Warszawa, dnia 29 listopada 2010 r. Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS ul. Pawińskiego 5A Warszawa ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 29 listopada 2010 r. Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS ul. Pawińskiego 5A Warszawa ZAPYTANIE OFERTOWE w postępowaniu na budowę, uruchomienie oraz implementację Platformy informatycznej baz danych dla efektywnego wykorzystania wyników prac badawczych, przeprowadzanym w ramach Projektu Platforma informatyczna baz danych dla efektywnego wykorzystania wyników prac badawczych, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata , Priorytet 2 Infrastruktura sieci B + R, Działanie 2.3 Inwestycje związane z rozwojem infrastruktury informatycznej nauki, Poddziałanie Projekty w zakresie rozwoju zasobów informacyjnych nauki w postaci cyfrowej Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS z siedzibą w Warszawie, w konsorcjum z dziewięcioma jednostkami naukowymi realizuje, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, na lata , Projekt Platforma informatyczna baz danych dla efektywnego wykorzystania wyników prac badawczych. Jedno z kluczowych zadań Projektu, stanowi budowa, uruchomienie oraz implementacja platformy informatycznej, słuŝącej do zarządzania wiedzą i projektami B + R oraz dostawa niezbędnego do budowy i wdroŝenia Platformy oprogramowania. Wykonanie niniejszego zadania Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS pragnie powierzyć firmie, wyróŝniającej się kompetencjami w branŝy IT, gwarantującej jego wykonanie według najwyŝszych standardów i w oparciu o najnowocześniejsze dostępne technologie, z uwzględnieniem oczekiwań Fundacji Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS oraz jej Partnerów. Mając na względzie powyŝsze względy, Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty,z uwzględnieniem wymagań przedstawionych w Zapytaniu Ofertowym. 1. DEFINICJE POJĘĆ UśYWANYCH W ZAPYTANIU OFERTOWYM 1.1. Zamawiający Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS z siedzibą z Warszawie (02 106) ul. Pawińskiego 5A, tel.(22) , adres strony internetowej : e mail: info@technologypartners.pl (dalej równieŝ jako FTP ) Oferent osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która złoŝyła ofertę w niniejszym postępowaniu, której oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, która zawarła umowę w przedmiocie realizacji przedmiotu postępowania Postępowanie postępowanie prowadzone w trybie konkursu ofert, w oparciu o Regulamin Konkursu, mające na celu wybór podmiotu, który zaproponuje najkorzystniejsze ekonomicznie dla Zamawiającego warunki budowy, uruchomienia i implementacji Platformy informatycznej baz danych dla efektywnego wykorzystania prac badawczych oraz dostawy oprogramowania niezbędnego dla budowy, urcuhomienia i wrroŝenia Platformy. 1

2 2. OPIS PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA 2.1. Przedmiot postępowania stanowi budowa, uruchomienie oraz implementacja platformy informatycznej, składającej się z baz danych oraz wewnętrznego i zewnętrznego portalu informacyjnego, słuŝącej do zarządzania wiedzą, zarządzania projektami B+R, uwzględniającej wymagania przemysłu dotyczące współpracy z jednostkami naukowymi, zgodnie z koncepcją Open Innovation, oraz dostawa oprogramowania niezbędnego dla budowy, uruchomienia i implementacji platformy Przedmiot postępowania jest opisany zadaniem 2 i 3 w definicji Przedsięwzięcia, zawartej w pkt lit. c), a rozwiniętej w pkt OPIS PRZEDSIĘWZIĘCIA Definicje stosowane w opisie Przedsięwzięcia: a) Przedsięwzięcie - projekt, współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, na podstawie umowy nr POIG /09-00, zawartej pomiędzy Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa WyŜszego a FTP w dniu 12 października 2009 r., o nazwie Platforma informatyczna baz danych dla efektywnego wykorzystania wyników prac badawczych, podzielony na 3 zadania: Zadanie nr 1 Projekt Platformy informatycznej; Zadanie nr 2 Budowa i uruchomienie Platformy; Zadanie nr 3 Implementacja modelu wdroŝenia Platformy w organizacjach Partnerów Przedsięwzięcia i przygotowanie 5 letniej trwałości; b) Partnerzy Przedsięwzięcia: Partner Wiodący: Fundacja Partnerstwa Technologicznego TECHNOLOGY PARTNERS, jednostka naukowa koordynująca i reprezentująca Centrum Zaawansowanych Technologii TECHNOLOGY PARTNERS (CZT TP). Partnerzy: Centralny Ośrodek Badawczo Rozwojowy Opakowań (COBRO), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa mazowieckiego, w Warszawie (02 942), ul. Konstancińska 11, Instytut Biochemii i Biofizyki Polskiej Akademii Nauk (IBB PAN), z siedzibą na terenie województwa mazowieckiego, w Warszawie (02 106), ul. Pawinskiego 5A, Instytut Lotnictwa (ILOT), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa mazowieckiego, w Warszawie (02 256), al.krakowska 110/114, Instytut Mechaniki Precyzyjnej (IMP), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa mazowieckiego, w Warszawie (01 796), ul. Duchnicka 3, Instytut Metali NieŜelaznych (IMN), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa śląskiego, w Gliwicach (44 100), ul. Sowińskiego 5, Instytut Optyki Stosowanej (INOS), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa mazowieckiego, w Warszawie (03 805), ul. Kamionkowska 18, Instytut Tele- i Radiotechnioczny (ITR), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa mazowieckiego, w Warszawie (03 450), ul. Ratuszowa 11, Instytut Włókien Naturalnych i Roślin Zielarskich (IWNiRZ), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa wielkopolskiego, w Poznaniu (60 630), ul. Wojska Polskiego 71B, Instytut Zaawansowanych Technologii Wytwarzania (IZTW), członek CZT TP, z siedzibą na terenie województwa małopolskiego, w Krakowie ( Kraków), ul. Wrocławska 37a, 2

3 - dalej zwani łącznie Konsorcjum, a takŝe Członkami Konsorcjum i Uczestnikami Przedsięwzięcia ; c) Platforma produkt Przedsięwzięcia system informatyczny, realizowany przez Partnerów w ramach Przedsięwzięcia, słuŝący do zarządzania wiedzą, zarządzania projektami B+R, uwzględniający wymagania przemysłu dotyczące współpracy z jednostkami naukowymi, zgodnie z koncepcją Open Innovation ; d) Prace, projekty B+R prace badawczo-rozwojowe, prowadzone zwykle w formie projektów naukowych, niekiedy multidyscyplinarnych, przez jednego lub kilku Partnerów Przedsięwzięcia; e) Portal informacyjny zespół narzędzi informatycznych i metod dostępu do udostępnionych informacji; f) Portal Publiczny - publicznie dostępne informacyjne strony www oraz dostępne za ich pomocą narzędzia; g) Portal Zewnętrzny zestaw narzędzi dla współpracowników Partnerów Przedsięwzięcia, umoŝliwiający dostęp do wybranych informacji, przechowywanych w bazach danych i do wykonywania niektórych czynności na tych danych; h) Portal Wewnętrzny dostępny jedynie dla uprawnionych uŝytkowników zestaw narzędzi dostępu do informacji przechowywanej w bazach danych oraz narzędzi do ich przetwarzania i administrowania; i) Parainformacje informacje wskazujące (np. linki) na szczegółowe dane, znajdujące się w innych zasobach (np. zewnętrznych stronach www) oraz niezbędny opis informacji w tym: klasyfikatory, abstrakty, uogólnienia; j) Wykonawca, Oferent - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zostanie wybrana do wykonania niniejszego zamówienia, zgodnie z niniejszą specyfikacją, która złoŝyła ofertę lub zawarła umowę; k) Zarząd Przedsięwzięcia (Projektu) ciało decyzyjne, składające się z odpowiednio umocowanych przedstawicieli Partnerów Przedsięwzięcia, które będzie władne podejmować wszystkie kluczowe decyzje, dotyczące Przedsięwzięcia (np. przydziały zasobów, rozwiązywanie konfliktów, odbiory) Cel i koncepcja Przedsięwzięcia Celem Przedsięwzięcia realizowanego przez Partnerów jest stworzenie narzędzia, umoŝliwiającego osiągnięcie synergii konsorcjum naukowo-badawczego poprzez wspólne wykorzystanie komplementarnych zasobów wiedzy, wyposaŝenia i zasobów organizacyjnych. Opracowana i wdroŝona w wyniku Przedsięwzięcia Platforma Informatyczna umoŝliwić powinna zarządzanie wiedzą i projektami B+R o wysokim stopniu złoŝoności, uwzględniając przy tym wymagania przemysłu dotyczące współpracy z jednostkami naukowymi zgodnie z koncepcją Open Innovation. Oznacza to dostarczenie i wdroŝenie systemu informatycznego i informacyjnego zapewniającego efektywność procesów B+R o wysokim stopniu złoŝoności. Koncepcja Platformy zakłada, Ŝe w jej skład będą wchodziły następujące, kluczowe elementy: - moduł zarządzania dedykowanymi bazami danych (Baza Wiedzy) zawierający m.in następujące dane: cząstkowe i finalne wyniki prac badawczych Partnerów Przedsięwzięcia, informacje o zasobach infrastruktury technicznej, informacje o zasobach ludzkich, bazy wiedzy naukowej (zewnętrzna i wewnętrzna), roadmap prac naukowych. Moduł dysponował będzie szeroką paletą moŝliwości zarządzania danymi z ukierunkowaniem na specyficzne zarządzanie bazami wiedzy i wiedzą dostępną w organizacji (konsorcjum) 3

4 - moduł zewnętrznego portalu informacyjnego, skierowany do innych jednostek, sieci naukowych i partnerów przemysłowych, ułatwiający pozyskiwanie zleceń badawczych i partnerów do realizacji projektów badawczych. Zadaniem podstawowym modułu będzie współpraca z modułem Bazy Wiedzy, w tym prezentacja danych tam zgromadzonych oraz moŝliwość zasilania Bazy Wiedzy wprost z modułu portalu zewnętrznego. - moduł wewnętrznego portalu informacyjnego, wspierający obieg informacji między partnerami. Do jego głównych zadań, podobnie jak w przypadku modułu portalu zewnętrznego, naleŝeć będzie współpraca z modułem Bazy Wiedzy. - sieć społeczna naukowców, czyli zestaw narzędzi, umoŝliwiający tworzenie interdyscyplinarnych zespołów naukowych, umoŝliwiająca objęcie nią takŝe naukowców spoza kręgu Partnerów Przedsięwzięcia. Moduł ten, jak wszystkie wymienione wyŝej, swoje moŝliwości opierać będzie na module narzędziowym do zarządzania procesami (workflow). a) Baza Wiedzy Podstawową częścią Platformy będą Bazy Danych (Baza Wiedzy), wraz z kompletem zaawansowanych funkcjonalności wspomagających zarządzanie wiedzą, zawierające kompleksowe informacje, dotyczące m.in. następujących obszarów działalności Partnerów Przedsięwzięcia: - Roadmap prac naukowych w tej części Bazy Wiedzy będzie moŝna wprowadzić i odnaleźć zakres prac tematycznych, nad którymi obecnie pracują, bądź planują rozpocząć prace, poszczególni Partnerzy Przedsięwzięcia. Zawierać równieŝ będzie informacje o efektach zrealizowanych projektów badawczych i wdroŝeń, w tym ekonomicznych. Informacja ułatwi dotarcie do odpowiednich Partnerów Przedsięwzięcia i ich naukowców potencjalnym partnerom, zainteresowanym wynikami konkretnych prac naukowych. - Zasoby ludzkie Partnerów Przedsięwzięcia baza danych zawierać będzie w szczególności informacje, dotyczące zakresu technicznych umiejętności, wiedzy, kompetencji i potencjału, będących w posiadaniu poszczególnych pracowników (lub zespołów). Baza danych zasobów ludzkich będzie mocno powiązana z częścią Bazy Wiedzy, zawierającą publikacje naukowe. - Baza wiedzy naukowej wewnętrznej przechowywane w niej będą w postaci cyfrowej wybrane naukowe publikacje pracowników poszczególnych Partnerów Przedsięwzięcia. Odpowiednia struktura, skatalogowanie i wyszukiwarka zapewni szybki i łatwy dostęp do treści poszczególnych pozycji oraz do profili autorów publikacji. - Baza wiedzy naukowej ogólnej skupiać będzie najciekawsze i najbardziej wartościowe informacje technologiczne zewnętrzne o tematyce, związanej z profilem technicznym Partnerów Przedsięwzięcia. Będzie ona mogła być redagowana przez wybranych pracowników Partnerów Przedsięwzięcia na zasadach wikipedystycznych. Uzupełnianie danymi będzie się odbywać w oparciu o specjalistyczne, branŝowe bazy danych, do których mają dostęp poszczególni Partnerzy Przedsięwzięcia. Będzie takŝe poszerzana o materiały z baz EIRMA i EARTO, do których dostęp ma Konsorcjum TECHNOLOGY PARTNERS. - Zasoby i infrastruktura badawcza Partnerów Przedsięwzięcia zawierać będzie pełną informację techniczną, dotyczącą specjalistycznych urządzeń i infrastruktury, będących w posiadaniu poszczególnych Partnerów Przedsięwzięcia. 4

5 - Informacja organizacyjno-prawna prezentować będzie w szczególności procedury i wskazówki organizacyjno-prawne, istotne w projektach B+R, w procesach ubiegania się o dofinansowanie prac (w tym dotacje unijne), w rozliczeniach, itp. - Zasoby informacji o otoczeniu zawierać będą informacje, pozwalające na gromadzenie zestandaryzowanych opisów, lub dotarcie do opisów o zasobach współpracujących lub potencjalnych partnerów (takŝe zagranicznych). W szczególności, Platforma powinna umoŝliwiać wykorzystanie zasobów informacyjnych, udostępnionych przez sieć naukową OPI (Ośrodka Przetwarzania Informacji Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa WyŜszego). Bazy danych będą zawierać takŝe metainformacje (przetworzone zagregowane informacje wg odpowiednich standardów prezentacji informacji i kryteriów grupowań) oraz parainformacje (wskazania linki do informacji zewnętrznych wraz z niezbędnymi kwalifikatorami i opisami, zgodnymi z odpowiednimi standardami prezentacji informacji). Zasoby baz danych Platformy powinny być zaprojektowane z uwzględnieniem wskazanych przez Partnerów standardów opisu projektów B+R, nomenklatury, typologii i systematyki, w szczególności stosowanym przez OPI standardem SYNABA. Niezbędne minimum informacji, które powinny być zgromadzone i udostępnione w bazie wiedzy zdefiniowane jest w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego. Bazy danych będą mogły mieć nadawany róŝny status dostępu, np.: publiczny po zalogowaniu, wewnętrzny, wewnętrzny dla wybranych osób w danym instytucie, itp. W szczególności stworzony zostanie zewnętrzny portal informacyjny, zaadresowany do zewnętrznych, potencjalnych partnerów. Prezentować będzie w sposób jednolity Konsorcjum oraz kaŝdego z Partnerów działającego w ramach sieci Partnerskiej. Udostępniać będzie wybrane fragmenty baz danych. Narzędzie to będzie mieć na celu promocję Partnerów Przedsięwzięcia poprzez profesjonalną prezentacje ich potencjału. Wszystkie wymienione wyŝej zasoby, tj. bazy wiedzy, zarządzane i udostępniane będą dzięki funkcjonalnościom dostarczanego i wdraŝanego parametryzowanego zestawu aplikacyjno narzędziowego, wspierającego m. in.: Budowanie procesów i zarządzanie nimi zgodnie ze standardami XPDL i BPMN, Budowanie aktywnych formularzy elektronicznych i zarządzanie nimi zgodnie ze standardem XML, Budowanie rozwiązań portalowych i zarządzanie nimi zgodnie ze standardem JSR 286, Budowanie baz wiedzy i zarządzanie nimi dzięki wykorzystaniu sieci semantycznych zgodna z normą ISO b) Narzędzia do pracy grupowej Oprócz zasobów wiedzy, dostępnych w ramach baz danych, Platforma powinna zawierać szereg narzędzi wspierających projekty badawcze, realizowane przez zespoły pracowników naukowych w ramach poszczególnych Partnerów Przedsięwzięcia, a takŝe struktur rozproszonych. W ramach Platformy powinny zostać udostępnione następujące narzędzia, wspierające tworzenie wspólnego środowiska pracy: narzędzia wspomagające komunikację w projekcie (fora dyskusyjne, skrzynki pocztowe); 5

6 narzędzia związane z repozytorium dokumentów (wspólne dokumenty, ich wersjonowanie, śledzenie zmian); system obiegu dokumentów. Stworzony w ramach Platformy system musi obejmować takŝe narzędzia, wspierające proces zarządzania projektami, udostępniając takie funkcjonalności jak: planowanie zadań, delegacja zadań, raportowanie ich realizacji; organizacja zespołu (dodawanie osób w zespole, podział zadań, zarządzanie zadaniami); planowanie czasu (Harmonogram, wspólny kalendarz, wykres Gantta); planowanie budŝetu (wydatki, transze); zarządzanie ryzykiem (rejestr ryzyka w projekcie); obieg dokumentów (workflow). Wspierając tworzenie interdyscyplinarnych zespołów badawczych, system powinien umoŝliwić powstanie społecznej sieci pracowników naukowych, zrzeszonych w ramach utworzonego Konsorcjum. KaŜdy z zarejestrowanych uŝytkowników Platformy będzie posiadał swój indywidualny profil, który będzie prezentował jego charakterystykę (dane osobowe, wykształcenie, kompetencje, zainteresowania, obszary aktualnych prac naukowych, publikacje, itp.). System będzie umoŝliwiał przeglądanie profili, jak równieŝ wyszukiwanie osób o określonych cechach, komunikację z nimi (system wewnętrznych wiadomości, mail) a takŝe tworzenie wspólnych grup roboczych (w ramach forów lub wcześniej opisanych środowisk projektowych). c) UŜytkownicy Platformy Platforma powinna zostać zaprojektowana przy uwzględnieniu następujących parametrów dotyczących ilości uŝytkowników oraz przyrostu danych: Lp. Wymaganie Liczba 1 Liczba jednostek naukowo-badawczych uŝytkujących platformę 10 2 Liczba uŝytkowników, pracowników jednostek naukowobadawczych, posiadających dostęp poprzez własne konta do zasobów Platformy i aplikacji 3 Docelowa liczba obiektów opisanych w bazie wiedzy: - projekty B+R - pracownicy naukowi - obiekty typu urządzenia (per typ) Platforma powinna udostępniać moŝliwość dołączania nowych Partnerów na zasadzie konfiguracji (bez potrzeby dokupowania dodatkowych produktów lub usług). d) Sprzęt Platforma powinna zostać zaprojektowana przy załoŝeniu, Ŝe jej wdroŝenie nastąpi na sprzęcie, którego zakupu Zamawiający dokona w odrębnym postępowaniu, o konfiguracji określonej w tabeli poniŝej: 6

7 Sprzęt Szt. Serwer aplikacyjny Procesor (co najmniej sześciordzeniowy) Moduł 4GB DDR3 pamięci RAM Dyski twarde 146 GB 2,5 cala SAS Zasilanie 675W nadmiarowe Dual Port FC MontaŜ w szafie RACK Serwer bazodanowy Procesor (co najmniej czterordzeniowy) Moduł 4 GB DDR3 pamięci RAM Dyski twarde 146 GB 2,5 cala SAS Zasilanie 675W nadmiarowe MontaŜ w szafie RACK Dual Port FC Macierz Macierz Dyskowa 1 GB Pamięci Cache Dyski 146 GB 3,5 cala 15k SAS Karty FO Biblioteka taśmowa Biblioteka taśmowa - LTO5, 24 sloty, FC MoŜliwośc montaŝu w szafie RACK Taśma czyszcząca Data Cartridge JeŜeli, według koncepcji realizacji Platformy przedstawionej przez Oferenta, dla wdroŝenie Platformy niezbędny jest zakup sprzętu o innej, aniŝeli przedstawiona powyŝej, konfiguracji, róŝnicę w cenie pomiędzy sprzętem opisanym w tabeli, a sprzętem sugerowanym przez Oferenta, zobowiązuje się pokryć Oferent. e) Koncepcja realizacji Platformy W wyniku prac wykonanych w ramach Zadania 1 przyjęto następujące załoŝenia realizacji Platformy, stanowiące wiąŝące wytyczne projektowe dla następnych faz realizacji Przedsięwzięcia: 1. Platforma Zarządzania Wiedzą zostanie zrealizowana jako scentralizowana architektura usług udostępnianych przez sieć Internet uprawnionym pracownikom Partnerów projektu oraz, w przypadku usług Publicznej Platformy systemu, jako powszechnie dostępny zasób wybranych informacji dotyczących ich działalności. 2. Centralna konfiguracja sprzętu i oprogramowania systemu będzie zainstalowana w odpowiednio wybranej lokalizacji, która zapewnia uzyskanie odpowiednio pojemnego i skalowalnego pasma dostępu do sieci Internet

8 3. Zostanie stworzony odpowiednio kwalifikowany zespół administratorów odpowiedzialny za prawidłową eksploatację, bezpieczeństwo i integralność zasobów danych wszystkich warstw Platformy. Zakres prac zespołu obejmuje nadzór nad prawidłową pracą i konserwację sprzętu komputerowego, administrację oprogramowaniem podstawowym, administrację oprogramowaniem narzędziowym oraz realizację czynności przewidzianych polityką bezpieczeństwa i integralności zasobów danych. 4. Zostaną powołane zespoły redakcyjne dla portali zewnętrznego i publicznego, odpowiedzialne za realizację polityki publikacyjnej oraz za bieŝącą analizę wykorzystania publikowanych zasobów wiedzy. 5. Architektura Platformy FTP oparta o paradygmat SaaS (Software as a Service) musi spełniać następujące wymagania: a. Usługi dostarczane Partnerom projektu przez Wewnętrzną Platformę, w tym w szczególności usługi Repozytorium Dokumentacji systemu, muszą zapewnić całkowitą izolację wykorzystywanych przez nich funkcji aplikacyjnych i przechowywanych w systemie danych. b. Repozytorium Dokumentacji systemu zapewni wystarczający poziom bezpieczeństwa danych dla przechowywania dokumentacji o duŝym stopniu ograniczenia dostępu. W szczególnych przypadkach dostęp do poufnej dokumentacji nie będzie moŝliwy równieŝ dla pracowników zespołu administratorów systemu. c. Modularność architektury systemu umoŝliwi elastyczne konfigurowanie usług udostępnianych Partnerom projektu zgodnie z ich wymaganiami, przygotowaniem merytorycznym oraz moŝliwościami wdroŝeniowymi. d. Konfiguracja sprzętu i oprogramowania Platformy musi zapewnić skalowalność systemu oraz elastyczną rekonfigurację uwzględniającą obciąŝenia usług jej poszczególnych warstw funkcjonalnych. 3. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 3.1. Zamówienie powinno być zrealizowane zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Oferenta, uwzględniającym kluczowe terminy Projektu przedstawione w tabeli poniŝej: Rozpoczęcie Projektu Główne fazy projektu Koncepcja budowy Platformy (załoŝenia główne) dokument inicjujący projekt, dostawa licencji / oprogramowania narzędziowego Docelowa infrastruktura sprzętowa Zamawiającego dostępna (do tego czasu Oferent zapewni własny sprzęt) Termin zakończenia 13 grudnia grudnia marca 2011 Budowa Platformy 15 czerwca 2011 Testy 15 sierpnia 2011 Implementacja Platformy w Instytutach sierpień 2011 lipiec 2012 Tworzenie baz danych 15 sierpnia

9 Opracowanie procesów wdroŝenia, dodatkowe wprowadzanie danych 15 maja 2012 Szkolenia trenerów i administratorów 15 maja 2012 Zakończenie Projektu 15 czerwca WYMAGANIA STAWIANE OFERENTOM I OPIS SPOSOBU ICH SPEŁNIENIA 4.1. W postępowaniu mogą uczestniczyć Oferenci, spełniający warunki, określone w pkt poniŝej Oferent nie moŝe znajdować się w stanie likwidacji lub upadłości Oferent musi być producentem lub autoryzowanym dystrybutorem oferowanego oprogramowania narzędziowego Oferent musi posiadać doświadczenie w realizacji projektów wdroŝeniowych obejmujące wykonanie co najmniej 10 projektów wdroŝeniowych w obszarze IT dla administracji publicznej lub jednostek badawczych lub Biznesu Oferent musi dysponować osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, tj. posiadającymi kwalifikacje zawodowe i doświadczenie w następującym zakresie: Kierownik Projektu: a) posiadanie certyfikatu potwierdzającego profesjonalną wiedzę w zakresie kierowania projektami PRINCE 2 Practitioner lub PMI, b) posiadanie co najmniej 5 letniego doświadczenia praktycznego na stanowisku kierownika projektu w projektach o podobnej tematyce i skali, tj. w projektach wdraŝanych dla kilku instytucji, zapewniających moŝliwość równoległej pracy kilkuset uŝytkowników, o tematyce obejmującej systemy budowy i zarządzania bazą wiedzy oraz zarządzania procesami pracy i dokumentacją Członkowie Zespołu Projektowego a) Posiadanie przez kaŝdego z członków Zespołu Projektowego co najmniej 3 - letniego doświadczenia w pracy na projektach o podobnej tematyce i skali, tj. w projektach wdraŝanych dla kilku instytucji, zapewniających moŝliwość równoległej pracy kilkuset uŝytkowników, o tematyce obejmującej systemy budowy i zarządzania bazą wiedzy oraz zarządzania procesami pracy i dokumentacją Oferent musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umoŝliwiającej mu realizację przedmiotu zamówienia tj. posiadać środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości co najmniej zł (słownie : jednego miliona złotych) lub podlegać ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej w wysokości co najmniej zł (słownie: jednego miliona złotych) Oferenci, o których mowa w pkt powyŝej, spełniający warunki udziału w postępowaniu określone w pkt powyŝej, mogą działać indywidualnie lub składać oferty wspólnie Wykonawcy składający wspólną ofertę, ponoszą solidarną odpowiedzialność za zobowiązania Wykonawcy składający wspólną ofertę zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu oraz do zawarcia umowy. Umocowanie to moŝe wynikać z umowy konsorcjum lub z oddzielnego dokumentu przedłoŝonego wraz z ofertą. 9

10 4.8. SPOSÓB OCENY SPEŁNIENIA WARUNKOW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu, do których spełnienia zobowiązani są wszyscy Oferenci, dokonywana będzie na podstawie analizy dokumentów, których katalog znajduje się w pkt 5 poniŝej Do dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wykorzysta metodę zero jedynkową. 5. DOKUMENTY WYMAGANE OD OFERENTÓW 5.1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Oferent musi złoŝyć następujące dokumenty: Aktualny odpis z właściwego rejestru albo właściwej ewidencji, jeŝeli przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; Oświadczenie, iŝ Oferent nie znajduje się w stanie likwidacji lub upadłości; Pełnomocnictwo do podpisania oferty, określające zakres umocowania pełnomocnika, podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do reprezentowania Oferenta, o ile prawo powyŝsze nie wynika z innych przedłoŝonych dokumentów; W celu potwierdzenia warunku posiadania odpowiedniego doświadczenia Oferent powinien przedłoŝyć wykaz zrealizowanych co najmniej 10 projektów wdroŝeniowych w obszarze IT dla administracji publicznej, jednostek naukowych lub biznesu wraz z podaniem daty realizacji kaŝdego z projektów, oraz z dokumentem (dokumentami) potwierdzającym (potwierdzającymi) naleŝyte wykonanie projektu (dokumentem referencyjnym); W celu potwierdzenia spełniania warunku dysponowania osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, Oferent powinien przedłoŝyć wykaz osób wskazujący wytypowane przez Oferenta osoby, które uczestniczyć będą w realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego, sporządzony poprzez wypełnienie poniŝszych tabel oraz przedłoŝyć dokumenty wymienione w tabelach. [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] Lp. Imię i nazwisko Rola w Projekcie Ilość lat doświadczenia w pełnieniu roli [3] w podobnych projektach Doświadczenie Certyfikaty Wykształcenie i kompetencje 1 2 [2] Imię i Nazwisko [3] Rola w projekcie Nazwa roli pełnionej przez daną osobę w Projekcie. Wszystkie role wskazane w tej kolumnie powinny być równocześnie zawarte w tabeli Lista ról w Projekcie (Załącznik nr 5). [4] Liczba lat doświadczenia w pełnieniu roli [3] w podobnych projektach Dla kaŝdego członka Zespołu Oferent powinien umieścić informację o ilości lat doświadczenia w pełnieniu roli, do której jest proponowany w niniejszej Ofercie (z kolumny [3]), na projektach o podobnej tematyce i skali. [5] Doświadczenie W pozycji naleŝy wpisać główne projekty realizowane przez członka Zespołu oraz rolę, jaką pełniła dana osoba w tym projekcie. [6] Certyfikaty W pozycji naleŝy wpisać posiadane certyfikaty dotyczące przedmiotu zapytania technologii oferowanej do realizacji Platformy i/lub certyfikaty w zakresie zarządzania projektami (dla Kierownika Projektu ze strony Oferenta). [7] Wykształcenie i kompetencje W tej kolumnie powinny być wpisane informacje o wykształceniu i kluczowych kompetencjach dla kaŝdej z osób. 10

11 [1] [2] [3] Lp. Opis wymagania Wymaganie jest spełnione [Tak / Nie] 1 Kierownik Projektu Oferenta posiada certyfikat potwierdzający profesjonalną wiedzę i doświadczenie w kierowaniu projektami PMI lub Prince2 Practitioner 2 Kierownik Projektu Oferenta posiada min. 3letnie doświadczenie praktyczne na stanowisku kierownika projektu w projektach o podobnej tematyce i skali. 3 KaŜdy członek Zespołu Projektowego posiada minimum 3-letnie doświadczenie w pracy na projektach o podobnej tematyce i skali W celu potwierdzenia warunku znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umoŝliwiającej wykonanie zamówienia, Oferent powinien przedłoŝyć informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, w którym Oferent posiada rachunek bankowy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez niego środków finansowych lub jego zdolność kredytową w kwocie co najmniej zł lub polisę ubezpieczeniową potwierdzającą, Ŝe w zakresie prowadzonej działalności Oferent podlega ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej na kwotę co najmniej zł lub, w przypadku jej braku, inny dokument, potwierdzający, Ŝe w zakresie prowadzonej działalności Oferent ubezpieczony jest od odpowiedzialności cywilnej na kwotę co najmniej zł; JeŜeli z uzasadnionych przyczyn Oferent nie moŝe przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej wymaganych przez Zamawiającego, moŝe przedstawić inny dokument, który w sposób nie budzący wątpliwości potwierdza spełnienie w/w warunku Dokumenty wymienione w pkt oraz wszystkie dokumenty i oświadczenia, których przedstawienia wymaga Zamawiający, muszą być przedstawione w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym naleŝy przedstawić wraz z ich tłumaczeniem na język polski Dokumenty wymienione w pkt oraz wszystkie inne dokumenty i oświadczenia, których przedstawienia wymaga Zamawiający muszą być przedstawione w formie oryginału lub w formie kopii poświadczonej za zgodność (uwierzytelnionej) przez Oferenta (osobę upowaŝnioną do reprezentowania Oferenta). Zamawiający zastrzega sobie prawo do Ŝądania oryginału dokumentu lub jego kopii poświadczonej notarialnie w sytuacji, gdy kserokopia dokumentu poświadczona przez Oferenta jest nieczytelna lub jej prawdziwość budzi wątpliwości Zamawiający wzywa Oferentów, którzy w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie złoŝyli wymaganych przez Zamawiającego dokumentów do ich uzupełnienia, zgodnie z pkt poniŝej. Nieuzupełnienie braku lub niepoprawienie błędu w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie skutkuje odrzuceniem oferty, na podstawie pkt lit b) Zapytania Ofertowego. 11

12 6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 6.1. POSTAĆ OFERTY Oferta musi być, pod rygorem niewaŝności, sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim. a) Forma pisemna oznacza sporządzenie oferty na komputerze, maszynie lub inną trwałą techniką biurową, w formie zapewniającej trwałą czytelność jej treści z odpowiednimi podpisami,, zgodnie w szczególności z pkt i poniŝej. b) Warunek pisemnej formy oferty zachowany jest, gdy wszystkie dokumenty i oświadczenia, których przedstawienia wymaga Zamawiający w Zapytaniu Ofertowym oraz w Załącznikach do niego, sporządzone zostały w sposób określony w pkt lit. a) powyŝej. W odniesieniu do Załączników zawierających formularze w postaci tabel wypełnianych przez Oferenta, warunek pisemności zostanie zachowany, jeśli Oferent przedstawi wypełnione, zgodnie z instrukcjami Zamawiającego, wydruki tabel i formularzy, wraz ze stosownymi, Ŝądanymi przez Zamawiającego dokumentami Oferta musi zawierać: Nr Element Oferty Opis Wzór / Szablon 1 Wymagania Zamawiającego W Załączniku nr 1 przedstawione zostały szczegółowe załoŝenia dotyczące Platformy. Załącznik nr 2 zawiera specyfikację obowiązkowych wymagań technicznych. Załącznik nr 3 zawiera arkusz oceny oferowanych kryteriów funkcjonalnych oprogramowania. Oferent powinien: - oświadczyć, Ŝe zrealizuje Platformę wg koncepcji przedstawionej w Załącznikach nr 1 i 2; - wypełnić formularze zawarte w Załącznikach nr 2 i 3, wskazując, czy i jak dostarczony system spełniać będzie poszczególne wymagania techniczne i funkcjonalne opisane w tych Załącznikach. Oferent powinien przygotować ten element oferty: - składając oświadczenie potwierdzające spełnianie wymagań określonych w Załącznikach nr 1 i 2 zgodnie z wzorem I Załącznika nr 7; - wypełniając i składając formularz z Załącznika nr 2; - wypełniając i składając formularz z Załącznika nr 3,. w wersji papierowej oraz, na płycie CD zawierającej dokumenty składające się na ofertę, w postaci wypełnionego arkusza MS Excel oraz skanu dokumentu papierowego 2 Zakres prac i Produkty Projektu W Załączniku nr 4 przedstawiony został zakres wymaganych prac Oferenta oraz Produkty Projektu, których wykonania Zamawiający oczekuje od Oferenta realizującego Projekt. Oferent powinien potwierdzić, Ŝe zrealizuje wymagany zakres prac oraz dostarczy Produkty Projektu. Oferent moŝe rozszerzyć zakres prac oraz wskazać brakujące zdaniem Oferenta Produkty. Oferent powinien przygotować ten element oferty wypełniając: - wszystkie formularze zawarte w Załączniku nr 4; - formularze 1 i 3 zawarte w Załączniku nr 6. 12

13 Nr Element Oferty Opis Wzór / Szablon 3 Harmonogram Projektu Oferent powinien potwierdzić realizację projektu zgodnie z ogólnym harmonogramem opisanym w pkt 3 Zapytania Ofertowego i zaproponować harmonogram bardziej szczegółowy. 4 Organizacja Projektu Oferent powinien przedstawić propozycję struktury organizacyjnej Projektu, wraz ze wskazaniem ról i obowiązków poszczególnych członków zespołu projektowego. 5 Specyfikacja sprzętu i oprogramowania 6 Koncepcja zapewnienia jakości 7 Metodyka zarządzania Projektem 8 Organizacja utrzymania systemu Oferent powinien przedstawić w Ofercie specyfikację sprzętu i oprogramowania, w tym wymagane licencje pozwalające spełnić wymagania opisane w Zapytaniu Ofertowym i Załącznikach 1 i 2. Oferent powinien zaproponować i opisać działania, procedury i przedsięwzięcia organizacyjne, które powinny być wdroŝone bądź zastosowane w Projekcie w celu zapewnienia wymaganej jakości Produktów wytworzonych w ramach Projektu. Oferent powinien zaproponować metodykę zarządzania Projektem oraz wykaz i specyfikację Produktów zarządczych Projektu. Oferent powinien złoŝyć oświadczenie w przedmiocie: a) gwarancji; b) zapewnienia usług wsparcia podczas 5 letniego okresu eksploatacji Platformy oraz określić sposób zamawiania i rozliczania świadczonych w tym celu przezeń usług. Oferent powinien przygotować ten element oferty poprzez przedstawienie Harmonogramu w postaci a dokumentu w formacie MS Project oraz w formacie MS Word lub Adobe Acrobat. W dokumencie tym powinien uwzględnić terminy osiągnięcia głównych faz Projektu (zdefiniowanych w pkt 3 Zapytania Ofertowego). Oferent powinien przygotować ten element oferty składając oświadczenie sporządzone na formularzach z Załącznika nr 5. Oferent powinien przygotować ten element oferty, wypełniając: - w zakresie oprogramowania i licencji - formularze 2 i 3 Załącznika Nr 6; - w zakresie sprzętu formularz 4 Załącznika Nr 6. Oferent powinien przygotować ten element oferty składając oświadczenie zgodnie z wzorem II Załącznika nr 7. Oferent powinien przygotować ten element oferty składając oświadczenie zgodnie z wzorem III z Załącznika nr 7. Oferent powinien przygotować ten element oferty składając oświadczenie zgodnie z wzorem IV z Załącznika nr 7. Ponadto, wraz z dokumentami składającymi się na ofertę, Oferent winien przedstawić Zamawiającemu dokumenty potwierdzające spełnienie przez Oferenta warunków udziału w postępowaniu, wymienione w pkt Zapytania Ofertowego Oferta musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta., przy czym podpis ten musi być czytelny lub opatrzony pieczęciami imiennymi. 13

14 Oferta składana przez kilku Oferentów działających wspólnie powinna być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do ich reprezentowania w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich tych Oferentów Pierwsza karta oferty (karta tytułowa) powinna być sporządzona zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 8. Powinny być na niej umieszczone następujące informacje: a) Data sporządzenia Oferty b) Oznaczenie dokumentu słowem Oferta c) Nazwa postępowania d) Oznaczenie Zamawiającego e) Dane Oferenta: firma (nazwa), siedziba (adres zamieszkania), dane kontaktowe (numer telefonu, adres strony internetowej, adres e mail) f) Dane osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta g) Cena Ofertowa: Cena ofertowa brutto (podana cyfrowo i słownie), stawka podatku od towarów i usług VAT, cena ofertowa netto (podana cyfrowo i słownie) h) Oświadczenie o okresie związania ofertą podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta Wszystkie kartki, na których znajduje się oferta powinny być trwale spięte, ponumerowane kolejno z uwzględnieniem ciągłości numeracji oraz podpisane lub parafowane przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do reprezentowania Oferenta Informacje zastrzeŝone, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, naleŝy dołączyć do oferty oddzielnie od jej jawnych elementów i oznaczyć hasłem tajemnica przedsiębiorstwa. Brak takiego zastrzeŝenia poczytuje się za wyraŝenie przez Wykonawcę zgody na ujawnienie całości oferty po jej otwarciu Wszelkie zmiany, poprawki, przekreślenia i dopiski w tekście oferty muszą być datowane i podpisane lub parafowane przez osobę (osoby) uprawnioną (uprawnione) do reprezentowania Oferenta pod rygorem nieuwzględnienia tychŝe zmian, poprawek, przekreśleń i dopisków przez Zamawiającego Wszelkie zmiany w formularzach przygotowanych przez Zamawiającego, a wypełnianych przez Oferentów, wymagają zgody Zamawiającego. Oferenci nie mogą samodzielnie dokonywać zmian w formularzach, pod rygorem odrzucenia oferty na podstawie pkt lit c) Zapytania Ofertowego. Pod tym samym rygorem Oferenci powinni równieŝ wypełniać formularze zgodnie z instrukcjami podanymi przez Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w Załączniku nr 3, zaś stwierdzenie przez Zamawiającego ingerencji w formularz zawarty w Załączniku nr 3 skutkuje odrzuceniem oferty Do oferty złoŝonej w formie pisemnej Oferent zobowiązany jest dołączyć równieŝ ofertę zapisaną na płycie CD w formacie zgodnym z MS Office, której treść jest w całości zgodna z treścią oferty pisemnej. Zgodność oferty zapisanej na płycie CD Zamawiający uznaje za zachowaną, jeśli oferta zawiera wersje elektroniczne (skany) wszystkich dokumentów i oświadczeń składających się na ofertę pisemną oraz wypełniony arkusz programu MS Excel z Załącznika nr 3.. W razie stwierdzenia przez Zamawiającego niezgodności oferty złoŝonej w formie pisemnej oraz oferty zapisanej na płycie CD, zamawiający wzywa Wykonawcę do usunięcia niezgodności, w trybie pkt Zapytania Ofertowego OPAKOWANIE I OZNAKOWANIE OFERT Oferta powinna być opakowana w sposób zapewniający zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do chwili otwarcia ofert. 14

15 Zaleca się następujący sposób opakowania oferty: - Jedna nieprzezroczysta, zapieczętowana lub w inny sposób trwale zamknięta koperta wewnętrzna oraz jedna nieprzezroczysta, zapieczętowana lub w inny sposób trwale zamknięta koperta zewnętrzna. - Koperta wewnętrzna, zawierająca ofertę wraz z załącznikami oraz opakowaną i opisaną płytę CD z elektroniczną wersją oferty, powinna być oznaczona na zewnątrz nazwą i adresem Oferenta. - Koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana na adres Zamawiającego oraz oznaczona w następujący sposób: OFERTA na budowę, uruchomienie i implementację platformy informatycznej baz danych Nie otwierać przed dniem r., godz. 12: Opakowanie oferty spełnia rolę porządkową, nie obarczoną rygorem niewaŝności, z zastrzeŝeniem, Ŝe wszelkie konsekwencje dokonania go w inny od wskazanego w Zapytaniu Ofertowym sposób, ponosi Oferent Oferent moŝe złoŝyć tylko jedną ofertę Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złoŝeniem oferty, niezaleŝnie od wyniku postępowania konkursowego. Oferent zobowiązuje się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. 7. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 7.1. Oferent związany jest ofertą przez 60 dni Termin związania ofertą rozpoczyna bieg wraz z upływem terminu składania ofert, wyznaczonego w pkt niniejszego Zapytania Ofertowego. 8. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 8.1. MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Oferty naleŝy składać w siedzibie Zamawiającego, w sekretariacie, w dni robocze, w godzinach lub przesyłać na adres Zamawiającego Oferty nie mogą być składane drogą elektroniczną TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty składane w siedzibie Zamawiającego muszą być złoŝone w nieprzekraczalnym terminie do dnia r., godz. 12:00, chyba, Ŝe Zamawiający wyznaczył w oddzielnym komunikacie inny termin wynikający z przedłuŝenia terminu składania ofert. Oferty przesyłane na adres Zamawiającego muszą znaleźć się w siedzibie Zamawiającego w terminie wskazanym w pkt powyŝej, o ile Zamawiający nie przedłuŝył terminu składania ofert, przy czym decydujące znaczenie dla zachowania terminu ma data dzienna i godzina wpływu do Zamawiającego, a nie data nadania przesyłki Zamawiający moŝe przedłuŝyć termin składania ofert w przypadku dokonania istotnych zmian w treści Zapytania Ofertowego tj. zmian dotyczących określenia przedmiotu postępowania, kryteriów oceny ofert, warunków stawianych Oferentom lub oceny sposobu spełnienia tych warunków, o czas niezbędny na wprowadzenia zmian w ofertach Oferty złoŝone po upływie terminu wskazanego w pkt powyŝej lub innego, wyznaczonego przez Zamawiającego w oddzielnym komunikacje, jeśli Zamawiający wydłuŝy termin składania ofert, nie będą przez Zamawiającego rozpatrywane i zostaną zwrócone bez otwierania, bez względu na przyczyny opóźnienia. 15

16 8.3. TERMIN OTWARCIA OFERT Oferty złoŝone przed upływem terminu wskazanego w pkt powyŝej, lub innego, wyznaczonego przez Zamawiającego w oddzielnym komunikacie, jeśli Zamawiający wydłuŝy termin składania ofert, zostaną otwarte publicznie w dniu r., o godz. 12:10 w siedzibie Zamawiającego, lub w innym, wyznaczonym przez Zamawiającego w oddzielnym komunikacie, jeśli Zamawiający wydłuŝy termin składania ofert ZMIANA LUB WYCOFANIE OFERTY Oferent moŝe wprowadzić do złoŝonej przez siebie oferty zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia lub teŝ wycofać złoŝoną przez siebie ofertę Dokument zawierający zmiany, poprawki, modyfikacje lub uzupełnienia lub dokument, w którym Oferent składa oświadczenie o wycofaniu oferty winien być sporządzony w formie pisemnej, wedle zasad obowiązujących przy sporządzaniu oferty i być opakowany analogicznie jak oferta oraz, dodatkowo, oznaczony hasłem Zmiana oferty lub Wycofanie oferty Dokument zawierający zmiany, poprawki, modyfikacje lub uzupełnienia lub dokument, w którym Oferent składa oświadczenie o wycofaniu oferty, winien być dostarczony Zamawiającemu przed upływem terminu składania ofert, wskazanego w pkt powyŝej, lub w oddzielnym komunikacje, jeśli Zamawiający wydłuŝy termin składania ofert, pod rygorem nieuwzględnienia przez Zamawiającego. 9. PROCEDURA WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ 9.1. OTWARCIE OFERT Otwarcie ofert jest jawne Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Oferentów, a takŝe zawarte w ofertach informacje dotyczące ceny, terminu realizacji zamówienia oraz warunków płatności Informacje podane podczas otwarcia ofert Zamawiający przekaŝe nieobecnym Oferentom na ich wniosek BADANIE I OCENA OFERT Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający dokonuje badania i oceny ofert, celem wyboru oferty najkorzystniejszej Procedura badania i oceny ofert składa się z dwóch etapów i przebiega zgodnie z zasadami określonymi w pkt poniŝej Pierwszy Etap obejmuje badanie i ocenę ofert w zakresie kompletności oraz spełnienia przez Oferentów wymagań formalnych, określonych w pkt 4 powyŝej Drugi Etap obejmuje ocenę merytoryczną ofert, w oparciu o kryteria określone w pkt 10 poniŝej, celem wyboru, spośród Ofert złoŝonych w postępowaniu, oferty najkorzystniejszej W toku badania i oceny ofert Zamawiający wzywa Oferentów, którzy nie złoŝyli wymaganych przez Zamawiającego dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw albo którzy złoŝyli wymagane przez Zamawiającego dokumenty, oświadczenia zawierające błędy lub wadliwe pełnomocnictwa, do ich złoŝenia w terminie 3 (trzech) dni roboczych od momentu otrzymania wezwania, pod rygorem odrzucenia oferty, chyba Ŝe oferta nawet mimo ich złoŝenia uległaby odrzuceniu W toku badania i oceny ofert Zamawiający moŝe Ŝądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści składanych ofert. Oferenci zobowiązani są przedstawić rzetelne wyjaśnienia bez zbędnej zwłoki. 16

17 W toku badania i oceny ofert Zamawiający, w celu ustalenia czy oferta zawiera raŝąco niską cenę moŝe zwrócić się do oferenta o udzielenie, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający odrzuca ofertę Oferenta, który nie złoŝył wyjaśnień lub jeŝeli dokonana przez Zamawiającego ocena wyjaśnień wraz z dowodami, potwierdza, Ŝe oferta zawiera zbyt niską cenę, w stosunku do przedmiotu postępowania W toku badania i oceny ofert Zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zapytaniem Ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, zawiadamiając o dokonaniu korekt w w/w zakresie kaŝdego z Oferentów, którego oferty one dotyczyły W toku badania i oceny ofert Zamawiający moŝe, w celu zweryfikowania informacji zawartych w ofercie dotyczących oferowanego systemu, wezwać Oferenta do przeprowadzenia prezentacji części lub całości oferowanej przez Oferenta platformy narzędziowej tj. pokazu rzeczywistej pracy systemu na danych demonstracyjnych. a) Oferent wezwany do przeprowadzenia prezentacji zobowiązany jest w dniu wyznaczonym przez Zamawiającego, przypadającym nie później niŝ 14 dnia po dniu otwarcia ofert, stawić się w siedzibie Zamawiającego, wraz z własnym sprzętem komputerowym słuŝącym do przeprowadzenia prezentacji i w czasie nie dłuŝszym niŝ 5 godzin zegarowych, przedstawić Zamawiającemu funkcjonowanie oferowanej platformy narzędziowej. b) Wszelkie koszty związane z przeprowadzeniem prezentacji ponosi Oferent. c) Prezentacja ma charakter czynności pomocniczej i nie stanowi odrębnego od opisanych w pkt 10 poniŝej, kryterium oceny ofert Jako najkorzystniejsza, zostanie przez Zamawiającego uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów w oparciu o kryteria oceny, określone w pkt 10 poniŝej PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERT Zamawiający odrzuca ofertę, która: a) złoŝona została przez Oferenta niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 4 powyŝej. b) jest niezgodna z treścią Zapytania Ofertowego c) złoŝona została przez Oferenta, który odmówił przeprowadzenia Prezentacji, o której mowa w pkt powyŝej. d) oferta zawiera zbyt niską, w stosunku do przedmiotu postępowania cenę, a Oferent nie złoŝył wyjaśnień dotyczących elementów oferty dotyczących kalkulacji ceny lub złoŝył wyjaśnienia, potwierdzające, ze oferta zawiera zbyt niską w stosunku do przedmiotu postępowania cenę. 10. KRYTERIA OCENY OFERT Oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane są w oparciu o kryteria wymienione i opisane w pkt poniŝej Kryteriami, w oparciu o które Zamawiający dokonuje oceny ofert złoŝonych w niniejszym postępowaniu są: Kryterium ceny; Kryteria funkcjonalne. 17

18 10.3. CENA Sposób obliczenia ceny a) Oferent określi cenę brutto dla całego zamówienia, podając jej wysokość cyframi, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie. Oferent wskaŝe stawkę podatku od towarów i usług VAT oraz, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, cyframi i słownie wysokość podatku od towarów i usług VAT, według przepisów obowiązujących w dniu sporządzenia oferty. Analogicznie Oferent określi cenę netto. W przypadku niezgodności pomiędzy ceną wyraŝoną liczbowo i słownie, decydująca będzie cena podana słownie. b) Wszystkie ceny podane przez Oferenta muszą być wyraŝone w złotych polskich i podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający nie dopuszcza podawania cen i prowadzenie rozliczeń w walutach obcych. c) Ceną podlegającą ocenie będzie łączna cena ofertowa brutto. d) Łączna cena ofertowa brutto powinna być wyraŝona jednoznacznie i zawierać wszelkie koszty, jakie Zamawiający będzie musiał ponieść w związku z realizacją przedmiotu postępowania i uwzględniać podatek od towarów i usług (VAT), inne podatki i opłaty, jak równieŝ wszelkie ulgi w podatkach i opłatach. e) Łączna cena ofertowa brutto podana przez Oferenta moŝe ulec zmianie w toku realizacji zamówienia, w przypadku zmiany przepisów regulujących wysokość stawek od podatku towarów i usług VAT, skutkującej podwyŝszeniem stawki podatku VAT od towarów i usług. Korekty ceny w tym zakresie dokonuje Zamawiający i powiadamia o niej Oferenta, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, i z którym zawarta została umowa na wykonanie przedmiotu postępowania Sposób obliczania punktów: a) Maksymalną liczbą punktów, które moŝe uzyskać oferta za cenę ofertową brutto, wynosi b) Zamawiający, obliczając punkty za cenę ofertową brutto, posługuje się następującym wzorem: P Liczba Punktów za Cenę C Oferowana Cena brutto w PLN P = - 0, * C Obliczoną wg powyŝszego wzoru liczbę punktów zaokrągla się do jednego miejsca po przecinku KRYTERIA FUNKCJONALNE Maksymalna liczba punktów, jaka moŝe zostać przyznana za charakterystykę funkcjonalną oferowanego oprogramowania wynosi Wykaz kryteriów funkcjonalnych oraz sposób ich oceny zawarty jest w arkuszu MS Excel przedstawionym w Załączniku nr 3 do Zapytania Ofertowego oraz opisany w pkt poniŝej Ocenie podlega pięć grup kryteriów funkcjonalnych oprogramowania narzędziowego, wymienionych w kolumnie 2 arkusza : Zarządzanie Repozytorium Dokumentacji Zarządzanie Procesami Obiegu Dokumentów Portal Zewnętrzny Portal Publiczny Język Platformy 18

19 KaŜdej z grup kryteriów funkcjonalnych oprogramowania przyznana jest waga punktowa według następujących zasad: Zarządzanie Repozytorium Dokumentacji 20% Zarządzanie Procesami Obiegu Dokumentów 10 % Portal Zewnętrzny 35 % Portal Publiczny 25 % Język Platformy 10 % KaŜda z grup, oprócz Języka Platformy, rozbita jest na podgrupy, pod pod grupy lub pod pod pod grupy, wymienione w kolumnie 3 arkusza. Na najniŝszym stopniu rozbicia, w kolumnie 4 arkusza, opisane jest kryterium funkcjonalne podlegające ocenie. W kolumnie 7 arkusza Oferenci proszeni są o określenie czy dane kryterium funkcjonalne zawarte jest w oferowanym przez nich oprogramowaniu. W polach oznaczonych kolorem Ŝółtym, Oferenci wpisują 1 w przypadku, gdy dana funkcjonalność jest zawarta w oferowanym przez nich oprogramowaniu, nie wpisują zaś nic lub wpisują 0 w przypadku gdy oprogramowanie nie posiada w standardzie danej funkcjonalności. Po wypełnieniu kolumny nr 7, w polach oznaczonych kolorem niebieskim, następuje podliczenie liczby kryteriów funkcjonalnych, oznaczonych przez Oferentów w polach Ŝółtych liczbą 1. W kolumnie 8 arkusza następuje przemnoŝenie liczby przyznanych kryteriów funkcjonalnych w ramach kaŝdej z grup z kolumny 7 arkusza przez wagę przyznaną kaŝdej z grup w kolumnie 6 arkusza oraz przez 100. Pole I:96, sumuje liczbę punktów przyznanych kaŝdej z grup kryteriów, obliczając końcową liczbę punktów przyznanych kaŝdej ofercie za spełnianie kryteriów funkcjonalnych OCENA KOŃCOWA Ocenę końcową oblicza się dodając liczbę punktów uzyskanych za oferowaną cenę do liczby punktów przyznanych za charakterystykę funkcjonalną oferowanego oprogramowania Maksymalna liczba punktów oceny końcowej wynosi INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Oferentom, którzy złoŝyli oferty w postępowaniu oraz zamieszcza na swojej stronie internetowej. Informacja ta dostępna jest równieŝ w siedzibie Zamawiającego, w sekretariacie Przekazując informację, o której mowa w pkt 11.1 powyŝej, Oferentowi, którego oferta została wybrana, Zamawiający wzywa tego Oferenta do zawarcia umowy w terminie określonym w powiadomieniu, nie krótszym jednak niŝ 4 dni JeŜeli jako najkorzystniejsza została uznana oferta złoŝona przez kilku Oferentów działających wspólnie, Oferenci ci zobowiązani są do przedstawienia Zamawiającemu umowy regulującej zasady ich współpracy, najpóźniej do momentu zawarcia umowy W dniu określonym jako dzień zawarcia umowy przedstawiciel (przedstawiciele) Oferenta uprawniony (uprawnieni) do reprezentowania go, powinien (powinni) przybyć do siedziby Zamawiającego celem podpisania umowy. Przedstawiciel (przedstawiciele) Oferenta obowiązany jest (obowiązani są) posiadać upowaŝnienie do podpisania umowy, o ile nie wynika ono z innych, przedłoŝonych Zamawiającemu dokumentów. 19

20 11.5. W przypadku gdy Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub w sytuacji, gdy Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta została wybrana nie przedstawią Zamawiającemu umowy, o której mowa w pkt 11.3 powyŝej, Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert i wyłonionego w ten sposób Oferenta zaprosi do zawarcia umowy. 12. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI W toku postępowania konkursowego Zamawiający i Oferenci porozumiewają się oraz przekazują informacje, dokumenty i oświadczenia, pytania i odpowiedzi w formie pisemnej, bądź drogą elektroniczną z wykorzystaniem poczty elektronicznej, z zastrzeŝeniem obligatoryjnej formy pisemnej dla oferty oraz dokumentów składanych wraz z ofertą W przypadku przekazywania informacji, dokumentów, oświadczeń, pytań lub odpowiedzi drogą elektroniczną z wykorzystaniem poczty elektronicznej, odbiór wiadomości elektronicznej powinien być potwierdzony przez adresata wysłaniem zwrotnej wiadomości , potwierdzającej w sposób nie budzący wątpliwości otrzymanie wiadomości e- mail od nadawcy Informacje, dokumenty i oświadczenia oraz zapytania i wnioski naleŝy kierować pod adres pocztowy lub e mailowy Zamawiającego. Powinny one być oznaczone sformułowaniem: Postępowanie konkursowe - budowa, uruchomienie i implementacja platformy informatycznej Dokumenty i oświadczenia uznaje się za złoŝone, jeŝeli ich treść dotarła do adresata w wyznaczonym terminie, jeśli termin taki został wyznaczony, a otrzymanie dokumentów lub oświadczeń zostało przez niego niezwłocznie potwierdzone Jakiekolwiek inne zaadresowanie dokumentu moŝe wpłynąć na opóźnienie terminu jego otrzymania lub niedostarczenie do adresata, mogące skutkować niedotrzymaniem terminów przewidzianych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Winą za niedotrzymanie terminu z powodu wskazanego w zdaniu poprzedzającym, obciąŝa się nadawcę. 13. OSOBY ZE STRONY ZAMAWIAJACEGO UPOWAśNIONE DO KONTAKTU Z OFERENTAMI Tomasz Kośmider Michał Towpik Andrzej Woroniecki 14. INFORMACJE DODATKOWE Przed złoŝeniem oferty kaŝdy z Oferentów zobowiązany jest zapoznać się z treścią Zapytania Ofertowego. KaŜdy z Oferentów zobowiązany jest równieŝ stosować się do wszystkich wymogów zawartych w Zapytaniu Ofertowym oraz zachować w swych działaniach naleŝytą staranność uwzględniającą profesjonalny charakter działalności Zamawiający moŝe, przed upływem terminu składania Ofert, dokonywać zmian postanowień Zapytania Ofertowego. O dokonanych przez siebie zmianach Zamawiający informuje oferentów za pośrednictwem strony internetowej, zamieszczając komunikat zawierający zmiany w zakładce Postępowanie Konkursowe. Zmiany postanowień Zapytania Ofertowego, nie dotyczące określenia przedmiotu postępowania, kryteriów oceny ofert, warunków stawianych Oferentom, lub sposobu oceny ich spełnienia, nie powodują przedłuŝenia terminu składania ofert Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. 20