Portal pracowniczy Dokumenty UŁ

Transkrypt

1 Portal pracowniczy Dokumenty UŁ Instrukcja podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty - delegacje Styczeń 2017 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017

2 Instrukcja podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty - delegacje Spis treści SPIS TREŚCI WPROWADZENIE OBIEG ELEKTRONICZNY I MIESZANY DOKUMENTU UŻYTKOWNICY DOKUMENTY OPIS SEKCJI DODAJ LISTA ZADAŃ WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY MOJE DOKUMENTY WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY DOKUMENTY POWIĄZANE WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY MOJE ARCHIWUM WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY ARCHIWUM DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY EKSPORT DANYCH DELEGACJI KRAJOWEJ DO PLIKU PŁATNOŚCI KRAJOWYCH WYSZUKIWANIE PROSTE I ZŁOŻONE RODZAJE HISTORII DOKUMENTU HISTORIA DOKUMENTU HISTORIA AKCEPTACJI DOKUMENTU HISTORIA EKSPORTU DO ERP UPRAWNIENIA USTAWIENIA SYSTEMOWE SPIS RYSUNKÓW CENTRUM INFORMATYKI UŁ

3 1. Wprowadzenie Na potrzeby procedowania elektronicznie dokumentów wymagających wielopoziomowej akceptacji osób odpowiedzialnych merytorycznie i formalno-rachunkowo na Uniwersytecie Łódzkim w systemie Portal Pracowniczy został utworzony nowy moduł Dokumenty. Moduł ten obecnie umożliwia obsługę dokumentów delegacji. Delegacja to dokument elektroniczny służący do rozliczania podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ. Dokument i jego proces dają możliwość wyszczególnienia niezbędnych informacji dotyczących wyjazdu oraz rozliczenia jego kosztów. Ścieżka prowadzi dokument przez wymagane etapy akceptacji osób odpowiedzialnych za merytoryczną poprawność rozliczenia delegacji. 2. Obieg elektroniczny i mieszany dokumentu Użytkownik na początku tworzenia dokumentu delegacji musi dokonać wyboru w zakresie jego obiegu: Obieg elektroniczny pełna ścieżka obiegu dokumentu odbywa się elektronicznie za pośrednictwem systemu i uczestniczą w niej wszystkie osoby powiązane z dokumentem, również osoby odpowiedzialne pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym tj. przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK), Dziekani. Wydruki wniosku i rozliczenia delegacji zawierają miejsce na podpis delegowanego, pozostałe osoby uczestniczące w elektronicznym obiegu dokonują akceptacji dokumentu tylko w systemie. Obieg mieszany - obieg dokumentu odbywa się częściowo elektronicznie w systemie oraz częściowo poza nim. Poza systemem dokonywane są akceptacje osób odpowiedzialnych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Osoby upoważnione dokonują akceptacji w postaci podpisów składanych na wydrukach dokumentów. Szczegółowe opisy kolejnych etapów jakie występują w obiegu elektronicznym oraz mieszanym dla poszczególnych dokumentów znajdują się oddzielnie na początku opisujących je instrukcji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

4 3. Użytkownicy Wnioskodawca osoba wprowadzająca dokument do systemu, pracownik UŁ. Każdy zalogowany do Portalu Pracowniczego użytkownik, który wprowadza dokument delegacji automatycznie staje się jego wnioskodawcą. Delegowany osoba, która odbywa podróż służbową, może nią być pracownik UŁ lub osoba współpracująca z UŁ (Student, Doktorant, Gość). Bezpośredni przełożony kierownik jednostki pod którą podlega osoba delegowana. Dysponent środków w zależności od wskazanych przez wnioskodawcę źródeł finansowania dysponentem środków może być: - dla źródeł finansowania poza projektowych osoba wskazana jako dysponent środków w tabeli źródeł finansowania wyjazdu, - dla źródeł finansowania projektowych kierownik projektu wskazanego w tabeli źródeł finansowania wyjazdu, - w przypadku, kiedy delegacja rozliczana jest z kilku źródeł finansowania, wymagana będzie akceptacja dysponentów środków każdego ze źródeł. Na przykład: delegację rozliczają dwa źródła finansowania: jedno projektowe, drugie poza projektowe. Wymagana więc będzie akceptacja kierownika projektu (pierwsze źródło) oraz akceptacja dysponenta środków we wskazanym MPK (drugie źródło). Administracja centralna pracownik jednostki administracji centralnej UŁ (Dział Finansowy lub Dział Rachunkowości Zarządczej) wskazany według pliku uprawnień do obiegu dokumentu (jak EOD). Dział Księgowości pracownik jednostki administracji centralnej UŁ z Działu Księgowości wskazany według pliku uprawnień do obiegu dokumentu dla delegacji zagranicznej. 4. Dokumenty opis sekcji Po zalogowaniu na stronę Portalu Pracowniczego w zakładce Dokumenty znajduje się lista sekcji dostępnych w aplikacji. Zakres dostępności poszczególnych sekcji dla użytkownika regulowany jest uprawnieniami. Opis uprawnień w dalszej części instrukcji. Poniżej objaśnione zostały wszystkie dostępne sekcje. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

5 Dokumenty lista sekcji Sekcje Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów powiązanych oraz Wyszukiwanie podzielone zostały na widoki prosty i złożony. Przełączanie między widokami dostępne jest z zakładki Dokumenty w głównym menu oraz za pomocą przycisku Wybierz typ widoku widocznego poniżej tytułu danej strony (patrz rys. Lista zadań widok prosty). Każdy z widoków umożliwia sortowanie i filtrowanie widocznych dokumentów aby posortować dokumenty należy kliknąć na wybrany tytuł kolumny wg. której nastąpić ma sortowanie. Do filtrowania służy wiersz poniżej nazw kolumn. W większości przypadków, kliknięcie na wiersz tabeli będzie wywoływało akcję domyślną dla danego widoku. Opis tych mechanizmów w kolejnych akapitach. Działania jakie można wykonać na dokumencie w danej sekcji dostępne są po kliknięciu na przycisk AKCJE widoczny na końcu każdego wiersza dokumentu. Opis akcji możliwych do wykonania w każdej sekcji w kolejnych akapitach. Każdy z widoków prostych zawiera kolumnę Status oraz w widokach złożonych kolumnę Status dokumentu, która wskazuje obecny stan danego dokumentu. Dla dokumentów wyróżnione zostały statusy: nowy, aktywny, zakończony i usunięty. Status nowy oznacza dokument, który został utworzony w systemie i znajduje się na pierwszym kroku Etap wnioskowania. Status aktywny oznacza dokument, który jest obecnie obsługiwany na jednym z kroków procesu. Status zakończony oznacza dokument, który przeszedł wszystkie kroki procesu i został wyeksportowany do systemu ERP. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

6 Status usunięty oznacza dokument, który został usunięty przez jednego z użytkowników uczestniczących w jego procesie. Usunąć można tylko dokumenty o statusach nowy i aktywny, dokumenty ze statusem zakończony zostają zarchiwizowane w systemie i nie można wykonać na nich żadnych działań. Dokumenty usunięte wyświetlane są na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum i Archiwum dokumentów powiązanych. 4.1.Dodaj Pierwsza na liście sekcja Dodaj pozwala użytkownikowi na utworzenie nowego dokumentu i rozpoczęcia jego procesu. Po kliknięciu Dodaj pojawia się strona Dodawanie dokumentów, gdzie użytkownik dokonuje wyboru typu dokumentu z listy: Delegacja krajowa dokument delegacji krajowej, którego obieg odbywa się w całości elektronicznie w systemie. Delegacja krajowa obieg mieszany - dokument delegacji krajowej, którego obieg odbywa się częściowo elektronicznie w systemie oraz częściowo poza nim (akceptacje osób upoważnionych dokonywane są w formie podpisów na wydrukach dokumentów). Po wskazaniu z listy typu dokumentu wybór należy zatwierdzić klikając WYBIERZ. Wybór typu dokumentu przez użytkownika. Opis procesu obiegu delegacji na każdym kroku zawarty jest w osobnej instrukcji dla danego dokumentu. 4.2.Lista zadań widok prosty i złożony Utworzony dokument zostaje zapisany na koncie użytkownika w sekcji Lista zadań, gdzie system automatycznie go przekierowuje. Lista zadań zawiera dokumenty wymagające akcji użytkownika - najczęściej jest to akceptacja lub wypełnienie dokumentu oraz przesłanie go dalej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

7 Lista zadań - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Lista zadań widok prosty dostępne są AKCJE otworzenia dokumentu, pokazanie historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag dla dokumentu. Lista zadań widok prosty. Lista zadań - widok złożony zawiera listę wszystkich dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Na liście tej możliwe jest wykonanie akcji specyficznych dla danego typu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Lista zadań widok złożony dostępne są AKCJE otworzenia dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag dla dokumentu. Ponadto, gdy dokument ma wypełnione wszystkie wymagane pola dla etapu wnioskowania możliwe jest wygenerowanie wydruku wniosku delegacji. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, a jeśli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Gdy dokument ma wypełnione wszystkie wymagane pola dla etapu rozliczenia możliwe jest wygenerowanie wydruku rozliczenia delegacji. Każdy z użytkowników na którego liście zadań znajduje się dokument może wykonać ww. czynności dla delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

8 Lista zadań widok złożony. 4.3.Moje dokumenty widok prosty i złożony Moje dokumenty - to zbiór dokumentów znajdujących się w obiegu (status dokumentu nowy lub aktywny), których autorem jest zalogowany użytkownik. Moje dokumenty - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Moje dokumenty widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag dla dokumentu. Moje dokumenty widok prosty. Moje dokumenty - widok złożony zawiera listę dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Moje dokumenty widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu, pokazania uwag dla CENTRUM INFORMATYKI UŁ

9 dokumentu, oraz generowania wydruków dla dokumentu. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Moje dokumenty widok złożony. 4.4.Dokumenty powiązane widok prosty i złożony Dokumenty powiązane, to zbiór dokumentów znajdujących się w obiegu (status dokumentu nowy lub aktywny), na których zalogowany użytkownik wykonał jakąś akcję, np. dokonał akceptacji, ale nie jest autorem dokumentu. Inaczej mówiąc uczestniczył w procesie obiegu dokumentu na jednym lub kilku krokach. Dokumenty powiązane widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Dokumenty powiązane widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag dla dokumentu. Dokumenty powiązane widok prosty. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

10 Dokumenty powiązane widok złożony zawiera listę wszystkich dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Dlatego też na liście tej możliwe będzie wykonanie akcji specyficznych dla danego typu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Dokumenty powiązane widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu i uwag dla dokumentu, generowania wydruków dla dokumentu. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Dokumenty powiązane widok złożony. 4.5.Moje archiwum widok prosty i złożony Moje archiwum - to zbiór dokumentów z zakończonym obiegiem (status dokumentu zakończony lub usunięty), których autorem jest zalogowany użytkownik. Moje archiwum - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów, więc dostępne informacje zawierają mało szczegółów. W sekcji Moje archiwum widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag dla dokumentu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

11 Moje archiwum widok prosty. Moje archiwum - widok złożony zawiera listę wszystkich dokumentów pogrupowaną według typu dokumentu. Dlatego też na tej liście możliwe będzie wykonanie akcji specyficznych dla danego typu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Moje archiwum widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu, historii eksportu do ERP i uwag dla dokumentu, generowania wydruków dla dokumentu. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Moje archiwum widok złożony. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

12 4.6.Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty i złożony Archiwum dokumentów powiązanych to zbiór dokumentów z zakończonym obiegiem (status dokumentu zakończony lub usunięty), na których zalogowany użytkownik wykonał jakąś akcję, np. dokonał akceptacji, ale nie jest autorem dokumentu. Inaczej mówiąc uczestniczył w procesie obiegu dokumentu na jednym lub kilku krokach. W sekcji Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag dla dokumentu. Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty. W sekcji Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji, uwag dla dokumentu oraz generowania wydruków dla dokumentów o statusie zakończony (nie usunięty). Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

13 Informacje ogólne dla sekcji Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów powiązanych. Jeżeli nie można wygenerować któregoś wydruku z przycisku AKCJE, link do wskazanego wydruku będzie wyłączony (oznaczony jasnym szarym kolorem), a po przytrzymaniu nad nim kursora myszki wyświetlona zostanie informacja o przyczynie. Dla delegacji prywatnym środkiem transportu, dodane są akcje generowania wydruku umowy na samochód oraz wydruku wyciągu z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli to możliwe. Uwaga: Akcje z sekcji innych niż Lista zadań otwierane są w nowej karcie przeglądarki - należy umożliwić w ustawieniach przeglądarki otwieranie nowych okien przez stronę aplikacji (wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek dla tej strony). 4.7.Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych sekcja ta przeznaczona jest dla pracowników Administracji Centralnej, pozwala wygenerować plik płatności krajowych dla danego zbioru dokumentów. Plik ten zawiera zlecenia wypłat zaliczki dla danych dokumentów. Forma pliku - plik przelewów bądź plik autowypłat określany jest przez parametr wyszukiwania nazwany Forma zaliczki. Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

14 Główny widok przedstawia formularz, dzięki któremu można wyszukać dokumenty odpowiednie do wyeksportowania. Po kliknięciu przycisku WYSZUKAJ znajdującego się u dołu strony dane zostaną przetworzone, panel Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu zostanie zwinięty, a pokazany zostanie panel Znalezione dokumenty z wynikami wyszukiwania. Panel parametrów wyszukiwania można w każdej chwili zwinąć lub rozwinąć poprzez kliknięcie przycisku POKAŻ / UKRYJ widocznego w nagłówku panelu z prawej strony. Panel parametrów wyszukiwania można również łatwo wyczyścić klikając przycisk WYCZYŚĆ FORMULARZ widoczny obok przycisku WYSZUKAJ. Przy czyszczeniu formularza, jego wszystkie pola zostaną zresetowane a widok wyników wyszukiwania zostanie wyczyszczony i ukryty. Działanie tych funkcjonalności jest identyczne z wyszukiwaniem dokumentu dostępnym z głównego menu aplikacji Dokumenty: Wyszukiwanie proste lub Wyszukiwanie złożone. Opis wskazanych sekcji w dalszej części instrukcji. W panelu Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu, po wskazaniu parametrów wyszukiwania dokumentów wyświetlona zostanie tabela Znalezione dokumenty, której wierszami są dokumenty delegacji krajowej. Każdy wiersz zawiera podstawowe informacje o dokumencie oraz pole wyboru - checkbox po prawej stronie ekranu. Pola wyboru przy każdym wierszu służą do wyboru dokumentów, które zostaną wyeksportowane do pliku dla systemu bankowego. Wygenerowany plik będzie zawierał jedynie dane dokumentów, które zostały wcześniej zaznaczone. Przyciski widoczne w nagłówku panelu Znalezione dokumenty ułatwiają wybór dokumentów. Przyciski nawigacyjne w Znalezione dokumenty Przycisk Zaznacz wszystkie dokumenty wybiera wszystkie znalezione dokumenty - tak samo jak zaznaczenie pola w nagłówku tabeli z polami wyboru. Przycisk Zaznacz dokumenty nieobjęte eksportem wybiera wszystkie dokumenty, które nie były jeszcze eksportowane. Przycisk Odwróć zaznaczenie odwraca wybór dokumentów - zaznaczone zostają odznaczone i odwrotnie. Przycisk Wyczyść zaznaczenie czyści wybór dokumentów. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

15 Na podstawie wyglądu danego wiersza tabeli można łatwo stwierdzić, czy dany dokument był już eksportowany. Wiersze, których dokumenty były już wyeksportowane będą "wyszarzone", a po najechaniu myszką na taki wiersz zostanie wyświetlone okienko z informacją o tym, że dany dokument był już wyeksportowany oraz historią eksportów obejmujących ten dokument. Historia ta składa się z daty eksportu oraz informacji o osobie dokonującej eksportu. Tabela nie jest odświeżana przy generowaniu pliku, w tym celu należy ponownie wyszukać dokumenty. Panel Znalezione dokumenty Generowanie pliku odbywa się poprzez kliknięcie przycisku GENERUJ PLIK widocznego pod tabelą wyszukanych dokumentów. Jeżeli przycisk zostanie kliknięty, a żaden dokument nie będzie zaznaczony, wyświetlony zostanie komunikat z informacją o błędzie. System pozwala wyeksportować ten sam dokument kilka razy. W panelu Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu przy wyborze formy zaliczki Autowypłata trzeba dodatkowo określić parametry, które znajdą się w zleceniach - data zlecenia oraz data ważności. System pilnuje, żeby pola te nie były puste, nie sprawdza jednak ich wartości i korelacji. Opcje autowypłaty. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

16 Plik przelewów składa się ze zleceń przelewów wypłat zaliczek dla wybranych dokumentów. Datą zlecenia będzie data generowania tego pliku. Tytuł przelewu ma formę: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR numer delegacji DATA WYJAZDU data wyjazdu", na przykład: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR DELK/115/430/08/2016 DATA WYJAZDU ", gdzie znak " " oznacza nową linię. W polu "Dane i adres kontrahenta" znajdzie się imię i nazwisko delegowanego. Przelewy realizowane są z konta ogólnego UŁ. Plik autowypłat składa się ze zleceń autowypłat zaliczek dla wybranych dokumentów. Tytuł przelewu ma formę: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR numer delegacji DATA WYJAZDU data wyjazdu", na przykład: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR DELK/115/430/08/2016 DATA WYJAZDU ", gdzie znak " " oznacza nową linię. Data zlecenia i data ważności przyjmowane są z formularza. W danych beneficjenta znajdzie się imię, nazwisko oraz adres delegowanego. Autowypłaty realizowane są z konta ogólnego UŁ jako wypłata wolnych środków z blokadą w dniu złożenia przelewu. W polu "Typ dokumentu tożsamości" znajdą się dane wybrane ze zbioru: 1. PESEL. 2. Dowód osobisty. 3. Paszport. 4. Karta / dokument potwierdzający prawo pobytu, 5. Zagraniczny dokument "ID Card". W pierwszej kolejności sprawdzany jest PESEL, następnie wymienione wyżej typy dokumentów. Jeżeli delegowany nie będzie miał powiązanych danych na temat tych dokumentów lub PESELu (źródłem danych jest system Rektorat), wygenerowanie pliku nie będzie możliwe. 4.8.Wyszukiwanie proste i złożone Wyszukiwanie dokumentów dostępne jest z głównego menu Dokumenty w sekcji Wyszukiwanie proste oraz Wyszukiwanie złożone. Wyszukiwanie proste od razu pokazuje parametry wyszukiwania, natomiast w wyszukiwaniu złożonym należy najpierw wybrać typ dokumentu. Wyszukiwanie proste daje możliwość wyszukiwania dokumentów po atrybutach wspólnych dla wszystkich dokumentów. Wyszukiwanie złożone związane jest z typem dokumentu i rozszerza możliwości wyszukiwania względem atrybutów danego rodzaju dokumentu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

17 Wyszukiwanie proste i złożone działają w oparciu o te same zasady i wyglądają podobnie. Po pokazaniu formularza wyszukiwania należy wypełnić żądane atrybuty, a następnie kliknąć przycisk WYSZUKAJ. Po otrzymaniu wyników, parametry wyszukiwania zostaną zwinięte (ukryte), a pokażą się wyniki wyszukiwania. Tabelę z wynikami można sortować metodą opisaną dla wcześniej opisanych sekcji, nie można jej natomiast filtrować. W razie potrzeby zmiany atrybutów wyszukiwania, należy kliknąć przycisk POKAŻ / UKRYJ znajdujący się w tytule panelu z parametrami wyszukiwania, zmienić żądane atrybuty i ponownie kliknąć przycisk WYSZUKAJ. Wyniki wyszukiwania zostaną uaktualnione. Panel parametrów wyszukiwania można zwijać / rozwijać w dowolnym momencie. Pomocny może być przycisk WYCZYŚĆ FORMULARZ, który czyści wszystkie parametry wyszukiwania (ustawia je na "puste") oraz czyści wyniki wyszukiwania. Należy zwrócić uwagę, że wypełnianie kolejnych pól będzie skutkowało silniejszym zwężaniem wyników - następuje konkatenacja warunków wyszukiwania - wszystkie muszą zostać spełnione. Wyszukiwanie dokumentów proste CENTRUM INFORMATYKI UŁ

18 Z tabeli wyników Wyszukiwanie dokumentów proste można za pomocą przycisku AKCJE otworzyć podgląd dokumentu, podgląd jego historii oraz uwag. UWAGA: Akcje otwierane są w nowej karcie przeglądarki - należy umożliwić w ustawieniach przeglądarki otwieranie nowych okien przez stronę aplikacji (wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek dla tej strony). Tabela wyników dla Wyszukiwanie dokumentów proste W przypadku potrzeby znalezienia dokumentów wg. większej ilości atrybutów należy wybrać sekcję Wyszukiwanie złożone. W pierwszej kolejności system poprosi o wybór typu dokumentu np. Delegacja krajowa, po jego wskazaniu należy kliknąć WYBIERZ. Wówczas otwarty zostanie panel Parametry wyszukiwania dla delegacji krajowych. Wyszukiwanie dokumentów złożone wybór typu dokumentu CENTRUM INFORMATYKI UŁ

19 Parametry wyszukiwania wyszukiwanie delegacji krajowych CENTRUM INFORMATYKI UŁ

20 Tabela wyników dla Wyszukiwanie delegacji krajowych Wyszukiwarka działa trochę inaczej niż większość wyszukiwarek dostępnych w systemach UŁ i nie tylko. Różnica polega w zawężaniu możliwości wyboru parametrów wyszukiwania. Mówiąc dokładniej, większość parametrów wyszukiwania (głównie listy wyboru) jest ograniczona do wartości parametrów istniejących w systemie. Dla przykładu: chcemy wyszukać dokument, którego autorem jest Jan Kowalski. Po przejściu do formularza wyszukiwania wybieramy z listy pola "Autor dokumentu" Jan Kowalski. Może się jednak zdarzyć sytuacja, kiedy tego pana na liście nie będzie - oznacza to, że w systemie nie istnieje żaden dokument, którego autorem jest Jan Kowalski. Mówiąc inaczej przy tworzeniu list wyboru, system sprawdza każdy dokument istniejący w aplikacji i na tej podstawie je tworzy. Przepatrując dokumenty po kolei "odkłada sobie do osobnych koszyków" - autorów, delegowanych itp., a później używa ich w wyszukiwarce. Dlatego też w polach wyboru pracownika nie znajdziemy wszystkich pracowników UŁ, a jedynie wszystkich autorów dokumentów, wszystkich delegowanych itp. Lista parametrów wyszukiwania zawężana do istniejących: - dla Wyszukiwanie proste: "Autor" i "Ostatnio zatwierdzony przez", - przy wyborze Wyszukiwanie złożone dla Wyszukiwanie delegacji krajowych: "Wnioskodawca", "Jednostka wnioskodawcy", "Delegowany", "MPK delegowanego", "imię i nazwisko delegowanego", "Grupa działalności", "Rodzaj działalności", "Typ działalności", "MPK", "Projekt", "Źródło finansowania". Inny przykład: chcemy wyszukać delegację krajową względem projektu X. Jeżeli w parametrach wyszukiwania, nie możemy wybrać tego projektu, to znaczy, że nie istnieje żadna delegacja, która jest finansowana z projektu X. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

21 5. Rodzaje historii dokumentu Ze wszystkich sekcji Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów oraz Wyszukiwanie użytkownik może z poziomu przycisku AKCJE znajdującego się końcu każdego wiersza dokumentu zobaczyć historię dokumentu oraz historię akceptacji dokumentu. 5.1.Historia dokumentu Po kliknięciu Pokaż historię dokumentu otwarta zostaje strona Historia dokumentu, która zawiera chronologiczny wykaz dekretacji dokumentu na kolejnych krokach. Historię dekretacji dokumentu można dodatkowo pobrać poprzez kliknięcie WYGENERUJ PDF. Pokaż historię dokumentu przykład CENTRUM INFORMATYKI UŁ

22 Historia dokumentu przykład wydruku PDF 5.2.Historia akceptacji dokumentu We wszystkich miejscach aplikacji, z których można obejrzeć historię dokumentu, pod przyciskiem AKCJE dostępny jest również Pokaż historię akceptacji dokumentu. Historia akceptacji dokumentu jest wyciągiem z pełnej historii ale zawiera jedynie wpisy dotyczące akceptacji przez użytkowników i administratorów. W odróżnieniu od historii dokumentu, nie zawiera informacji o przejściach, zawiera natomiast więcej szczegółów dotyczących samej akceptacji. Dodatkowo wyświetlana jest informacja pod jakim względem dana akceptacja została dokonana np. krok wnioskowania: "dokument został przekazany do dalszej akceptacji", krok akceptacji Kanclerza: "dokument został zaakceptowany pod względem formalnorachunkowym", krok akceptacji Dziekana: "dokument został zaakceptowany pod względem merytorycznym" itd. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

23 Pokaż historię akceptacji dokumentu przykład Podobnie jak historię dokumentu, historię akceptacji dokumentu można pobrać w formacie pliku PDF. Historia akceptacji dokumentu przykład wydruku PDF CENTRUM INFORMATYKI UŁ

24 5.3.Historia eksportu do ERP Dla wszystkich delegacji ze statusem zakończony, które zostały pomyślnie wyeksportowane do systemu można z listy AKCJE kliknąć Pokaż historię eksportu do ERP. Historia eksportu do systemu ERP przykład Raport historii eksportu do systemu ERP pokazuje kiedy delegacja została wyeksportowana i pod jakim numerem została zapisana w systemie ERP. 6. Uprawnienia Dla prawidłowego procedowania delegacji w systemie oraz określenia, kto może wykonywać konkretne zadania na danym dokumencie (mieć do niego pogląd, edytować, wyszukać etc.), każdemu użytkownikowi został przypisany poziom uprawnień według następujących ról: 1. Rola użytkownika modułu edm jest nadawana automatycznie każdemu pracownikowi UŁ i daje uprawnienia do: a. tworzenia nowych dokumentów (wnioskodawca jest delegowanym), b. edytowania dokumentów ze swojej listy zadań, c. akceptowania dokumentów ze swojej listy zadań, d. przekazywania do poprawy dokumentów ze swojej listy zadań, e. usuwania dokumentów ze swojej listy zadań, f. wykonywania akcji dodatkowych na dokumentach powiązanych. Natomiast pracownik z rolą użytkownika nie ma dostępu do: a. wyszukiwarki dokumentów, b. akcji eksportu plików płatności krajowych. 2. Rola sekretariatu dla modułu edm jest nadawana na pisemny wniosek przełożonego pracownika UŁ i uprawnia do: a. wszystkich działań zawartych w roli użytkownika oraz b. dostępu do wyszukiwarki dokumentów w obrębie jednostek zatrudnień przypisanych do osoby. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

25 Z rolą sekretariatu związane jest uprawnienie nadawane pracownikowi A do wprowadzania i rozliczania delegacji w imieniu pracownika B lub grupy pracowników (zatrudnionych we wskazanej jednostce UŁ oraz jednostkach podległych jeśli uprawnienie też ma je obejmować). W celu nadania uprawnienia należy skontaktować się z Administratorem systemu. 3. Rola administracji centralnej dla modułu edm jest nadawana grupie pracowników administracji centralnej UŁ powiązanych z procesem obiegu dokumentu w systemie, na pisemny wniosek przełożonego. Rola uprawnia do: a. wszystkich działań zawartych w roli użytkownika oraz b. wykonywania akcji dodatkowych bez powiązania osoby z dokumentem, c. dodawania uwag do dokumentów bez powiązania osoby z dokumentem, d. pełnego dostępu do wyszukiwarki, e. dostępu do akcji eksportu plików płatności krajowych. 4. Rola administratora modułu edm jest przeznaczona dla pracowników Centrum Informatyki UŁ administrujących modułem delegacji. Rola uprawnia do: a. wszystkich działań zawartych w roli administracji centralnej oraz b. dostępu do panelu administratora (akcje dla administratora). Zakres działań możliwych do wykonania na dokumencie został podzielony na: 1. Podstawowe, które może wykonywać użytkownik obecnie obsługujący dokument (ma go na liście zadań), należą do nich: a. edycja, b. akceptacja, c. odrzucenie, d. przesłanie do poprawy. 2. Dodatkowe, które może wykonywać administracja centralna oraz użytkownik powiązany z dokumentem (uczestniczący w jego obiegu), należą do nich: a. podgląd dokumentu, b. podgląd historii, c. podgląd eksportu do ERP, d. wydruki. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

26 7. Ustawienia systemowe Czas aktywności aplikacji System sprawdza czas aktywności użytkownika i w przypadku braku aktywności przez godzinę, następuje automatyczne wylogowanie. W przypadku, gdy do końca sesji pozostało 5 minut, na górze strony wyświetlany jest pasek z informacją o zbliżającym się zakończeniu sesji. Komunikat wyświetla czas pozostały do zakończenia sesji oraz przypomnienie o zapisaniu danych. Po godzinie następuje automatycznie wylogowanie użytkownika i na górze strony wyświetlany jest pasek z informacją: Twoja sesja wygasła i zostałeś automatycznie wylogowany. Spis Rysunków DOKUMENTY LISTA SEKCJI... 4 WYBÓR TYPU DOKUMENTU PRZEZ UŻYTKOWNIKA LISTA ZADAŃ WIDOK PROSTY LISTA ZADAŃ WIDOK ZŁOŻONY MOJE DOKUMENTY WIDOK PROSTY MOJE DOKUMENTY WIDOK ZŁOŻONY DOKUMENTY POWIĄZANE WIDOK PROSTY DOKUMENTY POWIĄZANE WIDOK ZŁOŻONY MOJE ARCHIWUM WIDOK PROSTY MOJE ARCHIWUM WIDOK ZŁOŻONY ARCHIWUM DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH WIDOK PROSTY ARCHIWUM DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH WIDOK ZŁOŻONY PARAMETRY WYSZUKIWANIA DOKUMENTÓW DELEGACJI KRAJOWYCH DO EKSPORTU PRZYCISKI NAWIGACYJNE W ZNALEZIONE DOKUMENTY PANEL ZNALEZIONE DOKUMENTY OPCJE AUTOWYPŁATY WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW PROSTE TABELA WYNIKÓW DLA WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW PROSTE WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW ZŁOŻONE WYBÓR TYPU DOKUMENTU PARAMETRY WYSZUKIWANIA WYSZUKIWANIE DELEGACJI KRAJOWYCH TABELA WYNIKÓW DLA WYSZUKIWANIE DELEGACJI KRAJOWYCH POKAŻ HISTORIĘ DOKUMENTU PRZYKŁAD HISTORIA DOKUMENTU PRZYKŁAD WYDRUKU PDF POKAŻ HISTORIĘ AKCEPTACJI DOKUMENTU PRZYKŁAD HISTORIA AKCEPTACJI DOKUMENTU PRZYKŁAD WYDRUKU PDF HISTORIA EKSPORTU DO SYSTEMU ERP PRZYKŁAD CENTRUM INFORMATYKI UŁ