ROZDZIAŁ. RAKSSQL Środki trwałe Ewidencja i Amortyzacja

Transkrypt

1 ROZDZIAŁ 11 RAKSSQL Środki trwałe Ewidencja i Amortyzacja

2

3 Spis treści Ewidencja elementów majątku 11-1 Ewidencja wyposażenia Ewidencja przejazdów 11-2 Koszt eksploatacji pojazdów 11-3 Rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdów 11-4 Ewidencja środków trwałych 11-5 Środki trwałe Podział środków trwałych 11-5 Kartoteka środków trwałych 11-6 Dodawanie nowego środka trwałego 11-7 Miejsca powstawania kosztów Wprowadzanie wyposażenia Wprowadzanie pojazdu Wydarzenia Przyjęcie środka trwałego Wyznaczenie planu amortyzacji Korekta planu amortyzacji Umorzenie miesięczne Aktualizacja wartości Zmiana wartości początkowej Odpis aktualizujący Storno odpisu aktualizacyjnego Likwidacja środka Sprzedaż środka Zmiana miejsca użytkowania Dokumenty ewidencyjne Dokumenty przyjęcia środków trwałych Dokumenty likwidacji środków trwałych Protokoły zdawczo odbiorcze Księgowanie wydarzeń ŚT Dokument wydarzeń ŚT Księgowanie wydarzeń przez eksport do XML 11-34

4

5 Ewidencja elementów majątku Ewidencja elementów majątku w RAKSSQL odbywa się po uruchomieniu opcji Środki trwałe/ewidencja elementów majątku. Ewidencja wyposażenia Po uruchomieniu opcji Ewidencja elementów majątku otwarte zostanie okno Ewidencja wyposażenia. Będą tu wszystkie zarejestrowane środki trwałe, wyposażenie oraz pojazdy: środek trwały pojazd amortyzowany pojazd nieamortyzowany wyposażenie amortyzowane wyposażenie nieamortyzowane Okno składa się a dwu części. Z lewej strony tworzone są grupy elementów majątku. Z prawej elementy podświetlonej grupy. Po instalacji dostępne będą dwie grupy Wszystkie w grupie tej będą wszystkie wprowadzone elementy majątku Nieprzypisane w grupie tej będą tylko nieprzypisane elementy majątku. Dodawanie nowej grupy następuje po uruchomieniu przycisku i wybraniu opcji Dodaj grupę. Pojawi się okno w którym należy wpisać nazwę i opis zakładanej grupy. Po uruchomieniu grupa pojawi się z lewej strony okna. Nowo wprowadzony element majątku w pierwszym etapie znajduje się zawsze w grupie Nieprzypisane, aby przypisać go do właściwej grupy należy ustawić się na tej pozycji, nacisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go przesunąć pozycję do wybranej grupy. Na końcu należy zatwierdzić pytanie o przesunięciu wybranej gałęzi grupy. Poprawianie nazwy grupy następuje po uruchomieniu przycisku, a usuniecie po uruchomieniu. Po usunięciu grupy elementu zostanie on przesunięty do grupy Nieprzypisane. Środki Trwałe 11-1

6 Z prawej strony okna można dodawać elementy majątku. Po uruchomieniu przycisku można dodać element majątku na tym samym poziomie drzewa grupy lub dodać podrzędny element majątku grupy. Dodawanie elementu majątku opisane jest w części Ewidencja środków trwałych. Dla pojazdów nieamortyzowanych pojawia się możliwość wprowadzania: Ewidencji przejazdów Ewidencji kosztów eksploatacji Ewidencje te dostępne są w dolnej części okna ewidencji wyposażenia. Należy ustawić się na pozycji o typie środka Pojazd nieamortyzowany i uruchomić przycisk. Wszystkie funkcje wywoływane po wciśnięciu klawisza dostępne są również z podręcznego menu, wywoływanego prawym klawiszem myszy. W górnej części głównego menu znajduje się ikona, która umożliwia import/eksport elementów majątku do pliku XML. Do eksportu należy zaznaczyć pozycje na drzewku elementów. Wraz z eksportem środków trwałych odbywa się eksportowanie grup ewidencyjnych (kartoteka elementów majątku), do których należą te środki. Podobna opcja znajduje się w oknie Środki trwałe. Ewidencja przejazdów Program rejestruje trasy przejazdu wybranego pojazdu. Przeglądanie wykonanych przejazdów odbywa się w obrębie bieżącego w programie roku. Ewidencja przebiegu pojazdu znajduje się w opcji Środki trwałe Ewidencja elementów majątku, po wskazaniu pojazdu nieamortyzowanego i naciśnięciu przycisku. Wprowadzenia nowej pozycji do ewidencji przejazdów może dokonać użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia (definiowane w module Administrator ). Kartoteka pojazdów zakładana jest podczas ewidencji elementów majątku. Podczas dodawania nowego środka do ewidencji TYPEM środka powinien być pojazd nieamortyzowany Użytkownik zobowiązany jest do wpisania trasy przejazdu, liczby przejechanych kilometrów, celu wykonania przejazdu oraz daty przejazdu. Użytkownik może skorzystać z kartoteki tras wzorcowych po kliknięciu przycisku znajdującego się z prawej strony pola Trasa. Okno wyboru można również wywołać za pomocą kombinacji klawiszy [ALT]+[ ]. Przycisk pozwala na poprawienie wprowadzonych danych. Modyfikacji ewidencji przejazdów może dokonać użytkownik posiadający odpowiednie do tego celu uprawnienia (definiowane w module Administrator ). Zmodyfikować można takie same pozycje jak w przypadku wprowadzania danych Środki Trwałe

7 Usuwanie pozycji jest możliwe po kliknięciu przycisku i wybraniu Usuń przejazd pojazdu. Aby usunąć pozycję z ewidencji przejazdów należy posiadać odpowiednie do tego celu uprawnienia (definiowane w module Administrator ). Zestawienie ewidencji przebiegu pojazdu drukowane jest po kliknięciu przycisku i obejmuje bieżący w programie rok. W zależności od ustawień użytkownika wydruk kierowany jest na ekran lub bezpośrednio na drukarkę. Aby wykonać zestawienie należy posiadać odpowiednie uprawnienia (definiowane w module Administrator ). Koszt eksploatacji pojazdów Ewidencja kosztów eksploatacji pojazdu znajduje się w opcji Środki trwałe Ewidencja elementów majątku. Program rejestruje koszty przejazdu wybranego pojazdu. Przeglądanie wykonanych przejazdów odbywa się w obrębie bieżącego w programie roku. Program domyślnie wyświetla ewidencje kosztów pojazdu aktualnie podświetlonego. Przycisk umożliwia wprowadzenie nowej pozycji do ewidencji. Informacje jakie należy wprowadzić to: Tabela 1 Informacje o oknie wprowadzania nowej pozycji do ewidencji kosztów eksploatacji pojazdów Nazwa pola Identyfikacja: Numer Data Kwota Powód Uwagi Znaczenie Numer dokumentu na podstawie którego dodawana jest pozycja do ewidencji np. faktura za paliwo Automatycznie proponowana jest data złożona z bieżącego roku i miesiąca w programie Wartość przepisywana z wprowadzanego dokumentu Tytuł z jakiego zostały poniesione koszty Pole przeznaczone na wpisanie dowolnej uwagi Po wpisaniu wszystkich informacji należy nacisnąć przycisk. Modyfikacje ewidencji kosztów eksploatacji pojazdów mogą być przeprowadzone przez użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia (definiowane w module Administrator). Zmianą mogą być objęte te same informacje co podczas wprowadzania. Uruchomienie przycisku powoduje usunięcie kosztów eksploatacji pojazdów. Środki Trwałe 11-3

8 Rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdów Wykonanie tego zestawienia możliwe jest po uruchomieniu klawisza w opcji Środki trwałe Ewidencja elementów majątku dla TYPU pojazdy nieamortyzowane. Program dokonuje obliczeń wykonanych przejazdów i kosztów związanych z eksploatacją wybranego pojazdu za miesiąc i narastająco od początku roku obrachunkowego. Uwaga Uwaga Po kliknięciu przycisku program umożliwia zaksięgowanie korekty kosztów lub kosztów uzyskania przychodów (w przypadku gdy nie są wprowadzane dokumenty zakupu dla danego pojazdu). Pojawia się dowód wewnętrzny z danymi podstawowymi dokumentu, pozycjami dowodu oraz danymi kontrahenta. Księgowanie może odbywać się w każdym miesiącu. Na liście dowodów wewnętrznych powstanie zapis zaksięgowanego dokumentu. Po uruchomieniu opcji oraz Księguj zaznaczone dowody wewnętrzne powstanie zapis księgowy powiązany z bieżącym dokumentem. Należy uruchomić opcje Księgowość/Dokumenty księgowe i uzupełnić zapis do Księgi. Jeżeli w danym miesiącu dokonano już księgowania korekty kosztów, wpisy zostaną uaktualnione. Program powiadamia czy wpis został dodany czy uaktualniony. Należy zwrócić uwagę, aby księgowanie dotyczyło tylko korekty kosztów, lub tylko kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli w danym miesiącu dokonano zaksięgowania korekty kosztów, to księgowanie (również w tym miesiącu) kosztów uzyskania przychodów spowoduje zamianę (uaktualnienie) istniejącego w księdze wpisu. W przypadku firm ryczałtowych, księgowanie korekty kosztów nie jest dostępne Środki Trwałe

9 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych Ewidencja środków trwałych w RAKSSQL odbywa się po uruchomieniu modułu Finanse i Księgowość i opcji Środki trwałe/środki trwałe. W oknie Środki trwałe znajdują się środki, których TYP został określony jako: środek trwały pojazd amortyzowany wyposażenie amortyzowane Okno do wprowadzania środków trwałych składa się z dwóch części. Lewa strona okna Środki trwałe zawiera funkcje służące do podziału środków według miejsc użytkowania, rodzajów księgowych, dowolnych grup i zestawów środków trwałych. Dane te zorganizowane są w postaci hierarchicznej (drzewo) i są umieszczone na czterech zakładkach ( Miejsca użytkowania, Rodzaje księgowe, Grupy środków trwałych, Zestawy środków trwałych ). Prawa strona okna zawiera listę środków trwałych przypisanych do aktualnie podświetlonej grupy. W dolnej części menu znajdują się przyciski, które pozwalają na dodawanie i powielanie środków trwałych, wystawianie wydarzeń oraz dokumentów dla środka trwałego oraz poprawianie i usuwanie środków trwałych z ewidencji. Podział środków trwałych Przed rozpoczęciem pracy zalecany jest podział środków trwałych na miejsca użytkowania, rodzaje księgowe, grupy lub zestawy środków trwałych. Podział na rodzaje odzwierciedla bilansowy podział środków trwałych. Wszystkie podziały są wykorzystywane do automatycznego księgowania danych oraz do filtrowania danych dla generowanych w programie zestawień. Aby wprowadzić nową podgrupę należy: 1. W lewej części okna Środki trwałe uaktywnij odpowiednią zakładkę np. Rodzaje księgowe poprzez kliknięcie na niej przyciskiem myszy. 2. Wskaż grupę do której chcesz dodać pozycję podrzędną np. Rzeczowy majątek trwały. 3. Z menu kontekstowego (pr. przycisk myszy) wybierz Dodaj rodzaj. Środki Trwałe 11-5

10 4. Wprowadź informacje do wszystkich pól otworzonego okna i naciśnij przycisk [ZAPISZ]. Kartoteka środków trwałych Kartoteka środków trwałych dostępna jest po uruchomieniu menu Środki trwałe/środki trwałe. Znajdują się tam środki trwałe należące do wskazanej grupy, rodzaju księgowego, miejsca użytkowania itp. Tabela 1 Informacje o oknie Środki trwałe : Nazwa pola Identyfikacja: Stan Nazwa środka Nr ewidencyjny Opis Data nabycia Dowód nabycia Data przyjęcia Wprowadził Data wprowadzenia Zmodyfikował Data modyfikacji Znaczenie Informacja o stanie środka. Pole jest automatycznie uaktualniane w zależności od wydarzenia. Po wprowadzeniu danych podstawowych środka pojawi wprowadzony. Jeśli środek zostanie przyjęty do użytkowania pojawi się przyjęty. Jeśli zostanie sprzedany pojawi się sprzedany. Nazwa środka trwałego dodanego do kartoteki. Nadany przez użytkownika własny numer ewidencyjny dla środka trwałego. Opis środka trwałego. Data zakupu, wytworzenia lub pozyskania środka. Dowód nabycia wprowadzony podczas ewidencji środka trwałego. Data przyjęcia środka do użytkowania, nie może być wcześniejsza od daty nabycia. Inicjały osoby która wprowadziła środek trwały do programu logując się własnym identyfikatorem. Data wprowadzenia środka trwałego. Inicjały osoby która zmieniła dane środka trwałego w programie logując się własnym identyfikatorem. Data modyfikacji środka trwałego. Sortowanie danych odbywa się poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na tytule kolumny tabeli. W prawym górnym rogu okna znajdują się przyciski narzędziowe, których działanie może być wywołane zarówno za pomocą myszy jak i kombinacji klawiszy na klawiaturze, oraz po wywołaniu podręcznego menu w oknie. Przyciski umieszczone u dołu okna umożliwiają wprowadzanie środka do kartoteki nowych środków trwałych oraz edycję, usuwanie już istniejących, wprowadzanie 11-6 Środki Trwałe

11 wydarzeń dotyczących środka oraz wystawianie dokumentów przyjęcia i likwidacji. Przyciski i oraz odpowiadające im funkcje w podręcznym menu (pop-up menu) nie są aktywne, jeśli nie wprowadzono żadnych pozycji. Dodawanie nowego środka trwałego Dodawanie środka trwałego następuje po naciśnięciu przycisku Środki trwałe. w oknie Wprowadź wartość początkową środka Zaznacz, jeśli a być dostępna amortyzacja podatkowa W oknie znajdują się pozycje określające parametry środka trwałego (zakładki Dane środka oraz Dane o amortyzacji ). Jeśli do ewidencji wprowadzana będzie pozycja nieamortyzowana (wyposażenie nieamortyzowane, pojazdy nieamortyzowane) dostępne będą dostępne tylko dane podstawowe dotyczące środka lub pojazdu, a nie będzie danych dotyczące amortyzacji i związanych z nimi wydarzeniach. Kolejne zakładki pojawiają się w miarę wprowadzania danych o środku trwałym. Na zakładce Wydarzenia oraz Dokumenty znajdują się kolejno zarejestrowane wydarzenia i wystawione dokumenty dotyczące środka. Można stąd również wykonać każde wydarzenie oraz wystawić związany z nim dokument. Środki Trwałe 11-7

12 Tabela 2 Informacje o środku trwałym - zakładka Dane środka Nazwa pola Dane podstawowe: Stan Znaczenie Informacja o stanie środka. Pole jest automatycznie uaktualniane w zależności od wydarzenia. Po wprowadzeniu danych podstawowych środka pojawi wprowadzony. Jeśli środek zostanie przyjęty do użytkowania pojawi się przyjęty. Jeśli zostanie sprzedany pojawi się sprzedany. Nazwa Nazwa środka trwałego. Typ środka Określamy typ środka. Po uruchomieniu klawisza wybieramy go z listy. Mogą nim być również pojazdy oraz wyposażenie amortyzowane i nieamortyzowane. Nowy typ środka wprowadzany jest w słownikach. Jeśli wybrany zostanie środek nieamortyzowany użytkownik będzie mógł wprowadzić jedynie dane podstawowe dotyczące tego środka lub pojazdu. Nie pojawią się zakładki dotyczące amortyzacji. Numer ewidencyjny Numer własny środka trwałego, musi być unikalny. Numer fabryczny Opis Miejsce użytkowania Numer seryjny środka. Dowolny opis środka trwałego. Miejsce w którym użytkowany jest środek, wybierane jest z kartoteki po naciśnięciu przycisku. Zestawy Zestaw środków wybrany po uruchomieniu. Dla zestawu środków mogą być wykonywane wspólne operacje. Nabycie: Data nabycia Dowód nabycia Cena netto [PLN] Cena brutto [PLN] Inne: Ilość Kod kreskowy Osoba odpowiedzialna Ch-ka techn.- użytkowa Data zakupu, wytworzenia lub pozyskania środka trwałego. Numer dokumentu potwierdzającego nabycie środka trwałego. Cena netto nabytego środka trwałego Cena brutto nabytego środka trwałego Nazwa środka trwałego. Kod kreskowy środka trwałego Osoba odpowiedzialna za środek trwały, pojazd lub wyposażenie amortyzowane lub nieamortyzowane. Charakterystyka dotyczy wyposażenia. Dla środka trwałego oraz pojazdów (typ środka) będzie nieaktywna Środki Trwałe

13 Zakładka Dane o amortyzacji podzielona jest na dwie części zawierające dane podstawowe oraz dane dotyczące amortyzacji księgowej lub jednocześnie podatkowej środka trwałego. Obie części zawierają następujące pozycje: Tabela 3 Informacje o środku trwałym zakładka Dane o amortyzacji Nazwa pola Dane podstawowe: Tabela KŚT Znaczenie Informacja o wersji tabeli KŚT, z której pochodzi wybrany symbol rodzajowy według klasyfikacji GUS. Numer KŚT Rodzaj księgowy Numer analityki Użytkujący Symbol rodzajowy według klasyfikacji GUS. Może być wybrany z kartoteki lub wpisany ręcznie przez użytkownika. Po wypełnieniu tej pozycji program automatycznie wypełnia pozycję stawka amortyzacji wartością odpowiadającą danemu symbolowi. W przypadku przedziału stawek wybierana jest górna wartość przedziału. Rodzaj środka według podziału bilansowego, wybierany jest z kartoteki po naciśnięciu przycisku. Numer konta analitycznego środka w FK. Pole wypełniane jest w przypadku, gdy dane będą importowane do programu Finanse i Księgowość. Osoba która użytkuje środek trwały. Daty: Data początku użytkowania Data przyjęcia Dane podstawowe: Data sprzedaży Data likwidacji Data od której zaczęto użytkować środek Data przyjęcia do ewidencji środków trwałych. Data sprzedaży środka trwałego Data likwidacji środka trwałego Amortyzacja bilansowa: Wartość Wartość środka trwałego w cenie nabycia. początkowa Wartość zaktualizowana Wartość dotychczasowego umorzenia Wartość zaktualiz. umorzenia Wartość odpisów aktualizujących Wartość środka trwałego po aktualizacji. Dotychczasowe odpisane wartości środka trwałego. Pole wypełniane jest automatycznie przez program w przypadku, gdy dla wprowadzanej pozycji wystąpi bilans otwarcia. Dotychczasowe umorzenie po aktualizacji środka. Suma kwot odpisów aktualizujących oraz kwot storn tych odpisów. Środki Trwałe 11-9

14 Tabela 3 Nazwa pola Informacje o środku trwałym zakładka Dane o amortyzacji (ciąg dalszy): Znaczenie Amortyzacja bilansowa: Początek Data od której rozpoczyna się amortyzacja środka w programie. amortyzacji Data rzecz. rozp. Data od której rozpoczęto rzeczywistą amortyzację środka. amortyzacji Metoda amortyzacji Do wyboru jedna z trzech: jednorazowa, liniowa, degresywna. Jeśli wybrana zostanie metoda jednorazowa, to program zgodnie z przepisami, pozwoli na dokonanie umorzenia środka w tym samym miesiącu, w którym nastąpiło jego przyjęcie do użytkowania. Współczynnik amortyzacji Stawka amortyzacji Częstotliwość odpisów Miesiące amortyzacji Typ odpisu Wartość odpisu jednorazowego Bilans otwarcia Współczynnik podwyższający lub obniżający stawkę amortyzacji. Jeśli wartość będzie mniejsza od jedności stawka zostanie pomniejszona. Jeśli wartość będzie większa od jedności stawka amortyzacji zostanie powiększona. Przypisana z KŚT lub wpisana ręcznie przez użytkownika stawka amortyzacji. Do wyboru: miesięczne, kwartalne, roczne. Przy odpisach miesięcznych istnieje możliwość odznaczenia miesięcy w których środek nie jest amortyzowany przez cały okres użytkowania środki sezonowe. Tryb dokonania odpisu początkowego dla nowo zakupionych środków. Dostępne są dwa sposoby dokonania odpisu: jednorazowo, miesięcznie. Wyboru można dokonać po rozwinięciu listy przyciskiem. Jeśli opcja zostanie uruchomiona, to program dopiero po zakończeniu roku obrachunkowego rozpocznie amortyzację środka wykorzystując do obliczeń stawkę i współczynnik podany powyżej. Obliczona przez program kwota odpisu początkowego. Może być odpisana jednorazowo lub w ratach miesięcznych do końca roku obrachunkowego. Pole należy zaznaczyć w przypadku gdy wprowadzany jest środek, który był już amortyzowany. Czyli środek zakupiony w poprzednich latach obrachunkowych. Po zaznaczeniu opcji uaktywniane są dwa pola: Umorzenie na początek roku, tu należy wpisać sumę odpisów do końca ubiegłego roku, Ulga inwestycyjna, kwota ulgi inwestycyjnej. Amortyzacja podatkowa jest opcjonalna i może być włączona poprzez zaznaczenie pola umieszczonego w lewym dolnym rogu części zakładki Amortyzacja bilansowa Środki Trwałe

15 Więcej informacji... Data rozpoczęcia amortyzacji liniowej lub degresywnej dla amortyzacji podatkowej musi być co najmniej o miesiąc późniejsza od daty przyjęcia środka do użytkowania; wyjątkiem jest tu przypadek z odpisem 30%, dla którego również data amortyzacji podatkowej może być z tego samego miesiąca co data przyjęcia do użytkowania. Dla amortyzacji księgowej może być to ten sam miesiąc. Jako metodę amortyzacji użytkownik może wybrać metodę liniową, degresywną bądź jednorazową. W przypadku wyboru metody jednorazowej nieaktywne stają się przyciski określające częstotliwość odpisów amortyzacyjnych (miesięczna, kwartalna, roczna), kontrolki dotyczące odpisu początkowego oraz przyciski opcji określające miesiące, w których dany środek ma być amortyzowany. W trakcie wprowadzania środka trwałego użytkownik ma możliwość przejrzenia dla niego planów pełnej amortyzacji. Odbywa się to poprzez przejście na zakładkę Plany amortyzacji. Plany te prezentowane są w postaci tabeli. Prezentowane dane, to kwoty miesięcznych i rocznych odpisów amortyzacyjnych oraz kwoty netto. Kwoty odpisów rocznych obejmują lata kalendarzowe oraz obrachunkowe (przyciski opcji). W trakcie wprowadzania środka trwałego użytkownik może dodać, poprawiać i usuwać wszystkie wydarzenia związane z tym środkiem, wystawiać dokumenty przyjęcia, likwidacji oraz protokoły zdawczo odbiorcze. Dla pojazdów lub wyposażeń nieamortyzowanych zakładki Wydarzenia oraz Dokumenty nie pojawiają się. Pewnym ułatwieniem wprowadzania nowych środków trwałych jest automatyczne wypełnianie niektórych pozycji wartościami pochodzącymi ze środka, na którym aktualnie znajduje się kursor. Są to: Data nabycia, Data przyjęcia do użytkowania, Numer KŚT, Miejsce użytkowania, Rodzaj środka, Numer analityki, Data rozpoczęcia amortyzacji, Metoda amortyzacji, Częstotliwość odpisów. Miejsca powstawania kosztów Podczas wprowadzania środka do ewidencji istnieje możliwość określenia stanowisk kosztowych dla środka (zakładka Miejsca powstawania kosztów ). Środek trwały może być użytkowany w tym samym czasie w kilku miejscach i w związku z tym rozłożono dla niego odpowiedni procent kosztów. Wg tego procentu liczone jest automatycznie np. zużycie śr. trwałego, odpisy aktualizujące, likwidacja i inne wydarzenia. Każde miejsce powstawania kosztów może posiadać swój numer analityki na które (z wykorzystaniem wzorca księgowego) księgowane będą wydarzenia. Istnieje możliwość powiązania kartoteki Miejsce powstawania kosztów z planem kont i księgowania zapisów na tych analitykach. Definiowanie stanowisk kosztowych odbywa się w opcji Słowniki/ Księgowość/ Miejsca powstawania kosztów. Przypisanie stanowisk kosztowych do środka w opcji Środki trwałe/środki trwałe na zakładce Miejsca powstawania kosztów. Środki Trwałe 11-11

16 Należy uruchomić przycisk. Pojawi się okno : Wpisz procent kosztów dla stanowiska środka trwałego W oknie Stanowiska kosztowe dla środka trwałego należy wpisać datę obowiązywania stanowisk kosztowych oraz ewentualne uwagi. Należy nacisnąć przycisk i wybrać pozycje Dołącz stanowiska. W kartotece stanowisk kosztowych należy wskazać odpowiednie stanowisko kosztowe i nacisnąć. Wybrane wcześniej stanowiska kosztowe nie pojawiają się w kartotece. Dla każdego stanowiska kosztowego konieczne jest wpisanie procentu kosztów. Suma procentów kosztów dla wszystkich pozycji musi być równa 100. Aby zatwierdzić okno należy nacisnąć przycisk. Jeśli wprowadzimy drugie stanowisko kosztowe z inną datą początku użytkowania pojawi się informacja o zmianie stanowiska kosztowego dla wybranych elementów. Wprowadzanie wyposażenia Naciśnij przycisk aby dołączyć nowe miejsce powstawania kosztów Wprowadzanie wyposażenia odbywa się w opcji Środki trwałe/ Ewidencja elementów majątku. Należy uruchomić klawisz, pojawi się okno Środek trwały gdzie należy wybrać typ środka Wyposażenie nieamortyzowane lub Wyposażenie amortyzowane lub inny wprowadzony do słownika środków trwałych. Jeśli podczas wprowadzania wybrano typ Wyposażenie nieamortyzowane użytkownik ma do wypełnienia następujące pozycje: nazwa, numer ewidencyjny, numer fabryczny, opis, miejsce użytkowania, zestaw, data nabycia, numer dowodu, cena netto, cena brutto, ilość, kod kreskowy, ch-ka techniczna użytkownika Środki Trwałe

17 Jeśli zostanie wybrany typ Wyposażenie amortyzowane wprowadzenie wyposażenia wygląda tak jak środka trwałego. Wprowadzanie pojazdu Wprowadzanie pojazdu odbywa się w opcji Środki trwałe/ Ewidencja elementów majątku. Należy uruchomić klawisz, pojawi się okno Środek trwały gdzie należy wybrać typ środka Pojazdy nieamortyzowane lub Pojazdy amortyzowane lub inny typ wprowadzony do słownika środków trwałych (wówczas nazwa typu środka uzależniona jest jedynie od użytkownika). Jeśli podczas wprowadzania wybrano typ Pojazdy nieamortyzowane użytkownik ma do wypełnienia następujące pozycje: nazwa, numer ewidencyjny, numer fabryczny, opis, miejsce użytkowania, zestaw, data nabycia, numer dowodu, cena netto, cena brutto, ilość, kod kreskowy, osoba odpowiedzialna oraz dane dotyczące pojazdu tzn. numer rejestracyjny, marka, pojemność. Jeśli zostanie wybrany typ Pojazdy amortyzowane wprowadzenie wyposażenia wygląda tak jak środka trwałego tzn. pojawi się zakładka Dane o amortyzacji, Wydarzenia oraz Dokumenty. Środki Trwałe 11-13

18 11-14 Środki Trwałe

19 Wydarzenia Grupa Wydarzenia przeznaczona jest do wykonywania wszystkich dostępnych w programie operacji na wprowadzonych środkach trwałych. Okno przeglądania wydarzeń można wywołać z górnego menu w głównym oknie programu poprzez wybranie opcji Środki trwałe Wydarzenia. Kartoteka wydarzeń dostępna jest z poziomu każdego roku obrachunkowego w danej firmie. Okno wydarzeń zawiera wykaz wszystkich wydarzeń dla wszystkich środków trwałych wprowadzonych do ewidencji. Kartoteka zawiera następujące informacje: określenie środka którego dotyczy dane wydarzenie, typ wydarzenia, data dokonania wydarzenia, opis wydarzenia oraz operator, który wydarzenie zarejestrował. Sortowanie danych odbywa się poprzez kliknięcie myszą na tytule kolumny tabeli. Jeśli interesują nas wydarzenia jednego środka w kolumnie Środek trwały ustawiamy nazwę tego środka. Jeśli szukamy konkretnego wydarzenia w kolumnie Typ ustawiamy to wydarzenie. Dodatkowo w lewej części okna jest drzewo dat w którym znajdują się posegregowane wg dat wydarzenia. Przyciski umieszczone u dołu okna umożliwiają usuwanie istniejących wydarzeń, wystawianie dokumentów przyjęcia, likwidacji oraz protokołów zdawczo odbiorczych. Przyciski i oraz odpowiadające im funkcje w podręcznym menu (pop-up menu) nie są aktywne, jeśli kartoteka nie zawiera żadnych pozycji. Usunięcie pozycji z kartoteki wydarzeń powoduje unieważnienie dokonanego wydarzenia i przywrócenie stanu sprzed jego dokonania. Jest ono możliwe dla pojedynczej pozycji oraz dla wszystkich pozycji zaznaczonych. W celu zachowania chronologii wydarzeń możliwe jest usunięcie jedynie ostatniej pozycji z kartoteki lub kilku pozycji z jej końca. Okno dialogowe zawiera także opcję wydruku dokumentu przyjęcia, likwidacji lub protokołu zdawczo odbiorczego. Wydruk można wywołać zawsze w trakcie wykonywania wydarzenia. Jeśli zrezygnowano z wydruku ponownie można go wywołać w kartotece wydarzeń po uruchomieniu klawisza [OPERACJE]. W tym celu należy wcześniej zaznaczyć wydarzenia odpowiedniego typu tzn. aby wydrukować Środki Trwałe 11-15

20 dokument przyjęcia należy zaznaczyć wydarzenie dotyczące przyjęcia środka, aby wydrukować dokument likwidacji należy zaznaczyć wydarzenie dotyczące likwidacji środka. Wszystkie wystawione dokumenty ewidencyjne znajdują się w opcji Środki trwałe Dokumenty ewidencyjne. Oddzielnie znajdują się dokumenty przyjęcia środków trwałych, oddzielnie dokumenty likwidacji środków trwałych i protokoły zdawczo odbiorcze. Uwaga Przyjęcie środka trwałego Opcja umożliwia przyjęcie wybranego środka do ewidencji w programie. Operacji przyjęcia można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu opcję Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub po uruchomieniu opcji Środki trwałe Wydarzenia. Operacja ta wykonywana jest dla pojedynczego środka lub dla serii środków trwałych. Przyjęcie powinno być pierwszą, dokonaną zaraz po wprowadzeniu nowego środka operacją. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Do momentu przyjęcia środka do ewidencji użytkownik nie może dokonywać na nim żadnych innych operacji (tzn. wyznaczenie planu amortyzacji, aktualizacji wartości itp.). Dla środków które nie były jeszcze amortyzowane (nie posiadają bilansu otwarcia) w wyniku przyjęcia ich do programu wystawiany jest dokument przyjęcia. Aby przyjąć pojedynczy środek należy wskazać żądaną pozycję poprzez kliknięcie na niej lewym przyciskiem myszy i uruchomić funkcję Przyjmij do użytkowania. Program wygeneruje okno Przyjęcie do użytkowania, w którym należy wyznaczyć datę przyjęcia oraz zaznaczyć opcję Wystaw dokumenty przyjęcia. Po zatwierdzeniu pojawia się raport przyjęcia do użytkowania oraz dokument przyjęcia środków trwałych Środki Trwałe

21 Tabela 4 Informacje o oknie dokumenty przyjęcia środków trwałych: Nazwa pola Znaczenie Dokument przyjęcia: Kod dokumentu Kod dokumentu przyjęcia po uruchomieniu. Pod warunkiem ze użytkownik zdefiniował kody w słowniku. Numer kolejny Numer dokumentu Numer kolejny wystawianego dokumentu przyjęcia. Jeżeli w parametrach programu wybrano opcję ręcznej numeracji dokumentów przyjęcia, to pola edycyjne numeru dokumentu są aktywne umożliwiając wprowadzenie kolejnych numerów dla wystawianych dokumentów. W przeciwnym przypadku (numeracja automatyczna) pola edycyjne są nieaktywne. Po zatwierdzeniu operacji następuje sprawdzenie (dla numeracji ręcznej) unikalności numeru dokumentu przyjęcia.. Numer dokumentu nadawany jest automatycznie na podstawie maski ustawionej podczas definiowania kodu dokumentu i numeru kolejnego. Dowód przyjęcia: Źródło nabycia Rok produkcji Czas użytkowania Osoba przyjmująca środek Charakterystyka technicznoużytkowa Gdzie środek został zakupiony. Należy przepisać z dokumentów dotyczących wprowadzanego środka. Czas użytkowania przyjętego środka. Imię i nazwisko osoby, która dokonała przyjęcia środka do użytkowania. Dane należy przepisać z dokumentacji technicznej wprowadzanego środka trwałego. Adnotacje księgowe Dowolne uwagi księgowości, które powinny znaleźć się na wystawianym dokumencie Dowód przyjęcia. Aby przyjąć grupę środków do programu należy zaznaczyć żądane pozycje i uruchomić funkcję Przyjmij do użytkowania. W wyświetlonym oknie należy dokonać wyboru daty przyjęcia środków do programu. Data ta jest datą zarejestrowania wydarzenia przyjęcia środka w programie i musi ona spełniać następujące warunki: nie może przekraczać końca bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty nabycia żadnego z zaznaczonych środków, nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji żadnego z zaznaczonych środków, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Ewentualne błędy są sygnalizowane w oknie komunikatu wraz z czytelnym opisem. Środki Trwałe 11-17

22 Uwaga W przypadku przyjmowania serii środków do programu, wygenerowany zostanie wspólny dokument przyjęcia. Wyznaczenie planu amortyzacji Opcja ta umożliwia wyznaczenie planów amortyzacji na bieżący rok obrachunkowy dla pojedynczego środka lub grupy środków zaznaczonych. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Uwaga Operacji wyznaczenia planów amortyzacji można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu opcję Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia. Po wybraniu wymienionej opcji otwierane jest okno Roczny plan amortyzacji, w którym należy podać Datę wyznaczenia planu i nacisnąć przycisk. Program dokona sprawdzenia poprawności wprowadzonej daty i wyznaczy plany amortyzacji. Plan amortyzacji może być wyznaczony i zapisany dla amortyzacji księgowej, a jeżeli w kartotece środka trwałego została wybrana również amortyzacja podatkowa, to plan amortyzacji jest wyznaczany i zapisywany jednocześnie dla amortyzacji księgowej i podatkowej. Jeżeli przy próbie wyznaczenia planów amortyzacji wystąpią błędy, operator otrzyma ich dokładny wykaz (z krótkim opisem typu błędu) i możliwość wydrukowania go. Więcej informacji... Aby możliwe było wyznaczenie planu amortyzacji środek musi spełniać następujące warunki: został przyjęty do ewidencji, nie został zlikwidowany ani sprzedany, nie posiada jeszcze planu na bieżący (w programie) rok obrachunkowy, jeżeli następuje wyznaczenie kolejnego planu (środek był już amortyzowany w poprzednich latach w programie) wszystkie zaplanowane na poprzedni rok obrachunkowy umorzenia powinny zostać dokonane. Jeżeli środek spełnia powyższe warunki użytkownik musi wybrać Datę wyznaczenia planu z jaką wyznaczenie planów zostanie zarejestrowane w kartotece wydarzeń. Data ta powinna spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, Środki Trwałe

23 nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca, jeżeli wyznaczany jest pierwszy plan - nie może poprzedzać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji tego środka, jeżeli wyznaczany jest kolejny plan - musi mieścić się w pierwszym miesiącu bieżącego roku obrachunkowego. Wybraną Datę wyznaczenia planu należy zatwierdzić przyciskiem, program wyświetli okno Roczne plany amortyzacji. Aby zakończyć operację wyznaczania planu amortyzacji należy nacisnąć przycisk. Korekta planu amortyzacji Opcja ta umożliwia użytkownikowi modyfikowanie już wyznaczonego planu amortyzacji dla środka trwałego. Uwaga Podobnie jak wyznaczenie planu amortyzacji operacja ta może zostać wykonana dla serii środków trwałych wybranych z kartoteki środków trwałych poprzez zaznaczenie oraz dla wskazanego, pojedynczego środka. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Operacji korekty planów amortyzacji można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu opcję Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia po uruchomieniu prawego przycisku myszy. W otworzonym oknie Korekta planów należy podać Datę korekty planu i nacisnąć przycisk. Program po sprawdzeniu poprawność podanej daty przedstawi użytkownikowi plany amortyzacji przeznaczone do korekty. Sposób ich prezentacji jest identyczny jak w przypadku wyznaczenia planów amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne, które zostały już dokonane nie podlegają korekcie. Wprowadzenie kwoty korekty dokonuje się poprzez edycję wskazanej pozycji bezpośrednio w tabeli po wskazaniu żądanej pozycji i wciśnięciu klawisza [ENTER], po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wybranej pozycji. Zatwierdzenie i zapis korekt odbywa się poprzez użycie przycisku. Jeżeli plan amortyzacji został zmodyfikowany program automatycznie wygeneruje wydarzenie "Korekta planu amortyzacji" dla tego planu. Środki Trwałe 11-19

24 Uwaga Jeżeli plan amortyzacji nie został zmodyfikowany, a użytkownik próbuje zatwierdzić jego korektę, to program nie wygeneruje wydarzenia "Korekta planu amortyzacji" dla tego planu. Jeżeli przy próbie korekty planów amortyzacji wystąpią błędy, operator otrzyma ich dokładny wykaz (z krótkim opisem typu błędu) i możliwość wydrukowania go. Więcej informacji... Aby korekta planu amortyzacji mogła zostać dokonana środek musi spełniać pewne warunki: posiada plan amortyzacji dla bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie został zlikwidowany ani sprzedany. Jeżeli środek spełnia powyższe warunki użytkownik musi wybrać Datę korekty planu z jaką korekta planów zostanie zarejestrowana w kartotece wydarzeń. Data korekty planu powinna spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Umorzenie miesięczne Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie umorzenia miesięcznego dla obu rodzajów amortyzacji i jest dostępna zarówno dla pojedynczych środków jak i serii (zaznaczone). Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Operacji umorzenia miesięcznego można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu opcję Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. Aby można było dokonać tej operacji środek musi posiadać plan(y) amortyzacji na bieżący (w programie) rok obrachunkowy. Program daje możliwość wyboru daty z jaką umorzenie ma zostać dokonane. System został zaopatrzony w umiejętność podpowiadania użytkownikowi poprawnych dat umorzeń (domyślnie jest to ostatni dzień miesiąca, który automatycznie określa program). Odbywa się to na następujących zasadach : dla pojedynczego środka program określa datę najbliższego możliwego umorzenia dla amortyzacji księgowej oraz podatkowej i (jeżeli się różnią) podpowiada najwcześniejszą z nich, Środki Trwałe

25 dla serii środków program określa daty najbliższego możliwego umorzenia dla każdego z osobna i podpowiada użytkownikowi najwcześniejszą z nich. Operator systemu może zmienić datę umorzenia, musi jednak wiedzieć, że : nie może ona pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, musi pochodzić z miesiąca przeznaczonego do amortyzacji, odpis w tym miesiącu nie został jeszcze dokonany, dokonano odpisu w poprzednim miesiącu przeznaczonym do amortyzacji, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka. Zatwierdzenie ustawień odbywa się poprzez użycie przycisku. Jeżeli użytkownik dokonuje operacji dla środków zaznaczonych to dla każdego umorzenia, które się powiodło powinien pojawić się napis "dokonano umorzenia środków". Jeżeli przy próbie dokonywania umorzeń wystąpiły błędy, operator otrzyma ich dokładny wykaz (z krótkim opisem typu błędu) i możliwość wydrukowania go. Aktualizacja wartości Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie aktualizacji wartości środka dla obu rodzajów amortyzacji. Opcja jest dostępna zarówno dla pojedynczych środków jak i serii (zaznaczone). Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Aby aktualizacja wartości została dokonana poprawnie, środek musi być przyjęty do programu. Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. DATA AKTUALIZACJI musi spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty przyjęcia środka, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, jeżeli nie rozpoczęto jeszcze amortyzacji środka w programie - nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Użytkownik posiada możliwość dokonania aktualizacji: korzystając ze zdefiniowanych uprzednio tabel aktualizacji, Środki Trwałe 11-21

26 Zatwierdzenie ustawień odbywa się poprzez użycie przycisku. Jeżeli operacja aktualizacji powiedzie się, program automatycznie dokona przeliczenia istniejących planów amortyzacji i zaktualizuje wartość środka trwałego. W przypadku niepowodzenia użytkownik otrzyma informację o błędach. Uwaga Zmiana wartości początkowej Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie zmiany wartości początkowej środka dla obu rodzajów amortyzacji. Opcja jest dostępna dla pojedynczych środków oraz zaznaczonej serii. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Aby zmiana wartości początkowej została dokonana poprawnie środek musi być przyjęty do ewidencji w systemie. Można dokonać zarówno zwiększenia jak i zmniejszenia wartości środka. Zmniejszenie wartości polega na wpisaniu ujemnej kwoty zmiany. Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu Środki trwałe Ewidencja klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. W wyświetlonym oknie należy wypełnić omówione poniżej pola. DATA ZMIANY WARTOŚCI musi spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty przyjęcia środka, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, jeżeli nie rozpoczęto jeszcze amortyzacji środka w programie - nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Przy okazji zmiany wartości początkowej środka operator systemu ma możliwość dokonania modyfikacji trzech parametrów dla każdego typu amortyzacji (księgowa i podatkowa): KWOTY ZMIANY - poprzez wpisanie niezerowej (dodatniej lub ujemnej) kwoty zmiany, METODY AMORTYZACJI tylko w przypadku gdy dany środek jest amortyzowany jednorazowo, WSPÓŁCZYNNIKA AMORTYZACJI, STAWKI AMORTYZACJI Środki Trwałe

27 Uwaga Parametr Miesiąc pierwszego odpisu po zmianie wartości określa datę wprowadzenia zmian w życie i jest dostępny tylko dla miesięcznej częstotliwości odpisów. W przypadku zmiany wartości środka amortyzowanego metodą jednorazową, okno dialogowe zmiany wartości początkowej zawiera dodatkową zakładkę Miesiące służącą do wyboru częstotliwości odpisów amortyzacyjnych. Jeśli zostanie wybrana miesięczna częstotliwość odpisów można również wybrać miesiące amortyzacji. Zatwierdzenie ustawień odbywa się poprzez użycie przycisku. Jeżeli operacja zmiany wartości początkowej powiedzie się, program automatycznie dokona przeliczenia istniejących planów amortyzacji i zaktualizuje wartość środka trwałego. W przypadku niepowodzenia użytkownik otrzyma informacje o błędach. Odpis aktualizujący Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie odpisu aktualizującego. Odpis aktualizujący może dotyczyć zarówno amortyzacji księgowej jak i podatkowej. Opcja jest dostępna dla pojedynczych środków jak i całej serii. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Aby zmiana wartości początkowej została dokonana poprawnie środek musi być przyjęty do ewidencji w systemie. Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. W wyświetlonym oknie należy wypełnić omówione poniżej pola. DATA ODPISU AKTUALIZACYJNEGO musi spełniać następujące warunki: musi pochodzić z bieżącego roku obrachunkowego, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca, nie może poprzedzać kolejnych wydarzeń, nie może przekraczać daty kolejnego planowanego umorzenia, nie może poprzedzać daty rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli brak pierwszego planu to nie może przekraczać daty rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli brak kolejnego planu to nie może przekraczać daty końca pierwszego miesiąca w roku. Środki Trwałe 11-23

28 Kwota odpisu aktualizującego nie może przekroczyć wartości pozostałej do umorzenia środka. Program automatycznie podpowiada tę wartość. Po zatwierdzeniu operacji poprzez użycie przycisku następuje aktualizacja WARTOŚĆ ODPISÓW AKTUALIZUJĄCYCH w ewidencji środków trwałych dla danego środka. Kwota odpisu aktualizującego nie wpływa na podstawę wyliczenia amortyzacji środka, a jedynie na czas amortyzacji (zmniejszenie kwoty pozostałej do pełnego umorzenia - skrócenie czasu amortyzacji). Jeżeli w danym roku obrachunkowym został wyznaczony plan amortyzacji, a kwota odpisu aktualizującego jest na tyle duża, że zakończenie amortyzacji nastąpi w tym roku to program dokona przeliczenia planu amortyzacji. Storno odpisu aktualizacyjnego Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie storna odpisu. Storno odpisu jest operacją o działaniu odwrotnym do odpisu aktualizującego i może dotyczyć zarówno amortyzacji księgowej jak i podatkowej. Opcja jest dostępna dla pojedynczych środków trwałych oraz zaznaczonej grupy środków. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Aby zmiana wartości początkowej została dokonana poprawnie środek musi być przyjęty do ewidencji w systemie. Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. W wyświetlonym oknie należy wypełnić omówione poniżej pola. DATA STORNA ODPISU musi spełniać następujące warunki: musi pochodzić z bieżącego roku obrachunkowego, nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca, nie może poprzedzać kolejnych wydarzeń, nie może przekraczać daty kolejnego planowanego umorzenia, nie może poprzedzać daty rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli brak pierwszego planu to nie może przekraczać daty rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli brak kolejnego planu to nie może przekraczać daty końca pierwszego miesiąca w roku. Kwota storna odpisu nie może przekraczać różnicy między wartością początkową a zaktualizowaną wartością początkową środka. Jeżeli przed tą operacją dokonano odpisu aktualizującego to program podpowiada kwotę równą kwocie odpisu. W Środki Trwałe

29 przeciwnym wypadku jest to kwota zerowa. Po zatwierdzeniu operacji poprzez użycie przycisku następuje aktualizacja wartości WARTOŚĆ ODPISÓW AKTUALIZUJĄCYCH w ewidencji środków trwałych dla danego środka. Kwota storna odpisu nie wpływa na podstawę wyliczenia amortyzacji środka a jedynie na czas amortyzacji (zwiększenie kwoty pozostałej do pełnego umorzenia - wydłużenie czasu amortyzacji). Jeżeli w danym roku obrachunkowym dokonywane były odpisy aktualizujące, które spowodowały przeliczenie planu amortyzacji to program dokona ponownego przeliczenia planu amortyzacji. Likwidacja środka Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie likwidacji środka, jest dostępna dla pojedynczych środków i zaznaczonej serii środków. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Aby tego dokonać należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasku z nazwą kolumny i z menu kontekstowego kliknąć Zaznaczanie wielu pozycji. Zaznaczać przytrzymując klawisz [Shift] + strzałka lub klikając myszką. Aby likwidacja środka została dokonana poprawnie, środek musi być przyjęty do ewidencji w systemie. Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. W wyświetlonym oknie należy wypełnić omówione poniżej pola. DATA LIKWIDACJI jest datą zarejestrowania wydarzenia likwidacji środka w systemie. Musi ona spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, jeżeli nie rozpoczęto jeszcze amortyzacji środka w programie - nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli amortyzowano już środek w programie - nie może przekraczać daty najbliższego planowanego, a jeszcze nie dokonanego umorzenia (chronologia wydarzeń), nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Następnie użytkownik powinien zaznaczyć opcję Wystaw dokumenty likwidacji. Pojawi się raport likwidacji i jeśli jest wszystko w porządku pojawi się dokument likwidacji środków. Jeżeli przy próbie likwidacji środka wystąpi błąd, operator otrzyma w oknie komunikatu jego opis. Środki Trwałe 11-25

30 W dokumencie likwidacji środka należy wybrać kod dokumentu likwidacji i wpisać numer kolejny. W przypadku numeracji automatycznej program dokonuje generacji unikalnego numeru według zadanego wzorca (maski numeru). Kolejnym krokiem jest ustalenie początku i końca użytkowania środka, składu komisji, osoby odpowiedzialnej, daty proponowanej likwidacji oraz właściwej daty likwidacji. Można wpisać sposób i przyczynę likwidacji, informacje o decyzji, adnotacje oraz wnioski. Zatwierdzenie ustawień odbywa się poprzez użycie przycisku. Sprzedaż środka Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie sprzedaży środka, jest dostępna dla pojedynczych środków oraz zaznaczonej serii środków. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Zaznaczanie pozycji zostało opisane w części dotyczącej likwidacja środka. Aby sprzedaż środka została dokonana poprawnie środek musi być przyjęty do ewidencji w systemie. Operacji tej można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. W wyświetlonym oknie należy wypełnić omówione poniżej pola. DATA SPRZEDAŻY jest datą zarejestrowania wydarzenia sprzedaży środka w systemie. Musi ona spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, jeżeli nie rozpoczęto jeszcze amortyzacji środka w programie - nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli amortyzowano już środek w programie - nie może przekraczać daty najbliższego planowanego, a jeszcze nie dokonanego umorzenia (chronologia wydarzeń), nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Wypełnienie pola NUMER DOKUMENTU SPRZEDAŻY nie jest obowiązkowe. Zatwierdzenie ustawień odbywa się poprzez użycie przycisku. Jeżeli przy próbie sprzedaży środka wystąpi błąd, operator otrzyma w oknie komunikatu jego opis. Środek trwały nie zostanie sprzedany Środki Trwałe

31 Zmiana miejsca użytkowania Opcja ta umożliwia użytkownikowi dokonanie zmiany miejsca użytkowania środka po tym jak dokonał już przyjęcia go do ewidencji. Dostępna jest dla pojedynczego środka i zaznaczonej serii środków. Jeśli zostały utworzone zestawy środków, zmiana miejsca może dotyczyć całego zestawu. Aby zaznaczyć wybrane środki trwałe należy włączyć opcję zaznaczania. Zaznaczanie pozycji zostało opisane w części dotyczącej likwidacja środka. Operacji zmiany miejsca użytkowania można dokonać wybierając z górnego menu głównego okna programu opcję Środki trwałe Środki trwałe klawisz lub wprowadzając środek trwały na zakładce zatytułowanej Wydarzenia uruchomić prawy przycisk myszy. Program wyświetli okno Zmiana miejsca użytkowania, w którym znajduje się pole: 1. AKTUALNE MIEJSCE UŻYTKOWANIA 2. NOWE MIEJSCE UŻYTKOWANIA - należy wskazać nowe miejsce użytkowania dla środka. Wyboru nowego miejsca użytkowania dokonuje się poprzez jego wskazanie (klawisz ) i dwukrotne kliknięcie myszką. 3. DATA ZMIANY - jest datą zarejestrowania wydarzenia zmiany miejsca użytkowania w systemie. Musi ona spełniać następujące warunki: nie może pochodzić spoza bieżącego (w programie) roku obrachunkowego, nie może poprzedzać daty dokonania ostatniego wydarzenia dla tego środka, jeżeli nie rozpoczęto jeszcze amortyzacji środka w programie - nie może przekraczać żadnej z dat rozpoczęcia amortyzacji, jeżeli amortyzowano już środek w programie nie może pochodzić z zamkniętego miesiąca. Wskazówka Zaznaczenie pola Wystaw protokół zdawczo-odbiorczy powoduje automatyczne wygenerowanie protokołu zdawczo odbiorczego dla wprowadzanego wydarzenia zmiany miejsca użytkowania. Środki Trwałe 11-27