Portal Pracowniczy Delegacje UŁ

Transkrypt

1 Portal Pracowniczy Delegacje UŁ Instrukcja delegacji krajowej dla pracowników UŁ Styczeń 2018 INFORMATYKI UŁ 2018

2 Instrukcja delegacji krajowej dla pracowników UŁ Spis treści SPIS TREŚCI WPROWADZENIE PROCES OBIEGU DELEGACJI KRAJOWEJ DELEGACJA KRAJOWA OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG MIESZANY OPIS PROCESU OBIEGU DELEGACJI ETAP WNIOSKOWANIA Akceptacja dokumentu proces składania podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego) AKCEPTACJA DELEGOWANEGO AKCEPTACJA WNIOSKU DELEGACJI (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO / DYSPONENTA ŚRODKÓW (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA DZIEKANA (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA ZALICZKI PRZEZ KWESTORA AKCEPTACJA UMOWY O WYKORZYSTANIU PRYWATNEGO ŚRODKA TRANSPORTU (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) ROZLICZENIE DELEGACJI AKCEPTACJA DELEGOWANEGO AKCEPTACJA ROZLICZENIA DELEGACJI (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA EWIDENCJI PRZEBIEGU POJAZDU (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA ADMINISTRACJI CENTRALNEJ AKCEPTACJA DYSPONENTA ŚRODKÓW - AKCEPTACJA ROZLICZENIA DELEGACJI (DELEGACJA KRAJOWA - OBIEG Z PODPISEM ELEKTRONICZNYM) AKCEPTACJA KWESTORA / OSOBY UPOWAŻNIONEJ PRZEZ KWESTORA AKCEPTACJA KANCLERZA DELEGACJA KRAJOWA Z ZEROWYMI KOSZTAMI SPIS RYSUNKÓW CENTRUM INFORMATYKI UŁ

3 1. Wprowadzenie Delegacja to dokument elektroniczny służący do rozliczania podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ. Dokument i jego proces umożliwiają wyszczególnienie niezbędnych informacji dotyczących wyjazdu oraz rozliczenia jego kosztów. Ścieżka prowadzi dokument przez wymagane etapy akceptacji osób odpowiedzialnych za merytoryczną poprawność rozliczenia delegacji. Delegacja krajowa dotyczy podróży służbowej pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ na obszarze kraju. Zgodnie z Zarządzeniem nr 42 Rektora UŁ z dnia r. (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia r.) każdy pracownik UŁ zobowiązany jest do elektronicznego procedowania dokumentu delegacji krajowej za pośrednictwem Portalu Pracowniczego. 2. Proces obiegu delegacji krajowej Pracownik przed rozpoczęciem wypełniania delegacji krajowej w Portalu Pracowniczym, dokonuje wyboru ścieżki jej procedowania w systemie. Do wyboru ma dwa warianty delegację krajową w obiegu z podpisem elektronicznym (niekwalifikowanym) lub delegację krajową w obiegu mieszanym. Poniżej przedstawiono szczegółowe opisy obiegu dla obu typów dokumentów Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym Oznacza, że ścieżka obiegu dokumentu odbywa się w całości elektronicznie w systemie wraz ze wszystkimi akceptacjami. W procedowaniu delegacji uczestniczą wszystkie osoby powiązane z dokumentem, w tym osoby akceptujące podróż służbową pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym tj. przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK), Dziekani (fakultatywnie jeśli wskazani do dodatkowej akceptacji), pracownicy Administracji Centralnej UŁ, oraz Kwestor i Kanclerz (fakultatywnie w zależności od kwoty delegacji). Część z osób upoważnionych dokonując akceptacji delegacji w systemie, zobowiązana jest do złożenia podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem UŁ (podpis niekwalifikowany) na dokumencie. Podczas akceptacji delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, podpis elektroniczny składają zawsze przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK) oraz osoba upoważniona przez Kwestora lub Kwestor. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

4 Pozostałe osoby uczestniczące w obiegu dokumentu dokonują akceptacji elektronicznej (bez podpisu) z poniższymi wyjątkami. Jeżeli w delegacji wskazano środek transportu samochód prywatny i delegowany jest kierowcą, wówczas również on składa podpis elektroniczny na dokumencie, którego integralną częścią jest umowa na samochód. W takim przypadku wymagana jest także dodatkowa akceptacja z podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do podpisania umowy na samochód, pracownik - reprezentant UŁ. Gdy delegowany wnioskuje o zaliczkę również wymagane jest złożenie podpisu elektronicznego na delegacji. Wybierając ten typ delegacji nie ma potrzeby generowania wydruków wniosku i rozliczenia delegacji oraz innych powiązanych dokumentów (umowy na samochód, ewidencji przebiegu pojazdu). Nie ma także obowiązku dostarczania oryginalnych dokumentów potwierdzających wydatki do Kwestury UŁ (wystarczą skany dołączone do delegacji). Delegacja krajowa z podpisem elektronicznym przeznaczona jest dla chętnych pracowników UŁ. Poniżej przedstawione zostały etapy dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym: 1. Etap wnioskowania wypełnienie wniosku na wyjazd przez wnioskodawcę / delegowanego. W przypadku, gdy wskazano środek transportu samochód prywatny i delegowany jest kierowcą i/lub delegowany wnioskuje o zaliczkę: Jeżeli wnioskodawca i delegowany to ta sama osoba, czyli delegowany wypełnia Etap wnioskowania, to dokonuje on zatwierdzenia wniosku poprzez złożenie podpisu elektronicznego na dokumencie. Po kliknięciu Prześlij do dalszej akceptacji zostaje wyświetlona strona zawierająca elektroniczny wniosek delegacji wraz z umową na samochód, która stanowi jego integralną część (jeśli występuje). Pod wnioskiem delegowany składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. Jeżeli wnioskodawca i delegowany to różne osoby, to wnioskodawca wypełnia Etap wnioskowania i przekazuje delegację: Prześlij do dalszej akceptacji (bez składania podpisu elektronicznego) na kolejny krok Akceptacja delegowanego - akceptacja wniosku delegacji. W pozostałych sytuacjach, gdy wskazano środek transportu inny niż prywatny środek transportu (lub delegowany nie jest kierowcą) i delegowany nie wnioskuje o zaliczkę, to zatwierdzenie Etapu wnioskowania kończone jest przez wnioskodawcę/ delegowanego tylko akcją Prześlij do dalszej akceptacji, bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazany na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. 2. Akceptacja delegowanego - akceptacja wniosku delegacji jest krokiem fakultatywnym, występuje gdy wnioskodawca i delegowany to różne osoby oraz delegowany jest kierowcą i/lub wnioskuje o zaliczkę. W takich przypadkach CENTRUM INFORMATYKI UŁ

5 wymagane jest od delegowanego złożenie podpisu elektronicznego na wniosku delegacji. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji wraz z umową na samochód, która stanowi jego integralną część (jeśli występuje). Pod wnioskiem delegowany składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. 3. Akceptacja bezpośredniego przełożonego przed wyjazdem bezpośredni przełożony zatwierdza wniosek poprzez złożenie podpisu elektronicznego na delegacji. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym i wyrażam zgodę na wyjazd wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem bezpośredni przełożony składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok. 4. Akceptacja dysponenta środków - przed wyjazdem dysponent środków zatwierdza wniosek poprzez złożenie podpisu elektronicznego na delegacji. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem dysponent środków składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok. Uwaga: W przypadku gdy dysponent środków i bezpośredni przełożony to ta sama osoba, kroki 3. i 4. zostaną scalone w jeden Akceptacja bezpośredniego przełożonego/ dysponenta środków. Bezpośredni przełożony/ dysponent środków zatwierdza wniosek poprzez złożenie podpisu elektronicznego na delegacji. 5. Akceptacja Dziekana krok opcjonalny, pojawia się po krokach akceptacji przełożonego i dysponenta środków, przy zaznaczeniu na Etapie wnioskowania wymaganej zgody Dziekana. Dziekan zatwierdza wniosek poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem merytorycznym, bez składania podpisu elektronicznego. 6. Akceptacja zaliczki przez Kwestora - krok opcjonalny, pojawia się po krokach akceptacji przełożonego i dysponenta środków oraz akceptacji Dziekana (jeśli taka jest wymagana) przy zaznaczeniu na Etapie wnioskowania prośby o zaliczkę. Kwestor zatwierdza wniosek poprzez złożenie podpisu elektronicznego na delegacji. Po kliknięciu Akceptuję pod względem formalno-rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem Kwestor składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok. 7. Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu - krok opcjonalny, pojawia się gdy wskazano na delegacji prywatny środek transportu np. samochód i delegowany jest kierowcą. Dokument trafia na Listę zadań do osoby upoważnionej do podpisania umowy w imieniu UŁ, którą to wnioskodawca / delegowany wskazał na Etapie wnioskowania. Pracownik- reprezentant UŁ zatwierdza wniosek poprzez złożenie podpisu elektronicznego na delegacji. Po kliknięciu Akceptuję umowę wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem CENTRUM INFORMATYKI UŁ

6 delegacji której integralną częścią jest umowa na samochód. Pod wnioskiem Pracownik- reprezentant UŁ składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok. 8. Rozliczenie delegacji po powrocie z podróży służbowej wnioskodawca / delegowany dokonuje rozliczenia delegacji a następnie przekazuje ją na kolejny krok poprzez kliknięcie Prześlij do dalszej akceptacji, bez składania podpisu elektronicznego. 9. Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji krok opcjonalny, pojawia się po kroku Rozliczenia delegacji, w przypadku gdy rozliczenie wypełnia wnioskodawca, który nie jest delegowanym. Wówczas delegowany dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem merytorycznym, bez składania podpisu elektronicznego. 10. Akceptacja ewidencji przebiegu pojazdu - krok opcjonalny, pojawia się gdy wskazano na delegacji prywatny środek transportu np. samochód i delegowany jest kierowcą. Dokument trafia na Listę zadań do osoby upoważnionej do akceptacji ewidencji przebiegu pojazdu wskazanej na kroku Rozliczenia delegacji. Pracownik upoważniony dokonuje zatwierdzenia rozliczenie delegacji z ewidencją przebiegu pojazdu poprzez kliknięcie Akceptuję ewidencję przebiegu przejazdu, bez składania podpisu elektronicznego. 11. Akceptacja Administracji Centralnej pracownik Administracji Centralnej UŁ weryfikuje rozliczenie delegacji, jeżeli nie ma zastrzeżeń dokonuje zatwierdzenia poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem formalno rachunkowym, bez składania podpisu elektronicznego. 12. Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji - krok opcjonalny, pojawia się po kroku Akceptacji Administracji Centralnej, gdy koszt wyjazdu na kroku Rozliczenia delegacji uległ zmianie. Dysponent środków dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym rozliczeniem delegacji. Pod dokumentem rozliczenia delegacji dysponent środków składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok. 13. Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora - Kwestor lub osoba upoważniona przez Kwestora dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem formalno rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym rozliczeniem delegacji. Dla delegacji na kwotę poniżej zł akceptującym jest osoba upoważniona przez Kwestora. Osobę upoważnioną przez Kwestora wskazuje pracownik Administracji Centralnej UŁ na kroku Akceptacji Administracji Centralnej. Dla delegacji na kwotę powyżej zł akceptującym jest Kwestor. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

7 Pod dokumentem rozliczenia delegacji Kwestor/ osoba upoważniona przez Kwestora składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu: Delegacja dla której koszty nie przekraczają kwoty zł kończy swój obieg w Portalu Pracowniczym i automatycznie zostaje wyeksportowania do systemu Simple.ERP. Delegacja dla której koszty przekraczają kwotę zł zostaje przekazana na kolejny krok. 14. Akceptacja Kanclerza krok opcjonalny, występuje po kroku Akceptacja Kwestora, gdy koszty delegacji przekraczają kwotę zł. Kanclerz dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem formalno rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym rozliczeniem delegacji. Pod dokumentem rozliczenia delegacji Kanclerz składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja kończy swój obieg w Portalu Pracowniczym i automatycznie zostaje wyeksportowania do systemu Simple.ERP Delegacja krajowa - obieg mieszany W tym wariancie, obieg dokumentu odbywa się częściowo elektronicznie w systemie oraz częściowo poza nim. W systemie wypełniane są Etap wnioskowania i Rozliczenie delegacji oraz dokonywane są akceptacje Kwestury UŁ, bez składania podpisu elektronicznego. Poza systemem dokonywane są akceptacje osób odpowiedzialnych pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym tj. przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK) oraz Dziekani (fakultatywnie). Podpisy osób upoważnionych składane są odręcznie na wygenerowanych wydrukach wniosku oraz rozliczenia delegacji. Obowiązkowo do delegacji w systemie należy dołączyć skany wydruków z podpisami osób upoważnionych oraz inne dokumenty potwierdzających wydatki. Następnie komplet oryginalnych dokumentów należy dostarczyć do Kwestury UŁ. Wariant delegacji krajowej w obiegu mieszanym przeznaczony jest dla chętnych pracowników UŁ oraz wszystkich delegowanych, którzy są osobami spoza UŁ (Gość, Student, Doktorant). Poniżej przedstawione zostały kroki delegacji krajowej w obiegu mieszanym: 1. Etap wnioskowania wypełnienie wniosku na wyjazd przez wnioskodawcę / delegowanego. Po uzupełnieniu formularza wnioskodawca / delegowany generuje wydruk wniosku delegacji, który oprócz miejsca na podpis delegowanego zawiera miejsca na podpisy osób upoważnionych do akceptacji, tj. bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków oraz Dziekana (jeśli zaznaczono na Etapie wnioskowania wymaganą zgodę Dziekana). Osoby upoważnione składają podpisy na papierowym wydruku wniosku. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

8 W przypadku, gdy wskazano na delegacji środek transportu samochód prywatny i delegowany jest kierowcą to należy dodatkowo wygenerować wydruk umowy na samochód. Wnioskodawca/ Delegowany przekazuje wniosek na kolejny krok poprzez kliknięcie Prześlij do dalszej akceptacji. 2. Akceptacja zaliczki przez Kwestora - krok opcjonalny, pojawia się po Etapie wnioskowania, jeżeli była na nim zaznaczona prośba o zaliczkę. Kwestor zatwierdza wniosek w systemie poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem formalno - rachunkowym. 3. Rozliczenie delegacji po powrocie z wyjazdu wnioskodawca / delegowany dokonuje rozliczenia delegacji. Po uzupełnieniu formularza wnioskodawca / delegowany generuje wydruk rozliczenia delegacji, który oprócz miejsca na podpis delegowanego zawiera miejsce na podpis dysponenta środków. Do formularza delegacji na kroku Rozliczenia należy dołączyć skany podpisanych przez osoby upoważnione wniosku i rozliczenia oraz inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. W przypadku, gdy wskazano na delegacji środek transportu samochód prywatny i delegowany jest kierowcą to należy dodatkowo dołączyć podpisane skany umowy na samochód oraz ewidencji przebiegu pojazdu (wydruk ewidencji wygenerowany z delegacji). Komplet oryginalnych dokumentów należy dostarczyć do Kwestury UŁ. Wnioskodawca/ delegowany przekazuje rozliczenie delegacji na kolejny krok poprzez kliknięcie Prześlij do dalszej akceptacji. 4. Akceptacja Administracji Centralnej pracownik Administracji Centralnej UŁ dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem formalno rachunkowym. 5. Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora - Kwestor lub osoba upoważniona przez Kwestora dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem formalno rachunkowym. Dla delegacji na kwotę poniżej zł akceptującym jest osoba upoważniona przez Kwestora. Osobę upoważnioną przez Kwestora wskazuje pracownik Administracji Centralnej UŁ na kroku Akceptacji Administracji Centralnej. Dla delegacji na kwotę powyżej zł akceptującym jest Kwestor. Delegacja dla której koszty nie przekraczają kwoty zł po akceptacji Kwestora lub osoby upoważnionej przez Kwestora kończy swój obieg w Portalu Pracowniczym i automatycznie zostaje wyeksportowania do systemu Simple.ERP. Delegacja dla której koszty przekraczają kwotę zł zostaje przekazana na kolejny krok. 6. Akceptacja Kanclerza krok opcjonalny, występuje po kroku Akceptacja Kwestora, gdy koszty delegacji przekraczają kwotę zł. Kanclerz dokonuje zatwierdzenia rozliczenia delegacji poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem CENTRUM INFORMATYKI UŁ

9 formalno rachunkowym. Akceptacja Kanclerza kończy obieg delegacji w Portalu Pracowniczym i automatycznie zostaje wyeksportowania do systemu Simple.ERP. W Portalu Pracowniczym dokument z zakończonym obiegiem (status zakończony) można wyszukać poprzez sekcje Moje archiwum, Archiwum dokumentów powiązanych oraz Wyszukiwanie. Szczegółowe dane dotyczące eksportu delegacji można zobaczyć dla dokumentu w Historii eksportu do ERP. Pełen opis wyżej wymienionych sekcji w module Dokumenty z objaśnienia działań możliwych do wykonania na dokumencie (przycisk AKCJE) zawarty jest odrębnej Instrukcji podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty. Uwaga: Do obiegu dokumentów procedowanych w Portalu Pracowniczym wprowadzony jest mechanizm powiadomień mailing wysyłanych do pracownika UŁ o otrzymaniu na swoją Listę zadań dokumentu do akceptacji. Maile są wysyłane tylko do pracowników, którzy wypełnili swoje adresy oraz wyrazili zgodę na otrzymywanie powiadomień o nowych dokumentach zakładka Zmień (opis jak uzupełnić pracowniczy adres e- mail w osobnej Instrukcji podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty. 3. Opis procesu obiegu delegacji W celu rozpoczęcia procesu wypełniania dokumentu delegacji krajowej w Portalu Pracowniczy należy z głównego paska menu Dokumenty wybrać pierwszą z sekcji Dodaj. Dokumenty - lista sekcji Po kliknięciu w Dodaj pojawia się strona Wybierz typ dokumentu, gdzie pracownik wskazuje typu dokumentu z listy: - Delegacja krajowa obieg mieszany - Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym CENTRUM INFORMATYKI UŁ

10 - Nota wewnętrzna - Wniosek DSS - dofinansowanie do przedszkoli - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - Wniosek DSS oświadczenie o przychodach - Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie Po wskazaniu z listy typu dokumentu wybór należy zatwierdzić klikając WYBIERZ. Dodawanie dokumentów - wybór typu dokumentu Utworzona delegacja automatycznie zostaje zapisana na Liście zadań pracownika. System domyślnie, po dodaniu nowego dokumentu otwiera formularz delegacji do edycji na pierwszym kroku: Etap wnioskowania. Jeżeli pracownik chce w późniejszym czasie rozpocząć uzupełnianie delegacji to po zamknięciu dokumentu (zalecane najpierw kliknięcie przycisku Przerwij i zachowaj jako roboczy znajdującego się u dołu strony formularza) może ją odszukać na swojej Liście zadań (domyślnie sortowanie dokumentów od najświeższego). W celu rozpoczęcia wypełniania formularza delegacji, z Listy zadań należy kliknąć na wiersz z nowym dokumentem lub z pozycji wiersza tego dokumentu po kliknięciu w przycisk funkcyjny AKCJE wybrać Otwórz dokument. Dokument zostanie otworzony na pierwszym kroku dla delegacji krajowej: Etap wnioskowania. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

11 3.1. Etap wnioskowania Etap wnioskowania pracownik zawsze wypełnia w systemie niezależnie od wybranego typu obiegu delegacji krajowej (mieszanego lub z podpisem elektronicznym). Na kroku tym pracownik kolejno uzupełnia pola, które dla ułatwienia pogrupowano na formularzu wniosku tematycznie: Nagłówek i podtytuł Informacje o dokumencie Dane delegowanego Informacje o delegacji Zaliczka Refundacja kosztów Przewidywany koszt wyjazdu Źródła finansowania wyjazdu Akceptacja Dziekana Osoba rozliczająca dokument Załączniki Komentarze i oświadczenia Historia przekazania dokumentu do poprawy Wszystkie pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką na formularzu muszą być one wypełnione Nagłówek i podtytuł Dla przejrzystości każdego kroku dla delegacji krajowej, widok dokumentu w zakresie nagłówka jest ujednolicony. Nagłówek składa się z głównego tytułu zawierającego opis kroku, na którym znajduje się dokument, oraz podtytułu zawierającego podstawowe informacje o dokumencie: - typ delegacji: delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym lub obieg mieszanym, - Wnioskodawca, - Delegowany, - Id dokumentu, - Numer delegacji, - Typ dokumentu (księgowy). Podtytuł jest zawsze widoczny - po przewinięciu strony w dół opis ten jest zmniejszony, rozciągnięty i "przyklejony" w górnej części ekranu. Dzięki temu podstawowe informacje na temat delegacji są łatwo dostępne. Etap wnioskowania: nagłówek i podtytuł - przykład delegacji krajowej - obieg z podpisem elektronicznym CENTRUM INFORMATYKI UŁ

12 Informacje o dokumencie dane obowiązkowe Pierwsza grupa pól widocznych na formularzu Informacje o dokumencie dotyczy Wnioskodawcy, który wypełnia dokument. Etap wnioskowania: Informacje o dokumencie. Pola Wnioskodawca i Jednostka wnioskodawcy system wypełnia automatycznie danymi pracownika (nie ma możliwości, aby wnioskodawcą była inna osoba niż zalogowany w Portalu Pracowniczym pracownik). Uwaga: wnioskodawcą i delegowanym mogą różne osoby. Data wypełnienia wniosku - aplikacja podpowiada datę dzisiejszą, ale system dopuszcza wskazanie daty przeszłej lub przyszłej. Jeżeli data wypełnienia wniosku ma być inna niż bieżąca, należy skorzystać z ikony kalendarza lub ręcznie wprowadzić datę wg. formatu dd.mm.rrrr. Uwaga: System pilnuje aby data wypełnienia wniosku była wcześniejsza lub równa planowanej dacie wyjazdu. Dokument z późniejszą datą wypełnienia wniosku względem planowanej daty wyjazdu nie będzie mógł być przekazany na kolejny krok. W takiej sytuacji formularz delegacji pozostanie otwarty na Etapie wnioskowania i przy polu Data wypełnienia wniosku wyświetlony będzie komunikat o błędzie Dane delegowanego dane obowiązkowe Pracownik wybiera z listy Typ delegowanego. W zależności od wariantu obiegu: - dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym jako osobę delegowaną może wskazać: Pracownik UŁ lub Wnioskodawca. - dla delegacji krajowej obieg mieszany jako osobę delegowaną może wskazać: Pracownik UŁ, Inny lub Wnioskodawca. Etap wnioskowania: Dane delegowanego wybór typu delegowanego dla delegacji krajowej obieg mieszany CENTRUM INFORMATYKI UŁ

13 Po wskazaniu danego typu delegowanego pojawiają się odpowiednio kolejne pola obowiązkowe do wypełnienia. Typ delegowanego: Pracownik UŁ Po wybraniu typu Pracownik UŁ, kolejnym polem do wypełnienia jest pole Delegowany. Zawiera ono listę pracowników UŁ, zakres listy zależny jest od uprawnień wnioskodawcy wypełniającego dokument. W podstawowych uprawnieniach wszyscy pracownicy dla typu Pracownik UŁ mogą wskazać tylko siebie. Uwaga: W przypadku, gdy delegację wypełnia wnioskodawca i chce wskazać innego pracownika UŁ jako delegowanego, musi mieć nadane stosowne uprawnienia do procedowania delegacji w jego imieniu. W tym celu należy skontaktować się z Administratorem Systemu. Dla typu Pracownik UŁ, w przypadku gdy wnioskodawca i delegowany to dwie różne osoby na końcu formularza wniosku, nad załącznikami pojawi się dodatkowe obowiązkowe pole Osoba rozliczająca dokument. Należy w nim wskazać kto będzie wypełniał krok Rozliczenia delegacji wnioskodawca czy delegowany. Po wyznaczeniu delegowanego, kolejne pola system automatycznie uzupełnia: Stanowisko delegowanego, MPK delegowanego, Kod pracownika delegowanego. Dane pobierane są z systemu Rektorat UŁ. Jeżeli pracownik zauważy niezgodność w uzupełnionych informacjach, należy skontaktować się z Administratorem Systemu. Uwaga: W przypadku, gdy pracownik ma kilka miejsc zatrudnienia pola Stanowisko delegowanego i MPK delegowanego zawierają listy wyboru stanowiska oraz MPKu miejsca zatrudnienia pracownika, należy dokonać wyboru właściwego. Etap wnioskowania: Dane delegowanego Pracownik UŁ Typ delegowanego: Inny Drugi typ delegowanego Inny dotyczy osób niebędących pracownikami UŁ tj. Student, Doktorant, Gość. Wariant możliwy do wskazania tylko dla delegacji krajowej obieg mieszany. Po wybraniu typu Inny należy uzupełnić pola Imię i nazwisko delegowanego oraz wskazać Status delegowanego czyli Student, Doktorant lub Gość. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

14 Etap wnioskowania: Dane delegowanego Inny - przykład delegacji krajowej - obieg mieszany Po uzupełnieniu wymaganych pól, bezpośrednio z formularza wniosku można wygenerować umowę cywilno-prawną poprzez kliknięcie Generuj umowę cywilno - prawną. Umowa ta zgodna jest z załącznikiem nr 3 do Zarządzenia nr 42 Rektora UŁ z dnia r. (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia r.) Dla ułatwienia umowa jest już częściowo wypełniona danymi z wniosku delegacji, należy uzupełnić ją brakującymi informacjami. Po otrzymaniu wymaganych podpisów od stron umowy (delegowanego oraz osoby reprezentującej UŁ), skan dokumentu należy dołączyć jako załącznik do elektronicznej wersji delegacji krajowej. Umowę można również wygenerować z zamkniętego formularza delegacji, z poziomu Listy zadań widok złożony (gdy dokument znajduje się na niej) lub Moje dokumenty widok złożony (gdy dokument został przekazany do dalszej akceptacji). W celu pobrania umowy cywilno- prawnej należy z pozycji wiersza delegacji po kliknięciu w przycisk funkcyjny AKCJE wybrać Generuj umowę cywilno- prawną. Umowa cywilno-prawna przykład dokumentu wygenerowanego z delegacji krajowej obieg mieszany CENTRUM INFORMATYKI UŁ

15 Typ delegowanego: Wnioskodawca Trzecim typem delegowanego jest Wnioskodawca tj. pracownik wprowadzający delegację do systemu. Po wskazaniu typu Wnioskodawca aplikacja uzupełnia automatycznie obowiązkowe pola Stanowisko delegowanego, MPK delegowanego i Kod pracownika delegowanego danymi pracownika wypełniającego delegację. Etap wnioskowania: Dane delegowanego Wnioskodawca Informacje o delegacji - dane obowiązkowe. Kolejną częścią jaką pracownik wypełnia są Informacje o delegacji, Należy uzupełnić pola: Planowana data wyjazdu, Planowana data powrotu, Nazwa jednostki, do której udaje się delegowany, Miejscowość delegacji, Cel podróży oraz wskazać rodzaju środka transportu - Środek lokomocji. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji wybór środka lokomocji W zależności od tego jaki Środek lokomocji zostanie wskazany przez pracownika, system wyświetla dodatkowe pola do wypełnienia. Środkami lokomocji możliwymi do wyboru są: Samochód, Autobus, Samolot, Motocykl, Motorower, Pociąg klasa I, Pociąg klasa II. Uwaga: Na Etapie wnioskowania system umożliwia wskazanie tylko jednego typu środka lokomocji. Jeżeli delegowany podczas podróży służbowej przemieszczać się będzie różnymi pojazdami, to na kroku Rozliczenie delegacji w rachunku kosztów transportu można dodać/zmienić w punktach podróży rodzaj środka transportu. Poniżej opisane zostały przypadki delegacji według różnego typu środka lokomocji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

16 Środek lokomocji: Samochód, Motocykl, Motorower Przy wskazaniu środka lokomocji Samochód, Motocykl lub Motorower użytkownik dokonuje wyboru poprzez zaznaczenie checkbox Podróż prywatnym środkiem transportu lub Podróż służbowym środkiem transportu. Podróż prywatnym środkiem transportu W przypadku zaznaczenia checkbox Podróż prywatnym środkiem transportu należy wskazać w kolejnym polu Podróż jako: Pasażer lub Kierowca. Podróż prywatnym środkiem transportu, podróż jako: Kierowca. W sytuacji, gdy delegowany to Kierowca pojazdu typu Samochód, Motocykl lub Motorower na formularzu pojawiają się dodatkowo: - pole Pojemność silnika, gdzie należy dokonać wyboru: Do 900cm3 lub Powyżej 900cm3. - oraz sekcja Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych, gdzie wymagane jest wypełnienie danych do umowy wybranego środka transportu. W celu uzupełnienia informacji należy kliknąć w Dodaj dane do umowy +. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Samochód Kierowca- przykład delegacji krajowej - obieg z podpisem elektronicznym W oknie Dodaj dane do umowy należy wypełnić pola danymi osoby korzystającej z pojazdu Kierowcy, jego adres oraz dane pojazdu. Część pól system wypełnia automatycznie (imię, nazwisko i numer dowodu osobistego nie są do edycji, jeżeli nr dowodu jest nieaktualny należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych w celu jego aktualizacji). Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji należy kliknąć Dodaj. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

17 Etap wnioskowania: Dodaj dane do umowy. Dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym w części Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych wyświetlone będzie dodatkowe obowiązkowe pole Osoba podpisującą umowę jako reprezentant UŁ. Należy w nim wskazać z listy upoważnionego pracownika UŁ. Pracownik wyznaczony do podpisania umowy jako reprezentant UŁ w dalszym obiegu delegacji w systemie otrzyma dokument na Listę zadań do akceptacji (złożenia podpisu elektronicznego) na krok Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu. W przypadku delegacji z podpisem elektronicznym Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych nie podlega wydrukowi, stanowi ona integralną część wniosku delegacji, osoby upoważnione podczas procesu akceptacji składają podpis elektroniczny pod pełnym dokumentem. Etap wnioskowania: Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych - przykład delegacji krajowej - obieg z podpisem elektronicznym Dla delegacji krajowej obieg mieszany po uzupełnieniu danych do umowy oraz dodaniu powiązanych punktów podróży (co najmniej jednego), po kliknięciu w tabeli Informacje o użytkowniku pojazdu w przycisk Akcje -> Generuj umowę na samochód będzie można pobrać dokument umowy. Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych zgodna jest z załącznikiem nr 4 do CENTRUM INFORMATYKI UŁ

18 Zarządzenia nr 42 Rektora z dnia r (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia r.). Tak jak w przypadku Umowy cywilno - prawnej, Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych jest dla ułatwienia częściowo wypełniona danymi z elektronicznego dokumentu delegacji. Pobraną umowę po podpisaniu przez Strony umowy należy zeskanować i załączyć do elektronicznej wersji delegacji krajowej. Wprowadzone dane do umowy wyświetlone w tabeli Informacje o użytkowniku pojazdu. Po kliknięciu w przycisk funkcyjny AKCJE można: - za pomocą Popraw - skorygować dane do umowy, - Usuń wraz z powiązanymi punktami podróży za jednym kliknięciem usunąć dane do umowy wraz z wszystkimi przypisanymi punktami podróży, - w przypadku delegacji krajowej w obiegu mieszanym po dodaniu co najmniej jednego punktu podróży można: Generuj umowę na samochód. Po uzupełnieniu danych do umowy należy wprowadzić Powiązane punkty podróży poprzez kliknięcie Dodaj +. Otworzy się nowe okno Dodaj punkt podróży, w którym pracownik wypełnia poszczególne pola zgodnie z celem podróży. Etap wnioskowania: Dodaj punkt podróży System wymaga, aby dodać przynajmniej jedną pozycję, można wprowadzić punkty podróży dzieląc je na wyjazd i powrót z delegacji. Miejsce wyjazdu, Miejsce przyjazdu można wpisać miejscowość lub rozszerzyć opis o placówkę. Data wyjazdu, Data przyjazdu pola te system wypełnia datami z Informacji o delegacji. Należy je uzupełnić wskazaniem dokładnej godziny wyjazdu / przyjazdu poprzez kliknięcie w ikonę kalendarza przy polu z datą. Następnie należy wypełnić pola Cel wyjazdu oraz Dystans w km. Dalsze pola Stawka za 1 km przebiegu oraz Koszty przejazdu aplikacja przelicza na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Ponadto pole Stawka za 1 km przebiegu jest edytowalne, umożliwia dokonanie ewentualnej korekty przez użytkownika. Po uzupełnieniu wymaganych pól należy kliknąć Dodaj. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

19 Wprowadzone Powiązane punkty podróży pracownik może edytować za pomocą przycisku Akcje -> Popraw lub Usuń. Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własności ą pracodawcy do celów służbowych przykład umowy wygenerowanej z delegacji krajowej w obiegu mieszanym Podróż prywatnym środkiem transportu, podróż jako: Pasażer W przypadku wskazania użytkownika pojazdu Pasażer system prosi o wybór dla Typ kierowcy: Pracownik UŁ, Inny lub Nie dotyczy. Przy wskazaniu Pracownik UŁ, wymagane jest wypełnienie kolejnego pola Kierowca, gdzie podpięta jest lista pracowników UŁ (ta opcja zakłada sytuację, gdy dwóch pracowników UŁ jedzie jednym pojazdem na delegację i jeden z nich jest kierowcą). Przy wyborze Inny, wymagane jest wypełnienie pola Imię i nazwisko kierowcy. Ta opcja zakłada sytuację, gdy kierowca nie jest pracownikiem UŁ ale uczestniczy w delegacji np. jako Gość, Student, Doktorant. Przy wyborze Nie dotyczy, system nie wymaga wypełnienia dodatkowych pól. Kierowca nie jest osobą uczestniczącą w delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

20 Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Samochód Pasażer. Uwaga: Pasażer nie ponosi kosztów podróży - są one zerowe, za zwrot kosztów podróży może ubiegać się tylko Kierowca pojazdu. Podróż służbowym środkiem transportu W przypadku zaznaczenia checkbox Podróż służbowym środkiem transportu należy w dodatkowym polu Pojazd służbowy wybrać odpowiednią pozycję z listy pojazdów służbowych UŁ. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Samochód Podróż służbowym środkiem transportu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

21 Środek lokomocji Autobus, Samolot, Pociąg klasa I, Pociąg klasa II W przypadku, gdy pracownik w Informacjach o delegacji jako Środek lokomocji wskaże Autobus, Samolot, Pociąg klasa I lub Pociąg klasa II nie musi wypełniać dodatkowych pól (uzupełniać punktów podróży - Dodaj+), inaczej niż w przypadku podróży samochodem, motocyklem bądź motorowerem. Punkty podróży uzupełnianie są dopiero na kroku Rozliczenie delegacji. Etap wnioskowania: Informacje o delegacji Środek lokomocji Autobus. Zwrot kosztów podróży przy wskazaniu środka lokomocji Autobusu, Samolotu, Pociągu klasa I lub Pociągu klasa II następuje na podstawie dołączonych do elektronicznej wersji delegacji krajowej rachunków (np. biletów) - rozliczenia ich należy dokonać na kroku Rozliczenie delegacji. Na Etapie wnioskowania w dalszym polu Przewidywany koszt wyjazdu można wskazać kwotę planowanego wydatku uwzględniającego koszty podróży. Kwotę tą będzie można poprawić na kroku Rozliczenia delegacji. Przewidywany koszt wyjazdu jest widoczny na wniosku delegacji Zaliczka Na Etapie wnioskowania delegacji pracownik może wnioskować o wypłatę zaliczki na poczet delegacji. W tym celu należy zaznaczyć checkbox Prośba o zaliczkę. Wówczas pojawiają się dwa dodatkowe pola do uzupełnienia Forma zaliczki należy wybrać Przelew lub Autowypłata oraz uzupełnić Kwota zaliczki. W przypadku wyboru Przelew pojawia się dodatkowo pole Numer rachunku, które domyślnie jest wypełniane przez system numerem rachunku delegowanego pobranym z systemu Kadrowo - Płacowego. Etap wnioskowania: Zaliczka rachunek pracownika. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

22 Jeżeli użytkownik chce wskazać inny rachunek, należy w polu Numer rachunku - wybrać Inny. Wówczas pokazane zostanie dodatkowe pole Numer rachunku, gdzie należy wpisać numer konta w prawidłowym 26 cyfrowym formacie. System pilnuje, aby pracownik wpisał poprawny numer rachunku w przypadku znalezienia błędu zostanie to wyraźnie zasygnalizowane, a dokument nie będzie mógł być przesłany dalej. Etap wnioskowania: Zaliczka Inny numer rachunku. Po zaznaczeniu Prośba o zaliczkę w procesie obiegu dokumentu przed krokiem Rozliczenie delegacji pojawi się dodatkowy krok Akceptacja zaliczki przez Kwestora. Informacja o zaliczce pojawi się również na wniosku delegacji. W przypadku, gdy delegację odbywa osoba nie będąca pracownikiem UŁ typ delegowanego Inny (Gość, Student, Doktorant) na Etapie wnioskowania cześć Zaliczka nie występuje Refundacja kosztów Część ta przeznaczona jest dla delegacji, których koszty podróży służbowej pracownika UŁ są refundowane przez instytucje zewnętrzne (częściowo lub w całości). Jeżeli refundacja zewnętrzna będzie miała miejsce należy zaznaczyć checkbox Czy zapewniono refundację kosztów a następnie kliknąć Dodaj +. Etap wnioskowania: Refundacja kosztów. Otworzy się nowe okno Dodaj refundację kosztów, gdzie należy uzupełnić dane instytucji, która udziela refundacji w zakresie Nazwa instytucji, NIP instytucji oraz adresu Ulica, Numer budynku, Numer lokalu, Miasto, Kod pocztowy. Na koniec należy uzupełnić pole Do kwoty wartością jaką zobowiązała się instytucja zrefundować. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć DODAJ. Utworzona pozycja pojawi się w tabeli Refundacji kosztów. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

23 Etap wnioskowania: Dodaj refundację kosztów Etap wnioskowania: Refundacja kosztów tabela pozycji. Pracownik może dołączyć dowolną liczbę instytucji refundujących koszty delegacji. Każdą wprowadzoną pozycję refundacji może edytować za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Popraw lub Usuń. Informacja o wskazanej refundacji kosztów pojawi się również na wniosku delegacji Przewidywany koszt wyjazdu Pod częścią refundacji kosztów znajdują się dwa pola dotyczące przewidywanych kosztów wyjazdu: Przewidywany koszt wyjazdu dla UŁ system wypełnia je kwotą z pola Przewidywany koszt wyjazdu. Pole nie do edycji. Przewidywany koszt wyjazdu pole do edycji, pracownik może wprowadzić kwotę. W przypadku delegacji dla których jako środek transportu wskazano samochód, motocykl lub motorowej, delegowany jest kierowcą i dodano punktu podróży to system podpowiada kwotę będącą sumą kosztów wyjazdu z Danych do umowy. Etap wnioskowania: Przewidywany koszt wyjazdu. Uwaga: Przewidywany koszt wyjazdu nie może być niższy niż suma refundacji kosztów. W takiej sytuacji system nie pozwoli przekazać delegacji do akceptacji na kolejny krok. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

24 Źródła finasowania wyjazdu Po uzupełnieniu kosztów wyjazdu delegacji, pracownik następnie zobowiązany jest wskazać Źródła finansowania wyjazdu. System wymaga, aby przynajmniej jedna pozycja była dodana. W tym celu należy kliknąć Dodaj + w wierszu Źródła finansowania wyjazdu. Otworzy się nowe okno Dodaj źródło finasowania wyjazdu. Dane widoczne w grupie pól Źródła finansowania wyjazdu pobierane są z systemów UŁ. Każde pole jest listą wyboru. W przypadku braku pewnej wartości należy skontaktować się z Administratorem Systemu. Uwaga: Mając w zamiarze ułatwienie pracownikom wypełnianie tej części formularza, w oknie Źródła finansowania wyjazdu, zgodnie z wytycznymi Administracji Centralnej UŁ wprowadzone zostały reguły upraszczające/podpowiadające jak prawidłowo wypełnić dekretację dla źródła finansującego podróż służbową. W zależności, czy źródło finansowania jest projektowe czy poza projektowe, system kolejno wyświetla odpowiednie pola do wypełnienia. Ponadto aplikacja wymaga aby pracownik uzupełniał dane w kolejności począwszy od pola Grupa Działalności. Wskazanie danej grupy działalności zawęża wybór dla następnego pola Rodzaj działalności, a po uzupełnieniu tego pola pojawia się kolejne pole zawężone dla danego rodzaju działalności Typ działalności (jeśli dana grupa działalności wymaga jego wskazania). Następnie należy wybrać MPK (lista zawężana względem Rodzaju działalności). W przypadku wskazania grupy działalności projektowej, po wybraniu MPK należy podać Projekt (lista projektów zawężana jest do wybranego MPKu oraz Rodzaju działalności). Po wskazaniu projektu pokazują się kolejno pola do wypełnienia Budżet, Etap oraz Źródło finansowania (informacje zawarte w projekcie, zawężone są względem Rodzaju i Typu działalności). Po wskazaniu Projektu i Budżetu system analizuje zawarte w nim Etapy i podpowiada Etap z bieżącego roku odpowiadający delegacjom (np. podróże służbowe). Ze względu na różnorodność w nazywaniu Etapów nie zawsze system będzie mógł podpowiedzieć Etap i wówczas należy wskazać go z listy dostępnych, który zawiera zasoby związane z podróżami służbowymi. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

25 Etap wnioskowania: Dodaj pozycję źródeł finansowania wyjazdu przykład źródła finansowania z projektu W przypadku wskazania grupy działalności poza projektowej, po wybraniu MPK (lista zawężana względem Rodzaju działalności), należy dokonać wyboru pracownika UŁ z listy Dysponent środków - informacje dotyczące dysponentów środków dla danego MPKu pobierane są z systemu Rektorat UŁ, w przypadku braku możliwości wskazania danej osoby należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych. Po wybraniu dysponenta środków należy wskazać Źródło finansowania (zawężone względem Rodzaju i Typu działalności). Na koniec wszystkie wprowadzone dane należy zapisać poprzez kliknięcie Dodaj. Etap wnioskowania: Dodaj pozycję źródeł finansowania wyjaz du przykład źródła finansowania z projektu Dla każdej dodanej pozycji źródła finansowania wyjazdu można za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE wykonać działanie: - Popraw wówczas otwiera się okno Edytuj źródło finasowania wyjazdu, gdzie można wprowadzić zmiany, następnie zatwierdzić je poprzez naciśnięcie Aktualizuj. - Usuń usunąć błędnie dodaną pozycję. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

26 Etap wnioskowania: Źródło finansowania wyjazdu tabela pozycji Akceptacja Dziekana Po dodaniu źródeł finansowania wyjazdu pracownik podejmuje decyzję Czy delegacja wymaga jest akceptacja Dziekana dodatkowo dla delegacji, jeżeli tak to należy zaznaczyć checkbox w części Akceptacja Dziekana. Po zaznaczeniu wymogu dodatkowej akceptacji pojawia się pole Proszę wskazać Dziekana / Prodziekana z listą pracowników pełniących funkcje Dziekanów i Prodziekanów na UŁ. Informacje te pobierane są z systemu Rektorat UŁ, w przypadku braku możliwości wskazania danej osoby należy skontaktować się z Administratorem Systemu. Po zaznaczeniu Czy wymagana jest akceptacja Dziekana w procesie obiegu dokumentu przed krokiem Rozliczenie delegacji pojawi się dodatkowy krok Akceptacja Dziekana. Etap wnioskowania: Czy wymagana jest akceptacja D ziekana - przykład Osoba rozliczająca dokument W przypadku delegacji, gdzie wnioskodawca i delegowany to dwie różne osoby pod częścią Akceptacja Dziekana widoczna jest dodatkowa sekcja Osoba rozliczająca dokument zawierająca pole w którym należy wskazać kto będzie wypełniał krok Rozliczenie delegacji wnioskodawca czy delegowany. Etap wnioskowania: Osoba rozliczająca dokument CENTRUM INFORMATYKI UŁ

27 Jeżeli wnioskodawca i delegowany to ta sama osoba lub delegowany jest osobą obcą (typ delegowanego Inny) wówczas sekcja ta nie występuje na formularzu. W tej części kończą się pola obowiązkowe do wypełnienia przez wnioskodawcę / delegowanego na kroku Etap wnioskowania. Kolejne akapity dotyczą danych uzupełniających elektroniczny formularz delegacji krajowej w zakresie załączników oraz komentarzy i oświadczeń Załączniki Do formularza delegacji na kroku Etap wnioskowania, użytkownik może dołączyć załączniki w postaci skanów dokumentów powiązanych z podróżą służbową. Dla delegacji krajowej z obiegiem mieszanym będą to np. podpisana Umowa o wykorzystaniu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych lub Umowa cywilno- prawnej. Możliwość dodania załączników pojawia się również na kroku Rozliczenie delegacji, gdzie pracownik może dodać dokumenty potwierdzające poniesione w podróży służbowej koszty np. bilety bądź faktury za przejazd lub wyżywienie. Do elektronicznego formularza dokumentu można załączyć pliki o następujących rozszerzeniach: - 'bmp' - plik z grafiką bitmapową (na przykład skany), - 'jpeg' - plik z grafiką rastrową (na przykład skany), - 'jpg' - plik z grafiką rastrową (na przykład skany), - 'png' - plik z grafiką rastrową (na przykład skany), - 'pdf' - popularny format dokumentów (na przykład skany, umowa w wersji elektronicznej itp.), - 'doc' - plik dokumentu MS Word (stara wersja), - 'docx' - plik dokumentu programu MS Word (nowa wersja), - 'txt' - standardowy plik tekstowy (na przykład napisany w notatniku), - 'odt' - plik dokumentu programów z rodziny OpenOffice. Maksymalnym rozmiarem jednego pliku jest 10 MB. W celu dodania pliku należy na otwartej delegacji w pasku Załączniki kliknąć Dodaj +. Wyświetlone zostanie okno wyboru plików z komputera wnioskodawcy, za pomocą którego należy wskazać pożądane załączniki, a następnie kliknąć Otwórz. Wszystkie dołączone dokumenty wyświetlane są w tabeli w części Załączniki. Dla każdego dodanego pliku, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje można wykonać Pobierz załącznik lub Usuń załącznik. Etap wnioskowania: Załączniki lista wgranych plików CENTRUM INFORMATYKI UŁ

28 Komentarze i oświadczenia Dla każdej delegacji będącej, która znajduje się na Liście zadań pracownika, można na aktywnym jej formularzu dodać komentarz lub oświadczenie (dla wybranych etapów). W celu dołączenia uwagi należy kliknąć Dodaj+ mieszczącego się w wierszu Komentarze i oświadczenia. Otworzy się okno Dodaj uwagę. Uwagi podzielone są na dwa typy Komentarz i Oświadczenie. Etap wnioskowania: Komentarze i oświadczenia Komentarz do dokumentu może dodać każdy pracownik, który otrzymał delegację na swoją Listę zadań. Po wskazaniu typu uwagi Komentarz należy wypełnić pola Tytuł oraz Treść. Po uzupełnieniu treści uwagi należy kliknąć Dodaj w celu jej zapisana w dokumencie. Etap wnioskowania: Komentarze i oświadczenia dodaj uwagę - przykład Oświadczenie może dodać jedynie wnioskodawca / delegowany mający dany dokument na swojej Liście zadań na krokach Etap wnioskowania lub Rozliczenie delegacji. Przy oświadczeniach sprawdzane są upoważnienia pracownika do wypełniania dokumentów. Usuwanie i modyfikacja uwag możliwe są jedynie przez ich autora na kroku, na którym zostały one dodane. Dla ułatwienia stworzona została lista oświadczeń dodawanych do delegacji, część oświadczeń jest obowiązkowych i system pilnuje aby zostały one dodane, część oświadczeń dodawana jest automatycznie do formularza np. Oświadczeni o zaliczce w przypadku zaznaczenia zaliczki na Etapie wnioskowania. W celu dodania oświadczenia należy w oknie Dodaj uwagę wskazać dla typu uwagi: Oświadczenie, następnie pojawi się dodatkowe pole Typ oświadczenia z listą oświadczeń gotowych. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

29 Po wybraniu gotowego oświadczenia, Tytuł i Treść zostają wypełnione tekstem uzgodnionym z Władzami UŁ, tekst ten można edytować i zmienić. Uwaga: Dla ułatwienia system automatycznie wypełnia treści oświadczeń danymi z dokumentu, tam gdzie jest to możliwe. Na przykład imię i nazwisko delegowanego, data utworzenia dokumentu, numer delegacji. Tam gdzie podstawienie danych nie będzie możliwe (brak wypełnionej danej w dokumencie), wstawiony będzie wielokropek. Oświadczenia można dodawać i usuwać jedynie z otwartego formularza dokumentu. Należy pamiętać, że treść oświadczeń jest przykładowa i może zawierać miejsca, które musi wypełnić pracownik. Na Etapie wnioskowania w delegacji krajowej dodano czyszczenie oświadczeń o zaliczce przy zmianie delegowanego oraz wymóg dodania oświadczenia o zaliczce, jeżeli prośba o zaliczkę jest zaznaczona. Poniżej przykłady gotowych oświadczeń: Delegacja krajowa oświadczenie o zaliczce jest ono automatycznie dodawane przez system do dokumentu oraz pojawia się na wydruku wniosku o delegację, w przypadku, gdy na Etapie wnioskowania został zaznaczony checkbox Prośba o zaliczkę - treść oświadczenia: Ja Jan Kowalski oświadczam, iż pobraną po akceptacji Kwestora zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Jednocześnie upoważniam Uniwersytet Łódzki do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. Jan Kowalski to delegowany. Delegacja krajowa oświadczenie o zagubieniu dowodów wydatków poniesionych w trakcie podróży. Uwagę można dodać na kroku Rozliczenie delegacji treść oświadczenia: Ja Jan Kowalski oświadczam, że w związku z (np. zagubieniem, przypadkowym zniszczeniem, kradzieżą bagażu, w którym znajdowały się rachunki/faktury/bilety) nie jestem w stanie przedstawić stosownych dokumentów (rachunków, faktur, biletów) potwierdzających wydatki, poniesione przeze mnie w trakcie podróży służbowej, odbywanej na polecenie pracodawcy w dniach od (data rozpoczęcia podróży) do (data zakończenia podróży), do (miejsce podróży), obejmujące: potwierdzenie kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania do miejsca oddelegowania: (kwota), potwierdzenie kosztów przejazdu z miejsca oddelegowania do miejsca zamieszkania: (kwota), koszty noclegów: (kwota), koszty dojazdów komunikacją miejscową: (kwota), inne: (kwota), opiewające łącznie na kwotę: (kwota). Wskazane powyżej wydatki nie były objęte ryczałtem. Treść ww. oświadczenia można edytować i wypełnić według potrzeby, Jan Kowalski to delegowany. Delegacja krajowa oświadczenie pobytu służbowego jest ono obowiązkowe do dodawania na kroku Rozliczenie delegacji, system nie CENTRUM INFORMATYKI UŁ

30 przekaże dokumentu na kolejny krok w przypadku braku dodania tego oświadczenia, poniżej przykład: Ja Jan Kowalski oświadczam, iż odbyłem/ odbyłam podróż zgodnie z poleceniem służbowym nr DELK/285/430/09/2016 z dnia Wszystkie przedstawione dane są zgodne ze stanem faktycznym. Jan Kowalski to delegowany, odbył podróż służbową zgodnie z wnioskiem nr DELK/285/430/09/2016 z dnia system automatycznie dane uzupełnił w oświadczeniu. Delegacja krajowa - oświadczenie pokrycia kosztów ze środków własnych użytkownik może dodać je na Etapie wnioskowania oraz Rozliczenia delegacji, gdy delegacja jest częściowo finansowana ze środków własnych delegowanego. Treść oświadczenia: Ja Jan Kowalski oświadczam, iż część kosztów wyjazdu pokryję ze środków własnych i nie będę mieć roszczeń finansowych wobec uczelni (w przypadku braku pełnego finansowania). Każdy Komentarz i Oświadczenie składa się z typu, tytułu i treści. Dodatkowo można pod treścią uwagi zaznaczyć checkbox Czy uwaga ma być prywatna i Czy uwaga ma znaleźć się na wydruku dokumentu. Uwagę prywatną może oglądać jedynie jej autor, pozostałe uwagi widzą wszyscy pracownicy uczestniczący w procesie obiegu dokumentu. Każde dodane do formularza Oświadczenie znajdzie się na wydruku i nie będzie prywatne, natomiast Komentarz może być prywatny i wówczas nie będzie on umieszczony na wydruku. Uwaga: Oświadczenia i Komentarze powiązane są z krokiem dokumentu. Oznacza to, że uwaga dodana na Etapie wnioskowania znajdzie się na wydruku wniosku (dla delegacji w obiegu mieszanym) lub widoku elektronicznego wniosku (dla delegacji z podpisem elektronicznym), natomiast uwagi dodane później widoczne będą na wydruku lub widoku elektronicznego rozliczenia delegacji. Kolejnym ważnym punktem jest działanie oświadczeń w przypadku, gdy oświadczenia dodawane są do dokumentu przez wnioskodawcę, który nie jest delegowanym ale w jego imieniu wypełnia formularz delegacji. Przykładowo dla delegacji krajowej, jeżeli wnioskodawca i delegowany to różne osoby, autorem oświadczenia będzie wnioskodawca, natomiast będzie ono złożone w imieniu delegowanego. Dodane do dokumentu uwagi pracownik uczestniczący w obiegu delegacji może zobaczyć: - Na otwartym podglądzie lub formularzu delegacji w części Komentarze i oświadczenia, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Pokaż szczegóły. - Jeżeli delegacja znajduje się na Liście zadań pracownika, który jest autorem uwagi to po otwarciu dokumentu w części Komentarze i oświadczenia, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje może Pokaż szczegóły, Popraw, Usuń. Jeżeli pracownik nie jest autorem danej uwagi ma tylko aktywne działanie Pokaż szczegóły uwagi. - Z menu głównego Dokumenty z poszczególnych sekcji (bez otwierania dokumentu), gdzie w tabeli wyświetlony jest wiersz z daną delegacją podgląd uwag dostępny jest w przycisku funkcyjnym AKCJE. Liczba obok słowa Uwaga oznacza liczbę uwag dodanych do dokumentu. Dostęp do panelu uwag znaleźć można w każdej sekcji aplikacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

31 Aby zapewnić w pełni poprawne działanie systemu, dodawanie uwag (zwłaszcza oświadczeń) powinno odbywać się po całkowitym wypełnieniu i zapisaniu dokumentu (tuż przed wysłaniem na kolejny krok). W innym przypadku dane mogą być niepełne Historia przekazywania dokumentu do poprawy Na końcu formularza wniosku, pod przyciskami akcji na dokumencie, znajduję się Historia przekazywania dokumentu do poprawy, gdzie po kliknięciu Pokaż wyświetlona zostaje tabela z datą i opisem każdej akcji przekazania dokumentu do poprawy. Etap wnioskowania: Histor ia przekazania dokumentu do poprawy przykład tabeli z przekazaniem do poprawy dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym Etap wnioskowania akcje na dokumencie Po uzupełnieniu wymaganych pól, na kroku Etap wnioskowania pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Etap wnioskowania: przyciski akcji na dokumencie Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Etap wnioskowania: przykład usuwania dokumentu Dokumenty odrzucone wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum (dla wnioskodawcy) i Archiwum dokumentów CENTRUM INFORMATYKI UŁ

32 powiązanych (dla pozostałych pracowników, którzy uczestniczyli w obiegu usuniętego dokumentu). Przerwij i zachowaj jako roboczy Oznacza zapisanie dokumentu na Liście zadań pracownika, dotychczas wprowadzone na formularzu informacje zostaną zapisane i będzie on mógł powrócić do jego wypełniania w późniejszym czasie. Dla delegacji krajowej w obiegu mieszanym, jeżeli Etap wnioskowania został wypełniony w całości to przed przesłaniem dokumentu na kolejny krok, można najpierw go zapisać jako roboczy a następnie z menu Lista zadań widok złożony w wierszu delegacji za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE wygenerować wydruki wniosku delegacji oraz dodatkowe dokumenty np. umowę na samochód (gdy delegowany to kierowca) lub umowę cywilno- prawną (gdy delegowany to Student, Doktorant lub Gość). Działania te będzie można również wykonać po przekazaniu delegacji na kolejny krok z menu Moje dokumenty widok złożony. Dla delegacji krajowej w obiegu z podpisem elektronicznym nie ma żadnych wydruków, wszelkie akceptacje dokumentu dokonywane są wyłącznie za pośrednictwem Portalu Pracowniczego, osoby upoważnione dodatkowo przy akceptacji składają podpis elektroniczny. Prześlij do dalszej akceptacji Oznacza zapisanie i przesłanie dokumentu na kolejny krok. Dla delegacji krajowej w obiegu mieszanym dokument przejdzie na kolejny krok Akceptacja zaliczki przez Kwestora (jeśli była zaznaczona zaliczka) lub bezpośrednio na krok Rozliczenie delegacji. Dla delegacji krajowej w obiegu z podpisem elektronicznym system sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego): 1. W przypadku, gdy wskazano środek transportu samochód prywatny i delegowany jest kierowcą i/lub delegowany wnioskuje o zaliczkę: a. Jeżeli wnioskodawca i delegowany to ta sama osoba, czyli delegowany wypełnia Etap wnioskowania, to dokonuje on zatwierdzenia wniosku poprzez złożenie podpisu elektronicznego na dokumencie. Po kliknięciu Prześlij do dalszej akceptacji zostaje wyświetlona strona zawierająca elektroniczny wniosek delegacji wraz z umową na samochód, która stanowi jego integralną część (jeśli występuje). Pod wnioskiem delegowany składa podpis elektroniczny, po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. W dalszej części instrukcji przedstawiony został przykład procesu składania podpisu elektronicznego. b. Jeżeli wnioskodawca i delegowany to różne osoby, to wnioskodawca wypełnia Etap wnioskowania i przekazuje delegację: Prześlij do CENTRUM INFORMATYKI UŁ

33 dalszej akceptacji bez składania podpisu elektronicznego na kolejny krok Akceptacja delegowanego - akceptacja wniosku delegacji. 2. W pozostałych sytuacjach, gdy wskazano środek transportu inny niż prywatny środek transportu (lub delegowany nie jest kierowcą) i delegowany nie wnioskuje o zaliczkę, to zatwierdzenie Etapu wnioskowania kończone jest przez wnioskodawcę/ delegowanego tylko akcją Prześlij do dalszej akceptacji, bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazany na kolejny krok Akceptacja delegowanego - akceptacja wniosku delegacji (gdy wnioskodawca i delegowany to różne osoby) lub Akceptacja bezpośredniego przełożonego. Po przekazaniu delegacji do dalszej akceptacji, dokument znika z Listy zadań wnioskodawcy / delegowanego i jest widoczny w sekcji Moje dokumenty. Uwaga: w przypadku niewypełnienia wszystkich wymaganych pól na formularzu lub wpisaniu błędnych danych system przy próbie kliknięcia Prześlij do dalszej akceptacji nie przekaże dokumentu dalej. Pozostanie on otwarty i w miejscach gdzie użytkownik popełnił błąd lub nie wypełnił obowiązkowych pól będzie wyświetlona informacja wskazująca błąd lub brak danych. Poniżej przedstawiony został przykład wydruku wniosku dla delegacji krajowej w obiegu mieszanym. Delegacja krajowa w obiegu z podpisem elektronicznym nie podlega wydrukom. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

34 Polecenie wyjazdu służbowego z dnia.. numer - przykład wydruku wniosku delegacji krajowej obieg mieszany CENTRUM INFORMATYKI UŁ

35 Akceptacja dokumentu proces składania podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego) Proces składania podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego) na każdym kroku, który wymaga jego złożenia wygląda tak samo. Pracownik upoważniony do złożenia podpisu na delegacji, otrzymuje dokument na swoją Listę zadań, otwiera formularz, zapoznaje się z zawartymi na nim informacjami i jeżeli nie ma przeciwskazań dokonuje akceptacji wraz ze złożeniem podpisu elektronicznego na dokumencie. Poniżej przykład składania podpisu elektronicznego przez delegowanego: 1. Pracownik po otwarciu delegacji z Listy zadań, zapoznaje się z dokumentem i jeżeli nie ma przeciwskazań akceptuje dokument poprzez kliknięcie Akceptuję pod względem merytorycznym znajdujące się u dołu formularza. System sprawdza czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). W przypadku delegowanego złożenie podpisu zawsze wymagane gdy delegacja jest z umową na samochód i/lub zaliczką. 2. Zostaje wyświetlona strona Złożenie podpisu elektronicznego zawierająca Treść dokumentu (Polecenie wyjazdu służbowego). Poniżej przykłady stron z Treścią dokumentu dla delegacji krajowej: a. z zaliczką; b. umową na samochód, gdy delegowany to kierowca. W takich przypadkach Treść dokumentu zawiera Polecenie wyjazdu służbowego oraz umowę na samochód, która stanowi integralną część dokumentu U dołu strony, pod wnioskiem znajduje się część Podpis elektroniczny z informacją: Ostateczne zatwierdzenie dokumentu wymaga złożenia podpisu elektronicznego. Poniżej należy wskazać plik z osobistym certyfikatem. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania podpisu Treść dokumentu przykład delegacji z zaliczką (pkt.2a) CENTRUM INFORMATYKI UŁ

36 Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania podpisu Treść dokumentu przykład delegacji z umową na samo chód (pkt. 2b) 3. Zgodnie z wytycznymi, w celu złożenia podpisu elektronicznego należy najpierw wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na komputerze pracownika poprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ. Typ plików do obsługi certyfikatów to *.sig. Po wyszukaniu na komputerze certyfikatu należy w oknie Wysyłanie pliku kliknąć Otwórz. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

37 Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania podpisu Treść dokumentu wysyłanie pliku z certyfikatem (pkt.3) 4. System dokona weryfikacji poprawności wybranego certyfikatu. a. W przypadku pozytywnego sprawdzenia certyfikatu, na stronie Złożenie podpisu elektronicznego w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat, że certyfikat został zweryfikowany poprawnie wraz z podaniem szczegółowych danych dot. certyfikatu. b. W przypadku, gdy system będzie miał problem z weryfikacją wskazanego certyfikatu, na stronie Złożenie podpisu elektronicznego w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat System nie mógł zweryfikować poprawności i okresu ważności certyfikatu. W takiej sytuacji należy upewnić się, czy wskazano prawidłowo certyfikat z aktualnym okresem ważności. W przypadku problemów należy skontaktować się z Administratorem Systemu lub bezpośrednio z osobą upoważnioną z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania podpisu Treść dokumentu pozytywna weryfikacja certyfikatu (pkt.4a) CENTRUM INFORMATYKI UŁ

38 Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania podpisu Treść dokumentu negatywna weryfikacja certyfikatu (pkt.4b) 5. Po poprawnym zweryfikowaniu certyfikatu pracownik może złożyć podpis na dokumencie. W tym celu należy kliknąć Złóż podpis u dołu strony. 6. Otwarte zostanie nowe okno Do złożenia podpisu wymagane jest podanie hasła. Należy wprowadzić hasło ustanowione dla certyfikatu a następnie kliknąć Złóż podpis. Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - proces składania podpisu Treść dokumentu składanie podpisu elektronicznego 7. System zweryfikuje poprawność hasła: a. W przypadku wpisania prawidłowego hasła, podpis elektroniczny pracownika zostanie złożony na dokumencie i delegacja zostanie przesłana na kolejny krok. System automatycznie przekieruje pracownika na jego Listę zadań, gdzie wyświetlony będzie komunikat Dokument został podpisany i przekazany do dalszej akceptacji. b. W sytuacji, gdy pracownik wprowadził błędne hasło, na stronie Złożenie podpisu elektronicznego w części Podpis elektroniczny wyświetlony będzie komunikat, że nie udało się podpisać dokumentu. W takiej sytuacji należy ponowić próbę wprowadzenia hasła upewniając się, że jest prawidłowe. W przypadku problemów należy skontaktować się z Administratorem Systemu lub bezpośrednio z osobą upoważnioną z Centrum Informatyki UŁ do wydawania certyfikatów. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

39 Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym pozytywne zakończenie proces składania podpisu (pkt. 7a) Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym proces składania podpisu Treść dokumentu błąd przy składaniu podpisu (pkt. 7b) CENTRUM INFORMATYKI UŁ

40 3.2. Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, gdy wnioskodawca i delegowany to różne osoby. Dokument trafia na Listę zadań do pracownika delegowanego. Pracownik po otwarciu dokumentu zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Delegowany ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji delegowany może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy delegowany stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na Etap wnioskowania. W tej sytuacji, system wyświetli okno Przekazanie do dokumentu do poprawy, gdzie należy podać powód wycofania dokumentu oraz wskazać krok, na który ma być on przekazany. W tym przypadku delegowany ma do wyboru tylko Etap wnioskowania. Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji: przekazanie dokumentu do poprawy Pracownik, który otrzyma dokument wycofany do poprawy przy pierwszym jego otwarciu, wyświetlony będzie miał komunikat z podaniem przyczyny cofnięcia oraz kroku z którego został przekazany. Akceptuję pod względem merytorycznym W przypadku, gdy delegowany nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku dokonuje jego akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

41 Gdy na wniosku delegacji wskazano prywatny środek transportu i delegowany jest kierowcą i/lub delegowany wnioskuje o zaliczkę, wówczas podczas akceptacji kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji wymagane jest od delegowanego złożenie podpisu elektronicznego. Wyświetlona zostaje strona zawierająca Treść dokumentu (Polecenie wyjazdu służbowego wraz z integralną częścią umową na samochód, jeśli występuje) na której delegowany składa podpis elektroniczny (niekwalifikowany). Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu opisu Etapu wnioskowania w pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu, delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. W pozostałych przypadkach, podczas akceptacji kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji przez delegowanego nie jest wymagany podpis elektroniczny Akceptacja bezpośredniego przełożonego (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym. Dokument na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego trafia na Listę zadań do osoby upoważnionej do delegowania pracownika (dane z systemu kadrowo płacowego), może nią być kierownik jednostki UŁ, pod którą bezpośrednio podlega delegowany. Przełożony, po otwarciu delegacji zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Przełożony ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Przełożony na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy przełożony stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na etapie Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem merytorycznym i wyrażam zgodę na wyjazd W przypadku, gdy przełożony nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku, wyraża zgodę na wyjazd pracownika, dokonuje jego akceptacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

42 System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja bezpośredniego przełożonego zawsze wymagane jest od przełożonego złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym i wyrażam zgodę na wyjazd wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem bezpośredni przełożony składa podpis elektroniczny. Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu opisu Etapu wnioskowania w pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków Akceptacja dysponenta środków (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym. Dokument na kroku Akceptacji dysponenta środków trafia na Listę zadań do dysponenta / dysponentów środków zgodnie ze wskazanymi na Etapie wnioskowania źródłami finansowania wyjazdu. Dysponentem środków w zależności od wpisanych na Etapie wnioskowania źródeł finansowania może być: 1. Kierownik jednostki lub osoba upoważniona do akceptacji środków wskazanego MPKu źródła finansowania poza projektowe. 2. Kierownik danego projektu dla źródeł finansowania projektowych. 3. W przypadku, kiedy delegacja rozliczana jest z kilku źródeł finansowania, wymagana będzie akceptacja dysponentów środków każdego ze wskazanych źródeł. Na przykład: delegację rozliczają dwa źródła finansowania jedno jest projektowe, drugie poza projektowe. Wymagana w tym przypadku będzie akceptacja kierownika projektu (pierwsze źródło) oraz akceptacja dysponenta środków zgodnie ze wskazanym MPKiem (drugie źródło). 4. Jeżeli bezpośredni przełożony i dysponent środków to jedna osoba to kroki Akceptacji bezpośredniego przełożonego i Akceptacji dysponenta środków dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym są połączone w jeden etap Akceptacja bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków. Dysponent środków analogicznie jak bezpośredni przełożony zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Dysponent środków ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

43 Dysponent środków na kroku Akceptacji dysponenta środków może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy dysponent środków stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym W przypadku, gdy dysponent środków nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku, wyraża zgodę na finansowanie wyjazdu, dokonuje jego akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja dysponenta środków zawsze wymagane jest od dysponenta środków złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem dysponent środków składa podpis elektroniczny. Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu opisu Etapu wnioskowania w pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja Dziekana (jeśli wymagana dodatkowa akceptacja), Akceptacja zaliczki przez Kwestora (delegacja z zaliczką), Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu (delegacja z umową na samochód) lub od razu na etap Rozliczenie delegacji Akceptacja bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, gdy przełożony i dysponent środków to ta sama osoba. Bezpośredni przełożony / dysponent środków analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Bezpośredni przełożony / dysponent środków ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

44 Bezpośredni przełożony / dysponent środków na kroku Akceptacji bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy bezpośredni przełożony/ dysponent środków stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym W przypadku, gdy bezpośredni przełożony/ dysponent środków nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku dokonuje jego akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacji bezpośredniego przełożonego / dysponenta środków zawsze wymagane jest od bezpośredniego przełożonego/ dysponenta środków złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem bezpośredni przełożony/ dysponent środków składa podpis elektroniczny. Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu opisu Etapu wnioskowania w pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja Dziekana (jeśli wymagana dodatkowa akceptacja), Akceptacja zaliczki przez Kwestora (delegacja z zaliczką), Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu (delegacja z umową na samochód) lub od razu na etap Rozliczenie delegacji Akceptacja Dziekana (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, gdy na Etapie wnioskowania został zaznaczony checkbox Czy wymagana jest akceptacja Dziekana. Na kroku Akceptacja Dziekana delegacja trafia na Listę zadań do Dziekana lub Prodziekana wskazanego przez wnioskodawcę na Etapie wnioskowania, lista zawężona jest do pracowników pełniących funkcje Dziekanów i Prodziekanów na UŁ. Informacje te pobierane są z systemu Kadrowo-Płacowego, w przypadku braku możliwości wskazania danej osoby należy skontaktować się z Administratorem Systemu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

45 Dziekan analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Dziekan ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Dziekan na kroku Akceptacja Dziekana może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy Dziekan stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem merytorycznym W przypadku, gdy Dziekan nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku dokonuje jego akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja Dziekana Dziekan dokonuje akceptacji delegacji bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja zaliczki przez Kwestora (delegacja z zaliczką), Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu (delegacja z umową na samochód) lub od razu na etap Rozliczenie delegacji Akceptacja zaliczki przez Kwestora Krok ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym oraz delegacji krajowej obieg mieszany, gdy delegowany jest pracownikiem UŁ i na Etapie wnioskowania został zaznaczony checkbox Prośba o zaliczkę. Kwestor analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Kwestor ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Kwestor na kroku Akceptacja zaliczki przez Kwestora może wykonać następujące czynności dla dokumentu: CENTRUM INFORMATYKI UŁ

46 Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy Kwestor stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem formalno- rachunkowym W przypadku, gdy Kwestor nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku, wyraża zgodę na wypłatę zaliczki, dokonuje jego akceptacji: W przypadku delegacji krajowej obieg mieszany dokument przechodzi na kolejny krok Rozliczenie delegacji. W przypadku delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym system sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja zaliczki przez Kwestora zawsze wymagane jest od Kwestora złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję pod względem formalno- rachunkowym wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji. Pod wnioskiem Kwestor składa podpis elektroniczny. Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu opisu Etapu wnioskowania w pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu (delegacja z umową na samochód) lub od razu na etap Rozliczenie delegacji. Uwaga: Po dokonaniu akceptacji zaliczki przez Kwestora delegacja oprócz pojawienia się na Liście zadań u kolejnego pracownika (zgodnie ze ścieżką obiegu), dodatkowo pojawia się w zakładce Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych. Sekcja ta przeznaczona jest dla pracowników Administracji Centralnej UŁ i pozwala wygenerować plik płatności krajowych dla danego zbioru dokumentów. Szczegółowy opis sekcji dostępny w odrębnej Instrukcji podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, pojawia się gdy wskazano na delegacji prywatny środek transportu i delegowany jest kierowcą. Wówczas integralną częścią wniosku delegacji jest umowa o wykorzystaniu prywatnego środka transportu. Na kroku Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu delegacja trafia na Listę zadań do osoby upoważnionej do podpisania umowy w imieniu CENTRUM INFORMATYKI UŁ

47 UŁ (pracownika reprezentanta UŁ), którą to wnioskodawca / delegowany wskazał na Etapie wnioskowania. Pracownik- reprezentant UŁ analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Etapie wnioskowania, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Pracownik- reprezentant UŁ ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Pracownik- reprezentant UŁ na kroku Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy pracownik- reprezentant UŁ stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję umowę W przypadku, gdy pracownik- reprezentant UŁ nie ma zastrzeżeń co do treści wniosku wraz z umową na samochód, dokonuje jego akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu zawsze wymagane jest od pracownika - reprezentanta UŁ złożenie podpisu elektronicznego. Po kliknięciu Akceptuję umowę wyświetlona zostaje strona z elektronicznym wnioskiem delegacji wraz z umową na samochód, która stanowi integralną część dokumentu. Pod dokumentem pracownik- reprezentant UŁ składa podpis elektroniczny. Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu opisu Etapu wnioskowania w pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Rozliczenie delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

48 3.9. Rozliczenie delegacji Rozliczenie delegacji wnioskodawca / delegowany zawsze wypełnia w systemie niezależnie od wybranego typu obiegu delegacji krajowej (mieszanego lub z podpisem elektronicznym). Pracownik po powrocie z podróży służbowej kolejno wypełnia pola niezbędne do rozliczenia delegacji krajowej. Pola te pogrupowane są tematycznie: Informacje o delegacji Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu Refundacja kosztów Zapewnione posiłki, Noclegi, Transport Podsumowanie wydatków Źródła finansowania wyjazdu Rozliczenie kosztów produktów delegacji Załączniki Komentarze i oświadczenia Historia przekazywania dokumentu do poprawy Informacje o delegacji Na formularzu kroku Rozliczenie delegacji pod nagłówkiem i podtytułem delegacji wyświetlony jest na żółtym tle komunikat przypominający pracownikowi, że uzupełnienie godzin delegacji (data wyjazdu oraz data powrotu poniżej) pozwoli na poprawne rozliczenie kosztów przez system. W Informacje o delegacji należy potwierdzić lub poprawić daty wyjazdu i powrotu oraz uzupełnić godziny. Bardzo ważne jest prawidłowe wypełnienie pól Data wyjazdu i Data powrotu wraz godzinami, gdyż pozwoli to na poprawne rozliczenie kosztów delegacji przez system. Dodatkowo przypomina o tym komunikat na zielonym tle pod częścią Informacje o delegacji. W celu uzupełnienia godzin wyjazdu i powrotu z delegacji można: Skorzystać z kalendarza, poprzez kliknięcie na ikonkę kalendarza z lewej strony daty lub kliknięcie na pole z datą np. Data wyjazdu. Pojawi się wówczas pod polem z datą kalendarz na którym najpierw potwierdzamy datę wyjazdu (lub zmieniamy na inną). Następnie po kliknięciu w kalendarzu na datę, wyświetlają się w nim pełne godziny dla danego dnia, dalej po kliknięciu na godzinę można sprecyzować ją do minut (co 5 min). Po kliknięcie na czas z minutami, kalendarz automatycznie się zamyka i wprowadza prawidłowy pełny format daty z godziną. Jeżeli użytkownik chce wprowadzić minuty inne niż możliwe są z podpowiedzi kalendarza należy wskazać pełen czas z kalendarza a następnie skorygować minuty w polu z prawidłowym formatem pełnej daty. Wprowadzić godzinę ręcznie, poprzez kliknięcie na pole z datą np. Data wyjazdu. System automatycznie uzupełni obok daty godzinę 00:00, którą można usunąć i wprowadzić właściwą dla wyjazdu delegowanego. Należy pamiętać, aby godzina CENTRUM INFORMATYKI UŁ

49 wpisana była w prawidłowym formacie np. 08:52. Po wpisaniu godziny należy kliknąć poza pole z datą. W przypadku potrzeby korekty czasu należy powtórzyć jedną powyższych czynności. Rozliczenie delegacji: Nagłówek, Informacje o delegacji- przykład wypełniania czasu wyjazdu Informacje o delegacji zawierają oprócz dat wyjazdu i powrotu podstawowe dane o delegacji wprowadzone na Etapie wnioskowania: Nazwa jednostki, do której udaje się delegowany, Miejscowość delegacji, Cel podróży oraz Środek lokomocji. Są to pola do podglądu Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu W drugiej części Rozliczenia delegacji, pracownik dodaje/ koryguje punkty podróży zgodne ze środkiem transportu, jakim odbywał podróż służbową. Na tą sekcją na formularzu wyświetlony jest komunikat przypominający pracownikowi, że należy uzupełnić Rachunek kosztów transportu o miejsca i godziny wyjazdu oraz przyjazdu. Jeżeli na Etapie wnioskowania punkty podróży nie były dodane (nie są wymagane dla delegacji, gdy wskazano środek lokomocji Autobus, Samolot, Pociąg klasa I lub Pociąg klasa II), to w części Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu pracownik uzupełnia punkty podróży poprzez kliknięcie Dodaj+. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

50 W przypadku, gdy na Etapie wnioskowania dodano punkty podróży, to w części Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu znajduje się tabelę z ich wykazem. Dodane punkty podróży pracownik za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje może poprawić lub usunąć. Dla delegacji, gdzie wskazano prywatny środek transportu samochód i delegowany jest kierowcą po dodaniu/ skorygowaniu punktów podróży (wymagane min. dwa punkty podróży), w zależności od typu delegacji należy: 1. Dla delegacji krajowej obieg mieszany - z tabeli z punktami podróży za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje -> Generuj wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu pobrać Wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu w roku 2017 załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 42 Rektora UŁ z dn r (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia r.). Wydruk wyciągu można również wygenerować na zamkniętym dokumencie np. z sekcji Lista zadań widok złożony za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje. Dokument podpisany przez osoby upoważnione następnie należy w postaci skany podłączyć do delegacji oraz oryginał dostarczyć do Kwestury UŁ. Rozliczenie delegacji: Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdudelegacja krajowa- obieg mieszany - przykład tabeli z punktami podróży Rozliczenie delegacji: przykład Wyciągu z ewidencji przebiegu pojazdu w roku 2017 CENTRUM INFORMATYKI UŁ

51 2. Dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym nie generujemy wydruku ewidencji. Nad tabelą z punktami podróży znajduje się pole do wskazania upoważnionej osoby, która elektronicznie zaakceptuje przebieg pojazdu. W dalszej części obiegu delegacji w systemie, będzie dodatkowy krok Akceptacja ewidencji przebiegu pojazdu na którym to wskazana osoba dokona akceptacji rozliczenia delegacji z ewidencją przebiegu pojazdu. Rozliczenie delegacji: Rachunek kosztów transportu / Ewidencja przebiegu pojazdu - delegacja krajowa- obieg z podpisem elektronicznym - przykład tabeli z punktami podróży Uwaga: System sprawdza zgodność dat i godzin wprowadzonych punktach podróży w Rachunku kosztów transportu/ Ewidencji przebiegu pojazdu względem dat wyjazdu i przyjazdu delegacji uzupełnionych w Informacji o delegacji. Oznacza to, że daty wyjazdu i przyjazdu dla Rachunku kosztów transportu muszą zawierać się w przedziale dat podróży służbowej (daty i godziny w pozycjach mogą się pokrywać). Sprawdzanie prawidłowych dat w punktach podróży system wykonuje przy próbie przesłania dokumentu do dalszej akceptacji. Jeżeli zarejestruje błędne daty, dokument nie zostanie zamknięty i na formularzu w Rachunku kosztów transportu wyświetli stosowny komunikat oraz zaznaczy błędne wiersze tabeli. Przy jakiejkolwiek zmianie w rachunku kosztów transportu (korekcie), komunikat błędu pozostanie, natomiast oznaczenie wierszy tabeli zostanie wyczyszczone. Poniżej przykład błędnie wypełnionego Rachunku kosztów transportu, w którym wskazano w punktach podróży terminy przekraczające Daty wyjazdu i Daty przyjazdu delegacji wskazane w Informacjach o delegacji: Rozliczenie delegacji: przykład błędnie wypełnionego Rachunku kosztów transportu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

52 Refundacja kosztów Kolejna grupa pól zawiera dane dotyczące refundacji kosztów przez instytucję zewnętrzną. Jeżeli wnioskodawca / delegowany na Etapie wnioskowania zaznaczył checkbox Czy zapewniono refundację kosztów i uzupełnił informację o instytucji refundującej, na kroku Rozliczenie delegacji są one wyświetlone. Pracownik za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE może poprawić lub usunąć dodaną instytucję refundującą a także dodać nową refundację zewnętrzną poprzez kliknięcie Dodaj+. W przypadku odznaczenia checkbox Czy zapewniono refundację kosztów wszystkie dodane pozycję instytucji refundujących zostaną automatycznie usunięte i trzeba będzie wprowadzić je od nowa. Uwaga: Deklarowana przez instytucję zewnętrzną kwota refundacji nie może przewyższać całkowitego kosztu delegacji. Przy próbie przesłania dokumentu do dalszej akceptacji system sprawdza powyższe kwoty. W przypadku wskazania kwoty refundacji większej od całkowitego kosztu delegacji, dokument nie zostanie zamknięty i na formularzu w części Podsumowanie wydatków pod polem Kwota wydana ogółem wyświetlony zostanie stosowny komunikat. Rozliczenie delegacji: Refundacja kosztów Zapewnione posiłki, Noclegi, Transport Następną grupę pól pracownik wypełnia zgodnie z przebytą delegacją w zakresie posiłków, noclegów oraz transportu. Zapewnione posiłki W polach Liczba bezpłatnych śniadań, Liczba bezpłatnych obiadów oraz Liczba bezpłatnych kolacji należy wskazać ilości zapewnionych posiłków. Jeżeli delegowany miał zapewnione pełne wyżywienie przez organizatora/ instytucję goszczącą wówczas można zaznaczyć checkbox Zapewniono wszystkie bezpłatne posiłki. Jego zaznaczenie skutkuje wyzerowaniem kosztów diet oraz ukryciu pól dla liczby bezpłatnych śniadań, obiadów i kolacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

53 Noclegi Uwaga: Zgodnie z Zarządzeniem nr 49 Rektora UŁ z dn r. w Portalu Pracowniczym w delegacjach krajowych koszty noclegów rozliczane są wyłącznie w formie ryczałtów. Koszty noclegów w formie faktur/ rachunków rozliczane są za pomocą systemu EOD. Jeżeli delegowany podczas podróży służbowej poniósł koszty związane z noclegiem i chce je rozliczyć wg. ryczałtów to zaznacza checkbox Korzystano z ryczałtów za nocleg. Pojawią się wówczas dwa pola: - Noclegi ryczałt ilość - gdzie należy wpisać ilość ryczałtów, - oraz Noclegi ryczałt kwota gdzie system przeliczy kwotę wg. wskazanej ilości. Rozliczenie delegacji: Zapewnione posiłki, Nocleg i, Transport przykład delegacji bez zaliczki W przypadku delegacji z zaliczką noclegi mogą być rozliczone ryczałtem (w ramach delegacji) albo fakturą (osobno w EOD), wówczas na formularzu w części Noclegi widoczne są dwa pola wyboru: - Korzystano z ryczałtów za nocleg - Czy w ramach pobranej zaliczki zostały opłacone noclegi Po zaznaczeniu pierwszego z nich, wyświetlone zostaną pola Noclegi - ryczałt ilość oraz Noclegi - ryczałt kwota, a pole Czy w ramach pobranej zaliczki zostały opłacone noclegi zostanie wyłączone - nie będzie można go zaznaczyć. Po zaznaczeniu drugiego z nich, wyświetlone zostaną pola do wypełnienia przez pracownika Kwota z rachunku / faktury oraz Numer rachunku / faktury, a pole Korzystano z ryczałtów za nocleg zostanie wyłączone - nie będzie można go zaznaczyć. Jeżeli pracownik będzie chciał zmienić sposób rozliczania noclegów, na przykład z faktur na ryczałty, należy najpierw odznaczyć pole Czy w ramach pobranej zaliczki zostały opłacone noclegi, a następnie zaznaczyć Czy w ramach pobranej zaliczki zostały opłacone noclegi. Ryczałty za nocleg będą wliczały się do rozliczenia kosztów delegacji (będą przesyłane do systemu Simple.ERP), natomiast wpisane na delegacji koszty noclegowe faktury. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

54 Rozliczenie delegacji: Zapewnione posił ki, Noclegi, Transport przykład delegacji z zaliczką Transport Koszty za transport, które poniósł pracownik i wykazał w ramach punktów podróży w Rachunku kosztów transportu/ Ewidencji przebiegu pojazdu widoczne są w części Transport w polu Dojazdy udokumentowane kwota (pole nie do edycji). Dodatkowo, jeżeli pracownik poniósł wydatki na dojazdy miejscowe, może rozliczyć je w formie ryczałtów poprzez zaznaczenie checkbox Koszty ryczałtów na dojazdy miejscowe za transport proszę zaznaczyć jeśli wykorzystano. Pojawią się wówczas dwa pola: - Ryczałt za dojazd ilość - gdzie należy wpisać ilość ryczałtów, - oraz Ryczałt za dojazd kwota gdzie system przeliczy kwotę wg. wskazanej ilości. Jeżeli delegowany chce w ramach delegacji rozliczyć dodatkową kwotę za transport nie ujętą w punktach podróży oraz w ryczałcie na dojazdy miejscowe, może ją ująć w części Podsumowanie Wydatków w polu Inne wydatki według załączników. W takiej sytuacji obowiązkowo należy do delegacji dołączyć stosowne skany dokumentów uzasadniające inne wydatki. Rozliczenie delegacji: Zapewnione posiłki, Noclegi, Transport przykład delegacji bez zaliczki CENTRUM INFORMATYKI UŁ

55 Uwaga: System pilnuje aby wprowadzone ilości dla bezpłatnych posiłków oraz ryczałtów dla noclegów i transportu nie przekraczały ilości dni delegacji. W przypadku wpisania większej liczby niż ilość dni delegacji system nie przepuści dokumentu na kolejny krok, dokument nie zostanie zamknięty i pod każdym błędnie wypełnionym polem wyświetli na czerwono stosowny komunikat Podsumowanie Wydatków Podsumowanie wydatków jest to grupa pól częściowo wypełnionych przez system, wyliczonych na podstawie uzupełnionych przez pracownika wszystkich wymaganych pól z poprzedzających części formularza rozliczenia delegacji. System wylicza kwoty dla następujących pól: Łączna kwota diet, Łączny koszt noclegów, Łączny koszt transportu, Kwota wydana ogółem, Koszt wyjazdu dla UŁ, Pobrana zaliczka, Do wypłaty oraz Do zwrotu. Wszystkie wymienione pola nie są do edycji. Pola, które może wypełnić pracownik to: - Inne wydatki według załączników - jeżeli takie koszty zostały poniesione i są udokumentowane, - oraz Numer rachunku dla wypłaty - system podpowiada numer rachunku podany przez pracownika w systemie kadrowo - płacowym ale może on wskazać inny rachunek poprzez wybranie Inny w polu Numer rachunku dla wypłaty. W takim przypadku należy wprowadzić nowy numeru rachunku, prawidłowy format to 26 cyfr. System pilnuje, aby pracownik wpisał poprawny numer rachunku, w przypadku znalezienia błędu zostanie to wyraźnie zasygnalizowane, a dokument nie będzie mógł być przesłany dalej. Rozliczenie delegacji: Podsumowanie Wydatków CENTRUM INFORMATYKI UŁ

56 Źródła finansowania wyjazdu Źródła finansowania wyjazdu to tabela z pozycjami źródeł finansowania wprowadzonymi przez wnioskodawcę / delegowanego na Etapie wnioskowania. Po powrocie z podróży, pracownik za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE może poprawić lub usunąć dodane źródło finansowania oraz dodać nowe poprzez kliknięcie Dodaj+. Rozliczenie delegacji: Źródła finansowania wyjazdu Modyfikacja dodanego źródła finansowania wyjazdu możliwa jest jedynie wtedy, gdy nie występuje ono w Rozliczeniu kosztów produktów delegacji. Uwaga: Podczas próby przesłania dokumentu na kolejny krok, system sprawdza czy każde źródło finansowania bierze udział w Rozliczeniu kosztów produktów delegacji. Jeżeli znajdzie źródła nie biorące udziału w rozliczeniu produktów, dokument nie przejdzie na kolejny krok i na formularzu przy Źródłach finansowania wyjazdu wyświetli stosowny komunikat oraz zaznaczy błędne wiersze tabeli. Przy jakiejkolwiek zmianie w źródłach finansowania wyjazdu, komunikat błędu pozostanie, natomiast oznaczenie wierszy tabeli zostanie wyczyszczone. Rozliczenie delegacji: Źródła finansowania wyjazdu przykład komunikatu dla źródła finansowania nie biorącego udziału w rozliczeniu kosztów produktów delegacji Rozliczenie kosztów produktów delegacji W części Rozliczenie kosztów produktów delegacji pracownik dokonuje rozliczenia wszystkich kosztów ujętych w Podsumowaniu wydatków przypisując do nich Źródła finansowania wyjazdu które wskazał w delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

57 Prawidłowe rozliczenie wymienionych w powyższych akapitach kosztów dla delegacji polega na przyporządkowaniu do wygenerowanych kosztów źródeł, z których będą one finansowane. Delegacja generuje koszty - nazwane w systemie produktami są one kolejno wymienione w wykazie rozliczenia kosztów produktów delegacji np. Koszty transportu prywatnym środkiem transportu, Koszty noclegów, Diety, Pozostałe koszty delegacji + ryczałt za transport publiczny. Do każdego z produktów należy przyporządkować źródło finansowania (z listy obecnie dodanych), kwotę oraz zasób etapu projektu (jeżeli źródło finansowania jest źródłem projektowym). Rozliczenie delegacji: Rozliczenie kosztów produktów delegacji Przyporządkowanie źródeł finansowanie wyjazdu do poszczególnych kosztów delegacji można wykonać: - grupowo do wszystkich kosztów produktów przypisać jedno źródło finansowania wyjazdu za pomocą przycisku Rozlicz automatycznie, - lub pojedynczo do każdego kosztu produktu z osobna, za pomocą przycisku Dodaj przypisanie+ (widocznym przy każdym koszcie). Automatyczne rozliczenie kosztów produktów: Grupowe przypisanie źródła finansowania wyjazdu do kosztów produktów jest ułatwieniem dla pracownika przy wypełnianiu Rozliczenia kosztów produktów delegacji w przypadku, gdy wyjazd finansowany jest z jednego źródła. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

58 Po kliknięciu w Rozlicz automatycznie system próbuje dokonać automatycznego rozliczenia kosztów produktów poprzez przypisanie źródła finansowania wraz z kwotą do poszczególnych kosztów. Uwaga: Jeżeli do delegacji dodano więcej niż jedno źródło finansowania, system weźmie pod uwagę to, które zostało dodane najwcześniej. W przypadku projektowego źródła finansowania, system spróbuje dopasować również zasób, którym należy rozliczyć dany koszt. Jeżeli takich zasobów będzie więcej niż jeden, system weźmie pod uwagę ten, który pojawił się w systemie najwcześniej. Kiedy operacja się nie uda, wyświetlone zostanie okno z przyczyną niepowodzenia. Jeżeli system poprawnie rozliczy koszty, również wyświetli okno z podstawowymi informacjami dla użytkownika. Rozliczenie delegacji: Rozliczenie kosztów produktów delegacji komunikat prawidłowego automatycznego przypisania kosztów. Rozliczenie delegacji: Rozliczenie kosztów produktów delegacji komunikat automatycznego przypisania kosztów akcja zakończona niepowodzeniem. Pojedyncze przypisywanie źródeł finansowania do kosztu produktu: Wykorzystywane jest w przypadkach, gdy koszty delegacji finansowane są z kilku źródeł, wtedy każdemu z kosztów można przypisać inne źródło lub jeden koszt sfinansować z dwóch źródeł. W celu przypisania do kosztu produktu źródła finansowania należy kliknąć Dodaj przypisanie+ w wierszu danego produktu. Otworzy się okno Dodaj rozliczenie produktu, gdzie należy wskazać źródło finansowania (lista zawiera źródła z delegacji) oraz wpisać kwotę, a następnie zatwierdzić klikając Dodaj. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

59 Rozliczenie delegacji: Rozliczenie kosztów produktów delegacji przykład pojedynczego dodania przypisania do koszt u produktu źródła finansowania projektowego Rozliczenie delegacji: Rozliczenie kosztów produktów delegacji przykład pojedynczego dodania przypisania do kosztu produktu źródła finansowania poza projektowego Uwaga: Zmiana kwot w polach na kroku Rozliczenia delegacji powoduje aktualizację części Rozliczenie wydatków oraz Rozliczenie kosztów produktów delegacji. W takiej sytuacji należy skorygować wcześniej przyporządkowane źródła finansowania wraz z wysokością rozpisanych kosztów produktów. Każde dodane rozliczenia produktu pracownik może za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE poprawić lub usunąć, wówczas należy ponownie przypisać źródło finansowania do danego produktu. Do każdego produktu wymagane jest przypisanie co najmniej jednego źródła finasowania, zasobu i kwoty. Prawidłowo i w całości rozliczony produkt będzie miał zielony komunikat np. Rozliczono zł z zł. W przypadku, gdy pracownik chce usunąć źródła finansowania przypisane do kosztów produktów może dokonać tego: - dla pojedynczego kosztu produktu poprzez przycisk AKCJE wskazać Usuń lub - dla wszystkich kosztów produktów poprzez kliknięcie w przycisk Usuń rozliczenie kosztów i wówczas system usunie całe rozliczenie. W przypadku błędu zostanie wyświetlone okno z informacją dla użytkownika. Pod rozliczeniem kosztów wyświetlona jest uwaga dotycząca dalszego postępowania z delegacją: Dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym: 1. Przed zeskanowaniem biletów stanowiących potwierdzenie poniesionych kosztów należy nanieść numer delegacji. 2. Delegacja procedowana w pełnym obiegu elektronicznym - nie wymaga drukowania formularza, składania odręcznych podpisów oraz dostarczania do Kwestury oryginalnych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

60 Dla delegacji obieg mieszany: Po wypełnieniu rozliczenia delegacji formularz należy wydrukować, dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, a następnie po podpisaniu przez delegowanego i osoby upoważnione do delegowania przekazać do punktu podawczego z zaznaczeniem odpowiedniej komórki Administracji Centralnej Załączniki W zależności od wybranego typu obiegu dokumentu, pracownik zobowiązany jest na kroku Rozliczenia delegacji do formularza dołączyć: Dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym: - skany rachunków/ faktur potwierdzające poniesione wydatki. Oryginały dokumentów pracownik archiwizuje w jednostce zatrudnienia. Dla delegacji krajowej obieg mieszany: - skany podpisanych przez osoby upoważnione wydruków wniosku i rozliczenia delegacji, - rachunków/ faktur potwierdzających poniesione wydatki - oraz jeżeli występują w delegacji skany podpisanych umowy na samochód wraz ewidencją przebiegu pojazdu - oraz jeżeli występuje skan podpisanej umowy cywilno-prawnej. Oryginały kompletu dokumentów pracownik obowiązkowo musi dostarczyć do Kwestury. Opis dodawania załącznik przedstawiony został w instrukcji na Etapie wnioskowania (pkt ) Komentarze i oświadczenia Nad częścią Komentarze i oświadczenia na formularzu delegacji pracownik wyświetlony ma komunikat: Przypominamy o konieczności dodania odpowiednich oświadczeń, na przykład o odbyciu podróży lub innych. Jest to obowiązkowe oświadczenie, które należy dołączyć na kroku Rozliczenie delegacji. System nie przekaże dokumentu na kolejny krok, gdy nie jest dodane Oświadczenie o odbyciu podróży służbowej, poniżej przykład: Ja Jan Kowalski oświadczam, iż odbyłem/ odbyłam podróż zgodnie z poleceniem służbowym nr DELK/285/430/09/2016 z dnia Wszystkie przedstawione dane są zgodne ze stanem faktycznym. Jan Kowalski to delegowany, odbył podróż służbową zgodnie z wnioskiem nr DELK/285/430/09/2016 z dnia system automatycznie dane uzupełnił w oświadczeniu. Innym gotowym oświadczeniem jakie pracownik może wykorzystać, jeżeli zachodzi taka potrzeba jest Oświadczenie o zgubieniu dowodów wydatków poniesionych w trakcie podróży. Opis dodawania Komentarzy i oświadczeń przedstawiony został w instrukcji na Etapie wnioskowania (pkt ). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

61 Historia przekazywania dokumentu do poprawy Na końcu formularza rozliczenia delegacji, pod przyciskami akcji na dokumencie, znajduję się Historia przekazywania dokumentu do poprawy, gdzie po kliknięciu Pokaż widoczna jest tabela z datą i opisem każdej akcji przekazania dokumentu do poprawy. Rozliczenie delegacji akcje na dokumencie Po uzupełnieniu wymaganych pól, na kroku Rozliczenie delegacji pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Rozliczenie delegacji: przyciski nawigacyjne Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Przekaż do poprawy W przypadku, gdy pracownik stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Przerwij i zachowaj jako roboczy Oznacza zapisanie dokumentu na Liście zadań pracownika, dotychczas wprowadzone na formularzu informacje zostaną zapisane i będzie on mógł powrócić do jego wypełniania w późniejszym czasie. Dla delegacji krajowej w obiegu mieszanym, jeżeli Rozliczenie delegacji zostało wypełnione w całości to przed przesłaniem dokumentu na kolejny krok, można najpierw go zapisać jako roboczy a następnie z menu Lista zadań widok złożony w wierszu delegacji za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE wygenerować wydruki rozliczenia delegacji oraz dodatkowe dokumenty np. ewidencje przebiegu pojazdu (gdy delegacja z umową na samochód) lub umowę cywilno- prawną (gdy delegowany to Student, Doktorant lub Gość). Dla delegacji krajowej w obiegu z podpisem elektronicznym nie ma żadnych wydruków, wszelkie akceptacje dokumentu dokonywane są wyłącznie za pośrednictwem Portalu Pracowniczego, osoby upoważnione dodatkowo przy akceptacji składają podpis elektroniczny. Prześlij do dalszej akceptacji Oznacza zapisanie i przesłanie dokumentu na kolejny krok. Dla delegacji krajowej w obiegu mieszanym dokument przejdzie na kolejny krok Akceptacja Administracji Centralnej. Poniżej przykład wydruku Rozliczenia delegacji. Dla delegacji krajowej w obiegu z podpisem elektronicznym system sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego CENTRUM INFORMATYKI UŁ

62 (niekwalifikowanego). Na etapie Rozliczenie delegacji wnioskodawca/delegowany dokonuje akceptacji delegacji bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji (gdy wnioskodawca i delegowany to różne osoby), Akceptacja ewidencja przebiegu pojazdu (gdy delegacja z umową na samochód) lub bezpośrednio na krok Akceptacja Administracji Centralnej. Rozliczenie delegacji numer - przykład wydruku rozliczenia delegacji krajowej obieg mieszany CENTRUM INFORMATYKI UŁ

63 3.10. Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym w przypadku, gdy rozliczenie wypełnia wnioskodawca, który nie jest delegowanym. Dokument trafia na Listę zadań do pracownika delegowanego. Pracownik po otwarciu dokumentu zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Rozliczeniu delegacji, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Delegowany ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Delegowany na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.3.1.). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy pracownik stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem merytorycznym W przypadku, gdy delegowany nie ma zastrzeżeń co do treści rozliczenia delegacji dokonuje jej akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja delegowanego akceptacja rozliczenia delegacji delegowany dokonuje akceptacji delegacji bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja ewidencja przebiegu pojazdu (gdy delegacja z umową na samochód) lub bezpośrednio na krok Akceptacja Administracji Centralnej Akceptacja ewidencji przebiegu pojazdu (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuje dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, pojawia się gdy wskazano na delegacji prywatny środek transportu i delegowany jest kierowcą (delegacja z umową na samochód). Wówczas integralną częścią rozliczenia delegacji jest ewidencja przebiegu pojazdu. Na kroku Akceptacja ewidencji przebiegu pojazdu delegacja trafia na Listę zadań do osoby upoważnionej do podpisania ewidencji w imieniu UŁ, którą to wnioskodawca / delegowany wskazał na Rozliczeniu delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

64 Pracownik analogicznie jak dla wyżej opisanego kroku zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na Rozliczeniu delegacji, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Pracownik ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Na kroku Akceptacja umowy o wykorzystaniu prywatnego środka transportu osoba upoważniona do podpisania ewidencji w imieniu UŁ może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.3.1.). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy pracownik- reprezentant UŁ stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję ewidencję przebiegu pojazdu W przypadku, gdy pracownik nie ma zastrzeżeń co do treści rozliczenia delegacji wraz z ewidencją przebiegu pojazdu dokonuje jej akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja ewidencji przebiegu pojazdu pracownik dokonuje akceptacji delegacji z ewidencją bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja Administracji Centralnej Akceptacja Administracji Centralnej Na kroku Akceptacja Administracji Centralnej dokument delegacji trafia na Listę zadań do pracownika Administracji Centralnej UŁ zgodnie z określonym w tym celu plikiem uprawnień. Pracownik Administracji Centralnej analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenia delegacji, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Wyjątek stanowią: - pole Proszę wskazać Kwestora / Osobę upoważnioną przez Kwestora, gdzie pracownik wskazuje osobę upoważnioną do akceptacji kolejnego kroku. Akceptacja Administracji Centralnej: wybór osoby upoważnionej przez Kwestora CENTRUM INFORMATYKI UŁ

65 - część Załączniki, gdzie pracownik może dodać do delegacji dokumenty w postaci załączników. Opis panelu przedstawiony został w instrukcji dla kroku Etap wnioskowania (pkt ) - część Komentarze i oświadczenia, gdzie pracownik ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Pracownik Administracji Centralnej po zapoznaniu się z delegacją może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.3.1.). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy pracownik stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem formalno-rachunkowym W przypadku, gdy pracownik Administracji Centralnej nie ma zastrzeżeń co do treści rozliczenia delegacji dokonuje jej akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja Administracji Centralnej pracownik dokonuje akceptacji delegacji bez składania podpisu elektronicznego. Dokument zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji (dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym, gdy wymagana jest ponowna akceptacja dysponenta środków) lub bezpośrednio na etap Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji (delegacja krajowa - obieg z podpisem elektronicznym) Etap ten jest opcjonalny, występuję dla delegacji krajowej obieg z podpisem elektronicznym i występuje, gdy koszt wyjazdu dla UŁ (z kroku Rozliczenie delegacji) jest wyższy niż przewidywany koszt wyjazdu dla UŁ (wskazany na Etapie wnioskowania) lub na kroku Rozliczenie delegacji została wykonana jakakolwiek akcja (dodanie, aktualizacja, usunięcie) na którymkolwiek ze źródeł finansowania wyjazdu. We wszystkich powyższych przypadkach wymagana jest dodatkowa akceptacja dysponenta środków. Dokument delegacji trafia na Listę zadań do dysponenta / dysponentów środków zgodnie ze wskazanymi źródłami finansowania wyjazdu na kroku Rozliczenia delegacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

66 Dysponent środków analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenia delegacji, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Pracownik ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Na kroku Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji dysponent środków może wykonać następujące czynności na dokumencie: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.3.1.). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy dysponent środków stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym W przypadku, gdy dysponent środków nie ma zastrzeżeń co do treści rozliczenia delegacji dokonuje jej akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja dysponenta środków - akceptacja rozliczenia delegacji wymagane jest od dysponenta środków złożenie podpisu elektronicznego podczas akceptacji dokumentu. Wyświetlona zostaje strona zawierająca Treść dokumentu (Rozliczenie delegacji wraz z integralną częścią ewidencją przebiegu pojazdu, jeśli występuje) na której dysponent środków składa podpis elektroniczny (niekwalifikowany). Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu Etapu wnioskowania pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu, delegacja zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora Na kroku Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora dokument delegacji trafia na Listę zadań do: osoby upoważnionej przez Kwestora - dla delegacji krajowych do kwoty zł akceptacji dokonuje osoba upoważniona przez Kwestora, wskazana z listy upoważnionych pracowników Administracji Centralnej UŁ na kroku Akceptacji Administracji Centralnej, Kwestora dla delegacji krajowych w kwocie powyżej zł akceptacji dokonuje Kwestor. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

67 Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków może zapoznać się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenia delegacji, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Na kroku Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora osoba upoważniona może wykonać następujące czynności na dokumencie: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.3.1.). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem formalno-rachunkowym W przypadku, gdy Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora nie ma zastrzeżeń co do treści rozliczenia delegacji dokonuje jej akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora wymagane jest od osoby upoważnionej złożenie podpisu elektronicznego podczas akceptacji dokumentu. Wyświetlona zostaje strona zawierająca Treść dokumentu (Rozliczenie delegacji wraz z integralną częścią ewidencją przebiegu pojazdu, jeśli występuje) na której Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora składa podpis elektroniczny (niekwalifikowany). Proces składania podpisu przedstawiony został w instrukcji na końcu Etapu wnioskowania pkt.3.1. Po pozytywnej weryfikacji podpisu: 1. Delegacja dla której koszty nie przekraczają kwoty zł kończy swój obieg w Portalu Pracowniczym (status zakończony) i automatycznie zostaje wyeksportowania do systemu Simple.ERP. Dokument taki można odnaleźć w głównym menu Dokumenty w sekcjach Moje archiwum (przez wnioskodawcę / delegowanego), Archiwum dokumentów powiązanych (przez pozostałych użytkowników uczestniczących w obiegu delegacji) oraz za pomocą Wyszukiwarki. Podpis działania sekcji znajduje się w odrębnej Instrukcji podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty. Po dokonaniu akceptacji dokument zostanie wyeksportowany, system automatycznie przekieruje użytkownika na Listę zadań, gdzie dodatkowo będzie widoczny komunikat o zaakceptowaniu obiegu delegacji i jej eksporcie do systemu Simple.ERP. Jeżeli w przyszłości pracownik otworzy wyeksportowany dokument ww. komunikat z informacją o eksporcie wyświetlany będzie w module Historia eksportu ERP. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

68 Opis modułu w odrębnej Instrukcji podstawowych funkcjonalności w module Dokumentu. Lista zadań - komunikat eksportu dokumentu do systemu ERP przykład 2. Delegacja dla której koszty przekraczają kwotę zł zostaje przekazana na kolejny krok Akceptacja Kanclerza Akceptacja Kanclerza Delegacja, której wartość przekracza zł po akceptacji na kroku Akceptacji Kwestora / osoby upoważnionej przez Kwestora trafia na krok Akceptacja Kanclerza. Na kroku Akceptacja Kanclerza dokument delegacji przekazany jest Listę zadań Kanclerza. Kanclerz analogicznie jak dla wyżej opisanych kroków może zapoznać się z danymi wprowadzonymi na kroku Rozliczenia delegacji, jednak nie ma możliwości dokonywania zmian. Kanclerz ma możliwość dodania na formularzu delegacji własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt ). Kanclerz na kroku Akceptacja Kanclerza może wykonać następujące czynności na dokumencie: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.3.1.). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy Kanclerz stwierdzi, że dokument zawiera błędy może cofnąć go do poprawy na kroki wcześniejsze. Działanie przycisku opisane zostało na kroku Akceptacja delegowanego akceptacja wniosku delegacji (pkt.3.3.). Akceptuję pod względem formalno-rachunkowym W przypadku, gdy Kanclerz nie ma zastrzeżeń co do treści rozliczenia delegacji dokonuje jej akceptacji. System sprawdza, czy dany krok wymaga podczas akceptacji dokumentu złożenia podpisu elektronicznego (niekwalifikowanego). Na etapie Akceptacja Kanclerza wymagane jest od osoby upoważnionej złożenie podpisu elektronicznego podczas akceptacji dokumentu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ