I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na przygotowanie i realizację filmu internetowego, broszury informacyjnej i plakatu promujących zasady zwiększające dostępność Funduszy Europejskich dla osób z niepełnosprawnościami oraz zaplanowanie i przeprowadzenie w Internecie działań promocyjnych dotyczących filmu i broszury. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie filmu internetowego (kreacja, scenariusz, produkcja i postprodukcja), broszury informacyjnej (kreacja, opracowanie graficzne, opracowanie treści, skład i druk) i plakatu (kreacja, opracowanie graficzne, druk) oraz zaplanowanie i przeprowadzenie działań promocyjnych dotyczących filmu i broszury w Internecie. Powyższe działania mają służyć zwiększeniu dostępności Funduszy Europejskich dla osób z niepełnosprawnościami. Ich treść ma być poświęcona zapisom Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata (zwane dalej Wytycznymi). W ramach realizacji przedmiotu zamówienia opracowany i przeprowadzony zostanie również plan promocji filmu internetowego i broszury, w szczególności w serwisach i mediach społecznościowych, celem osiągnięcia jak najwyższej efektywności oraz dostosowania do wskazanej grupy odbiorców. Wykonawca może zaproponować dodatkowe działania promujące. Zamawiającym jest Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (zwane dalej Zamawiającym ), jako instytucja publiczna odpowiedzialna za całość spraw związanych z zarządzaniem i wdrażaniem funduszy unijnych w Polsce. W imieniu MIiR działa Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, który jest odpowiedzialny za działania horyzontalne dotyczące dostępności Funduszy Europejskich dla osób z niepełnosprawnościami. Wykonawca przystępując do realizacji zlecenia powinien zapoznać się z treścią Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata (zwanych dalej Wytycznymi), które można pobrać ze strony II. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji zamówienia w ciągu 60 dni od dnia podpisania umowy. III. ZAŁOŻENIA DOTYCZĄCE KREACJI 1. Główny cel

2 Dotarcie z informacją do osób z niepełnosprawnościami na temat działań podjętych w celu zwiększenia dostępności dla tej grupy Funduszy Europejskich na lata , z jakich możliwości mogą skorzystać i jakie przysługują im prawa. Konsekwencją przeprowadzonych działań powinien być w perspektywie długoterminowej wzrost liczby osób z niepełnosprawnościami, które skorzystały ze wsparcia Funduszy Europejskich jako uczestnicy projektów i jako projektodawcy. 2. Cele szczegółowe: Budowanie świadomości potencjalnych projektodawców na temat obowiązków jakie muszą spełnić w zakresie zapewnienia dostępności osobom z niepełnosprawnościami w ramach swoich projektów. Budowanie świadomości społecznej odnośnie praw przysługujących osobom z niepełnosprawnościami, w tym w szczególności w kontekście Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych i w zakresie dostępu do Funduszy Europejskich. 3. Grupa docelowa Osoby z niepełnosprawnościami potencjalni uczestnicy projektów dofinansowywanych ze środków Funduszy Europejskich i potencjalni projektodawcy. Potencjalni projektodawcy i projektodawcy. 4. Informacje dotyczące dostępności Funduszy Europejskich dla osób z niepełnosprawnościami Osoby z niepełnosprawnościami w Polsce stanowią ok. 12 proc. mieszkańców Polski. Pomimo, że w ostatnich latach sytuacja tej grupy na rynku pracy poprawiła się, nadal 80 proc. to osoby bierne zawodowe. Zaktywizowanie tej grupy na rynku pracy jest również istotne z uwagi na wyzwania demograficzne, które stoją przed Polską i Europą. Doświadczenia w realizacji Funduszy Europejskich pokazują, że kwestia zmiany w podejściu do osób z niepełnosprawnościami w projektach nadal pozostaje wyzwaniem. Uwzględnienie indywidualnych potrzeb każdego z uczestników sprawia, że projekty z udziałem tej grupy są trudniejsze w realizacji, a przez to mniej popularne. Dodatkowo osiągnięcie zakładanych w projekcie rezultatów jest bardziej złożone niż w przypadku innych grup docelowych. Niezwykle ważne jest więc zapewnienie, że projekty będą dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, tak aby mogły w pełnym wymiarze korzystać z unijnej pomocy. W latach większy akcent będzie położony na to, by nie tylko oferować szerszy zakres sprofilowanych i zindywidualizowanych form wsparcia, ale także na to by osoby z niepełnosprawnościami miały szerszy dostęp do usług świadczonych przez beneficjentów. Wsparcie z Europejskiego Funduszu Społecznego wpisuje się w przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu, w tym cyfrowemu osób z niepełnosprawnościami, ze względu na to, że realizowane projekty często są przeznaczone dla tej grupy osób. Jednocześnie nie należy zapominać, że także Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego powinien być wykorzystywany w sposób zapewniający dostępność np. infrastruktury dla osób z niepełnosprawnościami. Pomimo iż projekt może nie zakładać bezpośredniej pomocy

3 osobom o różnych potrzebach to jednak trwałe efekty przedsięwzięcia, jak np. wybudowana droga, otwarta wypożyczalnia rowerów czy rozwiązania z zakresu technologii informacyjno-komunikacyjnych powinny służyć wszystkim, również osobom z niepełnosprawnościami. Instytucje realizujące Fundusze Europejskie oraz beneficjenci są zobowiązani do zapewnienia osobom z niepełnosprawnościami zarówno dostępności cyfrowej, jak i architektonicznej w ramach realizowanych projektów. Dostępność cyfrowa oznacza, że wszystkie zasoby cyfrowe tworzone przez instytucje oraz w ramach projektów (w tym strony internetowe, platformy e- learningowe itd.) muszą spełniać kryteria dostępności. Dostępny serwis internetowy to taki, który pozwala na wygodne, intuicyjne korzystanie z jego zasobów. Dostępność serwisu, jako środka komunikowania się z jego użytkownikiem jest uzależniona od zamawiających (instytucji, projektodawców), którzy muszą mieć świadomość, że dobrze zaprojektowane narzędzie komunikacji umożliwia kontakt z szerszym gronem użytkowników i buduje wizerunek podmiotu odpowiedzialnego społecznie. Odnośnie do dostępności architektonicznej to wszystkie, organizowane przez instytucje i beneficjentów, spotkania otwarte, niewymagające rejestracji uczestników oraz wszystkie działania realizowane w ramach projektów, w których na etapie rekrutacji zidentyfikowano możliwość udziału osób z niepełnosprawnościami muszą być realizowane w budynkach dostępnych architektonicznie. Wymóg ten ma szczególne znaczenie dlatego, że takie ograniczenia uniemożliwiają aktywność osób starszych i niepełnosprawnych. W celu zapewnienia pełnego uczestnictwa osób z niepełnosprawnościami w ogólnodostępnych projektach pojawia się możliwość skorzystania przez beneficjentów z tzw. mechanizmu racjonalnych usprawnień. To znaczy, że projektodawca ma możliwość elastycznego reagowania w projekcie na potrzeby uczestników i zapewnienia usprawnień szytych na miarę (np. transport na miejsce udzielenia usługi, dostosowanie architektoniczne budynków, dostosowanie infrastruktury komputerowej, sfinansowanie usługi asystenta osoby w z trudnościami w poruszaniu się lub asystenta tłumaczącego na język łatwy czy migowy). Bardzo ważne jest też wprowadzenie zasad projektowania uniwersalnego. Co oznacza m.in., że wszystkie produkty projektów realizowanych ze środków unijnych (m.in. usługi, infrastruktura, produkty, towary) muszą być dostępne dla wszystkich, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. W praktyce zobowiązuje to beneficjentów do każdorazowej refleksji nad potrzebą i stopniem dostosowania danego produktu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W szczególności ważne jest, aby nowa infrastruktura wytwarzana w ramach projektów była zgodna z koncepcją uniwersalnego projektowania, bez możliwości odstępstw od stosowania wymagań prawnych w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnością wynikających z obowiązujących przepisów budowalnych. 5. Wskazówki dotyczące kreacji Film internetowy, broszura i plakat w sposób jasny i przejrzysty powinny prezentować kluczowe kwestie zawarte w Wytycznych związane z dostępnością Funduszy Europejskich dla osób z niepełnosprawnościami. Wszystkie elementy powinny być spójne i zgodne z poniższymi wskazówkami.

4 Kreacja powinna: w sposób prosty i przejrzysty ukazywać zagadnienia Wytycznych, pokazywać przykłady i praktyczne zastosowania zapisów Wytycznych, wzbudzać zainteresowanie i emocje, być oryginalna, innowacyjna, posiadać chwytliwy slogan lub hasło, które miałoby potencjał aby wejść do języka potocznego, mieć pozytywny przekaz, posiadać walor edukacyjny, bazować na prostym języku, zabawnych zestawieniach, poczuciu humoru, wykorzystywać animację IV. ZADANIA WYKONAWCY 1. Stworzenie spójnej kreacji i koncepcji filmu internetowego, broszury i plakatu, tak aby tworzyły jedną całość i wzajemnie do siebie odsyłały (poszerzały informację i wskazywały różne źródła dostępu). 2. Film internetowy: czas trwania od 60 do 180 sek., przygotowanie pełnej wersji scenariusza w porozumieniu z Zamawiającym i na podstawie jego wytycznych, a następnie przekazanie do akceptacji Zamawiającego w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy, produkcja filmu w wersji podstawowej oraz w wersjach dostępnych: z napisami, z napisami w języka angielskim, z tłumaczem języka migowego, audiodeskrypcją, dostarczenie Zamawiającemu wszystkich wersji filmu na płycie DVD w formacie AVI, MOV w rozdzielczości HD, 3. Broszura: opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym i na podstawie jego wytycznych treści broszury na podstawie Wytycznych i przekazanie do akceptacji Zamawiającego w ciągu 10 dni od daty zawarcia umowy, opracowanie graficzne broszury i przekazanie do akceptacji Zamawiającego w ciągu 15 dni od daty zawarcia umowy, skład, opracowanie graficzne i skład muszą spełniać warunki dostępności, tj. uwzględniać powiększoną czcionkę, stosowanie kontrastów ułatwiających odczytanie informacji osobom słabowidzącym, na okładce powinna znaleźć się informacja wytłoczona w alfabecie braill a wskazująca czego dotyczy broszura i odsyłająca do strony, na której znaleźć można więcej informacji na ten temat i do filmu internetowego, Objętość i format w zależności zaproponowanej przez Wykonawcę koncepcji, Druk na papierze ekologicznym, grubość środka i okładki dostosowana do koncepcji ale nie mniej niż 125 g/m2 - środek, 150 g/m2 okładka, pełen kolor, nakład 5 tyś. egzemplarzy, przygotowanie wersji internetowej broszury 4. Plakat

5 opracowanie graficzne i przekazanie do akceptacji Zamawiającego w ciągu 15 dni od daty zawarcia umowy, druk na papierze ekologicznym w formacie A2, pełen kolor nakład 5 tyś. egzemplarzy, przygotowanie wersji internetowej plakatu 5. Promocja filmu internetowego i broszury Opracowanie koncepcji i planu promocji filmu internetowego i broszury w internecie z wykorzystaniem mediów społecznościowych (w tym mediów społecznościowych Zamawiającego: Facebook, Youtube - profil Fundusze Europejskie), serwisów informacyjnych i portali branżowych i przekazanie jej do akceptacji Zamawiającego w ciągu 10 dni od daty zawarcia umowy. Plan promocji musi zawierać informację na temat następujących wskaźników, które Wykonawca jest zobowiązany Działania promocyjne muszą zostać zrealizowane w trakcie 4 tygodni od dnia zaakceptowania ww. koncepcji i planu promocji oraz zakończenia produkcji filmu internetowego i wydrukowania broszury, Przedstawienie raportu z przeprowadzonych działań promocyjnych prezentujących ich skuteczność i stopień osiągnięcia deklarowanych w ofercie Wykonawcy wskaźników. Przekazanie raportu w wersji papierowej i elektronicznej na płycie CD lub DVD najpóźniej 60 dni od daty zawarcia umowy. 6. Przekazanie autorskich praw majątkowych Przekazanie Zamawiającemu autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów (i ich projektów) powstałych w związku z realizacją przedmiotu zamówienia oraz udzielenie Zamawiającemu prawa zależnego do tych utworów na następujących polach eksploatacji: 1) utrwalanie, trwałe lub czasowe, całości lub części na dowolnych nośnikach; zwielokrotnianie, trwałe lub czasowe, całości lub części przy użyciu dowolnych technik; 2) rozpowszechnianie oraz publikowanie w dowolny sposób (w tym poprzez: wyświetlanie lub publiczne odtwarzanie lub wprowadzanie do pamięci komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu) w całości lub w części, jak również w połączeniu z innymi utworami; 3) wprowadzanie do obrotu (zarówno oryginału jak i egzemplarzy), najem, użyczanie materiałów (w całości lub w części) lub nośników, na których materiały utrwalono; 4) wprowadzanie (w tym zlecanie wprowadzania osobom trzecim) dowolnych zmian w utworach, w tym: przystosowywanie, dokonywanie zmian układu, sporządzanie wyciągów, streszczeń, skrótów, dokonywanie aktualizacji, łączenie z innymi utworami oraz tłumaczenie w odniesieniu do całości lub części; 5) w odniesieniu do materiałów zmienionych zgodnie z pkt 5: a) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, dowolną techniką i w dowolnej formie, b) publikowanie oraz rozpowszechnianie (w tym poprzez wprowadzanie do obrotu, najem lub użyczenie) w całości lub w części. VI. ELEMENTY OBOWIĄZKOWE

6 1. Niezbędne jest umieszczenie na wszelkich materiałach wizualnych planszy końcowej (packshot) z uwzględnienie następujących elementów, które znaleźć można na stronie internetowej wraz z opisem ich stosowania Logotyp Funduszy Europejskich z podpisem Wiedza Edukacja Rozwój, Logotyp UE z podpisem Europejski Fundusz Społeczny, Logotyp Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, Adres strony Zamawiającego: W wersji z angielskimi napisami muszą zostać zastosowane logotypy w wersji angielskiej 2. W wersji z audiodeskrypcją na końcu musi się pojawić informacja: Materiał współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 3. Na broszurze i plakacie muszą się pojawić wymienione w pkt. 1 logotypy w przypadku broszury na tylnej okładce, w przypadku plakatu na dole. VII. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1) Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała bezpośrednio z Zamawiającym, 2) Wykonawca będzie dysponował odpowiednim zespołem składającym się co najmniej z: copywrittera, grafika (w tym DTP), osoby odpowiedzialnej za produkcję filmu internetowego, osoby odpowiedzialnej za promocję w mediach internetowych. Osoby te muszą dysponować odpowiednim, udokumentowanym co najmniej 3 letnim doświadczeniem w ww. dziedzinach, 3) Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji zamówień o zbliżonym zakresie, w tym musi być w stanie udowodnić prawidłową realizację co najmniej trzech usług o zbliżonym zakresie (realizacja filmu internetowego, opracowanie broszury), w tym co najmniej jednej kampanii społecznej, 4) Na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca obowiązany będzie do respektowania zasady równych szans i niedyskryminacji ze względu na rasę, płeć, pochodzenie, wiek, stopień sprawności, orientację seksualną, religię oraz światopogląd. VIII. WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA OFERTY W ofercie należy uwzględnić: 1) Całościową kwotę realizacji zamówienia i szczegółowy kosztorys realizacji zamówienia, zgodnie z załącznikiem nr 1; 2) Szczegółowy opis/prezentacja koncepcji zawierająca poniższe elementy: Opis koncepcji (w tym szczegółowa koncepcję filmu, broszury i plakatu), Kluczowe elementy kreacji (wizualizacje), Wstępny scenariusz filmu internetowego, Wstępny projekt okładki i dwóch stron broszury Wstępną koncepcję i wstępny plan promocji w mediach. Koncepcją i plan promocji musi zawierać: opis deklarowanych działań w internecie oraz informację na temat wielkości następujących wskaźników, które Wykonawca planuje

7 osiągnąć. Wskaźniki muszą zostać dopasowane do charakteru medium, którego dotyczy. 3) Udowodnioną realizacja co najmniej trzech usług o zbliżonym charakterze, tj. w tym jednej o charakterze społecznym (zgodnie z pkt. VII ppkt.3), 4) CV osób, które zostaną zaangażowane w realizację zamówienia (zgodnie z pkt. VII, ppkt. 2), 5) Dodatkowym atutem przy wyborze oferty będzie wskazanie, że przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. przy jego realizacji zostaną zatrudnione osoby z niepełnosprawnościami, osoby bezrobotne lub o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym. Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 2015 r. na adres: agata.wroblewska@mir.gov.pl. Wszelkich dodatkowych informacji udziela Agata Wróblewska, tel , agata.wroblewska@mir.gov.pl. IX. WARUNKI WYBORU WYKONAWCY 1) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium w % 1. Cena 30% 2. Koncepcja 50% 3. Doświadczenie/zespół 10% 4. Klauzule społeczne 10% 2) Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt; 3) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert; 4) Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia, w tym dokonywania przesunięć pomiędzy pozycjami kosztorysu (w ramach zaproponowanej przez Wykonawcę kwoty), 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny; 6) Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie; 7) Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.;

8 8) Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.