Zarządzenie Nr 532/2011 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 31 października 2011r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 532/2011 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 31 października 2011r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Zabezpieczenia i Ochrony Mienia Na podstawie art.33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz z późn. zm.) oraz 65 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kaliszu stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 362/2010 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 1 września 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kaliszu (z późn. zm.) zarządza się, co następuje : 1. Wprowadza się Instrukcję Zabezpieczenia i Ochrony Mienia, stanowiącą załącznik do zarządzenia. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 3.

2 Załącznik do zarządzenia Nr.. Prezydenta Miasta Kalisza z dnia r. INSTRUKCJA ZABEZPIECZENIA I OCHRONY MIENIA W URZĘDZIE MIEJSKIM W KALISZU WSTĘP 1. Urząd Miejski w Kaliszu mieści się w następujących obiektach: 1.1. Ratusz przy ul. Główny Rynek 20, 1.2. Budynki A (budynek biurowy) i B (Biuro Obsługi Interesanta) przy ul. Kościuszki 1a, 1.3. Budynek C (magazynowo techniczny) przy ul.kościuszki 1a, 1.4. Villa Calisia przy Al. Wolności 4, 1.5. Budynek przy ul. Łaziennej 6, 1.6. Pomieszczenia przy ul. Chodyńskiego 3 Centrum Informacji Turystycznej. 2. Obiekt wymieniony w punkcie 1.1 objęty jest całodobowym dozorem portierów oraz całodobowym monitoringiem elektronicznym. 3. Obiekt wymieniony w punkcie 1.2 objęty jest w godz. 7:00 do 21:30 dozorem portierów, po 21:30 obiekt jest zabezpieczony systemem monitoringu elektronicznego oraz objęty jest funkcjonującym całodobowo elektronicznym systemem kontroli dostępu. 4. Obiekt wymieniony w punkcie 1.3 po godzinach pracy zabezpieczony jest mechanicznie poprzez zamontowane okna antywłamaniowe oraz dodatkowo zabezpieczony jest systemem monitoringu elektronicznego. 5. Obiekt wymieniony w punkcie 1.4 objęty jest całodobowym systemem monitoringu elektronicznego. 6. Obiekt wymieniony w punkcie 1.5 po godzinach pracy zabezpieczony jest mechanicznie poprzez zamontowane okna antywłamaniowe, podwójne zamki w drzwiach wejściowych oraz systemem monitoringu elektronicznego. 7. Obiekt wymieniony w punkcie 1.6 po godzinach pracy zabezpieczony jest mechanicznie poprzez podwójne zamki w drzwiach wejściowych oraz kratą w oknie od strony podwórka. CZEŚĆ I ZABEZPIECZNIE I WYDAWANIE KLUCZY DO POMIESZCZEŃ BIUROWYCH ORAZ ELEKTRONICZNY SYSTEM KONTROLI DOSTĘPU Klucze do wszystkich pomieszczeń biurowych w Ratuszu po godzinach pracy Urzędu są przechowywane na portierni. 2. Klucze do pomieszczeń Villi Calisia, Centrum Informacji Turystycznej oraz obiektu przy ul. Łaziennej 6, przechowywane są na portierni Ratusza. 3. Klucze do budynków A i B przy ul. Kościuszki 1a przechowywane są w Straży Miejskiej w Kaliszu. Pobierane są one przez upoważnionych pracowników przed rozpoczęciem i zdawane po zakończeniu pracy przez Urząd. Zasady otwierania i zamykania obiektów Urzędu Miejskiego przy ul. Kościuszki 1a oraz osoby upoważnione do realizacji powyższych zadań określone są w załączniku Nr 1 do Instrukcji. Pobieranie jak i zdawanie kluczy odnotowywane jest w Książce Pobierania i Zdawania Kluczy od Budynków A i B oraz Pomieszczeń Zastrzeżonych przy ul. Kościuszki 1a, której wzór stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji.

3 4. Klucze od pomieszczeń zastrzeżonych przechowuje się na portierni Ratusza i portierni Straży Miejskiej za wyjątkiem kluczy od Kancelarii Niejawnej, które przechowuje Dyżurny Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego. 5. Wykaz pomieszczeń zastrzeżonych i wykaz osób, które mają prawo pobierać klucze do nich zawiera załącznik Nr 3 do Instrukcji Wydawanie kluczy od pomieszczeń biurowych Ratusza, Villi Calisia oraz od drzwi głównych budynku przy ul. Łaziennej 6 i pomieszczenia Centrum Informacji Turystycznej przy ul. Chodyńskiego 3 następuje po dokonaniu wpisu do Książki Wydawania Kluczy na portierni Ratusza, której wzór stanowi załącznik Nr 4 do Instrukcji. Natomiast zdawanie kluczy od w/w pomieszczeń następuje po dokonaniu wpisu w Książce Zdawania Kluczy na portierni Ratusza, której wzór stanowi załącznik Nr 5 do Instrukcji. 2. Wydawanie i zdawanie kluczy do pomieszczeń zastrzeżonych następuję po dokonaniu na portierni i w obecności portiera wpisu do Książki Wydawania i Zdawania Kluczy do Pomieszczeń Zastrzeżonych, której wzór stanowi załącznik Nr 6 do Instrukcji. Wyjątek stanowią klucze od Kancelarii Niejawnej, które Pełnomocnik Kancelarii Niejawnej pobiera i zdaje Dyżurnemu Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego. 3. Zdawane klucze od pomieszczeń zastrzeżonych winny być opieczętowane lub zaplombowane. Portier sprawdza czy odcisk pieczęci jest zgodny z cechami referentki, a plastikowa plomba założona jest w sposób właściwy. 4. W przypadku niewłaściwego odcisku pieczęci lub niewłaściwego założenia plomby portier zwraca klucze z zaleceniem usunięcia wad W budynku Urzędu przy ul. Kościuszki 1a funkcjonuje elektroniczny system kontroli dostępu, którego czytniki zamontowane są w następujących miejscach: 1) wejście do budynku A (biurowiec) od strony parkingu, 2) furtka wejście na parking, 3) przejście służbowe w Biurze Obsługi Interesantów. 2. Za pomocą kart magnetycznych dokonywane jest w systemie pełna rejestracja (z określeniem daty i godziny) wejść i wyjść pracowników przez wymienione powyżej miejsca. 3. Karty magnetyczne wydawane są przez upoważnionego pracownika WAG na pisemny wniosek zainteresowanego pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej w której zatrudniony jest pracownik. 4. Zagubienie lub zniszczenie karty powinno zostać bezzwłocznie zgłoszone w Wydziale Administracyjno- Gospodarczym. 5. W przypadku rozwiązania stosunku pracy, pracownicy którym wydane zostały karty magnetyczne zobowiązani są do ich bezzwłocznego zwrotu do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego Klucze do następujących pomieszczeń w Ratuszu wydaje portier po akceptacji Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego, jego Zastępcy bądź osoby przez nich upoważnionej: 1) sala nr 35, 2) sala nr 36, 3) sala nr 38, 4) kotłownia, 5) wyjście ewakuacyjne, 6) pomieszczenia na śmieci, 7) wieża ratuszowa.

4 5. 1. W przypadku pożaru lub awarii portier powinien postępować zgodnie z instrukcją ochrony p.pożarowej. 2. Otwarcie pomieszczeń zastrzeżonych w przypadku akcji ratowniczej następuje na polecenie kierującego akcją. O zaistniałej sytuacji kierujący akcją informuje Prezydenta Miasta Kalisza sporządzając pisemny meldunek. 3. W przypadku konieczności wejścia do pomieszczeń zastrzeżony w innych sytuacjach niż określone w ust. 2 otwarcie tych pomieszczeń następuje komisyjnie. 6. Upoważnia się Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego do stałej aktualizacji załączników Nr 1 i 3 bez zmiany treści Zarządzenia. CZĘŚĆ II INSTRUKCJA W SPRAWIE PRZEBYWANIA W OBIEKCIE URZĘDU MIEJSKIEGO PRACOWNIKÓW I OSÓB POSTRONNYCH PO GODZINACH PRACY Po godzinach pracy Urzędu Miejskiego w obiekcie przebywać mogą poza Przewodniczącym Rady Miejskiej, Prezydentem Miasta, Wiceprezydentami Miasta, Sekretarzem Miasta, Skarbnikiem Miasta, oraz kierownikami komórek organizacyjnych: 1) portierzy, 2) osoby sprzątające obiekt, 3) pracownicy USC podczas uroczystości ślubnych, 4) pracownicy Urzędu Miejskiego, którzy uzyskali zgodę na prace w godzinach nadliczbowych lub pozwolenie na przebywanie na terenie Urzędu poza godzinami pracy. 2. Osoby nie będące pracownikami Urzędu Miejskiego mogą przebywać w obiekcie tylko w przypadku: 1) posiadania imiennego zaproszenia na uroczystości organizowane przez Radę Miejską lub Urząd, 2) wezwania specjalistycznego pogotowia celem usunięcia awarii, 3) wcześniejszego uzyskania zgody Sekretarza lub Naczelnika Wydziału Administracyjno- Gospodarczego Pracownicy przebywający w gmachu po godzinach pracy zobowiązani są do odnotowania swojej obecności w zeszycie Praca w Godzinach Nadliczbowych Pracowników Urzędu Miejskiego w Kaliszu na portierni Ratusza, którego wzór stanowi załącznik Nr 7 do Instrukcji. 2. Obecność osób uprawnionych na postawie 7 ust. 2 portier odnotowuje w zeszycie dyżurów. CZEŚĆ III OBSŁUGA SYSTEMU ALARMOWEGO W URZĘDZIE MIEJSKIM W KALISZU Dodatkowe zabezpieczenia mienia stanowi sieć alarmowa zainstalowana w wymienionych poniżej pomieszczeniach: 1) Ratusz: a) Wydział Finansowy parter: pomieszczenia nr 3, 4, 7, 8, kasa Urzędu, b) Serwerownia III piętro: pomieszczenie nr 67, c) Wydział Geodezji i Kartografii: pomieszczenie nr 55, 56. 2) Obiekty przy ul. Kościuszki 1a: a) Biuro Obsługi Interesantów cały obiekt, b) Biuro Świadczeń Rodzinnych, c) Parter centrala telefoniczna, pomieszczenia nr 12, 13, 14, 15, 16, d) Magazyn, ul Kościuszki 1a. 3) Villa Calisia przy Al. Wolności 4 cały obiekt. Każdy z nich stanowi samodzielny system z odrębnym manipulatorem szyfrowym.

5 2. Za obsługę tj. kodowanie i rozkodowanie manipulatora szyfrowego odpowiedzialni są: 1) Ratusz: a) Wydział Finansowy tj. pomieszczenia nr 3, 4, 7, 8, kasa Urzędu portierzy, b) Serwerownia III piętro, pomieszczenie nr 67 pracownicy obsługi Informatycznej Urzędu Miejskiego, c) Wydział Geodezji i Kartografii, pomieszczenie nr 55, 56 upoważnieni pracownicy Wydziału. 2) Obiekty przy ul. Kościuszki 1a: a) Biuro Obsługi Interesantów, cały obiekt upoważnieni pracownicy Urzędu, b) Pomieszczenia Biura Świadczeń Rodzinnych upoważnieni pracownicy Biura Świadczeń Rodzinnych, c) Parter, tj. centrala telefoniczna, pomieszczenia nr 12, 13, 14, 15, 16 upoważnieni pracownicy Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, d) Magazyn ul. Kościuszki 1a upoważnieni pracownicy WAG. 3) Villa Calisia przy Al. Wolności 4 upoważnieni pracownicy Urzędu. 10. Do podstawowych obowiązków pracownika upoważnionego do obsługi manipulatora szyfrowego należy: 1) przed rozpoczęciem pracy rozkodowanie systemu alarmowego, 2) zakodowanie systemu alarmowego po zakończeniu pracy Kody szyfrowe przechowywane są w zaklejonych i opieczętowanych kopertach z opisem pomieszczeń, na portierni Urzędu Miejskiego lub innym wyznaczonym przez Naczelnika Wydziału Administracyjno- Gospodarczego miejscu. 2. Portier lub inny upoważniony przez Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego pracownik może otworzyć kopertę z kodem tylko w przypadku włączenia się sygnalizacji alarmowej, w celu sprawdzenia przyczyn jego uruchomienia. 3. Fakt otwarcia koperty z kodem portier lub inna upoważniona osoba: 1) odnotowuje w zeszycie dyżurów z podaniem daty, godziny, numeru pomieszczenia oraz określeniem przyczyny uruchomienia alarmu, 2) powiadamia o zaistniałym zdarzeniu portiera przyjmującego po nim służbę, 3) przekazuje informację Naczelnikowi zainteresowanego Wydziału i oddaje kopertę z wykorzystanym kodem szyfrowym. 4. Każdorazowo po fakcie wykorzystania przez portiera informacji o stosowanym kodzie, Naczelnik Wydziału dokonuje zmiany kodu cyfrowego Pracownicy Wydziału, w którym zainstalowany jest system alarmowy przed wejściem do pomieszczeń powinni sprawdzić na portierni czy system jest wyłączony, jeżeli nie to oczekują aż osoba upoważniona rozkoduje manipulator szyfrowy. CZEŚĆ IV OCHRONA MIENIA URZĘDU 1. Za powierzone do wykorzystania i do wykonywania pracy mienie Urzędu odpowiada Naczelnik Wydziału oraz pracownicy bezpośrednio je eksploatujący. 2. Wyżej wymienione osoby winny wykazywać troskę o odpowiednie wykorzystanie i zabezpieczenie powierzonego mienia. 3. Zabrania się wynoszenia, przenoszenia, przekazywania pomiędzy pracownikami mienia bez pisemnej zgody Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. 4. Wychodząc z pomieszczeń należy zabezpieczyć poprzez zamknięcie w szafach lub biurkach: dokumenty, pieczątki, sprzęt biurowy jak: kalkulator, dyktafony itp. 5. Po zakończeniu pracy pracownicy zobowiązani są zablokować dostęp do dokumentów, komputerów i telefonów przez osoby nieupoważnione.

6 6. W przypadku zniszczenia, uszkodzenia i awarii, sprawy te należy natychmiast zgłaszać Naczelnikowi Wydziału Administracyjno-Gospodarczego lub jego Zastępcy. 7. Na terenie Urzędu Miejskiego obowiązuje całkowity zakaz palenia wyrobów tytoniowych. 8. Z uwagi na publiczny charakter działania Urzędu w czasie jego pracy nie obowiązuje system przepustek, ani też inny sformalizowany system określający uprawnienia do wejścia i przebywania w obiektach Urzędu petentów. Z tego faktu wynika szerszy zakres obowiązków dla wszystkich pracowników w godzinach pracy Urzędu a w szczególności: 1) zwracanie uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z Urzędu, 2) reagowanie na wejście do budynków i przebywanie w nich osób będących pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, 3) reagowanie na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynków Urzędu przez osoby trzecie, 4) reagowanie na próby wnoszenia do budynków przedmiotów niebezpiecznych, materiałów budzących podejrzenia itp., 5) natychmiastowe reagowanie i powiadomienia odpowiednich służb o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty i zniszczenia mienia.

7 Załącznik Nr 1 ZASADY OTWIERANIA I ZAMYKANIA OBIEKTÓW URZĘDU MIEJSKIEGO W KALISZU PRZY UL. KOŚCIUSZKI 1A O godzinie 7.00 od poniedziałku do piątku wyznaczony pracownik WAG otwiera i odkodowuje tylne wejście do BOI. O godzinie 7.30 od poniedziałku do piątku wyznaczony pracownik WAG otwiera drzwi od frontu biurowca przy ul. Kościuszki 1a. O godzinie 7.30 od poniedziałku do piątku wyznaczony pracownik WAG przy udziale pracownika punktu informacji BOI otwiera drzwi dla interesantów oraz wejście z BOI do BŚR. Dostęp do budynku głównego przy ul. Kościuszki 1a od podwórka i wyjście na podwórko w trakcie dnia i po jego zamknięciu ograniczone jest poprzez system kart elektronicznych. Dostęp do budynku BOI od strony podwórka oraz do zaplecza ograniczony jest poprzez system kart elektronicznych. 10 min. po zakończeniu pracy przez pracowników zatrudnionych w budynku głównym, wyznaczony pracownik WAG zamyka drzwi od frontu. Wyjście pracowników odbywa się poprzez użycie kart elektronicznych, przez parking UM. Po zakończeniu pracy przez BOI, wyznaczony pracownik WAG zamyka drzwi zewnętrzne, kontrolując wychodzenie petentów. Po zakończeniu sprzątania BOI i budynku głównego przy ul. Kościuszki 1a wyznaczony pracownik WAG zamyka i zakodowuje obiekt BOI oraz zamyka wszystkie drzwi z klatki schodowej na korytarze na wszystkich kondygnacjach. Do realizacji wyżej wymienionych zadań wyznaczono: 1. Pawła Strzałkę odpowiedzialny za harmonogram dyżurów osób wymienionych w punkcie 2-3 oraz nadzór nad tymi osobami, 2. Wojciecha Kłobuckiego, 3. Ireneusza Kucnera, 4. Jacka Śmichurę, 5. Teresę Wrubińską, 6. Jadwigę Marciniak, 7. Dorotę Kudaś, 8. Zofię Kwiatkowską, 9. Alinę Rybczyńską, 10. Jadwigę Sztanderę, 11. Marię Świtałę. Osoby wymienione w punktach 2 4 odpowiedzialne są za otwieranie obiektów. Natomiast osoby wymienione w punktach 5 11 odpowiedzialne będą za zamknięcie i zabezpieczenie obiektów po zakończeniu pracy Urzędu.

8 L.p. Załącznik Nr 2 KSIĄŻKA POBIERANIA I ZDAWANIA KLUCZY OD BUDYNKÓW A i B ORAZ POMIESZCZEŃ ZASTRZEŻONYCH PRZY ul. KOŚCIUSZKI 1A Nr Pok. Data Godzina Pobieranie kluczy Imię i Nazwisko pobierającego Podpis Pobierające go Data Godzina Zdawanie kluczy Imię i Nazwisko zdającego Podpis portiera przyjmującego

9 Załącznik Nr 3 WYKAZ POMIESZCZEŃ ZASTRZEŻONYCH ORAZ WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO POBIERANIA KLUCZY DO POMIESZCZEŃ ZASTRZEŻONYCH Nazwa pomieszczenia Kancelaria Niejawna ul. Kościuszki 1a Magazyn Materiałów Piśmiennych ul. Kościuszki 1a Centrale telefoniczne ul. Kościuszki 1a, Główny Rynek 20 Poligrafia Główny Rynek 20 Kasy ul. Kościuszki 1a, Główny Rynek 20 Pomieszczenia Informatyków Serwerownie Pomieszczenia Węzłów Sieci Komputerowych ul. Kościuszki 1a, Główny Rynek 20 Biuro Świadczeń Rodzinnych ul. Kościuszki 1a Archiwum Osoby upoważnione Jerzy Kuś Ewa Koszyczarek Andrzej Sołtysiak Krzysztof Pomorski Małgorzata Wągrocka Beata Szuławy Tadeusz Czajczyński Krzysztof Pomorski Małgorzata Wągrocka Wiesław Dybioch Jerzy Cichecki Sebastian Dybioch Kasjerki zgodnie z uprawnieniami Pracownicy obsługi informatycznej Urzędu Osoby upoważnione przez Kierownika Biura Świadczeń Rodzinnych Krzysztof Pomorski Małgorzata Wągrocka Edward Kusiak Dariusz Marcińczak Paweł Strzałka Jerzy Cichecki

10 Załącznik Nr 4 WYDAWANIE KLUCZY L.p. Nr Pok. Data Godzina Imię i Nazwisko Pobierającego Podpis Pobierającego

11 Załącznik Nr 5 ZDAWANIE KLUCZ L.p. Nr Pok. Data Godzina Imię i Nazwisko Zadającego Podpis Zdającego

12 KSIĄŻKA WYDAWANIA I ZDAWANIA KLUCZY DO POMIESZCZEŃ ZASTRZEŻONYCH Załącznik Nr 6 L.p. Nr Pok. Data Godz. Wydawanie Kluczy Imię i Nazwisko Pobierającego Podpis Data Godz. Zdawanie Kluczy Imię i Nazwisko Zdającego Podpis

13 Załącznik Nr 7 PRACA W GODZINACH NADLICZBOWYCH PRACOWNIKÓW URZĘDU MIEJSKIEGO W KALISZU Data Godzina Przyjścia Imię i Nazwisko Wydział Godzina Wyjścia Podpis Portiera Podpis Pracownika