Opis przedmiotu zamówieniana świadczenie usług w zakresie organizacji wizyty studyjnej dla grupy 16 osób w terminie października 2013 w Szkocji.

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do SIWZ Projekt I. Wdrożenie systemu informatycznego do e-oceniania Opis przedmiotu zamówieniana świadczenie usług w zakresie organizacji wizyty studyjnej dla grupy 16 osób w terminie października 2013 w Szkocji. W ramach projektu, współfinansowanego z Europejskiego, realizowanego przez Centralną Komisję Egzaminacyjną pt.: Wdrożenie systemu informatycznego do e-oceniania, zaplanowano organizację wizyty studyjnej dla pracowników CKE, w tym członków Zespołu Wdrożeniowego, w liczbie 16 osób. CPV: Usługi w zakresie organizacji imprez; Usługi biur podróży i podobne; Usługi ubezpieczeniowe. 1. Miejsce docelowe: Instytucja z siedzibą w Glasgow wykorzystująca system Scoris Assessor do oceniania prac egzaminacyjnych. 2. Termin: października 2013 roku. 3. Czas trwania wizyty: 5 dni. 4. Uczestnicy: pracownicy CKE, 16 osób dorosłych, w tym 2 osoby +60 lat. 5. Harmonogram ramowy wizyty z uwzględnieniem czasowym zamawianych usług stanowi załącznik nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia. Propozycje szczegółowe do harmonogramu, dotyczące transportu, wyżywienia oraz miejsc noclegowych Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji przed zawarciem umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Warunkiem akceptacji jest zgodność ww. propozycji z wymogami niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Ostateczny harmonogram wizyty z dniem jego zatwierdzenia przez strony stanowić będzie załącznik do umowy. Wszystkie godziny zaplanowane w opisie i harmonogramie ramowym, stanowiącym załącznik nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia, podane są w czasie lokalnym, właściwym dla miejsca świadczenia danych usług. 6. Bilety lotnicze Wykonawca jest zobowiązany w ramach zamówienia dokonać rezerwacji i zakupu biletów lotniczych na trasie: Warszawa Glasgow Warszawa w liczbie 16. Lista uczestników zawierająca: imię, nazwisko, numer PESEL, ilość i rodzaj ubezpieczenia zostanie udostępniona przez Zamawiającego Wykonawcy w dniu podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawca zobowiązany jest zorganizować przelot w pierwszym i ostatnim dniu wizyty. W pierwszym dniu tj. 13 października 2013 w czasie gwarantującym przybycie wszystkich uczestników do godziny 23:30 do miejsca zakwaterowania w Glasgow. W ostatnim dniu wizyty tj. 17 października 2013 w czasie gwarantującym uczestnikom przylot do Warszawy do godziny 17: Wykonawca zobowiązany jest zorganizować przelot w klasie ekonomicznej, lotem bezpośrednim lub z co najwyżej dwiema przesiadkami w ramach jednego biletu z bagażem rejestrowanym podstawowym.

2 6.4. Lotnisko przylotu/odlotu, nie może być oddalone więcej niż o 30 mil od miejsca zakwaterowania w Glasgow; czas podróży w jedną stronę od momentu przybycia na lotnisko odlotu do czasu dotarcia na lotnisko przylotu nie może przekraczać 8 godzin Za miejsce Warszawa uznaje się lotnisko Chopina w Warszawie oraz Warszawa Modlin. 7. Organizacja spotkania Wykonawca w porozumieniu z instytucją wykorzystującą system Scoris Assessor do oceniania prac egzaminacyjnych zorganizuje dla uczestników trzydniowy pobyt w Glasgow, który zapewni zapoznanie uczestników z organizacją i zarządzaniem procesem e-oceniania z wykorzystaniem programu scoris, sposobem rekrutacji egzaminatorów i zarządzaniem zespołami egzaminatorów, procedurami e-oceniania itp., zgodnie z załączonym programem stanowiącym załącznik nr 2 do OPZ. Wykonawca zapewni zespół osób, który zapewni poprawną realizację spotkania, a osoby prowadzące spotkanie będą posiadały następujące kwalifikacje: Znajomość szkockiego systemu egzaminów zewnętrznych oraz procedur egzaminacyjnych, w tym procedur oceniania; Doświadczenie w planowaniu, organizowaniu i przeprowadzaniu egzaminów; Znajomość obsługi systemu scoris do elektronicznego oceniania prac egzaminacyjnych; Doświadczenie w przeprowadzaniu sesji oceniania z wykorzystaniem systemu scoris; Doświadczenie w projektowaniu kontroli jakości e-oceniania i zarządzaniu procesem kontroli w trakcie sesji oceniania; Umiejętność zarządzania ryzykiem w procesie e-oceniania; Miejscem wizyty jest Glasgow; Podczas wizyty Wykonawca jest zobowiązany zapewnić uczestnikom wyjazdu sale konferencyjne dostępne w godzinach np. sale w siedzibie komisji egzaminacyjnej; Podczas zajęć uczestnicy mają mieć zapewniony serwis kawowy i obiad (lunch). 8. Zapewnienie tłumaczenia Wykonawca zapewni zespołowi tłumacza konsekutywnego z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski podczas 3 dniowego spotkania ( r.) w instytucji wykorzystującej system Scoris Assessor do oceniania prac egzaminacyjnych, czyli w ciągu 3 dni codziennie 8 godzin, w godzinach Tłumacz powinien posiadać dobrą znajomość terminologii i zagadnień związanych z systemem oświaty w Wielkiej Brytanii i Polsce. Koszt 1 godziny usługi obejmuje wynagrodzenie tłumacza oraz inne niezbędne koszty związane z wykonaniem usługi (np. nocleg, wyżywienie, dojazd). 9. Ubezpieczenie uczestników wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia w imieniu Zamawiającego polis ubezpieczenia na okres określony w pkt. 2, wariant podstawowy dla 16 uczestników, dodatkowo z rozszerzeniem o następstwa chorób przewlekłych zaznaczając, że 2 osoby są w wieku +60 lat Wariant podstawowy ubezpieczenia przypadający na jednego uczestnika powinien zawierać: a) koszty leczenia, co najmniej na jedno i wszystkie zdarzenia Euro, b) następstwa nieszczęśliwych wypadków co najmniej na jedno i wszystkie zdarzenia zł, c) bagaż co najmniej na jedno i wszystkie zdarzenia 2500 zł, d) assistance do wysokości sumy ubezpieczenia Za koszty leczenia uważa się: badania i zabiegi, konsultacje, dojazd lekarza, zakup lekarstw, płynów infuzyjnych, środków opatrunkowych i ortopedycznych przepisanych przez lekarza, naprawę protez bezpośrednio po wypadku, transport chorego do szpitala, pobyt w szpitalu i leczenie, honoraria lekarskie, transport do innego szpitala jeżeli dany szpital nie zapewnia opieki medycznej dostosowanej do stanu zdrowia pacjenta Za koszty usług związanych z pomocą assistance uważa się: kontakt z osobą bliską, transport na teren RP, transport zwłok, pomoc w przypadku kradzieży lub utraty dokumentów, 2

3 pomoc w odzyskaniu i ponownym wysłaniu bagażu, przedłużenie ochrony ubezpieczeniowej w sytuacjach nagłych, transport osób towarzyszących pracownikowi ubezpieczonego w razie jego śmierci oraz koszty jego pobytu za granicą, transport i pobyt osoby wezwanej do chorego, wpłatę w poczet kaucji, dosłanie niezbędnych przedmiotów osobistych, pomoc finansową, pomoc tłumacza Za następstwa choroby przewlekłej uważa się powstałe w sposób nagły, po przekroczeniu granicy Rzeczypospolitej Polskiej, nasilenie choroby przewlekłej, wymagające natychmiastowej pomocy lekarskiej, w związku z którym zaistniała konieczność poddania się leczeniu przed zakończeniem podróży Przedmiotem ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków jest zdrowie i życie. Ochroną ubezpieczeniową objęte są następstwa nieszczęśliwych wypadków, które wydarzyły się podczas trwania podróży m.in. świadczenie na wypadek trwałego inwalidztwa wypłacane jako procent sumy ubezpieczenia wskazanej w dokumencie ubezpieczenia w oparciu o tabelę stopnia trwałego inwalidztwa lub świadczenie na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu wypłacane jako procent sumy ubezpieczenia wskazanej w dokumencie ubezpieczenia w oparciu o tabelę oceny procentowej trwałego uszczerbku na zdrowiu obowiązującą u ubezpieczyciela. Świadczenie na wypadek śmierci w wyniku nieszczęśliwego wypadku powstałej w okresie do 12 miesięcy od daty nieszczęśliwego wypadku. Świadczenie wypłacane jest w wysokości 100% sumy ubezpieczenia na wypadek trwałego inwalidztwa lub na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu, wskazanej w dokumencie ubezpieczenia. Ubezpieczenie podstawowe może obejmować wszelkie choroby somatyczne (np. zawał serca, udar mózgu, wlew krwi do mózgu), epidemie oraz skażenia; wydarzenia bezpośrednio związane z rozruchami i niepokojami społecznymi, zamieszkami, strajkami, sabotażem oraz zamachami; wydarzeniami bezpośrednio związanymi z działaniami wojennymi o zasięgu lokalnym i międzynarodowym oraz aktami terroru Ubezpieczenie bagażu obejmuje bagaż podróżny uczestników wyjazdu tj.: walizy, plecaki, torby, nesesery, paczki i temu podobne pojemniki wraz z ich zawartością w postaci odzieży i rzeczy osobistych należących do uczestników podróży zagranicznej. Ochroną ubezpieczeniową objęty jest bagaż podróżny, jeżeli znajduje się pod bezpośrednią opieką Zamawiającego lub jeżeli: a) Zamawiający powierzył bagaż zawodowemu przewoźnikowi do przewozu na podstawie odpowiedniego dokumentu podróżnego; b) Zamawiający oddał bagaż za pokwitowaniem do przechowalni bagażu; c) Zamawiający zostawił bagaż w zamkniętym na zamek mechaniczny lub elektroniczny pomieszczeniu zajmowanym przez uczestnika wyjazdu w miejscu zakwaterowania; d) Zamawiający zostawił bagaż w zamkniętym indywidualnym pomieszczeniu bagażowym na dworcu (kolejowym, autobusowym, lotniczym); e) Zamawiający umieścił bagaż w zamkniętym luku bagażowym lub zamkniętym (na zamek mechaniczny bądź elektroniczny) bagażniku samochodu, stojącego na parkingu strzeżonym, a zaginięcie bagażu jest potwierdzone wystawieniem odpowiedniego dokumentu; f) Zamawiający umieścił bagaż w zamkniętej na zamek mechaniczny lub elektroniczny jednostce pływającej lub kabinie przyczepy samochodowej znajdujących się na terenie strzeżonym ubezpieczenie obejmuje ryzyko jego utraty w przypadku zrabowania sprzętu, który był w posiadaniu (noszony przy sobie w trakcie podróży) pracownika Zamawiającego Ubezpieczenie bagażu obejmuje: a) odszkodowanie za utratę, zniszczenie lub uszkodzenie bagażu podróżnego w przypadku: wystąpienia zdarzenia losowego typu: pożar, huragan, powódź, deszcz nawalny, grad, lawina, bezpośrednie i pośrednie uderzenie piorunu, zawalenie oraz trzęsienie ziemi; b) udokumentowanej kradzieży z włamaniem lub rabunku; c) nieszczęśliwego wypadku lub nagłego zachorowania zgłoszonego do Centrum Alarmowego Ubezpieczyciela lub potwierdzonego diagnozą lekarską, w wyniku którego uczestnik wyjazdu pozbawiony był możliwości zaopiekowania się i zabezpieczenia bagażu; 3

4 d) zaginięciem bagażu w przypadku, gdy bagaż znajdował się pod opieką zawodowego przewoźnika na podstawie dokumentu przewozowego lub został oddany do przechowalni za pokwitowaniem; e) uszkodzenia lub zniszczenia waliz, plecaków, toreb, neseserów, paczek i temu podobnych pojemników wyłącznie na skutek udokumentowanej kradzieży części lub całej ich zawartości; f) pokrycia kosztów, które poniósł uczestnik wyjazdu na zakup przedmiotów pierwszej potrzeby (odzież, przybory toaletowe, artykuły spożywcze) na podstawie oryginałów rachunków, do wysokości co najmniej 150 Euro w przypadku, gdy opóźnienie w dostarczeniu bagażu podróżnego przez linie lotnicze do miejsca pobytu uczestnika wyjazdu poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej i kraju siedziby Zamawiającego wynosi co najmniej 8 godzin; 10. Dokumenty podróżne. Wszystkie dokumenty podróżne uczestników wyjazdu min.: bilety lotnicze, polisy ubezpieczeniowe, vouchery hotelowe, niezbędne do realizacji zamówionych usług Wykonawca dostarczy Zamawiającemu co najmniej 5 dni przed wylotem a w przypadku gdy termin ten nie będzie możliwy do dochowania w innym terminie ustalonym przez strony. 11. Przejazd pasażerski: Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania przewozu uczestników na terenie Wielkiej Brytanii na wskazanych w harmonogramie ramowym trasach: załącznik nr 1 do OPZ, o długości łącznej nie większej niż 150 mil Zamawiający dopuszcza w trakcie realizacji przedmiotu umowy możliwość podstawienia jednego pojazdu Za pojazd uważa się klimatyzowany pojazd samochodowy dostosowany do przewozu osób Nie dopuszcza się przewozu uczestników komunikacją miejską, kolejową lub prywatną, nie dedykowaną dla uczestników (nie dopuszcza się przewozu wraz z innymi osobami nie wchodzącymi w skład zespołu lub obsługi technicznej środka komunikacji (kierowca), obsługa dodatkowa (opiekun grupy, tłumacz) Wykonawca jest zobowiązany podstawić pojazd w miejsce wskazane przez Zamawiającego lub uzgodnione przez strony. Zamawiający ponosi koszty najmu pojazdu od chwili jego podstawienia na wskazane/uzgodnione miejsce, co oznacza, że koszt dostarczenia pojazdu na wskazane/uzgodnione miejsce obciąża Wykonawcę Wynagrodzenie za 1 milę najmu pojazdu obejmuje: koszt podstawienia pojazdu, paliwo, kierowcę, parking i pozostałe koszty związane z wykonaniem usługi (np. nocleg i wyżywienie kierowcy) Wykonawca gwarantuje, że wszystkie przejazdy odbywać się będą w technicznie sprawnych, dopuszczonych do ruchu, klimatyzowanych pojazdach W przypadku braku możliwości zrealizowania przejazdu z powodu: awarii technicznej, wypadku, potrącenia, kolizji pojazdu uniemożliwiającej dalsze świadczenie usługi danym pojazdem, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o co najmniej takich samych parametrach technicznych w czasie, który pozwoli na realizacje zadań przyjętych w harmonogramie ramowym stanowiącym załącznik nr 1 do Opiu przedmiotu zamówienia. Każdorazowe odstępstwo, które powoduje naruszenie założeń zawartych w harmonogramie ramowym stanowiącym załącznik nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia wymaga zgody pisemnej Zamawiającego, pod rygorem nieważności. 12. Noclegi Wykonawca zobowiązany jest dokonać rezerwacji i pośredniczyć w sprzedaży miejsc noclegowych w jednym hotelu dla wszystkich uczestników wizyty Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować hotel zaszeregowany w kategorii co najmniej *** (trzy gwiazdki) zgodnie z przepisami kraju pobytu, z opłaconym lub darmowym dostępem do bezprzewodowego Internetu (WI-FI) we wszystkich pokojach i salach 4

5 konferencyjnych, w których będą przebywać uczestnicy wizyty. Położenie hotelu nie może przekraczać więcej niż 3 mile od instytucji wykorzystującej system Scoris Assessor do oceniania prac egzaminacyjnych Wykonawca zobowiązany jest zakwaterować uczestników wizyty w pokojach jednoosobowych wyposażonych w łazienkę. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym lub większym przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym. W cenie pokoju wliczone będzie śniadanie Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować uczestnikom w hotelu ich zakwaterowania dostępność sali konferencyjnej. a) Sala konferencyjna wyposażona będzie w liczbę stołów i krzeseł umożliwiającą przeprowadzenie spotkania dla 16 osób. Podczas każdego spotkania Wykonawca zapewni serwis dla zespołu, który będzie obejmował dostarczenie wody mineralnej w ilości 16 butelek o pojemności od 0,25 do 0,33 litra/butelka. b) Wykonawca dokona rezerwacji takiej sali na 1 godzinę w 1, 2 i 3 ( r.) dniu wizyty zgodnie z harmonogramem ramowym (3 godziny w trakcie pobytu). 13. Wyżywienie Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować uczestnikom wizyty wyżywienie, na które składają się posiłki: śniadania bufetowe, serwowane w hotelu zakwaterowania uczestników. Posiłek przypadający na jedną osobę składać się będzie co najmniej z przekąsek ciepłych, przekąsek zimnych, pieczywa oraz napojów ciepłych (kawa, herbata) i zimnych (sok, woda) do wyboru Zamawiający dopuszcza zrealizowanie usługi w innej formie tzn. przygotowania zimnego prowiantu na drogę w ostatnim dniu wizyty tj , w przypadku realizacji usługi przewozu/przelotu powrotnego do Polski uczestników w godzinach nie pozwalających na ich wykonanie w formie bufetowej w hotelu obiadów (lunch) serwowanych dla uczestników w miejscu szkolenia w dniach w ramach usługi szkoleniowej. Posiłek przypadający na jedną osobę składać się będzie co najmniej z dania pierwszego (zupy) i dania drugiego. Możliwość wyboru dania drugiego z co najmniej dwóch propozycji: jedno danie mięsne i jedno danie bezmięsne, dodatki ciepłe, warzywa podawane na ciepło lub zimno do wyboru oraz napojów ciepłych (kawa, herbata) i zimnych (sok, woda) do wyboru. Obiady (lunch) serwowane w restauracji w pierwszym i ostatnim dniu wizyty tj i , jeśli czas przelotu to umożliwi. Zamawiający dopuszcza zrealizowanie usługi w tych dniach w innej formie tzn. przygotowania zimnego prowiantu na drogę, w przypadku realizacji usługi przewozu/przelotu do Glasgow i przewozu/przelotu powrotnego do Polski uczestników w godzinach niepozwalających na ich wykonanie w formie bufetowej w hotelu kolacji serwowanych w restauracji hotelowej. Posiłek przypadający na jedną osobę składać się będzie co najmniej z jednej przekąski ciepłej lub zimnej do wyboru, dodatków ciepłych lub zimnych do wyboru, dania gorącego, deseru oraz napojów ciepłych (kawa, herbata) i zimnych (sok, woda) do wyboru Śniadanie na osobę zawiera co najmniej: Nazwa j.m. minimalna gramatura na osobę Przekąski zimne g 150 Przekąski ciepłe g 150 Pieczywo mieszane (jasne, ciemne) g 200 5

6 Kawa / herbata / sok / woda litr 0, Obiad (lunch) na osobę zawiera co najmniej: Nazwa j.m. minimalna gramatura na osobę Zupa litr 0,25 Danie mięsne lub porcja mięsa / danie bezmięsne lub porcja ryby (każde z dań) Dodatki ciepłe: ryż / ziemniaki / kasza / kluski / makaron / frytki g 150 g 200 Warzywa podawane na ciepło g 150 Warzywa podawane na zimno: surówki / sałatki g 150 Kawa / herbata / sok / woda litr 0, Kolacja na osobę zawiera co najmniej: Nazwa j.m. minimalna gramatura na osobę Przekąski zimne / ciepłe g 150 Dodatki ciepłe / zimne: ryż / ziemniaki / kasza / kluski / makaron / frytki / pieczywo g 200 Danie gorące g 150 Deser g 100 Kawa / herbata / sok / woda litr 0,5 14. Wsparcie logistyczne. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia uczestnikom wsparcia logistycznego na czas trwania wizyty poprzez zatrudnienie opiekuna grupy/pilota wizyty towarzyszącego uczestnikom od przylotu do Glasgow do wylotu do Polski i odpowiedzialnego za prawidłową realizację umowy. Wynagrodzenie za usługę obejmuje wynagrodzenie opiekuna grupy oraz inne koszty związane z wykonaniem usługi (np. nocleg, wyżywienie). 15. Płatność. Kwota wynagrodzenia będzie wypłacona na rachunek bankowy podany w umowie przez Wykonawcę po zrealizowaniu usługi w terminie 30 dni od daty potwierdzenia wykonania usługi. 6