Wsparcie dla czasopism naukowych w POL-index podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Wsparcie dla czasopism naukowych w POL-index podręcznik użytkownika Przygotowanie danych niezbędnych do złożenia wniosku w systemie ZSUN/OSF WARSZAWA,

2 Zakres podręcznika użytkownika: Wprowadzenie slajd 3 Dodawanie czasopism w PBN slajd 4 Edycja czasopism w PBN slajd 5 Przedstawiciel czasopisma nabywanie roli slajd 6 Czasopismo w POL-index slajd 7 Dodawanie numeru czasopisma w POL-index slajd 8 Dodawanie artykułu w POL-index slajd 9 10 Podpinanie plików do numerów w POL-index slajd 11 Klucz dostępu dla osoby składającej wniosek w OSF slajd 12 Wsparcie użytkownika slajd 13 2

3 Wprowadzenie Nabór wniosków w konkursie Wsparcie dla czasopism naukowych (WCN) odbędzie się w systemie ZSUN/OSF, przy czym podczas składania wniosków nastąpi pobranie części niezbędnych danych z systemu POL-index (na podstawie numeru ISSN i poprzednich numerów ISSN), będącego częścią systemu Polskiej Bibliografii Naukowej (PBN). Dane, o których mowa to: - podstawowe informacje o czasopiśmie; - informacje o numerach czasopism (wszystkie numery z roczników 2016 i 2017) - informacje o artykułach z tych numerów (tytuł artykułu, język artykułu, imiona i nazwiska autorów artykułu wraz z afiliacjami) - pliki PDF zawierające pełne teksty numerów (dla wszystkich numerów z roczników 2016 i 2017) W związku z tak przyjętym modelem obsługi konkursu, wszystkie wyżej wymienione dane należy uzupełnić w systemach PBN i POL-index. Niniejszy materiał służy przeprowadzeniu użytkownika przez proces ich przygotowania. W związku z dużym wolumenem tych danych i ograniczonym czasem na składanie wniosków w systemie ZSUN/OSF, rekomendujemy aby ich uzupełnianie w systemie POL-index zacząć jak najwcześniej. 3

4 Dodawanie czasopism w PBN System PBN współdzieli bazę czasopism z systemem POL-index. Aby czasopismo znalazło się w POL-index musi zostać dodane do PBN. W pierwszej kolejności prosimy jednak o sprawdzenie, czy czasopismo znajduje się już w bazie PBN. Dodawanie czasopisma w PBN dostępne jest dla każdego zalogowanego użytkownika systemu. Jak nim zostać opisano tutaj. Aby dodać czasopismo należy: 1. Zalogować się; 2. W Menu Użytkownika kliknąć w zakładkę Dodaj czasopismo ; 3. Po wyświetleniu się kreatora, należy wprowadzić obowiązkowe dane czasopisma. Pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką. Co najmniej jedno z pól ISSN/eISSN musi zostać wypełnione. ISSN/eISSN jest numerem unikalnym. Jeśli w bazie PBN występuje już czasopismo o takim numerze, dodanie nowego czasopisma nie będzie możliwe. Po wprowadzeniu danych, należy kliknąć na przycisk Zatwierdź znajdujący się w prawym dolnym rogu strony. Czasopismo zostało dodane. Podczas dodawania czasopisma można wprowadzić ograniczony zakres informacji. Dodawanie szerszego zakresu danych zastrzeżone jest dla osób z odpowiednią rolą systemową i jest dokonywane w procesie edycji. 4

5 Edycja czasopism w PBN Edycja danych czasopisma jest zastrzeżona w systemie PBN dla użytkowników z rolą Przedstawiciel Czasopisma przypisaną do czasopisma, które chcemy edytować. Jak uzyskać tę rolę opisuje slajd 6. Aby edytować czasopismo należy: 1. Zalogować się i wyszukać czasopismo, które chcemy edytować; 2. Jeśli posiadamy odpowiednią rolę systemową, będziemy mieli dostępny przycisk Edytuj ; 3. Po uzupełnieniu danych klikamy przycisk Zatwierdź znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu. Czasopismo zostało edytowane. Uwaga! Na potrzeby konkursu WCN z systemu PBN będą pobierane informacje w o czasopiśmie w zakresie, który zostanie ustalony w późniejszym terminie. Zachęcamy do uzupełniania wszystkich możliwych informacji. 5

6 Przedstawiciel czasopisma nabywanie roli Aby edytować czasopismo w systemie PBN i dodawać dane o artykułach w systemie POL-index, niezbędna jest rola Przedstawiciela Czasopisma przypisana do czasopisma, z którym chcemy pracować. Rola przydzielana jest w systemie na prośbę zarejestrowanego użytkownika. Prośbę należy kierować do zespołu wsparcie użytkownika PBN na adres pbn-helpdesk@opi.org.pl załączając w niej: - swój login do systemu PBN (adres , na który zarejestrowaliśmy konto); - nazwę i ISSN/eISSN czasopisma, występującego w systemie PBN, do którego chcemy otrzymać rolę. Jeśli czasopismo posiada już przypisanego Przedstawiciela Czasopisma, osoba nim będąca może nadawać tę rolę innym zarejestrowanym w PBN użytkownikom. O tym jak to zrobić można przeczytać tutaj. 6

7 Czasopismo w POL-index Po dodaniu/edycji czasopisma w systemie PBN, możemy przejść do uzupełniana danych o numerach i artykułach w systemie POL-index. Aby rozpocząć prace w systemie POL-index należy: 1. Zalogować się tym samym loginem i hasłem jak do PBN 2. W zakładce Moje czasopisma wyszukać czasopismo, z którym chcemy pracować i kliknąć w jego tytuł (zakładka będzie pusta, jeśli nie mamy roli Przedstawiciela Czasopisma do żadnego z czasopism). Uwaga! W zakładce Moje czasopisma widoczne są tylko te tytuły do których mamy przypisana rolę Przedstawiciela Czasopisma. Nowododane w PBN czasopismo może być widoczne w systemie POL-index dopiero następnego dnia po jego dodaniu. 7

8 Dodawanie numeru czasopisma w POL-index System POL-index zorganizowany jest tak, że aby dodać artykuł, należy najpierw dodać numer czasopisma, z którego ten artykuł pochodzi. Aby dodać numer czasopisma w systemie POL-index należy: 1. Otworzyć szczegóły tego czasopisma (slajd 7) i kliknąć przycisk Dodaj numer ; 2. Wybrać styl numeracji i wypełnić niezbędne pola i kliknąć Zapisz. Najważniejszym polem jest rocznik ; 3. Po zapisaniu numeru wyświetli nam się odpowiedni komunikat i podsumowanie dodanych przez nas informacji. Z tego widoku możemy przejść do dodawania artykułów w tym numerze, usunąć lub edytować numer. Uwaga! Nie wszystkie funkcje POL-index będą wykorzystywane na potrzeby konkursu WCN. Nie ma potrzeby np. zatwierdzania danych dla czasopisma (przycisk widoczny na zrzucie ekranu nr 1). 8

9 Dodawanie artykułu w POL-index cz.1/2 Po dodaniu numeru czasopisma, możemy przejść do dodawania artykułu. Aby dodać artykuł w systemie POL-index należy: 1. Otworzyć szczegóły numeru czasopisma do którego chcemy dodać artykuł i kliknąć przycisk Dodaj artykuł w tym numerze ; 2. Wypełnić formularz artykułu danymi i kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w lewym dolnym rogu ekranu. Na potrzeby WCN obowiązkowe pola to: tytuł artykułu, język artykułu, imię i nazwisko autora, afiliacja autora. Nie ma konieczności uzupełniania informacji np. o cytowaniach. 9

10 Dodawanie artykułu w POL-index cz.2/2 Jak wprowadzać informacje o afiliacji Informacje o afiliacjach są kluczowe z perspektywy konkursu WCN. Aby prawidłowo wprowadzić informacje o afiliacjach należy: 1) W sekcji Autorzy podać imiona i nazwiska wszystkich autorów artykułu; 2) W sekcji Afiliacje wymienić wszystkie instytucje do których afiliują autorzy; 3) Do instytucji z zasobów POL-on/PBN należy dodać identyfikator. Identyfikator zostanie automatycznie uzupełniony przez system jeśli skorzystamy z przycisku Uzupełnij z PBN ; 4) Dla instytucji z poza zasobów POL-on/PBN należy zaznaczyć checkbox Brak w PBN ; 5) Za pomocą automatycznie tworzonej tabelki należy przypisać afiliacje autorom. Do każdego autora należy dopasować instytucje lub zaznaczyć Brak afiliacji. W przypadku nowododawanych artykułów, system będzie wymuszał poprawne raportowanie afiliacji. Dla artykułów dodanych wcześniej, należy dokonać edycji i uzupełnić afiliacje zgodnie z obecnymi wymogami. 10

11 Podpinanie plików do numerów w POL-index Na potrzeby wniosku w konkursie WCN należy dostarczyć czasopisma lub kopie czasopism, w formie dokumentów elektronicznych wydane w latach System POL-index będzie zbierał pliki z pełnymi tekstami numerów czasopism i przekaże je do systemu ZSUN/OSF wraz z innymi informacjami o numerach i artykułach. Aby dodać plik z numerem czasopisma w systemie POL-index należy: 1. Otworzyć szczegóły numeru czasopisma do którego chcemy dodać plik i kliknąć przycisk Wgraj plik z pełnymi treściami ; 2. Z naszego komputera wybrać plik, który chcemy dodać. Plik musi być w formacie PDF i nie przekraczać 50 MB. Każdy numer czasopisma z 2016 i 2017 roku musi posiadać załączony plik. Do każdego numeru można załączyć tylko jeden plik. Po usunięciu pliku/ wgraniu nowego pliku archiwalne pliki nie będą przechowywane przez system. Uwaga! Opisywana funkcjonalność nie jest stałym elementem systemu POL-index i powstaje bezpośrednio na potrzeby konkursu. Jej wdrożenie przewidywane jest w dalszym terminie. 11

12 Klucz dostępu dla osoby składającej wniosek w OSF Dane czasopisma, jego numerów wraz z plikami oraz dane artykułów zostaną pobrane do wniosku w systemie OSF z systemu POL-index. Wypełniający wniosek w systemie OSF otrzyma zatem dostęp do wszystkich tych informacji. W celu zwiększenia bezpieczeństwa tej wymiany oraz zagwarantowania, że osoba składająca wniosek w OSF jest uprawniona do dostępu do informacji o których mowa, system PBN utworzy dla każdego Przedstawiciela Czasopisma unikalny, identyfikujący go klucz. Warunkiem pobrania danych z POL-index do systemu OSF będzie wprowadzenie w OSF tego właśnie klucza. Klucz znajduje się w systemie PBN i jest dostępny dla każdego użytkownika systemu po wybraniu przycisku Zalogowano:. Klucz jednoznacznie identyfikuje osobę w systemie PBN. Uwaga! Opisywana funkcjonalność nie jest stałym elementem systemu PBN i powstaje bezpośrednio na potrzeby konkursu. Jej wdrożenie przewidywane jest w dalszym terminie. 12

13 Wsparcie dla użytkownika Wsparcie techniczne Na pytania techniczne dotyczące sposobów pracy w systemie POL-index oraz ZSUN/OSF odpowiada zespół wsparcia użytkownika OPI PIB. Pytania dotyczące POL-index należy kierować na adres pbnhelpdesk@opi.org.pl lub przesyłać za pośrednictwem elektronicznego systemu zgłoszeń. Wsparcie merytoryczne Wyjaśnień dotyczących Rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis w ramach programu Wsparcie dla czasopism naukowych udziela Departament Nauki MNiSW. Pytania dotyczące ZSUN/OSF należy przesyłać za pośrednictwem formularza lub telefonicznie. Formularz i numery kontaktowe znajdują się na stronie 13