Protokół. działających na podstawie upoważnienia Nr 4/2012 z dnia 20 lutego 2012 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce.

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA KIELCE Wydzial Audytu Wewnętrznego i Kontroli AWK-I Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskiej Kuchni Cateringowej ul. Piekoszowska 36 a w Kielcach przez pracowników Wydziału Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta Kielce: - głównego specjalistę - Mariusza Osińskiego - koordynator zespołu, - głównego specjalistę - Sławomira Ciszowskiego, działających na podstawie upoważnienia Nr 4/2012 z dnia 20 lutego 2012 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Kielce. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 21 lutego 2012 r. do 16 marca 2012 roku w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami trwałymi i wyposażeniem oraz prawidłowości prowadzenia gospodarki magazynowej za okres od l stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. L USTALENIA WSTĘPNE 1. DANE OGÓLNE O JEDNOSTCE Miejska Kuchnia Cateringowa w Kielcach, zwana w dalszej części protokołu Kuchnią" bądź jednostką" została utworzona na podstawie Uchwały Nr XLl/996/2009 Rady Miejskiej w Kielcach z dnia 19 października 2009 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej pod nazwą Miejska Kuchnia Cateringowa. Miejska Kuchnia Cateringowa jest jednostką budżetową, działającą na podstawie: - ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, póz z późn. zm), - ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, póz. 591 z późn. zm.), - przyjętego statutu. Jednostka posiada nadany przez Urząd Statystyczny w Kielcach numer identyfikacyjny REGON Jednostka posiada Numer Identyfikacji Podatkowej NIP nadany przez Naczelnika II Urzędu Skarbowego w Kielcach. /

2 Na dzień 31 grudnia 2011 roku stan zatrudnienia w Miejskiej Kuchni Cateringowej wynosił 68 etatów (68 osób). 2. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI W okresie objętym kontrolą w skład kierownictwa jednostki wchodzili: - Emilia Błaszkiewicz - Dyrektor- od dnia r. do chwili obecnej, - Justyna Maciejec - Główny Księgowy - zatrudniona na tym stanowisku od dnia r. do chwili obecnej. - Zofia Krawczyk - Kierownik Kuchni Cateringowej przy ul. Kołłątaja 4 - przejęta z MOPR w Kielcach z dniem r. w oparciu o art. 23' Kodeksu Pracy, - Marianna Dudzik - Kierownik Kuchni Cateringowej przy ul. Krzyżanowskiej 8 - przejęta z Gimnazjum nr 7 w Kielcach z dniem r. w oparciu o art. 23' Kodeksu Pracy, - Urszula Kierońska - Kierownik Kuchni Cateringowej przy ul. Jagiellońskiej 76 - przejęta z DPS w Kielcach z dniem r. w oparciu o art Kodeksu Pracy. W czasie kontroli wyjaśnień udzielały wyżej wymienione osoby oraz inni pracownicy w miarę zachodzących potrzeb. II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE 1) Środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne i prawne. Podstawa prawna: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, póz. 591 z późn. zm.), Ustawa z dnia 15 lutego 1995 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 54 poz.654 z późn. zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych - KŚT (Dz.U. Nr 242, póz z późń.zm.), «zarządzenie Nr 2/2011 Dyrektora Miejskiej Kuchni Cateringowej z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady/politykę/rachunkowości w Miejskiej Kuchni Cateringowej w Kielcach (z późniejszymi zmianami), zarządzenie Nr 19/2010 Dyrektora Miejskiej Kuchni Cateringowej w Kielcach z dnia 30 kwietnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Miejskiej Kuchni Cateringowej w Kielcach (z późniejszymi zmianami). Kontroli poddano: - ewidencję syntetyczną i analityczną kont zespołu 0; - ewidencję analityczną poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych; - karty szczegółowe środków trwałych; - dokumenty OT, PT; - tabele amortyzacyjne; - oznakowanie wyposażenia będącego w użytkowaniu.,"

3 Stan środków trwałych i pozostałych i prawnych przedstawia poniższa tabela. środków trwałych oraz wartości niematerialnych Środki trwałe Pozostałe środki trwałe Wartości niematerialne i prawne Stan na dzień r ,01 zł ,01 zł 9.131,26 zł Stan na dzień r , 19.zł ,94 zł ,24 zł Zmiana ,1 8 zł ,93 zł ,98 zł W trakcie kontroli ustalono, że jednostka stosuje następujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz umarzania: - środki trwałe o wartości początkowej powyżej 3.500,00 zł zaliczane są do środków trwałych. Podlegają one umorzeniu na podstawie planu amortyzacji według stawek procentowych określonych ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (metoda liniowa). - środki trwałe o wartości początkowej od 100,00 zł do 3.500,00 zł zaliczane są do środków trwałych, wprowadzane do ewidencji bilansowej i umarzane w 100 % wartości w miesiącu oddania do użytkowania. - Środki trwałe o wartości od 1,00 zł do 100,00 zł objęte są ewidencją ilościową. Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia, zaś otrzymane nieodpłatnie na podstawie darowizny w wartości rynkowej na dzień nabycia. - Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych podlegają umorzeniu na podstawie aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacji określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki bieżące oraz stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów o wartości początkowej niższej od wspomnianej w ustawie o podatku dochodowym dla osób prawnych, a także będące pomocami dydaktycznymi albo ich nieodłącznymi częściami od 100,00 zł do 3.500,00 zł traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w 100 % w miesiącu przyjęcia do używania, natomiast poniżej 100,00 zł ujmuje się tylko w pozaksięgowej ewidencji, spisując w koszty pod datą zakupu. - Ewidencja szczegółowa środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest w formie elektronicznej w programie stworzonym przez firmę ASSECO BUSINESS SOLUTION S.A. o nazwie: Ewidencja środków trwałych i amortyzacji WEbest". Wszystkie ww. składniki majątku ewidencjonowane są ilościowo-wartościowo. W wyniku czynności kontrolnych ustalono: - Zarówno środki trwałe jak również pozostałe środki trwałe zostały zakwalifikowano zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych - KŚT. - Wyrywkowej kontroli poddano oznakowanie środków trwałych, stwierdzając, iż następujące środki trwałe i wyposażenie nie zostały oznaczone zgodnie z przyjętą w jednostce polityką rachunkowości: Dwie wiertarki Hitachi (kuchnia mieszcząca się przy ul. Kołłątaja), Szlifierka kątowa (kuchnia mieszcząca się przy ul. Kołłątaja),

4 Blender (kuchnia mieszcząca się przy ul. Kołłątaja), Termoport (kuchnia mieszcząca się przy ul. Kołłątaja), Patelnia elektryczna (kuchnia mieszcząca się w DPS przy ul. Jagiellońskiej), Blender (kuchnia mieszcząca się w DPS przy ul. Jagiellońskiej), - Na terenie jednostki znajdowały się środki trwałe i wyposażenie nie będące jej własnością: Zmywacz Karcher, Odkurzacz Elektrolux. - Dwie wagi elektroniczne znajdujące się w kuchni mieszczącej się przy ul Kołłątaja oznaczona tym samym numerem ewidencyjnym. W trakcie czynności kontrolnych osoba odpowiedzialna za oznaczenie środków trwałych i wyposażenia dokonała prawidłowego ich oznaczenia. - Jednostka prowadzi szczegółowe karty środków trwałych w formie elektronicznej. W toku kontroli sprawdzono prawidłowość naliczenia umorzenia i amortyzacji środków trwałych. Ustalono, że jednostka stosuje prawidłowe stawki oraz przyjmuje właściwą datę do naliczania umorzenia. Wartość umorzenia wg ksiąg rachunkowych wynosi: Wyszczególnienie 1. Umorzenie środków trwałych oraz podstawowych wartości niematerialnych i prawnych (powyżej 3.500,00 zł) 2. Umorzenie pozostałych środków trwałych Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych 2) Gospodarka magazynowa. Stan na r ,72 zł ,27 zł Stan na r ,44. zł , 18 zł Zmiana ,72 zł zł Zapasy materiałów objęte są ewidencją ilościowo-wartościową. Materiały ewidencjonuje się według cen zakupu. Zużycie materiałów wycenia się według cen zakupu stosując zasadę pierwsze weszło, pierwsze wyszło". Wartość materiałów i zapasów na r. wyniosła ,89 zł. Jednostka nie posiada instrukcji magazynowej. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Miejskiej Kuchni Cateringowej w Kielcach określa dokumenty obrotu magazynowego tj. dokumenty PZ (Przyjęcie zewnętrzne), RW (Rozchód wewnętrzny) i MM (Przesunięcie międzymagazynowe). Ewidencje materiałów w magazynie prowadzi się za pomocą programu magazynowego pn.: Subiekt GT". Jednostka prowadzi 3 magazyny żywnościowe mieszczące się w: - Kuchni Cateringowej przy ul. Kołłątaja 4, - Kuchni Cateringowej przy ul. Krzyżanowskiej 8, Kuchni Cateringowej przy ul. Jagiellońskiej 76. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie powyższych magazynów złożyły oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności za mienie znajdujące się w prowadzonych przez nie magazynach. W trakcie kontroli dokonano wyrywkowego porównania stanu poszczególnych asortymentów, znajdujących się w magazynach towarów, wynikających z prowadzonej ewidencji magazynowej ze stanami rzeczywistymi (faktycznymi). Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono. Ponadto dokonana wyrywkowej analizy dokumentacji odzwierciedlającej przebieg procesu przyjęcia i wydania towarów z magazynu. W tym zakresie również nie stwierdzono nieprawidłowości.

5 III. USTALENIA KOŃCOWE Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach zawierających 5 stron. Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono Dyrektorowi Miejskiej Kuchni Cateringowej w Kielcach. Przed podpisaniem protokołu poinformowano Dyrektora o przysługującym prawie wniesienia do Prezydenta Miasta Kielce udokumentowanych wyjaśnień do protokołu w ciągu siedmiu dni roboczych od daty jego podpisania. Kontrolę wpisano do książki kontroli w pozycji nr 1/2012. Kontrolujący: GtÓWNY&PECJAMŚTA Kontrolowany: DYREKTOR mgr Mariusz Osiński Mariusz Osiński - główny specjalista, GŁÓWNY SPECJALISTA \ mgr Slawąmir Ciszowski GŁÓ E/nilia Błaszkiewicz - Dyrektor Miejskiej Kuchni Cateringowej, 1)WA Sławonrir-eiszowski - główny specjalista. Justy ;jec - Główny Księgowy Miejskiej Kuchni Cateringowej. Kielce, MIEJSKA KUCHNIA CATERINGOWA w Kielcach ul. Piekoszowska 36a, Kielce tel. 41/ NIP REGON