STAROSTWO POWIATOWE W SŁUPSKU WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY ODDZIAŁ GOSPODARCZY

Transkrypt

1 Ą Ł Ę ó ń ł ł ś ą ń ó ę ł ę ł ł ą łą ł ł Ęą ę ą ą ę ę ę ś ą ą ź ń ó ę ł ę ą ł ż ś ą ę ęń ó ę ł ł ś żę ę ń ó ą ę żą ę ę ż ł

2 STAROSTWO POWIATOWE W SŁUPSKU WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY ODDZIAŁ GOSPODARCZY Instrukcja w sprawie określenia procedury postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń i obiektów urzędu Starostwa Powiatowego w Słupsku. SŁUPSK, KWIECIEŃ 2011 ROK

3 Instrukcja w sprawie określenia procedury postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń i obiektów urzędu Starostwa Powiatowego w Słupsku. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: Rozdział I Założenia i postanowienia ogólne 1) urzędzie - należy przez to rozumieć urząd Starostwa Powiatowego w Słupsku, 2) strefie administracyjnej - należy przez to rozumieć budynek urzędu A oraz budynek urzędu B z terenem, na którym są usytuowane budynki, 3) dźwig-platforma dla osób niepełnosprawnych 1 - należy przez to rozumieć dźwig-platforma na zewnątrz budynku urzędu A przeznaczony dla osób niepełnosprawnych, 4) bezpośrednim przełożonym - należy przez to rozumieć: a) dla Naczelników i stanowisk pracy nie wchodzących w skład komórek organizacyjnych- Starostę Powiatu Słupskiego, b) dla pozostałych pracowników Starostwa Naczelnika, Kierownik komórki organizacyjnej 5) pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników Starostwa, 6) systemie alarmowym - należy przez to rozumieć całodobową ochronę czynną osób mienia i dozorze oraz monitoring (prawe skrzydło parteru) budynku A wykonywany przez podmiot uprawniony do świadczenia tego typu usług Rozdział II Dozór obiektów 2 1. Budynki urzędu usytuowane są na ogrodzonej posesji, do której prowadzą zamykane na klucz dwie bramy wjazdowe w tym jedna z furtką. 2. Na zewnątrz budynku urzędu A znajduje się dźwig platforma przeznaczona dla osób niepełnosprawnych. 3. Budynki urzędu są także siedzibą Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, Pomorskiego Zespołu Parków Krajobrazowych, Kasy Oddziału Operacyjnego Banku Ochrony Środowiska. 4. Budynki podlegają dozorowi i ochronie fizycznej w dni powszednie od godz do godz a w dni wolne od pracy całodobowym monitorowaniu przy pomocy systemu monitoringu wizyjnego i ppoż zamontowanego w obiekcie.

4 5. Do obowiązków dozoru należy: 1) przyjmowanie i rejestracja sygnałów systemu przez całą dobę, również w dni świąteczne i wolne od pracy, 2) powiadamianie wyznaczonych pracowników z urzędu o przypadkach wystąpienia alarmu w chronionym obiekcie, 3) zapewnienie gotowości do działań ochronnych grup patrolowo- interwencyjnych w przypadku wystąpienia zdarzenia załączenia alarmu, 4) zapewnienie fizycznej ochrony obiektów, 5) konserwacja i naprawa systemu w sposób zapewniający bezawaryjne jego działanie, 6) kontrola załączeń i wyłączeń systemu zgodnie z ustalonym rozkładem pracy systemu, 7) niezwłoczne podjęcie ochrony fizycznej obiektu w przypadku braku możliwości monitorowania systemu, ustalenie przyczyn zdarzenia i zawiadomienie Starosty lub osób upoważnionych o zaistniałym zdarzeniu, 8) wydawanie kluczy uprawnionym pracownikom, 9) prowadzenie rejestrów wydawania kluczy, 10) prowadzenie rejestrów wydawania kluczy i kart magnetycznych tajnych, szczególnej ochrony i zapasowych, 11) prowadzenie rejestrów dotyczących przebywania pracowników po godzinach urzędowania. 6. Szczegółowy zakres obowiązków i ustaleń w zakresie ochrony i dozoru, o których mowa w ust. 4, reguluje umowa OR.VI. 54/2010 z dnia 29 grudnia 2010 roku zawarta pomiędzy Powiatem Słupskim, a firmą Jantar Spółka z o.o. Słupsk świadczącą usługi dozoru Z uwagi na publiczny charakter urzędu, w godzinach urzędowania, nie obowiązuje system przepustek, ani też inny sformalizowany system określający uprawnienia do wejścia, przebywania i wyjścia ze strefy administracyjnej urzędu. 2. Do obowiązków wszystkich pracowników w godzinach pracy urzędu, należy w szczególności: 1) zwracanie uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z urzędu, 2) reagowanie na wejście do budynku i przebywanie w strefie administracyjnej osób będących pod wpływem działania alkoholu lub innych środków odurzających, 3) reagowanie na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynku urzędu, 4) reagowanie na próby wnoszenia do budynku lub wwożenia do strefy administracyjnej przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenie itp., 5) natychmiastowe reagowanie, poprzez powiadomienie odpowiednich służb oraz osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia. 3. Do zadań pracowników obsługi wykonujących obowiązki w budynku poza godzinami pracy urzędu należy w szczególności: 1) prowadzenie dozoru strefy administracyjnej w trakcie wykonywania obowiązków, 2) przyjmowanie zdawanych kluczy przez pracowników na koniec dnia pracy urzędu, za poświadczeniem w rejestrze; 3) sprawdzanie zamknięć drzwi i okien oraz stosowanych zabezpieczeń, 4) sprawdzanie stanu technicznego urządzeń i armatury w pomieszczeniach higienicznosanitarnych, 5) podejmowanie natychmiastowych czynności wyjaśniających, w przypadku zaobserwowania obecności w strefie administracyjnej osób nie będących pracownikami urzędu,

5 6) natychmiastowe reagowanie poprzez zawiadomienie odpowiednich służb i osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia, zdrowia oraz utraty lub zniszczenia mienia. 4. Pracownicy obsługi obowiązani są do prowadzenia rejestrów dotyczących przebywania pracowników po godzinach urzędowania. Rozdział III Zabezpieczenie pomieszczeń i procedura postępowania z kluczami Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej dokonuje pracownik dozoru nie wcześniej niż na 30 minut przed godziną rozpoczęcia pracy urzędu, do którego obowiązków należy także: 1) wydawanie kluczy do pomieszczeń biurowych i administracyjnych (wg listy sporządzanej i zmienianej raz w miesiącu przez Kierownika Oddziału Gospodarczego) pracownikom urzędu rozpoczynającym pracę, za poświadczeniem w odpowiednim rejestrze, 2) przyjmowanie zdawanych kluczy przez pracowników sprzątających urząd na koniec dnia pracy, za poświadczeniem w rejestrze, 3) zamknięcie dostępu zewnętrznego do całej strefy administracyjnej po zakończeniu dnia pracy i załączeniu systemu alarmowego w obiekcie. 2. Otwarcia strefy pomieszczeń Wydziału Komunikacji, Wydziału Finansowo-Budżetowego, Wydziału Zarządzania Kryzysowego oraz Wydziału Organizacyjnego (Informatycy) dokonują uprawnieni pracownicy za pomocą karty magnetycznej zwalniającej system kontroli dostępu. 3. Otwarcie pomieszczeń Nr 16, 19, 26, 34 Wydziału Geodezji i Kartografii służące ochronie operatów pomiarowych znajdujących się w zasobie geodezyjnym dokonują pracownicy w/w wydziału za pomocą karty magnetycznej zwalniającej system kontroli dostępu. 5. Otwarcie drzwi wejściowych od strony parkingu dokonują upoważnieni pracownicy Starostwa za pomocą karty magnetycznej zwalniającej system kontroli dostępu. 6. Otwarcie wszystkich stref i pomieszczeń dokonują tylko upoważnieni pracownicy Starostwa za pomocą uniwersalnej kary magnetycznej zwalniającej systemy kontroli dostępu. 7. Dźwig - platforma służy udostępnieniu pomieszczeń biurowych osobom niepełnosprawnym. Upoważniony i przeszkolony pracownik do obsługi dźwigu - platformy uruchamia urządzenie kluczem pobranym z portierni po przywołaniu przez osobę niepełnosprawną (przycisk przywoławczy przed urzędem). 8. Klucze od hydrantów, krat oraz urządzeń pomiarowych przechowywane są w woreczku i są wydawane na wypadek zdarzenia losowego lub osobom uprawnionym do pobierania wszystkich kluczy. 9. Rejestr o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 i 4 pod nazwą " Rejestr wydania i zwrotu kluczy do pomieszczeń "stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

6 5 1. Pracownik, który zwolnił system dostępu kartą magnetyczną lub pobrał klucz(e) do pomieszczenia(eń), przed uruchomieniem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków i zabezpieczeń zastosowanych przy zamykaniu pomieszczeń. 2. Pracownik uruchamiający urządzenie dźwigu-platformy obowiązkowo zna instrukcję obsługi. Niedozwolone jest uruchamianie urządzenia przez nieuprawnione osoby. 3. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia. 4. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust.1 i 3, pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego i kierownika jednostki. 5. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracowniku (pracownikach) pomieszczeń, w których usytuowane jest (są) jego (ich) miejsce (a) pracy spoczywa pełna odpowiedzialność za ochronę pomieszczeń biurowych w godzinach pracy urzędu. 6. Zasady opuszczania pomieszczeń biurowych (stanowiska pracy) w godzinach pracy oraz pozostawania pracowników w pomieszczeniach biurowych po godzinach pracy, określają odrębne, wewnętrzne przepisy zawarte w Regulaminie Pracy. 7. Zabrania się: dorabiania dodatkowych kluczy do pomieszczeń i budynków Urzędu bez zgody Sekretarza Powiatu wyrażonej na piśmie Po zakończeniu dnia pracy, pracownicy urzędu zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, głównie polegających na : 1) zabezpieczeniu dokumentacji, 2) zabezpieczeniu komputerów, zewnętrznych nośników danych, 3) zaplombowaniu szaf metalowych znajdujących się w pomieszczeniach przy użyciu referentek będących w posiadaniu pracowników tych pomieszczeń, 4) wyłączeniu wszystkich urządzeń energetycznych zasilanych energią elektryczną, (grzejniki, czajniki, wentylatory itp.) zgodnie z instrukcją bhp., 5) zamknięciu okien i drzwi, 6) zdaniu kluczy od pomieszczeń w portierni. 2. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych należy zdeponować do kasetki metalowej, znajdującej się w miejscu wyznaczonym przez Naczelnika Wydziału. 3. Duplikaty kluczy wejściowych i kart magnetycznych do wszystkich pomieszczeń urzędu, będące kluczami i kartami zapasowymi są przechowywane w pomieszczeniu dozoru (pomieszczenie Nr 05) w opisanych i zabezpieczonych kopertach umieszczonych w zaplombowanych referentką nr 15 i 16 sejfach. 4. Duplikaty kluczy wejściowych do pomieszczeń urzędu, będącymi kluczami zapasowymi są przechowywane w sejfie u Kierownika Oddziału Gospodarczego (pomieszczenie Nr 209).

7 5. Duplikaty kluczy do pomieszczeń szczególnej ochrony znajdują się w sejfie w pomieszczeniu Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Obronności. 6. Wydawanie kluczy zapasowych, lub kart magnetycznych o których mowa w ust. 3 uprawnionym pracownikom do ich pobrania może odbywać się tylko w uzasadnionych sytuacjach oraz przypadkach awaryjnych za zgodą bezpośredniego przełożonego i wiedzą Sekretarza za pokwitowaniem w odpowiednim rejestrze oraz sporządzeniu notatki służbowej na wskazaną okoliczność. 7. Klucze zapasowe i karty magnetyczne po ich wykorzystaniu należy niezwłocznie zwrócić do depozytu za poświadczeniem zwrotu w rejestrze. 8. Wzór rejestru o którym mowa w ust. 3 i 6, pod nazwą " Rejestr wydania i zwrotu kluczy, kart zapasowych i tajnych stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji Szczególnej ochronie dostępu podlegają klucze do pomieszczeń i szaf Kancelarii Niejawnej. Sposób postępowania z kluczami i zabezpieczenia pomieszczenia przeznaczonego na Kancelarię Niejawnej regulują odrębne przepisy. 2. Szczególnej ochronie dostępu podlegają klucze od pomieszczenia nr 123 w którym znajduje się kasa pancerna. Klucz przechowywany jest w zaplombowanym woreczku w pomieszczeniu dozoru drugi egzemplarz zdeponowany jest w kasie pancernej Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Obronności. Sposób postępowania z kluczami i zabezpieczenie pomieszczenia reguluje Zarządzenie nr 37 z dnia 27 października 2006 r. w sprawie instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym w Słupsku. Duplikat kluczy znajduje się w pomieszczeniu dozoru (pomieszczenie Nr 05) w zaplombowanym referentką Nr 15 sejfie. 3. Szczególnej ochronie dostępu podlegają klucze do pomieszczeń: 1) 218, 219 przechowywane są w zaplombowanym woreczku w metalowej kasecie znajdującej się u naczelnika Wydziału Geodezji i Kartografii. Drugi egzemplarz zdeponowany jest w opieczętowanej kopercie umieszczonej w zaplombowanej kasie pancernej Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Obronności. Duplikat kluczy znajduje się w pomieszczeniu dozoru (pomieszczenie Nr 05) w zaplombowanym referentką Nr 15 sejfie. 2) 227, 228, 229, 230, 231, 232, 233 przechowywane są w zaplombowanym woreczku w zaplombowanym sejfie u Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych. Drugi egzemplarz zdeponowany jest w zaplombowanej kasie pancernej Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Obronności. Duplikat kluczy znajduje się w pomieszczeniu dozoru (pomieszczenie Nr 05) w zaplombowanym referentką Nr 15 sejfie. 3) 303 klucz przechowywany jest w zaplombowanym woreczku w pomieszczeniu dozoru drugi egzemplarz zdeponowany jest w sejfie u Pełnomocnika Ochrony Informacji Niejawnych. Duplikat kluczy znajduje się w pomieszczeniu dozoru (pomieszczenie Nr 05) w zaplombowanym referentką Nr 15 sejfie Do otwierania pomieszczeń dla potrzeb wykonania czynności związanych ze sprzątaniem wykorzystywane są klucze zdane przez pracowników urzędu z poświadczeniem w odpowiednim rejestrze.

8 2. Pomieszczenia oznaczone numerami: 07, 08, 09, 35,123, 218, 219, 227, 228, 229, 230, 231, 232, 233 sprzątane są wyłącznie w godzinach pracy urzędu i w obecności zatrudnionych tam pracowników. Rozdział IV Postanowienia końcowe 9 1. Utrzymanie skutecznego zabezpieczenia technicznego strefy administracyjnej, stosownie do obowiązujących wymogów w tym zakresie (zamknięcia, systemy zamknięć, kraty, kłódki) podlega nadzorowi Sekretarza Powiatu. 2. Do stosowania postanowień instrukcji zobowiązuje się także pracowników Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego oraz Pomorskiego Zespołu Parków Krajobrazowych, mających swoje siedziby w budynkach Starostwa Powiatowego w Słupsku. 3. Klucze do pomieszczenia Kasy Banku Ochrony Środowiska Oddziału Operacyjnego w Słupsku są przechowywane w Oddziale Baku Ochrony Środowiska znajdującego się przy ul. Anny Łajming 4. Sposób postępowania z kluczami do pomieszczenia kasowego regulują wewnętrzne przepisy banku. 4. Pomorski Zespół Parków Krajobrazowych zajmujący pomieszczenia na parterze budynku B posiada własny system alarmowy dozoru i ochrony mienia. Otwarcie strefy administracyjnej dokonują pracownicy Pomorskiego Zespołu Parków Krajobrazowych. 5. Kierownicy jednostek organów opisanych w ust. 2 lub osoby przez nie upoważnione, wnioskują pisemnie do Sekretarz Powiatu o pozostawanie w budynku pracowników po godzinach pracy Urzędu. 6. Integralną częścią niniejszej instrukcji są załączniki wymienione w jej treści. 7. Instrukcja wprowadzona jest do użytku służbowego zarządzeniem Starosty Słupskiego. 8. Zmiany w instrukcji mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jej wprowadzenia. Spis załączników : 1. Załącznik nr 1 - Rejestr wydania i zwrotu kluczy do pomieszczeń, 2. Załącznik nr 2 - Rejestr wydania i zwrotu kluczy oraz kart zapasowych i tajnych.