Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU w Szczecinie

Transkrypt

1 Egzemplarz nr 2 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU w Szczecinie Podmiot kontrolowany Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU ul. Broniewskiego Szczecin Kontrolujący Anna Wiśniewska - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej kierownik zespołu kontrolującego, Jagoda Gzyl inspektor w Wydziale Polityki Społecznej, Marta Gracewicz inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Nr 67/2011 z dnia 14 grudnia 2011 r. w dniach grudnia 2011 r. w Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU z siedzibą przy ul. Broniewskiego 12 w Szczecinie. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu realizacji zadań z zakresu zwalczania AIDS i zapobiegania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego zleconych w 2011 r. na podstawie Umów Nr 5/HIV/2011 (124/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r., Nr 6/HIV/2011 (125/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r., Nr 7/HIV/2011 (126/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Kontrola dotyczyła realizacji trzech projektów: WOLONTARIAT - pakiet szkoleniowy dla wolontariuszy pracujących w obszarze HIV/AIDS, NIC O NAS BEZ NAS wsparcie dla osób seropozytywnych, ŚWIADOMA W PRACY - DBAM O ZDROWIE. W czasie kontroli informacji udzielały: Pani Justyna Bągorska Przewodnicząca Stowarzyszenia DA DU, Pan Dariusz Wojtko Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU. Ustalenia ogólne Stowarzyszenie Wolontariuszy "DA DU" w Szczecinie powstało w 1999 r. jako wynik potrzeby ludzi pracujących na rzecz osób zakażonych wirusem HIV i ich najbliższych. W swoich szeregach skupia ludzi pracujących w różnych dziedzinach życia społecznego: lekarzy, pielęgniarki, socjologów, studentów i ludzi wolnego zawodu. Celem podstawowym Stowarzyszenia jest udzielanie pomocy osobom żyjącym z HIV i chorym na AIDS, oraz ich rodzinom i najbliższym ( 8 Statutu). 1

2 Stowarzyszenie na bieżąco współpracuje z instytucjami i organizacjami pozarządowymi w kraju i zagranicą. Wśród partnerów w realizacji zadań statutowych najczęściej wymienia się Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, Urząd Miasta Szczecin, Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Szczecinie, Stowarzyszenie Powrót z U oraz firmy farmaceutyczne. Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania (zgodnie z ofertą z uwzględnieniem poszczególnych działań, harmonogramu i kosztorysu); efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania; prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy; zamieszczenie informacji, że zadanie jest współfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych; 1. Stan realizacji zadania Umowa Nr 5/HIV/2011 (124/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 5/HIV/2011 (124/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: WOLONTARIAT pakiet szkoleniowy dla wolontariuszy pracujących w obszarze HIV/AIDS. Termin zakończenia realizacji ww. zadania ustalono na 31 grudnia 2011 r. W ramach zadania na dzień przeprowadzenia kontroli zrealizowano następujące działania: szkolenie dla wolontariuszy pracujących w obszarze HIV/AIDS cześć I odbyła się w dniach 2-3 lipca 2011 r. w Poradni Nabytych Niedoborów Immunologicznych w Szczecinie przy ulicy Broniewskiego 12 (program szkolenia załącznik nr 1, lista obecności załącznik nr 2 i załącznik nr 3), szkolenie dla wolontariuszy pracujących w obszarze HIV/AIDS cześć II odbyła się w dniach września 2011 r. w Poradni Nabytych Niedoborów Immunologicznych w Szczecinie przy ulicy Broniewskiego 12 (program szkolenia załącznik nr 4, lista obecności załącznik nr 5 i załącznik nr 6), szkolenie dla wolontariuszy w obszarze HIV/AIDS część III odbyła się w dniach października 2011 r. w Poradni Nabytych Niedoborów Immunologicznych w Ustroniu Morskim przy ul. Kościuszki 14 ( program szkolenia załącznik nr 7, lista obecności załącznik nr 8 i załącznik nr 9). wydrukowano 880 ulotek i 10 plakatów. 2

3 Umowa Nr 6/HIV/2011 (125/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 6/HIV/2011 (125/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: NIC O NAS BEZ NAS WSPARCIE DLA OSÓB SEROPOZYTYWNYCH. Termin zakończenia realizacji ww. zadania ustalono na 31 grudnia 2011 r. W ramach zadania na dzień przeprowadzenia kontroli zrealizowano następujące działania: konsultacje dla osób seropozytywnych i ich rodzin (19 dyżurów w siedzibie Stowarzyszenia/Poradni Nabytych Niedoborów Immunologicznych, książkę z konsultacji przedstawiono na miejscu do wglądu), szkolenie dla pacjentów seropozytywnych i ich rodzin odbyło się w dniach 3-4 grudnia 2011 r. w Poradni Nabytych Niedoborów Immunologicznych w Szczecinie (program szkolenia - załącznik nr 10, listę uczestników szkolenia przedstawiono na miejscu do wglądu), wyjazd integracyjno rehabilitacyjny do Karpacza dla pacjentów seropozytywnych odbył się w dniach 7-12 grudnia 2011 r. (program wyjazdu- załącznik nr 11, listę uczestników wyjazdu przedstawiono na miejscu do wglądu), wydrukowano 550 ulotek i 10 plakatów. Umowa Nr 7/HIV/2011 (126/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Stowarzyszeniu Wolontariuszy DA DU zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 7/HIV/2011 (126/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: ŚWIADOMA W PRACY DBAM O ZDROWIE. Termin zakończenia realizacji ww. zadania ustalono na 31 grudnia 2011 r. W ramach zadania na dzień przeprowadzenia kontroli zrealizowano następujące działania: streetworkerzy przeprowadzili 18 działań środowiskowych wśród kobiet świadczących usługi seksualne przy drogach dojazdowych i wylotowych ze Szczecina (harmonogram załącznik nr 12), wydrukowano 750 ulotek i 10 plakatów, zakupiono 55 lubrykantów i 126 prezerwatyw. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Kadrę Stowarzyszenia stanowi zespół osób mających odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia zajęć grupowych i szkoleniowych. Różnorodność prowadzonych przez Stowarzyszenie form działania sprawia, że pomocą jest objęte szerokie grono osób. Należy podkreślić, iż aktywność Stowarzyszenia przekłada się na wymierne efekty uzyskiwane w wyniku zaangażowania osobistego i wysokich kwalifikacji pracowników. Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU posiada wypracowane przez wiele lat metody działania i cieszy się bardzo dobrą opinią w środowisku. 3

4 Baza lokalowa Stowarzyszenia i Poradni Nabytych Niedoborów Immunologicznych zapewnia prawidłową realizację zadań. Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU jest odpowiednio przygotowane do realizacji zleconego zadań oraz zlecone zadania zostały dotychczas zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym oferty. 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania Umowa Nr 5/HIV/2011 (124/PS2/2011) Powyższa umowa została zawarta na realizację zadania w 2011 r. pt. Wolontariat Pakiet szkoleniowy dla wolontariuszy pracujących w obszarze HIV/AIDS na kwotę 8.740,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniobiorca otrzymał kwotę dotacji z umowy jw. w dniu 12 maja 2011 r., co potwierdza wyciąg z rachunku Stowarzyszenia Wolontariuszy DA DU w Szczecinie prowadzonego w banku PKO PB S. A. O/ Szczecin nr 05/2011 za okres do r. Wyciąg bankowy nr 05/2011 jw. stanowi załącznik nr 13 do protokołu. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie 8.740,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie koordynatora 1.500,- zł, 2. wynagrodzenie edukatorów 4.720,- zł, 3. ulotki i plakaty edukacyjne 1.720,- zł, 4. materiały biurowe 800,- zł. Na dzień przeprowadzanej kontroli, Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU w Szczecinie zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: Lp Rodzaj wydatku Faktura / rachunek Wartość faktury/ rachunku w złotych Wydatek z dotacji w zł r. Data realizacji wydatku 1. wynagrodzenie koordynatora um. zlecenia 12/2011/UW 1.000,00 500, razem 1.000,00 500,00 x 2. wynagrodzenie edukatorów um. o dzieło 10/UW/ ,00 360, rk 01/07/ , , rk 34/ ,00 360, rk 02/09/ ,00 200, rk 06/09/ ,00 600, rk 50/ ,00 500, um. dzieło 21/ ,00 500, jw. 23/ ,00 300, rk 60/ ,00 400, rk 02/12/ ,00 300, razem 4.920, ,00 x 3. ulotki i plakaty edukacyjne 25/08/ , , razem 1.720, ,00 x 4

5 4. materiały biurowe WF/5212?SW 142,40 142, /A/10/ ,00 230, /INT/10/ ,00 325, /2011N/ ,34 102, razem 800,74 800,00 x 5. OGÓŁEM x 8.440, ,00 x Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła 7.740,- zł, co w zestawieniu do wartości umowy w kwocie 8.740,- zł, stanowi 88,56 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 14 do protokołu są faktury i rachunki ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami cywilno- prawnymi do wypłaty należnych wynagrodzeń za wykonane prace. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie faktury i rachunki wyszczególnione w powyższym zestawieniu tabelarycznym. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 5/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. Umowa Nr 6/HIV/2011 (125/PS2/2011) Powyższa umowa została zawarta na realizację zadania w 2011 r. pt. Nic o nas bez nas wsparcie dla osób seropozytywnych na kwotę ,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniobiorca otrzymał kwotę dotacji z umowy jw. w dniu 12 maja 2011 r., co potwierdza wyciąg z rachunku Stowarzyszenia Wolontariuszy DA DU w Szczecinie prowadzonego w banku PKO PB S. A. O/ Szczecin nr 05/2011 za okres do r. Wyciąg bankowy nr 05/2011 jw. stanowi załącznik nr 13 do protokołu. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie ,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie koordynatora 1.000,- zł, 2. wynagrodzenie edukatorów 1.920,- zł, 3. wynagrodzenie konsultantów 4.560,- zł, 4. ulotki i plakaty edukacyjne 1.500,- zł, 5. wyjazd rehabilitacyjno- integracyjny 5.400,- zł. Na dzień przeprowadzanej kontroli, Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU w Szczecinie zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: Lp Rodzaj wydatku Faktura / rachunek Wartość faktury/ rachunku w złotych Wydatek z dotacji w zł r. Data realizacji wydatku 1. wynagrodzenie koordynatora razem 0,00 0,00 x 2. wynagrodzenie edukatorów rk 65/ ,00 600, rk 03/12/ ,00 600, um. dzieło 24/2011/UW 720,00 616,00*

6 razem 1.920, ,00 x 3. wynagrodzenie konsultantów rk 08/05/ ,00 480, rk 37/ ,00 240, rk 30/ ,00 240, rk 33/ ,00 240, fra 0001/06/11/FVS 240,00 240, rk 05/07/ ,00 480, rk 02/08/ ,00 240, rk 55/ ,00 240, rk 39/ ,00 240, rk 71/ ,00 240, fra 0006/11/11/FVS 240,00 240, rk 59/ ,00 240, rk 97/ ,00 202,40* rk 96/ ,00 202,40* rk 11/12/ ,00 240, rk 67/ ,00 240, razem 4.320, ,80 x 4. ulotki i plakaty edukacyjne fra 03/05/ , , razem 1.500, ,00 x 5. wyjazd rehabilitacyjno- fra 177/k/ , , integracyjny razem , ,00 x 6. OGÓŁEM x , ,80 x * z ww. rachunków jako wydatek zaliczono kwotę netto do wypłaty, bez należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, który w przypadku tej Umowy należy zapłacić do r. jako data zakończenia realizacji zadania. Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła ,80 zł, co w zestawieniu do wartości umowy w kwocie ,- zł, stanowi 90,13 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 15 do protokołu są faktury i rachunki ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami cywilno- prawnymi do wypłaty należnych wynagrodzeń za wykonane prace. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie faktury i rachunki wyszczególnione w powyższym zestawieniu tabelarycznym. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 6/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. Umowa Nr 7/HIV/2011 (126/PS2/2011) Powyższa umowa została zawarta na realizację zadania w 2011 r. pt. Świadoma w pracy dbam o zdrowie na kwotę ,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniobiorca otrzymał kwotę dotacji z umowy 6

7 jw. w dniu 12 maja 2011 r., co potwierdza wyciąg z rachunku Stowarzyszenia Wolontariuszy DA DU w Szczecinie prowadzonego w banku PKO PB S. A. O/ Szczecin nr 05/2011 za okres do r. Wyciąg bankowy nr 05/2011 jw. stanowi załącznik nr 13 do protokołu. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie ,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie koordynatora 1.000,- zł, 2. działania środowiskowe (wynagrodzenia streetworkerów) 6.480,- zł, 3. ulotki i plakaty edukacyjne 1.500,- zł, 4. zakup prezerwatyw i lubrykantów 1.500,- zł. Na dzień przeprowadzanej kontroli, Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU w Szczecinie zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: Lp Rodzaj wydatku Faktura / rachunek Wartość faktury/ rachunku w złotych Wydatek z dotacji w zł r. Data realizacji wydatku 1. wynagrodzenie koordynatora razem 0,00 0,00 x 2. działania środowiskowe rk 10/05/ ,00 240, rk 27/ ,00 240, rk 08/06/ ,00 240, rk 38/ ,00 240, rk 45/ ,00 240, rk 46/ ,00 240, rk 11/07/ ,00 360, rk 47/ ,00 360, rk 48/ ,00 360, rk 62/ ,00 360, rk 63/ ,00 360, rk 11/08/ ,00 360, rk 12/09/ ,00 240, rk 67/ ,00 240, rk 68/ ,00 240, rk 11/10/ ,00 240, rk 82/ ,00 240, rk 83/ ,00 240, rk 11/11/ ,00 240, rk 94/ ,00 240, rk 95/ ,00 240, razem 5.760, ,00 x 3. ulotki i plakaty edukacyjne fra 26/08/ , , razem 1.500, ,00 x 4. zakup prezerwatyw fra 680/ ,00 506, i lubrykantów fra 1076/ ,74 994, razem 1.512, ,00 x 7

8 5. OGÓŁEM x 8.772, ,00 x Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła 8.760,- zł, co w zestawieniu do wartości umowy w kwocie ,- zł, stanowi 83,59 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 16 do protokołu są faktury i rachunki ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami cywilno- prawnymi do wypłaty należnych wynagrodzeń za wykonane prace. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie faktury i rachunki wyszczególnione w powyższym zestawieniu tabelarycznym. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 7/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. 4. Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy Zgodnie z 7 ust. 1 Umowy Nr: 5/HIV/2011, 6/HIV/2011 oraz 7/HIV/2011 zawartych w dniu 29 kwietnia 2011 r. na zadania jw., Zleceniobiorca dotacji zobowiązał się do prowadzenia na potrzeby obsługi zawartej umowy, wyodrębnionej ewidencji księgowej. Stowarzyszenie Wolontariuszy DA DU w Szczecinie prowadzi ewidencję księgową (księgę główną) w formie tzw. amerykanki zapisami ręcznymi operacji i księgowaniu na kontach analitycznych. Na potrzeby 7 ust. 1 zawartych Umów jw. prowadzona jest komputerowo Wyodrębniona ewidencja dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego do Umowy Nr: 5/HIV/2011, 6/HIV/2011 oraz 7/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r., obejmująca wykaz wydatków wg pozycji rodzajowych z wyszczególnieniem dowodu księgowego (faktury, rachunku) stanowiącego podstawę finansowania z udzielonej przez Zleceniodawcę dotacji. Każda pozycja wpisu tej ewidencji, ma odniesienie do pozycji wpisu prowadzonej księgi głównej Stowarzyszenia. Jest to więc poprawna forma prowadzonej ewidencji księgowej. Wszystkie sprawdzone faktury, rachunki jako dokumenty księgowe są poprawnie opisane wraz z podaniem wydatku do numeru zawartej umowy i nazwą zadania publicznego. Są sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, co spełnia wymogi wynikające z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy nakłada także ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Załącznikiem nr 17 do protokołu jest: 1) Wyodrębniona ewidencja dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego do Umowy Nr 5/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r., 2) Wyodrębniona ewidencja dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego do Umowy Nr 6/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r., 3) Wyodrębniona ewidencja dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego do Umowy Nr 7/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r 5. Zamieszczenie informacji, że zadanie jest współfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych Na materiałach umieszczono informację, iż zostały sfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego (ulotki, plakaty, lubrykanty, prezerwatywy załączniki nr ), przy czym na jednej ulotce i plakacie informacja dotyczyła sfinansowania ich druku 8

9 ze środków Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego. Poinformowano Panią Justynę Bągorską o konieczności prawidłowego opisania ulotek i plakatów tj. sfinansowano ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego. Zalecenie wykonano w trakcie czynności kontrolnych. Analiza dokumentów przedstawionych podczas kontroli nie wykazała nieprawidłowości. Na tym kontrolę zakończono. Ustalenia końcowe Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w księdze ewidencji kontroli pod numerem 5/2011. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie, co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu do podpisu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Szczecin, dnia stycznia 2012 r... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący 9