Portal pracowniczy Delegacje UŁ

Transkrypt

1 Portal pracowniczy Delegacje UŁ Instrukcja delegacji krajowej dla użytkowników Październik 2016 INFORMATYKI UŁ 2016

2 Instrukcja delegacji krajowej dla użytkowników Spis treści SPIS TREŚCI WPROWADZENIE, UŻYTKOWNICY, PROCES OBIEGU DOKUMENTU DOKUMENTY DODAJ LISTA ZADAŃ WIDOK PROSTY, LISTA ZADAŃ - WIDOK ZŁOŻONY MOJE DOKUMENTY WIDOK PROSTY, MOJE DOKUMENTY WIDOK ZŁOŻONY DOKUMENTY POWIĄZANE WIDOK PROSTY, DOKUMENTY POWIĄZANE WIDOK ZŁOŻONY MOJE ARCHIWUM WIDOK PROSTY, MOJE ARCHIWUM WIDOK ZŁOŻONY ARCHIWUM DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH WIDOK PROSTY, ARCHIWUM DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH WIDOK ZŁOŻONY EKSPORT DANYCH DELEGACJI KRAJOWEJ DO PLIKU PŁATNOŚCI KRAJOWYCH WYSZUKIWANIE PROSTE, WYSZUKIWANIE ZŁOŻONE OPIS PROCESU OBIEGU DELEGACJI ETAP WNIOSKOWANIA AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO / DYSPONENTA ŚRODKÓW AKCEPTACJA DZIEKANA AKCEPTACJA ZALICZKI PRZEZ KWESTORA ROZLICZENIE DELEGACJI AKCEPTACJA DELEGOWANEGO AKCEPTACJA ROZLICZENIA DELEGACJI AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW - AKCEPTACJA ROZLICZENIA DELEGACJI AKCEPTACJA ADMINISTRACJI CENTRALNEJ AKCEPTACJA KWESTORA / OSOBY UPOWAŻNIONEJ PRZEZ KWESTORA AKCEPTACJA KANCLERZA USTAWIENIA SYSTEMOWE SPIS RYSUNKÓW CENTRUM INFORMATYKI UŁ

3 1. Wprowadzenie, użytkownicy, proces obiegu dokumentu. Delegacja to dokument elektroniczny służący do rozliczania podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ. Dokument i jego proces umożliwiają wyszczególnienie niezbędnych informacji dotyczących wyjazdu oraz rozliczenia jego kosztów. Ścieżka prowadzi dokument przez wymagane etapy akceptacji osób odpowiedzialnych za merytoryczną poprawność rozliczenia delegacji. Użytkownicy: Wnioskodawca osoba wprowadzająca dokument do systemu, pracownik UŁ. Każdy zalogowany do Portalu pracowniczego użytkownik, który wprowadza dokument delegacji krajowej, automatycznie staje się jego wnioskodawcą. Delegowany osoba która odbywa podróż służbową, może nią być pracownik UŁ lub osoba współpracująca z UŁ (Student, Doktorant, Gość). Bezpośredni przełożony kierownik jednostki pod którą podlega osoba delegowana. Dysponent środków w zależności od wskazanych przez wnioskodawcę źródeł finansowania dysponentem środków może być: - dla źródeł finansowania poza projektowych kierownik jednostki MPK wskazanej w tabeli źródeł finansowania wyjazdu, - dla źródeł finansowania projektowych kierownik projektu wskazanego w tabeli źródeł finansowania wyjazdu, - w przypadku, kiedy delegacja rozliczana jest z kilku źródeł finansowania, wymagana będzie akceptacja dysponentów środków każdego ze źródeł. Na przykład: delegację rozliczają dwa źródła finansowania: jedno projektowe, drugie poza projektowe. Wymagana więc będzie akceptacja kierownika projektu (pierwsze źródło) oraz akceptacja dysponenta środków we wskazanym MPK (drugie źródło). Administracja centralna pracownik jednostki administracji centralnej UŁ (Dział Finansowy, Dział Rachunkowości Zarządczej) wskazany według pliku uprawnień do obiegu dokumentu (jak EOD). Proces obiegu dokumentu Delegacja krajowa: 1. Etap wnioskowania wypełnienie wniosku na wyjazd przez wnioskodawcę / delegowanego. 2. Akceptacja bezpośredniego przełożonego przed wyjazdem akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego delegowanego. 3. Akceptacja dysponenta środków - przed wyjazdem akceptacja wniosku przez dysponenta środków pod względem merytorycznym i formalno-prawnym. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

4 W przypadku gdy dysponent środków i bezpośredni przełożony to ta sama osoba, kroki zostaną scalone w jeden Akceptacja bezpośredniego przełożonego/ dysponenta środków. 4. Akceptacja Dziekana krok opcjonalny, pojawia się po krokach akceptacji przełożonego i dysponenta środków, przy zaznaczeniu na Etapie wnioskowania wymaganej zgody Dziekana. Dziekan wyraża zgodę na wyjazd. 5. Akceptacja zaliczki przez Kwestora - krok opcjonalny, pojawia się po krokach akceptacji przełożonego i dysponenta środków oraz akceptacji dziekana (jeśli taka jest wymagana) przy zaznaczeniu na Etapie wnioskowania prośby o zaliczkę. Kwestor wyraża zgodę na wypłatę zaliczki. 6. Rozliczenie delegacji po powrocie z wyjazdu wnioskodawca / delegowany dokonuje rozliczenia delegacji. 7. Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji krok opcjonalny, pojawia się po kroku Rozliczenia delegacji, w przypadku gdy rozliczenie wypełnia wnioskodawca, który nie jest delegowanym. Wówczas delegowany akceptuje prawidłowość danych wprowadzonych przez wnioskodawcę. 8. Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji - akceptacja pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. 9. Akceptacja Administracji centralnej - akceptacja pod względem formalnorachunkowym. 10. Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora - akceptacja pod względem formalno rachunkowym. Dla delegacji na kwotę poniżej zł akceptującym jest osoba upoważniona przez Kwestora. Dla delegacji w kwotach zł akceptującym jest Kwestor. Akceptującego wskazuje pracownik Administracji Centralnej na kroku Akceptacji Administracji centralnej. 11. Akceptacja Kanclerza akceptacja pod względem formalno rachunkowym. Krok występuje dla delegacji na kwotę przekraczającą zł. 2. Dokumenty Po zalogowaniu na stronę Portalu Pracowniczego w zakładce Dokumenty znajduje się lista sekcji dostępnych w aplikacji. Zakres dostępności poszczególnych sekcji dla użytkownika regulowany jest uprawnieniami. Poniżej opisane zostały wszystkie dostępne sekcje. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

5 Dokumenty lista sekcji Każda z sekcji podzielona jest na widok prosty i złożony. Przełączanie między widokami dostępne jest z zakładki Dokumenty w głównym menu oraz za pomocą przycisku Wybierz typ widoku widocznego poniżej tytułu danej strony (patrz rys. Lista zadań widok prosty). Każdy z widoków umożliwia sortowanie i filtrowanie widocznych dokumentów aby posortować dokumenty należy kliknąć na wybrany tytuł kolumny wg. której nastąpić ma sortowanie. Do filtrowania służy wiersz poniżej nazw kolumn. W większości przypadków, kliknięcie na wiersz tabeli będzie wywoływało akcję domyślną dla danego widoku. Opis tych mechanizmów w kolejnych akapitach. Działania jakie można wykonać na dokumencie w danej sekcji dostępne są po kliknięciu na przycisk AKCJE widoczny na końcu każdego wiersza z delegacją. Opis akcji możliwych do wykonania w każdej sekcji w kolejnych akapitach. Każdy z widoków prostych zawiera kolumnę Status oraz w widokach złożonych kolumnę Status dokumentu, która wskazuje obecny stan danego dokumentu. Dla dokumentów wyróżnione zostały statusy: nowy, aktywny, zakończony i usunięty. Status nowy oznacza dokument, który został utworzony w systemie i znajduje się na pierwszym kroku Etap wnioskowania. Status aktywny oznacza dokument, który jest obecnie obsługiwany na jednym z kroków procesu. Status zakończony oznacza dokument, który przeszedł wszystkie kroki procesu i został wyeksportowany do systemu ERP. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

6 Status usunięty oznacza dokument, który został usunięty przez jednego z użytkowników uczestniczących w procesie dokumentu. Usunąć można dokumenty tylko o statusach nowy i aktywny, dokumenty ze statusem zakończony zostają zarchiwizowane w systemie i nie można wykonać na nich żadnych działań. Dokumenty usunięte wyświetlane są w na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum i Archiwum dokumentów powiązanych Dodaj Pierwsza na liście pozycja Dodaj pozwala użytkownikowi na utworzenie nowego dokumentu i rozpoczęcia jego procesu. Po kliknięciu Dodaj pojawia się strona Dodawanie dokumentów, gdzie użytkownik dokonuje wyboru typu dokumentu. Po wskazaniu z listy Delegacja krajowa należy zatwierdzić wybór klikając WYBIERZ. Opis procesu obiegu delegacji na każdym kroku w dalszej części instrukcji. Wybór typu dokumentu przez użytkownika Lista zadań widok prosty, Lista zadań - widok złożony Utworzony dokument Delegacja krajowa zostaje zapisany na koncie użytkownika w sekcji Lista zadań, gdzie system automatycznie go przekierowuje. Lista zadań zawiera dokumenty wymagające akcji użytkownika - najczęściej jest to akceptacja lub wypełnienie dokumentu oraz przesłanie go dalej. Lista zadań - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu - delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Lista zadań widok prosty dostępne są AKCJE otworzenia dokumentu, pokazania historii dokumentu oraz pokazania uwag dla dokumentu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

7 Lista zadań widok prosty. Lista zadań - widok złożony zawiera listę wszystkich dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Na liście tej możliwe jest wykonanie akcji specyficznych dla danego typu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Lista zadań widok złożony dostępne są AKCJE otworzenia dokumentu, pokazania historii dokumentu, pokazania uwag dla dokumentu. Ponadto, gdy dokument ma wypełnione wszystkie wymagane pola dla Etapu wnioskowania możliwe jest wygenerowanie wydruku dokumentu. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, a jeśli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Lista zadań widok złożony. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

8 2.3. Moje dokumenty widok prosty, Moje dokumenty widok złożony Moje dokumenty - to zbiór dokumentów znajdujących się w obiegu (status dokumentu nowy lub aktywny), których autorem jest zalogowany użytkownik. Moje dokumenty - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu - delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Moje dokumenty widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, podglądu historii dokumentu oraz pokazania uwag dla dokumentu. Moje dokumenty widok prosty. Moje dokumenty - widok złożony zawiera listę dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Moje dokumenty widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, podglądu historii dokumentu, pokazania uwag dla dokumentu, generowania wydruku dokumentu. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

9 Moje dokumenty widok złożony Dokumenty powiązane widok prosty, Dokumenty powiązane widok złożony Dokumenty powiązane, to zbiór dokumentów znajdujących się w obiegu (status dokumentu nowy lub aktywny), na których zalogowany użytkownik wykonał jakąś akcję, np. dokonał akceptacji, ale nie jest autorem dokumentu, inaczej mówiąc uczestniczył w procesie obiegu dokumentu na jednym lub kilku krokach. Dokumenty powiązane widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu - delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Dokumenty powiązane widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, podglądu jego historii oraz uwag. Dokumenty powiązane widok prosty. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

10 Dokumenty powiązane widok złożony zawiera listę wszystkich dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Dlatego też na liście tej możliwe będzie wykonanie akcji specyficznych dla danego typu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Dokumenty powiązane widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, podglądu historii dokumentu, pokazania uwag dla dokumentu, generowania wydruku dokumentu, dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Dokumenty powiązane widok złożony Moje archiwum widok prosty, Moje archiwum widok złożony Moje archiwum - to zbiór dokumentów z zakończonym obiegiem (status dokumentu zakończony lub usunięty), których autorem jest zalogowany użytkownik. Moje archiwum - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu - delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów, więc dostępne informacje zawierają mało szczegółów. W sekcji Moje archiwum widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, podglądu jego historii oraz uwag. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

11 Moje archiwum widok prosty. Moje archiwum - widok złożony zawiera listę wszystkich dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Dlatego też na tej liście możliwe będzie wykonanie akcji specyficznych dla danego typu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Moje archiwum widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, pokazania historii eksportu do ERP, pokazania uwag dla dokumentu, generowania wydruku dokumentu. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Moje archiwum widok złożony. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

12 2.6. Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty, Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony Archiwum dokumentów powiązanych to zbiór dokumentów z zakończonym obiegiem (status dokumentu zakończony lub usunięty), na których zalogowany użytkownik wykonał jakąś akcję, np. dokonał akceptacji, ale nie jest autorem dokumentu, inaczej mówiąc uczestniczył w procesie obiegu dokumentu na jednym lub kilku krokach. W sekcji Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, podglądu jego historii oraz uwag. Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty. W sekcji Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, pokazania uwag dla dokumentu oraz generowania wydruków dla dokumentów o statusie zakończony (nie usunięty). Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony. Informacje ogólne dla sekcji Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów powiązanych. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

13 Jeżeli nie można wygenerować któregoś wydruku z przycisku AKCJE, link do wskazanego wydruku będzie wyłączony (oznaczony jasnym szarym kolorem), a po przytrzymaniu nad nim kursora myszki wyświetlona zostanie informacja o przyczynie. Dla delegacji prywatnym środkiem transportu, dodane są akcje generowania wydruku umowy na samochód oraz wydruku wyciągu z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli to możliwe. Uwaga: Akcje z sekcji innych niż Lista zadań otwierane są w nowej karcie przeglądarki - należy umożliwić w ustawieniach przeglądarki otwieranie nowych okien przez stronę aplikacji (wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek dla tej strony). 2.7 Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych sekcja ta przeznaczona jest dla pracowników administracji centralnej, pozwala wygenerować plik płatności krajowych dla danego zbioru dokumentów. Plik ten zawiera zlecenia wypłat zaliczki dla danych dokumentów. Forma pliku - plik przelewów bądź plik autowypłat określany jest przez parametr wyszukiwania nazwany Forma zaliczki. Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu. Główny widok przedstawia formularz, dzięki któremu można wyszukać dokumenty odpowiednie do wyeksportowania. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

14 Po kliknięciu przycisku WYSZUKAJ znajdującego się u dołu strony dane zostaną przetworzone, panel Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu zostanie zwinięty, a pokazany zostanie panel Znalezione dokumenty z wynikami wyszukiwania. Panel parametrów wyszukiwania można w każdej chwili zwinąć lub rozwinąć poprzez kliknięcie przycisku POKAŻ / UKRYJ widocznego w nagłówku panelu z prawej strony. Panel parametrów wyszukiwania można również łatwo wyczyścić klikając przycisk WYCZYŚĆ FORMULARZ widoczny obok przycisku WYSZUKAJ. Przy czyszczeniu formularza, jego wszystkie pola zostaną zresetowane a widok wyników wyszukiwania zostanie wyczyszczony i ukryty. Działanie tych funkcjonalności jest identyczne z wyszukiwaniem dokumentu dostępnym z głównego menu aplikacji Dokumenty: Wyszukiwanie proste lub Wyszukiwanie złożone. Opis wskazanych sekcji w dalszej części. W panelu Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu, po wskazaniu parametrów wyszukiwania dokumentów wyświetlona zostanie tabela Znalezione dokumenty, której wierszami są dokumenty delegacji krajowej. Każdy wiersz zawiera podstawowe informacje o dokumencie oraz pole wyboru - checkbox po prawej stronie ekranu. Pola wyboru przy każdym wierszu służą do wyboru dokumentów, które zostaną wyeksportowane do pliku dla systemu bankowego. Wygenerowany plik będzie zawierał jedynie dane dokumentów, które zostały wcześniej zaznaczone. Przyciski widoczne w nagłówku panelu Znalezione dokumenty ułatwiają wybór dokumentów. Przyciski nawigacyjne w Znalezione dokumenty Przycisk Zaznacz wszystkie dokumenty wybiera wszystkie znalezione dokumenty - tak samo jak zaznaczenie pola w nagłówku tabeli z polami wyboru. Przycisk Zaznacz dokumenty nieobjęte eksportem wybiera wszystkie dokumenty, które nie były jeszcze eksportowane. Przycisk Odwróć zaznaczenie odwraca wybór dokumentów - zaznaczone zostają odznaczone i odwrotnie. Przycisk Wyczyść zaznaczenie czyści wybór dokumentów. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

15 Na podstawie wyglądu danego wiersza tabeli można łatwo stwierdzić, czy dany dokument był już eksportowany. Wiersze, których dokumenty były już wyeksportowane będą "wyszarzone", a po najechaniu myszką na taki wiersz zostanie wyświetlone okienko z informacją o tym, że dany dokument był już wyeksportowany oraz historią eksportów obejmujących ten dokument. Historia ta składa się z daty eksportu oraz informacji o osobie dokonującej eksportu. Tabela nie jest odświeżana przy generowaniu pliku, w tym celu należy ponownie wyszukać dokumenty. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

16 Panel Znalezione dokumenty CENTRUM INFORMATYKI UŁ

17 Generowanie pliku odbywa się poprzez kliknięcie przycisku GENERUJ PLIK widocznego pod tabelą wyszukanych dokumentów. Jeżeli przycisk zostanie kliknięty, a żaden dokument nie będzie zaznaczony, wyświetlony zostanie komunikat z informacją o błędzie. System pozwala wyeksportować ten sam dokument kilka razy. W panelu Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu przy wyborze formy zaliczki Autowypłata trzeba dodatkowo określić parametry, które znajdą się w zleceniach - data zlecenia oraz data ważności. System pilnuje, żeby pola te nie były puste, nie sprawdza jednak ich wartości i korelacji. Opcje autowypłaty. Plik przelewów składa się ze zleceń przelewów wypłat zaliczek dla wybranych dokumentów. Datą zlecenia będzie data generowania tego pliku. Tytuł przelewu ma formę: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR numer delegacji DATA WYJAZDU data wyjazdu", na przykład: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR DELK/115/430/08/2016 DATA WYJAZDU ", gdzie znak " " oznacza nową linię. W polu "Dane i adres kontrahenta" znajdzie się imię i nazwisko delegowanego. Przelewy realizowane są z konta ogólnego UŁ. Plik autowypłat składa się ze zleceń autowypłat zaliczek dla wybranych dokumentów. Tytuł przelewu ma formę: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR numer delegacji DATA WYJAZDU data wyjazdu", na przykład: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR DELK/115/430/08/2016 DATA WYJAZDU ", gdzie znak " " oznacza nową linię. Data zlecenia i data ważności przyjmowane są z formularza. W danych beneficjenta znajdzie się imię, nazwisko oraz adres delegowanego. Autowypłaty realizowane są z konta ogólnego UŁ jako wypłata wolnych środków z blokadą w dniu złożenia przelewu. W polu "Typ dokumentu tożsamości" znajdą się dane wybrane ze zbioru: 1. PESEL. 2. Dowód osobisty. 3. Paszport. 4. Karta / dokument potwierdzający prawo pobytu, 5. Zagraniczny dokument "ID Card". CENTRUM INFORMATYKI UŁ

18 W pierwszej kolejności sprawdzany jest PESEL, następnie wymienione wyżej typy dokumentów. Jeżeli delegowany nie będzie miał powiązanych danych na temat tych dokumentów lub PESELu (źródłem danych jest system Rektorat), wygenerowanie pliku nie będzie możliwe. 2.8 Wyszukiwanie proste, wyszukiwanie złożone Wyszukiwanie dokumentów dostępne jest z głównego menu Dokumenty w sekcji Wyszukiwanie proste oraz Wyszukiwanie złożone. Wyszukiwanie proste od razu pokazuje parametry wyszukiwania, natomiast w wyszukiwaniu złożonym należy najpierw wybrać typ dokumentu. Wyszukiwanie proste daje możliwość wyszukiwania dokumentów po atrybutach wspólnych dla wszystkich dokumentów. Wyszukiwanie złożone związane jest z typem dokumentu i rozszerza możliwości wyszukiwania względem atrybutów danego rodzaju dokumentu. Wyszukiwanie proste i złożone działają w oparciu o te same zasady i wyglądają podobnie. Po pokazaniu formularza wyszukiwania należy wypełnić żądane atrybuty, a następnie kliknąć przycisk WYSZUKAJ. Po otrzymaniu wyników, parametry wyszukiwania zostaną zwinięte (ukryte), a pokażą się wyniki wyszukiwania. Tabelę z wynikami można sortować metodą opisaną dla wcześniej opisanych sekcji, nie można jej natomiast filtrować. W razie potrzeby zmiany atrybutów wyszukiwania, należy kliknąć przycisk POKAŻ / UKRYJ znajdujący się w tytule panelu z parametrami wyszukiwania, zmienić żądane atrybuty i ponownie kliknąć przycisk WYSZUKAJ. Wyniki wyszukiwania zostaną uaktualnione. Panel parametrów wyszukiwania można zwijać / rozwijać w dowolnym momencie. Pomocny może być przycisk WYCZYŚĆ FORMULARZ, który czyści wszystkie parametry wyszukiwania (ustawia je na "puste") oraz czyści wyniki wyszukiwania. Należy zwrócić uwagę, że wypełnianie kolejnych pól będzie skutkowało silniejszym zwężaniem wyników - następuje konkatenacja warunków wyszukiwania - wszystkie muszą zostać spełnione. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

19 Wyszukiwanie dokumentów proste Z tabeli wyników Wyszukiwanie dokumentów proste można za pomocą przycisku AKCJE otworzyć podgląd dokumentu, podgląd jego historii oraz uwag. UWAGA: Akcje otwierane są w nowej karcie przeglądarki - należy umożliwić w ustawieniach przeglądarki otwieranie nowych okien przez stronę aplikacji (wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek dla tej strony). Tabela wyników dla Wyszukiwanie dokumentów proste CENTRUM INFORMATYKI UŁ

20 Po wybraniu dla Wyszukiwanie złożone typu dokumentu Delegacja krajowa otwarty zostaje panel Parametry wyszukiwania dla delegacji krajowych. Wyszukiwanie dokumentów złożone wybór typu dokumentu CENTRUM INFORMATYKI UŁ

21 Parametry wyszukiwania wyszukiwanie delegacji krajowych CENTRUM INFORMATYKI UŁ

22 Tabela wyników dla Wyszukiwanie delegacji krajowych Wyszukiwarka działa trochę inaczej niż większość wyszukiwarek dostępnych w systemach UŁ i nie tylko. Różnica polega w zawężaniu możliwości wyboru parametrów wyszukiwania. Mówiąc dokładniej, większość parametrów wyszukiwania (głównie listy wyboru) jest ograniczona do wartości parametrów istniejących w systemie. Dla przykładu: chcemy wyszukać dokument, którego autorem jest Jan Kowalski. Po przejściu do formularza wyszukiwania wybieramy z listy pola "Autor dokumentu" Jan Kowalski. Może się jednak zdarzyć sytuacja, kiedy tego pana na liście nie będzie - oznacza to, że w systemie nie istnieje żaden dokument, którego autorem jest Jan Kowalski. Mówiąc inaczej przy tworzeniu list wyboru, system sprawdza każdy dokument istniejący w aplikacji i na tej podstawie je tworzy. Przepatrując dokumenty po kolei "odkłada sobie do osobnych koszyków" - autorów, delegowanych itp., a później używa ich w wyszukiwarce. Dlatego też w polach wyboru pracownika nie znajdziemy wszystkich pracowników UŁ, a jedynie wszystkich autorów dokumentów, wszystkich delegowanych itp. Lista parametrów wyszukiwania zawężana do istniejących: - dla Wyszukiwanie proste: "Autor" i "Ostatnio zatwierdzony przez", - przy wyborze Wyszukiwanie złożone dla Wyszukiwanie delegacji krajowych: "Wnioskodawca", "Jednostka wnioskodawcy", "Delegowany", "MPK delegowanego", "imię i nazwisko delegowanego", "Grupa działalności", "Rodzaj działalności", "Typ działalności", "MPK", "Projekt", "Źródło finansowania". Inny przykład: chcemy wyszukać delegację krajową względem projektu X. Jeżeli w parametrach wyszukiwania, nie możemy wybrać tego projektu, to znaczy, że nie istnieje żadna delegacja, która jest finansowana z projektu X. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

23 3. Opis procesu obiegu delegacji. Po kliknięciu Dodaj z głównego paska menu Dokumenty pojawia się strona Dodawanie dokumentów, gdzie użytkownik dokonuje wyboru typu dokumentu. Po wskazaniu z listy Delegacja krajowa należy zatwierdzić wybór klikając WYBIERZ. System automatycznie otwiera sekcję Lista zadań - widok prosty. Lista zadań widok prosty Po kliknięciu na wiersz z danymi dodanej delegacji lub poprzez AKCJE kliknięciu Otwórz dokument, otwarta zostaje strona dla pierwszego kroku delegacji krajowej: Etap wnioskowania. Po kliknięciu Pokaż historię dokumentu otwarta zostaje strona Historia dokumentu, która zawiera chronologiczny wykaz dekretacji dokumentu przez użytkowników na kolejnych krokach. W przypadku przekazania dokumentu do poprawy również jest to działanie odnotowane w historii. Historię dekretacji dokumentu można dodatkowo pobrać poprzez kliknięcie WYGENERUJ PDF. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

24 Historia dokumentu przykład Po kliknięciu Pokaż uwagi dla dokumentu otwarta zostaje strona Uwagi dla dokumentu o Id.., która zawiera chronologiczny wykaz wszystkich dodanych do delegacji uwag (Komentarzy i Oświadczeń, bez uwag prywatnych opis modułu uwag w dalszych akapitach). Uwagi dla dokumentu o Id.. przykład 3.1 Etap wnioskowania. Na kroku Etap wnioskowania użytkownik kolejno wypełnia pola niezbędne do złożenia wniosku delegacji krajowej. Pola te są pogrupowane tematycznie: Nagłówek i podtytuł Informacje o dokumencie Dane delegowanego Informacje o delegacji Refundacja kosztów Przewidywany koszt wyjazdu Źródła finasowania wyjazdu Załączniki Uwagi Wszystkie pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką muszą być wypełnione. Uwaga: Dokument można zapisać bez wypełnienia pól obowiązkowych, nie można natomiast przesłać go dalej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

25 Nagłówek i podtytuł Dla przejrzystości każdego kroku dla delegacji krajowej, widok dokumentu w zakresie nagłówka jest ujednolicony. Nagłówek składa się z głównego tytułu zawierającego opis kroku na którym znajduje się dokument, oraz podtytułu zawierającego podstawowe informacje o dokumencie: - wnioskodawca, - delegowany, - id dokumentu, - numer delegacji, - typ dokumentu delegacji. Podtytuł jest zawsze widoczny - po przewinięciu strony w dół opis ten jest zmniejszony, rozciągnięty i "przyklejony" w górnej części ekranu. Dzięki temu podstawowe informacje na temat delegacji są łatwo dostępne. widok Nagłówka i podtytułu na kroku delegacji Informacje o dokumencie dane obowiązkowe Etap wnioskowania: Informacje o dokumencie. Pola Wnioskodawca i Jednostka wnioskodawcy system wypełnia automatycznie danymi użytkownika (nie ma możliwości, aby wnioskodawcą była inna osoba niż użytkownik). Uwaga: wnioskodawcą nie musi być osoba delegowana. Data wypełnienia wniosku - aplikacja podpowiada datę dzisiejszą ale system dopuszcza wskazanie daty przeszłej lub przyszłej. Jeżeli data wypełnienia wniosku ma być inna niż bieżąca, należy skorzystać z ikony kalendarza lub ręcznie wprowadzić datę wg. formatu dd.mm.rrrr. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

26 Dane delegowanego dane obowiązkowe Etap wnioskowania: Dane delegowanego wybór typu delegowanego. Użytkownik ma do wyboru trzy typy dla osoby delegowanej: Pracownik UŁ, Inny, Wnioskodawca. Po wskazaniu danego typu pojawiają się odpowiednio kolejne pola obowiązkowe do wypełnienia. Po wybraniu pierwszego typu Pracownik UŁ, kolejne pole do wypełnienia to Delegowany aplikacja podpowiada użytkownika, który wprowadza dokument. Kierownicy jednostek mają uprawnienia aby wypełniać delegację dla siebie oraz dla pracowników im podwładnym. Uwaga: W przypadku, gdy delegację wypełnia użytkownik (nie kierownik jednostki) i chce wskazać innego pracownika UŁ należy skontaktować się z Administratorem Systemu w celu nadania mu stosownych uprawnień. Dla typu Pracownik, w przypadku gdy wnioskodawca i delegowany to dwie osoby na końcu formularza, nad przyciskami nawigacyjnymi pojawi się dodatkowe obowiązkowe pole Osoba rozliczająca dokument, gdzie należy wskazać kto będzie wypełniał krok Rozliczenia delegacji wnioskodawca czy delegowany. Kolejne pola są automatycznie uzupełnianie tj. Stanowisko delegowanego, MPK delegowanego, Kod pracownika delegowanego dane te pobierane są z systemu Rektorat UŁ, jeśli użytkownik stwierdza, że są one nieprawidłowe należy skontaktować się z Administratorem Systemu. W przypadku, gdy użytkownik ma kilka miejsc zatrudnienia wówczas pole MPK delegowanego jest listą z MPKami miejsc zatrudnienia pracownika i należy dokonać wyboru właściwego. Polem z listą do wyboru może również być Stanowisko delegowanego, jeżeli pracownik zajmuje kilka stanowisk. Etap wnioskowania: Dane delegowanego Pracownik UŁ. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

27 Drugi typ delegowanego Inny dotyczy osób niebędących pracownikami UŁ tj. Student, Doktorant, Gość. Po wybraniu typu Inny należy następnie uzupełnić pola Imię i nazwisko delegowanego oraz wskazać Status delegowanego czyli Student, Doktorant lub Gość. Etap wnioskowania: Dane delegowanego Inny. Po uzupełnieniu wymaganych pól można wygenerować umowę cywilno-prawną poprzez kliknięcie GENERUJ UMOWĘ CYWILNO - PRAWNĄ. Umowa ta zgodna jest z załącznikiem nr 4 do zarządzenia nr 5 Rektora UŁ z dnia r. Dla ułatwienia umowa jest już częściowo wypełniona danymi z elektronicznego dokumentu delegacji. Pobraną umowę należy uzupełnić brakującymi danymi. Po otrzymaniu wymaganych podpisów od Władz UŁ skan umowy należy dołączyć jako załącznik do elektronicznej wersji delegacji krajowej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

28 Przykład umowy cywilno -prawnej Trzecim typem delegowanego jest Wnioskodawca tj. użytkownik wprowadzający delegację do systemu. Po wskazaniu typu Wnioskodawca aplikacja uzupełnia automatycznie obowiązkowe pola Stanowisko delegowanego, MPK delegowanego i Kod pracownika delegowanego danymi użytkownika wypełniającego delegację. Etap wnioskowania: Dane delegowanego Wnioskodawca CENTRUM INFORMATYKI UŁ

29 Informacje o delegacji - dane obowiązkowe. Kolejne pola jakie użytkownik musi wypełnić dotyczą informacji o delegacji tj. Planowana data wyjazdu, Planowana data powrotu, Nazwa jednostki, do której udaje się delegowany, Miejscowość delegacji, Cel podróży, oraz wskazanie rodzaju środka transportu - Środek lokomocji. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji wybór środka lokomocji W zależności od tego jaki środek lokomocji zostanie wskazany przez użytkownika, system wyświetla dodatkowe pola do wypełnienia. Środkami lokomocji możliwymi do wyboru są: Samochód, Autobus, Samolot, Motocykl, Motorower, Pociąg klasa I, Pociąg klasa II. Na etapie wnioskowania system umożliwia wskazanie tylko jednego typu środka lokomocji. Jeżeli osoba delegowana podczas delegacji przemieszczać się będzie różnymi pojazdami, na kroku Rozliczenie delegacji w rachunku kosztów transportu można dodać pozycje z różnymi środkami transportu. Środek lokomocji Samochód, Motocykl, Motorower. Przy wskazaniu środka lokomocji Samochód, Motocykl lub Motorower użytkownik zaznacza checkbox dla Podróż prywatnym środkiem transportu lub Podróż służbowym środkiem transportu. Podróż prywatnym środkiem transportu. W przypadku zaznaczenia checkbox Podróż prywatnym środkiem transportu należy wypełnić dodatkowe pola tj. Użytkownik pojazdu do wyboru Pasażer lub Kierowca. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

30 Użytkownik pojazdu: Kierowca. W przypadku, gdy użytkownik pojazdu to Kierowca dla środka lokomocji Samochód pojawia się dodatkowe pole do wypełnienia Pojemność silnika do wyboru: Do 900cm3 lub Powyżej 900cm3. Następnie należy wypełnić pola w dodatkowym akapicie Dane do umowy. System wymaga wypełnienia przynajmniej jednej pozycji poprzez kliknięcie DODAJ POZYCJĘ. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Samochód Kierowca. Dane do umowy dane obowiązkowe, w przypadku wskazania użytkownika pojazdu Kierowca. Dane do umowy to grupa pól do wypełnienia na podstawie których aplikacja wygeneruje dodatkowy dokument do delegacji krajowej Umowę o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych - załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 5 Rektora z dnia r. Po kliknięciu DODAJ POZYCJĘ otwiera się nowe okno Dodaj dane do umowy, w którym to należy wypełnić pola danymi osoby korzystającej z pojazdu - Kierowcy. Po uzupełnieniu pól obowiązkowych należy kliknąć DODAJ. Etap wnioskowania: Dodaj dane do umowy. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

31 Wprowadzone dane do umowy można edytować oraz usunąć poprzez kliknięcie w EDYTUJ lub USUŃ DANE I POWIĄZANIE PUNKTY PODRÓŻY. Po dodaniu danych do umowy należy przypisać co najmniej jeden punkt podróży. W tym celu należy kliknąć DODAJ PUNKTY TRASY. Etap wnioskowania: Dane do umowy Po kliknięciu DODAJ PUNKTY TRASY otwiera się nowe okno Dodaj dane do umowy w którym to należy wypełnić pola zgodnie z celem podróży. Etap wnioskowania: Dodaj dane do umowy System wymaga aby dodać przynajmniej jedną pozycję, należy wprowadzić punkty podróży dzieląc na wyjazd i powrót z delegacji. Miejsce wyjazdu, Miejsce przyjazdu można wpisać tylko miejscowość lub dodać też placówkę. Data wyjazdu, Data przyjazdu pola te system wypełnia datami z Informacji o delegacji. Należy je uzupełnić wskazaniem dokładnej godziny wyjazdu / przyjazdu poprzez kliknięcie w ikonę kalendarza przy polu z datą. Następnie należy wypełnić pole Cel wyjazdu oraz Dystans w km. Dalsze pola Stawka za 1 km przebiegu oraz Koszty przejazdu aplikacja przelicza na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Ponadto pole Stawka za 1 km przebiegu jest edytowalne, umożliwia dokonanie ewentualnej korekty przez użytkownika. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

32 Etap wnioskowania: Przypisane punkty podróży Dla dodanych punktów podróży użytkownik może wykonać działanie USUŃ lub POPRAW. Jeżeli wszystkie dane są prawidłowo wprowadzone system umożliwia wygenerowanie Umowy o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych. W tym celu należy kliknąć GENERUJ UMOWĘ. Tak jak w przypadku Umowy cywilno - prawnej, umowa jest dla ułatwienia częściowo wypełniona danymi z elektronicznego dokumentu delegacji. Pobraną umowę po otrzymaniu wymaganych podpisów od Władz UŁ należy zeskanować i dodać do elektronicznej wersji delegacji krajowej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

33 przykład Umowy o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych. Użytkownik pojazdu: Pasażer. W przypadku wskazania użytkownika pojazdu Pasażer system prosi o wskazanie Właściciela samochodu tj. innego pracownika UŁ. Ta opcja zakłada sytuację, gdy dwóch pracowników UŁ jedzie jednym pojazdem na delegację. Uwaga: Dla Pasażera są zerowe koszty podróży, za zwrot kosztów podróży może ubiegać się tylko Kierowca. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

34 Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Samochód Pasażer. Podróż służbowym środkiem transportu. W przypadku zaznaczenia checkbox Podróż służbowym środkiem transportu należy w dodatkowym polu Pojazd służbowy Wybrać odpowiednią pozycję z listy pojazdów służbowych UŁ. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Samochód Podróż służbowym środkiem transportu. Środek lokomocji Autobus, Samolot, Pociąg klasa I, Pociąg klasa II. W przypadku, gdy użytkownik w Informacjach o delegacji jako Środek lokomocji wskaże Autobus, Samolot, Pociąg klasa I lub Pociąg klasa II nie musi wypełniać dodatkowych pól inaczej niż w przypadku podróży samochodem, motocyklem bądź motorowerem. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

35 Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Autobus. Zwrot kosztów podróży przy wskazaniu środka lokomocji Autobusu, Samolotu, Pociągu klasa I lub Pociągu klasa II następuje na podstawie dołączonych do elektronicznej wersji delegacji krajowej rachunków kosztów podróży - rozliczenia ich należy dokonać na kroku Rozliczenie delegacji. Na Etapie wnioskowania w dalszym polu Przewidywany koszt wyjazdu można wskazać kwotę planowanego wydatku, którą będzie można poprawić na kroku Rozliczenia delegacji. Przewidywany koszt wyjazdu jest widoczny na wydruku wniosku delegacji. Zaliczka. Na Etapie wnioskowania delegacji użytkownik może wnioskować o wypłatę zaliczki na poczet delegacji. W tym celu należy zaznaczyć checkbox Prośba o zaliczkę. Wówczas pojawiają się dwa dodatkowe pola do uzupełnienia Forma zaliczki należy wybrać Przelew lub Autowypłata oraz uzupełnić Kwota zaliczki. W przypadku wyboru Przelew pojawia się pole Numer rachunku, które domyślnie jest wypełniane numerem rachunku delegowanego pobranym z systemu kadrowo - płacowego. Etap wnioskowania : Zaliczka rachunek pracownika. Jeżeli użytkownik chce wskazać inny rachunek, należy w polu Numer rachunku - wybrać Inny. Wówczas otworzy się dodatkowe pole Numer rachunku, gdzie należy wpisać numer konta w prawidłowym 26 cyfrowym formacie. System pilnuje, aby użytkownik wpisał CENTRUM INFORMATYKI UŁ

36 poprawny numer rachunku w przypadku znalezienia błędu zostanie to wyraźnie zasygnalizowane, a dokument nie będzie mógł być przesłany dalej. Etap wnioskowania : Zaliczka Inny numer rachunku. Po zaznaczeniu Prośba o zaliczkę w procesie obiegu dokumentu przed krokiem Rozliczenie delegacji pojawi się krok Akceptacja zaliczki przez Kwestora. Informacja o zaliczce pojawi się również na wydruku wniosku delegacji. Refundacja kosztów. Tak jak w przypadku zaliczki użytkownik może wskazać Refundację kosztów delegacji. W tym celu należy zaznaczyć checkbox Czy zapewniono refundację kosztów. Zgodnie z komunikatem system wymaga aby uzupełnić przynajmniej jedną pozycję, podpowiada również ile wynosi całkowity koszt delegacji na podstawie kosztów wskazanych w punktach podróży. Etap wnioskowania Refundacja kosztów. Po kliknięciu w przycisk DODAJ POZYCJĘ otwiera się nowe okno Dodaj refundację kosztów należy uzupełnić dane instytucji, która udziela refundacji w zakresie Nazwa instytucji, NIP instytucji oraz adres instytucji Ulica, Numer budynku, Numer lokalu, Miasto, Kod pocztowy a na koniec uzupełnić można pole Kwota refundacji. Po wprowadzeniu CENTRUM INFORMATYKI UŁ

37 wszystkich danych należy kliknąć DODAJ. Utworzona pozycja pojawi się w tabeli Refundacji kosztów. Etap wnioskowania Dodaj refundację kosztów. Użytkownik może wprowadzić dowolną liczbę pozycji tj. instytucji refundujących koszty delegacji. Dla każdej pozycji refundacji użytkownik może za pomocą przycisku nawigacyjnego AKCJE poprawić lub usunąć dany wiersz. W przypadku poprawy danych instytucji refundującej w oknie Edytuj refundację kosztów, po wprowadzeniu korekty należy kliknąć AKTUALIZUJ. Etap wnioskowania : Refundacja kosztów tabela pozycji. Informacja o wskazanej refundacji kosztów pojawi się również na wydruku wniosku delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

38 Przewidywany koszt wyjazdu. Pod Refundacją kosztów znajdują się dwa pola dotyczące przewidywanych kosztów wyjazdu. Przewidywany koszt wyjazdu dla UŁ system podpowiada kwotę z pola Przewidywany koszt wyjazdu. Przewidywany koszt wyjazdu system podpowiada kwotę będącą sumą kosztów wyjazdu z Danych do umowy dotyczącej podróży. Jest to pole edytowalne więc można kwotę zmienić. Etap wnioskowania : Przewidywany koszt wyjazdu. Źródła finasowania wyjazdu. Kolejną grupą danych do wypełnienia na kroku Etap wnioskowania są Źródła finansowania wyjazdu. System wymaga aby przynajmniej jedna pozycja była wypełniona. W tym celu należy kliknąć DODAJ POZYCJĘ, otworzy się nowe okno Dodaj pozycję źródeł finasowania wyjazdu. Dane widoczne w grupie pól Źródła finansowania wyjazdu pobierane są z systemów UŁ. Każde pole jest listą wyboru. W przypadku braku pewnej wartości należy skontaktować się z Administratorem Systemu. W zależności czy źródło finansowania jest projektowe czy poza projektowe, aplikacja wymaga aby użytkownik uzupełniał dane w kolejności począwszy od pola Grupa Działalności. Wskazanie danej grupy działalności zawęża wybór dla następnego pola Rodzaj działalności, a po uzupełnieniu tego pola pojawia się kolejne pole zawężone dla danego rodzaju działalności Typ działalności (jeśli dany rodzaj działalności wymaga jego wskazania). Następnie należy wybrać MPK. W przypadku wskazania grupy działalności projektowej, po wybraniu MPK należy podać Projekt (lista projektów zawężana jest do wybranego MPKu). Po wskazaniu projektu pokazują się kolejno pola do wypełnienia Budżet, Etap oraz Źródło finansowania (informacje zawarte w projekcie). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

39 Etap wnioskowania: Dodaj pozycję źródeł finansowania wyjazdu przykład źródła finansowania z projektu. W przypadku wskazania grupy działalności poza projektowej, po wybraniu MPK, należy dokonać wyboru pracownika UŁ z listy Dysponent środków - informacje dotyczące dysponentów środków dla danego MPKu pobierane są z systemu Rektorat, w przypadku braku możliwości wskazania danej osoby należy skontaktować się z Działem Kadr. Po wybraniu dysponenta środków na koniec należy wskazać Źródło finansowania. Na koniec wszystkie wprowadzone dane należy zapisać poprzez kliknięcie DODAJ. Etap wnioskowania: Dodaj pozycję źródeł finansowania wyjazdu przykład źródła finansowania z projektu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

40 Utworzone pozycje dla Źródeł finansowania wyjazdu można poprawiać - przycisk POPRAW. Wówczas otwiera się okno Edytuj pozycję źródeł finasowania wyjazdu po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić je przyciskiem AKTUALIZUJ. Błędnie dodaną pozycję można z tabeli źródeł finansowania w całości usunąć za pomocą przycisku USUŃ. Etap wnioskowania: Źródło finansowania wyjazdu tabela pozycji. Czy wymagana jest akceptacja Dziekana Po dodaniu pozycji źródeł finansowania użytkownik podejmuje decyzję czy delegacja wymaga dodatkowej akceptacji Dziekana, jeżeli tak to należy zaznaczyć checkbox Czy wymagana jest akceptacja Dziekana. Pojawia się pole Proszę wskazać Dziekana / Prodziekana z listą pracowników pełniących funkcje Dziekanów i Prodziekanów na UŁ. Informacje te pobierane są z systemu Rektorat, w przypadku braku możliwości wskazania danej osoby należy skontaktować się z Działem Kadr. Po zaznaczeniu Czy wymagana jest akceptacja Dziekana w procesie obiegu dokumentu przed krokiem Rozliczenie delegacji pojawi się dodatkowy krok Akceptacja Dziekana. Etap wnioskowania: Czy wymagana jest akceptacja D ziekana - przykład W przypadku delegacji, gdzie wnioskodawca i delegowany to dwie osoby na końcu formularza, nad przyciskami nawigacyjnymi pojawi się dodatkowe obowiązkowe pole Osoba rozliczająca dokument, gdzie należy wskazać kto będzie wypełniał krok Rozliczenia delegacji wnioskodawca czy delegowany. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

41 Etap wnioskowania: Osoba rozliczająca dokument W tej części kończą się pola wymagane do wypełnienia przez wnioskodawcę / delegowanego na kroku Etap wnioskowania, kolejne akapity dotyczą danych uzupełniających elektroniczny formularz delegacji krajowej w zakresie załączników oraz uwag. Opis działania wskazanych modułów w kolejnych akapitach. Po uzupełnieniu wymaganych pól, na kroku Etap wnioskowania użytkownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: ZAPISZ zapisać dokument na swojej Liście zadań, dotychczas wprowadzone informacje na wniosku zostaną zapisane i użytkownik będzie mógł powrócić do jego wypełniania w późniejszym czasie. Jeżeli delegacja wypełniona jest w całości to przed przesłaniem jej na kolejny krok można najpierw ją zapisać a następnie z menu Lista zadań w wierszy delegacji za pomocą przycisku nawigacyjnego AKCJE m.in. wygenerować wydruk dokumentu tj. wypełniony wniosek delegacji Polecenie wyjazdu służbowego z dnia.. numer oraz wygenerować dodatkowe umowy powstałe dla wskazanej delegacji np. umowę na samochód (gdy delegowany to kierowca), umowę cywilno- prawną (gdy delegowany to Student, Doktorant lub Gość). Działania te będzie można również wykonać po przekazaniu delegacji na kolejny krok z menu Moje dokumenty widok złożony. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

42 Przykład wydruku wniosku delegacji Polecenie wyjazdu służbowego z dnia.. numer PRZEŚLI DO DALSZEJ AKCEPTACJI oznacza zapisanie i przesłanie dokumentu na kolejny krok do przełożonego / dysponenta środków. Po przekazaniu delegacji do dalszej akceptacji, dokument znika z Listy zadań wnioskodawcy / delegowanego i jest widoczny w sekcji Moje dokumenty. Zgodnie z wcześniejszym opisem dla tej sekcji użytkownik może z tego miejsca m.in. wygenerować wydruk dokumentu tj. wniosek delegacji. ODRZUĆ I ZAKOŃCZ oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku, przed jego zamknięciem system wymaga od użytkownika wpisania w polu Uwaga przyczyny anulowania dokumentu: Nie akceptuję dokumentu, ponieważ.., następnie należy potwierdzić usunięcie dokumentu poprzez kliknięcie ODRZUĆ pod polem Uwaga. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

43 Etap wnioskowania przyciski akcji dla dokumentu, przykład odrzucenia dokumentu. Dokumenty odrzucone wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach głównego menu Dokumenty sekcje Moje archiwum i Archiwum dokumentów powiązanych. Załączniki Do elektronicznego formularza delegacji użytkownik na kroku Etap wnioskowania może dołączyć załączniki w postaci skanów np. podpisanej Umowy o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych lub Umowy cywilno- prawnej. Możliwość dodania załączników pojawia się również na kroku Rozliczenie delegacji. Przykładem mogą być skany biletów bądź faktur za przejazd, noclegi, wyżywienie i tym podobne. Do elektronicznego formularza dokumentu można załączyć pliki o następujących rozszerzeniach: - 'bmp' - plik z grafiką bitmapową (na przykład skany), - 'jpeg' - plik z grafiką rastrową (na przykład skany), - 'jpg' - plik z grafiką rastrową (na przykład skany), - 'png' - plik z grafiką rastrową (na przykład skany), - 'pdf' - popularny format dokumentów (na przykład skany, umowa w wersji elektronicznej itp.), - 'doc' - plik dokumentu MS Word (stara wersja), - 'docx' - plik dokumentu programu MS Word (nowa wersja), - 'txt' - standardowy plik tekstowy (na przykład napisany w notatniku), - 'odt' - plik dokumentu programów z rodziny OpenOffice. Maksymalnym rozmiarem pliku jest 10 MB. W celu dodania pliku należy na otwartej delegacji w pasku Załączniki kliknąć PRZEGLĄDAJ. Wyświetlone zostanie okno wyboru plików z komputera wnioskodawcy, za pomocą którego należy wskazać pożądane załączniki, a następnie kliknąć OTWÓRZ. Po dodaniu pliku, na stronie delegacji zostanie wyświetlony podgląd załącznika. Użytkownik może dodawać kolejne pliki, wszystkie wyświetlane są w podglądzie. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

44 Etap wnioskowania: Załączniki dodawanie pliku. Do tego momentu załączniki dodawane są roboczo do formularza dokumentu, aby je zapisać można dokonać tego pojedynczo (każdy plik osobno zapisywać) poprzez kliknięcie ikonki lub zapisać grupowo (po dodaniu wszystkich załączników) za pomocą przycisku WYŚLIJ. Ikona oznacza, że plik jeszcze nie został zapisany w delegacji (wersja robocza), natomiast ikona oznacza, że plik został już zapisany. Błędnie dodany plik można usunąć za pomocą ikony. Po dodaniu wszystkich załączników należy kliknąć WYŚLIJ, wyświetli się lista z dodanymi załącznikami. Użytkownik może pobrać dany załącznik poprzez kliknięcie POBIERZ (wówczas użytkownik może wybrać, czy chce go zapisać na dysku bądź otworzyć bez zapisywania) lub usunąć go poprzez kliknięcie USUŃ. Etap wnioskowania: Załączniki lista wgranych plików. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

45 Uwagi Do każdego dokumentu będącego obecnie w obiegu (status nowy lub aktywny), który znajduje się na liście zadań użytkownik może on dodać uwagę. W tym celu należy kliknąć DODAJ UWAGĘ co zainicjuje otwarcie okna Dodaj uwagę. Uwagi podzielone są na dwa typy komentarze i oświadczenia. Dodanie Komentarza do dokumentu przez użytkownika regulowane jest uprawnieniami. Etap wnioskowania: Uwagi dodaj uwagę, typ: komentarz. Oświadczenie może dodać jedynie wnioskodawca / delegowany mający dany dokument na swojej liście zadań. Przy oświadczeniach sprawdzane są upoważnienia użytkownika do wypełniania dokumentów. Usuwanie i modyfikacja uwag możliwe są jedynie przez ich autora na kroku, na którym zostały one dodane. Dla ułatwienia użytkownika stworzona jest lista oświadczeń dodawanych do delegacji - w oknie Dodaj uwagę dla typu uwagi: Oświadczenie należy wybrać Typ oświadczenia. Po wybraniu typu oświadczenia, tytuł i treść zostaną wypełnione przykładową zawartością, którą można dowolnie zmieniać. Poniżej przykłady oświadczeń: Delegacja krajowa oświadczenie o zaliczce jest ono automatycznie dodawane przez system do dokumentu oraz wydruku wniosku o delegację, jeżeli na Etapie wnioskowania został zaznaczony checkbox Prośba o zaliczkę - treść oświadczenia: Pobraną po akceptacji Kwestora zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Jednocześnie upoważniam Uniwersytet Łódzki do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

46 Delegacja krajowa oświadczenie o zagubieniu dowodów wydatków poniesionych w trakcie podróży treść oświadczenia: Oświadczam, że w związku z (np. zagubieniem, przypadkowym zniszczeniem, kradzieżą bagażu, w którym znajdowały się rachunki/faktury/bilety) nie jestem w stanie przedstawić stosownych dokumentów (rachunków, faktur, biletów) potwierdzających wydatki, poniesione przeze mnie w trakcie podróży służbowej, odbywanej na polecenie pracodawcy w dniach od (data rozpoczęcia podróży) do (data zakończenia podróży), do (miejsce podróży), obejmujące: potwierdzenie kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca oddelegowania: (kwota), potwierdzenie kosztów przejazdu z miejsca oddelegowania do miejsca zamieszkania: (kwota), koszty noclegów: (kwota), koszty dojazdów komunikacją miejscową: (kwota), inne: (kwota), opiewające łącznie na kwotę: (kwota). Wskazane powyżej wydatki nie były objęte ryczałtem. Delegacja krajowa oświadczenie pobytu służbowego dodawane w przypadku gdy delegowany nie ma na druku wniosku o delegację potwierdzenia pobytu służbowego przez instytucję do której pojechał - treść oświadczenia: Oświadczam, iż odbyłem podróż zgodnie z poleceniem służbowym nr. z dnia wszystkie przedstawione dane są zgodne ze stanem faktycznym. Etap wnioskowania: Uwagi dodaj uwagę, typ: oświadczenie. Każda uwaga Komentarz i Oświadczenie składają się z typu, tytułu i treści. Dodatkowo można pod treścią uwagi zaznaczyć checkbox Czy uwaga ma być prywatna i Czy uwaga ma znaleźć się na wydruku dokumentu. Uwagę prywatną może oglądać jedynie jej autor, pozostałe uwagi widzą wszyscy użytkownicy uczestniczący w procesie obiegu dokumentu. Po uzupełnieniu treści uwagi należy kliknąć DODAJ w celu jej zapisana w dokumencie. Ważne jest, że uwagi powiązane są z krokiem dokumentu. Oznacza to, że jeżeli wydruk dokumentu zależy od jego kroków, to uwagi znajdą się na odpowiednim wydruku. Przykładowo dla delegacji krajowej uwagi dodane na kroku Etap wnioskowania znajdą się CENTRUM INFORMATYKI UŁ

47 na wydruku wniosku delegacji, natomiast uwagi dodane później na wydruku rozliczenia delegacji. Kolejnym ważnym punktem jest działanie oświadczeń w przypadku, gdy oświadczenia dodawane są do dokumentu przez wnioskodawcę, który nie jest delegowanym ale w jego imieniu wypełnia formularz delegacji. Przykładowo dla delegacji krajowej, jeżeli wnioskodawca i delegowany to różne osoby, autorem oświadczenia będzie wnioskodawca, natomiast będzie ono złożone w imieniu delegowanego. Te informacje pojawiają się w podglądzie oświadczenia oraz na wydruku dokumentu. Każde dodane do formularza oświadczenie znajdzie się na wydruku i nie będzie prywatne, natomiast komentarze prywatne nie będą umieszczane na wydrukach. Dodane do dokumentu uwagi użytkownik uczestniczący w obiegu delegacji może podejrzeć: - po otwarciu widoku dokumentu na dole formularza wyświetlone w informacji: Historia uwag. - z menu głównego Dokumenty z poszczególnych sekcji (bez otwierania dokumentu), gdzie w tabeli wyświetlony jest wiersz z daną delegacją podgląd uwag dostępny jest w przycisku nawigacyjnym AKCJE. Liczba obok słowa Uwaga oznacza liczbę uwag dodanych do dokumentu. Dostęp do panelu uwag znaleźć można z każdej sekcji aplikacji. Za pomocą przycisku nawigacyjnego AKCJE autor uwagi może pokazać szczegóły, poprawić lub usunąć uwagę. Etap wnioskowania: Uwagi tabela Aby zapewnić w pełni poprawne działanie systemu, dodawanie uwag (zwłaszcza oświadczeń) powinno odbywać się po całkowitym wypełnieniu i zapisaniu dokumentu (tuż przed wysłaniem na kolejny krok). W innym przypadku dane mogą być niepełne. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól dokumentu dla kroku Etap wnioskowania oraz załączeniu plików i dodaniu uwag (komentarzy / oświadczeń) użytkownik poprzez kliknięcie PRZEŚLIJ DO DALSZEJ AKCEPTACJI przekazuje dokument na kolejny krok: Akceptacja bezpośredniego przełożonego. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

48 3.2. Akceptacja bezpośredniego przełożonego Na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego dokument delegacji trafia na Listę zadań do kierownika jednostki UŁ, pod którą podlega delegowany. Kierownik po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na wniosku (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ WYJAZD, wówczas dokument zostanie przekazany na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy - przekazać do poprawy do wnioskodawcy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. W tej sytuacji, system poprosi użytkownika o podanie przyczyny cofnięcia dokumentu: Nie akceptuję dokumentu, ponieważ.. oraz wskazanie kroku na który dokument ma być cofnięty Chcę wycofać dokument na następujący krok:. W tym przypadku przełożony ma do wyboru tylko krok Etap wnioskowania. Akceptacja bezpośredniego przełożonego akceptacja wyjazdu, przekaż do poprawy, odrzucenie dokumentu. Użytkownik, który otrzyma dokument cofnięty do poprawy przy pierwszym jego otwarciu otrzyma komunikat z podaniem przyczyny jego wycofania oraz z którego kroku został cofnięty. 3. Bezpośredni przełożony może również usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. 4. Ponadto bezpośredni przełożony może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu wyjazdu przez bezpośredniego przełożonego dokument zostaje przekazany na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

49 3.3. Akceptacja dysponenta środków Na kroku Akceptacji dysponenta środków dokument delegacji trafia na Listę zadań do dysponenta / dysponentów środków zgodnie ze wskazanymi na Etapie wnioskowania źródłami finansowania wyjazdu. Dysponentem środków w zależności od wskazanych źródeł finansowania może być: 1. Kierownik jednostki, pod którą podlega osoba delegowana dla źródeł finansowania poza projektowych. 2. Kierownik danego projektu dla źródeł finansowania projektowych. 3. W przypadku, kiedy delegacja rozliczana jest z kilku źródeł finansowania, wymagana będzie akceptacja dysponentów środków każdego ze źródeł. Na przykład: delegację rozliczają dwa źródła finansowania: jedno projektowe, drugie poza projektowe. Wymagana więc będzie akceptacja kierownika projektu (pierwsze źródło) oraz akceptacja dysponenta środków we wskazanym MPK (drugie źródło). 4. Jeżeli bezpośredni przełożony i dysponent środków to jedna osoba to kroki Akceptacji bezpośredniego przełożonego i Akceptacji dysponenta środków są połączone w jeden Akceptacja bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków. Dysponent środków analogicznie jak bezpośredni przełożony, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na wniosku (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ POD WZGLĘDEM MERYTORYCZNYM I FORLMALNO - RACHUNKOWYM, wówczas dokument zostanie przekazany do kolejnego dysponenta środków (jeżeli jest ich więcej) lub na kolejny krok. W zależności od checkbox ów zaznaczonych na Etapie wnioskowania delegacja znajdzie się na kroku Akceptacja Dziekana, Akceptacja zaliczki przez Kwestora lub od razu na kroku Rozliczenie delegacji. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy przekazać do poprawy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku dysponent środków może przekazać do poprawy na kroki: Etap wnioskowania i Akceptacja bezpośredniego przełożonego. 3. Usunąć poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Ponadto dysponent środków może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

50 Po zaakceptowaniu dokumentu przez dysponenta środków zostanie on przekazany na kolejny krok Akceptacja Dziekana, Akceptacja zaliczki przez kwestora lub od razu na krok Rozliczenie delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

51 3.4. Akceptacja bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków Jest to krok opcjonalny, występuję po Etapie wnioskowania, gdy przełożony i dysponent środków to ta sama osoba. Bezpośredni przełożony / dysponent środków analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na wniosku (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ WYJAZD ORAZ POD WZGLĘDEM MERYTORYCZNYM I FORLMALNO - RACHUNKOWYM, wówczas dokument zostanie przekazany na kolejny krok. W zależności od checkbox ów zaznaczonych na Etapie wnioskowania delegacja znajdzie się na kroku Akceptacja Dziekana, Akceptacja zaliczki przez Kwestora lub od razu na kroku Rozliczenie delegacji. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy może go przekazać do poprawy do wnioskodawcy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku użytkownik ma do wyboru tylko Etap wnioskowania. 3. Usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. Ponadto Bezpośredni przełożony / dysponent środków może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu dokumentu przez bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków zostanie on przekazany na kolejny krok Akceptacja Dziekana, Akceptacja zaliczki przez Kwestora lub od razu na krok Rozliczenie delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

52 3.5. Akceptacja Dziekana Etap ten jest opcjonalny, pojawia się po zaznaczeniu na Etapie wnioskowania checkbox Czy wymagana jest akceptacja Dziekana. Na kroku Akceptacja Dziekana dokument delegacji trafia na Listę zadań do Dziekana lub Prodziekana wskazanego przez wnioskodawcę na Etapie wnioskowania, lista ta zawężona jest do pracowników pełniących funkcje Dziekanów i Prodziekanów na UŁ. Informacje te pobierane są z systemu Rektorat, w przypadku braku możliwości wskazania danej osoby należy skontaktować się z Działem Kadr. Dziekan / Prodziekan analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na wniosku (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie WYRAŻAM ZGODĘ, wówczas dokument zostanie przekazany na kolejny krok. W zależności od checkbox ów zaznaczonych na Etapie wnioskowania delegacja znajdzie się na kroku Akceptacja zaliczki przez Kwestora lub na kroku Rozliczenie delegacji. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy przekazać do poprawy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku ma do wyboru wszystkie dotychczasowe kroki dla danego dokumentu. 3. Usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. Ponadto Dziekan / Prodziekan może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu dokumentu przez Dziekana / Prodziekana zostanie on przekazany na kolejny krok Akceptacja zaliczki przez Kwestora lub na krok Rozliczenie delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

53 3.6. Akceptacja zaliczki przez Kwestora Etap ten jest opcjonalny, pojawia się po zaznaczeniu na Etapie wnioskowania checkbox Prośba o zaliczkę. Kwestor analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na wniosku (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie WYRAŻAM ZGODĘ, wówczas dokument zostanie przekazany na kolejny krok Rozliczenie delegacji. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy przekazać do poprawy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku ma do wyboru wszystkie dotychczasowe kroki dla danego dokumentu. 3. Usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. Ponadto Kwestor może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu dokumentu przez Kwestora zostanie on przekazany na kolejny krok Rozliczenie delegacji. po akceptacji zaliczki przez Kwestora dokument będzie nadawał się do wyeksportowania do pliku płatności krajowych. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

54 3.7. Rozliczenie delegacji Na kroku Rozliczenie delegacji wnioskodawca / delegowany po powrocie z podróży służbowej kolejno wypełnia pola niezbędne do rozliczenia delegacji krajowej. Pola te pogrupowane tematycznie: Informacje o delegacji Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu Refundacja kosztów Zapewnione posiłki Noclegi Transport Podsumowanie wydatków Źródła finansowania wyjazdu Rozliczenie kosztów produktów delegacji Załączniki Uwagi Informacje o delegacji W widoku kroku Rozliczenie delegacji pod nagłówkiem wyświetlony jest na żółtym tle komunikat przypominający użytkownikowi o konieczności dodania na tym etapie odpowiednich oświadczeń. W informacjach o delegacji należy potwierdzić lub poprawić daty wyjazdu i powrotu wraz z uzupełnieniem godzin. Bardzo ważne jest prawidłowe wypełnienie pól Data wyjazdu i Data powrotu, gdyż pozwoli to na poprawne rozliczenie kosztów delegacji przez system. Przypomina o tym komunikat pod polami dat. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

55 Rozliczenie delegacji Nagłówek i Informacje o delegacji Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu zawiera tabelę punktów podróży wprowadzonych przez wnioskodawcę / delegowanego na Etapie wnioskowania. Po powrocie z podróży użytkownik może: - poprawić uprzednio wprowadzone dane w punktach podróży np. zmienić środek transportu dla powrotu z delegacji, godziny wyjazdu i powrotu klikając POPRAW, - dodać nowe punkty podróży - klikając DODAJ POZYCJĘ, - usunąć istniejące punkty podróży - klikając USUŃ, - w przypadku, gdy delegowany był kierowcą pojazdu, po skorygowaniu punktów podróży może pobrać wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu klikając POBIERZ WYCIĄG Z EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU. Rozliczenie delegacji Rachunek kosztów transportu / Ewidencja p rzebiegu pojazdu CENTRUM INFORMATYKI UŁ

56 Po potwierdzeniu prawidłowości danych w każdej z pozycji tabeli można wypełniać dalsze pola dla kroku Rozliczenie delegacji. Refundacja kosztów Kolejna grupa pól zawiera dane dotyczące refundacji kosztów. Jeżeli wnioskodawca / delegowany na Etapie wnioskowania zaznaczył checkbox Czy zapewniono refundację kosztów i uzupełnił informację o instytucji refundującej, na kroku rozliczenia zostają one wyświetlone. Użytkownik może je poprawić, dodać nową pozycję lub usunąć wskazaną uprzednio instytucję refundującą. Jeżeli zostaną usunięte wszystkie instytucje refundujące to należy również odhaczyć checkbox. Rozliczenie delegacji Refundacja kosztów Informacja o wskazanej refundacji kosztów pojawi się również na wydruku delegacji. Zapewnione posiłki, Noclegi, Transport Następne grupy pól użytkownik wypełnia zgodnie z przebytą delegacją kolejno uzupełniając: - Zapewnione posiłki dane Liczba bezpłatnych śniadań, Liczba bezpłatnych obiadów oraz Liczba bezpłatnych kolacji. - Noclegi dane po zaznaczeniu checkbox czy Korzystano z ryczałtów za nocleg należy wpisać ilość w polu Noclegi ryczałt ilość. System na tej podstawie wyliczy pole Noclegi ryczałt kwota. Jeżeli użytkownik nie zaznaczy checkbox a wypełnia tylko pole Noclegi według rachunków kwota. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

57 - Transport po zaznaczeniu checkbox Korzystano z ryczałtów za transport należy wpisać ilość w polu Ryczałt za dojazd ilość. System na tej podstawie wyliczy pole Ryczałt za dojazd kwota. Pole Dojazdy udokumentowane kwota system automatycznie wpisuję sumę z rachunku kosztów transportu. System pilnuje aby wprowadzone ilości nie przekraczały ilości dni delegacji. Rozliczenie delegacji Zapewnione posiłki, Noclegi, Transport Podsumowanie wydatków Podsumowanie wydatków jest to grupa pól częściowo wypełniona przez system na podstawie wyliczeń dokonanych po uzupełnieniu przez użytkownika wszystkich poprzedzających i wymaganych pól. Należą do nich: Łączna kwota diet, Łączny koszt noclegów, Łączny koszt transportu, Suma refundacji kosztów, Kwota wydana ogółem, Koszt wyjazdu dla UŁ, Pobrana zaliczka, Do wypłaty oraz Do zwrotu. Pola, które może wypełnić użytkownik to Inne wydatki według załączników (jeżeli takie koszty zostały poniesione i są udokumentowane) oraz Numer rachunku dla wypłaty system podpowiada numer rachunku wskazany w systemie kadrowo - płacowym ale użytkownik może wskazać inny rachunek poprzez wybranie Inny w polu Numer rachunku dla wypłaty. W takim przypadku należy wprowadzić nowy numeru rachunku, prawidłowy format to 26 cyfr. System pilnuje, aby użytkownik wpisał poprawny numer rachunku w przypadku znalezienia błędu zostanie to wyraźnie zasygnalizowane, a dokument nie będzie mógł być przesłany dalej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

58 Rozliczenie delegacji Podsumowanie Wydatków. Źródła finansowania wyjazdu Źródła finansowania wyjazdu to tabela wprowadzona przez wnioskodawcę / delegowanego na Etapie wnioskowania. Po powrocie z podróży użytkownik może: - poprawić uprzednio dodane źródła klikając POPRAW, - dodać nowe źródła - klikając DODAJ POZYCJĘ, - lub usunąć dodane źródła - klikając USUŃ. Rozliczenie delegacji Źródła finansowania wyjazdu. Po potwierdzeniu prawidłowości danych w każdej z pozycji tabeli można wypełniać dalsze pola dla kroku Rozliczenie delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

59 Rozliczenie kosztów produktów delegacji Prawidłowe rozliczenie wymienionych w powyższych akapitach kosztów dla delegacji polega na przyporządkowaniu do wygenerowanych kosztów źródeł, z których będą one finansowane. Delegacja generuje koszty - nazwane w systemie produktami są one kolejno wymienione w wykazie rozliczenia kosztów produktów delegacji. Do każdego z produktów należy przyporządkować: - źródło finansowania (z listy obecnie dodanych przez użytkownika źródeł), - kwotę oraz zasób etapu projektu, jeżeli źródło finansowania jest źródłem projektowym. Uwaga! Zmiana kwot w polach na kroku Rozliczenia delegacji powoduje aktualizację panelu rozliczenia kosztów, wówczas należy skorygować prawidłowość wcześniej przyporządkowanych źródeł oraz wysokości kwot. Rozliczenie delegacji Rozliczenie kosztów produktów delegacji. Na przykładzie Kosztu transportu prywatnym środkiem transportu przedstawione zostanie przypisanie źródła finansowania. W tym celu należy kliknąć DODAJ PRZYPISANIE w wierszu dla kosztu transportu. Otworzy się nowe okno Dodaj rozliczenie produktu w którym to należy wskazać Źródło finansowania (lista źródeł dodanych w tabeli Źródła finansowania wyjazdu), Zasób (lista zasobów dla wskazanego źródła) oraz wypełnić pole CENTRUM INFORMATYKI UŁ

60 Kwota wysokością finansowanego kosztu. Po kliknięciu DODAJ rozliczenie zostanie dodane. Rozliczenie delegacji Rozliczenie kosztów produktów delegacji Dodaj rozliczenie produktu. Dla dodanego rozliczenia produktu użytkownik może poprawić kwotę lub je usunąć i ponownie przypisać nowe źródło finansowania. Do każdego produktu wymagane jest przypisanie co najmniej jednego źródła finasowania, zasobu i kwoty. Rozliczenie delegacji Rozliczenie kosztów produktów delegacji przykład rozliczenia produktu. W tej części kończą się pola wymagane do wypełnienia przez wnioskodawcę / delegowanego na kroku Rozliczenie delegacji. Forma dodawania załączników oraz uwag opisana została szczegółowo na Etapie wnioskowania. Po uzupełnieniu wymaganych pól, na kroku Rozliczenie delegacji użytkownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Rozliczenie delegacji Przyciski nawigacyjne. ZAPISZ zapisać dokument na swojej Liście zadań, dotychczas wprowadzone informacje na rozliczeniu zostaną zapisane i użytkownik będzie mógł powrócić do jego wypełniania w późniejszym czasie. PRZEŚLI DO DALSZEJ AKCEPTACJI oznacza zapisanie i przesłanie dokumentu na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji lub w przypadku, CENTRUM INFORMATYKI UŁ

61 gdy wnioskodawca nie jest delegowanym i wypełnił w jego imieniu krok Rozliczenie delegacji, dokument zostanie przekazany na krok Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji. Po przekazaniu delegacji do dalszej akceptacji, dokument znika z Listy zadań wnioskodawcy / delegowanego ale jest widoczny w sekcji Moje dokumenty. Zgodnie z wcześniejszym opisem dla tej sekcji użytkownik może z tego miejsca m.in. wygenerować wydruk dokumentu składający się z wniosku oraz rozliczenia delegacji. PRZEKAŻ DO POPRAWY wnioskodawca / delegowany jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy może go przekazać do poprawy na jeden ze wcześniejszych etapów. Działanie przycisku opisane jest na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. ODRZUĆ I ZAKOŃCZ oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Przed jego zamknięciem system wymaga od użytkownika uzupełnienia treści uwagi usunięcia dokumentu, Procedura odrzucenia dokumentu opisana jest na Etapie wnioskowania. Przykład wydruku delegacji Polecenie wyjazdu służbowego z dnia.. numer - wniosek strona 1 CENTRUM INFORMATYKI UŁ

62 Przykład wydruku delegacji Polec enie wyjazdu służbowego z dnia.. numer - Rozliczenie delegacji strona 2. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

63 3.8. Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji Etap ten jest opcjonalny, pojawia się po kroku Rozliczenie delegacji w przypadku, gdy rozliczenie wypełnia wnioskodawca, który nie jest delegowanym. Delegowany analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków akceptacji, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenie delegacji (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ, wówczas dokument zostanie przekazany na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy przekazać do poprawy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku ma do wyboru wszystkie dotychczasowe etapy dla danego dokumentu. 3. Usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. Ponadto delegowany może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu dokumentu przez delegowanego zostanie on przekazany na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

64 3.9. Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji Na kroku Akceptacji dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji dokument delegacji trafia na Listę zadań do dysponenta / dysponentów środków zgodnie ze wskazanymi źródłami finansowania wyjazdu na kroku Rozliczenia delegacji. Dysponent środków analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenie delegacji (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ POD WZGLĘDEM MERYTORYCZNYM I FORLMALNO - RACHUNKOWYM, wówczas dokument zostanie przekazany do kolejnego dysponenta środków (jeżeli jest ich więcej) lub na kolejny krok Akceptacja administracji centralnej. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy przekazać do poprawy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku ma do wyboru wszystkie dotychczasowe etapy dla danego dokumentu. 3. Usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. Ponadto dysponent środków może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu dokumentu zostanie on przekazany na kolejny krok Akceptacja administracji centralnej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

65 3.10. Akceptacja administracji centralnej Na kroku Akceptacja administracji centralnej dokument delegacji trafia na Listę zadań do pracownika administracji centralnej UŁ zgodnie z określonym w tym celu plikiem uprawnień. Pracownik administracji centralnej analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenie delegacji (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może delegację: 1. Zaakceptować poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ POD WZGLĘDEM FORLMALNO - RACHUNKOWYM, wówczas dokument zostanie przekazany na krok Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora. 2. Jeżeli stwierdzi, że dokument zawiera błędy przekazać do poprawy, poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY. Działanie przycisku opisane na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego. W tym przypadku ma do wyboru wszystkie dotychczasowe etapy dla danego dokumentu. 3. Usunąć dokument poprzez kliknięcie przycisku ODRZUĆ I ZAKOŃCZ. Działanie przycisku opisane na Etapie wnioskowania. Ponadto pracownik administracji centralnej może zobaczyć wszystkie dodane do dokumentu uwagi (z wyłączeniem prywatnych) oraz dodać własną w postaci komentarza poprzez kliknięcie DODAJ UWAGĘ. Po zaakceptowaniu dokumentu zostanie on przekazany na kolejny krok Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

66 3.11. Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora Na kroku Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora dokument delegacji trafia na Listę zadań do : - osoby upoważnionej przez Kwestora - dla delegacji krajowych do kwoty zł akceptacji pod względem formalno-rachunkowym dokonuje osoba upoważniona przez Kwestora, wskazana z listy upoważnionych pracowników administracji centralnej UŁ na kroku Akceptacji administracji centralnej, - Kwestora dla delegacji krajowych w kwocie powyżej zł akceptacji dokonuje Kwestor. Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków, po zapoznaniu się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenie delegacji (podgląd dokumentu tylko do odczytu, nie ma możliwości dokonywania w nim zmian), może: 1. Zaakceptować delegację poprzez kliknięcie AKCEPTUJĘ, wówczas dokument, który nie przekracza kwoty zł zostanie wyeksportowany do systemu Simple ERP i tym samym zmieni swój status w Portalu Pracowniczym na zakończony. Dokument taki można odnaleźć w głównym menu Dokumenty w sekcjach Moje archiwum (przez wnioskodawcę / delegowanego), Archiwum dokumentów powiązanych (przez pozostałych użytkowników uczestniczących w obiegu delegacji) oraz za pomocą Wyszukiwarki. Po zakończeniu pracy z dokumentem zostanie wyświetlona lista zadań z komunikatem: Dokument został zaakceptowany, a jego ścieżka zakończona. Eksport do systemu ERP zakończył się sukcesem, dokument został przetworzony. Numer dokumentu utworzonego w systemie ERP: DPP /2016/01972 Jeżeli w przyszłości użytkownik otworzy wyeksportowany dokument ww. komunikat z informacją o eksporcie wyświetlany będzie w module historii eksportu dokumentu do systemu ERP lub na podglądzie dokumentu. Komunikat eksportu dokumentu do systemu ERP - przykład Delegacja, której wartość przekracza zł po akceptacji na kroku Akceptacji Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora trafi na krok Akceptacja Kanclerza. CENTRUM INFORMATYKI UŁ