ZARZĄDZENIE NR 116/2014 WÓJTA GMINY LUBACZÓW. z dnia 8 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia regulaminu zabezpieczania pomieszczeń Urzędu Gminy Lubaczów

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 116/2014 WÓJTA GMINY LUBACZÓW z dnia 8 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia regulaminu zabezpieczania pomieszczeń Urzędu Gminy Lubaczów Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie gminnym (t. j. z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.), art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) oraz art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. z 1998 r. Dz. U. Nr. 21 poz. 94 z późń. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Ustanawia się regulamin zabezpieczania pomieszczeń Urzędu Gminy Lubaczów. Rozdział 1. Postanowienia ogólne 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Lubaczów, 2) GOPS - należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubaczowie, 3) pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników Urzędu i GOPS, 4) kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Lubaczów i Kierowniaka GOPS, 5) strefie administracyjnej - należy przez to rozumieć pomieszczenia Urzędu, 6) bezpośrednim przełożonym - należy przez to rozumieć: a) dla kierowników komórek organizacyjnych i stanowisk pracy nie wchodzących w skład komórek Wójta Gminy Lubaczów, b) dla pozostałych pracowników Urzędu kierownika komórki organizacyjnej, 7) Agencji - należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do świadczenia usług w zakresie ochrony osób i miena, świadczący je na rzecz Urzędu na podstawie zawartej umowy, 8) systemie alarmowym - należy przez to rozumieć całodobowy monitoring budynku świadczony przez Agencję, 9) normalne godziny pracy - godziny od 7:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku w dni powszednie. Rozdział 2. Dozór obiektu Pomieszczenia Urzędu znajdują się na parterze budynku przy ul. Jasnej 1 w Lubaczowie. 2. Pomieszczenia Urzędu są także siedzibą Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. 3. Gospodarstwo Lokalowe przy Starostwie Powiatowym pełni funkcję zarządcy budynku i świadczy odpłatnie usługi na rzecz Urzędu. 4. Budynek podlega dozorowi przez pracownika zarządcy budynku w dni powszednie od 15:00 do 7:00 rano, w niedzielę i święta całodobowo, oraz ochronie polegającej na całodobowym monitorowaniu obiektu w systemie dyskretnego ostrzegania za pomocą systemu alarmowego zamontowanego w pomieszczeniach Urzędu poprzez Agencję. 5. Do obowiązków Agencji należy: 1) przyjmowanie i rejestracja sygnałów systemu przez całą dobę, również w dni świąteczne i wolne od pracy, 2) powiadamianie wyznaczonych osób z Urzędu o przypadkach wystąpienia alarmu w chronionym obiekcie, 3) zapewnienie gotowości do działań ochronnych grup patrolowo - interwencyjnych w przypadku wystąpienia zdarzenia załączenia alarmu, Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 1

2 4) zapewnienie fizycznej ochrony obiektu do czasu ustąpienia przyczyn alarmu, 5) konserwacja i naprawa systemu w sposób zapewniający bezawaryjne jego działanie, 6) kontrola załączeń i wyłączeń systemu zgodnie z ustalonym rozkładem pracy systemu, 7) niezwłoczne podjęcie ochrony fizycznej obiektu w przypadku braku możliwości monitorowania systemu, ustalenie przyczyn zdarzenia i zawiadomienie Wójta o zaistniałym zdarzeniu. 6. Szczegółowy zakres obowiązków i ustaleń w zakresie ochrony i dozoru, o których mowa w ust. 4 reguluje umowa zawarta pomiędzy Urzędem a Agencją. Rozdział 3. Obowiązki pracowników w zakresie dozoru pomieszczeń Z uwagi na publiczny charakter działania Urzędu i GOPS w czasie jego pracy nie obowiązuje system przepustek, ani też inny sformalizowany system określający uprawnienia do wejścia, przebywania i wyjścia ze strefy administracyjnej Urzędu. 2. W związku z dostępnością pomieszczeń Urzędu i GOPS wynikającą z przyczyn określonych w ust. 1 zobowiązuję wszystkich pracowników, w normalych godzinach pracy do: 1) zwracania uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z Urzędu, 2) reagowania na wejście do budynku i przebywanie w strefie administracyjnej osób będących pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, 3) reagowania na próby niszczenia lub wynoszenia mienia z pomieszczeń Urzędu, 4) reagowania na próby wnoszenia do strefy administracyjnej przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenia itp., 5) natychmiastowego reagowania, poprzez powiadomienie bezpośredniego przełożonego o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia ludzi, a także utraty lub zniszczenia mienia. 5. Do zadań i obowiązków pracowników wykonujących obowiązki w pomieszczeniach Urzędu i GOPS poza normalnym czasem pracy należy w szczególności: 1) prowadzenie dozoru strefy administracyjnej w trakcie wykonywania obowiązków, 2) sprawdzanie zamknięć drzwi i okien oraz stosowanych zabezpieczeń, 3) sprawdzanie stanu technicznego urządzeń i armatury w pomieszczeniach higieniczno sanitarnych, 4) podejmowanie natychmiastowych czynności wyjaśniających w przypadku zaobserwowania obecności w strefie administracyjnej osób nie będących pracownikami Urzędu, GOPS lub zarządcy budynku, 5) natychmiastowe reagowanie na zaobserwowane próby stworzenia zagrożenia dla życia, zdrowia oraz utraty lub zniszczenia mienia poprzez zawiadomienie odpowiednich służb, w tym: Agencji, Policji lub Straży Pożarnej oraz bezpośredniego przełożonego i Wójta. 6. Zabrania się pozostawiania bez nadzoru niezabezpieczonych pomieszczeń. Rozdział 4. Zabezpieczenie pomieszczeń i procedura postępowania z kluczami Klucze do pomieszczeń biurowych i do biurek stanowiskowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie. 2. Pracownicy potwierdzają odbiór kluczy w rejestrze "Ewidencja kluczy", którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Pracownicy mogą posiadać klucze wyłącznie do: 1) pomieszczeń, w których znajduje się ich stanowisko pracy, 2) szaf, w których składują dokumentację ze swojego stanowiska pracy, Poza kluczami określonymi w 7 w skład kompletu kluczy: Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 2

3 1) wójta wchodzi klucz do drzwi wejściowych Urzędu i do sekretariatu, 2) zastępcy wójta wchodzi klucz do sekretariatu, 3) sekretarza wchodzi klucz do sekretariatu, 4) skarbnika i kierownika GOPS wchodzi klucz do korytarza; 5) kasjera wchodzi klucz do korytarza i skrzynki alarmowej, 6) pracownika ewidencji ludności wchodzi klucz do korytarza i skrzynki alarmowej. 2. Osoby wymienione w ust. 1 pkt 2, 3 i 4 uprawnione są do znajomości hasła i kodu cyfrowego do systemu alarmowego w obiekcie. 3. Zabrania się posiadania i używania kluczy niezaewidencjonowanych w rejestrze kluczy określonym w 7 ust. 1 oraz sporządzania duplikatów kluczy bez zezwolenia Klucze do pomieszczeń wspólnych takich jak: WC, pomieszczenie ksero przechowywane są w wyznaczonych miejscach w pomieszczeniach biurowych. 2. O miejscu przechowywania kluczy do pomieszczeń wspólnych powinni być powiadomieni wszyscy pracownicy posiadający miejsce pracy w danym pomieszczeniu Duplikaty kluczy, będące kluczami zapasowymi są przechowywane w metalowej kasecie, do której ma dostęp wyznaczony pracownik Urzędu. 2. Wydawanie kluczy zapasowych, o których mowa w ust. 1 uprawnionym do ich pobrania pracownikom może odbywać się tylko w uzasadnionych sytuacjach oraz przypadkach awaryjnych za zgodą Sekretarza. 3. Klucze zapasowe po ich wykorzystaniu należy niezwłocznie zwrócić do depozytu. 11. Duplikaty kluczy mogą zostać sporządzone i przekazane za potwierdzeniem w rejestrze o którym mowa w 7 pracownikowi zgodnie z zasadami przydziału kluczy określonymi w 7 i 8 na wniosek bezpośredniego przełożonego za zgodą Sekretarza W przypadku utraty klucza lub powzięcia podejrzenia, że klucz lub jego duplikat/y znajdują się w posiadaniu osób niepowołanych tj. innych niż określone w 7 i 8 należy niezwłocznie powiadomić o tym Sekretarza. 2. W przypadku określonym w ust. 1 należy podjąć działania mające na celu uniemożliwienie ewentualnego dostępu osób niepowołanych do pomieszczeń Urzędu. Rozdział 5. Ochrona Kancelarii Tajnej Szczególnej ochronie dostępu podlegają klucze do pomieszczeń i szaf kancelarii tajnej. 2. Sposób postępowania z kluczami i zabezpieczenia pomieszczenia zajmowanego na kancelarię tajną regulują odrębne przepisy Plan Ochrony w Urzędzie Gminy. Rozdział 6. Szczególna ochrona pomieszczeń Pomieszczenia podlegające szczególnej ochronie mogą być sprzątane wyłącznie w godzinach pracy Urzędu i w obecności zatrudnionych tam pracowników. 2. Pomieszczenia te to: 1) pomieszczenie ewidencji ludności, 2) pomieszczenie kasy. 3. W odniesieniu do kluczy do pomieszczeń określonych w ust. 1 stosuje się następujące zasady: 1) jeden komplet kluczy od pomieszczenia kasowego i kasy pancernej jest w wyłącznym posiadaniu pracownika kasy, który ponosi pełną odpowiedzialność za jego zabezpieczenie, natomiast drugi komplet kluczy do kasy pancernej znajduje się w depozycie bankowym. 2) wszystkie komplety kluczy do pomieszczenia ewidencji ludności są w wyłącznym posiadaniu pracowników tam pracujących. Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 3

4 Rozdział 7. Prace porządkowe Do otwierania i zamykania pomieszczeń dla potrzeb wykonywania czynności związanych ze sprzątaniem wykorzystywany jest trzeci komplet kluczy zapasowych, który został przekazany pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w rejestrze Ewidencja kluczy. 2. Pracownik sprzątajacy ponosi pełną odpowiedzialność za należyte wykorzystanie powierzonych mu kluczy i zabezpieczenie pomieszczeń po zakończeniu prac porządkowych. 3. Do obowiązków tego pracownika należy sprawdzenie wyłączenia wszystkich urządzeń elektrycznych (drukarki, grzejniki, czajniki itp.) użytkowanych w pomieszczeniach zgodnie z zasadami bhp, a także zamknięcie okien i drzwi po zakończeniu pracy. 4. Po zakończeniu pracy pracownik sprzątający zabezpiecza klucze do pomieszczeń Urzędu w przeznaczonej do tego kasecie w wyznaczonym pomieszczeniu. 5. Do pomieszczenia o którym mowa w ust. 4 klucz posiada wyłącznie pracownik pracownik sprzątający. Rozdział 8. Dostęp do pomieszczeń Otwarcia strefy administracyjnej po porze nocnej i wyłączenia systemu alarmowego dokonuje kasjer lub pracownik ewidencji ludności nie wcześniej niż na 30 minut przed godziną rozpoczęcia pracy Urzędu. 2. Do obowiązków tych pracowników należy również zamknięcie swoich pomieszczeń i załączenie systemu alarmowego po zakończeniu dnia pracy Pracownik przed uruchomieniem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków i ewentualnych zabezpieczeń zastosowanych przy zamykaniu pomieszczeń, a także używanych plomb. 2. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia. 3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust. 1 i 2, pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego i kierownika jednostki. 4. Na pracownikach, których miejsce pracy usytuowane jest w danych pomieszczeniach spoczywa pełna odpowiedzialność za ochronę tych pomieszczeń biurowych w godzinach pracy Urzędu. Rozdział 9. Praca poza normalnymi godzinami działania Urzędu Pracownik może wykonywać pracę poza normalnymi godzinami pracy i w dni wolne od pracy za pisemną zgodą Wójta Gminy. 2. Zgoda wydawana jest na podstawie wniosku, w którym pracownik zobowiązany jest wskazać zakres prac do wykonania, przyczynę uniemożliwiającą wykonanie tych prac w normalnych godzinach pracy Urzędu, godziny w których wykonywać będzie pracę poza normalnymi godzinami pracy - wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. 3. Wniosek o którym mowa w ust. 2 sprawdza Kierownik właściwej komórki organizacyjnej - stwierdzając koniecznośc wykonania zadań określonych we wskazanym terminie. 4. Pracownik, wykonujący pracę poza normalnymi godzinami pracy winien być ujęty w ewidencji osób przebywających w budynku, prowadzonej przez dozorców. 5. Wykonanie prac powinno być potwierdzone na formularzu wniosku o którym mowa w ust. 2 przez bezpośredniego przełożonego pracowniaka wykonującego pracę poza normalnymi godzinami pracy Urzędu. 6. Ewidencja wniosków, o których mowa w ust. 2 prowadzona jest przez Sekretarza. Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 4

5 19. Przepisy 18 nie mają zastosowania do pracowników zatrudnionych na stanowiskach: Zastępcy Wójta, Skarbnika Gminy, Sekretarza Gminy, które z uwagi na pełnione funkcje kierownicze posiadają nienormowany czas pracy. Rozdział 10. Postępowanie z dokumentami Zabrania się wynoszenia dokumentów urzędowych poza Urząd. 2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do przypadków wykonywania czynności służbowych w godzinach pracy Urzędu poza jego siedzibą. Rozdział 11. Zakończenie pracy i zabezpieczenie stanowiska Po zakończeniu pracy, pracownicy Urzędu zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, głównie polegających na: 1) zabezpieczeniu dokumentacji w szafach, 2) zabezpieczeniu komputerówi nośników danych, 3) wyłączeniu wszystkich urządzeń zasilanych energią elektryczną których ciągłe działanie nie jest niezbędne (komputery, drukarki, grzejniki, czajniki, wentylatory itp.) zgodnie z zasadami bhp i ppoż., 4) zamknięciu okien i drzwi pomieszczenia. Rozdział 12. Postanowienia końcowe Do stosowania postanowień instrukcji zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu. 2. Do stosowania postanowień instrukcji zobowiązuję, także pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubaczowie. 23. Nieprzestrzeganie zasad postępowania określonych w niniejszej instrukcji stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może być przyczyną odpowiedzialności dyscyplinarnej określonej w Kodeksie Pracy. 24. Nadzór nad wykonaniem i stosowaniem niniejszej Instrukcji powierza się Sekretarzowi Gminy. 25. Traci moc zarządzenie nr 2/2010 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 4 stycznia 2010 r. w sprawie ustalenia instrukcji postępowania z kluczami oraz zabezpieczania pomieszczeń Urzędu Gminy Lubaczów. 26. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą od dnia 1 stycznia 2015 r. Wojt Gminy Lubaczów Wiesław Kapel Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 5

6 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 116/2014 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 8 grudnia 2014 r. Wzór rejestru "EWIDENCJA KLUCZY" Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 1

7 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 116/2014 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 8 grudnia 2014 r. Wniosek o zgodę na wykonanie pracy poza normalnymi godzinami pracy Urzędu Gminy Lubaczów 1. Imię i nazwisko pracownika, stanowisko 2. Data i godziny wykonywania pracy 3. Przewidywana liczba godzin pracy 4. Osoba nadzorująca wykonanie pracy 5. Zakres prac do wykonania 6. Uzasadnienie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. 7. Forma rekompensaty - poprzez odebranie czasu wolnego - wynagrodzenie 8. Podpisy podpis wnioskującego pracownika podpis bezpośredniego przełożonego 9. Stwierdzam wykonanie prac określonych w ust. 5 Akceptacja Wójta Podpis osoby określonej w ust. 4 Id: A8EE5B9D-AA0F-42B5-A928-A4CB1F85FE6E. Podpisany Strona 1