4Trans. Tutorial - Wyliczenie wyrownania za prace w innych krajach. Wersja: 4.4

Transkrypt

1 4Trans Wersja: 4.4

2 4Trans Tutorial - Wyliczenie wyrownania za prace w innych kraj ach INELO Wszystkie prawa zastrzeżone Kopiowanie, wprowadzanie zmian, przesyłanie, publiczne odtwarzanie i wszelkie wykorzystywanie tych treści wymaga uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Nazwy firm i produktów wymieniane w tej Instrukcj i mogą być zastrzeżonymi nazwami lub zastrzeżonymi znakami handlowymi ich właścicieli. Wydawca oraz autor nie roszczą sobie do nich żadnych praw. Chociaż dołożono szczególnej staranności w trakcie tworzenia tego dokumentu, to j ednak ani wydawca ani autor nie odpowiadaj ą za błędy i opuszczenia ani za szkody spowodowane użyciem informacj i zawartych w tym dokumencie. W żadnym razie wydawca ani autor nie odpowiadaj ą za nieuzyskany przychód ani też za żadne inne szkody ekonomiczne bezpośrednio lub pośrednio spowodowane lub rzekomo spowodowane przez ten dokument. Okna programu przedstawione w obrazach (screen'ach) zamieszczonych w niniej szej instrukcj i mogą się różnić kształtem i zawartością od okien posiadanej wersj i programu. Różnica ta może wystąpić szczególnie dla wersj i programu innej od wersj i instrukcj i. Produkcja: INELO ul. Karpacka 24/U2b Bielsko-Biała POLAND

3 Spis treści 3 Spis treści 1. Tutorial... - Wyliczenie wyrownania za prace w innych krajach Niemcy Norwegia Francja Dane... z pierwszego dnia następnego miesiąca. 41

4 1. Poradnik podzielony j est trzy odrębne części, w zależności od kraj u wyliczenia wyrównania: Niemcy 4 Norwegia Francj a Niemcy Wyrównanie do minimalnej kraj owej za czas pracy na terytorium Niemiec można wyliczyć w następuj ący sposób: 1. W oknie dodawania/edycj i umowy o pracę (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycj i wybranego pracownika) w zakładce: Stawki porównawcze i urlopy w tabeli Naliczaj wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz: Niemcy (rys. poniżej ). Rys. Okno dodawania/edycj i umowy o pracę. zaznaczenie opcji dla wielu kierowców: wróć do zakładki z listą pracowników; 4

5 przy pomocy klawisza lub 5 i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników); kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu; w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju; program wyświetli tabelę - zaznacz Niemcy - kliknij. Inne umowy: Istniej e możliwość naliczania dodatku za czas pracy na terytorium innych kraj ów dla innych rodzaj ów umów (umowa zlecenie, działalność gospodarcza itp.) - zakładka "Inne umowy" okna dodawania/edycj i umowy. UWAGA - w okresie obowiązywania innej umowy dodatek za czas pracy na terytorium innych kraj ów wyliczany j est tylko na podstawie zapisów pobranych z kart kierowcy / wykresówki (wyliczenie w oknie ewidencj i czasu pracy j est pomij ane). edycja stawki i zaliczka - w oknie edycj i umowy kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu: Niemcy - program otworzy okno edycj i, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki; Zaliczka j est automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych kraj ów. Opcj a: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki. j eśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia. 2. Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu. PRZYPOMINAMY... Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne j est posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz: - dla wariantu 1 - delegacj i; - dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wj azdów i wyj azdów z terytorium innych kraj ów; z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znaj duj e się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca 41 "). 3. W oknie ustawień programu w zakładce: Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraje (menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia"):

6 Rys. Okno ustawień programu. w zależności od potrzeb zaznacz/odznacz opcj ę: Podczas wyliczenia czasu pracy uwzględniaj tylko zdarzenia jazdy i innej pracy (Dla Niemiec i Norwegii); opis: opcj a zaznaczona - do czasu pracy będzie zaliczana tylko suma zdarzeń j azdy i innej pracy pobranych z karty kierowcy / wykresówki, pozostałe dodatki wynikaj ące z polskich przepisów oraz opcj a: Zamieniaj odcinki aktywności (zakładka: "Rozliczenia -> Zamiana zdarzeń") będą ignorowane przez program; uwzględniaj zamianę zdarzeń opcj a zaznaczona - opcj a: Zamieniaj odcinki aktywności będzie wyj ątkowo uwzględniona przez program; opcj a niezaznaczona - bez zmian; opcj a niezaznaczona - uwzględniane będą wszystkie dodatki wynikaj ące z opcj i programu. j eśli nie chcesz, aby na raporcie: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" było wyliczane i wyświetlane "Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych kraj ów" zaznacz opcj ę: Nie wykazuj wyrównania za czas pracy na przeliczeniu miesięcznej karty pracownika; dla opcj i: Traktuj odcinki zagraniczne w ujęciu miesięcznym zdecyduj j ak rozliczać odcinki zagraniczne: łącznie program będzie sumował czas wszystkich odcinków zagranicznych (wchodzące do minimalnego wynagrodzenia) w danym miesiącu. Na podstawie tej sumy czasu będzie wyliczona dieta. 6

7 7 lub oddzielnie program będzie wyliczał dietę oddzielnie dla każdego odcinka zagranicznego (wchodzącego do minimalnego wynagrodzenia). j eśli premia ma być uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania - wybierz odpowiednie ustawienia dla opcj i: Uwzględniaj premię przy rozliczaniu wyrównania; dalszy etap wyliczania uzależniony j est od wyboru czy: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe chcesz pobierać odcinki i państwa docelowe bezpośrednio z delegacji czy z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów; Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji w oknie ustawień programu "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e" dla opcj i: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji. 4. Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacj e do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacj e") - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wj azdy/wyj azdy na/z terytorium Niemiec (zdarzenia: wyj azd z Polski, zmiana państwa, wj azd do Polski). Każde niemieckie zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcj ę: Uwzględnij minimalną płacę (patrz: "okno dodawania/edycj i delegacj i > Pozycj e delegacj i" - menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacj e") lub zaznaczoną pozycj ę o tej samej nazwie w rozwij anym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacj i utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia"). Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów w oknie ustawień programu "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e" dla opcj i: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. 4. W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dla wybranego pracownika dodaj lub zaimportuj odcinki pobytu w Niemczech w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba): wprowadzanie wj azdów i wyj azdów w programie j eśli odcinek ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcj ę: wyrównanie do minimalnej płacy: Tak w kolumnie: Uwzględnij Odcinki wprowadzone bezpośrednio w programie będą oznaczone statusem Nie w kolumnie: Import.

8 8 Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych kraj ach. Odcinki wj azdów i wyj azdów z terytorium innych kraj ów rozpoznawane są na podstawie wybranego Państwa odcinka zagranicznego. importowanie wj azdów i wyj azdów z pliku csv, xls lub xlsx- kliknij : ; Import z pliku został przygotowany z myślą o kierowcach, którzy np. w trakcie trasy mogą wypełniać go samodzielnie. Istniej e możliwość importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców - w oknie wyboru pliku przytrzymuj ąc klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki ( - zaznacza wszystkie pliki). Rys. Wzór układu danych w importowanym pliku. Zapamiętaj : - odcinki pobytu na terytorium wybranego państwa nie mogą nachodzić się na siebie; - kierowca rozpoznawany j est w programie na podstawie numeru służbowego; - plik importu może zawierać odcinki wj azdu/wyj azdu z terytorium innych kraj ów z dowolnego okresu. Aby importować pliki Excela typu xlsx należy: - posiadać MS Office w wersj i 2007 lub wyżej (32bit); LUB

9 - zainstalować dodatek AccessDatabaseEngine (32bit) ( confirmation.aspx?id=13255). j eśli w trakcie importu program wyświetli powyższy komunikat: Rys. Komunikat o nie powodzeniu importu. kliknij ; w kolejnym oknie kliknij LPM na linku: Zobacz błędy (rys. poniżej): Rys. Jak wyświetlić informacj ę o przyczynie błędu. ryczałty za nocleg wyznaczane są w zależności od opcj i: noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego; noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego. 9

10 Wariant pomniejszania wyrównania o diety i/lub ryczałty za nocleg Zarówno dla Wariantu I j ak i dla Wariantu II od kwoty wyrównania za pracę na terytorium Niemiec można odj ąć koszt diet i/lub koszt ryczałtów za nocleg. W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków w zależności od potrzeb zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia", grupa: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e") w zakładce: Niemcy następuj ące opcj e: Pomniejsz wyrównanie do minimalnej krajowej na terenie Niemiec (MiLoG) o diety za delegację Sposób wyznaczania diet uzależniony j est od zaznaczonej opcj i (W trakcie wyliczania ewidencj i pobieraj odcinki i państwa docelowe): wariant I "z delegacji" - diety wyznaczane są na podstawie odcinków "niemieckich" pobranych z delegacj i wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacj i, a następnie przeliczane są na euro wg kursu kwartalnego; wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - kwoty za diety obliczane są dla państwa docelowego wg kursu kwartalnego. Kursy kwartalne zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe"). Pomniejsz dietę o kwotę wg stawki na niemieckie ubezpieczenie społeczne (SvEV) Po zaznaczeniu tej opcj i od kwoty diety odej mowana j est kwota Stawki wyżywienia, która zdefiniowana j est w rej estrze: "Minimalna stawka dzienna w innych kraj ach". Zgodnie z niemiecką ustawą: "Sozialversicherungsentgeltverordnung - SvEV" od kwoty diet należy odliczyć naj niższą miesięczną kwotę na wyżywienie wymienioną w ustawie. W programie stawka wyżywienia przyj ęta j est j ako 1/30 miesięcznej kwoty. Kwota diety pomniej szana j est proporcj onalnie o kwotę stawki wyżywienia, czyli od 1,5 diety odej mowane j est 1,5 stawki wyżywienia. Pomniejsz wyrównanie do minimalnej krajowej na terenie Niemiec (MiLoG) o ryczałty za nocleg w delegacji Sposób wyznaczania ryczałtów za nocleg uzależniony j est od zaznaczonej opcj i (W trakcie wyliczania ewidencj i pobieraj odcinki i państwa docelowe): wariant I "z delegacji" - kwoty ryczałtów za nocleg, podobnie j ak diety, wyznaczane są na podstawie odcinków "niemieckich" pobranych z delegacj i wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacj i, a następnie 10

11 11 przeliczane są na euro wg kursu kwartalnego; wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - ryczałty za nocleg wyznaczane są wg państwa wybranego w opcj i: noclegi w państwa odcinka zagranicznego lub noclegi wg państwa docelowego z rejestru. Kwoty za ryczałty obliczane są wg kursu kwartalnego. Kursy kwartalne zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe"). Domyślnie pomniejsz o kwotę wg stawki na niemieckie ubezpieczenie społeczne (SvEV) W wyniku zaznaczenia tej opcj i od kwoty ryczałtu za nocleg będzie odej mowana kwota Stawki za nocleg, która zdefiniowana j est rej estrze: "Minimalna stawka dzienna w innych kraj ach" na niemieckie ubezpieczenie społeczne (SvEV). Poniższe opcj e umożliwiaj ą wybór, od których ryczałtów należy odj ąć kwotę stawki za nocleg: ryczałty za noclegi odebrane w trakcie odpoczynków trwających co najmniej 45h; LUB: wszystkie ryczałty za noclegi; Zgodnie z niemiecką ustawą: "Sozialversicherungsentgeltverordnung - SvEV" od kwoty ryczałtów za nocleg należy odliczyć naj niższą miesięczną kwotę na zakwaterowanie wymienioną w ustawie. W programie stawka za nocleg przyj ęta j est j ako 1/30 miesięcznej kwoty. Na "[306] wykresie tygodniowym" lub w "oknie dodawania/edycj i delegacj i" można dowolnie wybrać/zaznaczyć, który z ryczałtów za nocleg ma być pomniej szony o niemieckie ubezpieczenie społeczne. Domyślnie włączaj obsługę MiLoG w nowo utworzonych delegacji Podczas generowania nowych delegacj i ("okno dodawania delegacj i" lub okna wykresów: "[306] tygodniowego" i "[307] miesięcznego") opcj a: Uwzględniaj minimalną płacę dla odcinków zagranicznych pobytu w Niemczech będzie domyślnie zaznaczona. 5. Formularz wydruku (niemiecko-polskiego) Powiadomienie dla Bundesfinanzdirektion West dostępny j est pod przyciskiem (menu: "Rozliczenia -> [253] Wj azdy i wyj azdy z terytorium innych kraj ów" lub w zakładce START).

12 12 Rys. Druk powiadomienia dla Bundesfinanzdirektion West (wycinek). 6. Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium innych kraj ów uwzględniaj ącego opcj e pomniej szania wyrównania do minimalnej kraj owej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacj i (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencj a czasu pracy"): wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij.

13 13 Rys. Ewidencj a czasu pracy. Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów: Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy. Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji: Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacj i wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy. 7. Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencj i miesięcznej przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych kraj ów. Szczegółowe rozliczenie pomniej szania wyrównania do minimalnej kraj owej o diety / ryczałty za nocleg dostępne j est w raporcie: "[254] Rej estr czasu pracy na terytorium innych kraj ów"). Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach: - j eśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej kraj owej " określonej w przepisach danego kraj u; i/lub - j eśli kwota diet/ryczałtów za nocleg z delegacj i przekroczy lub będzie równa "minimalnej kraj owej " (w zależności od opcj i programu); i/lub - j eśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycj i umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

14 14 Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy. 8. Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniej szenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych kraj ów dostępne j est w niemiecko-polskim raporcie: [254] Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów> (menu: "Raporty -> Rozliczenia"), który zawiera następuj ące dane: Raport można wygenerować zarówna dla umów o pracę j ak i pozostałych umów - w oknie wywołania raportu zaznacz odpowiednie opcj e. zestawienie wj azdów i wyj azdów na/z terytorium Niemiec; zestawienie czasu pracy; podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium Niemiec; szczegółowe rozliczenie podróży służbowej wyświetlane na kolej nej stronie raportu: (opcj a w oknie wywołania raportu) suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu; Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów: wyliczane j est wg kursu ustawionego dla wybranego kraj u w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu: (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", zakładka: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e"). Diety i ryczałty za nocleg dla opcj i pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji: wyliczane są wg kursu daty rozliczenia poszczególnych delegacj i. Diety i ryczałty za nocleg dla opcj i pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów: wyliczane są wg kursu ustawionego dla wybranego kraj u w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu:. Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut").

15 15 Rys. Rej estr czasu pracy na terytorium innych kraj ów. 9. Pozostałe raporty: "[255] Zestawienie czasu pracy na terytorium innych kraj ów (inne umowy)" - zestawienie wyników wyliczenia wyrównania do minimalnej kraj owej za czas pracy oraz świadczeń z tytułu podróży służbowych. Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów innej umowy zawartych w okresie generowania raportu; "[256] Zestawienie czasu pracy na terytorium Niemiec (umowy o pracę)" - zestawienie wyników wyliczenia należnego wynagrodzenia minimalnego, wypłaconego wynagrodzenia, zaliczki, świadczeń z tytułu podróży służbowych oraz wyrównania za czas pracy na terytorium Niemiec. Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów umowy o pracę zawartych w okresie generowania raportu; "[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych kraj ów (umowy o pracę)" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium Niemiec. Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów umowy o pracę zawartych w okresie generowania raportu Norwegia Wyrównanie do minimalnej kraj owej za czas pracy na terytorium Norwegii można wyliczyć w następuj ący sposób:

16 1. 16 W oknie dodawania/edycj i umowy o pracę (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycj i wybranego pracownika) w zakładce: Stawki porównawcze i urlopy w tabeli Naliczaj wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz: Norwegia (rys. poniżej ). Rys. Okno dodawania/edycj i umowy o pracę. zaznaczenie opcji dla wielu kierowców: wróć do zakładki z listą pracowników; przy pomocy klawisza lub i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników); kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu; w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju; program wyświetli tabelę - zaznacz Norwegia - kliknij. Inne umowy: Istniej e możliwość naliczania dodatku za czas pracy na terytorium innych kraj ów dla innych rodzaj ów

17 17 umów (umowa zlecenie, działalność gospodarcza itp.) - zakładka "Inne umowy" okna dodawania/edycj i umowy. UWAGA - w okresie obowiązywania innej umowy dodatek za czas pracy na terytorium innych kraj ów wyliczany j est tylko na podstawie zapisów pobranych z kart kierowcy / wykresówki (wyliczenie w oknie ewidencj i czasu pracy j est pomij ane). edycja stawki i zaliczka - w oknie edycj i umowy kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu: Norwegia - program otworzy okno edycj i, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki; Zaliczka j est automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych kraj ów. Opcj a: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki. j eśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia. 2. W menu:"rozliczenia -> Minimalna stawka dzienna w innych kraj ach" dostępna j est Stawka wyżywienia/kwota diety, którą można edytować. 3. Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu. PRZYPOMINAMY... Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne j est posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz: - dla wariantu 1 - delegacj i; - dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wj azdów i wyj azdów z terytorium innych kraj ów; z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znaj duj e się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca 41 "). 4. W oknie ustawień programu w zakładce: Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraje (menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia"):

18 18 Rys. Okno ustawień programu. w zależności od potrzeb zaznacz/odznacz opcj ę: Podczas wyliczenia czasu pracy uwzględniaj tylko zdarzenia jazdy i innej pracy (Dla Niemiec i Norwegii); opis: opcj a zaznaczona - do czasu pracy będzie zaliczana tylko suma zdarzeń j azdy i innej pracy pobranych z karty kierowcy / wykresówki, pozostałe dodatki wynikaj ące z polskich przepisów oraz opcj a: Zamieniaj odcinki aktywności (zakładka: "Rozliczenia -> Zamiana zdarzeń") będą ignorowane przez program; uwzględniaj zamianę zdarzeń opcj a zaznaczona - opcj a: Zamieniaj odcinki aktywności będzie wyj ątkowo uwzględniona przez program; opcj a niezaznaczona - bez zmian; opcj a niezaznaczona - uwzględniane będą wszystkie dodatki wynikaj ące z opcj i programu. j eśli nie chcesz, aby na raporcie: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" było wyliczane i wyświetlane "Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych kraj ów" zaznacz opcj ę: Nie wykazuj wyrównania za czas pracy na przeliczeniu miesięcznej karty pracownika; dla opcj i: Traktuj odcinki zagraniczne w ujęciu miesięcznym zdecyduj j ak rozliczać odcinki zagraniczne: lub łącznie program będzie sumował czas wszystkich odcinków zagranicznych (wchodzące do minimalnego wynagrodzenia) w danym miesiącu. Na podstawie tej sumy czasu będzie wyliczona dieta.

19 19 oddzielnie program będzie wyliczał dietę oddzielnie dla każdego odcinka zagranicznego (wchodzącego do minimalnego wynagrodzenia). j eśli premia ma być uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania - wybierz odpowiednie ustawienia dla opcj i: Uwzględniaj premię przy rozliczaniu wyrównania; dalszy etap wyliczania uzależniony j est od wyboru czy: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe chcesz pobierać odcinki i państwa docelowe bezpośrednio z delegacji czy z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów; Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji w oknie ustawień programu "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e" dla opcj i: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji. 4. Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacj e do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacj e") - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wj azdy/wyj azdy na/z terytorium Norwegii (zdarzenia: wyj azd z Polski, zmiana państwa, wj azd do Polski). Każde norweskie zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcj ę: Uwzględnij minimalną płacę (patrz: "okno dodawania/edycj i delegacj i > Pozycj e delegacj i" - menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacj e") lub zaznaczoną pozycj ę o tej samej nazwie w rozwij anym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacj i utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia"). Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów w oknie ustawień programu "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e" dla opcj i: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. 4. W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dla wybranego pracownika dodaj lub zaimportuj odcinki pobytu w Norwegii w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba): wprowadzanie wj azdów i wyj azdów w programie j eśli odcinek ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcj ę: wyrównanie do minimalnej płacy: Tak w kolumnie: Uwzględnij Odcinki wprowadzone bezpośrednio w programie będą oznaczone statusem Nie w kolumnie: Import.

20 20 Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych kraj ach. Odcinki wj azdów i wyj azdów z terytorium innych kraj ów rozpoznawane są na podstawie wybranego Państwa odcinka zagranicznego. importowanie wj azdów i wyj azdów z pliku csv, xls lub xlsx- kliknij : ; Import z pliku został przygotowany z myślą o kierowcach, którzy np. w trakcie trasy mogą wypełniać go samodzielnie. Istniej e możliwość importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców - w oknie wyboru pliku przytrzymuj ąc klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki ( - zaznacza wszystkie pliki). Rys. Wzór układu danych w importowanym pliku. Zapamiętaj : - odcinki pobytu na terytorium wybranego państwa nie mogą nachodzić się na siebie; - kierowca rozpoznawany j est w programie na podstawie numeru służbowego; - plik importu może zawierać odcinki wj azdu/wyj azdu z terytorium innych kraj ów z dowolnego okresu. Aby importować pliki Excela typu xlsx należy: - posiadać MS Office w wersj i 2007 lub wyżej (32bit); LUB

21 - zainstalować dodatek AccessDatabaseEngine (32bit) ( confirmation.aspx?id=13255). j eśli w trakcie importu program wyświetli powyższy komunikat: Rys. Komunikat o nie powodzeniu importu. kliknij ; w kolejnym oknie kliknij LPM na linku: Zobacz błędy (rys. poniżej): Rys. Jak wyświetlić informacj ę o przyczynie błędu. ryczałty za nocleg wyznaczane są w zależności od opcj i: noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego; noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego. 21

22 Wariant uwzględniania diety norweskiej i pomniejszania wyrównania o polskie diety i ryczałty za nocleg Zarówno dla Wariantu I j ak i dla Wariantu II w czasie pobytu pracownika na terytorium Norwegii można uwzględnić dietę norweską, a od kwoty wyrównania za pracę odj ąć koszt diet i/lub koszt ryczałtów za nocleg wyliczonych wg polskich przepisów. W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków w zależności od potrzeb zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia", grupa: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e") w zakładce: Norwegia następuj ące opcj e: Uwzględniaj diety norweskie przy rozliczaniu wyrównania W wyniku zaznaczenia tej opcj i na podstawie norweskich odcinków delegacj i będzie dodatkowo naliczana i uwzględniana (podwyższa należne minimalne wynagrodzenie) dieta norweska. Dieta naliczana j est wg przepisów norweskich (1/3 diety za każde rozpoczęte 8 godzin pobytu na terytorium Norwegii). Pomniejsz wyrównanie do diety norweskiej o diety za delegację opcj a zaznaczona - wyrównanie do diety norweskiej będzie pomniejszane o kwotę diety wyznaczonej na podstawie polskich przepisów; opcj a niezaznaczona - wyrównanie do diety norweskiej nie będzie pomniejszane o "polską" dietę. Sposób wyznaczania kwot diet uzależniony j est od zaznaczonej opcj i (W trakcie wyliczania ewidencj i pobieraj odcinki i państwa docelowe): wariant I "z delegacji" - diety wyznaczane są na podstawie odcinków "norweskich" pobranych z delegacj i wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacj i, a następnie przeliczane są na euro wg kursu kwartalnego; wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - kwoty za diety obliczane są dla państwa docelowego wg kursu kwartalnego. Kursy kwartalne zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe"). Pomniejsz wyrównanie do diety norweskiej o ryczałty za noclegi w delegacji opcj a zaznaczona - wyrównanie do diety norweskiej będzie pomniejszane o kwotę ryczałtów za noclegi; 22

23 opcj a niezaznaczona - wyrównanie do diety norweskiej nie będzie pomniejszane o kwotę ryczałtów za noclegi. Sposób wyznaczania kwot ryczałtów za nocleg uzależniony j est od zaznaczonej opcj i (W trakcie wyliczania ewidencj i pobieraj odcinki i państwa docelowe): wariant I "z delegacji" - kwoty ryczałtów za nocleg, podobnie j ak diety, wyznaczane są na podstawie "norweskich" odcinków pobranych z delegacj i kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacj i, a następnie przeliczane są na euro wg kursu kwartalnego; wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - ryczałty za nocleg wyznaczane są wg państwa wybranego w opcj i: noclegi w państwa odcinka zagranicznego lub noclegi wg państwa docelowego z rejestru. Kwoty za ryczałty obliczane są wg kursu kwartalnego. Kursy kwartalne zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe"). Zaliczaj nadwyżki diet i ryczałtów za nocleg do wynagrodzenia minimalnego za czas pracy opcj a zaznaczona - wyrównanie do minimalnej j est sumą należnego wynagrodzenia minimalnego oraz diety norweskiej. Suma ta pomniej szana j est o wypłacone wynagrodzenie, zaliczki oraz diety i ryczałty wyliczone wg polskich przepisów; W skrócie: program podczas wyliczania wyrównania do minimalnej *może* zaliczać nadwyżkę wypłaconych polskich diet i ryczałtów ponad diety norweskie do minimalnego wynagrodzenia norweskiego za czas pracy. opcj a niezaznaczona - wyrównanie do minimalnej j est sumą należnego wynagrodzenia minimalnego oraz diety norweskiej pomniej szonej o kwotę diet i ryczałtów wyliczonych wg polskich przepisów (w przypadku, gdy suma "polskich" diet i ryczałtów przekroczy wartość diety norweskiej program przyj mie wartość różnicy równą zeru). Od otrzymanego wyniku odej mowane j est wypłacone wynagrodzenie i zaliczki. W skrócie: program podczas wyliczania wyrównania do minimalnej *nie może* zaliczać nadwyżki wypłaconych polskich diet i ryczałtów ponad diety norweskie do minimalnego wynagrodzenia norweskiego za czas pracy. W tym przypadku wyrównanie za czas pracy j est naliczane niezależnie od wyrównania za diety. Domyślnie włączaj obsługę minimalnej norweskiej dla nowo utworzonych delegacji Podczas generowania nowych delegacj i ("okno dodawania delegacj i" lub okna wykresów: "[306] tygodniowego" i "[307] miesięcznego") opcj a: Uwzględniaj minimalną płacę dla odcinków zagranicznych pobytu w Norwegii będzie domyślnie zaznaczona. 23

24 5. 24 Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium innych kraj ów uwzględniaj ącego opcj e pomniej szania wyrównania do minimalnej kraj owej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacj i (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencj a czasu pracy"): wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij. Rys. Ewidencj a czasu pracy. Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów: Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy. Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji: Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacj i wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy. 6. Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencj i miesięcznej przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych kraj ów.

25 25 Szczegółowe rozliczenie pomniej szania wyrównania do minimalnej kraj owej o diety / ryczałty za nocleg dostępne j est w raporcie: "[254] Rej estr czasu pracy na terytorium innych kraj ów"). Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach: - j eśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej kraj owej " określonej w przepisach danego kraj u; i/lub - j eśli kwota diet/ryczałtów za nocleg z delegacj i przekroczy lub będzie równa "minimalnej kraj owej " (w zależności od opcj i programu); i/lub - j eśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycj i umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia. Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy. 7. Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniej szenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych kraj ów dostępne j est w norwesko-polskim raporcie: [254] Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów> (menu: "Raporty -> Rozliczenia"), który zawiera następuj ące dane: Raport można wygenerować zarówna dla umów o pracę j ak i pozostałych umów - w oknie wywołania raportu zaznacz odpowiednie opcj e. zestawienie wj azdów i wyj azdów na/z terytorium Norwegii; zestawienie czasu pracy; podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium Norwegii; szczegółowe rozliczenie podróży służbowej wyświetlane na kolej nej stronie raportu: (opcj a w oknie wywołania raportu) suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu;

26 26 Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów: wyliczane j est wg kursu ustawionego dla wybranego kraj u w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu: (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", zakładka: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e"). Diety i ryczałty za nocleg dla opcj i pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji: wyliczane są wg kursu daty rozliczenia poszczególnych delegacj i. Diety i ryczałty za nocleg dla opcj i pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów: wyliczane są wg kursu ustawionego dla wybranego kraj u w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu:. Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut"). Rys. Rej estr czasu pracy na terytorium innych kraj ów. 5. Pozostałe raporty: "[255] Zestawienie czasu pracy na terytorium innych kraj ów (inne umowy)" - zestawienie wyników wyliczenia wyrównania do minimalnej kraj owej za czas pracy oraz świadczeń

27 27 z tytułu podróży służbowych. Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów innej umowy zawartych w okresie generowania raportu; "[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych kraj ów (umowy o pracę)" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium Norwegii. Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów umowy o pracę zawartych w okresie generowania raportu Francja Wyrównanie do minimalnej kraj owej za czas pracy na terytorium Francj i można wyliczyć w następuj ący sposób: 1. W oknie dodawania/edycj i pracownika (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy") w zakładce: "Dane podstawowe" dla opcj i: Rozliczaj pracę na terytorium Francji wg wybierz odpowiedni rodzaj wykonywanego transportu (Transport towarów lub Przewóz osób): Rys. Okno dodawania/edycj i pracownika. 2. W oknie dodawania/edycj i umowy o pracę (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycj i wybranego pracownika, przej dź do zakładki "Umowy", a następnie w zakładce: "Umowa o pracę" otwórz do edycj i lub dodaj nową umowę o pracę): a) w zakładce: Dane podstawowe dostępna j est opcj a: Pracownik posiadający kwalifikację mechanika lub inkasenta (dodatek 3% do stawki podstawowej za pracę na terytorium Francji), którą należy zaznaczyć lub nie w zależności od posiadanych kwalifikacj i

28 28 rozliczanego kierowcy; Rys. Okno dodawania/edycj i umowy o pracę. b) w zakładce: Stawki porównawcze i urlopy w tabeli Naliczaj wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz: Francja (rys. poniżej ).

29 29 Rys. Okno dodawania/edycj i umowy o pracę. zaznaczenie opcji dla wielu kierowców: wróć do zakładki z listą pracowników; przy pomocy klawisza lub i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników); kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu; w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju; program wyświetli tabelę - zaznacz Francja - kliknij ; w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Rozliczaj pracę na terytorium Francji wg; w kolej nym oknie wybierz odpowiedni rodzaj wykonywanego transportu (Transport towarów lub Przewóz osób) przez kierowców. Inne umowy: Na dzień dzisiej szy nie ma możliwości naliczania dodatku za czas pracy dla innych rodzajów umów niż umowa o pracę.

30 30 Według francuskich przepisów wszelkiego typu umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie, samozatrudnienie) maj ące znamiona stosunku pracy (kierowca wykonuj e pracę stale na rachunek pracodawcy, na j ego polecenie w ograniczonym okresie czasu na terytorium Francj i) powinny zostać zastąpione umową o pracę. edycja stawki i zaliczka - w oknie edycj i umowy kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu: Francja - program otworzy okno edycj i, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki; Zaliczka j est automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych kraj ów. Opcj a: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki. j eśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia. 3. W menu:"rozliczenia -> [311] Minimalna stawka dzienna w innych kraj ach" dostępne są stawki dodatków za pracę na terytorium Francj i, które można edytować. 4. Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu. PRZYPOMINAMY... Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne j est posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz: - dla wariantu 1 - delegacj i; - dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wj azdów i wyj azdów z terytorium innych kraj ów; z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znaj duj e się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca 41 "). 5. W oknie ustawień programu w zakładce: Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraje (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia"):

31 31 Rys. Okno ustawień programu. j eśli nie chcesz, aby na raporcie: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" było wyliczane i wyświetlane "Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych kraj ów" zaznacz opcj ę: Nie wykazuj wyrównania za czas pracy na przeliczeniu miesięcznej karty pracownika; dla opcj i: Traktuj odcinki zagraniczne w ujęciu miesięcznym zdecyduj j ak rozliczać odcinki zagraniczne: łącznie program będzie sumował czas wszystkich odcinków zagranicznych (wchodzące do minimalnego wynagrodzenia) w danym miesiącu. Na podstawie tej sumy czasu będzie wyliczona dieta. lub oddzielnie program będzie wyliczał dietę oddzielnie dla każdego odcinka zagranicznego (wchodzącego do minimalnego wynagrodzenia). j eśli premia ma być uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania - wybierz odpowiednie ustawienia dla opcj i: Uwzględniaj premię przy rozliczaniu wyrównania;

32 32 dalszy etap wyliczania uzależniony j est od wyboru czy: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe chcesz pobierać odcinki i państwa docelowe bezpośrednio z delegacji czy z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów; Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji w oknie ustawień programu "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e" dla opcj i: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji. 4. Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacj e do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacj e") - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wj azdy/wyj azdy na/z terytorium Francji (zdarzenia: wyj azd z Polski, zmiana państwa, wj azd do Polski). Każde francuskie zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcj ę: Uwzględnij minimalną płacę (patrz: "okno dodawania/edycj i delegacj i > Pozycj e delegacj i" - menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacj e") lub zaznaczoną pozycj ę o tej samej nazwie w rozwij anym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacj i utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia"). Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów w oknie ustawień programu "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e" dla opcj i: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. 4. W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dla wybranego pracownika dodaj lub zaimportuj odcinki pobytu we Francji w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba): wprowadzanie wj azdów i wyj azdów w programie j eśli odcinek ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcj ę: wyrównanie do minimalnej płacy: Tak w kolumnie: Uwzględnij Odcinki wprowadzone bezpośrednio w programie będą oznaczone statusem Nie w kolumnie: Import.

33 33 Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych kraj ach. Odcinki wj azdów i wyj azdów z terytorium innych kraj ów rozpoznawane są na podstawie wybranego Państwa odcinka zagranicznego. importowanie wj azdów i wyj azdów z pliku csv, xls lub xlsx- kliknij : ; Import z pliku został przygotowany z myślą o kierowcach, którzy np. w trakcie trasy mogą wypełniać go samodzielnie. Istniej e możliwość importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców - w oknie wyboru pliku przytrzymuj ąc klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki ( - zaznacza wszystkie pliki). Rys. Wzór układu danych w importowanym pliku. Zapamiętaj : - odcinki pobytu na terytorium wybranego państwa nie mogą nachodzić się na siebie; - kierowca rozpoznawany j est w programie na podstawie numeru służbowego; - plik importu może zawierać odcinki wj azdu/wyj azdu z terytorium innych kraj ów z dowolnego okresu. Aby importować pliki Excela typu xlsx należy: - posiadać MS Office w wersj i 2007 lub wyżej (32bit); LUB

34 - zainstalować dodatek AccessDatabaseEngine (32bit) ( confirmation.aspx?id=13255). j eśli w trakcie importu program wyświetli powyższy komunikat: Rys. Komunikat o nie powodzeniu importu. kliknij ; w kolejnym oknie kliknij LPM na linku: Zobacz błędy (rys. poniżej): Rys. Jak wyświetlić informacj ę o przyczynie błędu. ryczałty za nocleg wyznaczane są w zależności od opcj i: noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego; noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego. 34

35 Wariant uwzględniania diety francuskiej i pomniejszania wyrównania o polskie diety i ryczałty za nocleg Zarówno dla Wariantu I j ak i dla Wariantu II w czasie pobytu pracownika na terytorium Francj i można uwzględnić dietę francuską, a od kwoty wyrównania za pracę odj ąć koszt diet i/lub koszt ryczałtów za nocleg wyliczonych wg polskich przepisów. W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków, w zależności od potrzeb, zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", grupa: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e") w zakładce: Francja następuj ące opcj e: Uwzględniaj diety francuskie przy rozliczaniu wyrównania W wyniku zaznaczenia tej opcj i na podstawie francuskich odcinków delegacj i będzie dodatkowo naliczana i uwzględniana dieta francuska (podwyższa należne minimalne wynagrodzenie). Dieta francuska j est odmiennie naliczana niż polska: - wypłacana j est cała dieta za pełną, nieprzerwaną dobę pobytu na terenie Francj i (za niepełne 24h nie przysługuj e dieta). - kwota diety ustawiana j est w oknie "Minimalna stawka dzienna w innych kraj ach" (domyślnie = 55 EUR - stan na lipiec 2016r.) Sposób wyznaczania kwot diet uzależniony j est od zaznaczonej opcj i (W trakcie wyliczania ewidencj i pobieraj odcinki i państwa docelowe): z delegacji - kwoty za diety obliczane są wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacj i, a następnie przeliczane są na euro wg kursu ustawionego w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu ("wg kursu miesięcznego ECB" lub "wg kursu kwartalnego"); z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów - kwoty za diety obliczane są dla państwa docelowego w zależności od opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu ("wg kursu miesięcznego ECB" lub "wg kursu kwartalnego"). Opcj a: Wyliczaj wartości kwot względem kursu umieszczona j est na tej samej zakładce. Kursy miesięczne ECB i kursy kwartalne zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe"). Pomniejsz wyrównanie do minimalnej krajowej na terenie Francji o diety za delegację opcj a zaznaczona - wyrównanie do minimalnej będzie pomniej szane o polską dietę. opcj a niezaznaczona - wyrównanie do minimalnej nie będzie pomniej szane o polską dietę. 35

36 36 Zaliczaj nadwyżki diet do wynagrodzenia minimalnego za czas pracy we Francji Opcj a będzie aktywna po zaznaczeniu dwóch, powyższych opcj i: " francuskie przy rozliczaniu wyrównania" i " terenie Francj i o diety za delegacj ę". Uwzględniaj diety Pomniej sz wyrównanie do minimalnej kraj owej na Nadwyżka liczona j est wg następuj ącego wzoru: Nadwyżka = Kwota polskiej diety Kwota francuskiej diety. opcj a zaznaczona - wyrównanie do minimalnej będzie pomniej szone o kwotę wyliczonej nadwyżki; opcj a niezaznaczona - wyrównanie do minimalnej nie będzie pomniej szane o w/w różnicę. Pomniejsz wyrównanie do minimalnej krajowej na terenie Francji o ryczałty za noclegi w delegacji opcj a zaznaczona - wyrównanie do minimalnej będzie pomniej szane o kwotę ryczałtów za noclegi; opcj a niezaznaczona - wyrównanie do minimalnej nie będzie pomniej szane o kwotę ryczałtów za noclegi. Poniższe opcj e umożliwiaj ą wybór, od których ryczałtów należy odj ąć kwotę stawki za nocleg: ryczałty za noclegi odebrane w trakcie odpoczynków trwających co najmniej 45h; LUB: wszystkie ryczałty za noclegi; Sposób wyznaczania kwot ryczałtów za nocleg uzależniony j est od zaznaczonej opcj i (W trakcie wyliczania ewidencj i pobieraj odcinki i państwa docelowe): wariant I "z delegacji" - kwoty ryczałtów za nocleg, podobnie j ak diety, wyznaczane są na podstawie "francuskich" odcinków pobranych z delegacj i wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacj i, a następnie przeliczane są na euro wg kursu ustawionego w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu ("wg kursu miesięcznego ECB" lub "wg kursu kwartalnego"); wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - ryczałty za nocleg wyznaczane są wg państwa wybranego w opcj i: noclegi w państwa odcinka zagranicznego lub noclegi wg państwa docelowego z rejestru. Kwoty ryczałtów za nocleg obliczane są dla państwa docelowego w zależności od opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu ("wg kursu miesięcznego ECB" lub "wg kursu kwartalnego").

37 37 Opcj a: Wyliczaj wartości kwot względem kursu umieszczona j est na tej samej zakładce. Kursy miesięczne ECB i kursy kwartalne zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe"). Zaliczaj nadwyżki ryczałtów za nocleg do wynagrodzenia minimalnego za czas pracy we Francji Opcj a będzie aktywna po zaznaczeniu: " wyrównania". Uwzględniaj diety francuskie przy rozliczaniu Nadwyżka liczona j est w zależności od tego czy opcj a: Pomniejszaj wyrównanie do minimalnej krajowej na terenie Francji o diety za delegację będzie zaznaczona czy nie. Kształtuj e się ona w następuj ący sposób: Pomniej szaj wyrównanie do minimalnej kraj owej na terenie Francj i o diety za delegacj ę: Nadwyżka = Kwota diety polskiej + Kwota polskiego ryczałtu za nocleg Kwota diety francuskiej ; Pomniej szaj wyrównanie do minimalnej kraj owej na terenie Francj i o diety za delegacj ę: Nadwyżka = Kwota polskiego ryczałtu za nocleg Kwota diety francuskiej ; opcj a zaznaczona - wyrównanie do minimalnej będzie pomniej szone o wyliczoną kwotę nadwyżki; opcj a niezaznaczona - wyrównanie do minimalnej nie będzie pomniej szane o w/w nadwyżkę. Domyślnie włączaj obsługę minimalnej francuskiej dla nowo utworzonych delegacji Podczas generowania nowych delegacj i ("okno dodawania delegacj i" lub okna wykresów: "[306] tygodniowego" i "[307] miesięcznego") opcj a: Uwzględniaj minimalną płacę dla odcinków zagranicznych pobytu we Francj i będzie domyślnie zaznaczona. 5. Przeglądnij pozostałe opcj e - zalecamy skorzystanie z domyślnych ustawień programu ( ) 6. Formularz wydruku (francusko-polskiego) Zaświadczenia o oddelegowaniu pracownika realizującego transport drogą lądową i wodną w ramach realizacji świadczenia usług przez firmę przewozową dostępny j est pod przyciskiem (menu: "Rozliczenia -> [253] Wj azdy i wyj azdy z terytorium innych kraj ów" lub w zakładce: START).

38 38 Rys. Wydruk zaświadczenia o oddelegowaniu (wycinek). 7. Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium innych kraj ów uwzględniaj ącego opcj e pomniej szania wyrównania do minimalnej kraj owej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacj i oraz inne dodatki (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencj a czasu pracy"): wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij.

39 39 Rys. Ewidencj a czasu pracy. Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów: Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy. Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji: Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacj i wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy. 8. Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencj i miesięcznej przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych kraj ów. Szczegółowe rozliczenie pomniej szania wyrównania do minimalnej kraj owej o diety / ryczałty za nocleg dostępne j est w raporcie: "[254] Rej estr czasu pracy na terytorium innych kraj ów"). Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach: - j eśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej kraj owej " określonej w przepisach danego kraj u; i/lub - j eśli kwota diet/ryczałtów za nocleg z delegacj i przekroczy lub będzie równa "minimalnej kraj owej " (w zależności od opcj i programu); i/lub - j eśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycj i umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

40 40 Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy. 9. Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniej szenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych kraj ów dostępne j est we francusko-polskim raporcie: [254] Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów> (menu: "Raporty -> Rozliczenia"), który zawiera następuj ące dane: Raport można wygenerować tylko dla umów o pracę. zestawienie wj azdów i wyj azdów na/z terytorium Francj i; zestawienie czasu pracy; podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium Francj i; wypłacone składniki polskiego wynagrodzenia w wykazanych okresach - opcj a: Drukuj szczegóły (tylko Francja); szczegółowe rozliczenie podróży służbowej wyświetlane na kolej nej stronie raportu: (opcj a w oknie wywołania raportu) suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu; Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów: wyliczane j est wg kursu ustawionego dla wybranego kraj u w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu: (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", zakładka: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraj e"). Diety i ryczałty za nocleg dla opcj i pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji: wyliczane są wg kursu daty rozliczenia poszczególnych delegacj i. Diety i ryczałty za nocleg dla opcj i pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów: wyliczane są wg kursu ustawionego dla wybranego kraj u w opcj i: Wyliczaj wartości kwot względem kursu:. Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut").

41 41 Rys. Rej estr czasu pracy na terytorium innych kraj ów. 10. Pozostałe raporty: "[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych kraj ów (umowy o pracę)" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium Francj i Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca Dlaczego dane z pierwszego dnia następnego miesiąca są takie ważne? Różnica w rozliczeniu widoczna j est na przełomie miesięcy, gdzie doba pracownicza rozpoczyna się ostatniego dnia rozliczanego miesiąca (I), a kończy się pierwszego dnia następnego miesiąca (II). Sytuacj a ta została przedstawiona na poniższym rysunku:

42 42 Rys. Przełom miesięcy zawieraj ący WSZYSTKIE dane. Jak będzie wyglądało wyliczenie, gdy będziemy dysponowali danymi i odcinkami zagranicznymi tylko z rozliczanego miesiąca (I), a j ak gdy będziemy dodatkowo posiadać dane z pierwszego dnia następnego miesiąca (II)? Wszystkie odcinki zagraniczne zawarte w wybranej kalendarzowego rozpoczęcia tej doby. dobie pracowniczej zaliczane są do dnia Przypadek 1. Prawidłowe rozliczenie na podstawie danych z całego miesiąca *plus* dane z pierwszego dnia następnego miesiąca. Maj ąc dodatkowo do dyspozycj i dane z pierwszego dnia następnego miesiąca (II) program dokonał poniższego wyliczenia:

43 43 Rys. Rozliczenie miesiąca (I). Odcinki zagraniczne zawarte w dobie pracowniczej na przełomie miesięcy łącznie z tymi z pierwszego dnia następnego miesiąca (II) zostały włączone do rozliczanego miesiąca (I) (patrz rys. powyżej ). Jak w takim razie będzie wyglądało rozliczenie następnego miesiąca (II)? Przedstawiono go na poniższym rysunku: Rys. Wyliczenie następnego miesiąca (II). Pierwsza doba pracownicza bieżącego miesiąca (II) rozpoczyna się po zakończeniu ostatniej doby pracowniczej poprzedniego miesiąca (I). Jak widać (rys. powyżej ) program podczas rozliczenia następnego miesiąca (II) nie wziął pod uwagę odcinków zagranicznych z doby pracowniczej

44 44 występuj ącej na przełomie miesięcy, ponieważ ta doba pracownicza zaliczona została do poprzedniego miesiąca (I). Wniosek: Odcinki zagraniczne zawarte w dobie na przełomie miesięcy rozliczane/wykazywane są w miesiącu rozpoczęcia doby, natomiast w kolej nym miesiącu nie będą j uż powtórnie rozliczane. Przypadek 2. Błędne rozliczenie tylko na podstawie danych wybranego miesiąca. Nie maj ąc dodatkowo danych z pierwszego dnia następnego miesiąca program w odmienny sposób dokona rozliczenia (rys. poniżej ): Rys. Rozliczenie miesiąca (I). Do doby pracowniczej na przełomie miesięcy zostały przypisane tylko zdarzenia trwaj ące do północy ostatniego dnia rozliczanego miesiąca (I). Jak w tym przypadku będzie wyglądało rozliczenie następnego miesiąca (II)? Poniższy rysunek przedstawia rozwiązanie:

45 45 Rys. Wyliczenie następnego miesiąca (II). Tak samo j ak w przypadku 1 pierwsza doba pracownicza następnego miesiąca (II) rozpoczyna się po zakończeniu doby poprzedniego miesiąca (I). Odcinki zagraniczne leżące na fioletowym tle nie zostały zakwalifikowane ani do poprzedniego miesiąca (I), ponieważ miesiąc został j uż rozliczony, ani do bieżącego miesiąca (II), ponieważ nie zawieraj ą się w żadnej dobie pracowniczej. Wniosek: W tym przypadku j asno widać, że brak danych z pierwszego dnia następnego miesiąca doprowadził do całkowitego pominięcia niektórych odcinków zagranicznych podczas rozliczenia kierowcy.

46