Procedura prowadzona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata

Transkrypt

1 Poznań, dnia r. Zapytanie numer 09/WCES/2016 na organizację 14 dwudniowych wizyt studyjnych w ramach projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej, realizowanego w ramach poddziałania WRPO Procedura prowadzona zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata Zamawiający: Fundacja Pomocy Wzajemnej Barka Adres: Poznań, ul. Św. Wincentego 6/9 NIP REGON Data publikacji: Termin składania oferty: Informacje ogólne W związku z realizacją projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej w ramach Poddziałania Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (WRPO 2014+) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację 14 dwudniowych wizyt studyjnych. Tryb udzielenia zamówienia Zamówienie powyżej 50 tys. PLN netto udzielone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Niniejsze zapytanie jest również dostępne na stronie internetowej Zamawiającego oraz na stronie Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego- Poddziałanie Opis przedmiotu zamówienia publicznego Nazwa zamówienia: Zapytanie nr 09/WCES/2016 dotyczące organizacji 14 dwudniowych wizyt studyjnych w ramach projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej, realizowanego w ramach poddziałania WRPO Rodzaj i przedmiot zamówienia zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV usługi hotelarskie usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków usługi w zakresie transportu drogowego Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą usługi szkoleniowe Opis przedmiotu zamówienia 1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja 14 dwudniowych wizyt studyjnych dla osób chcących założyć spółdzielnie socjalne na terenie subregionu poznańskiego. 2) W każdej wizycie uczestniczyć będzie 12 osób + 1 opiekun. 3) W trakcie każdej z wizyt przewidziane są 4 spotkania w podmiotach ekonomii społecznej (każdorazowo w minimum 2 spółdzielniach socjalnych), działających w branży, w której uczestnicy wizyty (grupy inicjatywne

2 spółdzielni socjalnych) planują rozpocząć działalność i są uznane za dobre praktyki. W przypadku braku podmiotów ekonomii społecznej w danej branży, Wykonawca uzgodni z Wykonawcą inne rozwiązanie. 4) Nie ma ograniczeń co do województw, w których mogą się odbyć spotkania, ale maksymalna trasa przejazdu w ciągu 2 dni wizyty nie może przekraczać 600 km. 5) Czas trwania zamówienia: od dnia zawarcia umowy do W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Opracowania programu każdej z wizyt studyjnych wraz z opisem merytorycznym 4 odwiedzanych podmiotów ekonomii społecznej (każdorazowo w minimum 2 spółdzielniach socjalnych), działających w branży, w której przyszłe spółdzielnie socjalne będą prowadziły swoją główną działalność oraz uwzględniającego propozycję bezalkoholowego wieczoru integracyjnego. Każdorazowo w programie Wykonawca przedstawi nazwy i adresy zaproponowanych podmiotów ekonomii społecznej, nazwy i adresy podmiotów, w których będzie realizowane wyżywienie oraz nazwę i adres zaproponowanego hotelu. Wykonawca zostanie poinformowany o rodzaju branży na 14 dni przed rozpoczęciem wizyty, a na 7 dni przed terminem rozpoczęcia wizyty przedstawi program wraz z opisem do akceptacji Zamawiającego. 2) Realizacji wizyty zgodnie z zaakceptowanym przez zamawiającego programem. 3) Zapewnienia noclegu (w miarę możliwości korzystając z usług podmiotów ekonomii społecznej). 4) Zapewnienia wyżywienia (w miarę możliwości korzystając z usług podmiotów ekonomii społecznej). 5) Zapewnienia transportu oraz kierowcy cechującego się kulturą osobistą. 6) Wykupienia ubezpieczenia NNW dla każdego uczestnika na sumę zł. 7) Zapewnienie jednego opiekuna na każdą z wizyt, który posiada wiedzę z zakresu ekonomii społecznej. Ad.3. Nocleg Hotel min. trzy gwiazdkowy (hotel, który aktualnie jest zaszeregowany do kategorii trzech gwiazdek lub wyższej na mocy decyzji marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce położenia obiektu hotelarskiego o zaszeregowaniu obiektu do rodzaju hotel i nadaniu kategorii trzy gwiazdki). Pokoje 2-osobowe oraz w szczególnych przypadkach pokoje 1-osobowe (nieparzysta liczba osób lub osoby różnej płci), posiadające oddzielne miejsca do spania. Obiekt musi być wyposażony w bazę żywieniową (sala restauracyjna/stołówka) oferującą żywienie w pełnym zakresie (kolacja 1 dnia i śniadanie 2 dnia). Podczas każdej z wizyt wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w tym samym hotelu. Ad.4. Wyżywienie Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia dla każdego uczestnika wizyty studyjnej: 1) Śniadanie (standardowy szwedzki stół): np. sałatki warzywne, ryba po grecku, galantyna z kurczaka, naleśniki, jajecznica, parówki (min. 3 do wyboru), pieczywo, masło, sery, wędliny, warzywa, płatki śniadaniowe, mleko, jogurty, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana). 2) Obiad: Zupa 300 ml Drugie danie według poniższej gramatury posiłków: mięso/ryba 200g surówka 140 g dodatki skrobiowe 200 g deser (ciasto np. sernik, jabłecznik, itp. - porcja od 50g do 100g) napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana). 3) Kolacja (standardowy szwedzki stół): jedno danie ciepłe (np. bigos, leczo, spaghetti, naleśniki, zapiekanka, pizza), przystawki, sałatki, pieczywo, masło, wędliny, sery, warzywa, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, soki, woda mineralna gazowana i niegazowana). 4) Zapewnienie suchego prowiantu oraz 0,5 l wody mineralnej w trakcie podróży autokarem (1 dnia rano, 2 dnia wieczorem) dla każdego uczestnika. 5) W przypadku wcześniejszego zgłoszenia przez uczestników faktu bycia wegetarianinem, należy zapewnić odpowiednie menu wegetariańskie. Każdorazowo Zamawiający zgłosi Wykonawcy liczbę posiłków wegetariańskich.

3 Ad. 5. Transport 1) Transport obejmuje podróż z miejsca zbiórki/zbiórek (województwo wielkopolskie) do miejsc docelowych wizyty studyjnej, podróż powrotną oraz wszystkie przejazdy związane z realizacją programu. 2) Wykonawca musi posiadać wszelkie uprawnienia do wykonywania odpłatnego transportu drogowego, stosownie do treści ustawy z dnia 06 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.), a ponadto samochód musi posiadać aktualną i ważną polisę ubezpieczenia OC i NW. 3) Wymagania odnośnie pojazdu: bus przygotowany do transportu 12 osób + 1 opiekun, wyposażony w klimatyzację, ogrzewanie, sprawną regulację foteli, indywidualne nawiewy, indywidualne oświetlenie, przyciemniane szyby z zasłonkami, bagażnik pod pokładem lub z tyłu pojazdu, ABS, ASR oraz jeśli możliwe ESP. Bus musi posiadać niezbędną dokumentację i przygotowanie techniczne i być czysty. Ad.7. Opiekun Opiekun odpowiedzialny będzie za sprawną organizację wizyt, terminową realizację wszystkich spotkań przewidzianych w programie, zakwaterowanie w hotelach itp. Opiekun musi towarzyszyć grupie i sprawować nad nią opiekę podczas podróży oraz wszystkich oficjalnych spotkań przewidzianych w programie, ściśle współpracować z osobami odpowiedzialnymi za realizację wizyt ze strony Zamawiającego. Dodatkowe informacje: 1) Zamawiający przedstawi termin każdej z wizyt najpóźniej na 21 dni przed jej realizacją. 2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania lub zmiany terminów realizacji zamówienia o czym poinformuje Wykonawcę najpóźniej z 5-dniowym wyprzedzeniem. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia liczby osób. O ostatecznej liczbie uczestników Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej z 5-dniowym wyprzedzeniem. 4) Płatność za noclegi, wyżywienie i ubezpieczenie według rzeczywistej liczby uczestników wizyt studyjnych według cen jednostkowych wskazanych w ofercie. 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru miejsc realizacji wyżywienia i noclegu oraz menu wszystkich posiłków. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania 1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Podmioty Ekonomii Społecznej posiadające zdolność organizacyjną do realizacji przedmiotu zamówienia. Podmioty Ekonomii Społecznej zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata ) Ocena spełniania przedstawionego powyżej warunku zostanie dokonana wg formuły: spełnia nie spełnia na podstawie złożonych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń. Wykonawca, który nie spełni przedstawionego powyżej warunku zostanie odrzucony z udziału w postępowaniu. 3) Z możliwości składania ofert wyklucza się Oferentów, którzy: Są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4) Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia informacji zawartych w dokumentach.

4 Kryteria oceny oferty Informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium Cena brutto * 80 % 80 pkt Program wizyty studyjnej 20% 20 pkt *Cena brutto to cena jaką Zamawiający będzie zobowiązany ponieść w związku z realizacją niniejszej usługi i oznacza cenę brutto za organizację jednej wizyty studyjnej dla 12 osób + 1 opiekuna Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty Cena waga maksymalnie 80% Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: liczba punktów = (Cmin/Cof) x 80 punktów, gdzie Cmin najniższa cena spośród ofert, a Cof cena podana w ofercie. Program wizyty studyjnej waga maksymalnie 20% Punkty za kryterium program wizyty studyjnej zostaną przyznane w następującym podziale: 1) Maksymalnie 10 pkt za program od strony merytorycznej (dobór i opis 4 podmiotów) 2) Maksymalnie 5 pkt za atrakcyjność wieczoru integracyjnego (scenariusz/program integracji) 3) Maksymalnie 5 pkt za program od strony organizacyjnej i wizualnej (jasność informacji, przejrzystość, precyzja, wygląd graficzny). Termin składania ofert Sposób przygotowania i złożenia oferty 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 2. Oferta musi zawierać: Wypełniony formularz ofertowy wraz z oświadczeniem o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego; Oświadczenie o spełnianiu warunków bycia Podmiotem Ekonomii Społecznej posiadającym zdolność organizacyjną do realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata , zgodne ze wzorem określonym w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego; Przykładowy program dwudniowej wizyty studyjnej wraz z opisem merytorycznym 4 przykładowych podmiotów ekonomii społecznej (2 zajmujących się opieką nad osobą starszą i niepełnosprawną oraz 2 zajmujących się działalnością gastronomiczną) oraz propozycją bezalkoholowego wieczoru integracyjnego. W programie wizyty należy uwzględnić przebycie w sumie odległości maksymalnie 600 km, przy założeniu wyjazdu z i powrotu do Poznania. 3. Podpisaną ofertę wraz z ww. załącznikami należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego osobiście lub listem poleconym/kurierem do dnia r. do godziny 23:59. Decyduje data faktycznego wpływu oferty do Zamawiającego (nie np. data nadania, data stempla pocztowego). Oferty, które wpłyną po terminie zostaną odrzucone. 4. Oferty niekompletne lub niezgodne z warunkami udziału w postępowaniu, będą odrzucone. 5. Pytania do niniejszego zapytania należy kierować na adres justyna.gawron@barka.org.pl

5 Określenie warunków zmian umowy Z uwagi na fakt, że niniejsze Zapytanie ofertowe zostało opublikowane przed otrzymaniem środków wynikających z umowy o dofinansowanie na realizację usług Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy. Zgodnie z pkt 15 Rozdziału Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata Zamawiający dopuszcza możliwość udzielania Wykonawcy wyłonionemu w niniejszym postępowaniu zamówień uzupełniających, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w zawartej z Wykonawca umowie o ile zamówienia te będą zgodne z podstawowym przedmiotem zamówienia. W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Postanowienia dodatkowe i końcowe 1. Z uwagi na fakt, że niniejsze Zapytanie ofertowe zostało opublikowane przed otrzymaniem środków wynikających z umowy o dofinansowanie na realizację usług Ośrodka Wsparcia Ekonomii Społecznej Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie. 2. Zamawiający zapłaci za faktycznie wykonaną usługę na podstawie rachunku/faktury wystawionego przez Wykonawcę. 3. Zapłata zostanie dokonana w terminie do 14 dni po otrzymaniu poprawnie wystawionego rachunku/faktury. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Wynagrodzenie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej" realizowanego w ramach Poddziałanie Ekonomia społeczna - projekty konkursowe Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności: umożliwienie Zamawiającemu i innym uposażonym instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usługi w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych. 7. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 8. Termin związania ofertą: 30 dni kalendarzowych. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wymagań odnośnie kwalifikowalności wynagrodzenia Wykonawcy, które mogą ulec zmianie i muszą być zgodne ze statusem prawnym na dzień podpisania z nimi umów. 10. Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem powyższych zasad. W załączeniu: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy wraz z oświadczeniem o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnianiu kryteriów bycia Podmiotem Ekonomii Społecznej posiadającym zdolność organizacyjną do realizacji przedmiotu zamówienia

6 Formularz ofertowy Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 09/WCES/2016 Dotyczący organizacji 14 dwudniowych wizyt studyjnych w ramach projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej, realizowanego w ramach poddziałania WRPO Dane dotyczące oferty: Odpowiedź na zapytanie: nr 09/WCES/2016 Projekt: Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej Dane Oferenta: Nazwa Oferenta: Województwo: Kod pocztowy:. Miejscowość: Ulica: Nr domu, nr lokalu: NIP: REGON: do kontaktu: Telefon do kontaktu: Imię i nazwisko osoby uprawnionej do kontaktu z Zamawiającym: Oferta cenowa: Lp. Nazwa usługi Jednostkowa cena brutto w zł j.m. Wizyta studyjna Ilość 1. Obiad szt. 2 x 13 os. 2. Śniadanie szt. 1 x 13 os. 3. Kolacja szt. 1 x 13 os. 4. Suchy prowiant + woda mineralna 0,5 l/osobę w trakcie podróży (w ramach śniadania 1 dnia i kolacji 2 dnia) 5. Miejsce w pokoju 2-osobowym 6. Miejsce w pokoju 1-osobowym szt. doba hotelowa doba hotelowa 2 x 13 os. 1 x 10 os. 1 x 3 os. 7. Usługa transportowa km 600 (maks.) 8. Ubezpieczenie NNW (do kwoty zł) 9. Pozostałe koszty (jakie?) os. 1x 13 os. Łączna cena brutto w zł Razem zł (brutto)

7 Oświadczenia oferenta: Składając ofertę na organizację 14 dwudniowych wizyt studyjnych na potrzeby Projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej, realizowanego w ramach poddziałania WRPO 2014+: 1) Oświadczam/y, że reprezentowany przez nas podmiot zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, nie wnoszę do niej zastrzeżeń oraz zobowiązuję się zrealizować przedmiot zamówienia zgodnie ze złożoną ofertą. 2) Oświadczam/y, iż zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia i wymogami Zamawiającego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 3) Oświadczam/y, że reprezentowany przez nas podmiot spełnia wszystkie wymagania postawione przez Zamawiającego w niniejszym Zapytaniu. 4) Oświadczam/y, że reprezentowany przez nas podmiot będzie związany niniejszą ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert, a w przypadku wyboru oferty przez cały okres trwania umowy. 5) Oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu z ubiegania się o zamówienie na podstawie art. 24 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych. 6) Oświadczam/y, iż podane przeze nas dane są zgodne z prawdą i znane są nam sankcje wynikające z art. 233 par. 1 kodeksu karnego. 7) Oświadczam/y, że pomiędzy Oferentem, a Zamawiającym nie istnieją wzajemne powiązania osobowe lub kapitałowe, wykluczające udział w niniejszym postępowaniu. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia e) w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejscowość, data.. Podpis Wykonawcy

8 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 09/WCES/2016 Oświadczenie o spełnianiu kryteriów bycia Podmiotem Ekonomii Społecznej posiadającym zdolność organizacyjną do realizacji przedmiotu zamówienia Składając ofertę na organizację 14 dwudniowych wizyt studyjnych na potrzeby Projektu Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej, realizowanego w ramach poddziałania WRPO Ja/My niżej podpisany/i Imię i nazwisko Przedstawiciela/Przedstawicieli upoważnionego/ych do reprezentowania Wykonawcy reprezentując Pełna nazwa Wykonawcy oświadczam/y, że reprezentowany przez nas podmiot (oferent) spełnia kryteria bycia Podmiotem Ekonomii Społecznej, zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata i posiada zdolność organizacyjną do realizacji przedmiotu zamówienia.. Miejscowość, data. Podpis Przedstawiciela I Przedstawicieli upoważnionego/ych do reprezentowania Wykonawcy