Partner projektu F5 Konsulting Sp. z o.o. ul. Składowa 5, Poznań T: F:

Transkrypt

1 Plan Kmunikacji na temat prjektu samceny Urząd Gminy w Olszewie Brkach Olszew-Brki, marzec 2010 Partner prjektu F5 Knsulting Sp. z.. ul. Składwa 5, Pznań T: F:

2 SPIS TREŚCI: WPROWADZENIE Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Zaintereswane strny Ptrzeby infrmacyjne Dstawca infrmacji Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Metdy kmunikacji Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny

3 WPROWADZENIE Celem niniejszeg dkumentu jest kreślenie planu kmunikacji dla prjektu wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Gminy w Olszewie Brkach. W szczególnści w dkumencie kreślne zstaną: cel prjektu wdrżenia metdy CAF, strny zaintereswane prjektem raz ich ptrzeby kmunikacyjne, spsób, frma i częsttliwść infrmacji na temat realizwaneg prjektu przekazywanej pszczególnym grupm dbirców, spsób mbilizacji pracwników na rzecz zaangażwania w prces samceny. 1. Prjekt wdrżenia metdy CAF w Urzędzie Pwszechny Mdel Oceny CAF (ang. Cmmn Assesment Framewrk) jest narzędziem przeznacznym dla jednstek administracji publicznej, mającym na celu pprawę zarządzania. Mdel skupia się przeprwadzeniu samceny, identyfikacji bszarów dsknalenia raz wprwadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Metda samceny prpnwana w ramach CAF piera się na załżeniu, iż siągnięcie pżądanych rezultatów działań urzędu zależy d jakści przywództwa, wpływająceg na plitykę i strategię rganizacji, zarządzanie zasbami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasby i prcesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF rganizacje wyrażające chęć wdrżenia systematyczneg prcesu dsknalenia swich działań uzyskują prste, przystswane d specyfiki sektra administracji publicznej, narzędzie samceny. Samcena parta mdel CAF dstarcza infrmacji będących pdstawą d dsknalenia funkcjnwania urzędu, pprzez: a) identyfikację mcnych strn, b) identyfikację bszarów d dsknalenia, c) pracwanie i wdrżenie zbiru dbrych praktyk, d) mżliwść prównania wyników z innymi jednstkami administracji publicznej z terenu Plski raz innych państw człnkwskich Unii Eurpejskiej (benchmarking), e) przygtwanie urzędu d aplikwania nagrdy jakści. 3

4 2. Plan kmunikacji uczestników wdrżenia metdy CAF w Urzędzie 1) Plan kmunikacji bejmuje następujące grupy sób: a) sby wymienine w 1 pkt 1, 2 i 3 Zarządzenia Nr 19/10 Wójta Gminy Olszew- Brki z dn. 24 marca 2010 r. w spr. pwłania Krdynatra Cmmn Assesment Framewrk, sby wspierającej raz grupy samceny; b) pracwnicy Urzędu Gminy w Olszewie Brkach zatrudnieni na stanwiskach administracyjnych; c) klienci urzędu (sby indywidualne, pdmity zbirwe, jednstki rganizacyjne gminy, rganizacje pzarządwe, współpracujące pdmity). 2) Spsby kmunikacji: a) kntakt bezpśredni pmiędzy grupami kreślnymi w pkt 2 w trakcie trwania ceny w kresie ciągłym dt. bieżącej realizacji prjektu; b) kmunikaty i infrmacje przekazywane drgą elektrniczną i/lub drgą listwną d sób wymieninych w pkt 2 lit. a na bieżąc; c) prwadzenie sprawzdawczści wdrażania prjektu; d) na bieżąc przekazywanie danych dtyczących realizacji prjektu partnerm Zaintereswane strny a) Kierwnictw Urzędu (Wójt, Sekretarz, Skarbnik), b) Człnkwie Grupy Samceny, c) pracwnicy Urzędu, d) klienci (bywatele), e) Partnerzy: Ministerstw Spraw Wewnętrznych i Administracji raz F5 Knsulting Sp. z.. (nadzrujące wdrażanie prjektu we wszystkich 80 urzędach) Ptrzeby infrmacyjne Infrmacja na temat realizwaneg prjektu (załżenia realizwaneg prjektu, krótka charakterystyka metdy CAF, wyniki samceny itp.) pdana zstanie d publicznej wiadmści w następujących frmach: a) tablica infrmacyjna urzędu, b) strna internetwa c) sptkania cmiesięczne z pracwnikami urzędu, d) infrmacje w lkalnych śrdkach przekazu. 4

5 2.3. Dstawca infrmacji Za terminwą realizację prjektu raz budwanie i terminwe przekazywanie bieżących infrmacji w tym zakresie dpwiada d pszczególnych grup dbirców Krdynatr CAF lub w przypadku jeg niebecnści sba wspierająca Krdynatra CAF p uzgdnieniu treści Częsttliwść dstarczania kmunikatów nt. prjektu Odbirca infrmacji Cel infrmacji Wymagania (zakres raz frma infrmacji) Częsttliwść/terminy przekazywania infrmacji Kierwnictw urzędu Pstęp realizacji prjektu, wyniki samceny, Sprawzdanie, plany usprawnień Człnkwie samceny grupy Wyniki samceny Sprawzdanie, plany usprawnień Pracwnicy urzędu Wstępna infrmacja, pdsumwanie Ntatka, sprawzdanie Klienci Wstępna infrmacja, pdsumwanie Ntatka, sprawzdanie Partnerzy Zapewnienie prawidłwej realizacji prjektu Materiał badawczy, sprawzdania, raprty, infrmacje bieżące 2.5. Metdy kmunikacji Określne narzędzia, przy użyciu których przekazywane będą infrmacje na temat pstępów w realizacji prjektu. Sprawzdania Przyjmuje się przekazanie sprawzdań: częściwych i kńcwych. Sprawzdania częściwe dtyczyć będą klejnych zamkniętych etapów realizacji prjektu i prwadzenia samceny, bejmwać będą również załżenia d realizacji na klejny etap. Sprawzdanie kńcwe przedłżne zstanie p zamknięciu prjektu wraz z wskazaniem bszarów d pprawy. Treść sprawzdań publikwana będzie na strnie internetwej urzędu. 5

6 Strna WWW raz Intranet Gmina psiada strnę internetwą pd adresem na której t zamieszczane będą na bieżąc pstępy realizacji prjektu. Za aktualizację teg narzędzia dpwiada Referat Prmcji i Rzwju Lkalneg. Sptkania bezpśrednie Realizwane będą w frmie sptkań szkleniwych grupy samceny, sptkań rbczych w zakresie samceny i twrzenia prpzycji działań usprawniających, w tym kntakt bieżący z knsultantem widącym. 3. Mbilizacja pracwników Urzędu na rzecz zaangażwania w prces samceny Spsby i narzędzia, przy pmcy których Kierwnictw Urzędu będzie nakłaniać swich pracwników d zaangażwania w prces samceny tj. sby wchdzące w skład grupy samceny: a) zachęty finanswe, np. w frmie nagród, b) ficjalną pchwałę ze strny Kierwnictwa (w frmie dyplmu bądź infrmacji przekazanej d gółu pracwników Urzędu), c) zaangażwanie pracwników birących udział w prcesie samceny również w prces prjektwania i wdrażania planów usprawnień (c daje pracwnikm pczucie realneg wpływu na kształtwanie rganizacji). 6