Ogłoszenie o planowanym zamówieniu

Transkrypt

1 Ogłoszenie o planowanym zamówieniu Według oznaczenia Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi w zakresie organizacji imprez Usługi restauracyjne i dotyczące wydawania posiłków Hotelarskie usługi noclegowe Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu Usługi fotograficzne I. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowego, wyjazdowego szkolenia dla 80 osób - beneficjentów konkursu nr 1 w Działaniu 4.2 Rozwój nowoczesnej infrastruktury badawczej Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, w tym pracowników Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników do 60 osób. Obejmie on w szczególności: 1. Wynajem 1 sali szkoleniowej na dwa dni szkoleniowe w okolicach Warszawy, w odległości do 50 km od granic Warszawy (zgodnie ze wskazaniami strony internetowej wraz ze sprzętem do obsługi szkolenia i nagłośnieniem. 2. Zapewnienie w miejscu szkolenia noclegów wraz ze śniadaniem dla wszystkich uczestników szkolenia, w tym dla pracowników Zamawiającego, w nocy z pierwszego na drugi dzień szkolenia. 3. Zapewnienie w miejscu szkolenia usługi gastronomicznej dla wszystkich uczestników szkolenia, składającej się z tzw. przerwy kawowej ciągłej oraz dwóch lunchów podczas obu dni szkoleniowych, a także uroczystej kolacji w pierwszym dniu szkolenia. 4. Organizacja gry integracyjnej/ konkursu dla beneficjentów o tematyce związanej z: nauką, innowacjami, wiedzą ogólną, podczas wieczornej kolacji w pierwszym dniu szkolenia. 5. Zapewnienie transportu dla wszystkich uczestników szkolenia z parkingu spod Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie na miejsce szkolenia w pierwszym dniu oraz powrót w drugim dniu szkolenia. 6. Zapewnienie transportu materiałów. 7. Zapewnienie usługi fotograficznej. 8. Zapewnienie obsługi szkolenia. Program Inteligentny Rozwój ma na celu zwiększenie innowacyjności polskiej gospodarki za sprawą badań naukowych przy udziale przedsiębiorstw. Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy pełni rolę jednej z instytucji wdrażających IV oś priorytetową pn. "Zwiększenie potencjału naukowo badawczego" w ramach działania 4.2 "Rozwój nowoczesnej infrastruktury badawczej sektora nauki". Celem Działania 4.2 jest wsparcie wybranych projektów dużej, strategicznej infrastruktury badawczej, o charakterze ogólnokrajowym lub międzynarodowym, znajdujących się na Polskiej Mapie Drogowej Infrastruktury Badawczej oraz zapewnienie skutecznego dostępu do tej infrastruktury dla przedsiębiorców i innych zainteresowanych podmiotów. Odbiorcami wsparcia w ramach Działania są: jednostki naukowe, konsorcja jednostek naukowych, uczelnie, konsorcja uczelni, konsorcja jednostek naukowych i przedsiębiorstw, konsorcja uczelni (w tym spółek celowych uczelni) i przedsiębiorstw. Przedstawiciele tych grup będą uczestnikami organizowanego szkolenia. 1/6

2 II. Wymagania w zakresie realizacji: 1. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej i sprzętu: a) Jedna klimatyzowana sala szkoleniowa, optymalna dla 80 osób (ustawienie teatralne), we współczesnej stylistyce, usytuowana na terenie hotelu lub ośrodka szkoleniowowypoczynkowego o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym, tym samym, w którym zapewnione będą noclegi i usługa gastronomiczna dla uczestników szkolenia, w okolicach Warszawy, w odległości do 50 km od granic Warszawy (zgodnie ze wskazaniami strony internetowej b) sala dostępna podczas dwóch dni szkoleniowych, zgodnie z agendą spotkania, c) sala z dostępem do światła dziennego oraz z możliwością zaciemnienia, d) sala wyposażona w: stół prezydialny dla min. 3 osób, miejsca do siedzenia dla 80 osób w układzie teatralnym, co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe, Internet bezprzewodowy, projektor multimedialny, ekran, laptop, flip-chart, nagłośnienie, e) obsługa nagłośnienia i sprzętu elektronicznego podczas trwania szkolenia, f) miejsce na recepcję w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej, g) przygotowanie sali przynajmniej na godzinę przed planowaną godziną rozpoczęcia szkolenia, w każdym dniu szkolenia, h) dwa duże ekrany w hallu z możliwością podłączenia nośnika zewnętrznego i wyświetlania prezentacji lub pokazów slajdów, zdjęć itp. UWAGA: Wszystkie elementy wyposażenia technicznego będą ze sobą w pełni kompatybilne, a parametry techniczne wszystkich urządzeń (np. zasięg mikrofonów przenośnych, wielkość ekranu, rodzaj nagłośnienia) muszą być dostosowane do warunków sal szkoleniowych, takich jak specyfika oświetlenia, akustyka, usytuowanie miejsc siedzących względem sceny, wielkość sali itp. 2. Wymagania dotyczące noclegów: a) noclegi w hotelu lub ośrodku szkoleniowo-wypoczynkowym o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym dla wszystkich uczestników szkolenia, w tym dla pracowników Zamawiającego, w nocy z pierwszego na drugi dzień szkolenia, b) noclegi dla wszystkich uczestników szkolenia w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania, c) dodatkowy nocleg dla jednej osoby pracownika Zamawiającego, w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym do jednoosobowego wykorzystania w dniu poprzedzającym szkolenie, d) miejsca parkingowe dla 10 samochodów osobowych, w pierwszym i drugim dniu szkolenia. UWAGA: Noclegi dla wszystkich uczestników szkolenia powinny być zrealizowane w tym samym obiekcie co szkolenie i usługa gastronomiczna. 3. Wymagania dotyczące usługi gastronomicznej: a) w pierwszym i drugim dniu szkolenia: przerwa kawowa ciągła dla wszystkich uczestników szkolenia, zgodnie z agendą, składająca się z napojów (soki, woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata, bez ograniczeń) oraz drobnych przekąsek i świeżych owoców, uzupełnianych na bieżąco, b) w pierwszym i drugim dniu szkolenia: woda na salach dla prowadzących szkolenie, c) w pierwszym i drugim dniu szkolenia: przerwy kawowe serwowane w miejscu przy bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej, zapewnienie odpowiedniej liczby stolików koktajlowych (co najmniej 10) przykrytych obrusami, d) w pierwszym i drugim dniu szkolenia: lunch dla wszystkich uczestników szkolenia, zgodnie z agendą, w formie bufetu, zawierający minimum: 2 rodzaje zup do wyboru, 3 rodzaje ciepłego dania głównego do wyboru (w tym 1 wegetariańskie), 3 rodzaje sałatek lub surówek do wyboru, 2 rodzaje deseru, napoje bez ograniczeń, 2/6

3 e) w pierwszym dniu szkolenia: uroczysta kolacja spotkanie wieczorne dla wszystkich uczestników szkolenia, zgodnie z agendą, zawierająca minimum: 4 rodzaje przystawki (w tym na zimno oraz na ciepło, z czego 1 bezmięsną), 4 rodzaje dania głównego (w tym 1 mięsne, 1 rybne, 1 wegetariańskie), 3 rodzaje sałatek lub surówek do wyboru, 3 rodzaje deseru, dodatki (pieczywo, masło, sosy), napoje bez ograniczeń (kawa, herbata, woda, soki); obsługa kelnerska minimum 2 osoby. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 3 propozycje menu, z których Zamawiający wybierze dania serwowane podczas wydarzenia, f) kolacja w pierwszym dniu szkolenia: w pomieszczeniu restauracyjnym zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w wyraźnie wyodrębnionej części pomieszczenia restauracyjnego, stoły przykryte białymi obrusami ustawione w sposób pozwalający na integrację uczestników kolacji (ok miejsc przy każdym stole), jedzenie i napoje w formie tzw. szwedzkiego stołu, g) w drugim dniu szkoleniu: śniadanie w formie bufetu dla wszystkich uczestników szkolenia. UWAGA: Usługa gastronomiczna powinna być zrealizowana w tym samym obiekcie co szkolenie. 4. Wymagania dotyczące kreacji i organizacji gry integracyjnej/konkursu dla beneficjentów POIR o tematyce związanej z: nauką, innowacjami, wiedzą ogólną, podczas wieczornej kolacji w pierwszym dniu szkolenia : a) przedstawienie pomysłu kreatywnego gry integracyjnej/konkursu dla beneficjentów POIR, o tematyce związanej z: nauką, innowacjami, wiedzą ogólną, trwającego od 1 godz. do 2 godz., b) przygotowanie wszelkich materiałów potrzebnych do przeprowadzenia gry integracyjnej/ konkursu, c) przeprowadzenie gry integracyjnej/konkursu po zakończeniu uroczystej kolacji w pierwszym dniu szkolenia, d) zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia i infrastruktury technicznej potrzebnej do przeprowadzenia gry integracyjnej/konkursu, po zakończeniu uroczystej kolacji w pierwszym dniu szkolenia, w miejscu jej organizacji, Ostateczna forma gry integracyjnej/ konkursu zostanie uzgodniona i zaakceptowana przez Zamawiającego. 5. Wymagania dotyczące transportu uczestników szkolenia: a) w pierwszym dniu szkolenia: transport uczestników szkolenia z parkingu spod Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie na miejsce szkolenia, zgodnie z agendą, e) w drugim dniu szkolenia: transport uczestników szkolenia z miejsca szkolenia na parking pod Pałacem Kultury i Nauki w Warszawie, zgodnie z agendą, f) autokary muszą spełniać wszystkie wymagania techniczne związane z dopuszczeniem do ruchu drogowego, posiadać ważne dokumenty ubezpieczeń transportowych, ich rok produkcji nie może być datowany na wcześniejszy niż 2004 r., mają być wyposażone w klimatyzację, toaletę oraz rozkładane siedzenia. 6. Wymagania dotyczące transportu materiałów: a) transport wszystkich materiałów niezbędnych do organizacji szkolenia posiadanych przez Zamawiającego, tj. roll-up-ów, publikacji, materiałów szkoleniowych z siedziby Zamawiającego do miejsca odbywania się szkolenia (w dniu szkolenia do godz lub w dzień roboczy poprzedzający szkolenie) i transport z miejsca szkolenia do siedziby Zamawiającego po zakończeniu szkolenia (do 2 dni roboczych po szkoleniu). 7. Wymagania dotyczące usługi fotograficznej: a) profesjonalny serwis fotograficzny podczas szkolenia, zgodnie z agendą i dostarczenie minimum 200 zdjęć w postaci cyfrowej na płycie CD/DVD/innym nośniku lub do ściągnięcia przez hiperlink lub ftp (w ciągu 3 dni roboczych od zakończenia szkolenia). 3/6

4 8. Wymagania dotyczące obsługi szkolenia: a) co najmniej 1 osoba koordynator szkolenia, w pierwszym i drugim dniu szkolenia. Koordynator będzie odpowiedzialny za przygotowanie, obsługę i kontrolę nad przebiegiem wszystkich elementów zamówienia. b) Koordynator powinien posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie w kompleksowej koordynacji co najmniej 5 szkoleń dla co najmniej 60 osób każda, obejmujących m.in. usługi: gastronomiczną, noclegową i transportową (osoba ta zostanie oddelegowana do wykonania zamówienia). c) Zamawiający wymaga obecności osoby dedykowanej do koordynacji realizacji ww. usługi w miejscu i czasie jej realizacji. III. Termin realizacji: jeden z 3 podanych poniżej terminów (do wyboru przez Wykonawcę): listopada 2016 r. lub listopada 2016 r. lub 30 listopada 1 grudnia 2016 r. IV. Termin składania ofert: 9 września 2016 r., do godziny 12:00, na adres: dks@opi.org.pl. V. Kryteria oceny ofert: 1. Oferty złożone w postępowaniu będą oceniane z uwzględnieniem następujących proporcji: a) cena 40% (do 40 pkt.) przyznane punkty zostaną obliczone wg wzoru: cena brutto oferty najtańszej cena brutto oferty badanej x 40 = liczba punktów Uwaga: minimalna liczba osób, niezależnie od frekwencji, za którą zapłaci Zamawiający to 60 osób. W przypadku większej liczby uczestników szkolenia cena za realizację całości zamówienia będzie stanowiła iloczyn liczby osób i ceny podanej przez Wykonawcę przypadającej na jednego uczestnika, przy czym maksymalna liczba uczestników szkolenia nie przekroczy 80 osób. b) koncepcja gry integracyjnej/konkursu dla beneficjentów POIR o tematyce związanej z: nauką, innowacjami, wiedzą ogólną, przeprowadzanego podczas wieczornej kolacji w pierwszym dniu szkolenia 40% (do 40 pkt.), koncepcja gry integracyjnej/ konkursu od 0 do 10 pkt., (ocenie podlegały będą: opis myśli przewodniej koncepcji 0-4 pkt., różnorodność zadań 0-3 pkt., opis sposobu realizacji i estetyki wykonania 0-3 pkt.), dostosowanie tematyki gry integracyjnej/konkursu do grupy docelowej od 0 do 10 pkt., (ocenie podlegały będą: dostosowanie gry do poziomu wiedzy i wykształcenia grupy docelowej 0-4 pkt., różnorodność poziomu trudności zadań 0-3 pkt., zaplanowanie gry integracyjnej/konkursu w czasie 0-3 pkt.), integracyjny charakter gry od 0 do 10 pkt., (ocenie podlegać będą: propozycje zadań wymagających współdziałania między uczestnikami 0-5 pkt., dynamika gry 0 5 pkt.) propozycja elementów dodatkowych (np. osoby prowadzącej grę, nagrody) od 0 do 10 pkt. Wykonawca opisze krótko koncepcję gry integracyjnej/konkursu i poda przykładowe zadanie oraz ewentualnie jeśli ocena proponowanego rozwiązana tego wymaga zaprezentuje wizualizację, 4/6

5 użyte elementy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do wybranej propozycji. Uwaga: Oferta, która uzyska mniej niż 20 pkt. w ocenie koncepcji gry integracyjnej/konkursu zostanie odrzucona. c) Miejsce szkolenia 20% (do 20 pkt.): - hotel lub ośrodek szkoleniowo-wypoczynkowy o standardzie wyższym niż 4-gwiazdkowy 2 pkt., - wystrój pomieszczeń na podstawie dołączonych wizualizacji od 0 do 18 pkt. (ocenie podlegały będą: przestrzeń nowoczesna 0 4 pkt., reprezentacyjna 0 3 pkt., uwzględniająca charakter szkolenia 0 3 pkt., spójna kolorystycznie 0 3 pkt., 1 2 dodatkowe ekrany do wyświetlania zdjęć i filmów promocyjnych 0 3 pkt. (1 dodatkowy ekran 1,5 pkt., 2 dodatkowe ekrany 3 pkt.), logo OPI PIB z informacją Instytucja Wdrażająca POIR działanie 4.2 umieszczone w widocznym miejscu 0 2 pkt.). Łączna liczba punktów (procent) zostanie określona na podstawie oceny wypełnionego formularza, który stanowi załącznik nr Punkty za poszczególne kryteria zostaną przyznane przez komisję powołaną przez Zamawiającego. Suma punktów uzyskanych w kryterium koncepcja gry integracyjnej/konkursu dla beneficjentów POIR i miejsce szkolenia zostanie podzielona przez liczbę członków komisji i po dodaniu do liczby punktów uzyskanej w kryterium cena będzie stanowić końcową ocenę oferty. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę. VI. Zasady współpracy: 1. Przy realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym. 2. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia. 3. Osoba odpowiedzialna w imieniu Wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia będzie w szczególności: sprawować bezpośredni nadzór nad organizacją i obsługą szkolenia, odpowiadać za kontakty z Zamawiającym we wszystkich kwestiach związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, współpraca będzie polegała na kontaktach bezpośrednich, telefonicznych i pocztą elektroniczną, jeśli Zamawiający uzna to za konieczne, osoba odpowiedzialna z ramienia Wykonawcy będzie zobowiązana do osobistego spotkania w siedzibie Zamawiającego lub w miejscu odbywania się szkolenia w celu omówienia spraw bieżących związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. 4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę z należytą starannością, najlepszą wiedzą oraz z zasadami profesjonalizmu zawodowego. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystywania materiałów powstałych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia do innych celów promocyjnych, jak również do zmiany ich ostatecznego kształtu zgodnie z proponowanymi zapisami Wzoru umowy. 6. Wykonawca jest zobowiązany do uregulowania z twórcami wszystkich dzieł powstałych na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia kwestii własności majątkowych praw autorskich i przeniesienia ich na Zamawiającego do wykorzystania w całości i/lub we fragmentach. Ostateczny kształt gry integracyjnej/ konkursu do realizacji zostanie uzgodniony z Zamawiającym po podpisaniu umowy. 5/6

6 VII. Warunek udziału w postępowaniu: Wykonawca winien posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej 5 usług typu szkolenia/spotkania/konferencje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, obejmujących łącznie transport uczestników, zapewnienie miejsc noclegowych oraz usług gastronomicznych dla grupy co najmniej 60 osób każda. VIII. Sposób kalkulacji ceny: Wykonawca w formularzu oferty określi cenę jednostkową brutto przypadającą za realizację zamówienia na 1 osobę oraz cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia (iloczyn ceny jednostkowej brutto i maksymalnej liczby osób, tj. 80 osób). Cena musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. W przypadku wystąpienia omyłki rachunkowej Zamawiający uzna cenę jednostkową brutto za prawidłową i dokona właściwego obliczenia z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. 6/6