Project Management w BMP. Natalia Koryzna

Transkrypt

1 Project Management w BMP Natalia Koryzna

2 Project Management w BMP Projekt i jego otoczenie Powołanie i zaplanowanie projektu Realizacja i zakończenie projektu Ludzie i komunikacja w projekcie

3 Biuro Projektów BMP 3 Definicja i cechy projektu Projekt jest to zorganizowane działanie zmierzające do osiągnięcia określonego celu Cechy projektu: Ma określony cel Angażuje zasoby Jest ograniczony czasowo Jest unikalny Powoduje zmiany

4 Biuro Projektów BMP 4 Rodzaje projektów w BMP 1. Projekt Launch/Relaunch (tzw. IIM projects) koordynowany przez Launch/Relaunch Koordynatora 2. Projekt korporacyjny np. Prime, Scope koordynowany przez HQ w Hamburgu 3. Projekt inwestycyjny (inwestycja) działanie mające na celu zakup elementu infrastruktury. Projekt monitorowany przez Controlling, 4. Projekt TPM grupa działań mająca na celu poprawę jakości i wydajności pracy. Projekt monitorowany i wspierany przez TPM Office 5. Projekty OAE 6. Mam Pomysł Inwestycja może wchodzić w zakres działań projektu TPM. Inwestycja jest wtedy monitorowana przez TPM Office oraz przez Controlling.

5 Otoczenie projektu Kultura organizacyjna Biuro Projektów BMP 5 Sponsor Projektu = Prezes BMP Właściciel Projektu Komitet Sterujący = Managerowie BMP Zespół projektowy pracujący nad danym projektem Lider Popjektu Struktura organizacyjna Ekspert Projektu Członek Zespołu Projektowego Rynek

6 Biuro Projektów BMP 8 Zarządzanie projektem w BMP Centralne sterowanie przez PC Development Jeden właściciel każdego projektu Supply Side Management Jeden pełnoetatowy pracownik raportujący do HQ PC Manager Operations Manager Technical Manager Material Manager Quality Manager Controlling Manager HR Manager TPM Mngr Team Team Production In Shifts SHE Team Facility Team Engineering Support Team Supply Service Local Procure ment Team Logistics In Shifts Team Process Improve ment Team Team Team Laboratory Controlling Accounting In shifts Team IT Team HR Works Council TPM Office 3-4 ekspertów z różnych działów pracujących metodą projektu w asyście członka TPM Office

8 Biuro Projektów BMP 10 Fazy projektu Faza 1 Faza 2 Faza 3 Faza 4 Inicjacja Planowanie Realizacja Zakończenie Wybór Właściciela i Lidera projektu Napisanie Opisu Projektu prze Lidera i Właściciela Proejktu Akceptacja Opisu Projektu przez Managerów Powołanie zespołu projektowego przez Właściciela Organizacja Kick-off przez Lidera i Właściciela Napisanie Planu Projektu przez Lidera i Zespół Projektowy Akceptacja Planu Projektu przez Właściciela Implementacja zadań projektu Bieżąca aktualizacja Planu Projektu Raportowanie statusu projektu przez Lidera do Właściciela Właściciel akceptuje zmiany w Planie Projektu Napisanie Podsumowania Projektu Akceptacja Podsumowania Projektu przez Managerów Spisanie Lessons learned Zwolnienie zasobów Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna ~ Marketing Projektu

9 Biuro Projektów BMP 11 Faza inicjacji a faza planowania Faza inicjacji: Rozpoczyna się, gdy pojawia się pomysł, potrzeba wewnętrzna lub zewnętrzna Pomysł, potrzeba wewnętrzna lub zewnętrzna nie musi być na tym etapie dokładnie określona W jej trakcie następuje wybór Właściciela i Lidera, którzy zajmą się realizacją projektu; Właściciel i Lider definiują projekt Faza inicjacji kończy się spisaniem dokumentu startowego Opisu Projektu i zaprezentowaniem go przez Lidera Projektu Managerom Faza planowania: Rozpoczyna się oficjalnym powołaniem grupy projektowej W jej trakcie powstaje szczegółowy plan realizacji zadań projektu. Faza planowania kończy się uzyskaniem pozwolenia od Managerów (ewentualnie tylko Właściciela) na realizację zadań

10 Biuro Projektów BMP 12 Cel projektu Cel projektu to ustalone przez Właściciela Projektu kryterium sukcesu projektu Cechy celu: Z zrozumiały M mierzalny O osiągalny w czasie R realny A ambitny

11 Biuro Projektów BMP 13 Definiowanie celów W zdefiniowaniu celu można zastosować następującą strukturę: Struktura celu Przykład Działanie Sprecyzuj, co ma ulec zmianie zwiększyć zmniejszyć poprawić Opracować Zmiana (Efekt) Wielkość zmiany opisz w procentach, liczbach lub przedziałach liczbowych (cele ilościowe) Zapisz dodatkowe kryteria mieszalności (cele jakościowe) itd. zmniejszyć liczbę reklamacji o 25% udoskonalić obsługę komputera TAK, ABY: Umieć samodzielnie wprowadzać dane do systemu CRP.

12 Biuro Projektów BMP 14 Planowanie kluczowych zadań Zadania kluczowe wyznaczają poszczególne rezultaty projektu i podnoszą przejrzystość planu projektu Zadanie kluczowe: jest znaczącym krokiem projektu. reprezentuje zakończenie/dostarczenie znaczącego produktu projektu.

13 Biuro Projektów BMP 15 Planowanie zasobów i budżetu Zasoby to ludzie, sprzęt, pomieszczenia, materiały i dostawy, informacje, technologie i budżet W odniesieniu do celów zadań projektu należy rozważyć, jakich ludzi potrzebujemy do ich osiągnięcia W określeniu budżetu pomocą służy właściciel, asystent projektu oraz Controlling

14 Biuro Projektów BMP 16 Komunikacja i marketing projektu Efektywna komunikacja jest bardzo ważnym elementem projektu Należy rozważyć kogo, kiedy i o czym powinniśmy informować i wziąć to pod uwagę przy szczegółowym planowaniu zadań projektu W szczególnych przypadkach warto skorzystać z metod marketingowych

15 Prezentacja Opisu Projektów dla Managerów Biuro Projektów BMP 17 Cel prezentacji Zapoznanie wszystkich Managerów z problematyką projektu Zweryfikowanie celów i kluczowych zadań Uzyskanie pozwolenia na zaangażowanie zasobów Uzyskanie pozwolenia na rozpoczęcie projektu Forma prezentacji Przedstawienie wypełnionego formularza Opis Projektu na jour-fixie Czas prezentacji ok minut

16 Biuro Projektów BMP 18 Powołanie projektu i Kick-off Oficjalne powołanie projektu odbywa się po akceptacji Opisu Projektu przez Managerów Właściciel Projektu zaprasza do pracy uczestników projektu Kick off jest pierwszym spotkaniem grupy projektowej, na którym Lider i Właściciel Projektu wyjaśniają cele projektu, sposób pracy i ogólne zadania Kick off jest okazją do wytworzenia dobrej atmosfery w zespole i podniesienia motywacji członków zespołu projektowego Prezentacja Managerom Opisu Projektu kończy fazę inicjacji Kick off rozpoczyna fazę planowania

17 Biuro Projektów BMP 19 Plan projektu W BMP rekomendujemy korzystanie ze standardowego formularza planu Ułatwi to znacznie współpracę z TPM Office, które do kontroli wszystkich projektów w BMP używa podobnego formularza

19 Biuro Projektów BMP 21 Proces podejmowania decyzji Decyzja o potrzebie uruchomienia projektu Tworzenie Project Briefing Akceptacja Project Briefing Tworzenie plan projektu Akceptacja plan Akceptacja zmian w planie projektu w trakcie jego realizacji Przygotowanie decyzji do podjęcia Dokumentowanie spotkań Czy wszystkie spotkania należy dokumentować?

20 Biuro Projektów BMP 22 Raportowanie projektu Lider ma obowiązek informować Ownera o statusie projektu na bieżąco Lider ma obowiązek informować TPM Office o statusie projektu raz na miesiąc Lider ma obowiązek informować Management Team o statusie projektu raz na kwartał BMP ma obowiązek raportować status TPM Savings raz na kwartał

21 Wdrożenie produktu projektu do codziennych obowiązków (pracy operacyjnej) Biuro Projektów BMP 23 Zadaniem projektu jest wypracowanie produktu jak również przekazanie produktu do użytkowania. Na przykład: Przekazanie obowiązku uzupełniania bazy danych szkoleń do codziennych obowiązków Specjalisty BHP Zmiana procedury Informacja w Intranecie jest dobrym sposobem przekazu informacji o wdrożonym produkcie projektu Informacja o wypracowaniu produktu a wdrożenie tego produktu to dwie różne czynności

22 Biuro Projektów BMP 24 Podsumowanie projektu Podsumowanie projektu to sprawdzenie, czy wykonane zadania przyniosły założone rezultaty i tym samym cele zostały osiągnięte Podsumowania dokonuje Leader wraz z Ownerem Leader prezentuje podsumowanie managerom na jour-fixie Podsumowanie projektu jest oficjalną prośba o pozwolenie na zamknięcie projektu Managerowie decydują o zamknięciu projektu

23 Biuro Projektów BMP 25 Zakończenie projektu Przekazanie odpowiedzialności za efekt projektu Przedstawienie podsumowania projektu przez Lidera dla Managerów Managerowie podejmuje decyzję o zakończeniu projektu Rozwiązanie zespołu projektowego Ogłoszenie zakończenia projektu

24 Dokumentowanie projektu i przechowywanie danych Dokumentowanie projektu: Biuro Projektów BMP 26 Każdy projekt musi posiadać Opis Projektu, Plan, Podsumowanie Projektu oraz minutki ze spotkań, na których podjęte został ważne decyzje Radzimy dokumentować wszystkie prace projektowe zachowując kontrolę wersji Przechowywanie danych: Każdy projekt dostaje swój folder na T:\BMP\80 PC_Projekty Folder jest udostępniony do modyfikacji każdemu członkowi zespołu projektowego Informacje zawarte w folderze mogą być pomocne innym grupom projektowym

26 Biuro Projektów BMP 29 Dobór członków zespołu Wybór Ownera, Lidera i pozostałych członków zespołu projektowego jest podyktowany potrzebą odpowiednich kompetencji Warto zdawać sobie sprawę z faktu, że nie tylko kompetencje, ale również charakter i nastawienie członków zespołu wpłyną pozytywnie lub negatywnie na sukces projektu Do określenia charakteru i nastawienia potencjalnych członków zespołu można wykorzystać Test ról zespołowych

27 Biuro Projektów BMP 30 Komunikacja zewnętrzna Komunikacja na linii Managerowie - Prezes Komunikacja na linii Owner - Leader Komunikacja na linii TPM Office Managerowie Współpraca z Controllingiem

28 Biuro Projektów BMP 31 Jak być skutecznym Liderem Projektu Powołanie zespołu projektowego Spotkanie otwierające projekt Motywowanie członków zespołu Zasady współpracy w zespole projektowym Zwolnienie zespołu projektowego Poinformowanie zainteresowanych o ukończeniu projektu Trudny członek zespołu Ocena członków zespołu projektowego

29 Biuro Projektów BMP 32 Ocena członków zespołu projektowego Oceny zaangażowania w prace projektowe Lidera dokonują TPM Manager i Project Owner biorąc pod uwagę: Dokumentację: Briefing, Plan, Acceptance Terminowość wykonanych prac projektowych Sposób raportowania Przygotowanie decyzji do podjęcia Sposób przewodzenia grupie projektowej Efektywność komunikacji wewnątrz i na zewnątrz zespołu projektowego Motywację Lidera i członków zespołu projektowego Ocena zaangażowania w prace projektowe jest składową oceny rocznej

30 Dziękuję