ZWIĄZEK REWIZYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH RP

Transkrypt

1 ZWIĄZEK REWIZYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH RP WARSZAWA www. zrsmrp.com.pl ul. Jasna 1 zrsmrp@zrsmrp.com.pl tel./fax tel./fax Lustracja: tel./fax Nr konta: Pekao SA REGON NIP <r l306 Warszawa, dnia 7 czerwca 2016 roku. Spółdzielnia Budowlano - Mieszkaniowa ul. Solna 1/ Jelenia Góra W wyniku umowy z dnia 29 stycznia 2016 roku zawartej między Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie a Spółdzielnią Budowlano - Mieszkaniową w Jeleniej Górze w dniach od 21 marca do 25 kwietnia 2016 roku została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od roku do roku. Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia: 1. Organizacja Spółdzielni: statut Spółdzielni oraz wewnętrzny system normatywny (kompletność i poprawność merytoryczna regulaminów), działalność organów Spółdzielni, struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni. 2. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych) oraz racjonalność ich wykorzystania Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi: stan ilościowy oraz estetyczno-porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia, koszty i przychody gzm oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokali, gospodarka lokalami użytkowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych, terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności Spółdzielni, treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (wodnokanalizacyjne, wywóz śmieci, ciepło). 5. Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych:

2 nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych, akumulacja środków finansowych na remonty, tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich realizacja. 6. Gospodarka finansowa: stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania, efektywność zaangażowania finansowego Spółdzielni w zakup akcji lub udziałów w innych podmiotach gospodarczych, rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni, obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych, terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, ZUS, PFRON), rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów. 7. Ocena realizacji przez Spółdzielnię obowiązków wynikających z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Lustracja nie obejmowała badania sprawozdań finansowych Spółdzielni w trybie art. 64 ustawy o rachunkowości, jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych. Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorowi dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez członków Zarządu Spółdzielni. W szczególności ustaleniom lustracji służyły: - statut i inne uregulowania wewnętrzne Spółdzielni, - uchwały i decyzje organów samorządowych, w tym protokoły z posiedzeń, - dokumenty członkowskie, - dokumentacja dotycząca robót remontowych, - dokumenty finansowo-księgowe. Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokóle lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół lustracji został podpisany przez Zarząd Spółdzielni bez zastrzeżeń. Spółdzielnia Budowlano -Mieszkaniowa w Jeleniej Górze przestrzega obowiązku określonego art Prawa spółdzielczego albowiem poprzednia lustracja pełna została przeprowadzona w 2013 roku obejmując całość jej działania w latach Na podstawie tych badań, w liście polustracyjnym z dnia roku Związek pozytywnie ocenił działalność Spółdzielni i poza wnioskiem o przestrzeganie obowiązującej zasady uniemożliwiającej traktowanie osiągniętego wyniku na pozostałej działalności 2

3 -r. operacyjnej i finansowej jako wyniku na gospodarce zasobami mieszkaniowymi - nie przekazał Spółdzielni innych wniosków polustracyjnych. Członkowie Spółdzielni zostali zapoznani z wynikami z tych badań na Walnym Zgromadzeniu przeprowadzonym w dniu roku. W latach podstawą działania Spółdzielni był statut ze zmianami uchwalonymi w 2009 roku i zarejestrowanymi przez sąd w 2010 roku. Statut ten jest dostosowany do obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisów prawa. Spółdzielnia posiada wymagane statutem normy wewnętrzne o charakterze regulaminowym, a normy te zostały uchwalone przez organy uprawnione. Lustracja nie wykazała mankamentów posiadanych przez Spółdzielnię regulaminów, poza brakiem unormowań dla Komisji Przetargowej (zakres uprawnień i sposób działania) w Regulaminie komisji stałych Rady Nadzorczej". W latach w Spółdzielni funkcjonowały wszystkie organy wymienione w jej statucie, tj. Walne Zgromadzenie, Rada Nadzorcza oraz Zarząd. Lustracja nie wykazała uchybień i nieprawidłowości odnośnie częstotliwości, terminowości i sposobu zwołania Walnych Zgromadzeń. Zastrzeżeń nie budzi także przebieg oraz sposób udokumentowania obrad tego organu. W świetle ustaleń lustracji: - w czerwcu 2014 roku miały miejsce zmiany w składzie osobowym Rady Nadzorczej w związku z upływem kadencji tego organu; badania nie wykazały niewłaściwości w sposobie dokonania tych zmian, - Rada Nadzorcza zgodnie z posiadanymi kompetencjami zajmowała się istotnymi sprawami Spółdzielni, a przede wszystkim wypełnianiem zadań wynikających z funkcji kontrolno - nadzorczej oraz zarządzającej, - Rada Nadzorcza pracowała na podstawie przyjętych planów pracy, a częstotliwość posiedzeń tego organu oraz sposób ich udokumentowania zastrzeżeń nie budzi. Lustracja nie wykazała niewłaściwości w sposobie wypełniania przez Zarząd wymogów formalnych statutu i regulaminu Zarządu. Zarząd będący organem wykonawczym w strukturze organów samorządowych pełnił jednocześnie rolę kierowniczą w bieżącej działalności Spółdzielni rozumianej jako podmiot gospodarczy i ocena działania Spółdzielni zawarta w niniejszym liście polustracyjnym jest głównie oceną pracy tego organu; z oceny tej wynika przede wszystkim, że decyzje Zarządu nie naruszyły kompetencji innych organów Spółdzielni. W badanym okresie Spółdzielnia zatrudniała na podstawie umów o pracę 4 pracowników (Prezes Zarządu, kierownik administracyjny, konserwator, sprzątaczka - łącznie 2,25 etatu). W pozostałym zakresie

4 zadania Spółdzielni wykonywane były przez usługodawców zewnętrznych (w tym m.in. obsługa prawna i obsługa księgowa). W ocenie Związku taki sposób organizacji Spółdzielni był dostosowany do form i skali prowadzonej przez nią działalności, zapewniając warunki prawidłowego jej funkcjonowania. Z uwagi na szczupłość zatrudnienia Spółdzielnia nie ma obowiązku posiadania regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania i takich unormowań nie posiada. Ustalenia lustracji wskazują, że dokumentacja pracownicza była prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ustalenia lustracji wskazują, iż wszystkie grunty będące we władaniu Spółdzielni posiadają uregulowany stan prawny, a decyzją Prezydenta miasta Jeleniej Góry z dnia roku Spółdzielnia uzyskała prawo własności do gruntów do których wcześniej posiadała prawo wieczystego użytkowania. Na gruntach tych znajduje się jedna nieruchomość dwubudynkowa. W zakresie realizacji postanowień ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, ustalenia lustracji wskazują, że wszystkie wnioski złożone przez członków o ustanowienie odrębnej własności lokali mieszkalnych (6) zostały przez nich wycofane i ustanowiono jedynie na wniosek członka odrębną własność jednego lokalu użytkowego. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości i uchybień w prowadzeniu przez Spółdzielnię spraw członkowsko - mieszkaniowych oraz dyspozycji lokalami. Zastrzeżeń nie budzi także sposób prowadzenia dokumentacji członkowskiej. Przeprowadzona w trakcie lustracji wizytacja zasobów mieszkaniowych Spółdzielni wykazała, iż są one utrzymane w czystości i w ogólnie należytym stanie porządkowym oraz technicznym (możliwym do ustalenia w trakcie wizualnego oglądu) ale występują potrzeby w zakresie malowania 6 klatek schodowych w budynku przy ul. Solnej 1. Na pozytywną ocenę zasługuje fakt, iż we wszystkich budynkach Spółdzielni wykonano docieplenia ścian zewnętrznych. W świetle ustaleń lustracji: 1. W latach działalność Spółdzielni w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi zamykała się nadwyżkami przychodów nad poniesionymi kosztami, a wysokość tych nadwyżek wyniosła: -w 2013 roku zł., -w 2014 roku zł., -w 2015 roku zł. Przedstawione kwoty uwzględniają jednak wyniki finansowe gospodarki lokalami użytkowymi, która nie jest zaliczana do gospodarki zasobami mieszkaniowymi, lecz do pozostałej działalności gospodarczej (operacyjnej), na co Związek zwrócił uwagę w liście polustracyjnycm opracowanym na podstawie poprzednio przeprowadzonych badań. W liście tym 4

5 przypomnieliśmy, że zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 44 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2007 roku, koszty i przychody pozostałej działalności operacyjnej i finansowej inne niż koszty i przychody działalności eksploatacyjnej i utrzymania nieruchomości muszą być ewidencyjnie wyodrębnione, wynik finansowy tych działalności podlega opodatkowaniu, a dochód netto jest nadwyżką bilansową, o przeznaczeniu której decyduje Walne Zgromadzenie Członków. Osiągany przez spółdzielnię wynik z gospodarki lokalami użytkowymi oraz z działalności finansowej i pozostałej działalności operacyjnej, zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Ministerstwo Finansów, nie może podlegać rozliczeniu jako wynik gospodarki zasobami mieszkaniowymi i zwiększać przychodów lub kosztów gzm w roku następnym. 2. W badanym okresie Spółdzielnia realizowała wymogi art. 6 ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych określającego, że różnica między kosztami eksploatacji i utrzymania nieruchomości zarządzanej przez Spółdzielnię na podstawie art. 1 ust. 3 u.s.m., a przychodami z opłat o których mowa w art. 4 ust. 1-2 i 4 u.s.m. zwiększa odpowiednio przychody lub koszty eksploatacji i utrzymania nieruchomości w roku następnym. Natomiast przy zmianie wysokości opłaty eksploatacyjnej od lokali mieszkalnych w 2015 roku na pokrycie kosztów zależnych od Spółdzielni nie zachowano wymogów art. 4 ust. 7 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych określających obowiązek zawiadomienia o tej zmianie użytkowników lokali co najmniej na 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. 3. Nie wystąpiły niewłaściwości w gospodarce lokalami użytkowymi, a dotyczy to sposobu wyboru najemców tych lokali, sposobu zapewnienia ochrony interesów Spółdzielni w umowach najmu i realizacji postanowień umownych. Według stanu na dzień roku kwota zaległości w opłatach eksploatacyjnych od lokali mieszkalnych wyniosła ,07 zł., co stanowiło 16,59% rocznego wymiaru tych opłat; poziom tych zadłużeń znacząco wzrósł w stosunku do poziomu w analogicznym okresie w latach (od 1,58% do 1,62%). Natomiast zmalał (z 12,06% do 8,14%) poziom zaległości w opłatach od lokali użytkowych. Niekorzystnym zjawiskiem jest wysoki udział zaległości trzymiesięcznych i dłuższych w ogólnej kwocie zadłużenia z tego tytułu, który na koniec 2015 roku dla lokali mieszkalnych wyniósł ok. 91,3%, a dla lokali użytkowych wyniósł ok. 87,7%. Poziom zaległości w opłatach za używanie lokali mieszkalnych na koniec 2015 roku był wyższy od przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych, natomiast w przypadku lokali użytkowych poziom zaległości był zbliżony do przeciętnego. Wskazuje to na konieczność zintensyfikowania podejmowanych przez Spółdzielnię działań windykacyjnych. W badanym okresie dostawa usług komunalnych oraz innych usług związanych z eksploatacją nieruchomości odbywała się na podstawie umów

6 zawartych z usługodawcami, a umowy te zawierały postanowienia zapewniające ochronę interesów Spółdzielni. We wszystkich latach badanego okresu Spółdzielnia przeprowadziła okresowe kontrole stanu technicznej sprawności instalacji gazowej, przewodów wentylacyjnych i spalinowych. Natomiast nie były przeprowadzane okresowe kontrole - co najmniej raz w roku - stanu technicznego zasobów w zakresie wymienionym art. 62 ust. 1 pkt. a" i b" Prawa budowlanego. Gospodarka remontowa prowadzona była na podstawie rocznych rzeczowo - finansowych planów remontów, które uchwaliła Rada Nadzorcza. Spółdzielnia założyła książki obiektu budowlanego dla każdego budynku, a sposób prowadzenia tych książek zastrzeżeń nie budzi. Zgodnie z art. 6 ust. 3 w/w ustawy Spółdzielnia tworzy fundusz na remonty zasobów mieszkaniowych a odpisy na ten fundusz obciążają koszty gospodarki zasobami mieszkaniowymi. W latach nakłady Spółdzielni na zaspokojenie potrzeb technicznych nieruchomości, finansowane środkami funduszu remontowego wyniosły łącznie ,95 zł. Nakłady te zostały pokryte środkami własnymi Spółdzielni zakumulowanymi na funduszu remontowym, pochodzącymi z odpisów od lokali mieszkalnych. Na koniec 2015 roku fundusz remontowy wykazywał saldo dodatnie w wysokości ,13 zł. W badanym okresie roboty remontowe zostały wykonane przez wykonawców obcych wyłonionych w sposób określony w normach wewnętrznych Spółdzielni. Lustracja nie wykazała mankamentów umów zawartych z obcymi wykonawcami robót remontowych, niewłaściwości w realizacji postanowień umownych oraz w sprawowaniu przez Spółdzielnię nadzoru inwestorskiego nad robotami. W okresie objętym lustracją ewidencja księgowa Spółdzielni prowadzona była na bieżąco w oparciu o Zakładowy Plan Kont dostosowany do ustawy o rachunkowości, a także terminowo i prawidłowo sporządzono sprawozdania finansowe, które były poddane badaniu przez uprawnioną do tych badań Komisję Rewizyjną Rady Nadzorczej; stosownie do wymogów art. 64 ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe Spółdzielni nie podlegają obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta. Sprawozdania za 2013 rok i za 2014 rok zostały zatwierdzone przez Walne Zgromadzenia przeprowadzone w latach i terminowo złożone w Sądzie i w Urzędzie Skarbowym. Spółdzielnia nie prowadzi kasy, gdyż wszelkie operacje związane z jej należnościami i zobowiązaniami regulowane są poprzez bank. W latach Spółdzielnia posiadała wolne środki finansowe zdeponowane na rachunku lokat terminowych, a uzyskane z tego tytułu

7 dodatkowe przychody zasiliły jej gospodarkę. Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni w badanym okresie pozwoliła na bieżące regulowanie zobowiązań o charakterze publiczno-prawnym oraz wobec dostawców robót i usług. Na tle ustaleń zawartych w protokole lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego pożądane byłoby, aby organy samorządowe Spółdzielni rozważyły podjęcie następujących działań. 1. Rozważyć sprawę uwzględnienia w najbliższych planach remontów robót polegających na malowaniu klatek schodowych w budynku przy ul. Solnej Przestrzegać obowiązującej zasady uniemożliwiającej traktowanie osiągniętego wyniku w gospodarce lokalami użytkowymi jako wyniku w gospodarce zasobami mieszkaniowymi. 3. Przy zmianie wysokości opłaty eksploatacyjnej od lokali mieszkalnych na pokrycie kosztów zależnych od Spółdzielni przestrzegać wymogów art. 4 ust. 7 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych nakładających obowiązek zawiadomienia o tej zmianie użytkowników lokali co najmniej na 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. 4. Zintensyfikować przewidziane prawem działania w celu poprawy skuteczności windykacji opłat za używanie lokali. 5. Przeprowadzać okresowe kontrole - co najmniej raz w roku - stanu technicznego zasobów w zakresie wymienionym art. 62 ust. 1 pkt. a" i b" Prawa budowlanego. Przedstawiając powyższe, Związek informuje, iż zgodnie z art Prawa spółdzielczego, wnioski z przeprowadzonej lustracji winny być przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu. Uprzejmie prosimy o powiadomienie Związku o sposobie realizacji w/w wniosków. i Jerzy Jankowski LK/103/2016