PROTOKÓŁ KONTROLI. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI problemowej przeprowadzonej w dniu 12 maja 2009 roku w Urzędzie Gminy Góra Św. Małgorzaty, Góra Św. Małgorzaty, posiadającym numer statystyczny REGON Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego Nr 49/09 z dnia 07 maja 2009 roku wydanego na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U. z 2000 roku, Nr 98, poz.1071 ze zm.) oraz 3 pkt 3 i 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 447/2006 Wojewody Łódzkiego z dnia 21 listopada 2006 roku, zmienionego Zarządzeniem Nr 428/2007 z dnia 31 października 2007 roku. w Łodzi: Kontrolę przeprowadzili pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego Patrycja Piec - Formańska Starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno - Organizacyjnym, Jolanta Szwajkowska Sekretarz w Oddziale Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno - Organizacyjnym. Tematyka kontroli obejmowała organizację przyjmowania oraz terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy gminy w 2008 i 2009 roku do dnia kontroli. 1

2 W okresie objętym kontrolą Wójtem Gminy Góra Św. Małgorzaty jest Pan Włodzimierz Frankowski (zaświadczenie o wyborze z dnia 05 grudnia 2006 roku - zał. Nr 1), zaś funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty pełni Pan Wojciech Kowalkiewicz wybrany na podstawie uchwały Nr 2/I/06 Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty z dnia 24 listopada 2006 roku - zał. Nr 2 W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielał Pan Michał Czekalski Sekretarz Gminy. Urząd Gminy Góra Św. Małgorzaty w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie: ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (jedn. tekst Dz.U ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U ze zm.), zwanej dalej Kpa ; rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U ); Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Góra Św. Małgorzaty stanowiącego załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 8/2003 Wójta Gminy Góra Św. Małgorzaty z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Góra Św. Małgorzaty, zwanego dalej Regulaminem ; Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych 2

3 W toku kontroli ustalono, co następuje: W 4 ust.1 Regulaminu Organizacyjnego ustalono następujące godziny pracy urzędu: poniedziałek - piątek Na tablicy informacyjnej, na parterze Urzędu przy głównym wejściu, znajduje się następującej treści informacja dotycząca godzin przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków: Zgodnie z art Kpa informuję, iż w sprawach skarg i wniosków przyjmują: Przewodniczący Rady Gminy: w każdą środę w godz w pok. Nr 4, Wójt Gminy: w każdą środę w godz Ponadto skargi i wnioski można składać codziennie w godz w pokoju nr 9 u pracownika Urzędu Gminy Pani Doroty Browarskiej. Przed wejściem do Sekretariatu zamieszczona jest informacja o treści: Urząd Gminy przyjmuje interesantów w dni robocze od godz , w sprawach skarg i wniosków przyjmuje, Wójt Gminy w środy , Sekretarz Gminy codziennie w godz Z ustnych wyjaśnień Sekretarza Gminy Pana Michała Czekalskiego wynika, iż jeżeli pozwalają na to obowiązki Wójt przyjmuje interesantów oprócz wyznaczonych terminów, również w ciągu tygodnia. Jak ustalono w Urzędzie Gminy Góra Św. Małgorzaty nie jest prowadzony rejestr ustnych przyjęć interesantów przez Wójta. m przedstawiono wzór protokołu z przyjęcia ustnie złożonej skargi, który stanowi Zał. Nr 3 do niniejszego protokołu. W piśmie z dnia 12 maja 2009 roku (Zał. Nr 4 do niniejszego protokołu), sekretarz Pan Michał Czekalski, działając z upoważnienia Wójta, oświadczył: sprawy dotyczące przyjmowania skarg i wniosków od dnia 01 lutego 2008 roku prowadzi Pani Dorota Browarska młodszy referent ds. obsługi rady, promocji gminy, BIP, działalności gospodarczej, natomiast do dnia 31 stycznia 2008 roku sprawy te prowadziła Pani inspektor Agata Dudkiewicz. Zakres czynności Pani Doroty Browarskiej stanowi Zał. Nr 5 do niniejszego protokołu kontroli. 3

4 Przeprowadzona kontrola wykazała, iż w Urzędzie Gminy Góra Św. Małgorzaty prowadzony jest Rejestr Skarg i Wniosków (kserokopia wybranych stron stanowi Zał. Nr 6) zawierający następujące rubryki: lp./ data wpływu/ imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji/ adres zainteresowanego, instytucji/ przedmiot skargi, zażalenia/ data zlecenia, załatwienia/ komu zlecono załatwienie skargi/ termin załatwienia/ data wpływu po załatwieniu/ sposób załatwienia/ data wysłania zawiadomienia/ kogo zawiadomiono/ uwagi. Ww. rejestr obejmuje skargi wpływające do Wójta Gminy oraz Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty. Skargi i wnioski rejestrowane są odrębnie dla poszczególnych lat. W 2008 roku w okazanym kontrolującym rejestrze, o którym mowa wyżej, nie odnotowano żadnej skargi czy wniosku skierowanej do Wójta Gminy i Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty. Z ustaleń kontroli wynika zaś, iż w dniu 26 listopada 2008 roku do Wojewody Łódzkiego wpłynęła skarga na bezczynność Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty. Przedmiotowa skarga została przekazana na podstawie art.229 pkt.1 Kpa w związku z art pkt 5 Kpa do Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty przy piśmie z dnia 05 grudnia 2008 roku znak ON.IV.0551/424/08, celem ustosunkowania się do podniesionych w niej zarzutów. Przedmiotowa skarga oraz pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 05 grudnia 2008 roku stanowią Zał. Nr 7 do protokołu. Z treści skierowanych do Wojewody Łódzkiego wyjaśnień (Zał. Nr 8) Przewodniczącego Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty z dnia 31 grudnia 2008 roku wynika, iż w przedmiotowej sprawie wpłynęły również inne pisma od skarżącego skierowane do Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty i jej Przewodniczącego, na które została udzielona odpowiedź z uchybieniem ustawowego terminu (np. na pismo z dnia 20 stycznia 2008 roku oraz 04 lutego 2008 roku Przewodniczący Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty udzielił odpowiedzi w piśmie z dnia 30 maja 2008 roku (Zał. Nr 9). Wskazać również należy, iż przesłane do Wojewody Łódzkiego wyjaśnienia w sprawie ww. skargi nie oznaczone zostały symbolami klasyfikacyjnymi o jakich mowa w odrębnych przepisach. 4

5 Dalsza analiza dokumentacji pozwoliła na ustalenie, iż Rada Gminy Góra Św. Małgorzaty na sesji w dniu 20 lutego 2009 roku podjęła uchwałę Nr 105/XXII/2009 (Zał. Nr 10) w sprawie: zajęcia stanowiska w sprawach dotyczących pism (...) wniesionych do Rady Gminy w roku 2008 i 2009 (m.in. na skargę z dnia 05 czerwca 2008 roku). W 2009 roku w Rejestrze Skarg i Wniosków nie odnotowano wpływu żadnej skargi. Ogląd dokumentacji wykazał jednak, iż m.in. skierowane do Przewodniczącego Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty pismo z dnia 16 lutego 2009 roku zatytułowane zwracam się do Rady Gminy o wyjaśnienie następujących spraw: (Zał. Nr 11) jest w istocie skargą działanie na Wójta Gminy Góra Św. Małgorzaty. Z okazanej kontrolującym w dniu kontroli dokumentacji nie wynikało, aby Rada Gminy Góra Św. Małgorzaty udzieliła skarżącemu odpowiedzi. Również pismo z dnia 04 marca 2009 roku (Zał. Nr 12) zatytułowane zwracam się do Rady Gminy w następujących kwestiach jest skargą na działalność Wójta. Niezależnie od powyższego nadmienić należy, iż ogląd pism wychodzących z Biura Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty - będących odpowiedzią na wnoszone pisemnie zapytania wskazuje, że odpowiedzi te nie zostały opatrzone znakiem sprawy. Zauważyć należy, iż również pismo z dnia 12 maja 2009 roku (Zał. Nr 4 do protokołu), w którym - działając z upoważnienia Wójta Sekretarz Pan Michał Czekalski udzielił kontrolującym wyjaśnień, nie zostało oznaczone żadnym symbolem. Na tym protokół zakończono. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. Zaświadczenie o wyborze Wójta Gminy Góra Św. Małgorzaty z dnia 05 grudnia 2006 roku; 2. Uchwała Nr 2/I/2006 Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty z dnia 24 listopada 2006 roku; 3. Protokół z przyjęcia ustnie złożonej skargi; 5

6 4. Pismo z dnia 12 maja 2009 roku; 5. Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności Pani Doroty Browarskiej; 6. Kserokopia strony z Rejestru Skarg; 7. Pismo z dnia 05 grudnia 2008 roku znak ON.IV.0551/424/08 oraz skarga z dnia 23 listopada 2008 roku; 8. Wyjaśnienia z dnia 31 grudnia 2008 roku; 9. Pismo Przewodniczącego Rady Gminy z dnia 30 maja 2008 roku; 10. Uchwała Nr 105/XXII/2009Rady Gminy Góra Św. Małgorzaty z dnia 20 lutego 2009 roku; 11. Skarga z dnia 16 lutego 2009 roku; 12. Skarga z dnia 04 marca 2009 roku. Na podstawie 21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji wniosków. Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki. 6

7 Kontrolujące wpisały się do książki kontroli Urzędu Gminy Góra Św. Małgorzaty pod numerem 44/09. Góra św. Małgorzaty, dnia... roku Podpis kierownika jednostki kontrolowanej Podpisy kontrolujących