świadczenie usług konferencyjnych, noclegowych oraz gastronomicznych podczas sesji wyjazdowych w ramach projektu

Transkrypt

1 ZAMAWIAJĄCY: BIAŁOSTOCKA FUNDACJA KSZTAŁCENIA KADR ul. SPÓŁDZIELCZA 8, BIAŁYSTOK ZAPYTANIE OFERTOWE świadczenie usług konferencyjnych, noclegowych oraz gastronomicznych podczas sesji wyjazdowych w ramach projektu Akademia Rozwoju Umiejętności Trenerskich współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytetu VIII Regionalne Kadry Gospodarki, Działania 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw. NR POSTĘPOWANIA: 1/ARUT/POKL/2011 KOD: Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe ZATWIERDZIŁ:.. (data i podpis)

2 I. Informacje ogólne Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr, ul. Spółdzielcza 8, Białystok, zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert na świadczenie usług konferencyjnych, noclegowych oraz gastronomicznych podczas sesji wyjazdowych dla uczestników i trenerów w obszarze Trener Umiejętności Społecznych oraz Trener Biznesu sesji wyjazdowych w ramach projektu Akademia Rozwoju Umiejętności Trenerskich zgodnie ze specyfikacją i wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjnych, noclegowych oraz gastronomicznych podczas sesji wyjazdowych dla beneficjentów oraz trenerów według poniższej specyfikacji, w następujących terminach: 1) ) ) ) ) ) Zamówienie dotyczy pobytu 28 osób w każdym z powyżej podanych terminów, w tym: wynajmu: 2 sal konferencyjnych, odpowiednich do organizacji szkolenia dla 12 uczestników, z pełnym wyposażeniem (odpowiednia ilośd krzeseł i stołów, ustawionych według specyfikacji ze strony Zamawiającego, ekran, projektor multimedialny, flipczart). Zajęcia będą odbywały się w godzinach - piątek ; sobota ; niedziela noclegów dla 28 osób (każdorazowo 2 doby) w pokojach: jednoosobowych, dwuosobowych oraz trzyosobowych według specyfikacji podanej przez Zamawiającego przed każdą z wyszczególnionych sesji; kompleksowego wyżywienia uczestników podczas każdego pobytu (1 dzieo przerwa kawowa, kolacja *ciepłe danie, deser+; 2 dzieo śniadanie, 2 x przerwa kawowa, obiad [zupa, drugie danie, deser], kolacja *ciepłe danie, deser+; 3 dzieo śniadanie, 2 x przerwa kawowa, obiad [zupa, drugie danie, deser]; 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. III. Termin wykonania zamówienia Termin realizacji zamówienia od dnia r. do dnia r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji zamówienia (zmiana terminu wyszczególnionych sesji) i jednocześnie zobowiązuję się do poinformowania o tym fakcie Wykonawcę z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. IV. Opis warunków udziału w Zapytaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 1. O zamówienie mogą ubiegad się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

3 1.1 Centrum konferencyjno-szkoleniowe / hotele o podwyższonym standardzie (minimum trzygwiazdkowe); mieszczące się na terenie województwa podlaskiego, z wykluczeniem Miasta Białystok, 1.2 Obiekty dysponujące odpowiednią ilością wyposażonych sal konferencyjnych, bazą noclegową (pokoje jednoosobowe, dwuosobowe oraz trzyosobowe) oraz salą restauracyjną w określonych w Zapytaniu Ofertowym terminach dla określonej liczby uczestników, 1.3 Obiekty przystosowane do swobodnego poruszania się osób niepełnosprawnych, w tym podjazdy do wyjścia, sal szkoleniowych, restauracji oraz windę do transportu wózka inwalidzkiego), 1.4 Obiekty, które znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach wyszczególnionych w rozdziale V niniejszego Zapytania ofertowego. Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikad, iż ww. warunki Wykonawca spełnił. Niespełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkowad będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. V. Wykaz oświadczeo i dokumentów, jakie mają dostarczyd Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu 1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu do oferty powinny byd dołączone następujące dokumenty: 1.1 oświadczenia, że Wykonawca spełnia warunki określone w rozdziale IV niniejszego Zapytania ofertowego. [zawarte na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego]; 1.2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2 W przypadku przedsiębiorców ubiegających się wspólnie o zamówienie (spółka cywilna, konsorcjum), każdy z przedsiębiorców składa oddzielnie dokumenty wymienione w pkt W odniesieniu do pozostałych dokumentów wykonawcy ubiegający się wspólnie o zamówienie mogą złożyd jeden wspólny dokument. 1. Oferta musi zawierad: VI. Opis sposobu przygotowywania ofert 1.1 wypełniony formularz ofertowy [wg załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego] 1.2 opis przewidzianej do wynajmu sali konferencyjnej z podkreśleniem jej wielkości (liczba uczestników) oraz wyposażenie; 1.3 opis bazy noclegowej (liczba pokoi, liczba osób w pokoju) 1.4 menu posiłków przewidzianych w ramach zamówienia

4 1.5 dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu. 2. Treśd złożonej oferty musi odpowiadad treści Zapytania ofertowego. Zamawiający zaleca wykorzystanie formularzy przekazanych przez Zamawiającego. Dopuszcza się złożenie w ofercie załączników opracowanych przez Wykonawcę, pod warunkiem, że będą one zgodne co do treści z formularzami opracowanymi przez Zamawiającego. 3. Oferta powinna byd napisana w języku polskim, na komputerze oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązao w wysokości odpowiadającej cenie oferty, zgodnie ze sposobem reprezentacji. 4. Wykonawca ma prawo złożyd tylko jedną ofertę. 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą byd podpisane przez upoważnionego(ych) przedstawiciela(i) Wykonawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy. VII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Ofertę należy złożyd w zamkniętej kopercie, w siedzibie Białostockiej Fundacji Kształcenia Kadr w Białymstoku przy ul. Spółdzielczej 8, w terminie najpóźniej do dnia r. VIII. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami oraz informacje o sposobie porozumiewania się i przekazywania oświadczeo i dokumentów Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu jest Marta Teklioska, tel. (85) , faks (85) mteklinska@bfkk.pl Informacje będą udzielane w godz z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. IX. Opis sposobu obliczenia ceny oferty 1. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawid w Formularzu ofertowym" stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi byd podana w złotych polskich cyfrowo i słownie. 3. Cena podana w ofercie obejmuje wszystkie koszty, związane z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszące się do przedmiotu zamówienia, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, w tym podatek VAT. 4. Cena może byd tylko jedna; nie dopuszcza się wariantowości cen. Wszelkie upusty, rabaty winny byd od razu ujęte w obliczeniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeo itp. działao w celu jej określenia. X. Opis kryteriów wyboru oferty z podaniem ich znaczenia i opis sposobu oceny ofert 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

5 CENA OFERTOWA 100 % liczona wg wzoru: C of = gdzie: C min C of bad x 100 pkt C of bad cena ofertowa brutto badanej oferty, C min najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu w danej części. 2. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilośd punktów spośród ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu. 3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądad od Wykonawców wyjaśnieo dotyczących treści złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnieo w terminie określonym przez Zamawiającego. Ewentualne wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny udzielane są wyłącznie w formie pisemnej. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w Zapytaniu ofertowym oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą. XI. Pozostałe informacje 1. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze, postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówieo publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późniejszymi zmianami) 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy cena tej oferty przekroczy o mniej niż 10% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy o ponad 10% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. 5. Zamawiający powiadomi o wynikach postępowania Wykonawcę, który złoży ofertę najkorzystniejszą. 1. Formularz ofertowy - Załącznik nr Wzór umowy Załącznik nr 2 XII. Lista załączników do Zapytania ofertowego