Warunki przetargu na wykonanie projektów jednego plakatu i dwóch broszur w ramach realizacji działań z zakresu komunikacji programu Owoce w szkole

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 89/2011/Z Prezesa ARR z dnia 4 lipca 2011 r. Warunki przetargu na wykonanie projektów jednego plakatu i dwóch broszur w ramach realizacji działań z zakresu komunikacji programu Owoce w szkole Agencja Rynku Rolnego ul. Nowy Świat 6/ Warszawa Biuro Informacji Dział Wydawnictw tel. (022) faks (022) Telefoniczny punkt informacyjny (022)

2 SPIS TREŚCI 1. Podstawa prawna 3 2. Definicje 3 3. Opis przedmiotu przetargu 4 4. Składanie ofert 7 5. Wybór wykonawcy 9 6. Zawarcie umowy Termin wykonania przedmiotu umowy Rozliczenie umowy Kontrola wykonania umowy Nienależyte wykonanie umowy Postanowienia końcowe Załączniki 13 2

3 Podstawa prawna 1. Przetarg jest organizowany przez Agencję w oparciu o: 1) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 288/2009 z dnia 7 kwietnia 2009 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1234/2007 w odniesieniu do pomocy wspólnotowej przeznaczonej na dostarczanie dzieciom w placówkach oświatowych owoców i warzyw świeżych i przetworzonych oraz produktów z bananów w ramach programu Owoce w szkole (Dz. Urz. UE L 94 z , str. 38, z późn. zm.), 2) Ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o Agencji Rynku Rolnego i organizacji niektórych rynków rolnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1702, z późn. zm). Definicje 2. Definicje: 1) Agencja Agencja Rynku Rolnego z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 6/12 2) program Owoce w szkole program Wspólnej Polityki Rolnej skierowany do uczniów klas I III szkół podstawowych. Celem programu jest długoterminowa zmiana nawyków żywieniowych dzieci i młodzieży poprzez zwiększenie udziału owoców i warzyw w ich codziennej diecie, na etapie na którym kształtują się ich nawyki żywieniowe, oraz propagowanie zdrowego odżywiania poprzez działania edukacyjne realizowane w szkołach podstawowych. Dzieciom uczestniczącym w programie udostępnia się: świeże owoce (jabłka, gruszki, truskawki), świeże warzywa (marchew, papryka słodka, rzodkiewki), soki owocowe, warzywne oraz owocowo-warzywne. 3) przedsiębiorca osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznała zdolność prawną, niemająca osobowości prawnej spółka prawa handlowego, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, 4) zatwierdzone podmioty do realizacji działań z zakresu komunikacji podmioty, określone w art. 6 ust. 2 lit. e) ppkt ii) Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 288/2009 z dnia 7 kwietnia 2009 r., które uzyskały zatwierdzenie Prezesa ARR do realizacji działań z zakresu komunikacji programu Owoce w szkole, 3

4 5) osoba/y uprawniona/e do reprezentowania podmiotu ubiegającego się o zatwierdzenie osoba/y uprawniona/e do reprezentowania podmiotu na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Opis przedmiotu przetargu 3. Przedmiotem przetargu jest świadczenie usługi związanej z komunikacją w ramach unijnego programu Owoce w szkole. 4. Usługa, o której mowa w pkt. 3, polega na: 1) wykonaniu ostatecznych projektów dla niżej wymienionych wydawnictw na podstawie projektu złożonego w ofercie: a) plakatu, b) dwóch broszur, 2) wykonaniu składu i przygotowaniu do druku tych wydawnictw, 3) przeniesieniu majątkowych praw autorskich do projektów, o których mowa w pkt. 2, do ich wydruków próbnych oraz wydania na elektronicznych nośnikach informacji. 5. Agencja zastrzega, że projekty graficzne złożone w ofercie mogą ulec modyfikacji zgodnie ze wskazaniami Agencji. 6. Agencja zleca Wykonawcy, wybranemu w postępowaniu przetargowym, wykonanie: 1) projektów plakatu i okładek dwóch broszur (wraz z przekazaniem praw autorskich do tych projektów), 2) projektu layoutu wnętrza broszur, 3) skład, korektę techniczną i wydruk próbny plakatu i dwóch broszur, 4) makiety dwóch broszur, 5) ostateczny wydruk (wydruk wysokiej jakości proof) okładek broszur, oraz proof plakatu, 6) nagranie plakatu i broszur na CD w formacie pdf oraz w formacie graficznym. 7. W celu realizacji wyżej wymienionych czynności: 1) Agencja przekaże protokolarnie Wykonawcy każdorazowo tekst kolejnej broszury i plakatu. Przekazanie materiału nastąpi pocztą elektroniczną. 4

5 2) Po zatwierdzeniu przez Agencję projektu okładek broszur oraz plakatu Wykonawca wykona ich wydruki próbne i dostarczy je do siedziby Agencji. 3) Po zatwierdzeniu przez Agencję składu broszury oraz plakatu Wykonawca przedstawi materiały po pierwszej korekcie technicznej (wykonanej w studiu graficznym) w formie wydruków próbnych, które dostarczy do siedziby Agencji. 4) Agencja zastrzega sobie możliwość każdorazowego wykonania przynajmniej 4 korekt autorskich w każdej z broszur i 4 korekt w plakacie, a Wykonawca zobowiązuje się do dokładnego wprowadzania, z zachowaniem należytej staranności, zmian wynikających z kolejnych korekt. 5) Po akceptacji przez Agencję każdorazowo ostatecznej wersji okładek obu broszur i plakatu Wykonawca dokona każdorazowo ich wydruku wysokiej jakości proof, który dostarczy do siedziby Agencji. 6) Po akceptacji przez Agencję ostatecznych wersji obu broszur Wykonawca wykona ich makiety oraz dostarczy je do siedziby Agencji. 7) Wykonawca dostarczy do siedziby Agencji obie nagrane na CD broszury i plakat, w wersji ostatecznej w formacie graficznym oraz w pdf. 8. Agencja zastrzega sobie możliwość zmiany ostatecznej wersji broszury oraz plakatu, jeśli po ostatecznym zaakceptowaniu wersji do druku, ale przed rozpoczęciem druku nastąpią zmiany w ogólnie obowiązujących przepisach, w przepisach dotyczących mechanizmów administrowanych przez Agencję lub zmiany w aktach wewnętrznych Agencji. Wykonawca zobowiązuje się do wprowadzenia poprawek i do ponownego nagrania pracy. 9. Zamawiający zleca wykonanie przez Wykonawcę projektów plakatu i broszury wg poniższego opisu: 1) broszura w formacie B5 (165 mm x 235 mm) a) nakład egzemplarzy b) liczba stron: 16 stron + 4 str. okładki c) papier: okładka kreda 250 g środek kreda 150 g d) druk: okładka 7+4+folia mat lakier UV błysk wybiórczy 1+0 środek 4+4 2) broszura w formacie A4 (210 mm x 297 mm) 5

6 a) nakład egzemplarzy b) liczba stron: 2 c) papier: kreda matowa 350 g d) druk: 7+7+ lakier wybiórczy błysk 1+1 e) broszura musi zawierać elementy opisane w załączniku nr 4 do umowy 3) plakat w formacie B2 (480 mm x 680 mm) a) nakład egzemplarzy b) papier: kreda mat 200 g c) druk: lakier UV błysk wybiórczy d) wykończenie 2 listwy metalowe kolorowe na krótszych bokach + zawieszka e) wielkość liter: 1 cm lub większe f) plakat musi zawierać nazwę: Europejski program Owoce w szkole oraz następującą treść: Nasz(-e/-a) [rodzaj placówki oświatowej (np. żłobek/przedszkole/szkoła)] korzysta z dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej w ramach europejskiego programu»owoce w szkole«. Plakat musi zawierać także godło Unii Europejskiej oraz logo ARR. 10. Materiały z zakresu komunikacji powinny w każdym przypadku zawierać flagę UE oraz informację o europejskim programie Owoce w szkole, jak również o wkładzie finansowym UE. Wzmianki o wkładzie finansowym zapewnianym przez UE powinny być przynajmniej równie widoczne i czytelne jak dotyczące pozostałych ofiarodawców finansujących program danego państwa członkowskiego będących podmiotami publicznymi lub prywatnymi. 11. Agencja dokona każdorazowo protokolarnego odbioru od Wykonawcy ostatecznej wersji obu broszur i plakatu. 12. Wykonawca przenosi na Agencję majątkowe prawa autorskie do określonych w pkt 4 wszystkich projektów, do ich wydruków próbnych, wydaniach na elektronicznych nośnikach informacji, bez ograniczenia liczby egzemplarzy oraz liczby wydań na wszystkich polach eksploatacji na czas nieoznaczony. 13. Wykonawca pokryje koszty związane z dostarczeniem przedmiotu umowy do miejsca przeznaczenia (centrali Agencji). 14. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć prace określone w pkt 6 w dni robocze w godzinach pracy Agencji. 6

7 15. Potwierdzeniem wykonania przedmiotu umowy będzie każdorazowo podpisany protokół odbioru prac przez przedstawicieli stron oraz przekazanie Agencji tych prac nagranych na płytę CD, proofów i makiet broszur. Ze strony Agencji protokół podpisze Dyrektor Biura Informacji, ze strony Wykonawcy wyznaczony przez Wykonawcę pracownik. Składanie ofert 16. Do przetargu organizowanego przez Agencję mogą przystąpić przedsiębiorcy, którzy: 1) są zarejestrowani w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Agencję. Zasady rejestracji dostępne są na stronie internetowej Agencji w dziale Pozostałe działania. W przypadku podmiotów, które zostały zarejestrowane w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców przed 9 lutego 2005 r. i nie uzupełniły wymaganych danych rejestrowych, konieczne jest uzupełnienie danych rejestrowych zgodnie z obowiązującymi wymogami. 2) uzyskały zatwierdzenie do realizacji działań z zakresu komunikacji programu Owoce w szkole. Zasady uzyskania zatwierdzenia dostępne są na stronie internetowej Agencji w dziale Owoce w szkole w dokumencie Warunki uczestnictwa w programie Owoce w szkole w roku szkolnym 2010/2011 (rozdział XI). 17. Oferta przetargowa, której wzór określa załącznik nr 1 do Warunków, powinna być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim pod rygorem nieważności. Wszelkie poprawki w ofercie powinny być parafowane przez osobę uprawnioną do podpisania oferty. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorcy, zgodnie z przedłożonym w Agencji odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego, odpisem lub zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub innymi równoważnymi dokumentami wystawionymi w kraju, w którym przedsiębiorca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. W przypadku podpisania oferty przez inne osoby niż wskazane powyżej do oferty należy dołączyć oryginalne pełnomocnictwo podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorcy zgodnie z odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego, odpisem lub zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub innymi równoważnymi dokumentami 7

8 wystawionymi w kraju, w którym przedsiębiorca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 18. Oferty przetargowe muszą zawierać: 1) Wstępne projekty jednego plakatu oraz dwóch broszur, 2) Cenę wykonania usługi. 19. Oferta powinna być złożona: bezpośrednio lub listownie w kancelarii ogólnej Agencji, Warszawa, ul. Nowy Świat 6/12 w terminie do dnia 15 lipca 2011 r. do godz. 12: Oferta powinna być złożona w 1 egzemplarzu w dwóch zamkniętych kopertach, zapieczętowanych w sposób gwarantujący poufność jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność. Na kopercie zewnętrznej nieoznakowanej nazwą przedsiębiorcy należy umieścić napis OFERTA OWOCE W SZKOLE, PROJEKT JEDNEGO PLAKATU I DWÓCH BROSZUR. 21. Ważna oferta musi zawierać nazwę i siedzibę lub imię, nazwisko, adres przedsiębiorcy, numer w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców. 22. Przedsiębiorca jest związany warunkami złożonej oferty przez okres 30 dni od terminu określonego w pkt Przedsiębiorca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu na składanie ofert określonego w pkt 19. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 24. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób, co oferta. Kopertę, w której jest przekazywana zmieniona oferta, należy opatrzyć napisem ZMIANA OFERTY OWOCE W SZKOLE, PROJEKT JEDNEGO PLAKATU I DWÓCH BROSZUR. 25. Powiadomienie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób, co oferta. Kopertę, w której jest przekazywane powiadomienie, należy opatrzyć napisem WYCOFANIE OFERTY OWOCE W SZKOLE, PROJEKT JEDNEGO PLAKATU I DWÓCH BROSZUR. 26. Przedsiębiorcy nie przysługują względem Agencji roszczenia związane z poniesieniem kosztów i zobowiązań wynikających z przygotowania do uczestnictwa w realizacji programu Owoce w szkole. 8

9 Wybór wykonawcy 27. Komisja Przetargowa, powołana przez Prezesa Agencji, dokona otwarcia ofert, ustali, które z nich uznaje za ważne oraz dokona oceny i wskaże najkorzystniejsze spośród nadesłanych ofert. 28. Komisja Przetargowa odrzuca ofertę, jeżeli: 1) przedsiębiorca nie jest zarejestrowany w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców lub nie uzyskał zatwierdzenia do realizacji działań z zakresu komunikacji, zgodnie z brzmieniem pkt 16, 2) nie spełnia wymagań określonych w warunkach przetargu, 3) jest ona nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 29. Agencja zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu lub odstąpienia od niego w całości lub w części. 30. Wskazanie najkorzystniejszej oferty na wykonanie projektów jednego plakatu oraz dwóch broszur zostanie dokonane poprzez ustalenie dla każdej oferty ilości punktów w oparciu o poniższe kryteria (maksymalna liczba 100 punktów): 1) Cena brutto max 40 pkt Ocena punktowa w zakresie kryterium cena : Oferta z najniższą ceną otrzymuje 40 pkt. Pozostałe oferty są punktowane według wzoru: (X Y) x 40 gdzie: X najniższa cena w przetargu, Y cena ocenianej oferty, 2) Spójność projektu graficznego z założeniami programu Owoce w szkole max 30 pkt Ocena punktowa w zakresie kryterium Spójność projektu graficznego : 30 pkt (max) projekt w pełni spójny z założeniami programu Owoce w szkole 9

10 20 pkt projekt z niewielkimi odstępstwami od założeń programu Owoce w szkole 10 pkt projekt z dużymi odstępstwami od założeń programu Owoce w szkole 0 pkt projekt całkowicie niespójny z założeniami programu Owoce w szkole 3) Estetyka projektu graficznego max 30 pkt Ocena punktowa w zakresie kryterium Estetyka projektu graficznego : 30 pkt (max) projekt estetyczny, optymalny 20 pkt projekt dobry, poprawny 10 pkt projekt słaby 0 pkt estetyka projektu na bardzo niskim poziomie 31. Przetarg wygra przedsiębiorca, który po zsumowaniu punktów uzyska najwyższą ich liczbę. Zawarcie umowy 32. Zawarcie umowy nastąpi po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego. Wyniki przetargu zostaną niezwłocznie po rozstrzygnięciu przetargu podane do publicznej wiadomości poprzez opublikowanie na stronie internetowej Agencji ( oraz przesłane drogą listowną do przedsiębiorców uczestniczących w postępowaniu przetargowym. 33. Wykonawca otrzyma dwa egzemplarze umowy podpisanej przez upoważnionych pracowników Agencji. Wykonawca jest zobowiązany w terminie 3 dni roboczych od otrzymania umowy do podpisania obu jej egzemplarzy i odesłania jednego egzemplarza do Agencji. Terminy wykonania przedmiotu umowy 34. Agencja zleca Wykonawcy wykonanie i przekazanie Agencji w ciągu nie więcej niż 14 dni od daty podpisania umowy (z zastrzeżeniem, że jeśli koniec terminu 14 10

11 dni przypada w sobotę lub dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, to termin ten upływa pierwszego dnia roboczego następującego po ww. dniu) przedmiotu umowy. 35. Jeśli zaistnieją okoliczności, o których mowa w pkt 8, to terminy określone w pkt 34 ulegają odpowiednio wydłużeniu. Rozliczenie umowy 36. Zgodnie z trybem wskazanym w 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U Nr 68, poz. 360) przedsiębiorca zobowiązany jest zawrzeć z Agencją odrębną umowę, wg udostępnionego przez Agencję wzoru, upoważniającą Agencję do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek Wykonawcy w dniu zawarcia umowy na wykonanie projektów jednego plakatu i dwóch broszur chyba, że umowa taka została już zawarta. 37. Wykonawca zobowiązany będzie złożyć w Agencji, w formie pisemnej, wniosek o wypłatę pomocy za wykonaną usługę. 38. Agencja zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie za usługi w ciągu 60 dni od daty każdorazowego wpływu do ARR podpisanej przez Wykonawcę faktury VAT za wykonanie: 1) projektu pierwszej broszury 2) projektu drugiej broszury 3) plakatu przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze VAT. 39. Podstawą wystawienia faktur VAT jest każdorazowe podpisanie protokołu odbioru prac, o których mowa w pkt 38, z udziałem obydwu stron oraz zwrot Zamawiającemu tych prac nagranych na płytę CD, zwrot proofów okładek i plakatu oraz makiet broszur. Protokół odbioru prac, o których mowa w pkt 38 1) 3), powinien zawierać dodatkowo oświadczenia Wykonawcy o przeniesieniu majątkowych praw autorskich. Ze strony Agencji protokół podpisze Dyrektor Biura Informacji, ze strony Wykonawcy wyznaczony przez Wykonawcę pracownik, upoważniony do reprezentowania firmy. 11

12 40. Każdorazowe wynagrodzenie za usługi będzie zgodne z kalkulacją stanowiącą załącznik nr 1 do umowy 41. Do czasu zrealizowania w całości umowy przez Wykonawcę Zamawiający może odstąpić od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 42. W przypadku odstąpienia od umowy określonym w pkt 41 Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia za część umowy wykonaną do daty odstąpienia. Kontrola wykonania umowy 43. Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania przez okres pięciu lat od daty wykonania przedmiotu umowy dokumentacji związanej z realizacją umowy (dot. umowy pomiędzy wykonawcą a Agencją, protokołów odbioru przedmiotu umowy itp.) 44. Agencja zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia kontroli dokumentów, o których mowa w pkt 43, na terenie i w budynkach Wykonawcy. Nienależyte wykonanie umowy 46. Agencji przysługuje prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli z okoliczności powstałych po stronie wykonawcy wynika, że nie będzie on w stanie wywiązać się z umowy lub w przypadku, gdy Wykonawca w sposób rażący narusza obowiązki ustalone umową. 47. W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminu wymienionego w pkt. 34 Wykonawca zapłaci Agencji karę umowną w wysokości 5% wartości umowy brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 48. W przypadku niewykonania przedmiotu umowy w terminie 5 dni od upływu terminu wymienionego w pkt. 34, Agencja może odstąpić od umowy bez wyznaczenia dodatkowego terminu do wykonania przedmiotu umowy. W tym przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 40% wartości umowy brutto. 12

13 49. Agencja może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych w pkt. 47 i 48 kar umownych. Postanowienia końcowe 50. Zmiany postanowień umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą dokonywane w formie aneksu do umowy. 51. Wprowadzenie zmian bądź nowych postanowień do umowy niekorzystnych dla Agencji i niezgodnych z treścią oferty, na której podstawie dokonano wyboru Wykonawcy, nie jest możliwe. 52. Wszelkie spory wynikłe z tytułu realizacji umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Agencji. 53. Obie strony umowy zobowiązują się do wzajemnego informowania o zmianach adresu do korespondencji oraz do odbierania korespondencji pod wskazanymi adresami, pod rygorem uznania korespondencji za odebraną. 54. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad ustalonych w Wytycznych bezpieczeństwa informacji dla kontrahentów, które stanowią załącznik nr 3 do niniejszej umowy. 55. W przypadku zmian wytycznych, o których mowa w pkt 54, Agencja zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego powiadomienia Wykonawcy o nowych wytycznych i przekazania mu aktualnej wersji. 56. Nieprzestrzeganie przez Wykonawcę Wytycznych bezpieczeństwa informacji dla kontrahentów skutkuje natychmiastowym rozwiązaniem umowy przez Zamawiającego i stanowi podstawę żądania pokrycia powstałej szkody na zasadach ogólnych. 57. W sprawach nieunormowanych umową będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Załączniki 1. Załącznik nr 1 wzór oferty 13