnictwa procesowe oraz pełnomocnictwa dla projektantów i kierowników jednostek organizacyjnych miasta. Wydaje się, że prowadzenie dwóch rejestrów w obecnym kształcie z wyraźnym podziałem na upoważnienia i pełnomocnictwa jest bardziej przejrzyste. Poza tym za zachowaniem dotyczasowego podziału przemawiają względy praktyczne, jak np. szybkie wyszukiwanie dla celów kontroli umocowań udzielonych danej osobie wyłącznie w formie pełnomocnictwa. 14

15 0052 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta) jako organu gminy i inne upoważnienia Pełnomocnictwa osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta) jako organu gminy i inne pełnomocnictwa 0053 Kolegium (posiedzenie) wójta (burmistrza, prezydenta) pozostałe upoważnienia przy klasie 077 m.in. zawiadomienia, stenogramy, protokoły, materiały pod obrady, uchwały Sugeruję zmianę zapisu. Powyższe wynika z faktu, iż posiedzenia prezydenckie zgodnie z regulacjami prawnymi obowiązującymi wewnątrz Urzędu Miasta nie są prowadzone w formie kolegium tj. spotkania Najwyższego Kierownictwa Urzędu Miasta, lecz jednoosobowo przez Prezydenta Miasta. Obowiązujące wewnętrzne uregulowania UM nie przewidują na chwilę obecną prowadzenia posiedzeń prezydenckich w formie kolegium. 077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne BE10 w tym ich rejestry; inne upoważnienia przy klasie 0052 Wszystkie wydane pełnomocnictwa i upoważnienia są: 1 egzemplarz w ogólnym zbiorze (rejestrze) pełnomocnictw/upoważnień, 2 egzemplarz w aktach sprawy, której dotyczą. Prowadzenie odrębnych 2 rejestrów dla upoważnień i 2 rejestrów dla pełnomocnictw jest w praktyce bezzasadne. Dlatego sugeruję, by temat upoważnień i pełnomocnictw występował w wykazie akt tylko raz w szerokim zakresie: albo w dziale 005 albo Działalność gminy w sprawach zagranicznych 0340 Programowanie, określanie strategii i planów w zakresie współdziałania z partnerami zagranicznymi 0341 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy gminy oraz jej jednostek organizacyjnych w sprawach zagranicznych 15

16 Współpraca z instytucjami i organizacjami zagranicznymi m. in. współpraca z ambasadami, Radą Europy, Komisją Europejską Współpraca z miastami partnerskimi z możliwością tworzenia podteczek dla każdego miasta partnerskiego dministracyjna obsługa wyjazdów przedstawicieli gminy za granicę i przyjazdów gości z zagranicy B-5 tzn. pisma dot. przygotowania diet, delegacji, rezerwacji, zamówień, itp Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli gminy 0343 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy w tym programy, sprawozdania Zbędny rozdział na przyjazdy-wyjazdy, czasem to połączone w ramach współpracy nad czymś 041 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych 042 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych BE5 BE-5 Nasz obecny wykaz akt ma dla analogicznego zagadnienia ustalone następujące uwagi, które proponujemy podtrzymać: 1. Kategoria archiwalna dla programów zrealizowanych (z podpisaną umową) BE-5, kategoria archiwalna dla programów niezrealizowanych (tylko studium wykonalności, wniosek, materiały pomocnicze) kategoria archiwalna B Okres przechowywania liczy się: dla programów z podpisaną umową od daty zakończenia archiwizacji dokumentacji projektu określonej w umowie, dla programów niezrealizowanych od dat wytworzenia dokumentacji. 3. Dla programów z podpisaną umową data zakończenia archiwizacji dokumentacji projektu określona w umowie jest stałym elementem tytułu teczki. w tym ich audyt i kontrola uwagi jak wyżej. 120 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów kty normatywne organów gminy przy klasach komplet podpisanych zarządzeń, pism okólnych, wytycznych, polecenia służbowe i porządkowe, itp. oraz ich rejestry. Proponujemy uzupełnić uwagi o polecenia służbowe i porządkowe lub dodać je odrębnie jako hasło kolejne po symbolu

17 152 Postulaty i inicjatywy obywateli Czy w tym również zawierają się dawne interwencje mieszkańców, których jest sporo? Proponujemy rozszerzyć hasło lub dodać interwencje jako Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism Wyjaśnić w uwagach zakres 1636 Ekspertyzy akt 1637 Zagubienie lub utrata akt Postępowanie wyjaśniające 1638 Harmonogram przekazywania akt do archiwum 271 Sprawy zezwoleń na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych BE5 Ustawa nazywa się Prawo zamówień publicznych. W treści ustawy nie funkcjonuje pojęcie zezwolenia na odstąpienie od jej stosowania. Występujące tu zezwolenia występowały kiedyś w nieaktualnej już ustawie. Hasło do likwidacji. Umowy zawarte poza ustawą prawo zamówień publicznych B10 Brak wymienionego hasła. Jest hasło: 032 Zawieranie umów w zakresie realizacji zadań gminy i monitorowanie ich wykonania kat., ale zakresem i kategorią tego nie dotyczy. Jest hasło 3226 Zobowiązania, poręczenia, ale brakuje mu umów - można by na przykład tu dopisać. Najlepsze byłoby odrębne hasło na umowy zawarte poza ustawą prawo zamówień publicznych z kat. B-10. Jest to w praktyce bardzo korzystne - na zasadach analogii z zamówieniami publicznymi (osobno dokumentacja z postępowania, osobno umowa) sama umowa ma najczęściej dłuższy okres przechowywania i obowiązywania (gwarancje itp.) niż postępowanie dotyczące jej zawarcia, czy nawet zagadnienia z jej realizacji. 17

18 316 Egzekucja i windykacja 3160 Egzekucja należności pieniężnych Propozycja, by to wyciąć nie rozumiemy jaka jest różnica pomiędzy tym hasłem a egzekucją administracyjną. Wg nas jest to tożsame (3160) Egzekucja administracyjna 3161 Egzekucja administracyjna kierowana do innych organów egzekucyjnych TEN PUNKT WPROWDZIĆ Egzekucję adm. przeprowadza tylko część miast w Polsce, reszta musi skierować do innego organu przeważnie do Urzędu Skarbowego. My robimy część postępowań swoich, część kierujemy dalej - stąd propozycja odrębnego hasła. Nie jest to również tożsame z windykacją należności. Byłoby to wtedy analogiczne do skarg i wniosków podział na to, co załatwiamy sami i co przesyłamy do załatwienia wg właściwości 323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń 3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac 3231 Listy płac Kartoteki wynagrodzeń Wypłaty diet radnym B Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych 3235 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne 3236 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac 3237 Refundacje wynagrodzeń listy zaliczek na wynagrodzenia Deklaracje na PFRON 3239 Zaświadczenia o zarobkach Dotychczasowe hasło nie obejmuje zakresem całości PIT-ów Wnioski o refundację wynagrodzeń z załącznikami Opiniowanie projektów adaptacyjnych i Brak hasła (w obecnym wykazie akt jest). 18

19 modernizacyjnych obiektów zabytkowych Są tu też opinie o wyburzeniach przybudówek wtórnych, chlewików, starych garaży -czyli opinie nie dotyczące zabytków wpisanych do rejestru ale obiektów mających wartości zabytkowe. Nie pokrywa się to zakresem nowego 4125 "Prace konserwatorskie, restauratorskie i roboty budowlane przy zabytku" kat.. 52 Działalność organizacji pożytku publicznego oraz organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego Problem z przyporządkowaniem dotacji z ustawy o sporcie. Miasto może przyznać ze swojego budżetu dotacje klubom sportowym, stowarzyszeniom (np. dla PTTK) nie będącym organizacjom pożytku publicznego ale prowadzocym działalności pożytku publicznego!. Nie zawiera się to w 3031 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji... Zagadnienie jest analogiczne do zagadnień dot. organizacji pożytku publicznego. Trzeba ogłosić możliwość pozyskania dotacji, zebrać wnioski, przeanalizować, spisać umowę, transze, sporządzić sprawozdawczość. Jednak jest trudność z przypisaniem tych tematów do haseł z pożytku ponieważ dotyczą realizacji innej ustawy (ustawy o sporcie a nie ustawy o pożytku ). Można by nazwać całość zagadnienia 52 szerzej niż Działalność organizacji pożytku publicznego i dodać w tym dziale kolejne hasło ujmujące powyższe problemy albo rozszerzyć poszczególne hasła analogicznie do tytułu całego działu. 520 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące działalności organizacji pożytku publicznego oraz organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego 521 Gminna Rada działalności Pożytku Publicznego 522 Wspólne zespoły doradcze i opiniodawcze gminy i organizacji pożytku publicznego oraz organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego 523 Wymiana informacji o kierunkach działalności organizacji pożytku publicznego pomiędzy gminą i tymi organizacjami pożytku publicznego 19

20 oraz organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego 524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego 525 Oferty z własnej inicjatywy organizacji pożytku publicznego oraz organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego na realizację zadań z zakresu tej działalności 526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego oraz organizacji prowadzących działalność pożytku publicznego BE5 BE5 BE Sprawy konsularne Dodać hasło, które jest w obecnym wykazie 5316 Współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości Do tej pory było takie hasło Współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości stosowane przez parę komórek w następujących sprawach: Postanowienia, zarządzenia sądowe, które urząd ma obowiązek ogłosić publicznie na tablicy ogłoszeń dotyczące mieszkańców miasta, osób nieznanych z miejsca pobytu a ostatnio zamieszkałych w mieście -,sprawy karne, cywilne itp., informacje o prowadzonych sprawach do wiadomości. Jest tego sporo. Brak również obecnego hasła: Współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwom Proponujemy dodać hasło proponowane do wykazu lub o innym brzmieniu ale na wymieniony zakres spraw. lbo jako 5316 albo gdzieś w tematach obsługi prawnej działu Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych Propozycja zmiany nazwy: Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z rejestrów ewidencji ludności lub dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 20