ZARZĄDZENIE NR 16/2014

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 16/2014 Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie z dnia 12 sierpnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie. Na podstawie 8 Statutu Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie nadanego uchwałą Rady Miejskiej w Olsztynie Nr LXV/741/10 z dnia 25 sierpnia 2010 r. w sprawie likwidacji zakładu budżetowego pod nazwą Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie, przy ul. Żołnierskiej 13 a w celu jego przekształcenia w jednostkę budżetową pod nazwą Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie i nadania statutu jednostce zarządzam co następuje: 1 Ustalam Regulamin Organizacyjny Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, którego treść stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Zastępcy Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 6 sierpnia 2014 roku. 3 4 Traci moc Zarządzenie nr 15/2011 z dnia 19 stycznia 2011 roku. Do wiadomości: 1. Pracownicy OSiR 2. Tablica ogłoszeń OSiR 3. BIP 4. a/a 1

2 ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin Organizacyjny Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie zwany dalej Regulaminem określa organizację Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, zwanym dalej Ośrodkiem i zasady jego funkcjonowania. 2. Regulamin ustala: 1) zasady kierowania Ośrodkiem i strukturę Ośrodka, 2) zadania poszczególnych komórek organizacyjnych, 3) organizację działalności kontrolnej, 4) zasady podpisywania aktów prawnych, decyzji i opracowań, 5) zasady przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, 6) zasady aprobaty oraz podpisywania pism. 3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Ośrodku należy przez to rozumieć Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 3) Z-cy Dyrektora - należy przez to rozumieć Z-cę Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 4) Głównym Księgowym należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 5) Kierownikach należy przez to rozumieć kierowników poszczególnych Działów oraz Obiektów wchodzących w skład Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 6) Działach należy przez to rozumieć poszczególne działy organizacyjne wchodzące w skład Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 7) Obiektach należy przez to rozumieć wyodrębnione komórki organizacyjne jako obiekty znajdujące się w administracji Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 8) Samodzielnym stanowisku pracy należy przez to rozumieć pracowników bezpośrednio podlegających Dyrektorowi lub Z-cy Dyrektora Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie, 9) Statucie należy przez to rozumieć Statut Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie. 2 Ośrodek działa na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności: 1. Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.), 2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), 3. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), 4. Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.) 5. Ustawy z dnia 25 czerwca 2010 roku o sporcie (Dz. U. z 2014 r., poz. 715, zm. Dz. U. Nr 151, poz. 1014), 6. Statutu Ośrodka nadanego Uchwałą Nr LXV/741/10 Rady Miasta Olsztyn z dnia 25 sierpnia 2010 r. w sprawie likwidacji zakładu budżetowego pod nazwą Ośrodek 2

3 Sportu i Rekreacji w Olsztynie, przy ul. Żołnierskiej 13a w celu przekształcenia w jednostkę budżetową pod nazwą Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie i nadania statutu jednostce, 7. Niniejszego Regulaminu, 8. Innych przepisów prawa Ośrodek jest jednostką budżetową podporządkowaną Prezydentowi Olsztyna. 2. Ośrodek realizuje zadania określone w Statucie nadanym Uchwałą Nr LXV/741/10 Rady Miasta Olsztyn z dnia 25 sierpnia 2010 roku w sprawie likwidacji zakładu budżetowego pod nazwą Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie przy ul. Żołnierskiej 13a w celu przekształcenia w jednostkę budżetową Gminy Miasta Olsztyn pod nazwą Ośrodek Sportu i Rekreacji w Olsztynie i nadania statutu jednostce. 3. Siedziba Ośrodka mieści się przy ulicy Żołnierskiej 13a w Olsztynie. 4. Przedmiotem działania Ośrodka jest realizowanie na rzecz mieszkańców Olsztyna zadań z zakresu sportu, w tym utrzymywanie terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych. 5. Sposób realizacji zadań wymienionych w ust. 4 określony został w 9 ust. 2 Statutu. 4 Organizację pracy w Ośrodku oraz prawa i obowiązki pracowników Ośrodka określa Regulamin Pracy Ośrodka. ROZDZIAŁ II ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA OŚRODKA 5 1. W skład Ośrodka wchodzą następujące Działy i Obiekty jako komórki organizacyjne: 1) Dział Finansowo-Księgowy, Olsztyn ul. Żołnierska 13 a, 2) Wodne Centrum Rekreacyjno - Sportowe Aquasfera, Olsztyn Al. M. J. Piłsudskiego 69 B, 3) Dział Sportu, Olsztyn ul. Żołnierska 13 a, w tym: - Muzeum Sportu, Olsztyn Al. M.J. Piłsudskiego 44, 4) Centrum Rekreacyjno Sportowe Ukiel, Olsztyn ul. Jeziorna 8, 5) Dział Administracyjno Gospodarczy, Olsztyn ul. Żołnierska 13 a, 6) Zespół Krytych Obiektów Sportowych I, Olsztyn ul. Głowackiego 27, 7) Zespół Krytych Obiektów Sportowych II, Olsztyn ul. Mariańska 1, 8) Hala Widowiskowo-Sportowa Urania z lodowiskiem, Olsztyn Al. M.J. Piłsudskiego 44, 9) Zespół Odkrytych Obiektów Sportowych Stadion, Olsztyn Al. M. J. Piłsudskiego 69 A, 10) Lodowisko boisko, Olsztyn ul. Jeziołowicza 4, 11) Baza Sportów Wodnych Słoneczna Polana, Olsztyn ul. Sielska 38,* 12) Kąpieliska sezonowe, w tym: - Kąpielisko sezonowe nad jeziorem Skanda, Olsztyn ul. Plażowa, - Kąpielisko sezonowe przy przystani Marina, Olsztyn ul. Jeziorna 6, - Kąpielisko sezonowe przy Bazie Sportów Wodnych Słoneczna Polana, Olsztyn ul. Sielska 38, 3

4 13) Tor Motocrosowy, Olsztyn ul. Lubelska, 14) Skate Park Olsztyn, Park im. Janusza Kusocińskiego, 2. W skład Ośrodka wchodzą następujące samodzielne stanowiska pracy: 1) Dyrektor, 2) Główny Księgowy, 3) Z-ca Dyrektora, 4) Stanowisko ds. kancelaryjnych, 5) Stanowisko ds. pracowniczych i organizacyjnych, 6) Stanowisko ds. organizacyjnych i socjalnych, 7) Stanowisko ds. bhp/oc, ppoż., 8) Stanowisko ds. informatyki i ochrony danych, 9) Stanowisko ds. marketingu i reklamy, 10) Radca Prawny, 11) Stanowisko ds. organizacji zamówień publicznych, 12) Stanowisko ds. budowlanych, 13) Stanowisko ds. urządzeń sanitarnych. 3. Schemat organizacyjny Ośrodka Sportu i Rekreacji w Olsztynie przedstawia załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. Strukturę organizacyjną Działów i Obiektów przedstawia załącznik Nr Za prawidłowe organizowanie pracy Działu/Obiektu, kierowanie jego działalnością zgodnie powierzonymi obowiązkami i przepisami prawa odpowiada Kierownik. 2. Kierownik ustala Regulamin Organizacyjny Działu/Obiektu zawierający: 1) strukturę organizacyjną Działu/Obiektu, 2) szczegółowe zadania i czynności Działu/Obiektu, 3) inne ustalenia istotne dla prawidłowej organizacji pracy w Dziale/Obiekcie. 3. Zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Działu/Obiektu dokonuje Dyrektor po wcześniejszej akceptacji projektu przez Radcę Prawnego i wprowadza Zarządzeniem. 4. Zakresy czynności Kierowników Obiektów, Działu Administracyjno - Gospodarczego, Działu Sportu oraz podlegających bezpośrednio pracowników na stanowiskach samodzielnych określa Z-ca Dyrektora. 5. Zakres czynności Głównego Księgowego i Kierownika Obiektu Wodnego Centrum Rekreacyjno-Sportowego oraz bezpośrednio podległym Dyrektorowi pracownikom na samodzielnych stanowiskach określa Dyrektor. 6. Zakresy czynności pracowników Działu Finansowo-Księgowego określa Główny Księgowy. 7. Zakresy czynności pracowników Działów/Obiektów określają Kierownicy. 8. W razie nieobecności Głównego Księgowego obowiązki i uprawnienia przejmuje pracownik wyznaczony przez Głównego Księgowego i zatwierdzony przez Dyrektora. 9. W razie nieobecności Kierownika Działu/Obiektu jego obowiązki i uprawnienia przejmuje wyznaczony pracownik przez Kierownika i zatwierdzony przez Dyrektora W Ośrodku mogą być tworzone stałe lub doraźne zespoły o charakterze opiniodawczodoradczym. 2. Zespoły są powoływane przez Dyrektora Zarządzeniem, w szczególności w celu opracowania lub zaopiniowania projektów w określonej dziedzinie lub wykonania 4

5 zadania wymagającego współdziałania kilku komórek organizacyjnych (Działów/Obiektów). 3. Szczegółowe zadania, tryb działania i skład osobowy zespołu określa zarządzeniem Dyrektor. 8 Roczny plan etatów Ośrodka z podziałem na Działy, Obiekty i stanowiska samodzielne ustala Dyrektor Ośrodka, a zatwierdza Prezydent Olsztyna. ROZDZIAŁ III ZASADY KIEROWANIA OŚRODKIEM 9 1. Ośrodkiem kieruje Dyrektor przy pomocy Z-cy Dyrektora, Głównego Księgowego, Kierowników i samodzielnych stanowisk pracy. 2. Służbowym przełożonym wszystkich pracowników Ośrodka jest Dyrektor. 3. Do zadań i kompetencji Dyrektora należy w szczególności: 1) kierowanie i organizowanie pracy Ośrodka w ramach pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Olsztyna, 2) reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz, 3) wykonywanie zadań określonych przepisami o ochronie informacji niejawnych, 4) nadzór nad realizacją zadań pokontrolnych wydanych przez organy kontroli, 5) nawiązywanie i rozwiązywanie stosunków pracy z pracownikami Ośrodka oraz dokonywanie innych czynności ze stosunku pracy wobec pracowników Ośrodka, 6) składanie oświadczeń woli na podstawie udzielonych pełnomocnictw, 7) wydawanie aktów wewnętrznych w formie zarządzeń, 8) zatwierdzanie planów dochodów i wydatków (zwanych dalej planem finansowym ), planów inwestycyjno-remontowych i eksploatacyjnych, 9) zatwierdzanie sprawozdań z wykonania planów oraz rocznego sprawozdania finansowego, 10) gospodarowanie mieniem komunalnym w zakresie udzielonego pełnomocnictwa, 11) zabezpieczenie mienia Ośrodka przed kradzieżą i włamaniem, 12) zapewnienie ochrony przeciwpożarowej budynków i obiektów na terenie Ośrodka, 13) zatwierdzanie wniosków o likwidację środków trwałych, przedmiotów nietrwałych i materiałów, 14) inne zadania wynikające z bieżącego kierowania Ośrodkiem. 4. Dyrektor bezpośrednio nadzoruje następujące Działy/Obiekty oraz stanowiska samodzielne: 1) Dział Sportu - S - Muzeum Sportu -MS 2) Z-ca Dyrektora - DZ 3) Główny Księgowy - GK - Dział Finansowo Księgowy - FK 4) Stanowisko ds. pracowniczych i organizacyjnych - K 5) Stanowisko ds. organizacyjnych i socjalnych - O 6) Stanowisko ds. kancelaryjnych - D 5

6 7) Stanowisko ds. bhp/oc, ppoż. - B/OC 8) Stanowisko ds. informatyki i ochrony danych - I 9) Stanowisko ds. marketingu i reklamy - MR 10) Radca Prawny - RP W czasie nieobecności Dyrektora w pracy jego zadania i kompetencje z zakresu kierowania Ośrodkiem realizuje Z-ca Dyrektora. 2. Z-ca Dyrektora współpracuje z Dyrektorem w zakresie planowania i ustalania kierunków działalności w rozwoju Ośrodka. 3. Szczegółowy zakres zadań Z-cy Dyrektora określa Dyrektor. 4. Z-ca Dyrektora bezpośrednio nadzoruje następujące Działy/Obiekty Ośrodka oraz stanowiska samodzielne: 1) Dział Administracyjno Gospodarczy - A 2) Zespół Krytych Obiektów Sportowych I - ZKOS I 3) 4) 5) Zespół Krytych Obiektów Sportowych II Wodne Centrum Rekreacyjno-Sportowe Aquasfera w Olsztynie Centrum Rekreacyjno Sportowe Ukiel - ZKOS II -WCRS - CRS 6) Hala Widowiskowo-Sportowa Urania z lodowiskiem - HWS 7) Zespół Odkrytych Obiektów Sportowych Stadion - ZOOS 8) Lodowisko boisko Jeziołowicza - L 9) Baza Sportów Wodnych Słoneczna Polana * - BSW 10) Wyznaczane do prowadzenia w każdym roku kąpieliska sezonowe - KS 11) Tor Motocrosowy - TM 12) Skate Park - SP 13) Stanowisko ds. organizacji zamówień publicznych - ZP 14) Stanowisko ds. budowlanych - TB 15) Stanowisko ds. urządzeń sanitarnych - TS Dyrektor w formie pisemnej może upoważnić innych pracowników Ośrodka do podejmowania w jego imieniu decyzji w ramach powierzonego im zakresu obowiązków. 2. Dyrektor może udzielić pełnomocnictwa innym pracownikom Ośrodka do wykonywania niektórych czynności w swoim imieniu. ROZDZIAŁ IV ZADANIA DZIAŁÓW, OBIEKTÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK Główny Księgowy zapewnia prawidłową gospodarkę finansową Ośrodka realizując zadania określone przez organy Gminy i przepisy prawa. 2. Główny Księgowy kieruje Działem Finansowo-Księgowym. 3. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności: 1) opracowywanie projektu planu finansowego Ośrodka, 6

7 2) dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów dotyczących wykonywania planu finansowego oraz ich kompletności i rzetelności, 3) sporządzanie okresowych analiz i zbiorczych sprawozdań z wykonania planu finansowego, 4) nadzór nad gospodarowaniem środkami finansowymi przez poszczególne Działy/ Obiekty, 5) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, w tym zapewnienia pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę oraz przestrzegania zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, 6) organizowanie zasad obiegu dokumentów finansowych w Ośrodku, 7) wykonywanie przepisów ustawy o finansach publicznych, ustaw podatkowych, dokonywanie akceptacji (kontrasygnat) umów i decyzji wszelkich czynności prawnych, powodujących powstanie zobowiązań finansowych, 8) dokonywanie dyspozycji środkami finansowymi zgodnie z udzielonym upoważnieniem. 9) prowadzenie rachunkowości Ośrodka, w tym także sporządzanie sprawozdań finansowych, okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów oraz ich wyceny. 10) Prowadzenie gospodarki finansowej w zakresie gromadzenia, przekazywania do budżetu i wydatkowania środków publicznych i zaciągania zobowiązań, w tym związanych z realizacją programów finansowych z udziałem środków pochodzących ze środków unijnych (UE), zgodnie z udzielonym upoważnieniem. 4. W celu realizacji zadań Główny Księgowy ma prawo w szczególności: 1) żądać od Kierowników niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz udostępnienia dokumentów i wyliczeń będących źródłem informacji, 2) wnioskować do Dyrektora o określenie trybu, według którego mają być wykonywane w Ośrodku prace zapewniające prawidłowość gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej. 13 Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności: 1) prowadzenie prac planistycznych nad projektem planu finansowego, 2) przekazywanie Działom/Obiektom informacji niezbędnych do opracowania ich planów finansowych, 3) opracowanie projektu planu finansowego jednostki, 4) opracowanie projektu harmonogramu realizacji dochodów i wydatków Ośrodka, 5) prowadzenie ewidencji planowanych dochodów i wydatków Ośrodka, 6) realizacja zasad gospodarki finansowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych, 7) przygotowywanie okresowych ocen realizacji planu finansowego Ośrodka, 8) przygotowywanie sprawozdania z wykonania dochodów i wydatków, 9) prowadzenie ewidencji realizacji planu finansowego, 10) prowadzenie rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości, 11) przygotowywanie dokumentacji płacowej współpraca z oddziałami ZUS i urzędami skarbowymi, 12) prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad przebiegiem realizacji planowanych dochodów, 13) rozliczanie wyników inwentaryzacji składników majątkowych, 7

8 14) sporządzanie sprawozdawczości statystycznej jednostkowej i zbiorczej o dochodach i wydatkach Ośrodka w okresach sprawozdawczych, 15) współpraca z bankiem prowadzącym rachunek Ośrodka, 16) prowadzenie czynności windykacyjnych i egzekucyjnych. 14 Do zadań kierowników Działów/Obiektów należy w szczególności: 1) prawidłowe i racjonalne organizowanie pracy Działu /Obiektu, wdrażanie nowych technik i zasad zarządzania oraz sprawne wykonywanie zadań, 2) nadzorowanie prawidłowości i terminowości wykonywania zadań i załatwiania spraw przez pracowników Działu /Obiektu, 3) utrzymywanie należytej dyscypliny pracy, 4) podejmowanie decyzji w ramach upoważnienia udzielonego przez Dyrektora, 5) współpraca z innymi Działami/Obiektami Ośrodka w celu realizacji zadań, 6) przygotowywanie wniosków i projektów wewnętrznych aktów prawnych Ośrodka (zarządzeń, regulaminów) do Prezydenta Olsztyna we współpracy z Głównym Księgowym i Radcą Prawnym, 7) przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań Działu/Obiektu, 8) opracowywanie projektów planów pracy i planów szkoleń, 9) opracowywanie propozycji do projektu planu dochodów i wydatków Ośrodka, 10) współpraca z pracownikami marketingu w zakresie planowania i realizowania oferty usługowej ośrodka i prowadzenie kampanii promocyjnej w zakresie ich sprzedaży, 11) dokonywanie wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym i udzielonych upoważnień, 12) opracowywanie informacji, sprawozdań, analiz i innych materiałów na potrzeby Dyrektora, 13) zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej, ochrony danych osobowych, 14) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulaminami, 15) rozpatrywanie petycji, skarg, wniosków i listów obywateli, badanie ich zasadności i terminowe załatwianie, 16) sporządzanie sprawozdawczości statystycznej, 15 Do zadań Działu Sportu należy w szczególności: 1) opracowywanie kalendarza imprez sportowych, 2) organizacja imprez sportowych służących zaspokojeniu potrzeb mieszkańców Olsztyna w zakresie kultury fizycznej, ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieży, 3) realizacja programów i projektów własnych i zewnętrznych, 4) organizacja komercyjnych imprez sportowych rangi krajowej i międzynarodowej, 5) organizacja innych imprez, 6) współpraca z kierownikami Działów/Obiektów w zakresie organizacji imprez i zajęć sportowych, 7) opracowywanie materiałów promocyjnych o prowadzonej działalności, 8) promowanie Ośrodka w trakcie organizowanych imprez i zajęć sportowych, 9) współpraca ze środkami masowego przekazu, 8

9 10) prowadzenie Muzeum Sportu. W zakresie realizowanych zadań pracownicy Działu współpracują z: jednostkami samorządowymi i państwowymi odpowiedzialnymi za rozwój kultury fizycznej, stowarzyszeniami kultury fizycznej, szkołami i środkami masowego przekazu. 16 Do zadań Działu Administracyjno Gospodarczego należy w szczególności: 1) w zakresie gospodarowania środkami trwałymi i wyposażeniem Ośrodka oraz zabezpieczenia potrzeb materiałowo-technicznych: a) planowanie i realizowanie zakupów środków trwałych Ośrodka, b) prowadzenie ewidencji ilościowej środków trwałych i wyposażenia, ich znakowanie oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem, c) zapewnienie niezbędnych konserwacji i napraw użytkowanych środków trwałych i wyposażenia, d) prowadzenie ewidencji gwarancji zakupionych urządzeń i sprzętu, e) realizowanie zapotrzebowania Ośrodka w materiały biurowe i niezbędne druki, f) zapewnienie obsługi transportowej Ośrodka, prognozowanie niezbędnych w tym zakresie zakupów towarów i usług, g) wysyłanie sporządzonej w Ośrodku korespondencji, h) nadzór nad prowadzeniem ubezpieczenia (majątkowego, OC i NNW) Ośrodka; 2) w zakresie administrowania obiektami Ośrodka: a) gospodarka lokalami biurowymi, b) zapewnienie porządku i czystości w budynku administracyjnym Ośrodka, c) aktualizacja informacji wizualnej w obiektach, znakowanie, a w sytuacjach tego wymagających dekorowanie i flagowanie budynków Ośrodka, d) zabezpieczenie i właściwe przygotowanie stosownie do potrzeb sal konferencyjnych Ośrodka, e) zapewnienie warunków lokalowych do przeprowadzania kontroli w Ośrodku, f) prowadzenie zleceń i zamówień na realizację drobnych robót, dostaw i usług; 3) w zakresie informatyki: a) realizacja spraw związanych z komputeryzacją oraz administrowaniem istniejącym w Ośrodku systemem informatycznym, b) prowadzenie stałego nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu, c) prowadzenie działań interwencyjnych związanych z usuwaniem usterek i awarii użytkowanego systemu i sprzętu, d) podejmowanie niezbędnych działań w sytuacji wykrycia zagrożeń systemu zabezpieczeń, e) kontrola stanu zabezpieczeń systemu informatycznego (wykonywanie kopii bezpieczeństwa, profilaktyka antywirusowa, dostępność do pomieszczeń serwerów, sprawność zasilania awaryjnego, zabezpieczenie pomieszczeń); 4) w zakresie inwestycji, we współpracy ze specjalistami: a) przygotowywanie wniosków do Wieloletnich Planów Inwestycyjnych oraz wniosków w sprawach bieżących remontów i inwestycji, b) przygotowywanie koncepcji i dokumentacji budowlanych w porozumieniu z pracownikami na stanowiskach ds. budowlanych, ds. urządzeń sanitarnych, ds. elektrycznych i instytucjami zewnętrznymi, c) prowadzenie gospodarki w zakresie zieleni. 9

10 17 Do zadań na stanowisku ds. kancelaryjnych należy w szczególności: 1) prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym również przesyłek pocztowych oraz wysyłanie korespondencji, 2) przygotowywanie przesyłek pocztowych do nadania, 3) nadzór nad prawidłowym obiegiem korespondencji, 4) prowadzenie korespondencji na potrzeby Dyrektora, 5) składanie zapotrzebowania na zakup materiałów na potrzeby kancelaryjne i potrzeby poszczególnych jednostek organizacyjnych Ośrodka, 6) prowadzenie ewidencji wniosków przygotowywanych do Prezydenta Olsztyna, 7) przygotowywanie i obsługa narad i spotkań Dyrektora, 8) prowadzenie ewidencji wydanych i zdanych pieczęci oraz spraw związanych z likwidacją pieczęci, 9) prowadzenie ewidencji upoważnień udzielonych przez Dyrektora, 10) prowadzenie ewidencji podróży służbowych pracowników Ośrodka, 11) prowadzenie ewidencji zespołów opiniodawczo-doradczych powoływanych przez Dyrektora, 12) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, 13) prowadzenie rejestru umów, 14) prowadzenie innych rodzajów ewidencji wskazanych przez Dyrektora. 18 Do zadań na stanowisku ds. pracowniczych i organizacyjnych należy w szczególności: 1) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy w Ośrodku, 2) prowadzenie spraw osobowych pracowników Ośrodka, 3) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych, w tym w szczególności: a) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, b) występowanie z wnioskiem do administratora danych o nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, c) występowanie z wnioskiem do administratora bezpieczeństwa informacji o nadanie identyfikatora i przyznanie hasła osobie upoważnionej do przetwarzania danych osobowych, d) występowanie z wnioskiem o odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i/lub wyrejestrowania użytkownika z systemu informatycznego, 4) prowadzenie naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy, 5) opracowywanie rocznych planów zatrudnienia i ścisłe przestrzeganie ich wykonania, 6) prowadzenie dokumentacji dotyczącej umów zleceń i umów o dzieło, 7) stała kontrola wykonania funduszu płac, 8) prowadzenie kontroli właściwego rozliczania czasu pracy pracowników, 9) przygotowywanie projektów umów na korzystanie z samochodów prywatnych, ewidencjonowanie i kontrola wykorzystania przyznanych limitów w tym zakresie, 10) archiwizowanie akt osobowych zwolnionych pracowników, 11) sporządzanie sprawozdań z zakresu spraw pracowniczych, 12) załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników Ośrodka, 13) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym pracowników, 10

11 14) udział w przygotowaniu i opracowaniu projektów i aktualizacji regulaminów, w tym: Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy Ośrodka, Regulaminu Wynagradzania, Regulaminu Socjalnego i innych, prowadzenie zbiorów tych akt oraz koordynacja przygotowywania projektów regulaminów przez innych pracowników OSiR stosownie do postanowień niniejszego regulaminu. 19 Do zadań na stanowisku ds. organizacyjnych i socjalnych należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem skazanych przy pracach społecznie użytecznych oraz współpraca w tym zakresie z Zespołem Kuratorów Służby Sądowej w Olsztynie, 2) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Ośrodka, 3) gospodarowanie funduszem świadczeń socjalnych, 4) organizacja szkoleń zawodowych pracowników Ośrodka, 5) organizacja prac związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Ośrodka, 6) prowadzenie naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy, 7) prowadzenie całości spraw związanych z urlopami wypoczynkowymi, 8) sporządzanie miesięcznej i rocznej sprawozdawczości w zakresie PFRON, 9) przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących funkcjonowania Ośrodka, w szczególności Zarządzeń i Decyzji Dyrektora Ośrodka, oraz współudział w tworzeniu projektów i aktualizacji regulaminów w tym: Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy Ośrodka, Regulaminu Wynagradzania, Regulaminu Socjalnego i innych, prowadzenie zbiorów tych akt oraz koordynacja przygotowywania projektów regulaminów przez innych pracowników Ośrodka stosownie do postanowień niniejszego regulaminu. 20 Do zadań na stanowisku ds. bhp/oc i ppoż. należy w szczególności: 1) w zakresie bhp i ochrony ppoż.: a) przeprowadzanie kontroli stanu bhp oraz ochrony ppoż., b) opracowywanie instrukcji bhp i ppoż., c) przeprowadzanie szkolenia wstępnego pracowników dopuszczanych do pracy, zapewnienie terminowości szkoleń okresowych wszystkich pracowników Ośrodka, d) występowanie z wnioskami o usunięcie nieprawidłowości i zagrożeń zawodowych, e) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy i sporządzanie wymaganej w tym zakresie dokumentacji, f) udział w odbiorach technicznych nowo wybudowanych obiektów, urządzeń, instalacji a także pomieszczeń lub urządzeń przebudowanych czy adoptowanych, mogących mieć wpływ na warunki bezpieczeństwa, higienę pracy i zabezpieczenie przeciwpożarowe, g) współdziałanie ze Społeczną Inspekcją Pracy i związkami zawodowymi w zakresie problematyki bhp, h) kontrolowanie sprzętu ppoż. pod względem przydatności i funkcjonowania oraz innych zabezpieczeń ppoż. znajdujących się w Ośrodku, i) opracowywanie programów gospodarki odpadami, 11

12 j) realizacja innych zadań określonych odrębnymi przepisami dotyczącymi służby bhp i ochrony ppoż. 2) w zakresie obrony cywilnej: a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zagadnieniami obronnymi, w tym z obroną cywilną, a w szczególności: - prowadzenia szkoleń pracowników Ośrodka w zakresie OC, - określenia zadań do realizacji w zakresie OC Kierownikom Działów/Obiektów, b) współpraca z osobą bezpośrednio odpowiedzialną za obronę cywilną w mieście Olsztynie, 3) w zakresie realizowanych zadań współpracuje z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności Urzędu Miasta Olsztyn oraz innymi organami w zakresie obronności. 21 Do zadań na stanowisku ds. informatyki i ochrony danych należy w szczególności: 1) realizacja spraw związanych z komputeryzacją Ośrodka oraz administrowaniem istniejącym w Ośrodku systemem informatycznym, 2) prowadzenie działań interwencyjnych związanych z usuwaniem usterek i awarii użytkowanego systemu i sprzętu, 3) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych Ośrodka, zgłaszanie i aktualizacja wniosków rejestracyjnych zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Danych Osobowych, 4) kontrola stanu zabezpieczeń systemu informatycznego, 5) koordynowanie działań w zakresie informatycznej i technicznej obsługi Biuletynu Informacji Publicznej, 6) prowadzenie strony internetowej. Do zadań na stanowisku ds. marketingu i reklamy należy w szczególności: 1) opracowywanie materiałów marketingowych, 2) tworzenie i promocja oferty usług sportowo rekreacyjnych, 3) pozyskiwanie klientów indywidualnych i instytucjonalnych korzystających z usług OSiR, 4) sprzedaż powierzchni reklamowej obiektów i terenów OSiR, 5) maksymalizowanie przychodów osiąganych przez obiekty OSiR, 6) współpraca z Kierownikami Działów i Obiektów OSiR Do zadań Radcy Prawnego należy świadczenie pomocy prawnej, w tym: 1) opiniowanie pod względem formalno-prawnym i techniki legislacyjnej aktów prawnych wydawanych przez Dyrektora oraz projektów wniosków kierowanych do Prezydenta Olsztyna, 2) doradztwo i wyrażanie opinii w zakresie stosowania prawa, 3) informowanie Dyrektora i pracowników Ośrodka o zmianach w przepisach prawa, 4) uczestniczenie w rokowaniach i negocjacjach oraz opiniowanie umów i porozumień, 5) wydawanie opinii prawnych na zlecenie Dyrektora, 6) zastępstwo procesowe przed sądami i innymi organami administracyjnymi, 12

13 7) prowadzenie zbioru niezbędnych przepisów prawnych, 8) inne czynności przewidziane w przepisach ustawy z dnia 6 lipca 1982r. o radcach prawnych (Dz.U. Nr 123, poz z późn. zm). 24 Do zadań na stanowisku ds. zamówień publicznych należy w szczególności: 1) organizowanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulaminami Ośrodka, 2) organizowanie i przeprowadzanie przetargów dotyczących sprzedaży mienia Ośrodka, 3) prowadzenie rejestru i dokumentacji dotyczącej postępowań o udzielenie zamówień publicznych, 4) opracowywanie na dany rok planu zamówień publicznych, 5) opracowywanie i aktualizacja przepisów wewnętrznych, dotyczących zamówień publicznych, 6) prowadzenie ewidencji zarządzeń Dyrektora związanych z powoływaniem komisji przetargowych w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, 7) opracowywanie informacji, sprawozdań, analiz i innych materiałów na potrzeby Dyrektora, dotyczące zamówień publicznych, 8) sporządzanie umów dotyczących prowadzonych przetargów we współpracy z innymi pracownikami OSiR, 9) prowadzenie archiwum Ośrodka, 25 Do zadań na stanowisku ds. budowlanych należy w szczególności: 1) opracowywanie planów, sprawozdań, wytycznych oraz programów w zakresie remontów i inwestycji obiektów Ośrodka w celu poprawy ich bieżącej eksploatacji, 2) prowadzenie nadzoru budowlanego oraz dokonywanie odbiorów wszelkich robót w zakresie techniczno-budowlanym związanym z działalnością inwestycyjną i remontową zgodnie z obowiązującymi przepisami, 3) dokonywanie okresowych przeglądów stanu technicznego obiektów Ośrodka w oparciu o obowiązujące przepisy, w szczególności prawa budowlanego i prowadzenie na bieżąco dokumentacji z tym związanej, 4) kontrolowanie stanu technicznego obiektów i wydawanie wytycznych oraz przygotowywanie zaleceń dla kierowników obiektów w celu eliminowania zagrożeń katastrofą budowlaną, 5) współpraca z kierownikami obiektów oraz sprawowanie nadzoru w zakresie spraw dotyczących wszelkich robót budowlanych, 6) współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w zakresie czynności do prawidłowego funkcjonowania obiektów Ośrodka, 7) współpraca z komisją przetargową w zakresie udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych dotyczących spraw technicznobudowlanych. 13

14 26 Do zadań na stanowisku ds. urządzeń sanitarnych należy w szczególności: 1) opracowywanie planów, sprawozdań, wytycznych oraz programów w zakresie remontów i inwestycji obiektów Ośrodka w celu poprawy bieżącej eksploatacji obiektów w zakresie instalacji sanitarnych, 2) prowadzenie nadzoru budowlanego oraz dokonywanie odbiorów wszelkich robót w zakresie instalacji sanitarnych związanych z działalnością inwestycyjną i remontową Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami, 3) kontrolowanie stanu technicznego urządzeń i instalacji sanitarnych i cieplnych w obiektach Ośrodka i prawidłowego wykonania konserwacji urządzeń i instalacji sanitarnych, 4) dokonywanie okresowych przeglądów stanu technicznego obiektów Ośrodka w oparciu o obowiązujące przepisy, w szczególności prawa budowlanego i prowadzenie na bieżąco dokumentacji z tym związanej, 5) współpraca z dostawcami energii cieplnej, wody, odbioru ścieków dotycząca prawidłowych dostaw i rozliczeń energii cieplnej, dostaw wody, odbiorów ścieków oraz innych niezbędnych w tym zakresie czynności do prawidłowego funkcjonowania obiektów Ośrodka, 6) przygotowywanie i opracowywanie materiałów do sprawozdań z zakresu ochrony środowiska, podatku gruntowego i od nieruchomości, 7) współpraca z komisją przetargową w zakresie dotyczącym spraw sanitarnych. ROZDZIAŁ V ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ Kontrola w Ośrodku sprawowana jest w ramach Systemu Kontroli Zarządczej. 2. System Kontroli Zarządczej jest narzędziem wspomagającym kierowanie Ośrodkiem, służącym zapewnieniu realizacji celów i zadań Ośrodka w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 3. Reguły organizacji procesu kontroli zarządczej w Ośrodku określa Regulamin Kontroli Zarządczej. 4. Kontrola zarządcza w Ośrodku sprawowana jest w ramach obowiązku nadzoru przez Dyrektora, Z-cę Dyrektora, Głównego Księgowego oraz Kierowników Działów/Obiektów zgodnie z obowiązującymi przepisami w szczególności ustawy o finansach publicznych i o rachunkowości. 5. Sprawowanie kontroli zarządczej w Ośrodku obejmuje w szczególności działania podejmowane w celu zapewnienia: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) zarządzania ryzykiem. 6. Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej zapewnia koordynator ustanowiony przez Dyrektora Ośrodka. 14

15 28 1. Pracownik dokonuje samokontroli własnej pracy, wykonywanych zadań oraz swego postępowania. 2. Samokontrola odpowiada potrzebom pracownika w zakresie samodzielności i współodpowiedzialności. 3. Zasady sprawowania i oceny samokontroli określa Dyrektor Ośrodka w trybie zarządzenia. ROZDZIAŁ VI ZASADY PODPISYWANIA AKTÓW PRAWNYCH, DECYZJI I OPRACOWAŃ Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są: 1) umowy i inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Ośrodka, 2) zarządzenia Dyrektora, 3) wystąpienia zawiązane z reprezentowaniem Ośrodka na zewnątrz, 4) odpowiedzi na wystąpienia organów kontrolnych, 5) decyzje z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Ośrodka, 6) upoważnienia do podejmowania decyzji zastrzeżonych dla Dyrektora i podpisywania pism przez pracowników Ośrodka, 7) odpowiedzi na skargi i wnioski, 8) pisma w sprawach każdorazowo zastrzeżonych przez Dyrektora do jego podpisu. 2. W czasie nieobecności Dyrektora akty prawne, decyzje, opracowania i pisma, o których mowa w ust.1 podpisuje Z-ca Dyrektora na podstawie pisemnego pełnomocnictwa udzielonego przez Dyrektora. ROZDZIAŁ VII ZASADY APROBATY ORAZ PODPISYWANIA PISM Prawo do podpisywania pism posiada w pełnym zakresie Dyrektor Ośrodka. 2. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są pisma w sprawach należących do Dyrektora zgodnie z niniejszym Regulaminem Organizacyjnym, Regulaminem Pracy, Regulaminem Wynagradzania pracowników i innych regulaminów Ośrodka oraz Instrukcją Kancelaryjną Ośrodka. 3. Kierownicy upoważnieni są do podpisywania: 1) pism nie zastrzeżonych do podpisu Dyrektora, 2) decyzji w sprawach powierzonych im zadań w ramach otrzymanych upoważnień, 3) wniosków urlopowych podległych im pracowników. 4. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych zostały ustalone w Procedurze Kontroli Finansowej Ośrodka. 5. Do Kierowników Działów/Obiektów oraz stanowisk samodzielnych należy wstępna aprobata pism zastrzeżonych do podpisu Dyrektora, a związanych z zakresem ich zadań oraz podpisywanie pism związanych z zakresem działania kierowanej przez nich komórki 15

16 organizacyjnej oraz zakresem działania na stanowiskach samodzielnych, nie zastrzeżonych do podpisu Dyrektora. 6. Prawo podpisywania pism mają również inni pracownicy Ośrodka, którzy zostali upoważnieni przez Dyrektora. 7. Pracownicy opracowujący pisma i decyzje, oznaczają pismo swoją parafką z lewej strony pod tekstem. 31 Zasady stosowania pieczęci nagłówkowych i pieczęci podpisowych regulują Zasady zamawiania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczątek w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Olsztynie wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Ośrodka. ROZDZIAŁ VIII ZASADY I TRYB PRZYJMOWANIA, EWIDENCJONOWANIA ORAZ ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW Skargi i wnioski wpływające do Ośrodka załatwiają Dyrektor i Z-ca Dyrektora we wszystkich sprawach Ośrodka. 2. Interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują: 1) Dyrektor w poniedziałki w godz , 2) Z-ca Dyrektora od wtorku do piątku w godzinach Informacje o terminach przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Dyrektorów prowadzi pracownik ds. kancelaryjnych. 4. Obsługę interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków przez Dyrektora i Z-cę Dyrektora prowadzi pracownik ds. kancelaryjnych. 5. Kwalifikacji skarg i wniosków wpływających do Ośrodka dokonują Dyrektor i Z-ca Dyrektora. 6. Skargi wnoszone w formie pisemnej rejestrowane są w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków, który prowadzi pracownik ds. kancelaryjnych. 7. Po zarejestrowaniu skargi lub wniosku przekazywane są do Działu/Obiektu zgodnie z dekretacją Dyrektora lub Z-cy Dyrektora. 8. Kierownicy zobowiązani są do rozpatrzenia wszystkich okoliczności sprawy i przygotowania na podpis Dyrektora projektu odpowiedzi. 9. Kopię podpisanej przez Dyrektora odpowiedzi przekazuje się do Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków. ROZDZIAŁ IX POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zmiana postanowień Regulaminu może nastąpić w trybie obowiązującym dla jego ustanowienia. 2. Zmiany w obowiązujących przepisach, powodujące zmianę zadań poszczególnych Działów/Obiektów oraz stanowisk samodzielnych wymagają zmiany postanowień 16

17 Regulaminu. Do czasu zatwierdzenia zmian, tymczasowego podziału zadań pomiędzy Działy/Obiekty i stanowisk samodzielnych dokonuje Dyrektor. 34 W razie likwidacji Działów/Obiektów lub przenoszenia zadań pomiędzy Działami/Obiektami, przenoszenie akt oraz wyposażenie stanowisk pracy następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego przygotowanego przez Dział/Obiekt likwidowany bądź przekazujący zadania. 35 Kierownicy są zobowiązani zapoznać pracowników z postanowieniami Regulaminu niezwłocznie po jego ustanowieniu, a nowo przyjętych niezwłocznie po podjęciu pracy. 36 Integralną część Regulaminu stanowi schemat organizacyjny Ośrodka. * Z chwilą zakończenia inwestycji zostanie włączone do CRS Ukiel 17