SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)

Transkrypt

1 Rozeznanie rynku SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ) I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa spotkania warsztatowego z przedstawicielami regionów Polski Wschodniej w terminie 3-5 sierpnia 2015 r. Za kompleksową organizację i obsługę rozumie się zapewnienie usługi transportowej, usług gastronomiczno-restauracyjnych, zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem, obsługę spotkania, zapewnienie noclegów oraz organizację czasu wolnego. II. Zakres zamówienia 1. Cel organizacji warsztatów a. Spotkanie ma na celu wypracowanie kryteriów wyboru projektów w ramach poddziałania Tworzenie sieciowych produktów przez MŚP Programu Operacyjnego Polska Wschodnia Ponadto, spotkanie zapewni możliwość wymiany opinii, informacji i doświadczeń partnerów zaangażowanych w realizację regionalnych programów operacyjnych dla województw Polski Wschodniej. b. W spotkaniu wezmą udział przedstawiciele województw Polski Wschodniej oraz przedstawiciele Instytucji Zarządzającej i Instytucji Pośredniczącej I osi POPW odpowiedzialni za przygotowanie i wdrażanie ww. działania. 2. Lokalizacja, termin, liczba uczestników oraz szkic agendy warsztatów a. Lokalizacja: województwo warmińsko-mazurskie b. Termin: 3-5 sierpnia 2015 r. c. Liczba uczestników: maksymalnie 22 osoby Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników warsztatów może być zmniejszona max. o 5 osób, o czym Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający poniesie koszt dla liczby osób zgłoszonych Wykonawcy w ww. terminie. d. Szkic agendy warsztatów: 3 sierpnia 2015 r. 4 sierpnia 2015 r. 5 sierpnia 2015 r. 16:30 wyjazd spod siedziby MIiR śniadanie śniadanie godzina/punkt spotkania przyjazd/ zakwaterowanie spotkanie :30 spotkanie/ wizyta na miejscu realizacji projektu finansowanego ze środków UE kolacja lunch 12:00 lunch 14:30-18:30 spotkanie 13:00 wyjazd 19:00 - kolacja Zamawiający każdorazowo zastrzega sobie prawo ustalenia ostatecznej agendy (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz rozkładu przerw) i przekazania tej informacji Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed dniem rozpoczęcia warsztatów.

2 3. Hotel a. Hotel o standardzie co najmniej 4 gwiazdkowym 1, położony na terenach rekreacyjnych, posiadający: odpowiednią do liczby uczestników spotkania liczbę wolnych pokoi 1-osobowych lub 2- osobowych (z czego minimum 60% uczestników powinno być zakwaterowanych w pokojach do pojedynczego wykorzystania), we wskazanym przez Zamawiającego terminie; możliwość, w ramach prowadzonej działalności, serwowania gościom całodziennego wyżywienia (w hotelu); salę konferencyjną odpowiadającą wymogom zawartym w pkt II.4. SOPZ; strzeżony parking. b. Szczegóły dotyczące oferty rekreacyjnej hotelu: hotel powinien być położony na terenach rekreacyjnych; hotel powinien być otoczony zadbanym terenem zielonym, z miejscami wyznaczonymi na organizację czasu wolnego na świeżym powietrzu; hotel powinien posiadać pomieszczenie wewnątrz budynku umożliwiające organizację czasu wolnego dla maksymalnie 22 osób; hotel powinien posiadać strefę relaksu (np. basen, sauna, siłownia) dostępną dla uczestników warsztatów. 4. Sala konferencyjna a. Wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej w terminie wskazanym przez Zamawiającego, w hotelu, w którym będzie zarezerwowany nocleg. Ze względu na możliwość zmiany agendy, w tym godziny rozpoczęcia warsztatów, sala konferencyjna w ww. terminie musi być zarezerwowana do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego. b. Sala konferencyjna odpowiednia do liczby uczestników warsztatów. c. Sala musi posiadać odpowiednie do liczby osób zaplecze sanitarne (toalety). d. Ustawienie stołów w podkowę zewnętrzną. e. Wyposażenie sali: nagłośnienie, elektryczne zaciemnienie, klimatyzacja, rzutnik multimedialny i ekran projekcyjny panoramiczny (o wielkości odpowiedniej do długości stołu konferencyjnego), laptop z oprogramowaniem MS Office (nie starszym niż 2007 r.) kompatybilny z wyposażeniem technicznym sali, pilot do prezentacji ze wskaźnikiem laserowym, zapewnienie bezprzewodowego oraz przewodowego (2 gniazda internetowe) dostępu do Internetu, zapewnienie dostępu do gniazdek elektrycznych dla uczestników warsztatów (w tym zapewnienie przedłużaczy),flip-chart z flamastrami oraz obsługa techniczna (dostępna co najmniej na godzinę przed spotkaniem oraz w jego trakcie). f. Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń musi zostać zademonstrowana Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania. g. Zapewnienie bezpłatnego dostępu do urządzenia wielofunkcyjnego z papierem (usługa ksero, druku i skanu dokumentów 100 stron). h. Oznakowanie sal konferencyjnych w hotelu oraz drogi do sal, w których odbędzie się spotkanie. Oznakowanie musi być kompletne na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania. Wersję elektroniczną materiałów do oznakowania sali Zamawiający prześle Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed datą spotkania. i. Zapewnienie na stołach szklanek, butelkowanej wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz drobnych przekąsek (np. paluszki, krakersy) dla uczestników spotkania. 1 Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268, z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). Dodatkowo należy dołączyć kopię decyzji właściwego Marszałka Województwa o nadaniu kategorii hoteli na podstawie art. 38 ust.1 i art. 42 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 Nr 223, poz z późniejszymi zmianami). 2

3 j. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników spotkania może być zmniejszona max. o 5 osób, o czym Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający poniesie koszt dla liczby osób zgłoszonych Wykonawcy w ww. terminie. 5. Noclegi a. Wykonawca zapewni noclegi w pokojach 1-osobowych lub 2-osobowych o standardzie czterogwiazdkowym z łazienkami, wraz ze śniadaniem dla 22 uczestników spotkania (z czego minimum 60% uczestników powinno być zakwaterowanych w pokojach do pojedynczego wykorzystania), w hotelu o którym mowa w cz. II pkt 3. SOPZ. b. Wykonawca zapewni bezpłatny dostęp do Internetu WiFi w pokojach noclegowych. c. Zamawiający zastrzega, że liczba osób może być zmniejszona max. o 5 osób., o czym Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający poniesie koszt za rzeczywistą liczbę noclegów zgłoszonych Wykonawcy w ww. terminie. 6. Catering Zapewnienie obsługi cateringowej (w hotelu, w którym odbywać się będzie spotkanie) dla maksymalnie 22 osób. Zapewnienie w 1 dniu warsztatów: a. Posiłku wieczornego składającego się z 4 rodzajów przystawek, 2 rodzajów zup, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje i wegetariańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), soków owocowych (min. 3 rodzaje), kawy (z ekspresu ciśnieniowego) i herbaty wraz z dodatkami (np. cukier, cytryna, śmietanka i mleko do kawy). Formę organizacji posiłku wieczornego Zamawiający ustali z Wykonawcą. Możliwe są następujące formy: bufetowa, serwowana, Wykonawca zapewni obsługę kelnerską odpowiednią do liczby uczestników wieczornego posiłku. Godzina wieczornego posiłku, co do zasady będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie spotkania. Ostateczne menu wieczornego posiłku będzie ustalone z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie. Menu kolacji wymaga akceptacji Zamawiającego. Zapewnienie w 2 dniu warsztatów: a. Śniadania w ramach noclegu. b. Przerwy kawowej w systemie ciągłym - kawa (z ekspresu ciśnieniowego do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego), herbata (w torebkach, min. 3 rodzaje), cukier, śmietanka i mleko do kawy, cytryna, soki owocowe (min. 3 rodzaje), woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki max. 0,5 l), babeczki/ciasta w papilotach (min. 3 rodzaje), mini kanapeczki (min. 3 rodzaje), świeże filetowane owoce. c. Lunchu bufetowego w restauracji hotelowej składającego się z 4 rodzajów przystawek, 2 rodzajów zup, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje i wegetariańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), soków owocowych (min. 3 rodzaje), kawy (z ekspresu ciśnieniowego) i herbaty wraz z dodatkami (np. cukier, cytryna, śmietanka i mleko do kawy). Lunch powinien odbywać się w wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stolikach. Preferowane są stoły kwadratowe lub prostokątne dla 4-6 osób przy jednym stole. d. Posiłku wieczornego składającego się z 4 rodzajów przystawek, 2 rodzajów zup, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje i wegetariańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), soków owocowych (min. 3 rodzaje), kawy (z ekspresu ciśnieniowego) i herbaty wraz z dodatkami (np. cukier, cytryna, śmietanka i mleko do kawy). Formę organizacji posiłku wieczornego Zamawiający ustali z Wykonawcą. Możliwe są następujące formy: 3

4 bufetowa, serwowana, w ramach zaproponowanej formy spędzenia czasu wolnego: na świeżym powietrzu (np. grill, ognisko, kolacja nad jeziorem) lub poza miejscem, w którym zorganizowano spotkanie. W przypadku organizacji wieczornego posiłku w miejscu specjalnie do tego zaaranżowanym lub poza hotelem, Wykonawca uzgodni szczegóły z Zamawiającym i uzyska od niego akceptację. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską odpowiednią do liczby uczestników wieczornego posiłku. Godzina wieczornego posiłku wraz z organizacją wolnego czasu, co do zasady będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie spotkania. Ostateczne menu wieczornego posiłku będzie ustalone z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę w ofercie. Menu kolacji wymaga akceptacji Zamawiającego. Zapewnienie w 3 dniu warsztatów: a. Śniadania w ramach noclegu. b. Lunchu bufetowego w restauracji hotelowej składającego się z 4 rodzajów przystawek, 2 rodzajów zup, dania głównego (z uwzględnieniem potraw mięsnych 2 rodzaje i wegetariańskich 1 rodzaj), 2 dodatków skrobiowych, 3 dodatków warzywnych, deseru oraz napojów: wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej), soków owocowych (min. 3 rodzaje), kawy (z ekspresu ciśnieniowego) i herbaty wraz z dodatkami (np. cukier, cytryna, śmietanka i mleko do kawy). Ostateczne menu, przewidziane dla poszczególnych posiłków podczas spotkania, będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę przed spotkaniem w terminie 5 dni roboczych przed dniem spotkania. Przerwa kawowa musi być zorganizowana w osobnym pomieszczeniu lub we foyer przy sali konferencyjnej, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania. Zapewnienie podczas przerwy kawowej stolików koktajlowych (w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników warsztatów) oraz stołów, na których będzie zorganizowany catering w formie stołu szwedzkiego, a także zapewnienie ich eleganckiego, estetycznego nakrycia. Godzina podania lunchu i posiłku wieczornego, co do zasady, będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie spotkania. W przypadku przesunięć w agendzie w trakcie spotkania, godzina podania ww. posiłków także zostanie przesunięta, o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników ww. posiłków wraz z organizacją wolnego czasu może być zmniejszona max. o 5 osób, o czym Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający poniesie koszt dla liczby osób zgłoszonych Wykonawcy w ww. terminie. Zapewnienie w czasie trwania warsztatów: a. Serwisu kelnerskiego podczas lunchu i kolacji. b. Eleganckiej zastawy (porcelana lub inny podobny surowiec, szkło, sztućce, serwetki). c. Obsługi cateringowej gotowej na pół godziny przed planowanym posiłkiem. d. Szklanek, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej dla wszystkich uczestników zasiadających przy stole konferencyjnym (woda butelkowana o pojemności min. 0,2 maks. 0,5 l) w ilości 0,5 l na osobę oraz drobnych przekąsek (np. paluszki, krakersy). 7. Transport osób i materiałów informacyjno-promocyjnych. a. Zapewnienie dowozu maksymalnie 22 uczestników warsztatów spod siedziby Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju przy ulicy Wspólnej 2/4 w Warszawie do miejsca organizacji spotkania oraz z miejsca spotkania pod siedzibę Ministerstwa. b. Zapewnienie dowozu maksymalnie 22 uczestników warsztatów z miejsca organizacji spotkania do miejsca zaplanowanej wizyty na miejscu realizacji projektu finansowanego ze środków UE (maksymalnie 100 km w obie strony). Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wyjazdu na ww. wizytę. c. Zapewnienie przewozu publikacji i materiałów z siedziby Zamawiającego na miejsce spotkania oraz z miejsca spotkania do siedziby Zamawiającego. d. Autokar/bus musi spełniać następujące wymagania: 4

5 pojazd jest przeznaczony do przewozu osób - nie starszy niż 5 lat, liczone od daty pierwszej rejestracji pojazdu do dnia przedstawienia przez Wykonawcę propozycji ofert na organizację danego spotkania w ramach zawartej umowy, posiada ważną polisę ubezpieczeniową, wyposażony jest w sprawnie działającą klimatyzację i ogrzewanie postojowe, mikrofon dla pilota, indywidualne nawiewy i oświetlenie, ABS, ESP, ASR, WiFi, posiada rozkładane i rozsuwane siedzenia wraz z pasami bezpieczeństwa, posiada przyciemnione szyby. e. Wykonawca lub podmiot wykonujący usługę transportu na rzecz Wykonawcy musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu osób. f. Godziny wyjazdów (do miejsca spotkania i do Warszawy) zostaną podane przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed datą wyjazdu. III. IV. Warunki udziału w zamówieniu Do oferty należy dołączyć: 1. Kosztorys, zgodnie z załącznikiem nr Po 2 propozycje menu dla każdego posiłku w tym posiłku wieczornego w 2 dniu warsztatów. 3. Co najmniej 3 propozycje spędzenia czasu wolnego. 4. Kopię decyzji właściwego Marszałka Województwa o nadaniu kategorii hotelu na podstawie art. 38 ust.1 i art. 42 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 Nr 223, poz z późniejszymi zmianami). 5. Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań dotyczących transportu określonych w cz. II pkt 7 d i e. Termin i sposób złożenia oferty Oferty należy składać w wersji elektronicznej na adres izabela.nepelska-losik@mir.gov.pl do dnia r. do godz. 12:00. V. Kryterium wyboru oferty VI. 1. Zamawiający dokona oceny ofert złożonych w terminie. 2. Głównym kryterium oceny będzie cena. Cena jest to łączny koszt brutto usługi. 3. Cena stanowi 70% maksymalnej liczby punktów. Za kryterium dotyczące ceny można uzyskać maksymalnie 70 punktów. Liczba punktów zostanie obliczona w następujący sposób: cena najtańszej oferty x 70 = liczba uzyskanych punktów cena badanej oferty 4. Pozostałymi kryteriami oceny ofert będą: lokalizacja obiektu (otoczenie hotelu), menu poszczególnych posiłków, atrakcyjność propozycji spędzenia wolnego czasu oraz dodatkowe usługi w cenie zaproponowanej przez hotel. 5. Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Informacje dodatkowe 1. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane. 2. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 5

6 VII. VIII. 4. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów, stosowanych w Ministerstwie. 5. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 6. Zaproszenie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Ministerstwa do przyjęcia którejkolwiek z ofert. 7. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zadania bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert lub do rezygnacji z części zadania bez podania przyczyny. 8. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy, jego oferta zostanie odrzucona. 9. Zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania. 10. W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego, nie będącymi pracownikami Zamawiającego. 11. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała (stały kontakt telefoniczny) z osobami wskazanymi przez Zamawiającego w trakcie realizacji wszystkich zadań oraz koordynowała spotkanie na miejscu. Kontakt Izabela Nepelska-Łosik Wydział Zarządzania Departament Programów Ponadregionalnych Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Ewelina Kowalska Wydział Zarządzania Departament Programów Ponadregionalnych Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Tel: 22/ , fax: 22/ Tel: 22/ , fax: 22/ izabela.nepelska-losik@mir.gov.pl Załączniki 1. Kosztorys. ewelina.kowalska@mir.gov.pl 6