MODUŁ KONTROLA ELEKTRONICZNY SYSTEM WSPARCIA PROCESU KONTROLI W ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ. Zespół: Gdańsk, sierpień 2014r.

Transkrypt

1 ELEKTRONICZNY SYSTEM WSPARCIA PROCESU KONTROLI W ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ MODUŁ KONTROLA Zespół: 1. Pomorski Urząd Wojewódzki 2. Małopolski Urząd Wojewódzki 3. Mazowiecki Urząd Wojewódzki Gdańsk, sierpień 2014r.

2 Spis treści 1 Wprowadzenie podstawowe informacje o module kontroli Zgodność z przepisami prawa Schemat kompetencji pracowników odpowiedzialnych za kontrolę Moduł Kontroli względem systemu EZD Strona główna Modułu Organizacja postępowania kontrolnego Zasoby kadrowe Obciążenie pracą Kompetencje kontrolne Rejestr kontroli Kalendarz Dokumentacja Administracja Słownik Wiadomości Procedura tworzenia planu kontroli Rozpoczęcie procedury ustalenie priorytetów kierownictwa jednostki względem planowanych działań kontrolnych Tworzenie planów kontroli w komórkach do spraw kontroli Weryfikacja zaproponowanych planów kontroli przez kierownictwo jednostki Sporządzanie i zatwierdzanie planu kontroli dla jednostki Roczne plany kontroli jednostki Zmiana planu kontroli Alternatywne planowanie kontroli zatwierdzanie jednostopniowe Okresowe plany kontroli Prowadzenie kontroli przy pomocy modułu kontroli Wstęp Plan pracy kontroli, zakładanie sprawy Plan pracy kontroli harmonogram kontroli Kontrole pozaplanowe Tworzenie dokumentacji przedkontrolnej Dokumentowanie czynności kontroli, akta kontroli Wiązanie akt ze sprawą S t r o n a

3 5.8 Karta kontroli Kontrole w realizacji / zakończone oraz procedura kończenia kontroli Spis spraw Koordynacja zarządzanie funkcjonalnością modułu Koordynacja dostosowywanie modułu do potrzeb jednostki Monitorowanie Ustawienia Sprawozdawczość S t r o n a

4 1 Wprowadzenie podstawowe informacje o module kontroli Stworzenie narzędzia informatycznego wspierającego proces kontroli jest kolejnym po wdrożeniu systemu EZD krokiem ku informatyzacji w administracji rządowej. Dzięki Modułowi kolejny obszar działalności administracji będzie funkcjonował w wersji elektronicznej. Korzyści płynące z informatyzacji pracy można już było zaobserwować przy okazji wdrażania systemów EZD. Oszczędność czasu, materiałów biurowych, usprawnienie i uproszczenie procedur czy uzyskanie całkowitej przejrzystości wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników każdego szczebla to tylko część z profitów wprowadzenia niniejszego Modułu. Wartym podkreślenia jest fakt, iż Moduł Kontroli z jednej strony jest osobną dla systemu EZD aplikacją, a rozwiązanie takie umożliwia wprowadzenie szeregu rozwiązań, które nie wymagają zmiany funkcjonalności systemu EZD, z drugiej strony jest w pełni kompatybilny z tymże systemem, dzięki czemu działania takie jak np. nadawanie znaków sprawom czy ich prowadzenie będzie w pełni odwzorowane w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Podstawowe funkcjonalności prezentowanego Modułu to w szczególności: wsparcie procesu Sprawozdawczości dla Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Ministra Spraw Wewnętrznych oraz Ministra Spraw Administracji i Cyfryzacji, wsparcie całej procedury kontrolnej od planowania kontroli, poprzez czynności kontrolne, aż do sporządzania niezbędnych raportów i zestawień, wsparcie kontroli wewnętrznych, ułatwienie monitorowania realizacji zadań kontrolnych, Zapewnienie zgodności dokumentacji kontrolnej z postanowieniami ustawy o kontroli w administracji rządowej oraz standardami kontroli w administracji rządowej. Istotną funkcjonalnością systemu jest stworzenie zasad i uprawnień do poszczególnych funkcji Modułu. Możliwy będzie dostęp do poszczególnych funkcji przez wszystkich lub tylko wybranych pracowników. W celu zapewnienia sprawnej koordynacji procesu kontrolnego, wskazywana będzie osoba (lub osoby), która będzie odpowiedzialna za koordynację kontroli w całej Jednostce. Osoba ta będzie koordynowała i nadzorowała poprawne działanie Modułu, w tym także będzie odpowiedzialna za nadawanie uprawnień pozostałym pracownikom, czy też tworzenie niezbędnych statystyk i raportów z postępowania 4 S t r o n a

5 kontrolnego dla kierownictwa Jednostki. Osoby te będą wskazywane w zależności od przyjętych regulacji przez kierownika jednostki. 1.1 Zgodność z przepisami prawa Przy tworzeniu Modułu Kontroli kierowano się zasadą pełnej zgodności rozwiązań, funkcji oraz zależności w odniesieniu do aktów prawnych dotyczących kontroli. Należy podkreślić, że Moduł Kontroli nie tylko wyczerpuje wymogi Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ale także ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej, czy też Standardów kontroli w administracji rządowej, zatwierdzonych przez Prezesa Rady Ministrów. Co więcej, funkcjonalność modułu, w tym przede wszystkim elastyczność w dopasowywaniu do przeprowadzania kontroli w różnych trybach i na podstawie różnych aktów prawnych, będzie wyczerpywała wymogi formalne i prawne wynikające z innych ustaw odrębnych od ustawy o kontroli w administracji rządowej. Zostało to osiągnięte poprzez możliwość tworzenia powiązań dla kontroli o różnej tematyce moduł będzie umożliwiał prowadzenie kontroli w różnym trybie. Przykładem takiego działania może być kontrola prowadzona na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Duży nacisk położono na zgodność funkcji oraz rozwiązań modułu kontroli w odniesieniu do Standardów kontroli w administracji rządowej. W szczególności Moduł będzie stanowił narzędzie pomocne w zakresie: zarządzania zasobami ludzkimi w sposób zapewniający najwyższą wydajność i skuteczność prowadzonej działalności (funkcja zasobów kadrowych, obciążenia pracą itp.); wykonywania obowiązków kontrolnych zgodnie z przepisami prawa (podstawowa funkcjonalność systemu wszystkie funkcje są zgodne z przepisami prawa); właściwego nadzoru nad prawidłową realizacją zadań przez kierownika komórki do spraw kontroli na każdym etapie postępowania kontrolnego (m.in. poprzez wgląd w akta kontroli prowadzone w module, możliwość ustawiania powiadomień, tworzenia kalendarium kontroli); 5 S t r o n a

6 wsparcie całego procesu planowania kontroli (moduł będzie stanowił także narzędzie do tworzenia planów kontroli, z uwzględnieniem priorytetów i oczekiwań kierownictwa jednostki); wsparcie procesu przygotowania niezbędnej dokumentacji przedkontrolnej oraz dokumentowania postępowania kontrolnego (dokumentacja przedkontrolna będzie tworzona przy pomocy modułu, a wszystkie akta kontrolne będą znajdowały się w sprawach prowadzonych przy pomocy modułu kontroli); wsparcie sprawozdawczości (moduł będzie umożliwiał tworzenie raportów, sprawozdań z przeprowadzonych kontroli). Nie mniej istotną kwestią jest możliwość dopasowania funkcjonalności Modułu do indywidualnych potrzeb danej jednostki. Pozostawiona została możliwość ingerowania w Moduł dla każdej jednostki, w tym przede wszystkim w odniesieniu do wzorów dokumentów niezbędnych w toku kontroli, tworzenia bazy danych, relacji lub powiązań. Obok powyższego, funkcjonowanie Modułu będzie się opierało na przepisach prawa dotyczących kontroli przede wszystkim ustawy o kontroli w administracji rządowej. Mimo pozostawienia szerokiej możliwości dokonywania zmian, niektóre funkcje modułu nie będą mogły zostać zmienione. Do omawianego katalogu z pewnością zaliczyć należy m.in.: konieczność gromadzenia akt kontroli moduł będzie narzędziem umożliwiającym nie tylko gromadzenie akt kontroli, ale także ich segregowanie czy też sporządzanie spisów akt kontroli. Reasumując, wszystkie dokumenty jakie generuje niniejsza aplikacja całkowicie spełniają wymagania jakie nakłada ustawodawca. W zależności od przyjętego sposobu prowadzenia postępowania kontrolnego w jednostce, moduł będzie mógł pełnić funkcję wspomagającą, ale także stanowić główne narzędzie do prowadzenia całego postępowania kontrolnego. 6 S t r o n a

7 1.2 Schemat kompetencji pracowników odpowiedzialnych za kontrolę Rysunek 1 - schemat kompetencji 1.3 Moduł Kontroli względem systemu EZD Tworząc Moduł Kontroli kierowano się zasadą pełnej współpracy modułu z systemem EZD stworzenia wzajemnych powiązań i relacji co umożliwi współpracę obu systemów. Z uwagi na fakt, że postępowanie kontrolne posiada w znacznej mierze inną specyfikę niż postępowanie administracyjne, zdecydowano się na odrębny program. Ze względu na fakt, że system EZD może stanowić w danych jednostkach podstawowy sposób dokumentowania i sposobu załatwiania spraw, stanowiąc w konsekwencji narzędzie do obsługi wszystkich czynności kancelaryjnych, niezbędne jest współdziałanie 7 S t r o n a

8 obu programów. W konsekwencji, uzyskano powiązania umożliwiające płynne przechodzenie z systemu EZD do Modułu, przy czym Moduł Kontroli będzie stanowił podstawowe narzędzie do prowadzenia czynności kontrolnych. Do głównych powiązań i relacji systemu EZD z Modułem Kontroli zaliczyć należy: podgląd spisu spraw w systemie EZD; wysyłka korespondencji mimo że będzie odbywała się z poziomu Modułu Kontroli, będzie rejestrowana tak jak każda korespondencja wysyłana za pomocą EZD; wiązanie pism do sprawy dokumenty wpływające do jednostki, które będą stanowiły akta kontroli będą wiązane z dokumentacją kontrolą przez system EZD do Modułu Kontroli; każda wiadomość rozesłana w Module Kontroli będzie także pojawiała się w systemie EZD umożliwi to bieżącą pracę w module kontroli. Ponownie należy podkreślić, że Moduł Kontroli będzie zbliżony zarówno graficznie, jak i funkcjonalnie do systemu EZD winno to znacząco ułatwić pracę z Modułem pracownikom korzystającym na co dzień z systemu EZD. 8 S t r o n a

9 2 Strona główna Modułu Opracowując wygląd ekranu głównego Modułu szczególny nacisk położono zbieżność z systemem EZD, zarówno w zakresie estetyki jak i funkcjonalności. Pozwoli to na szybką i sprawną adaptację pracowników w środowisku niniejszej aplikacji. Ekran główny Modułu można podzielić na trzy zasadnicze części: menu boczne, górny pasek menu, menu główne Modułu. Wybór głównych funkcji Modułu będzie odbywał się w menu bocznym, które zostało podzielone na następujące sekcje: komórka do spraw kontroli zawierająca podstawowe informacje o kompetencjach kontrolnych, zasobach kadrowych kontrolerach i pozostałych osobach uczestniczących w postępowaniu kontrolnym, obciążeniu pracą, czy też panel administracji, umożliwiający zarządzanie kontrolerami; kontrole zewnętrzne zawierająca informacje o prowadzonych, zakończonych kontrolach, a także umożliwiający planowanie kontroli; kontrole wewnętrzne zarządzanie i prowadzenie kontroli wewnętrznych; spis spraw spis kontroli; koordynacja zawierająca zarządzanie funkcjami modułu (w tym nadawaniem uprawnień dostępu), ale także umożliwiająca sporządzanie raportów zestawień, a w konsekwencji odpowiedzialna za tworzenie sprawozdań. Menu boczne umożliwia wybór zakładek, których kliknięcie powoduje wyświetlenie danej zakładki na ekranie głównym. Górny pasek menu zawiera podstawowe informacje o osobie zalogowanej do systemu. Ponadto, znajdują się na nim funkcje wylogowania (lub przelogowania) użytkownika aplikacji. Kliknięcie skrótu spowoduje dostęp do aplikacji wiadomości. Na ekranie głównym zamieszczono podgląd do spisu spraw kontroli, przypomnienia oraz wydarzenia. Opis funkcjonalności poszczególnych zakładek zostanie opisany w dalszej części opracowania. 9 S t r o n a

10 Wygląd strony głównej modułu: Rysunek 2 - widok strony głównej modułu pkt 1 pkt 2 pkt 3 pkt 4 Opis strony głównej Modułu: pkt 1 status kontroli (kontrola rozpoczęta, kontrola obecnie prowadzona w jednostce, sporządzanie dokumentacji pokontrolnej); pkt 2 pogląd do obecnie prowadzonych kontroli; pkt 3 panel przypomnień o koniecznych do zrealizowania zadaniach; pkt 4 panel wydarzeń pogląd do planu pracy danego kontrolera z podziałem na wydarzenia indywidualne i grupowe (informacje będą pobierane z kalendarza, który zostanie opisany w dalszej części opracowania). 10 S t r o n a

11 3 Organizacja postępowania kontrolnego 3.1 Zasoby kadrowe Zakładka menu bocznego zasoby kadrowe stanowi narzędzie do zarządzania pracownikami komórek do spraw kontroli. Na rysunku nr 3 zaprezentowano pogląd zakładki zasoby kadrowe. Za pomocą funkcji zyskujemy bezpośredni dostęp do panelu dzięki któremu uzyskamy informacje niezbędne do określenia obłożenia poszczególnymi zadaniami pracowników danej komórki organizacyjnej. Szerzej obciążenie pracą zostało opisane w dalszej części niniejszego opracowania. Rysunek 3 - Komórka do spraw kontroli: Zasoby kadrowe Widok przedstawia kompleksowe zestawienie wszystkich pracowników danej komórki organizacyjnej. Za pomocą tej funkcji zyskujemy dostęp do profilu danego pracownika oraz jego statusu. Użycie funkcji bezpośrednio przeniesie nas do okna podglądu profilu danego pracownika odpowiedniej komórki organizacyjnej. Okno profilu daje nam wgląd 11 S t r o n a

12 do podstawowych informacji o pracowniku, jego kompetencjach, uprawnieniach, historii przeprowadzanych przez niego kontroli oraz tych które właśnie przeprowadza rysunek nr 4. Rysunek 4 - Zasoby kadrowe: profil pracownika Podglądając profil pracownika możemy skorzystać z następujących zakładek: Skorzystanie z zakładki kontrole umożliwi nam wgląd do kontroli jakie obecnie prowadzi dany pracownik jak i również pozwoli przydzielić pracownika do przeprowadzenia danej kontroli rysunek nr S t r o n a

13 Rysunek 5 - Profil pracownika: Kontrole Zakładka daje dostęp do informacji o dodatkowych kursach, szkoleniach które odbył kontroler lud do posiadanych uprawnień np. aplikacji kontrolerskiej NIK. Zakładka daje dostęp do historii kontroli przeprowadzonych przez kontrolera tym samym w jednym miejscu będzie gromadzona cała historia kontroli przeprowadzonych przez danego kontrolera. Jednocześnie jak pokazano na stronie głównej zakładki Zasoby kadrowe, część pracowników oznaczona jest kolorem czerwonym oznacza to, że uczestniczą oni obecnie w czynnościach kontrolnych. Użycie w menu zasobów kadrowych funkcji (aktywnej tylko dla pracowników zaznaczonych na czerwono czyli uczestniczących w kontroli), powoduje przeniesienie 13 S t r o n a

14 do okna umożliwiającego wgląd do czynności kontrolnych, które aktualnie wykonuje dany pracownik komórki do spraw kontroli. W tym narzędziu ponownie zastosowano intuicyjne rozwiązanie przedstawiające stopień zaawansowania czynności kontrolnych za pomocą kolorowych lampek kolor żółty oznacza kontrolę, która obecnie trwa, natomiast kolor czerwony oznacza kontrolę zakończoną (kontrole będą wyświetlane dla danego roku kalendarzowego) rysunek nr 6. Rysunek 6 - Profil pracownika: status prowadzonych kontroli 3.2 Obciążenie pracą Moduł kontroli będzie stanowił także narzędzie do generowania zestawień dotyczących obciążenia pracą zarówno w danej komórce organizacyjnej (oddziale), jak i dla poszczególnych pracowników. Podkreślić należy, że przedstawione poniżej raporty / zestawienia stanowią jedynie przykłady jednostka będzie mogła zgłaszać propozycje swoich raportów / zestawień, których nie ujęto w propozycjach. Możliwe będzie generowanie poszczególnych raportów, w możliwością zastosowania funkcji sortowania, np. ilość kontroli zakończonych / niezakończonych dla oddziału X, ilość kontroli zakończonych / niezakończonych dla pracownika Y, czas prowadzenia czynności kontrolnych. Dane niezbędne do tworzenia zestawień będą czerpane z informacji zamieszczanych w module, w tym np. z harmonogramu kontroli (opisanego w pkt. 5.3 niniejszego opracowania). 14 S t r o n a

15 pkt. 1 pkt. 2 pkt. 4 pkt. 3 Rysunek 7 - Obciążenie pracą Na rysunku nr 7 pokazano przykładowe zestawienie liczny kontroli dla poszczególnych pracowników w oddziale Y. Kierownik komórki lub kierownik jednostki będzie mógł wygenerować zestawienie uwzględniając: oddział pkt 1; okres obejmujący dane zestawienie pkt 2; zestawienie miesięczne / zestawienie pracowników (opcja tylko dla oddziałów, umożliwiająca wskazanie zamiast pracowników miesięcy) pkt 3; sortowanie wybór interesującego zestawienia (np. liczba kontroli / pracownicy) pkt 4. Dodatkowo, będzie możliwe wyeksportowanie zestawienia do wskazanego formatu albo dokonanie wydruku. Na rysunku nr 8 przedstawiono kolejny przykład zastosowania obciążenia pracą zestawienie kontroli niezakończonych i zakończonych dla pracowników danego oddziału za okres od 1 do 30 września 2013r. 15 S t r o n a

16 Rysunek 8 - Obciążenie pracą: Oddział Zakładka obciążenia pracą dla pracowników, obok wyżej wymienionych funkcji umożliwi dodatkowo sortowanie danych ze względu na konkretnego pracownika, temat kontroli wybór konkretnego tematu kontroli rozwinie listę jednostek / podmiotów w których kontrole o danej tematyce były przeprowadzone (lub są w trakcie informacja ta zostanie pozyskana z planu pracy kontroli, tj. przydzielenia danego pracownika do danej kontroli). Osoba sporządzająca zestawienie będzie mogła także wskazać na wygenerowanie raportu dla wszystkich jednostek (w omawianym przypadku trzech) lub tylko dla wskazanych. Przykładowe obciążenie pracą dla pracowników zostało przedstawione na rysunku nr 9, który przedstawia czas trwania czynności kontrolnych (z podziałem na czynności, tj. tworzenie dokumentacji przedkontrolnej, kontrola w jednostce oraz tworzenie dokumentacji pokontrolnej) dla kontroli o danej tematyce (prawidłowość przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków) i w danych jednostkach (Słupsk, Wejherowo, Bobowo). 16 S t r o n a

17 Rysunek 9 - Obciążenie pracą: Pracownicy 3.3 Kompetencje kontrolne Uruchomienie zakładki menu bocznego kompetencje kontrolne pozwala na szybki wgląd do kompetencji kontrolnych jakie posiadają komórki organizacyjne jednostki kontrolującej względem jednostek kontrolowanych. Funkcja kompetencje kontrolne będzie w pełni edytowalna. Rysunek 10 przedstawia przykładowy efekt skorzystania z w/w narzędzia, tj. uzyskania wglądu do kompetencji kontrolnych Wydziału Nadzoru i Kontroli względem Miast i Gmin jako jednostek kontrolowanych. 17 S t r o n a

18 Rysunek 10 - Kompetencje kontrolne Dzięki powyższej funkcji, osoby sprawujące nadzór nad czynnościami kontrolnymi podległych pracowników, uzyskają narzędzie do zapoznania się z zakresem przedmiotowym kontroli w odniesieniu do jednostek kontrolujących, co w konsekwencji pozwoli określić priorytety w czynnościach kontrolnych omawianej jednostki. Jednocześnie kompetencje kontrolne będą stanowiły bazę możliwości kontrolnych w jednostkach / podmiotach. Dzięki ustawieniu powiązań względem poszczególnych kompetencji kontrolnych dla wydziałów, przy planowaniu kontroli dostępne będą te kontrole, które zostały przypisane do danego Wydziału w konsekwencji rozwiązanie te uprości i przyspieszy proces planowania. 3.4 Rejestr kontroli Dzięki zakładce menu bocznego rejestr kontroli zyskamy bezpośredni dostęp do swoistego kompendium wiedzy o kontrolach przeprowadzanych przez jednostkę kontrolującą. Po wybraniu rodzaju jednostki, a na następnie konkretnej jednostki podlegającej kontroli, w menu 18 S t r o n a

19 głównym Modułu wyświetli się zestawienie wszystkich kontroli przeprowadzanych przez jednostkę kontrolującą w danej jednostce kontrolowanej. Grafikę prezentują menu wyboru rodzaju jednostki zaprezentowano na rysunku nr. 11. Wybór jednostki / podmiotu będzie odbywał się poprzez rozwinięcie menu ze wskazanymi jednostkami / podmiotami: Rysunek 11 Rejestr kontroli Wybór rodzaju jednostki, a w konsekwencji konkretnej jednostki (na przykładzie: Urząd Gminy Bobowo), skutkować będzie wyświetleniem zestawienia zawierającego m.in. temat kontroli, datę kontroli czy też nazwę jednostki organizacyjnej - wydziału, który daną kontrolę przeprowadzał. Ponadto, uzyskamy w pełni edytowalne dane teleadresowe jednostki oraz informacje o liczbie przeprowadzonych w jednostce kontroli. Na rysunku nr 12 zaprezentowano podgląd na menu główne zakładki rejestr kontroli. Dzięki użyciu funkcji uzyskujemy wszystkie podstawowe informacje o danej kontroli. Użycie 19 S t r o n a

20 funkcji przenosi nas do okna planu pracy kontroli, natomiast wybranie ikony otworzy okno z analizą realizacji zaleceń pokontrolnych (patrz strona 81 82). Rysunek 12 - Rejestr kontroli: informacje ogólne Powyżej opisano wybór podmiotu / jednostki z wpisanych do modułu danych. Poniżej opisano natomiast możliwość dodawania podmiotu / jednostki do rejestru kontroli podkreśla się, że niezbędne będzie systematyczne uzupełnianie danych, co wpłynie nie tylko na późniejszą funkcjonalność modułu, ale przede wszystkim na aktualność zawartych w module informacji. Jednocześnie będzie możliwe stworzenie historii działalności kontrolnej w Module, tak aby z momentem rozpoczęcia kontroli możliwe było wprowadzenie kontroli np. dotyczących roku poprzedniego. Wpisywanie podmiotu / jednostki do rejestru kontroli będzie zbliżone do wpisywania nowego adresata przy tworzeniu korespondencji w systemie EZD. Wyjątkiem będzie możliwość uzupełnienia wpisu o kwoty wydatkowanych środków publicznych (zgodnie z wytycznymi zawartymi w Standardach kontroli): 20 S t r o n a

21 Systematyczne uzupełnianie rejestru kontroli zapewni nie tylko aktualną bazę teleadresową, która będzie niezbędna np. przy tworzeniu dokumentacji przedkontrolnej, ale umożliwi wyszukiwanie informacji o danych jednostkach / podmiotach, poprzez sortowanie poszczególnych danych. Rysunek 13 - Rejestr kontroli: dodawanie jednostki / podmiotu W celu usprawnienia procesu wyszukiwania jednostki, możliwe będzie sortowanie wyników, korzystając z następujących atrybutów: data ostatniej kontroli, wyniki wcześniejszych kontroli, kwoty wydatkowanych środków publicznych lub wykonanie / niewykonanie zaleceń pokontrolnych: 21 S t r o n a

22 3.5 Kalendarz Zakładka menu bocznego kalendarz umożliwia dostęp do wszystkich czynności wykonywanych przez pracowników danej komórki organizacyjnej. Kliknięcie na konkretne wydarzenie ujęte w kalendarzu umożliwi podgląd wszystkich zadań kontrolnych wykonanych bądź zaplanowanych na dany dzień. Ponadto, kierownik komórki ds. kontroli za pomocą kalendarza zaplanuje czynności kontrolne dla podległych mu pracowników. Rysunek 14 - komórka do spraw kontroli: kalendarz Rysunek nr 14 prezentuje wygląd menu kalendarza. Przy dodawaniu wydarzenia, możliwe będzie zaznaczanie dowolnym kolorem danego wydarzenia rozwiązanie takie winno zapewnić czytelność i efektywność korzystania z omawianej funkcji. Kalendarz oprócz wglądu do poszczególnych czynności, umożlwia również ich dodawanie. Użycie funkcji powoduje uruchomienie panelu dodawania wydarzeń do kalendarza. Poniżej przedstawiono panel dodawania wydarzeń do kalendarza: 22 S t r o n a

23 Rysunek 15 - Kalendarz: dodawanie wydarzeń Za pomocą prezentowanego panelu dodamy wydarzenie: grupowe jak i indywidualne. Ponadto wyznaczymy jego termin. Wydrzenie grupowe dotyczy wszystkich osób kontrolerów w danej komórce organizacyjnej, wydarzenie indywidualne ustawia sam kontroler, podobnie jak urlopy, co stanowi dodatkową informacje dla kierownictwa podczas planowania czynności kontrolnych (a także dla pracownika, który może efektywniej organizaować swoją pracę). Dodatkowo, będzie można dodać opis wydarzenia, notatkę, a funkcja dodawania kontroli planowej umożliwi zaimportowanie wcześniej zaplanowanej kontroli. Panel umożliwia również dodawanie kontroli pozaplanowej. Odznaczenie opcji spowoduje, iż komunikat o zaplanowanym przez daną osobę wydarzeniu znajdzie się na stronie głównej użytkownika Modułu. Na ekranie głównym, przy każdym wydarzeniu znajdą się trzy funkcjonalności: 23 S t r o n a

24 Podobnie jak w przypadku rejestru kontroli, kliknięcie pierwszej spowoduje wyświetlenie podstawowych informacji o wydarzeniu, kliknięcie drugiej terminu wydarzenia, natomiast wybranie trzeciej przekierowuje nas planu pracy. Zdjęcie nr 16 przedstawia użycie funkcji podstawowe informacje : Rysunek 16 - Kalendarz: podstawowe informacje Nie bez znaczenia pozostaje także funkcja podglądu całego kwartału na kalendarzu bocznym, znajdującym się po prawej stronie ekranu głównego. Uzyskamy na nim skrótowy podgląd zaplanowanych wydarzeń w odniesieniu do trzech miesięcy kalendarzowych, co w konsekwencji umożliwi podgląd kwartałów dla jednostek, które planują kontrolę kwartalnie. 3.6 Dokumentacja Na funkcjonalność zakładki menu bocznego Dokumentacja, składa się w szczególności baza aktów prawnych traktujących o tematyce kontroli. Ponadto, podczas sukcesywnego wprowadzania nowych narzędzi w Module, w w/w zakładce znajdą się wzory pism i innych 24 S t r o n a

25 dokumentów takich jak np. zawiadomienie o kontroli, oświadczenie kontrolera, protokół z przyjęcia ustnych wyjaśnień i tym podobne. Rysunek 17 prezentuje widok zakładki dokumentacja z podziałem na edytowalne grupy tj.: dokumentacja komórki ds. kontroli, dokumentacja indywidualna oraz dokumentacja sprawy. Rysunek 17 - Dokumentacja: dodawanie nowej dokumentacji Wprowadzone wzory dokumentów będą mogły być używane podczas prowadzenia właściwej sprawy. Wartym podkreślenia jest fakt pokrywania się wielu funkcjonalności z funkcjami systemu EZD, dzięki czemu możliwa będzie szybsza adaptacja pracowników w zakresie obsługi niniejszej aplikacji. Możliwość użycia przedstawionej funkcji w menu sprawy przedstawia poniższa grafika: 25 S t r o n a

26 Reasumując, zakładka dokumentacja będzie umożliwiała korzystanie z załączonych do Modułu szablonów / wzorów dokumentacji w przypadku tworzenia dokumentacji, kontroler będzie mógł skorzystać z szablonu (analogicznie jak przewidziano w systemie EZD) oraz edytować szablon np. przy użyciu aplikacji addin. 3.7 Administracja Menu boczne Administracja będzie aplikacją, do której dostęp będzie miał jedynie koordynator wydziałowy. Będzie ona ściśle powiązana z zakładką Zasoby kadrowe i umożliwi edycję ustawień pracowników, jak i ustalenie najważniejszych celów komórki do realizacji na dany rok kalendarzowy cele, które ustala się każdorazowo przy wypełnianiu planu pracy kontroli (o którym mowa w pkt. 5.2 opracowania). Na rysunku nr 18 przedstawiono widok panelu administracja. Pierwsza zakładka dotyczy edycji lub dodawania nowych pracowników / kontrolerów (z wyborem komórki organizacyjnej komórki. ), druga natomiast pozwoli na edycję wspomnianych celów Rysunek 18 - Administracja 26 S t r o n a

27 Edycja pracowników będzie dotyczyć wszystkich danych zawartych w profilu pracownika, tj. pracownik np. zaangażowania w kontrolę po ewentualnej zmianie opisu stanowiska pracy lub stanowiska w komórce kontrolnej, a także w zakładce uprawnienia / szkolenia. W pozostałym zakresie dane będą uzupełniać się automatycznie. Przy zatrudnianiu nowego pracownika / kontrolera wszystkie potrzebne dane będzie trzeba wpisać zgodnie z wymogami opisanymi w zakładce zasoby kadrowe. 3.8 Słownik Zakładka słownik jest ściśle powiązana z procedurą tworzenia Rocznych planów kontroli. Aplikacja ta ma pomóc w kreowaniu zadań kontrolnych (tematów kontrolnych, zakresów kontroli), do których następnie będą przydzielane obszary, podobszary kontroli, działy administracji rządowej oraz podstawa prawna kontroli. Pozwoli to na stworzenie swoistych list kontrolnych, które następnie będą mogły być importowane do tematów wybieranych w zakładce Tworzenie planów kontroli. Po zaimportowaniu takiego tematu wszystkie wymagane pola zostaną automatycznie uzupełnione o dane wpisane uprzednio w słowniku. Wygląd graficzny panelu został przedstawiony na rysunku nr 19. Opisywana funkcjonalność ma za zadanie uprościć i przyspieszyć czynności kontrolne, a także pracę w Module. Stworzenie powiązań tematów kontroli z obszarami, podobszarami na etapie uzupełniania słownika, umożliwi wybór tylko tematu podczas tworzenia planu, a reszta atrybutów zostanie automatycznie uzupełniona. Dodatkowo, ujednolicona zostanie tematyka kontroli uniknie się sytuacji, w których kontrola o tej samej tematyce posiada inną nazwę - np. Kontrola w zakresie organizacji ruchu drogowego Kontrola organizacji ruchu drogowego w ramach nadzoru. Brak słownikowania poszczególnych kontroli powodowałby, że powyższa kontrola byłaby zaliczana jako kontrole o różnej tematyce, podczas gdy są to kontrole równoważne. Dodatkową opcją będzie możliwość kreowania arkusza analizy ryzyka. Moduł kontroli będzie umożliwiał planowanie kontroli przy pomocy arkusza analizy ryzyka należy podkreślić że będzie to opcja fakultatywna. 27 S t r o n a

28 pkt. 1 pkt. 2 Rysunek 19 Komórka do spraw kontroli: Słownik Rysunek 20 - Komórka do spraw kontroli: Słownik 28 S t r o n a

29 Po uzupełnieniu tematu kontroli (pkt 1), uzupełnieniu obszaru działalności kontrolnej, działu administracji rządowej, podstawy prawnej kontroli (pkt 2), będzie możliwe dodanie arkusza analizy ryzyka, zgodnie z rysunkiem nr 20. Istotną kwestią jest fakt, że dla kontroli zewnętrznych arkusz analizy ryzyka będzie edytowalny, tj. każdy Wydział będzie mógł tworzyć własny arkusz, uwzględniający kategorie ryzyka, wagi, priorytety umożliwi do dostosowanie arkusza analizy ryzyka dla kontroli o różnych zakresach tematycznych. Widok graficzny tworzenia nowego arkusza analizy ryzyka został przedstawiony na rysunku nr 21 możliwe będzie wskazanie kategorii ryzyka oraz przypisanie im punktacji / siły oddziaływania, a także wag. Po uzupełnieniu kryteriów oceny ryzyka oraz wyborze jednostek / podmiotów, będziemy przechodzić do wypełniania arkusza rysunek nr 22. Rysunek 21 - Tworzenie nowego arkusza analizy ryzyka 29 S t r o n a

30 Rysunek 22 - Uzupełnianie arkusza analizy ryzyka Po uzupełnieniu arkusza analizy ryzyka, moduł wyliczy poszczególne wartości ryzyka dla każdej jednostki. Na etapie tworzenia planów kontroli, możliwe będzie płynne przejście do arkusza analizy ryzyka, a następnie dodanie danej jednostki do kontroli. Procedura została ukazana poniżej oraz ujęta na rysunku nr 23: 1. podczas tworzenia planu kontroli będzie się dodawało jednostki / podmiotu do kontroli z arkusza analizy ryzyka nastąpi przejście do arkusza, 2. wybór jednostki z arkusza zaznaczenie opcji dodaj do planu kontroli. 30 S t r o n a

31 Rysunek 23 - Tworzenie planów kontroli: dodanie jednostki z arkusza analizy ryzyka 31 S t r o n a

32 Zgodnie z wcześniejszymi informacjami, arkusz analizy ryzyka dla kontroli zewnętrznych będzie w pełni edytowalny możliwe będzie tworzenie własnych arkuszy. Na rysunku nr 24 przedstawiono sposób dodawania jednostki / podmiotu do planu z arkusza analizy ryzyka. Rysunek 24 - Dodawanie jednostki do planu kontroli z arkusza analizy ryzyka 3.9 Wiadomości Moduł Kontroli będzie umożliwiał komunikację pomiędzy wszystkimi użytkownikami Modułu poprzez funkcję wiadomości. Zastosowanie omawianej funkcjonalności umożliwi koordynację wszystkich działań kontrolnych w Urzędzie możliwe będzie bowiem wskazanie adresatów wiadomości jako wszystkich użytkowników Modułu, czy tylko wybranych osób. Dla uproszczenia wprowadzono podział adresatów: główny koordynator, kierownicy komórek do spraw kontroli, wydziały, pracownicy. Należy wskazać, że z funkcji wiadomość będzie można skorzystać na każdym etapie użytkowania Modułu Kontroli. Jednakże Moduł będzie automatycznie generował wiadomości istotne dla postępowania kontrolnego, np. przy planowaniu kontroli (wiadomość o rozpoczęciu procedury), czy też podczas uzupełniania planu pracy kontroli (pracownicy 32 S t r o n a

33 przedzieleni do kontroli otrzymają wiadomość o zaistniałym fakcie). Ustawianie zakresu automatycznych wiadomości będzie odbywało się poprzez panel ustawienia. Widok graficzny wiadomości został przedstawiony na rysunku nr 25. Rysunek 25 - Wiadomości 4 Procedura tworzenia planu kontroli Przy tworzeniu Modułu Kontroli w odniesieniu do planowania kontroli kierowano się dwoma podstawowymi zasadami: decentralizacją procesu planowania oraz włączeniem w planowanie kierowników jednostki dla administracji rządowej w województwie będzie to zarówno Wojewoda (Wicewojewoda), jak i Dyrektor Generalny Jednostki. Przyjęte rozwiązanie decentralizacji cechuje się kilkoma zaletami umożliwia każdej komórce w jednostce planowanie kontroli z uwzględnieniem własnych zadań, które następnie będą scalane w roczny plan kontroli dla całej jednostki. Dodatkowo, w przypadku komórek o zróżnicowanej strukturze tj. posiadających rozbudowaną strukturę (duża liczba oddziałów odpowiedzialnych za kontrolę, czy też samodzielne stanowiska pracy odpowiedzialne za kontrole), których zadania wzajemnie się nie pokrywają, decentralizacja planowania 33 S t r o n a

34 umożliwi stworzenie planu kontroli dla każdej wewnętrznej komórki, które następnie będą scalana w jeden plan kontroli dla całej komórki. Kolejnym atutem przyjętego rozwiązania przy planowaniu kontroli jest włączenie w proces planowania kontroli kierowników jednostki. Kierownicy jednostki, którzy jednocześnie pełnią funkcję organu kontrolnego, będą nie tylko wskazywali na obszary wymagające kontroli, ale także ustalali priorytety poszczególnych kontroli przed rozpoczęciem planowania na poziomie komórek w jednostce, kierownik jednostki będzie określał tematykę i obszary, które winny być skontrolowane. Dla wsparcia pracy z modułem, niezbędne będzie wyznaczenie Głównego Koordynatora Modułu, który będzie odpowiedzialny za sprawne i rzetelne przeprowadzenie procedury planowania, jednocześnie stanowiąc wsparcie dla kierownika jednostki. Na rysunku 26 przedstawiono widok strony głównej, z poziomu której będzie tworzony roczny plan kontroli jednostki. Rysunek 26 - Widok strony głównej "Roczne plany kontroli" 34 S t r o n a

35 4.1 Rozpoczęcie procedury ustalenie priorytetów kierownictwa jednostki względem planowanych działań kontrolnych Zainicjowanie procedury planowania włącza w planowanie kierownika jednostki, który następnie będzie określał oczekiwania i potrzeby informacyjne w zakresie objętym kontrolą dla każdej komórki w jednostce. Kierownik jednostki, określając oczekiwania i potrzeby informacyjne, będzie mógł wskazać na tematy poszczególnych kontroli, na które powinien zostać położony nacisk i które winny zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. Po rozpoczęciu procesu planowania, kierownicy jednostki (Wojewoda, Dyrektor Generalny) będą wskazywali oczekiwania i potrzeby informacyjne dla każdej komórki w jednostce, a dodatkowo wybór będzie dokonywany na poziomie zakresu przedmiotowego kontroli, z uwzględnieniem jednostek / podmiotów podlegających kontroli: Kierownik jednostki, określając oczekiwania i potrzeby informacyjne, będzie mógł wskazać na tematy poszczególnych kontroli, na które powinien zostać położony nacisk i które winny zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. Po rozpoczęciu procesu planowania, kierownicy jednostki będą wskazywali oczekiwania i potrzeby informacyjne dla każdej komórki w jednostce, a dodatkowo wybór będzie dokonywany na poziomie zakresu przedmiotowego kontroli, z uwzględnieniem jednostek / podmiotów podlegających kontroli: Poniżej przedstawiono wygląd plansz, na których kierownictwo jednosktki wskazywało na interesujące i istotne dla kierownictwa płaszczyzny kontroli, z uwzględnieniem podmiotów / jednostek do kontroli: Wybór właściwego zakresu przedmiotowego kontroli dla miast / gmin (rysunek nr 27): 35 S t r o n a

36 Rysunek 27 - Tworzenie planów kontroli - wybór zakresu przedmiotowego wg. jednostek / podmiotów Wybór właściwego zakresu przedmiotowego kontroli dla organów rządowej administracji zespolonej (zdjęcie nr 28): 36 S t r o n a

37 Rysunek 28 - Tworzenie planów kontroli - wybór zakresu przedmiotowego wg, jednostek / podmiotów cd. Po dokonaniu omawianego wyboru, kierownicy jednostki będą akceptowali swój wybór, a następnie będzie rozpoczynało się planowanie na poziomie komórek organizacyjnych. Jak zostało wspomniane wcześniej w opracowaniu, arkusz analizy ryzyka dla kontroli wewnętrznych będzie już wbudowany do modułu kontroli tym samym przy tworzeniu planu kontroli wewnętrznych będzie można skorzystać z przygotowanego arkusza analizy ryzyka. Funkcja ta będzie dostępna tylko dla kierowników jednostki oraz komórek odpowiedzialnych za kontrole wewnętrzne w jednostce graficznie przedstawiono to na rysunku nr 29 oraz S t r o n a

38 Rysunek 29 - Tworzenie planów kontroli dla kontroli wewnętrznych Rysunek 30 - Kontrole wewnętrzne: arkusz analizy ryzyka 38 S t r o n a

39 4.2 Tworzenie planów kontroli w komórkach do spraw kontroli Kierownik komórki odpowiedzialnej za kontrolę (lub wskazana przez niego osoba/-y), świadoma oczekiwań kierownictwa jednostki będzie tworzyła plan kontroli. Podczas tworzenia planów kontroli w każdej komórce, widoczne będą oczekiwania i potrzeby informacyjne kierownictwa jednostki tym samym na etapie planowania, kierownicy komórek będą mogli uwzględnić oczekiwania i priorytety kierownictwa. Widok strony głównej dotyczącej sporządzania planów kontroli rysunek nr 31. Rysunek 31 - Tworzenie nowego planu kontroli Rozpoczęcie planowania na etapie Wydziału będzie odbywało się poprzez wybranie opcji edytuj przy właściwym Wydziale. Następnie będzie uruchamiało się okno do planowania. Podczas tworzenia planów kontroli w Wydziale, widoczne będą oczekiwania i potrzeby informacyjne kierownictwa jednostki tym samym na etapie planowania, Dyrektorzy będą mogli uwzględnić oczekiwania i priorytety kierownictwa rysunek nr S t r o n a

40 Oczekiwania i potrzeby informacyjne wskazane przez kierownictwo jednostki Komórki organizacyjne w komórce jednostki Rysunek 32 - Tworzenie planów kontroli: priorytety i oczekiwania kierownictwa Jak już zostało wspomniane, planowanie zostało zdecentralizowane tym samym możliwe jest tworzenie planu kontroli dla każdego Oddziału w Wydziale: Dodanie kontroli, poprzez opcję: będzie automatycznie uruchamiało proces tworzenia nowej kontroli, który będzie wymagał wskazania szeregu elementów, niezbędnych przy późniejszej sprawozdawczości (jednocześnie wymaganych np. przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych czy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji). Niezbędne będzie wskazanie przede wszystkim na: obszar działalności kontrolnej, dział administracji rządowej, podstawę prawną kontroli, wybór jednostki / podmiotu do kontroli, a także wskazania tematu kontroli. Podkreślić należy, że dokonany przez pracowników wybór będzie determinował wskazanie jednostek / podmiotów, które zostały ujęte w bazie modułu, np. wskazanie obszaru kontroli wykonywanie zadań merytorycznych / inne w obszarze 40 S t r o n a

41 wykonywania zadań merytorycznych, działu administracji rządowej administracja publiczna oraz dodatkowo wybór jako jednostki jednostki administracji samorządowej, uzyskamy dostęp do ujętych w bazie modułu gmin rysunek nr 33. Możliwy będzie oczywiście wybór jednostki za pomocą funkcji szukaj: Rysunek 33 - Dodawanie jednostki / podmiotu do planu, korzystanie z opcji szukaj Poniżej przedstawiono zakres dotyczący obszarów działalności kontrolnej wraz z podobszarami oraz działów administracji rządowej. 41 S t r o n a

42 1. Obszary działalności kontrolnej podczas tworzenia poszczególnych planów kontroli, niezbędne będzie wskazanie, jakiego obszaru dana kontrola dotyczy. Niezbędne będzie dokonanie wyboru z następujących obszarów: finanse publiczne, gospodarowanie majątkiem publicznym, wykonywanie zadań merytorycznych, tj. zadań dla których jednostka została powołana/utworzona, zarządzanie kadrami, procesy legislacyjne, księgowość i sprawozdawczość, upublicznianie informacji, przestrzeganie zasad etycznych, działalność kontrolna, informatyzacja działalności, zarządzanie, realizacja i kontrola programów finansowanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej, inny obszar / inne obszary. 2. Dodatkowo, po wybraniu odpowiedniego obszaru, niezbędne będzie szczegółowe wskazanie podobszaru, tj.: dla finanse publiczne: wydatkowanie środków publicznych (w tym Unii Europejskiej), pozyskiwanie dochodów, udzielanie i rozliczanie dotacji, udzielanie zamówień publicznych, zawieranie umów cywilnoprawnych, inne w obszarze finanse publiczne; dla gospodarowanie majątkiem publicznym: zbywanie, najem, dzierżawa składników majątku trwałego, inwentaryzacja, korzystanie z zasobów jednostki (np. karty płatnicze, samochody służbowe, telefony), prywatyzacja, inne w obszarze gospodarowanie majątkiem publicznym; dla wykonywanie zadań merytorycznych, tj. zadań dla których jednostka została powołana/utworzona: realizacja programów rządowych/miejscowych i strategii/itp., priorytety wskazane w planie działalności Ministra/Wojewody, zadania własne jednostki kontrolowanej, postępowanie administracyjne, projekty realizowane w ramach programów operacyjnych, inne w obszarze wykonywania zadań merytorycznych; 42 S t r o n a

43 dla zarządzanie kadrami: oświadczenia majątkowe, szkolenia, oceny pracowników, nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy, obsada wyższych stanowisk, inne w obszarze zarządzania kadrami; dla procesy legislacyjne: przebieg procesu legislacyjnego, działalność lobbingowa, dostosowanie regulacji wewnętrznych do przepisów prawa, wprowadzanie regulacji wewnętrznych, OSR, inne w obszarze procesy legislacyjne; dla księgowość i sprawozdawczość: prowadzenie ewidencji księgowej, sporządzanie sprawozdań, inne w obszarze księgowość i sprawozdawczość; dla upublicznianie informacji: udostępnianie informacji na wniosek lub w BIP, informowanie (np. o działalności na stronach internetowych), inne w obszarze upublicznianie informacji; dla przestrzeganie zasad etycznych: zachowanie bezstronności i niezależności, przeciwdziałanie nepotyzmowi i kumoterstwu, działania antykorupcyjne, inne w obszarze przestrzeganie zasad etycznych. 3. Działy administracji rządowej niezbędne będzie dokonanie wyboru spośród: administracja publiczna, budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, budżet, finanse publiczne, gospodarka, gospodarka morska, gospodarka wodna, instytucje finansowe, informatyzacja, członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, kultura fizyczna, łączność, nauka, obrona narodowa, oświata i wychowanie, praca, 43 S t r o n a

44 rolnictwo, rozwój wsi, rozwój regionalny, rynki rolne, rybołówstwo, Skarb Państwa, sprawiedliwość, szkolnictwo wyższe, transport, turystyka, środowisko, rodzina, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, zabezpieczenie społeczne, sprawy zagraniczne, zdrowie, kontrole nieobejmujące działów administracji rządowej. 4. Podstawa prawna kontroli przy planowaniu poszczególnych kontroli, niezbędne będzie wskazanie podstawy prawnej podjęcia kontroli. Wybór będzie dokonywany z katalogu, którego edycja (tj. dodawanie kolejnych podstaw prawnych) będzie możliwa za pomocą panelu Administracja przez koordynatora ds. kontroli. 5. Temat kontroli podobnie jak w przypadku wskazywania podstawy prawnej kontroli, wybór będzie możliwy z zaproponowanych tematów kontroli. W przypadku, kiedy w słowniku nie będzie ujęty właściwy temat kontroli, możliwe będzie dodanie danego tematu do słownika. Działanie takie wyeliminuje różnorodne nazewnictwo dla tych samych kontroli. Możliwe będzie także ustawienie uprawnienia dostępu do słownika tylko i wyłącznie dla kilku osób w komórce, tym samym w przypadku braku danego tematu, tylko wskazane osoby będą mogły dodawać nowe tematy, a jednocześnie dokonać weryfikacji, czy faktycznie dana nazwa już nie występuje w słowniku. Poniżej przedstawiono grafiki dotyczące uzupełniania wyżej wymienionych atrybutów rysunek nr 34 i S t r o n a

45 Rysunek 34 - Planowanie: wybór obszarów, podobszarów, podstawy prawnej kontroli Rysunek 35 - Planowanie cd.: uzasadnienie kontroli, wskazanie terminu Uzupełnienie danych będzie możliwe na kilka sposobów. Pierwszą możliwością jest ręczny wybór wszystkich opcji, tj. obszaru, działu, podstawy prawnej, tematu itd. W celu znaczącego 45 S t r o n a

46 usprawnienia procesu planowania, możliwe będzie tworzenie relacji dla poszczególnych tematów kontroli w odniesieniu do obszarów działalności kontrolnej, działów administracji rządowej czy też podstawy prawnej kontroli czynność opisana w kompetencjach kontrolnych (pkt 3.3). Oznacza to, że osoba przygotowująca plan kontroli po wpisaniu tematu kontroli, automatycznie uzyska wskazanie obszaru czy działu administracji rządowej, do którego dana kontrola została przypisana. Wymieniona funkcjonalność będzie odbywała się automatycznie, jednakże niezbędne będzie ustawienie wzajemnych relacji przez koordynatorów do spraw kontroli. Dodatkowo wprowadzono możliwość oznaczania kontroli wspólnych na etapie planowania, z podziałem na kontrole wspólne Kierowników jednostek kontrolujących, jak i kontrole wspólne w ramach urzędu kontrole wspólne wydziałów urzędu. Jednocześnie możliwe będzie dodanie dokumentu do zasobów modułu, na podstawie którego wspólna kontrola ma zostać przeprowadzona np. porozumienie. Tworzenie kontroli wspólnych ukazano na rysunku poniżej. Tworzenie planu kontroli będzie wymagało wskazania jednostki do kontroli jednostki administracji rządowej, jednostki administracji samorządowej, pozostałych jednostek / podmiotów. W połączeniu z uzupełnieniem obszarów działalności kontrolnej, działów administracji rządowej, a także podstawy prawnej kontroli, Moduł będzie podpowiadał jednostki, które mogą zostać objęte przedmiotową kontrolą. W połączeniu z bazą adresową, moduł będzie automatycznie uzupełniał dane adresowe jednostki (niezbędne np. do późniejszego wystawienia upoważnienia do kontroli itp.). Biorąc powyższą funkcjonalność pod uwagę, na etapie planowania Moduł będzie także narzędziem wskazującym nie tylko na datę ostatniej kontroli w danej jednostce / podmiocie, ale będzie także umożliwiał sortowanie kontroli wg. atrybutów: data ostatniej kontroli, wyniki wcześniejszych kontroli, kwoty 46 S t r o n a

47 wydatkowanych środków publicznych, a także wykonanie / niewykonanie zaleceń pokontrolnych. Tym samym będzie możliwość przeprowadzenia dodatkowej analizy przedkontrolnej przy tworzeniu planu kontroli. Wprowadzona zostanie także funkcja umożliwiająca powielanie kontroli niezbędna w przypadku kiedy przeprowadza się znaczącą ilość kontroli w tym samy zakresie, jednakże w innych jednostkach. Funkcja umożliwi powielenie kontroli, która następnie będzie edytowana jedynie w celu zmiany jednostki/podmiotu kontrolowanego: Po sporządzeniu planu kontroli dla danej komórki, będzie następowała akceptacja przygotowanego planu, który następnie będzie ponownie analizowany przez kierownictwo jednostki rysunek nr S t r o n a

48 2 1 Rysunek 36 - Akceptacja planu kontroli przez kierownika komórki Wskazać należy, ze po uzupełnieniu planu kontroli najpierw będzie następowała akceptacja przyciskiem oznaczonym nr 1, następnie będzie następowała akceptacja oznaczona przyciskiem nr 2. Po zaakceptowaniu przez Kierownika Oddziału propozycji planu dla danego Oddziału, dana komórka z nazwą Oddziału zostanie podświetlona na żółto i zostanie cofnięta możliwość ponownej akceptacji przygotowanego planu. Po zaakceptowaniu wszystkich przygotowanych planów przez Dyrektora Wydziału (obejmujących wszystkie komórki organizacyjne w danej komórce), przygotowana propozycja planu zostanie automatycznie przekazana kierownictwu jednostki Wojewodzie. 48 S t r o n a

49 4.3 Weryfikacja zaproponowanych planów kontroli przez kierownictwo jednostki Wojewoda po otrzymaniu zaakceptowanej propozycji planu dla każdego Wydziału, będzie nie tylko ustawiał priorytety, ale będzie miał także możliwość usuwania lub edytowania poszczególnych kontroli przyjęte rozwiązanie wyczerpuje zaangażowanie kierownictwa jednostki w proces planowania kontroli na każdym etapie rysunek nr 37. Komórka podświetlona na żółto przesłana do weryfikacji propozycja planu kontroli (zaakceptowana przez Dyrektora Wydziału) Komórki nie podświetlone nadal trwa procedura przygotowania propozycji planu Rysunek 37 - Weryfikacja propozycji planu kontroli przez kierownika jednostki Następnie poprzez opcję edytuj (obok nazwy poszczególnych komórek organizacyjnych), Wojewoda będzie dokonywał weryfikacji przygotowanych planów kontroli rysunek nr 38. Kierownikowi jednostki pozostawiono możliwość wprowadzania zmian w planie kontroli w zakresie: edycji poszczególnych kontroli, usuwania kontroli, ustawiania priorytetów dla każdej kontroli. 49 S t r o n a

50 Rysunek 38 - Weryfikacja planu kontroli przez kierownika jednostki: widok planu kontroli Podkreślić należy, że domyślnie wszystkie kontrole będą miały ustawiony niski priorytet tym samym niezbędna będzie zmiana priorytetu tylko dla wybranych kontroli. Wojewoda będzie posiadał także podgląd w każdą kontrolę, który będzie zawierał podstawowe informacje o kontroli rysunek nr 39. Pole w podstawowych informacjach będzie wyświetlało dołączone dokumenty podczas planowania np. porozumienie, na podstawie którego została zaplanowana kontrola wspólna. 50 S t r o n a

51 Rysunek 39 - Planowanie kontroli: pogląd do "podstawowych informacji" 4.4 Sporządzanie i zatwierdzanie planu kontroli dla jednostki Ponowna analiza przez Wojewodę planu kontroli, w tym wskazanie priorytetów, naniesienie ewentualnych zmian w projekcie planu (usunięcie kontroli, edycja wskazanych kontroli) umożliwi dalszą pracę nad planem kontroli w poszczególnych Wydziałach, celem zatwierdzenia przez Dyrektora Wydziału. Przewidziano trzy stopnie priorytetów dla danych kontroli: wysoki, średni oraz niski. Przyjmuje się, że kontrole oznaczone priorytetem wysokim oraz średnim winny zostać bezwzględnie wykonane, natomiast kontrole o priorytecie niskim mogą zostać przełożone np. z powodu braku wystarczających zasobów kadrowych lub innych przyczyn. Kierownik komórki organizacyjnej dostanie zweryfikowany plan kontroli, na którym ujęte będą wszystkie zmiany dokonane przez kierownictwo jednostki. Podobnie jak w przypadku Wojewody, do planu będzie się wchodziło poprzez stronę główną planowania. 51 S t r o n a

52 Na rysunku nr 40 zamieszczono widok zweryfikowanego planu kontroli. Rysunek 40 - Zweryfikowany plan kontroli przez kierownika jednostki Kontrola przekreślona oznacza rezygnację z kontroli, natomiast kontrola w ramce koloru czerwonego oznacza, że Wojewoda dokonał zmian w kontroli (np. rozszerzając jej zakres). Dodatkowo można zauważyć ustawienie priorytetów dla poszczególnych kontroli. Następnie Dyrektor będzie dokonywał zmian zgodnie ze zmianami wniesionymi przez Wojewodę usuwał kontrole usunięte przez Wojewodę. Po dokonaniu zmian, będzie następowało zatwierdzanie planu kontroli na poziomie Oddziału. Tak jak w przypadku przekazywania propozycji planu Dyrektor Wydziału akceptował plan, teraz będzie następowało zatwierdzanie planu. 52 S t r o n a

53 Po zatwierdzeniu przygotowanego planu kontroli, komórka organizacyjna będzie podświetlała się na zielono, dodatkowo nie będzie już możliwości ponownego zatwierdzania planu. Po zatwierdzeniu planu kontroli przez wszystkich Dyrektorów Wydziałów, Wojewoda będzie zatwierdzał plan dla całej jednostki (pkt 1). Omawiana procedura będzie możliwa tylko i wyłącznie po sporządzeniu planu kontroli przez wszystkie Wydziały wszystkie komórki organizacyjne będą podświetlone na zielono (pkt. 2). Przed zatwierdzeniem planu będzie oczywiście możliwość podglądu planu (pkt 3) rysunek nr Rysunek 41 Zatwierdzanie planu kontroli przez kierownika komórki organizacyjnej Zatwierdzenie przygotowanego planu kontroli będzie skutkowało: 1. możliwością wyeksportowania przygotowanego planu kontroli do formatu czytanych przez edytory tekstów i arkusze kalkulacyjne (np..doc,.xls); 2. automatycznym założeniem koszulki w systemie EZD moduł poprzez powiązanie z systemem EZD będzie automatycznie tworzył koszulkę o nazwie: Plan Wydziału XYZ na. rok wraz z załączonym w aktach przygotowanym planem kontroli. 53 S t r o n a

54 Opisane wyżej rozwiązanie umożliwi nie tylko złożenie podpisu na przygotowanym planie kontroli przez Wojewodę, ale także umożliwi przekazanie koszulki do Wydziału odpowiedzialnego za monitorowanie realizacji planu kontroli. 4.5 Roczne plany kontroli jednostki Po zakończeniu procedury planowania kontroli, zostanie sporządzony plan kontroli dla całej jednostki omawiany plan będzie dostępny dla wszystkich użytkowników Modułu Kontroli. Dodatkowo, w jednym miejscu zostały umieszczone także plany kontroli z lat poprzednich rysunek nr 42. Rysunek 42 - Roczne planu kontroli - podgląd Podgląd do planu kontroli za dany rok będzie możliwy poprzez funkcję: 54 S t r o n a

55 Po uruchomieniu omawianej funkcji, uzyskamy dostęp do planów kontroli, z podziałem na Wydziały w jednostce rysunek nr 43. Rysunek 43 - Podgląd do planu kontroli ze względu na komórkę organizacyjną Istotną funkcją jest wprowadzenie możliwości sortowania kontroli ze względu na temat kontroli, nazwę jednostki, termin kontroli oraz ustawiony priorytet przez kierownictwo jednostki: Omawiana funkcja jest szczególnie istotna dla jednostek, które mają scentralizowane kontrole w jednym Wydziale. W danym widoku możliwa będzie także zmiana planu kontroli przez Wydział. W konsekwencji, Moduł Kontroli będzie nanosił zmiany w planie kontroli, który następnie będzie przekazywany do Wojewody, zarówno poprzez Moduł Kontroli, jak i system EZD. Podobnie jak w przypadku procesu planowania, umożliwi to zapoznanie się Wojewody ze zmianami, a w konsekwencji podpisanie zmienionego planu. 55 S t r o n a

56 4.6 Zmiana planu kontroli Moduł Kontroli będzie także narzędziem do zmiany planu kontroli zmiania będzie się odbywała poprzez okno planów kontroli rysunek nr 44. Rysunek 44 zmiana planu kontroli Procedura zmiany planu kontroli będzie zbliżona do samego procesu planowania, tzn. będzie także wymagała zatwierdzenia przez Dyrektora Wydziału oraz Wojewodę. Oprócz wykreślenia danej kontroli z planu (usunięcia), możliwa będzie edycja poszczególnych kontroli, co w konsekwencji także wpływa na zmianę planu np. poprzez rozszerzenie kontroli o nowy zakres kontroli. Procedura dokonywania zmiany planu kontroli, będzie się rozpoczynała poprzez wybranie kontroli, która ma zostać usunięta, czy też ma ulec edycji (rysunek 43). Następnie, w oknie umożliwiającym dokonanie zmiany, Dyrektor będzie miał możliwość dokonania zmian w zakresie: zmiany tematu kontroli (w tym możliwość wybrania tematu ze słownika) oraz edycji tematu, co umożliwi wgląd w informacje uzupełniane podczas tworzenia kontroli (podstawa prawna kontroli, obszar działalności kontrolnej itp.), czy też terminu przeprowadzenia kontroli nie będzie możliwości zmiany podmiotu przewidzianego do 56 S t r o n a

57 kontroli (będzie oczywiście możliwość wykreślenia danej kontroli z planu, a następnie skontrolowanie danego podmiotu poza wyznaczonym planem). W każdym przypadku niezbędne będzie wskazanie przyczyn zmiany w planie kontroli (uzasadnienie zmiany). Procedurę zmiany planu kontroli przedstawiono na rysunku nr 45. Rysunek 45 procedura zmiany planu kontroli: uzupełnianie atrybutów Po wprowadzeniu zmian przez Dyrektora Wydziału w planie kontroli, w Wydziale odpowiedzialnym za koordynację kontroli w jednostce oraz u kierownika jednostki pojawi się informacja o dokonaniu zmiany w konsekwencji niezbędne będzie dokonanie akceptacji oraz zatwierdzenia zmian. Wprowadzenie dwustopniowego zatwierdzania zmian ma na celu umożliwienie zatwierdzania zmian dla kilku Wydziałów jednocześnie dzięki takiemu działaniu, uniknie się częstego akceptowania zmian w planie, a w konsekwencji tworzenia kilkudziesięciu aneksów do planu w ciągu roku. Po otrzymaniu informacji o dokonaniu zmiany, Wojewoda będzie w pierwszej kolejności dokonywał akceptacji zmiany w planie. Podkreślić należy, że podobnie jak w przypadku planowania, będzie miał możliwość dokonania edycji proponowanych zmian, a także odrzucenia zmiany w planie. Jednocześnie możliwa będzie akceptacja zmian dla kilku 57 S t r o n a

58 Wydziałów, celem ich późniejszego zatwierdzenia i sporządzenia jednego aneksu. Procedurę przedstawiono na rysunku nr 46. pkt. 1 pkt. 2 pkt. 3 Rysunek 46 - Akceptowanie i zatwierdzanie zmian w planie kontroli Na żółto zaznaczono te Wydziały, które wnioskują o zmianę rocznego planu jak widać na powyższym rysunku, możliwa jest edycja zmian, odrzucenie lub zaakceptowanie proponowanych zmian (pkt 1). Po dokonaniu akceptacji lub odrzucenia zmian, Wydział podświetli się na zielono (pkt 2), co w konsekwencji umożliwi zatwierdzenie wszystkich zmian w jednostce (pkt 3). Można więc przyjąć, że zmiany będą mogły być zatwierdzane w dłuższym odstępie czasu, tak aby obejmowały kilka Wydziałów jednocześnie. Przewidziano także możliwość eksportowania zmian do wybranego formatu, np. pliku w formacie.xls, co umożliwi wydruk zmian w planie i przedłożenie Wojewodzie w przypadku, kiedy sprawy związane z planowaniem, a w konsekwencji zmianami w planach kontroli nie będą prowadzone elektronicznie. Wojewoda przed akceptacją zmian będzie miał możliwość podglądu w proponowane zmiany widok będzie analogiczny jak w przypadku podglądu w przygotowany plan kontroli przez poszczególne komórki podczas planowania planu kontroli (ukazany na rysunku nr 40). 58 S t r o n a

59 Po przeprowadzeniu powyższej procedury, wszystkie zmiany dokonane w planie kontroli będą widoczne w głównym planie kontroli rysunek nr 47. Rysunek 47 - Plany kontroli z uwzględnieniem aneksów do planów Ikona umożliwia podgląd w aneksy do planów kontroli, natomiast ikona umożliwia wgląd w plan kontroli. Po wybraniu ikony rysunek nr 48. uzyskamy dostęp do aneksów dokonanych zmian w planie kontroli 59 S t r o n a

60 Rysunek 48 - Zmiany do planu kontroli 4.7 Alternatywne planowanie kontroli zatwierdzanie jednostopniowe Opisana wyżej procedura tworzenia planów kontroli będzie mogła zostać zastąpiona procedurą zatwierdzania jednostopniowego Wojewoda będzie dokonywał tylko zatwierdzania przygotowanych planów przez poszczególne Wydziały, bez konieczności akceptacji propozycji planów, a w konsekwencji ustawiania priorytetów itd. Wybór procedury tworzenia planów kontroli będzie możliwy w zakładce ustawienia opisanej w dalszej części opracowania. Wybór zatwierdzania jednostopniowego będzie oznaczał, że poszczególne Wydziały opracowują plan kontroli, a Dyrektorzy dokonują jego zatwierdzenia nie będzie konieczne akceptowanie planu. Następnie plan kontroli jest przekazywany Wojewodzie, który także go zatwierdza może także dokonać zmian w planie, jednakże zatwierdzony plan będzie wersją ostateczną. W zależności od potrzeb jednostki, możliwe więc będzie dokonanie wyboru sposobu tworzenia planów kontroli. 60 S t r o n a

61 4.8 Okresowe plany kontroli Założeniem Modułu Kontroli w tym zakresie jest dodanie możliwości załączenia planu kontroli (przygotowanego wcześniej) lub też stworzenia omawianego planu przy pomocy Modułu Kontroli. Na Rysunku nr 49 wskazano miejsce załączonych okresowych planów kontroli (pkt. 1). Po wybraniu opcji możliwe będzie przejście (podgląd) wybranego planu kontroli. Pkt. 1 okresowe plany kontroli Rysunek 49 - Okresowe plany kontroli 61 S t r o n a

62 Poniżej przedstawiono sposób wyboru okresowego planu kontroli (tj. jego podglądu). Rysunek 50 - Wybór okresowego planu kontroli Tworzenie okresowego planu kontroli będzie możliwe na etapie tworzenia planu kontroli dla Urzędu procedura tworzenia planów kontroli została przedstawiona Państwu w poprzedniej specyfikacji. Jedyną wprowadzoną zmianą jest dodanie ikonki: przedstawione na Rysunku nr 51., co zostało także 62 S t r o n a

63 Rysunek 51 - tworzenie okresowego planu kontroli Jak wskazano powyżej, przewidziano dwie możliwości dodawania okresowych planów kontroli: dodanie przygotowanego załącznika lub stworzenie nowego załącznika. Dodawanie nowego załącznika oraz sposób tworzenia nowego załącznika oraz dodawania przygotowanego wcześniej załącznika został przedstawiony na Rysunku nr 52. Przewiduje się możliwość tworzenia nowego załącznika w formie tabeli, z możliwością dopasowania szerokości kolumn do danych w niej zawartych omawiana funkcjonalność winna zapewnić pożądaną przejrzystość i czytelność tabeli. 63 S t r o n a

64 Rysunek 52 - dodawanie nowego załącznika do planu kontroli Dodawanie przygotowanego załącznika będzie odbywało się poprzez ikonę:, natomiast przygotowanie własnego planu kontroli znajduje się w obszarze generuj tabelę. Osoby korzystające z Modułu Kontroli będą mogli wybrać dowolną liczbę kolumn (w zależności od potrzeb Jednostki), wraz ze wskazaniem szerokości kolumny Rysunek nr 53. Stworzony za pomocą wyżej wymienionego narzędzia plan kontroli został przedstawiony na Rysunku nr S t r o n a

65 Rysunek 53 - tworzenie załącznika do planu kontroli Rysunek 54 - stworzony plan kontroli dla Straży Gminnych (Miejskich) 65 S t r o n a

66 Dodawanie nowej kontroli będzie odbywało się za pomocą ikony:. Sposób dodawania kontroli przedstawiono poniżej: Rysunek 55 - dodawanie kontroli do tworzonego załącznika Na powyższym rysunku przedstawiono sposób dodawania nowej kontroli, tj. uzupełniania poszczególnych kolumn. Przykładowo, jeżeli stworzyliśmy tabelę o 5 kolumnach oraz dokonaliśmy nazwania tych kolumn (zgodnie z Rysunkiem nr 53), to na obecnym etapie uzupełniamy dane jednostki kontrolowanej, np. nazwa 1 kolumny nazwa jednostki (np. Straż Gminna w Stegnie), nazwa 2 kolumny przedmiot i zakres kontroli, nazwa 3 kolumny termin kontroli itd. Pozostałe atrybuty do uzupełnienia podczas dodawania kontroli: przedstawiono poniżej. 66 S t r o n a

67 Przewidziano możliwość monitorowania omawianych planów kontroli funkcjonalność ta nie będzie obligatoryjna. W celu uwzględnienia kontroli wynikających z przygotowanego planu kontroli, podczas tworzenia planu niezbędne będzie zaznaczenie opcji: monitorowanie. Zaznaczenie tej opcji umożliwi uwzględnianie kontroli w szeroko pojętym monitorowaniu. Podkreślić należy, że zaznaczenie tej opcji będzie wymuszało zaznaczenie dodatkowych atrybutów, które wskazano na Rysunku nr 55, tj. wskazanie rodzaju jednostki kontrolowanej, obszaru działalności kontrolnej, działu administracji rządowej, a także wskazanie podstawy prawnej kontroli wybór będzie dokonywany podobnie jak w przypadku tworzenia planów kontroli (pobieranie danych ze słownika). 67 S t r o n a

68 5 Prowadzenie kontroli przy pomocy modułu kontroli 5.1 Wstęp Jedną z funkcjonalności Modułu, najbardziej zintegrowaną z systemem EZD, jest funkcja prowadzenia kontroli jako spraw. Już samo użycie zakładki w realizacji będzie tożsame z szatą graficzną z systemu EZD. Wszystkie prowadzone czy zakończone kontrole mają swoje odzwierciedlenie w systemie EZD jako odrębne sprawy. Odzwierciedlone jest również nazewnictwo spraw czy też nadane im sygnatury. Dodatkowo, widoczny będzie podział gromadzonej w toku kontroli dokumentacji na: dokumentacja przedkontrolna, dowody kontroli oraz dokumentacja pokontrolna. Moduł kontroli będzie także umożliwiał podpisywanie dokumentacji podpisem elektronicznym jednakże nie będzie się to wiązało z koniecznością przekazania sprawy do kierownika komórki. Moduł kontroli opiera się na działaniu w czasie rzeczywistym oznacza to, że każda dokonana czynność będzie automatycznie widoczna u wszystkich osób zaangażowanych w kontrolę, czyli w omawianym przypadku przez członków zespołu kontrolnego. Dodanie dokumentu do dokumentacji kontrolnej oraz zaznaczenie ikonki do podpisu będzie się wiązało z automatycznym powiadomieniem u Dyrektora Wydziału, że wskazane dokumenty oczekują na podpis. Działanie takie umożliwi sprawne i efektywne działanie, także w przypadku konieczności uzyskania podpisu na odległość np. kiedy kontrolerzy są w jednostce. Dokumenty przeznaczone do podpisu będą oznaczane czerwoną ramką, tak jak ukazano to na rysunku nr S t r o n a

69 Rysunek 56 - Widok sprawy kontroli w module 5.2 Plan pracy kontroli, zakładanie sprawy Zakładanie sprawy w Module Kontroli będzie się odbywało z poziomu rocznego planu kontroli, którego widok zamieszczono na rysunku S t r o n a

70 Rysunek 57 - Roczny plan kontroli: podgląd Wskazać należy, że na powyższym rysunku ikona sprawa jest nieaktywna założenie sprawy będzie możliwe dopiero po uzupełnieniu planu pracy kontroli dokumentu organizującego całą kontrolę, włącznie ze wskazaniem zespołu kontrolnego, czy też okresu objętego kontrolą. Część informacji zostanie automatycznie uzupełniona zgodnie z informacjami podanymi podczas planowania danej kontroli. Widoczne ikony oznaczają: podgląd w podstawowe informacje o kontroli; podgląd w plan pracy kontroli; kalendarz; podgląd w arkusz analizy ryzyka (jeżeli został sporządzony dla danej kontroli). Dodatkowo, ikona oznacza kontrolę wspólną. Widok planu pracy kontroli został przedstawiony na rysunku 58 oraz S t r o n a

71 Rysunek 58 - Plan pracy kontroli: rysunek 1 Rysunek 59 - Plan pracy kontroli: rysunek 2 71 S t r o n a

72 Należy podkreślić, że uzupełnienie poszczególnych danych na etapie tworzenia planu pracy kontroli będzie wykorzystane przy raportowaniu i tworzeniu zestawień np. stanu ilościowego kontroli przeprowadzonych w trybie zwykłym. Poprzez zatwierdzenie planu pracy kontroli przez Dyrektora Wydziału / Kierownika Oddziału, wskazane osoby w składzie zespołu kontrolnego otrzymają wiadomość o przydzieleniu do danej kontroli możliwe będzie rozpoczęcie czynności przedkontrolnych, np. tworzenia dokumentacji przedkontrolnej (upoważnień, zawiadomienia o kontroli itp.). Jednocześnie każdy z pracowników przydzielonych do kontroli będzie miał wgląd w plan pracy kontroli tym samym otrzyma syntetyczną wiedzę dotyczącą kontroli, a w szczególności: termin realizacji kontroli, okres objęty kontrolą, tryb i rodzaj kontroli itp. Podczas tworzenia planu pracy kontroli niezbędne będzie wskazanie osób uczestniczących w danej kontroli w tym także w przypadku kontroli wspólnych. Jednocześnie możliwe będzie założenie sprawy, a w konsekwencji przycisk sprawa stanie się aktywny wskazana kolejność wymusi wprowadzenie niezbędnych danych do planu pracy kontroli, które w późniejszym okresie będą wspomagać organizację czynności kontrolnych. Po wybraniu opcji sprawa, podobnie jak w systemie EZD uruchomi się okno odpowiedzialne za nadanie kolejnego numeru wynikającego z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt rysunek S t r o n a

73 Rysunek 60 - Zakładanie sprawy w module kontroli Założenie sprawy z kolejnym numerem kontroli automatycznie doda sprawę do systemu EZD będzie widoczna w spisie spraw. 5.3 Plan pracy kontroli harmonogram kontroli W celu zapewnienia skutecznego i efektywnego procedowania czynności kontrolnych, a także generowania opisanego wcześniej obciążenia pracą, kontrolerzy będą mogli prowadzić kalendarium kontroli umieszczać w kalendarzu wszystkie czynności związane z działalnością kontrolną. Omawiana funkcjonalność zawierać będzie zarówno informacje o podejmowanych działaniach przedkontrolnych, jak i tych związanych z kontrolą, a także działań pokontrolnych. Harmonogram kontroli będzie jedną z funkcji planu pracy kontroli czyli będzie dotyczył danego pracownika i danej kontroli. Każdy z pracowników będzie umieszczał w kalendarzu informację o podejmowanych działaniach informacje będą dotyczyły każdego dnia prowadzonych czynności związanych z kontrolą. 73 S t r o n a

74 Uzupełnianie harmonogramu kontroli podzielono na 3 rodzaje podejmowanych czynności, przy czym każda z grupy będzie zawierała możliwość wskazania na konkretnie podejmowane działania: tworzenie dokumentacji przedkontrolnej, w tym: tworzenie upoważnień, tworzenie programu kontroli, tworzenie oświadczeń, tworzenie programu kontroli w Module oznaczone kolorem żółtym; kontrola w jednostce, w tym: kontrola w jednostce, oględziny w Module oznaczone kolorem czerwonym; tworzenie dokumentacji pokontrolnej, w tym: sporządzanie projekty wystąpienia pokontrolnego, przekazanie wystąpienia pokontrolnego do kierownika jednostki w Module oznaczone kolorem zielonym. Wyżej opisany katalog będzie mógł być modyfikowany, w zależności od potrzeb jednostki. Jednocześnie istotnym jest fakt, że na podstawie systematycznego uzupełniania harmonogramu kontroli, Moduł Kontroli będzie mógł generować szereg informacji ujętych w obciążeniu pracą. Na rysunku nr 61 przedstawiono procedurę uzupełniania kolejnego dnia dla prowadzonych czynności w danej jednostce w danym podmiocie pracownik po wybraniu rodzaju podejmowanych działań (tworzenia dokumentacji przedkontrolnej, kontrola w jednostce, tworzenie dokumentacji pokontrolnej), będzie dokonywał wyboru w zakresie rodzaju czynności. Kontroler będzie mógł wskazać na więcej niż jedną czynność wykonywaną danego dnia np. tworzenie upoważnień, oświadczeń, programu kontroli itp. 74 S t r o n a

75 Rysunek 61 - Harmonogram kontroli: podejmowane czynności Na rysunku 62 i 63 pokazano przykładowy podgląd systematycznie uzupełnianego harmonogramu kontroli. Na rysunku 55, czynności kontrolne rozpoczęły się w dniu 12 sierpnia i dotyczyły tworzenia dokumentacji przedkontolnej jak widać, dzień rozpoczęcia kontroli zawiera ikonę plan pracy, tym samym precyzyjnie wskazano na datę rozpoczęcia czynności kontrolnych. Następnie 12, 13 i 15 sierpnia kontroler prowadził czynności przedkontrolne wskazanie konkretnego dnia umożliwi podgląd w rodzaj prowadzonych czynności. Na rysunku 56 przedstawiono podgląd w modelowy harmonogram kontroli kontrolę, która zakończyła się wysłaniem projektu wystąpienia pokontrolnego: w dniach 12,13,15 sierpnia prowadzone były czynności przedkontrolne, w dniu 16 sierpnia kontrolerzy rozpoczęli kontrolę w jednostce (dodatkowo oznaczono dzień: wejście do jednostki ), 27 sierpnia rozpoczęto tworzenie dokumentacji pokontrolnej, natomiast dnia 4 września wysłano projekt wystąpienia pokontrolnego. 75 S t r o n a

76 Rysunek 62 - Harmonogram kontroli: uzupełnianie Rysunek 63 - Harmonogram kontroli: uzupełnianie cz S t r o n a

77 5.4 Kontrole pozaplanowe Kontrole pozaplanowe (sprawy) także będą prowadzone przy pomocy modułu kontroli. Procedura zakładania sprawy dotyczącej kontroli pozaplanowej będzie uproszczona i będzie rozpoczynała się od dodania kontroli przez Kierownika Oddziału / Dyrektora Wydziału oraz wprowadzenia informacji tak jak przy planowaniu tj. zakres przedmiotowy kontroli, uzasadnienie itp. (rysunek nr 34 i 35). Analogicznie jak w przypadku kontroli wynikających z planu kontroli, niezbędne będzie sporządzenie planu pracy kontroli przez kierownika oddziału. Uzupełnienie powyższych danych umożliwi pracownikom przydzielonym do kontroli (kierownikowi zespołu kontrolnego) założenie sprawy. Wszystkie kontrole pozaplanowe będą umieszczane w zakładce kontrole pozaplanowe. Pozostałe funkcje, w tym dokumentowanie czynności kontrolnych, sporządzanie harmonogramu kontroli, wiązanie akt ze sprawą będzie analogiczne jak przy prowadzeniu kontroli w trybie zwykłym. Widok kontroli pozaplanowych został przedstawiony na rysunku nr 64. Rysunek 64 - Kontrole pozaplanowe 77 S t r o n a

78 5.5 Tworzenie dokumentacji przedkontrolnej Moduł kontroli przewiduje dwa sposoby tworzenia dokumentacji przedkontrolnej podobnie jak w systemie EZD poprzez załączenie dokumentu lub jak wskazano to w komórce do spraw kontroli zakładka dokumentacja, wybranie dodanego wcześniej szablonu dokumentu (także podobnie jak w przypadku systemu EZD),. Następnie będzie możliwość podpisania dokumentu, wydruku itp. analogicznie jak odbywa się to w systemie EZD. 5.6 Dokumentowanie czynności kontroli, akta kontroli Za pomocą funkcji widoku sprawy mamy możliwość zgromadzić w jednym miejscu dokumentację przedkontrolną, obieg oraz akceptacja dokumentów przedkontrolnych nie różni się niczym od systemu EZD: Uzyskujemy również możliwość bieżącego dodawania akt zgromadzonych podczas kontroli tj. dowodów z kontroli: 78 S t r o n a

79 Analogiczne rozwiązanie wprowadzono przy sporządzaniu dokumentacji pokontrolnej, podobnież jak w poprzednich przypadkach oparto się tu na sprawdzonych rozwiązaniach wykorzystywanych przez system EZD: Jednocześnie z uwagi na konieczność tworzenia akt kontroli, Moduł Kontroli nie tylko będzie miejscem na gromadzenie akt kontroli, ale także będzie tworzył akta kontroli. Przy każdym dokumencie znajduje się ikona będzie ona umożliwiała dodanie danego dokumentu do akt kontroli. Tym samym, obok dokumentacji przedkontrolnej, dowodów kontroli oraz dokumentacji pokontrolnej, kontroler uzyska dostęp do akt kontroli rysunek nr 65. Jednocześnie w metadanych dokumentu będzie możliwe wpisanie ilości stron dokumentu tak aby system automatycznie wskazywał na kolejne strony dodawanych dokumentów. W konsekwencji umożliwi to wydruk spisu akt kontroli. 79 S t r o n a

80 Rysunek 65 - Akta kontroli 5.7 Wiązanie akt ze sprawą Zgodnie z głównymi założeniami Modułu Kontroli, będzie on w pełni zintegrowany z systemem EZD. Kolejnym przykładem integracji modułu z EZD jest wiązanie pism wpływających do jednostki, a stanowiących dokumentację kontrolną. Po wpłynięciu dokumentu do jednostki, zarejestrowaniu w systemie EZD oraz zadekretowaniu do właściwego pracownika kierownika komórki lub kierownika zespołu kontrolnego, możliwe będzie powiązanie dokumentu z aktami kontroli powiązanie dokumentu ze sprawą prowadzoną w module kontroli. Czynność ta będzie się odbywała z poziomu systemu EZD. Biorąc pod uwagę podział dokumentacji kontrolnej, tj. na dokumentację przedkontrolną, dowody kontroli oraz dokumentację pokontrolną, podczas wiązania dokumentu ze sprawą w module pracownik będzie wskazywał, do jakiej kategorii dokumentacji dany dokument winien zostać zakwalifikowany. Dokumenty będą wiązane ze sprawą analogicznie jak w systemie EZD, z tym że po wybraniu ze spisu sprawy dotyczącej kontroli, pracownik będzie dokonywał wyboru opisanego powyżej. Jednocześnie kontroler będzie mógł dodać dany dokument do akt kontroli. 80 S t r o n a

81 Opis wiązania dokumentacji ze sprawą w module kontroli przedstawiono na rysunku nr 66. Rysunek 66 Wiązanie dokumentacji z dokumentacją kontrolną w module kontroli 5.8 Karta kontroli Niezwykle istotną, zarówno dla podsumowania przeprowadzonej kontroli, jak i dla globalnego spojrzenia na ogół przeprowadzonych przez daną jednostkę kontroli, jest funkcja Karty Kontroli. Przypomina się, że widok karty kontroli uzyskamy wybierając zakładkę karta kontroli w menu głównym podglądu danej sprawy: Widok karty kontroli dzieli się na 4 zasadnicze grupy: informacje podstawowe, zawiadomienia do właściwych organów lub instytucji, finansowe efekty, zalecenia/rekomendacje/wnioski oraz pozostałe efekty kontroli. 81 S t r o n a

82 Zakładka umożliwia nam zaimplementowanie do karty kontroli wszystkich niezbędnych informacji które wg. przepisów prawa powinny się w niej znaleźć tj.: wyników kontroli: kosztów kontroli: jakim dokumentem zakończyła się kontrola: w jakim trybie kontrola była prowadzona: Na rysunku nr 67 i 68 ukazano całościowy wygląd podstawowych informacji w zakładce karty kontroli. 82 S t r o n a

83 Rysunek 67 - Karta kontroli: podgląd informacji podstawowych Rysunek 68 - Karta kontroli: podgląd informacji podstawowych cz S t r o n a

84 Zakładka pozwala wprowadzić informacje o podjętych krokach w wyniku stwierdzenia nieprawidłowości rysunek nr 69. Rysunek 69 - Karta kontroli: zawiadomienia do organów / instytucji Zakładka pozwala określić finansowe bądź sprawozdawcze skutki stwierdzonych nieprawidłowości rysunek nr 70, 71 i S t r o n a

85 Rysunek 70 - Karta kontroli: finansowe efekty Rysunek 71 - Karta kontroli: finansowe efekty cz S t r o n a

86 Rysunek 72 - Karta kontroli: finansowe efekty cz. 3 Zakładka umożliwia wprowadzenie do systemu informacji o wydanych zaleceniach czy wnioskach, a następnie monitorowania ich wykonywania. Po wykonaniu zaleceń przez jednostkę kontrolowaną pracownik prowadzący kontrolę zmienia status wykonania danych zaleceń czy rekomendacji rysunek nr 73. Ważną funkcjonalnością jest również wprowadzenie do systemu rzeczywistych zmian w funkcjonowaniu jednostki kontrolowanej, jako efekty wydanych zaleceń czy rekomendacji. Jednocześnie dodano możliwość uzupełniania karty kontroli o liczbę wydanych zaleceń / rekomendacji / wniosków ułatwi to późniejsze tworzenie zestawień dotyczących realizacji zaleceń pokontrolnych, a także tworzenia sprawozdań i zestawień. 86 S t r o n a

87 Rysunek 73 - Karta kontroli: zalecenia / rekomendacje / wnioski Rysunek 74 - Karta kontroli: liczba zaleceń / rekomendacji / wniosków 87 S t r o n a

88 Rysunek 75 - Karta kontroli: rzeczywiste zmiany w funkcjonowaniu jednostki kontrolowanej 5.9 Kontrole w realizacji / zakończone oraz procedura kończenia kontroli Podobnie jak w systemie EZD, dokonano podziału na kontrole w realizacji oraz kontrole zakończone widok graficzny przedstawiono na rysunku nr 76. Po zakończeniu czynności kontrolnych, podobnie jak w systemie EZD, każda kontrola będzie wymagała zakończenia możliwe będzie na tym etapie zakończenie kontroli także ze względu na odstąpienie od prowadzonych czynności kontrolnych. Jednocześnie na etapie kończenia kontroli, niezbędne będzie uzupełnienie zaleceń / wniosków / rekomendacji z podziałem na zwykłe, znaczące oraz kluczowe, wskazanie przyczyn niewykonania zaleceń / wniosków / rekomendacji, czy też uzupełninie o inne, dodatkowe uwagi. Widok ekranu kończącego sprawę przedstawiono na rysunku nr S t r o n a

89 Rysunek 76 - Kontrole w realizacji / zakończone Rysunek 77 - Zakończenie kontroli 89 S t r o n a

90 6 Spis spraw Podobnie jak w systemie EZD, Moduł Kontroli będzie posiadał spis spraw spis kontroli. Graficznie będzie tożsamy ze spisem spraw w systemie EZD jednakże zamiast podziału na wykaz z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt będzie wskazany podział na Wydziały i Oddziały podobnie jak w widoku planu kontroli. Dodatkowo, każda spraw będzie także odzwierciedlona w systemie EZD w spisie spraw wybranie danej kontroli ze spisu spraw w EZD będzie automatycznie otwierało u użytkownika moduł kontroli. 7 Koordynacja zarządzanie funkcjonalnością modułu 7.1 Koordynacja dostosowywanie modułu do potrzeb jednostki Moduł kontroli będzie mógł zostać dostosowany do potrzeb każdej jednostki, w szczególności w zakresie uprawnień, co może wynikać z różnych struktur organizacyjnych jednostki. Dostęp do panelu koordynacja będzie posiadał kierownik jednostki, główny koordynator oraz informatycy w danej jednostce. Takie rozwiązanie umożliwi zarządzanie modułem w jednostce, bez konieczności oczekiwania na zmiany dokonane przez inną jednostkę odpowiedzialną za opracowanie modułu pod względem informatycznym. W szczególności będzie możliwe ustawienie: uprawnień: dostępu do poszczególnych funkcji modułu dla kilku osób lub większego grona, w zależności od organizacji i potrzeb jednostki; możliwości korzystania z poszczególnych funkcji pracownik będzie mógł mieć wgląd w daną funkcję, jednak nie będzie możliwości korzystania z danej funkcji (np. plan kontroli pracownik będzie miał podgląd w plan kontroli jednak bez możliwości edycji, np. dokonywania zmian itp.); zarządzanie poszczególnymi funkcjami modułu, np. wiadomościami będzie możliwe ustawienie otrzymywania przez wszystkich pracowników odpowiedzialnych za kontrolę, lub tylko wybranych np. kierowników komórki do spraw kontroli. Podkreślić należy, że panel koordynacji będzie stale monitorowany i rozszerzany w zależności od potrzeb jednostek w pierwszej wersji będzie umożliwiał zmianę 90 S t r o n a

91 podstawowych funkcji czy uprawnień, a w miarę rozbudowywana modułu, będzie możliwość zarządzania kolejnymi funkcjami. 7.2 Monitorowanie Zakładka monitorowanie będzie stanowiła narzędzie do nadzorowania wykonania planu kontroli zasadnym jest, aby dostęp do monitorowania został udzielony tylko osobie / komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za koordynację/nadzór kontroli w danym urzędzie. Zastosowano podział na kontrole w realizacji oraz wykonanie planu. Graficzny widok został przedstawiony na rysunku nr 78. Rysunek 78 Monitorowanie 91 S t r o n a

92 Rysunek 79 - Monitorowanie: pogląd do zestawień Na rysunku nr 79 przedstawiono graficzny widok wykonania kontroli dla danego wydziału zgodnie z przykładem, Wydział zrealizował w terminie 4 kontrole (zaznaczone na zielono), natomiast jedna kontrola nie została wykonana zaznaczona na czerwono. 7.3 Ustawienia Ustawienia będą stanowiły narzędzie do wprowadzania niezbędnych informacji do Modułu Kontroli oraz ich późniejszej zmiany będzie stanowił bazę informacji, z których Moduł Kontroli będzie pobierał niezbędne informacje, np. obszary kontroli, podstawę prawną kontroli. W przypadku zmian przepisów prawnych, czy też innych atrybutów na których opiera się zarówno kontrola, jak i szeroko rozumiana sprawozdawczość z kontroli, zapisywanie nowych pozycji lub zmiana (edycja) danych będzie odbywała się z poziomu słownika. Na rysunku 80 przedstawiono widok graficzny ustawień możliwości dokonania wyboru poszczególnych ustawień modułu. 92 S t r o n a

93 Rysunek 80 ustawienia: wybór poszczególnych atrybutów do zmiany Na powyższym rysunku zamieszczono przykłady ustawień możliwa jest edycja każdego obszaru, ale także jeżeli zajdzie taka konieczność, dodania nowego obszaru. Poniżej przedstawiono przykład zmiany ustawień Modułu Kontroli dla planowanie kontroli. Zgodnie z przykładem, możliwe będzie dokonanie następujących wyborów: sposób zatwierdzania okresowego planu kontroli (jednostopniowy / wielostopniowy); sposób wskazywania terminów kontroli dni, miesiące, kwartały; edycja obszarów kontroli; edycja podstawy prawnej kontroli; wybór kompetencji kontrolnych dla poszczególnych wydziałów; wybór zakresów przedmiotowych kontroli. Poszczególne funkcje zostały ukazane na rysunku nr 81, 82 oraz S t r o n a

94 Rysunek 81 Ustawienia: Planowanie kontroli cz. 1 Rysunek 82 - Ustawienia: Planowanie kontroli cz S t r o n a

95 Rysunek 83 - Ustawienia: Planowanie kontroli cz Sprawozdawczość Moduł Kontroli będzie umożliwiał tworzenie szeroko pojętej sprawozdawczości. Dzięki zastosowaniu konieczności uzupełniania poszczególnych atrybutów praktycznie przy każdej czynności, możliwe będzie tworzenie sprawozdawczości, statystyk, zestawień, które będą wynikiem wzajemnych powiązań. Zakładka sprawozdawczość będzie się składać z dwóch atrybutów, tj. Tworzenie raportów oraz Sprawozdawczość Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Pierwszy atrybut Tworzenie raportów będzie umożliwiał tworzenie sprawozdawczości w zakresie: listy wszystkich pracowników odpowiedzialnych za kontrolę (kontrolerów, kierowników, osoby wspomagające), wraz ze wskazaniem posiadanych uprawnień (np. aplikacji kontrolerskich NIK); spis aktów prawa na podstawie których prowadzone są kontrole, z uwzględnieniem podziału na obszary działalności kontrolnej; 95 S t r o n a

96 statystykę kontroli, uwzględniającą: liczbę wszystkich jednostek skontrolowanych w danym okresie z podziałem na: liczbę jednostek administracji rządowej skontrolowanych w danym okresie, liczbę jednostek administracji samorządowej skontrolowanych w danym okresie oraz liczbę pozostałych jednostek skontrolowanych w danym okresie; liczbę kontroli które zakończyły się wystąpieniem pokontrolnym lub innym dokumentem równoważnym oraz liczbę kontroli które zakończyły się w inny sposób lub odstąpiono od dalszego prowadzenia kontroli; w tym z podziałem na kontrole uwzględniające środki / projekty UE / systemy zarządzania i kontroli lub nie uwzględniające powyższych kontroli; liczbę kontroli zakończonych w danym okresie w których jednostka współpracowała z innymi jednostkami podczas kontroli; podział kontroli ze względu na tryb kontroli: tryb uproszczony, tryb na zasadach ustawy o kontroli; realizację kontroli wynikających z planu w danym okresie, tj. liczbę kontroli zaplanowanych, liczbę kontroli zaplanowanych, których nie wszczęto, liczbę kontroli które wszczęto i od których prowadzenia odstąpiono, liczbę kontroli wszczętych i zakończonych, liczbę kontroli, które wszczęto i nie zakończono w danym okresie; liczbę kontroli w zależności od poszczególnych obszarów działalności kontrolnej; liczbę kontroli w zależności od poszczególnych działów administracji rządowej; najważniejszych celów do realizacji dla działów administracji rządowej; wyniki przeprowadzonych kontroli z podziałem na poszczególne wyniki, tj: pozytywnie, pozytywnie z uchybieniami, pozytywnie z nieprawidłowościami, negatywnie; liczba zaleceń, rekomendacji, wniosków sformułowanych w danym okresie, z uwzględnieniem podziału na: zwykłe/znaczące/kluczowe (krytyczne) wnioski, zalecenia i rekomendacje; ilość przekazanych zawiadomień do właściwych organów z podziałem na: zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, zawiadomienia o wykroczeniach, zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, czy też zawiadomienia o innych naruszeniach, za które ustawowo przewidziana jest odpowiedzialność; 96 S t r o n a

97 finansowe efekty działalności kontrolnej, tj. łączna wysokość kwot objętych kontrolami oraz wartość środków publicznych, co do których potwierdzono prawidłowość wydatkowania; finansowe lub sprawozdawcze skutki nieprawidłowości; korzyści finansowe (kwoty, które zostały lub zostaną pozyskane albo zostaną zaoszczędzone przez jednostkę lub budżet państwa w rezultacie realizacji zaleceń pokontrolnych); rzeczywiste zmiany w funkcjonowaniu jednostek kontrolowanych; rzeczywiste zmiany w zakresie danego działu administracji rządowej; koszty kontroli Ponadto Moduł powinien umożliwiać generowanie zależnie od zadanych parametrów raportów: tylko według wybranych spośród ww. danych (z możliwością wskazania więcej niż jednego parametru), dla poszczególnych oddziałów i wydziałów, dla wybranego zakresu czasowego. W razie konieczności, możliwe będzie dodawanie nowych funkcji sprawozdawczych do modułu kontroli docelowo, planuje się stworzenie narzędzia informatycznego, które umożliwi każdej jednostce tworzenie sprawozdań, raportów, zestawień w oparciu o dane zawarte w module kontroli. Drugi atrybut Sprawozdawczość Kancelaria Prezesa Rady Ministrów będzie obejmował zamknięty katalog danych potrzebnych do wygenerowania tych informacji, które żądane są w sprawozdaniu kierowanym do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Na poniższych rysunkach (Rysunek od nr 84 do nr 97) przedstawiono zakres proponowanych danych (informacji), generowanych przez Moduł Kontroli. 97 S t r o n a

98 Rysunek 84 - dane ogólne, tj. liczba pracowników, kontrolerów oraz kontroli Podkreśla się, że dane zamieszczone na Rysunku nr 84 będą generowały informacje z zasobów kadrowych. 98 S t r o n a

99 Rysunek 85 - ogólna liczba skontrolowanych podmiotów Rysunek 86 - ogólna liczba kontroli dotyczących środków / projektów UE itp. 99 S t r o n a

100 Rysunek 87 - ogólna liczba kontroli oraz obszary działalności kontrolnej Rysunek 88 - obszary działalności kontrolnej oraz działy administracji rządowej 100 S t r o n a

101 Rysunek 89 - najważniejsze cele do realizacji dla działów administracji rządowej Rysunek 90- wyniki kontroli oraz charakter wydanych zaleceń 101 S t r o n a

102 Rysunek 91 - kluczowe zalecenia / wnioski / rekomendacje Rysunek 92 - skutki zawiadomień 102 S t r o n a

103 Rysunek 93 - finansowe efekty działalności jednostki prowadzącej kontrole Rysunek 94 - korzyści finansowe (przeprowadzonych kontroli) 103 S t r o n a

104 Rysunek 95 - liczba wydanych wniosków / zaleceń / rekomendacji Rysunek 96 - pracownicy, etaty i zasoby jednostki prowadzącej kontrole 104 S t r o n a

105 Rysunek 97 - pracownicy, etaty i zasoby jednostki prowadzącej kontrole cd. Jak wskazano powyżej, atrybut Sprawozdawczość Kancelaria Prezesa Rady Ministrów będzie generował wszystkie informacje niezbędne do sporządzenia sprawozdania dla Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Moduł Kontroli przewiduje także możliwość wygenerowania sprawozdania w żądanym formacie np..xl. Sposób generowania sprawozdania przedstawiono poniżej - Rysunek nr 98 (na podstawie Rysunku nr 84). Generowanie sprawozdania dla KPRM Rysunek 98 - Sposób generowania sprawozdania dla Kancelarii Prezesa Rady Ministrów 105 S t r o n a