BRIEF na obsługę PKP Intercity SA w zakresie działań Public Relations w terminie od r do r.

Transkrypt

1 BRIEF na obsługę PKP Intercity SA w zakresie działań Public Relations w terminie od r do r. 1. Podstawowe informacje o PKP Intercity PKP Intercity S.A. to operator kolejowy specjalizujący się w krajowych i międzynarodowych przewozach dalekobieżnych. Spółka uruchamia każdego dnia ponad 300 składów kategorii Express InterCity (EIC) oraz Twoje Linie Kolejowe (TLK). W 2012 roku z jej usług skorzystało ponad 35 mln pasażerów. Poza szeregiem zmian w sferze obsługi klienta, PKP Intercity realizuje projekty taborowe na kwotę ponad 5,5 mld zł. W ramach programu odnowy i modernizacji floty, przewoźnik kupił m.in. 20 składów zespołowych Pendolino, które stworzą nową kategorię Express Intercity Premium. Pewnie, komfortowo, w atrakcyjnej cenie to podstawowe zasady podróżowania. Więcej informacji na: oraz a także w Załączniku nr 1 do BRIEFU. 2. Zadania agencji 1. Przeprowadzenie audytu działań media relations prowadzonych przez PKP Intercity wraz z rekomendacjami zmian zarówno pod kątem efektów, jak również organizacji pracy biura prasowego. Audyt, powinien uwzględniać obecność PKP Intercity w mediach (prasa, RTV, internet) w okresie od lutego do września 2013 r., pokazywać mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia w komunikacji. 2. Bieżąca obsługa PKP Intercity w zakresie kontaktów z mediami (m.in. ogólnopolskimi newsowymi i opiniotwórczymi, regionalnymi, branżowymi, lifestylowymi, zagranicznymi), w tym w szczególności: współtworzenie przy udziale PKP Intercity krótko- i długookresowych planów działań public relations (harmonogram działań w podziale na: grupy docelowe, kanały dotarcia, narzędzia, przekazy, potencjalne ryzyka); przygotowanie komunikatów oraz innych materiałów, w tym prezentacji na konferencje / briefingi oraz ich dystrybucja w zakresie określonym przez Strony; opracowanie bazy mediów pod dystrybucję danego komunikatu, jej weryfikacja i bieżące uzupełnianie; opiniowanie materiałów prasowych i innych materiałów informacyjnych przygotowanych przez PKP Intercity, w tym także tych przeznaczonych na stronę www; codzienny, bieżący monitoring mediów (na podstawie narzędzia dostarczanego przez

2 PKP Intercity), w tym opracowywanie porannego raportu z media coverage (do godz. 8.00) wraz z rekomendacjami działań (np. konieczności sprostowania nieprawdziwych informacji); bieżący monitoring rynku, w tym działań konkurencji, oczekiwań i potrzeb klientów oraz innych interesariuszy PKP Intercity i raportowanie najważniejszych wydarzeń; inicjowanie publikacji w mediach i aranżowanie wywiadów z pracownikami PKP Intercity; organizacja konferencji prasowych i spotkań z dziennikarzami oraz innych wydarzeń dedykowanych mediom w całej Polsce; przygotowywanie odpowiedzi na zapytania spływające od dziennikarzy oraz na materiały wymagające np. sprostowania bądź dodatkowego komentarza ze strony PKP Intercity; przygotowywanie wystąpień członków zarządu/przedstawicieli PKP Intercity w mediach, podczas konferencji, briefingów itd.; doradztwo w zakresie komunikacji kryzysowej i pełna dyspozycyjność podczas kryzysów; aktualizacja księgi kryzysowej; doradztwo w zakresie planowanych przez PKP Intercity działań public affairs; opiniowanie realizowanych przez PKP Intercity działań w social mediach pod kątem ich wpływu na media relations; raportowanie w trybie miesięcznym wyników media coverage ilościowo i jakościowo oraz wykaz najważniejszych wydarzeń na rynku przewozów pasażerskich. 3. Przygotowanie i przeprowadzenie 4 szkoleń z zakresu wystąpień w mediach, osobno dla każdego z 3 członków Zarządu oraz wspólnie dla 5 ekspertów reprezentujących organizację w mediach (teoria i praktyka, formuła warsztatowa, z kamerą, poza siedzibą PKP Intercity). 3. Agencja, skład zespołu i dostępność dla PKP Intercity Agencja powinna istnieć na rynku minimum 5 lat, posiadać kompetencje branżowe w dziedzinie transportu oraz móc udokumentować pomyślną realizację minimum 3 projektów z zakresu komunikacji zewnętrznej o wartości powyżej 250 tys. zł w ciągu ostatnich 3 lat. Oczekiwany skład zespołu do obsługi PKP Intercity: lider zespołu posiadający minimum 5 lat doświadczenia zawodowego z zakresu public relations w obszarach: media relations, public affairs, komunikacja kryzysowa, komunikacja wewnętrzna, który z sukcesem zrealizował i rozliczył co najmniej 3 projekty public relations o wartości 250 tys. zł w ciągu ostatnich 3 lat. 2 konsultantów posiadających co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego z zakresu public relations w obszarach: media relations, public affairs, komunikacja kryzysowa, komunikacja wewnętrzna.

3 W ramach współpracy jeden z konsultantów (zmianowo) będzie dostępny w biurze PKP Intercity przez 100 godzin w miesiącu, zgodnie z ustalonym wcześniej grafikiem. W weekendy jeden z konsultantów ma być dostępny telefonicznie. Atutem konsultantów będzie znajomość branży transportowej, w szczególności sektora kolejowych przewozów pasażerskich. Prosimy o przedstawienie CV członków zespołu. 4. Oferta i wybór agencji Zawartość oferty i wpływ poszczególnych elementów na ocenę przez PKP Intercity: - opis doświadczenia agencji potwierdzony referencjami od min. 3 klientów za projekty na kwotę minimum 250 tys. zł zrealizowane w ciągu ostatnich 3 lat 40% oceny - opis metodologii i wycenę audytu z zakresu media relations 10% oceny - propozycję realizacji i wycenę warsztatów z zakresu wystąpień w mediach 10% oceny - wycenę miesięcznej obsługi PKP Intercity w ww. zakresie (fee) 40% oceny. Termin i forma przesłania oferty: Ofertę należy przesłać drogą mailową w formie prezentacji Power Point na adres: rzecznik@intercity.pl do godz , r. (czwartek). Termin prezentacji oferty (dla wybranych podmiotów): r. Złożenie finalnej oferty (dla wybranych podmiotów): Ofertę należy przesłać drogą mailową na adres: rzecznik@intercity.pl do godz , (czwartek) Wybór agencji: r. (piątek) PKP Intercity nie jest zobowiązana do wyboru najtańszej ani żadnej innej oferty. 5. Więcej informacji Zuzanna Szopowska, rzecznik prasowy PKP Intercity , zuzanna.szopowska@intercity.pl

4 Załącznik nr 1 - Średnia miesięczna liczba materiałów w mediach dot. PKP Intercity oscyluje wokół Usługa dla klientów świadczona jest w sposób ciągły, co determinuje sposób prowadzenia komunikacji. - Organizacja jest w procesie bardzo dynamicznych zmian. Opis najważniejszych poniżej: Klient w centrum uwagi tak najkrócej można przedstawić filozofię zmian, jakie zachodzą w PKP Intercity. Nowe podejście do klienta opiera się na trzech filarach: PEWNIE, KOMFORTOWO, W DOBREJ CENIE. I. PEWNIE To rozwiązanie pod hasłem Po prostu bilet. Klient kupujący bilet otrzymuje jednocześnie wskazanie miejsca siedzącego. Gdy brakuje miejsc siedzących, jest informowany o innych połączeniach. Przewoźnik śledzi zajętość miejsc i przy wyższej frekwencji dostawia więcej wagonów. Podczas wakacji PKP Intercity 1655 razy wzmocniło pociągi dodatkowymi wagonami, co dało więcej miejsc siedzących. Pełna rezerwacja miejsc i bieżące monitorowanie frekwencji jest bazą do pracy nad nowym rozkładem jazdy dopasowywaniem oferty do popytu. II. KOMFORTOWO 5,5 mld zł na inwestycje taborowe wydane przez PKP IC do 2015 r. przyniesie widoczne zmiany jakości podróżowania. Już w tym roku pasażerowie będą mieli do dyspozycji 78 zmodernizowanych i nowych wagonów. Przyszły rok to kolejne 250, a 2015 r. następne 345 sztuk. Do końca 2015 r. PKP IC będzie posiadać ok. 70% taboru nowego i zmodernizowanego. Klient PKP IC podróżujący nowym taborem będzie mieć do dyspozycji m.in.: wygodny fotel, klimatyzację, gniazdko, toaletę przystosowaną dla osób niepełnosprawnych, miejsce na rowery czy przewijak dla dziecka. Komfort podróżowania to dobrze skonstruowany rozkład jazdy, czyli m.in. bezpośredni dojazd z Warszawy do większych miast w kraju i zagranicą, ale także wiele możliwości przesiadania się i krótki czas oczekiwania na kolejny pociąg. Komfort podróży to wysoki standard obsługi. W każdym pociągu PKP IC pasażerowie niepełnosprawni i podróżujący z dziećmi mają do dyspozycji osobny przedział. Przewoźnik zmodyfikował system podawania informacji w pociągach, wprowadził jednolity standard czystości, szkoli konduktorów w zakresie jakości obsługi klienta.

5 Komfort podróżowania zwiększa prosty i możliwy na wiele sposobów zakup biletu. Podróżny może zapłacić za bilet kartą u konduktora, w 240 kasach (w 2015r. w 330), w jednym ze 120 biletomatów rozmieszczonych na terenie całego kraju, a także przez Internet czy komórkę. Korzystając z ostatniej możliwości podróżny nie drukuje biletu, pokazuje go na wyświetlaczu urządzenia mobilnego. Komfort podróżowania podnoszą modernizacje i unowocześnianie dworców oraz zarządzania tymi obiektami przez PKP SA. W 2013 r. wydano na ten cel 310 mln zł. Zmiany to nowy standard czystości na dworcu i peronie oraz poprawa bezpieczeństwa poprzez zwiększenie ochrony. Sprawną pomoc pasażerowie otrzymują poprzez 11 biur dworców i 7 menadżerów, a także informatorów mobilnych. W tym roku podczas szczytów przewozowych i w wakacje na największych dworcach informacji udzielało ponad 1000 informatorów w 20 lokalizacjach. III.W DOBREJ CENIE Podróżny kupujący bilet wcześniej premiowany jest rabatem. Bilet nabyty, co najmniej 15 dni przed podróżą kosztuje 15% mniej, natomiast 10% tańszy jest bilet kupiony 7 lub więcej dni przed wyjazdem. Z możliwości tej korzysta już 8% pasażerów, rekord padł w lipcu - 14% biletów sprzedanych przez PKP IC objętych było rabatem Wcześniej. 19% klientów tej grupy kupiło bilet przez Internet. IV. DOKĄD ZMIERZAMY Nowe pociągi i atrakcyjne czasy przejazdów, możliwe dzięki zakończonym modernizacjom linii, podniosą komfort podróżowania z PKP Intercity. Trzy kategorie pociągów: Express Intercity Premium (EIC Premium), Express Intercity (EIC) oraz Twoje Linie Kolejowe (TLK) to fundament prostej oferty przewoźnika. W planach m.in.: dynamiczny system sprzedaży, program lojalnościowy, oferta B2B, pakiet rozrywki pokładowej w pociągach i WiFi.