Instrukcja dotycz ca zasad gospodarki kluczami i ochrony fizycznej w budynkach Urz du Gminy K ty. Rozdzia I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Instrukcja dotyczca zasad gospodarki kluczami i ochrony fizycznej w budynkach Urzdu Gminy Kty Rozdzia I Postanowienia ogólne 1 Ilekro w instrukcji jest mowa o: 1. Urzdzie naley przez to rozumie Urzd Gminy Kty. 2. Instrukcji naley przez to rozumie Instrukcj dotycz zasad gospodarki kluczami w budynkach Urzdu Gminy Kty. 3. Strefie administracyjnej naley przez to rozumie budynek urzdu z terenem, na którym usytuowany jest budynek. 4. Bezporednim przeonym naley przez to rozumie kierujcego komórk lub jednostk organizacyjn, któremu pracownik bezporednio podlega. 5. Pracownikach naley przez to rozumie pracowników Urzdu Gminy Kty, pracowników jednostek organizacyjnych i organizacji majcych siedzib w budynku urzdu. 6. Pracownikach obsugi naley przez to rozumie pracowników dziennika podawczego, pracowników zajmujcych si utrzymaniem czystoci oraz pracami konserwatorskimi. 7. Systemie alarmowym naley przez to rozumie system alarmowy zainstalowany w poszczególnych budynkach. 8. Strefie bezpieczestwa naley przez to rozumie pomieszczenie, przez które mona uzyska dostp do kancelarii niejawnej. 9. Kancelarii niejawnej naley przez to rozumie pomieszczenie, w którym przechowywane informacje niejawne. 2 Instrukcja obowizuje wszystkich pracowników zatrudnionych w budynkach urzdu. 3 Niniejsza instrukcja dotyczy nastpujcych budynków urzdu: Rynek 7, Kiliskiego 1, Sobieskiego Budynek urzdu przy Rynek 7 jest take siedzib: Starostwa Powiatowego w Owicimiu. 2. Budynek urzdu przy ulicy Kiliskiego 1 jest take siedzib: Starostwa Powiatowego w Owicimiu, Zakadu Obsugi Szkó i Przedszkoli Samorzdowych, Zwizku Kombatantów, Polskiego Zwizku Emerytów i Rencistów,

2 Stowarzyszenia Ofiar Wojny, Wojewódzkiego Inspektora Surowcowo-Agrotechnicznego, Maopolskiego Orodka Doradztwa Rolniczego. Rozdzia II Dozór obiektu 5 Budynki urzdu Gminy Kty podlegaj ochronie polegajcej na: 1. monitorowaniu i rejestracji sygnaów, generowanych z systemów alarmowych zainstalowanych w obiektach wymienionych w dodatkowej ochronie budynku Urzdu Gminy Kty, Rynek 7 polegajcej na: caodobowym monitorowaniu budynku, asycie przy otwieraniu i zamykaniu budynku, depozytu kluczy z budynku, ochronie fizycznej budynku. 6 Z uwagi na publiczny charakter dziaania urzdu w czasie jego pracy nie obowizuje system przepustek, ani te inny sformalizowany system okrelajcy uprawnienia do wejcia, przebywania i wyjcia z terenu urzdu Zobowizuje si pracowników w godzinach pracy urzdu, w szczególnoci do: zwracania uwagi na zachowanie osób wchodzcych i wychodzcych z urzdu, reagowania na wejcie do budynku i przebywanie w strefie administracyjnej osób cych pod wpywem dziaania alkoholu lub innych rodków odurzajcych, reagowania na próby niszczenia, wynoszenia lub wywoenia mienia z budynku urzdu, reagowania na próby wnoszenia do budynku lub wwoenia do strefy administracyjnej przedmiotów niebezpiecznych, materiaów lub substancji budzcych podejrzenie itp., natychmiastowego reagowania, poprzez powiadomienie odpowiednich sb oraz osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagroenia dla ycia i zdrowia, a take utraty lub zniszczenia mienia. 2. Do zada i obowizków pracowników obsugi wykonujcych obowizki poza rozkadem czasu pracy urzdu naley w szczególnoci: sprawowanie ochrony strefy administracyjnej w trakcie wykonywania obowizków, sprawdzanie zamkni drzwi i okien oraz stosowanych zabezpiecze, sprawdzanie stanu technicznego urzdze i armatury w pomieszczeniach higienicznosanitarnych, podejmowanie natychmiastowych czynnoci wyjaniajcych w przypadku zaobserwowania obecnoci w strefie administracyjnej osób nie bcych pracownikami urzdu, natychmiastowe reagowanie poprzez zawiadomienie odpowiednich sb i osób o zaobserwowanych próbach stworzenia zagroenia dla ycia, zdrowia oraz utraty lub zniszczenia mienia, zaczanie systemu alarmowego po zakoczeniu pracy. 1

3 Rozdzia III Procedura postpowania z kluczami 8 Budynek Rynek 7 1. Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej dokonuje wyznaczony pracownik obsugi w asycie pracownika firmy ochraniajcej na podstawie harmonogramu pracy, nie wczeniej ni na 30 minut przed godzin rozpoczcia pracy urzdu. Klucze do budynku Urzdu dostarczane s przez pracownika firmy ochraniajcej, zamknite w specjalnym opakowaniu, pozwalajcym na ich zaplombowanie. Obowizkiem pracownika Urzdu jest sprawdzenie stanu plomby. 2. Klucze do pomieszcze biurowych przechowywane s na dzienniku podawczym w gablotce zamykanej na klucz. Kluczem od gablotki, po godzinach pracy, dysponuj pracownicy obsugi, a w godzinach pracy pracownik dziennika podawczego lub pracownik wyznaczony przez Dyrektora Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 3. Wydawanie i przyjmowanie kluczy do pomieszcze biurowych odbywa si za pisemnym potwierdzeniem w dzienniku. Przekazywanie klucza odbywa si pod nadzorem pracownika dziennika podawczego. 4. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych s w posiadaniu pracowników, którzy ponosz pe odpowiedzialno za ich naleyte zabezpieczenie. 5. Po zakoczeniu pracy w urzdzie pracownik obsugi lub pracownik dziennika podawczego na podstawie wpisów do dziennika sprawdza kompletno zdanych kluczy. W przypadku stwierdzenia braków, sporzdza notatk i przekazuje j bezporedniemu przeonemu. 6. Zamknicie dostpu zewntrznego do caej strefy administracyjnej dokonuje si po wyznaczonych godzinach pracy Urzdu. Pracownicy obsugi maj dopilnowa, by budynek Urzdu zosta opuszczony przez interesantów i osoby postronne. Po zakoczeniu prac zwizanych z obsug techniczn budynek musz opuci wszyscy pracownicy Urzdu. Po zaczeniu systemu alarmowego w obiekcie, wyznaczony pracownik obsugi zamyka budynek w asycie pracownika firmy ochraniajcej budynek oraz przekazuje ochronie zaplombowany klucz. Zamknicie moe odby si najpóniej o godzinie Budynek Kiliskiego 1 1. Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej moe dokona wyznaczony pracownik: Wydziau Geodezji, Kartografii i Katastru, Komendy Stray Miejskiej, Zakadu Obsugi Szkó i Przedszkoli Samorzdowych, nie wczeniej ni na 60 minut przed godzin rozpoczcia pracy urzdu. 2. Kierownicy komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 wyznaczaj pracowników upowanionych do dysponowania kluczami umoliwiajcymi otwarcie strefy administracyjnej. Wyznaczeni pracownicy otrzymuj osobisty kod dostpu do systemu alarmowego. Komplety kluczy za pisemnym potwierdzeniem odbioru przekazywane s pracownikom komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 i od tej pory ponosz oni pe odpowiedzialno za ich naleyte zabezpieczenie. Upowanieni pracownicy dysponuj nimi wedug potrzeb 2

4 organizacyjnych, z zastrzeeniem, e klucze mog by przekazywane tylko pracownikom posiadajcym osobisty kod dostpu. Przekazywanie kluczy midzy pracownikami odbywa si za pisemnym potwierdzeniem. 3. Klucze od pomieszcze biurowych, biurek stanowiskowych i szaf biurowych s w posiadaniu pracowników, którzy ponosz pe odpowiedzialno za ich naleyte zabezpieczenie. 4. Zamknicia dostpu zewntrznego do caej strefy administracyjnej po zakoczeniu dnia pracy, upewnieniu si, e nie ma osób nieuprawnionych do przebywania i zaczeniu systemu alarmowego w obiekcie dokonuje pracownik obsugi na podstawie harmonogramu pracy, nie póniej jednak ni o godzinie Budynek Sobieskiego Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej moe dokona wyznaczony pracownik: Wydziau wiadcze, nie wczeniej ni na 60 minut przed godzin rozpoczcia pracy urzdu. 2. Kierownicy komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 wyznaczaj pracowników upowanionych do dysponowania kluczami umoliwiajcymi otwarcie strefy administracyjnej. Wyznaczeni pracownicy otrzymuj osobisty kod dostpu do systemu alarmowego. Komplety kluczy za pisemnym potwierdzeniem odbioru przekazywane s pracownikom komórek lub jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1 i od tej pory ponosz oni pe odpowiedzialno za ich naleyte zabezpieczenie. Upowanieni pracownicy dysponuj nimi wedug potrzeb organizacyjnych, z zastrzeeniem, e klucze mog by przekazywane tylko pracownikom posiadajcym osobisty kod dostpu. Przekazywanie kluczy midzy pracownikami odbywa si za pisemnym potwierdzeniem. 3. Klucze od pomieszcze biurowych, biurek stanowiskowych i szaf biurowych s w posiadaniu pracowników, którzy ponosz pe odpowiedzialno za ich naleyte zabezpieczenie. 4. Zamknicia dostpu zewntrznego do caej strefy administracyjnej po zakoczeniu dnia pracy, upewnieniu si, e nie ma osób nieuprawnionych do przebywania i zaczeniu systemu alarmowego w obiekcie dokonuje pracownik obsugi na podstawie harmonogramu pracy, nie póniej jednak ni o godzinie Pracownik, który pobra klucz(e) od pomieszczenia(e), przed otwarciem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków i ewentualnych zabezpiecze zastosowanych przy zamykaniu pomieszcze. 2. Po otwarciu pomieszcze biurowych, jeszcze przed przystpieniem do pracy, pracownicy sprawdzaj stan zastosowanych zabezpiecze sprztu biurowego i komputerowego, a take skadowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposaenia. 3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpiecze, o których mowa w ust.1 i 2, pracownik, który to stwierdzi, natychmiast powiadamia o tym swojego bezporedniego przeonego. 4. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracownikach urzdujcych w tych pomieszczeniach spoczywa pena odpowiedzialno za ich ochron. 3

5 5. Zabrania si pracownikom samodzielnego dorabiania kluczy do pomieszcze i budynków Urzdu Gminy Kty. 6. Do zabezpieczenia stref administracyjnych stosowa mona jedynie zamki drzwiowe klasy C, które: maj profil klucza uniemoliwiajcy swobodne duplikowanie, posiadaj odpowiednie karty kodowe zabezpieczajce przed nieautoryzowanym duplikowaniem, posiadaj certyfikowane zabezpieczenia antywamaniowe Zabrania si pozostawiania kluczy w zamkach od drzwi podczas obecnoci i nieobecnoci pracownika w pomieszczeniu. 2. Zabrania si udostpniania kluczy osobom nieupowanionym, 3. Zabrania si pozostawiania kluczy bez dozoru Kluczami do pomieszcze gospodarczych dysponuj pracownicy obsugi i ponosz pe odpowiedzialno za naleyte ich zabezpieczenie. 2. Kluczami od krat dysponuj Dyrektorzy, w których dyspozycji znajduj si pomieszczenia biurowe. 3. Do otwierania pomieszcze dla potrzeb wykonania czynnoci zwizanych ze sprztaniem: w budynku Rynek 7 wykorzystywane s klucze zdane przez pracowników do gablotki na dzienniku podawczym, w pozostaych budynkach wykorzystywany jest dodatkowy komplet kluczy znajdujcy si w posiadaniu pracownika obsugi. 4. Zasady opuszczania pomieszcze biurowych - stanowiska pracy - w godzinach pracy oraz pozostawania pracowników urzdu w pomieszczeniach biurowych po godzinach pracy, okrelaj odrbne wewntrzne przepisy zawarte w Regulaminie Pracy urzdu b jednostki organizacyjnej lub innej organizacji majcej siedzib w budynku urzdu. 5. Pracownicy jednostek organizacyjnych i innych organizacji majcych siedzib w budynkach urzdu zobowizani s do: przestrzegania niniejszej instrukcji, zgaszania kadorazowo koniecznoci pracy poza wyznaczonymi godzinami pracy urzdu pracownikowi obsugi. 6. W przypadku koniecznoci uzyskania staego wydenia godzin pracy lub koniecznoci pracy w dni wolne kierownik jednostki organizacyjnej lub innej organizacji majcej siedzib w budynku urzdu zwraca si z pro na pimie o stae wydenie godzin pracy do Kierownika urzdu. 7. Po uzyskaniu zgody na prac w dniach dodatkowych kierownik jednostki organizacyjnej lub innej organizacji majcej siedzib w budynku urzdu przejmuje pe odpowiedzialno za budynek w tych dniach. 8. Pracownik, który wykonuje prace w dni dodatkowe jest zobowizany do 4

6 przestrzegania procedur dotyczcych danego budynku ze szczególnym uwzgldnieniem procedur zamknicia. Rozdzia III Procedury zamknicia Po zakoczeniu dnia pracy, pracownicy zobowizani s do uporzdkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynnoci zabezpieczajcych adekwatnych do zastosowanych rozwiza technicznych i organizacyjnych, gównie polegajcych na: zabezpieczeniu dokumentacji, zabezpieczeniu komputerów, dyskietek i pyt CD, wyczeniu wszystkich urzdze energetycznych zasilanych energi elektryczn, (czajniki, wentylatory itp.) zgodnie z zasadami bhp, zamkniciu okien i drzwi, zdaniu kluczy od pomieszcze do gablotki w budynkach gdzie jest to wymagane. 2. Przed zamkniciem strefy administracyjnej pracownik obsugi lub pracownik odpowiedzialny za budynek zobowizany jest do: sprawdzenia zamkni drzwi do poszczególnych biur, sprawdzania zamkni drzwi i okien oraz stosowanych zabezpiecze, sprawdzania stanu technicznego urzdze i armatury w pomieszczeniach higienicznosanitarnych, podejmowania natychmiastowych czynnoci wyjaniajcych w przypadku zaobserwowania obecnoci w strefie administracyjnej osób nie bcych pracownikami urzdu, zaczenia systemu alarmowego po zamkniciu budynku, Rozdzia IV Klucze zapasowe Duplikaty kluczy, bce kluczami zapasowymi do stref administracyjnych, pomieszcze biurowych i gospodarczych urzdu s przechowywane w gablocie w budynku Rynek 7. Kluczami do gabloty dysponuje wyznaczony pracownik Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 2. Wydawanie kluczy zapasowych, uprawnionym pracownikom do ich pobrania moe odbywa si tylko w uzasadnionych sytuacjach oraz przypadkach awaryjnych za zgod wyznaczonego pracownika Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Fakt pobrania jest dokumentowany w odpowiednim rejestrze wraz z podaniem: daty i czasu pobrania kluczy, imienia i nazwiska osoby pobierajcej oraz powodu zastosowania kluczy zapasowych. 3. Klucze zapasowe po ich wykorzystaniu naley niezwocznie zwróci do depozytu za powiadczeniem zwrotu w rejestrze wraz z podaniem daty i czasu zwrotu. 4. Rejestr wydanych kluczy zapasowych, wraz z podaniem powodu ich wykorzystania prowadzi wyznaczony pracownik Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 5

7 5. Ewidencj wykonanych duplikatów kluczy, wraz z podaniem daty, osoby, iloci kluczy, przyczyny wykonania duplikatu, prowadzi wyznaczony pracownik Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 6. W przypadku zagubienia lub zaginicia klucza, po stwierdzeniu tego faktu pracownik zgasza ten fakt natychmiast bezporedniemu przeonemu. Rozdzia V Pomieszczenia specjalne 16 Szczególnej ochronie dostpu podlegaj klucze do strefy bezpieczestwa, pomieszcze i szaf kancelarii niejawnej. 17 Strefa bezpieczestwa 1. Klucze do strefy bezpieczestwa przechowywane s na Dzienniku Podawczym w gablotce zamykanej na klucz. Kluczem od gablotki, po godzinach pracy, dysponuj pracownicy obsugi, a w godzinach pracy pracownik dziennika podawczego lub pracownik wyznaczony przez Dyrektora Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 2. Z powodu zabezpieczenia dostpu do strefy bezpieczestwa systemem alarmowym klucze mog pobra wycznie pracownicy Wydziau Zarzdzania Kryzysowego pod nadzorem pracownika Dziennika Podawczego. 3. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych znajdujcych si w strefie bezpieczestwa s w posiadaniu pracowników Wydziau Zarzdzania Kryzysowego, którzy ponosz pe odpowiedzialno za ich naleyte zabezpieczenie. 4. Gospodarka kluczami zapasowymi do strefy bezpieczestwa podlega przepisom opisanym w Rozdziale IV niniejszej instrukcji. 5. Strefa bezpieczestwa sprztana jest wycznie w godzinach pracy urzdu i w obecnoci zatrudnionych tam pracowników. 18 Kancelaria niejawna 1. Klucze do pomieszcze i szaf kancelarii niejawnej s przechowywane w sejfie znajdujcym si w strefie bezpieczestwa. Kod dostpu do sejfu jest znany pracownikom Wydziau Zarzdzania Kryzysowego uprawnionym do dostpu do kancelarii niejawnej. 2. Klucze zapasowe do pomieszcze i szaf kancelarii niejawnej przechowywane s w kopercie opatrzonej pieczciami i podpisami Penomocnika ds. ochrony informacji niejawnych oraz Kierownika kancelarii niejawnej. 3. Koperta, wymieniona w punkcie 2 przechowywana jest w metalowej szafie zamykanej na klucz. Klucze do szafy znajduj si w wycznej dyspozycji wyznaczonego pracownika Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 4. Otwarcia koperty zawierajcej klucze zapasowe do pomieszcze i szaf kancelarii niejawnej mona dokona wycznie komisyjnie za zgod Burmistrza Gminy Kty. 5. W przypadku zagubienia lub zaginicia klucza(y) do pomieszcze i szaf kancelarii niejawnej, po stwierdzeniu tego faktu pracownik zgasza ten fakt natychmiast 6

8 bezporedniemu przeonemu a ten bezporednio Burmistrzowi Gminy Kty. 6. Pomieszczenie kancelarii niejawnej sprztane jest wycznie w godzinach pracy urzdu i w obecnoci zatrudnionych tam pracowników Rozdzia VI Postanowienia kocowe Utrzymanie skutecznego zabezpieczenia technicznego strefy administracyjnej, stosownie do obowizujcych wymogów w tym zakresie (zamknicia, systemy zamkni, kraty, ódki) podlega nadzorowi Dyrektora Wydziau Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. 2. Przestrzeganie niniejszej instrukcji podlega nadzorowi Administrator Bezpieczestwa Informacji, który zapoznaje pracowników Urzdu Gminy Kty z niniejsza instrukcj za pisemnym potwierdzeniem tego faktu. 3. Zapoznanie pracowników jednostek organizacyjnych lub innych organizacji majcych siedzib w budynkach urzdu spoczywa na kierownikach tyche jednostek lub organizacji. 4. Instrukcja wprowadzona jest do uytku sbowego zarzdzeniem Burmistrza. 5. Zmiany w instrukcji mog by dokonywane w trybie przewidzianym dla jej wprowadzenia. 7