Dodawanie dostawców do bazy danych HP Instrukcje

Transkrypt

1 Dodawanie dostawców do bazy danych HP Instrukcje Jak zarejestrować firmę w bazie danych HP Global Procurement Ostatnia aktualizacja: 2 February 2012

2 Spis Treści Rozdział 1 Dlaczego HP potrzebuje danych Państwa firmy?... 3 Rozdział 2 e wysyłane z Secure Vendor Administration Tool... 4 Co zrobić jeśli wiadomości trafiają do folderu spam... 4 Rodział 3 - Dostęp do secure Vendor Administration Tool (SVAT)... 5 Rozdział 4 Uzupełnianie formularza Supplier Update Form... 6 Dane adresowe dostawcy... 6 Dane kontaktowe głównej siedziby firmy... 7 Dane bankowe dostawcy... 8 Szczegóły dot. Klasyfikaccji dostawcy Dodatkowe informacje, notatki, komentarze Załączniki Global Procurement Page 2 Last Updated: 2/2/2012

3 Rozdział 1 Dlaczego HP potrzebuje danych Państwa firmy? Firma Hewlett-Packard (HP) potrzebuje informacji na temat Państwa firmy aby umożliwić współpracę i bezproblemowe dokonywanie zapłat na poczet przyszłych zamówień. Przesłane informacje są zabezpieczone dzięki szyfrowaniu danych przez Secure Vendor Administration Tool (SVAT). Dostarczone informacje są poufne i używane tylko w celu ułatwienia współpracy pomiędzy HP i Państwa firmą. Global Procurement Page 3 Last Updated: 2/2/2012

4 Rozdział 2 e wysyłane z Secure Vendor Administration Tool Zawiadomienie by dodać lub uaktalnić dane Państwa firmy w bazie dostawców HP zostanie wysłane automatycznie drogą ową przez Secure Vendor Administration Tool. Wiadomość zostanie wysłana z adresu SupplierSetup@hp.com. Uwaga: Ten adres owy jest używany tylko na początku procesu rejestracji dla dostawców HP. Adres ten jest automatyczny więc proszę na niego nie odpowiadać. 1. W wiadomości znajduje się krótkie wytłumaczenie dlaczego potrzebujemy informacji na temat Państwa firmy i jak te poufne informacje będą wykorzystywane i przesyłane. 2. Znajduje się tam również krótka instrukcja co trzeba zrobić by załączyć informacje na temat firmy. 1 2 Co zrobić jeśli w iadom ości trafiają do folderu spam W niektórych wypadkach wiadomość może trafić do folderu spam, by uniknąć tej sytuacji proszę się upewnić że adres SupplierSetup@hp.com nie jest blokowany przez skrzynkę. Global Procurement Page 4 Last Updated: 2/2/2012

5 Rodział 3 - Dostęp do secure Vendor Administration Tool (SVAT) Secure Vendor Administration Tool (SVAT) jest aplikacją internetową umożliwiającą pozyskiwanie wymaganych informacji i pozwoleń w celu przyłączenia dostawcy do bazy danych dostawców firmy HP. Wszystkie informacje są przekazywane w sposób zabezpieczony poprzez enkrypcję danych. Od firmy HP otrzymacie państwo, drogą ową, link do narzędzia SVAT oraz Supplier Setup Request Key. 1. W otrzymanej em komunikacji proszę otworzyć link do narzędzia SVAT Proszę otworzyć Supplier Setup Request Key podany w u Uwaga: Podany Supplier Setup Request Key może być użyty tylko raz. Jeśli planują Państwo przyszłe lub dodatkowe aktualizacje, będziecie Państwo musieli każdorazowo skontaktować się z firmą HP i poprosić o nowy Supplier Setup Request Key pod następującym adresem SupplierSetupSupport@hp.com 3. Następnie proszę wcisnąć Go>> i otrzymacie państwo dostęp do Supplier Update Form Global Procurement Page 5 Last Updated: 2/2/2012

6 Rozdział 4 Uzupełnianie formularza Supplier Update Form Supplier Update Form składa się z sześciu sekcji: dane adresowe dostawcy, dane kontaktowe głównej siedziby firmy, dane bankowe, szczegóły klasyfikacji dostawcy, informacje dodatkowe, notatki, komentarze i załączniki. Pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe i nie będzie możliwe złożenie formularza, póki obligatoryjne pola nie zostaną uzupełnione. Dane adresowe dostaw cy Pierwsza sekcja formularza Supplier Update Form zawiera informacje dotyczące adresu Państwa firmy. 1. Proszę wprowadzić pełną i prawnie zarejestrowaną nazwę firmy w polu Legal Vendor Name 2. Proszę uzupełnić adres firmy w polu Vendor Address (ulica, numer budynku, nr pokoju) 3. Proszę wpisać nazwę miasta w polu City 4. Proszę wpisać Gminę (dzielnicę), powiat lub województwo, w polu Region, District, State or Province jeśli jest taka potrzeba 5. Proszę uzupełnić kod pocztowy w polu Zip or Postal Code 6. Proszę wpisać numer, adres skrzynki pocztowej w PO Box number, kod pocztowy skrzynki pocztowej w PO Box Postal code, i miasto w PO Box City (jeśli jest taka potrzeba) 7. Proszę wybrać kraj z listy rozwijanej w polu Country 8. Proszę wpisać numer telefonu do firmy w polu Vendor Phone number. Uprzejmie prosimy, aby numer miał międzynarodowy format, np Global Procurement Page 6 Last Updated: 2/2/2012

7 Poniższe cztery pola są obligatoryjne jeśli reprezentant firmy HP powinien skontaktować się z państwa firmą za pomocą faksu, a czy telefonicznie. 9. Proszę uzupełnić numer faksu w polu Vendor Fax number (jeśli jest taka potrzeba) 10. Proszę wpisać osobę z państwa firmy, z którą należy się skontaktować w przyszłej korespondecji w poluvendor Contact Name 11. W polu Vendor Contact Phone proszę uzupełnić numer telefonu osoby, z którą firma HP powinna się skontaktować 12. W polu Vendor Contact Phone proszę uzupełnić adres osoby, z którą firma HP powinna się skontaktować Dane kontaktowe głów nej siedziby firm y Druga sekcja formularza Supplier Update Form zawiera informacje o danych adresowych głównej siedziby Państwa firmy, na które to dane będą dokonywane dla Państwa płatności ze strony firmy HP. 13. Jeśli dane adresowe głównej siedziby Państwa firmy są takie same jak te, które uzupełnili Państwo w poprzedniej sekcji, to prosimy zaznaczyć okienko Same. Dane adresowe, które zostały uzupełnione w sekcji Dane adresowe dostawcy zaciągną się automatycznie. 14. Jeśli dane adresowe głównej siedziby Państwa firmy są inne, to prosimy o wypelnienie danych adresowych i kontaktowych w tej sekcji. Informacje wymagane w tej sekcji są dokładnie takie same jak w sekcji poprzedniej Global Procurement Page 7 Last Updated: 2/2/2012

8 Dane bank ow e dostaw cy Uzupełnienie pól w tej sekcji jest wymagane w celu umieszczenia Państwa firmy w naszej bazie danych dostawców oraz zapewnienia sprawneych płatności na poczet przyszłych zleceń. W razie wątpliwości HP będzie kontaktować się z Państwa firmą w celu uzyskania w pełni poprawnych informacji zanim zostaną one ostatecznie umieszczone w naszej bazie danych. Osoby w Państwa firmie odpowiedzialne za kwestie związane z należnościami powinny być w posuadaniu poniższych informacji. 15. W polu Bank name proszę wprowadzić nazwę banku do którego mają trafiać należności. 16. W polu Sucursal warto wprowadzić wszelkie informacjie wskazujące na oddział banku, jeśli dotyczą one Państwa Firmy. Mogą to być np. BIZ kod, kod wewnętrzny itp. Jeśli jednak informacje te są niezbędne w celu dokonywania poprawnych i sprawnych płatności, proszę koniecznie je wprowadzic. Przykładowo numer Sucursal jest używany do wygenerowania kodu bankowego w Meksyku Kolejne cztery pola powinny zawierać szczegółowe informacje na temat banku, którego klientem jest Państwa firma. 17. Adres banku, Miasto, Stan, Region, Inne i Państwo, proszę wybrać kraj z rozwijanej listy. 18. Oddział banku, jeśli dotyczy Państwa firmy 19. Klucz Banku (IFSC kod dla Indii) klucz banku może mieć różny format (tylko numery, bądź też kombinacje numerów i liter) oraz długość w zależności od kraju. Przykładowo, dla dostawców z USA kod banku nazywa się ABA routing number. Jeśli nie jesteście Panstwo pewni jaki klucz posiada Państwa Firma, należy skontaktować się z bakiem. 20. Numer konta bankowego proszę podać numer konta bankowego, na który maja być kierowane płatności za zamówienia. 21. Właściciel rachunku (Account Holder) w większości przypadków posiadaczem konta jest Państwa firma. 22. Klucz kontrolny (Control Key) proszę wprowadzić tę informację, jeśli dotyczy Państwa firmy. Global Procurement Page 8 Last Updated: 2/2/2012

9 23. Kod SWIFT proszę wprowadzić kod SWIFT (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication), który jest charakterystyczny dla każdego banku na świecie. Kod SWIFT jest używany w celu zidentyfikowania banku podczas dokonywania transakcji międzynarodowych. Kod SWIFT powinien posiadać od 8 do 11 cyfr, przy czym piąta i szósta cyfra powinny reprezentować kod kraju. 24. Kod IBAN (International Bank Account Number) jest niezbędny przy przelewach miedzypaństwowych w krajach Europy. Pozsostałe cztery grupy pól wymagających wypełnienia w sekcji danych bankowych są poświęcone informacjom podatkowym. Grupy te posiadają rozwijane menu, w którym należy wybrać odpowiednie numery, charakterystyczne dla danego kraju.należy także w tyjm miejscu wprowadzić numer, pod którym Państwa firma jest zarejestrowana. Przykładowo VAT ID dla krajów Europejskich czy też Federal Tax ID dla Stanów Zjednoczonych. 25. Tax/VAT #1 z rozwijanego menu proszę wybrać numer odpowiedni dla Państwa kraju. 26. Określone numery dla kraju. W menu Tax/VAT #1, należy dokonać wyboru sposród określonych numerów dla konkretnych krajów. Należy wziąc pod uwagę kraj, w którym Państwa firma jest zarejestrowana oraz informacje, które używa się w tym kraju W polach Tax/VAT #1/2/3/4, należy wybrać numer chcrakterystyczny dla danego kraju, a w polu obok wprowadzić numer pod którym Państwa firma została zarejestrowana. Macie Panstwo do swojej dyspozycji cztery grupy pól, w ktorych mozna umieszczać informacje podatkowe. 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 2/2/2012

10 Szczegóły dot. Klasyfik accji dostaw cy W tej części wymaga się kilku dodatkowych informacji o Państwa firmie. 28. Należy wybrać Kod Klasyfikujący firmę / Rodzaj opodatkowania sprzedawcy / Sytuację sprzedawcy, odbiorcy itp. w rozwijanej liście znajdują się poszczególne kody do wyboru. Na przykład, jeżeli Państwa firma znajduje się poza USA, należy wybrać kod A01 FOREIGN OWNED (A01 z kapitałem zagranicznym). 29. W następnej liście rozwijanej należy odpowiedzieć na pytanie czy Państwa firma jest zarejestrowana Dodatk ow e inform acje, notatk i, k om entarze 30. W polu Komentarze można wpisać dowolne informacje, które mają zostać wzięte pod uwagę w momencie wprowadzania profilu Państwa firmy jako dostawcy w baize danych HP. 30 Załączniki W tej części można załączyć wszelkie dokumenty, które są wymagane do prawidłowego ustawienia Państwa firmy w bazie dostawców HP, albo informacje niezbędne w świetle obowiązującego prawa czy przepisów w poszczególnych państwach. 31. Kliknij na przycisk Szukaj (Browse) i przejdź do plików przechowywanych na komputerze. 32. Wpisz któtki Opis (Description) dokumentu, który jest załączany. 33. Kliknij na przycisk Załącz plik (Attach file) Uwaga: Wielkość każdego załączanego pliku jest ograniczona do 10MB. Przesyłanie pliku, który jest większy niż 10 MB spowoduje błąd systemu. Natomiast plik nie zostanie przesłany ani zapisany. 34. Po załączeniu plik pojawi się w tabeli poniżej. 35. Jeśli chcą Państwo usunąć załączony już plik, można kliknąć na napis Usuń, po lewej stronie. 36. Należy kliknąć na przycisk Submit jeśli wszystkie wymagane informacje zostały wprowadzone Global Procurement Page 10 Last Updated: 2/2/2012