JEDNOSTKA WOJSKOWA NR 4213 Pion Głównego Księgowego

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM DOWÓDCA JW 4213 płk Jan BEREZA JEDNOSTKA WOJSKOWA NR 4213 Pion Głównego Księgowego Instrukcja obiegu dokumentów w obszarze zarządzania zasobami w Jednostce Wojskowej 4213, z wykorzystaniem Zintegrowanego Wieloszczeblowego Systemu Informatycznego Resortu Obrony Narodowej Opracował Główny księgowy ppłk Maciej WOLNY Wrocław CZERWIEC 2013

2 Spis treści: 1 Wprowadzenie Zasady prowadzenia ewidencji w JW Wykaz stosowanych definicji i skrótów Dowody księgowe Dokumenty zakupu i sprzedaży opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT) Księgi rachunkowe Rodzaje kontroli Kontrola merytoryczna Kontrola formalno-rachunkowa Kontrola wewnętrzna Kontrola zarządcza Dekretacja dowodów księgowych Odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej Odpowiedzialność za składniki majątkowe Organizacja przetwarzania danych z wykorzystaniem ZWSI RON Charakterystyka zdarzeń w obszarze zarządzania zasobami rzeczowymi i usługami Przyjęcia zewnętrzne zasobów rzeczowych Przyjęcie z zakupów własnych (z rozliczeniem faktury) Przyjęcie z zakupów centralnych (z rozliczeniem faktury) Przyjęcie nieodpłatne z innego oddziału gospodarczego Zakup usługi Zwrot z zakupu Zwrot z przyjęcia nieodpłatnego Wydania zewnętrzne zasobów rzeczowych Sprzedaż (wariant w przypadku decyzji wyższych przełożonych) Wydanie nieodpłatne do innego oddziału gospodarczego Zwrot z wydania bezpłatnego Dostawa wychodząca bez referencji Czasowe przekazanie Czasowe przekazanie zasobu z magazynu wydanie Czasowe przekazanie przyjęcie zwrotu do magazynu Przyjęcie na ewidencję czasowo pozyskanego (obcego) zasobu

3 Przekazanie czasowo wypożyczonych (obcych) zasobów do macierzystej jednostki Rozchody wewnętrzne zasobów rzeczowych Wydanie do zużycia Wydanie do użytkowania (mienie podlegające ewidencji pozabilansowej) Wydanie do użytkowania składnika majątku trwałego lub powodującego jego modernizację Kompletacja Wybrakowanie zasobu Stwierdzone niedobory Przychody wewnętrzne zasobów rzeczowych Zwrot z niewykorzystanego zużycia Przyjęcie z użytkowania Rozkompletowanie Ujawnione nadwyżki Przesunięcia międzymagazynowe zasobów rzeczowych Przesunięcia międzymagazynowe jednoetapowe Przesunięcia międzymagazynowe dwuetapowe Przekazanie zasobów podlegających kontroli użytkowania (zużycia) pomiędzy użytkownikami Inwentaryzacja zasobów rzeczowych w magazynie Przyjęcie zasobu bez referencji Przerób/produkcja (zdarzenie mające miejsce w pracowni metaloplastycznej) Przeklasyfikowanie Przecena Tankowania pojazdów w trasie Pobranie produktów spożywczych z magazynu na kuchnie Przychód - majątek trwały Zakup Zakup z referencją do zamówienia Przychód z innego oddziału gospodarczego Przychód z darowizny Rozchód majątek trwały Likwidacja Przekazanie do innego oddziału gospodarczego

4 Sprzedaż środków trwałych Przekazanie składników pomiędzy użytkownikami Inwentaryzacja majątku trwałego Prace okresowe - amortyzacja Zmiana indeksu Charakterystyka zdarzeń i funkcji w obszarze zarządzania budżetem Wprowadzanie planu Zamiana planu Charakterystyka zdarzeń w obszarze zarządzania zasobami finansowymi Wpływ środków od Dysponenta II stopnia na rachunek JW Zwrot środków budżetowych roku bieżącego do dysponentów wyższego stopnia środki pobierane przez MF (TREZOR) Księgowanie listy płac i uposażeń Podatek od środków transportu Ewidencja i rozliczenie niedoborów i szkód Wydatki związane z postępowaniami sądowymi przeciw JW Wydatki związane z wydatkami sądowymi, stroną pozywającą jest JW Noty odsetkowe od dostawcy Sprzedaż dochody budżetowe Ewidencja i rozliczenie faktury księgowej oraz faktury korekty PFRON Delegacje krajowe i zagraniczne Ewidencja i rozliczenie wadiów Ewidencja i rozliczenie zabezpieczeń umów; Zabezpieczenia wniesione w pieniądzu Ewidencja i rozliczenie zabezpieczeń umów; Zabezpieczenie w formie gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych, weksli Ewidencja należności wątpliwych Przeksięgowanie należności na dochody budżetowe Przeksięgowanie wydatków na fundusz jednostki Przeksięgowanie dochodów na fundusz jednostki Przeniesienie sald na koniec roku - kosztów i przychodów na wynik finansowy Przeksięgowanie wyniku finansowego na fundusz jednostki Odprowadzenie dochodów budżetowych do Ministerstwa Finansów Rozliczenie VAT

5 6.24. Zwrot kosztu zakupu okularów Dodatek za rozłąkę Zwrot kosztów za studia Wypłata równoważnika mundurowego Zwrot kosztów przejazdów odbywanych raz w miesiącu Wypłata należności z tytułu przeniesienia służbowego i przesiedlenia Wypłata odszkodowania Wypłata rent Wypłata gratyfikacji urlopowych Zwrot za CZPO Nagroda uznaniowa i zapomoga (fundusz naliczeniowy) Dodatkowe wynagrodzenie (dyżury i służby) Ryczałt za wyżywienie (równoważnik za wyżywienie) Zwrot kosztów za użycie samochodu prywatnego do celów służbowych Dodatkowe wynagrodzenie rzecznik dyscyplinarny Nagrody jubileuszowe Naliczenie środków na ZFŚS Naliczenie i odprowadzenie środków na wspólną działalność socjalną np. fundusz pożyczek mieszkaniowych Przyznanie zapomóg, pożyczek i innych świadczeń oraz ich wypłata ZFŚS Opłaty bankowe pocztowe i inne Rejestracja i księgowanie odsetek z rachunków bankowych Obrót papierami wartościowymi (znaczki, bilety inne) Kompensaty Korekty ZUS-u, US-u, wypłaconego wynagrodzenia itp Wzory dokumentów obrotu składnikami majątkowymi w ZWS IRON PZ dokument podstawowy 219 PZ protokół przyjęcia..220 PZ storno.221 WZ dokument podstawowy..222 WZ protokół przekazania.223 WZ storno

6 RW - wydanie do użytkowania.225 RW, wydanie do użytkowania storno..226 PW - zwrot z użytkowania PW, zwrot z użytkowania storno MM storno.229 MM wydanie.230 MM przyjęcie MM wydanie przyjecie storno PC przecena PK przeklasyfikowanie PK przeklasyfikowanie storno BO BO storno RI- i RI RI- i RI+ storno protokół przeklasyfikowania protokół wybrakowania ZI zmiana indeksu ZI zmiana indeksu storno Polecenie przyjęcia..244 Polecenie wydania zwrotu Polecenie wydania Polecenie wydania zwrotu Polecenie wydania (śr. trw.) Polecenie przyjęcia (śr.trw Polecenie przesunięcia Faktura VAT Faktura korygująca Arkusz spisu z natury Zamówienie do dostawcy Polecenie odbioru usługi PZ potwierdzenie odbioru usług Polecenie wykonania usługi RW - wydanie do SRTR PW - przyjęcie SRTR do magazynu WZ - wypożyczenie wydanie PZ - wypożyczenie przyjęcie RW rozchód storno PW, przyjęcie storno

7 WZ, wypożyczenie wydanie storno PZ storno PW PW storno RW RW storno MMU OT przyjęcie środka trwałego OT przyjęcie środka trwałego, grupowe LT likwidacja środka trwałego LT likwidacja środka trwałego, grupowe PT przekazanie środka trwałego do innego OG PT przekazanie środka trwałego do innego OG, grupowe. 276 MT przekazanie środka trwałego pomiędzy użytkownikami MT przekazanie środka trwałego pomiędzy użytkownikami Polecenie przyjęcia środka trwałego Polecenie przyjęcia środków trwałych Polecenie przekazania środka trwałego Polecenie przekazania środków trwałych Polecenie wydania środka trwałego Polecenie wydania środków trwałych Polecenie wydania do sprzedaży środka trwałego Polecenie wydania do sprzedaży środków trwałych Polecenie wybrakowania środka trwałego Polecenie wybrakowania środków trwałych Załączniki..289 załącznik nr 1 polecenie księgowania.289 Załącznik nr 2 zestawienie dowodów księgowych.290 załącznik nr 3 zestawienie list wypłat dodatkowych należności pieniężnych. 291 załącznik nr 4 dodatkowe listy należności załącznik nr 5 dowód wypłaty.295 załącznik nr 6 potwierdzenie wpłaty załącznik nr 7 zlecenie wypłaty równoważnika mundurowego/oszczędności mundurowych. 299 załącznik nr 8 lista wypłat dodatkowych należności pieniężnych..301 załącznik nr 9 wniosek o zaliczkę..303 załącznik nr 10 rozliczenie z zaliczki.305 załącznik nr 11 umowa z pracownikiem w sprawie nauki załącznik nr 12 wniosek o ubezpieczenie społeczne i zdrowotne prace zlecone. 309 załącznik nr 13 wniosek o dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku 7

8 w formie kolonii/obozów/zimowisk a także o dopłatę do turnusów rehabilitacyjnych załącznik nr 14 wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego załącznik nr 15 wniosek wypłacenie należności z tytułu przeniesienia służbowego załącznik nr 16 oświadczenie do celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów załącznik nr 17 oświadczenie podatnika do celów obniżenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych załącznik nr 18 porozumienie w sprawie wypłacania w formie bezgotówkowej uposażenia i innych należności załącznik nr 19 zlecenie wypłaty bezgotówkowej załącznik nr 20 polecenie wpłaty gotówkowej załącznik nr 21 wniosek o wypłatę gratyfikacji urlopowej. 324 załącznik nr 22 wniosek do ustalenia prawa do dodatku za rozłąkę..326 załącznik nr 23 wniosek do ustalenia prawa do zwrotu kosztów codziennych dojazdów 327 załącznik nr 24 comiesięczny wniosek do wypłaty dodatku za rozłąkę..329 załącznik nr 25 comiesięczny wniosek do wypłaty zwrotu kosztów codziennych dojazdów 330 załącznik nr 26 wniosek o wypłatę zwrotu kosztów przejazdów raz w miesiącu..331 załącznik nr 27 wydzielenia pojazdu(ów) załącznik nr 28 wydzielenia pojazdu-odpłatnie.334 załącznik nr 29 zapotrzebowanie na pojazd Załącznik nr 30 karta obiegowa pracownik sezonowy.336 załącznik nr 31 karta obiegowa załącznik nr 32 wstępna karta obiegowa..339 załącznik nr 33 wniosek pracownika o przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy załącznik nr 34 zestawienie należności pieniężnych zwolnionego z zawodowej służby wojskowej załącznik nr 35 dane osobowe do formularza zus oraz członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego załącznik nr 36 oświadczenie pracownika dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych załącznik nr 37zapotrzebowanie na składniki majątkowe załącznik nr 38 wniosek żołnierza zawodowego - "Tanie wczasy" załącznik nr 39 niosek żołnierza zawodowego - "Tanie wczasy" - pobyt po misji załącznik nr 40 pieczęć do dekretacji dowodów księgowych 350 Schematy dotyczące ewidencji składników majątkowych schemat nr 1 zakup składników majątkowych i usług odzwierciedlenie na kontach zespołu 3 magazyn nie podłączony do ZWSI RON schemat nr 2 zakup składników majątkowych i usług odzwierciedlenie na kontach zespołu schemat nr 3 przyjęcie składnika majątkowego z OG lub RBLog do magazyn u-magazyn nie podłączony do ZWSI RON 356 schemat nr 4 przyjęcie składnika majątkowego z OG lub RBLog do magazynu-magazyn podłączony do ZWSI RON. 357 schemat nr 5przyjęcie składnika majątkowego z OG lub RBLOG bezpośrednio przez użytkownika

9 schemat nr 6 zakup usług usługa materialna z przyjęcie na magazyn schemat nr 7 zakup usług kwalifikacja usługi bezpośrednio w koszty 363 schemat nr 8- zwrot z zakupu składnika majątkowego - magazyn nie podłączony do ZWSI RON.365 schemat nr 9 zwrot z zakupu składnika majątkowego schemat nr 10 przekazanie składnika majątkowego do innego OG magazyn nie podłączony do ZWSI RON 367 schemat nr 11 przekazanie składnika majątkowego do innego OG magazyn podłączony do ZWSI RON 368 schemat nr 12 rozchód z magazynu składnika majątkowego nie będącego środkiem trwałym zużycie w koszty w ramach OG- magazyn nie podłączony do ZWSI RON 369 schemat nr 13 rozchód z magazynu składnika majątkowego nie będącego środkiem trwałym zużycie w koszty w ramach OG - magazyn podłączony do ZWSI RON schemat nr 14 rozchód z magazynu składnika majątkowego nie będącego środkiem trwałym zużycie w konsygnację w ramach OG - magazyn nie podłączony do ZWSI RON 371 schemat nr 15 rozchód z magazynu składnika majątkowego nie będącego środkiem trwałym zużycie w konsygnację w ramach OG - magazyn podłączony do ZWSI RON 372 schemat nr 16 rozchód z magazynu składnika majątkowego będącego środkiem trwałym - magazyn nie podłączony do ZWSI RON 373 schemat nr 17 rozchód z magazynu składnika majątkowego będącego środkiem trwałym -magazyn podłączony do ZWSI RON 374 schemat nr 18 wybrakowanie składnika majątkowego schemat nr 19 szkoda w mieniu wojska 377 schemat nr 20 zwrot składnika majątkowego do magazynu magazyn nie podłączony do ZWSI RON 378 schemat nr 21 zwrot składnika majątkowego do magazynu magazyn podłączony do ZWSI RON 379 schemat nr 22 rozkompletowanie składnika majątkowego schemat nr 23 rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych schemat nr 24 wytworzenie wyrobu gotowego pracownia metaloplastycznej 382 schemat nr 25 obieg dokumentów w przypadku tankowania w trasie schemat nr 26 obieg dokumentów w przypadku tankowania w trasie stacje komercyjne 385 schemat nr 27 obieg dokumentów w przypadku tankowania pojazdów z innych jednostek wojskowych w JW schemat nr 28 obieg dokumentów w przypadku tankowania pojazdów będących na zaopatrzeniu jw schemat nr 29 pobranie produktów spożywczych z magazynu na kuchnie żołnierską 388 schemat nr 30 przyjęcie produktów spożywczych zakupionych przez RBLOG 389 schemat nr 31 wydanie składników majątkowych na podstawie rozdzielnika nie dotyczy umundurowania polowego wydawanego na podstawie rocznego planu zaopatrzenia. 390 schemat nr 32 wydanie składników majątkowych na podstawie rozdzielnika dotyczy umundurowania polowego wydawanego na podstawie rocznego planu zaopatrzenia 391 schemat nr 33 przekazanie mienia z jednostki wojskowej nr 4213 do AMW

10 schemat nr 34 przyjęcie na czasowe przechowywanie przekazanego mienia z AMW do jednostki wojskowej nr schemat nr 35 obieg dokumentów remont sw - realizuje warsztat OG 395 schemat nr 36 obieg dokumentów remont sw - realizuje warsztat RBLog schemat nr 37 wypłata wynagrodzeń, uposażeń i innych należności żołnierzy i pracowników wojska schemat nr 38 pobranie gotówki z banku do kasy schemat nr 39 odprowadzenie gotówki z kasy do banku schemat nr 40 wystawienie faktury kwalifikowanie na dochody budżetu państwa

11 1. Wprowadzenie Niniejszy dokument zawiera opis modelu prowadzenia ewidencji składników majątku JW 4213 z wykorzystaniem, zaimplementowanego na bazie komercyjnego systemu SAP ERP 6.0 Zintegrowanego Wieloszczeblowego Systemu Informatycznego Resortu Obrony Narodowej (ZWSI RON). Stanowi on element wykonawczy Metodyki wdrażania Zintegrowanego Wieloszczeblowego Systemu Informatycznego Resortu Obrony Narodowej. Dokument ma służyć ustaleniu przez właściwe osoby funkcyjne jednolitych zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w zakresie operacji finansowych i gospodarczych realizowanych w danej jednostce wojskowej będącej oddziałem gospodarczym (w szczególności w Wojskowych Oddziałach Gospodarczych) oraz w jej pododdziałach gospodarczych, z wykorzystaniem ZWSI RON. W dokumencie zawarto wyjaśnienie podstawowych definicji oraz zasad prowadzenia ewidencji oddziale gospodarczym. W dalszej kolejności opisano szczegółowo przebieg realizacji poszczególnych procesów gospodarczych, z uwzględnieniem właściwych dekretów księgowych. W dokumencie załączono również wzory dokumentów generowanych przez ZWSI RON w obszarze prowadzenia ewidencji majątku danej jednostki wojskowej będącej oddziałem gospodarczym. 2. Zasady prowadzenia ewidencji w JW Wykaz stosowanych definicji i skrótów Dowódca oddziału gospodarczego dowódca jednostki wojskowej 4123 określony w myśl art. 53 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych kierownikiem jednostki sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr.157, poz.1240). Oddział gospodarczy jednostka wojskowa (JW 4213) będąca dysponentem środków budżetowych III stopnia, Dowódca pododdziału gospodarczego dowódca/kierownik/komendant, szef jednostki wojskowej (instytucji), która pozostaje na zaopatrzeniu w oddziale gospodarczym. Pododdział gospodarczy jednostka (instytucja) wojskowa, która pozostaje na zaopatrzeniu w oddziale gospodarczym, zgodnie z planem przydziałów gospodarczych. Główny księgowy osoba zajmująca stanowisko głównego księgowego jednostki wojskowej zgodnie z postanowieniami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, której kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 11

12 1) prowadzenia rachunkowości jednostki; 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. a także żołnierzy (pracowników) pionu Głównego Księgowego, których w zakresie czynności upoważniono do kontroli dowodów księgowych (Dz. U ze zmianami). Inkasent osoba pobierająca wpłaty gotówkowe z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych, PŻK i innych. Inkasent posiada umowę o odpowiedzialności majątkowej. Szef Służby/Wydziału/Kierownik/Sekcji (równorzędny) zwanych dalej dysponentem osoba osoby zajmującą zajmujące stanowisko w jednostce wojskowej 4213, której którym nadano uprawnienia do dysponowania mieniem w określonym dziale zaopatrzenia oraz dysponowaniem planem finansowymi (lub) mieniem oddziału gospodarczego w tym dziale. Środki zaopatrzenia zasoby rzeczowe środki bojowe i materiałowe oraz uzbrojenie i sprzęt wojskowy przeznaczony do zaopatrzenia w naturze pododdziałów gospodarczych. Towary rzeczowe składniki majątku obrotowego wojska nabyte w celu sprzedaży bez poddawania go procesowi przetworzenia. Towarem są także składniki majątkowe przeznaczone do zaopatrzenia w naturze. Materiały rzeczowe składniki majątku obrotowego wojska przeznaczone do zużycia. Wyroby rzeczowe składniki majątku obrotowego wojska wytworzone lub przetworzone, zdatne do sprzedaży lub zużycia. Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity: Dz. U z pn. zm.) Zalicza się do nich w szczególności: a. nieruchomości - w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, b. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, c. ulepszenia w obcych środkach trwałych, d. inwentarz żywy. 12

13 Do środków trwałych zalicza się również uzbrojenie i sprzęt wojskowy. Wykaz podstawowego uzbrojenia i sprzętu wojskowego o charakterze środków trwałych określa decyzja Nr 41 PS z dnia Sygn. Sztab Gen. 1482/97. Użyte w niniejszej instrukcji skróty oznaczają: JW Wojskowy Oddział Gospodarczy Jednostka Wojskowa 4213 RBLog Regionalna Baza Logistyczna PGK Pion Głównego Księgowego Jednostki Wojskowej 4213 JW AMW Pz Wz Jednostka Wojskowa, Instytucja Agencja Mienia Wojskowego nazwa dokumentu obrotu materiałowego poświadczającego przyjęcie środków zaopatrzenia od dostawcy zewnętrznego nazwa dokumentu obrotu materiałowego poświadczającego wydanie środków zaopatrzenia odbiorcy zewnętrznemu Rw nazwa wewnętrznego dokumentu obrotu materiałowego poświadczającego wydanie środków zaopatrzenia odbiorcy z danej jednostki Pw nazwa wewnętrznego dokumentu obrotu materiałowego poświadczającego przyjęcie środków zaopatrzenia od dostawcy z danej jednostki ze źródeł własnych Mm nazwa wewnętrznego dokumentu obrotu materiałowego poświadczającego przesunięcie środków zaopatrzenia pomiędzy magazynami danej jednostki PC nazwa dokumentu potwierdzającego przecenę (przeszacowanie) wartości środków zaopatrzenia Bo nazwa dokumentu potwierdzającego ujęcie bilansu otwarcia w księgach rachunkowych Ri nazwa dokumentu potwierdzającego powstanie różnic inwentaryzacyjnych Zi OT LT PT nazwa dokumentu potwierdzającego zmianę indeksu nazwa dokumentu potwierdzającego utworzenie (otrzymanie) środka trwałego nazwa dokumentu potwierdzającego likwidację środka trwałego nazwa dokumentu potwierdzającego przekazanie środka trwałego do innego oddziału gospodarczego z jednoczesną likwidacją w oddziale gospodarczym przekazującym zasób 13

14 MT nazwa dokumentu potwierdzającego przekazanie środka trwałego pomiędzy użytkownikami w ramach ewidencji danego oddziału gospodarczego Polecenie rezerwacji dokument rezerwujący wydanie danego składnika majątkowego lub plan wydatków i dochodów budżetowych. Wykonanie powyższego dokumentu pozwala na blokadę składnika majątkowego lub planu finansowego bez możliwości ponownego jego zaangażowania. Nie jest to dokument księgowy którego wytworzenie wpływa na księgę główną oraz nie jest dokumentem, który powoduję wydatek bądź dochód w planie finansowym. Rozdzielnik Zbiorczy dokument występujący na magazynie na podstawie którego wydawane są składniki majątkowe. Jest to dokument pierwotny do dokumentów rozchodowych. Na podstawie tego dokumentu dokonywane są zmiany w stanach ewidencyjnych w magazynie Dowody księgowe 1. Dowód księgowy, zwany także dowodem źródłowym, jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie, określającym zdarzenie podmiotowo (tzn. określający dostawcę i odbiorcę) i przedmiotowo (nazwę przedmiotu operacji gospodarczej) oraz jego wymiar liczbowy (ilościowy i wartościowy) lub ilościowo - wartościowy. Każdy dowód księgowy powinien zawierać właściwy numer umożliwiający jego identyfikację. Dowody księgowe podlegają ewidencji księgowej i są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Dowód księgowy powinien być rzetelny, to jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, kompletny, wolny od wymazań, przeróbek i błędów rachunkowych. Aby dokument został uznany za kompletny dowód księgowy powinien zawierać co najmniej następujące informacje: 2.1. Określenie rodzaju dowodu (podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu), 2.2. Określenie numeru identyfikacyjnego, 14

15 2.3. Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem sprzedającego, kupującego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy i usługobiorcy itp.). Możliwe jest stosowanie skrótów powszechnie znanych i używanych, 2.4. Opis operacji gospodarczej(zakupu, usługi, dostawy), 2.5. Wartość operacji gospodarczej, (w praktyce sprowadza się to do wyszczególnienia nazwy, jednostki miary, ilości, ceny i wartości, podatku VAT), 2.6. Datę dokonania operacji, 2.7. Datę sporządzenia dowodu, gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż dokonano operacji gospodarczej, 2.8. Podpis wystawcy dowodu, 2.9. Czytelny Podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe; jeżeli operacja nie polegała na wydaniu lub przyjęciu składników majątkowych, to dowód może zawierać tylko podpis wystawcy, Stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osób odpowiedzialnych za sprawdzenie dowodu, Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody księgowe (faktury, rachunki) obrazujące zakup/nabycie majątku lub usługi zaliczone i nie zaliczone bezpośrednio w koszty (ujęte w ewidencji ZWSI RON), winny posiadać dokumenty obrazujące ich ujęcie w ewidencji ilościowo wartościowej i winny być zaakceptowane przez właściwych dysponentów pod względem merytorycznym, wg posiadanych kompetencji. Wszystkie dowody księgowe akceptuje pod względem formalno rachunkowym Główny Księgowy jednostki wojskowej lub osoba upoważniona przez Dowódcę Jednostki Wojskowe 4213, zatwierdza Dowódca Jednostki Wojskowej Dowody księgowe (faktury, rachunki) obrazujące zakup usług ( 427, 430 oraz inwestycji budowlanych), winny posiadać potwierdzenie prawidłowości i zgodności ze zleceniem lub zawartą umową wykonania usługi. Powyższego potwierdzenia pod względem merytorycznym dokonują dysponenci akceptujący wydatek przed jego zatwierdzeniem. Dowody księgowe akceptuje pod względem formalno rachunkowym Główny Księgowy Jednostki Wojskowej 4213 lub osoba upoważniona przez Dowódcę 15

16 Jednostki Wojskowej, a wydatek zatwierdza Dowódca Jednostki Wojskowej Potwierdzenie wykonania usługi winno być dokonane w formie protokółu odbioru - stanowiącego załącznik do faktury (rachunku). Dopuszcza się, aby dokonać ww. potwierdzenia w formie uwagi bądź stwierdzenia o jej prawidłowym i zgodnym ze zleceniem wykonaniu bezpośrednio na fakturze (rachunku). 5. Jednostka Wojskowa 4213 (osoby wg swoich kompetencji służbowych i zakresu obowiązków) jest upoważniona do wystawiania dowodów księgowych: własnych, wewnętrznych w celu: udokumentowania wewnętrznych operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki wojskowej księgującej dowód; udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów, ustalenia ewentualnie powstałych strat, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzenia składników majątku i usług lub innych świadczeń, jak też powierzania składników majątku pracownikom oddziału lub pododdziału materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym); własnych, zewnętrznych w celu udokumentowania zewnętrznych operacji gospodarczych to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki wojskowej i jego kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży usługi, wykonywaniu robót i świadczenia usług, jak też należnych świadczeń umownych lub innych określonych przepisami; obce, zewnętrzne - kontrahenci Jednostki Wojskowej są właściwi do wystawiania dowodów księgowych w celu udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży składników majątku, wykonywania robót i świadczenia usług oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami; Za dowody księgowe uważa się również: 1. Zestawienie dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zbiorczym zapisem księgowym (np. zestawienie list wynagrodzeń, zestawienie rachunków, zestawienie rozchodów) zawierające grupę jednorodnych dowodów zewnętrznych lub wewnętrznych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. 2. Polecenie księgowania. 16

17 3. Noty księgowe. 4. Dokumenty planowania finansowego. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską, według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Dopuszcza się stosowanie zbiorczych dowodów księgowych - zestawień (np. zestawienie list wynagrodzeń, zestawienie rachunków, zestawienie rozchodów) ujmujących grupę jednorodnych dowodów zewnętrznych lub wewnętrznych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. 6. Każdy dowód księgowy przyjęty do realizacji, dokumentujący rozchód środków budżetowych (pieniężnych), powinien być sprawdzony pod względem: merytorycznym przez dysponenta, szefa / kierownika wydziału (równorzędnego), który akceptował wydatek, formalno-rachunkowym przez głównego księgowego (lub osobę upoważnioną przez Dowódcę Jednostki Wojskowej do podpisywania w imieniu głównego księgowego) zatwierdzony do płatności przez Dowódcę Jednostki Wojskowej 4231 lub osobę przez niego upoważnioną w rozkazie organizacyjnym na dany rok budżetowy. 7. Dowody wpłat mogą być wystawiane przez osobę dokonującą inkasenta - wpłaty. Wykaz osób upoważnionych do przyjmowania wpłat poza kasą Jednostki Wojskowej reguluje Rozkaz Dowódcy Jednostki Wojskowej. Wystawienie i wydanie potwierdzenia wpłaty następuje bezpośrednio po przyjęciu gotówki od osoby wpłacającej. 8. Dowody wypłat mogą być wystawione przez osobę dokonującą wypłaty (kasjera). Wystawca dowodu wypłaty winien czytelnie wpisać imię i nazwisko osoby wypłacającej, tytuł wypłaty oraz potwierdzić fakt wystawienia dokumentu a następnie przekazać celem wykonanie kontroli formalnej i rachunkowej ww. dokumentów przez Głównego Księgowego 9. Inkasenci zobowiązani są do rozliczania przyjętej gotówki oraz jej przechowywania 17

18 zgodnie z Instrukcją gospodarki kasowej jednostki wojskowej JW Korygowanie błędów w dowodach księgowych dokonuje się w następujący sposób: w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (dowodu korygującego), wraz ze stosownym uzasadnieniem. W przypadku podatników VAT istnieje obowiązek wystawienia faktury korygującej lub noty korygującej. w dowodach wewnętrznych przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać pojedynczych liter lub cyfr oraz dokumentów, które zostały już zaksięgowane. czeki i dowody wpłat w przypadku powstania błędu należy anulować (poprzez przekreślenie i wpisanie kolorem czerwonym słowa ANULOWANO) i wystawić nowy. 11. Wymagania dotyczące dowodów księgowych określa art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. 12. Wykaz podstawowych dowodów księgowych stosowanych w jednostce wojskowej (JW 4213): 1) dowód wpłaty, 2) dowód wypłaty, 3) wniosek o zaliczkę, 4) rozliczenie zaliczki, 5) rozliczenie wyjazdu służbowego, 6) czek gotówkowy, 7) raport kasowy, 8) faktura VAT dotycząca zakupu, 9) faktura VAT dotycząca sprzedaży, 10) noty korygująca, 11) faktura korygująca VAT, 12) noty obciążeniowe, 13) lista wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, 14) lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, 15) lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło, 18

19 16) lista uposażeń żołnierzy zawodowych, 17) lista uposażeń żołnierzy NSR 18) lista uposażeń żołnierzy służby przygotowawczej 19) lista wypłat dodatkowych należności żołnierzy i pracowników wojska (nagrody jubileuszowe, uznaniowe, zapomogi, gratyfikacje i inne), 20) rachunek za wykonane prace zlecone, 21) rachunek za wykonane dzieło, 22) polecenie przelewu, 23) bankowy dowód wpłaty, 24) bankowy dowód wypłaty, 25) dowód przyjęcia do magazynu składników z zewnątrz (PZ), 26) dowód wydania składników na zewnątrz (WZ), 27) dowód przesunięcia międzymagazynowego (MM), 28) dowód pobrania z magazynu (RW), 29) dowód zwrotu do magazynu (PW), 30) dowód przyjęcia środka trwałego (OT), 31) dowód likwidacji środka trwałego (LT), 32) dowód zmiana użytkownika środka trwałego (MT) 33) dowód przekazania środka trwałego do innego OG (PT), 34) dowód w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (RI), 35) polecenie księgowania, 36) noty księgowe, 37) dokumenty wtórne (zbiorcze, zastępcze jak rozdzielniki, przeniesienie obrotów, zamknięcia kont,) 38) bilans jednostki (na zamkniecie i otwarcie roku obrotowego), 39) dokumenty planowania finansowego, 2.3. Dokumenty zakupu i sprzedaży opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT) 1. Zakupy składników majątkowych i usług od jednostek będących podatnikami podatku VAT mogą być w jednostce dokumentowane: fakturami VAT, fakturami korygującymi faktury VAT, 19

20 notami korygującymi, z poszanowaniem poniższych zasad. 2. Faktura VAT stwierdzająca dokonanie przez jednostkę zakupu lub sprzedaży powinna zawierać co najmniej: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT ; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto), wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawki podatku, sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu, kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie, jeżeli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. 3. Do faktur mają zastosowanie: 106 ustawy o VAT, 20