Aneks nr 1 z dnia 20 lipca 2015 r. do Regulaminu konkursu Złote Spinacze 2015

Transkrypt

1 Aneks nr 1 z dnia 20 lipca 2015 r. do Regulaminu konkursu Złote Spinacze 2015 Działając na podstawie 23 Regulaminu Konkursu Złote Spinacze 2015, dalej jako Regulamin, postanawia się, co następuje: 1 W 8 Regulaminu w części Dodatkowe informacje wprowadza się zmiany polegające na tym, że następujące zdanie: Nie ma zakazu zamieszczania w zgłoszeniu linków do stron internetowych. zastępuje się następującym postanowieniem: Zgłoszenie nie może zawierać linków do www, zdjęć, wykresów i innych elementów graficznych oraz przekraczać ustalonej w regulaminie objętości. W przypadku umieszczania w zgłoszeniu w I etapie linków do stron internetowych (np. witryn poświęconych projektowi lub materiałów video umieszczonych np. w serwisie Youtube, witryn zawierających plik PDF bądź innych elementów graficznych) Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia decyzji o niedopuszczeniu danego projektu do konkursu i jego dyskwalifikacji. Pozostałe postanowienia Regulaminu nie ulegają zmianie. 2 3 Aneks wchodzi w życie z dniem 20 lipca 2015 r., z chwilą opublikowania go na stronie internetowej Organizator

2 Regulamin konkursu Złote Spinacze Nazwa konkursu Organizator konkursu posługuje się nazwą Złote Spinacze. 2 Organizator konkursu Organizatorem konkursu jest Związek Firm Public Relations z siedzibą w Polsce, Warszawa, ul. Czerska 8/10. 3 Idea konkursu Konkurs przeznaczony jest dla podmiotów prowadzących działania PR na terenie Polski. Jest wydarzeniem stanowiącym symbol integracji środowiska branżowego oraz promowania najwyższych standardów pracy, kreatywności, rzetelności i zaangażowania. Udział w konkursie jest doświadczeniem podnoszącym prestiż uczestnika i sprzyja tworzeniu jego pozytywnego wizerunku. 4 Audytor konkursu Konkurs jest audytowany przez firmę doradczą KPMG. 5 Jakie projekty mogą być zgłoszone Celem konkursu edycji 2015 jest wyłonienie najlepszych projektów kampanii i akcji PR zgłoszonych do jednej z 27 kategorii konkursowych. 1. Do konkursu mogą zostać zgłoszone kampanie realizowane w okresie 2014/2015, czyli projekty realizowane w całym roku 2014 oraz w części roku do dnia przesłania zgłoszenia do konkursu. Do konkursu mogą zostać zgłoszone projekty pochodzące z roku 2014, ale które nie były nominowane w poprzedniej edycji konkursu. 2. Do konkursu może zostać zgłoszony projekt, który jest kolejną edycją trwającego przez kilka lat projektu pod warunkiem, że projekt ten we wcześniejszych edycjach konkursu nie był nominowany i nie zdobył statuetki Złotego Spinacza. Zgłaszając taki projekt do konkursu, podmiot zgłaszający powinien wyraźnie określić czas trwania projektu, który jest zgłaszany w ramach danej edycji. 3. Do konkursu może zostać zgłoszona kampania, która była realizowana przez więcej niż jeden rok, ale jej formalne całkowite zakończenie lub zakończenie okresu np. kilku lat, który chcemy przedstawić do oceny przypada na bieżącą edycją Konkursu Złote Spinacze. Takiej

3 ocenie mogą zostać poddane tylko te projekty, które nie były nominowane we wcześniejszych edycjach Konkursu (konieczność zaznaczenia tego faktu w kwestionariuszu). Podmiot zgłaszający projekt powinien wyraźnie zaznaczyć w zgłoszeniu czy działaniom PR towarzyszyły działania reklamowe i marketingowe oraz przedstawić wyłącznie cele, działania i efekty zrealizowane w ramach kampanii PR. Tylko taki zakres projektu poddawany jest ocenie Jurorów. W przypadku zaprezentowania działań oraz efektów niezwiązanych wyłącznie z działaniami PR, projekt może zostać zdyskwalifikowany przez Organizatora. Obowiązkiem zgłaszającego jest również uzyskanie pisemnej zgody na wzięcie udziału w Konkursie od firm, z którymi lub na zlecenie których dany projekt wspólnie był realizowany. Jeden podmiot może zgłosić do konkursu dowolną liczbę projektów w jednej lub w kilku kategoriach. W takiej sytuacji każdy zgłaszany projekt musi zawierać odrębną dokumentację, odrębne zgłoszenie, które zostanie osobno zarejestrowane i osobno opłacone zgodnie z cennikiem. 6 Kategorie i ich definicje KATEGORIE GŁÓWNE - w tej części nagradzane są najlepsze praktyki w odniesieniu do głównych dyscyplin public relations. Jeden projekt może być zgłoszony do więcej niż jednej, ale maksymalnie do 3 kategorii głównych. 1. PR korporacyjny - projekt prezentujący zbiór działań związanych z prowadzeniem komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej w celu umocnienia reputacji firmy lub instytucji. Działania komunikacyjne powinny obejmować możliwie szeroką grupę interesariuszy od pracowników, klientów i mediów po instytucje rządowe i edukacyjne, środowiska lokalne, organizacje branżowe i opinię publiczną. 2. PR produktu - wyróżniające się działania public relations poprawiające pozycję rynkową marki produktu konsumenckiego bądź usługi konsumenckiej. W tej kategorii promowane będą autorskie programy i kampanie public relations (w tym kampanie edukacyjne), które odegrały wiodącą rolę w strategii komunikacji/pozycjonowania marki, przyczyniły się do zwiększenia jej świadomości i/lub pomogły zbudować trwalsze relacje z jej docelowymi klientami/konsumentami. W szczególności wyróżniane będą działania/kampanie autorskie, których głównym narzędziem komunikacji były działania public relations. 3. Komunikacja antykryzysowa i/lub komunikacja kryzysowa - projekt mający na celu przeciwdziałanie trwającemu lub potencjalnemu kryzysowi dotyczącemu firmy, produktu lub usługi. 4. Public Affairs i Lobbying - projekt kampanii polegającej na komunikacji z szeroko pojętym otoczeniem społecznym, politycznym i legislacyjnym, mający na celu zmianę nastawienia, wywarcie presji, zmiany legislacyjne. 5. Kampania społeczna - działania public relations (w tym działania edukacyjne) zorientowane na realizację ważnych celów społecznych, nastawione na budowę dobra wspólnego wokół czytelnie zdefiniowanych wartości. Działania na rzecz danej grupy społecznej lub zjawiska

4 społecznego np. projekty wspierające filantropię, poprawę statusu słabych i/lub wykluczonych społeczności. 6. Komunikacja wewnętrzna - projekt, którego celem jest tworzenie, utrwalanie lub zmiana postaw, jak również komunikowanie zmian wewnątrz organizacji. 7. Event komercyjny - wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek firmy, produktu lub usługi. 8. Event społeczny - wydarzenie lub cykl wydarzeń budujących lub wzmacniających wizerunek instytucji publicznych lub NGO, zwracających uwagę na ważne cele lub problemy społeczne. 9. Launch nowego produktu, usługi lub firmy - projekt budujący wizerunek i rozpoznawalność nowego produktu, usługi lub wprowadzanej na rynek firmy. 10. Corporate Social Responsibility (CSR) - działania public relations wspierające procesy wdrażania polityki CSR w firmach i/lub instytucjach. Społeczną Odpowiedzialność Biznesu (CSR) określa się jako koncepcję, zgodnie z którą przedsiębiorstwa/instytucje na etapie budowania strategii biznesowej uwzględniają wpływ ich decyzji i działań na społeczeństwo i środowisko, promują etyczne i przejrzyste działanie oraz kształtują obustronne relacje z interesariuszami. W szczególności wyróżniane będą projekty promujące ideę dialogu społecznego, czyli podejście w którym w procesie podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie/instytucji uwzględnia się stanowisko jej kluczowych interesariuszy. 11. PR miejsca, miasta lub regionu - projekt, którego celem jest budowa wizerunku i promocja miejsca, miasta lub regionu. 12. Social media - projekt public relations, który w istotny sposób wykorzystał media społecznościowe w strategii komunikacji. 13. Business-to-Business PR - działania public relations zrealizowane dla firmy, produktu lub usługi w obszarze business-to-business, mające na celu wsparcie sprzedaży lub/i budowę wizerunku, produktu lub usługi wśród klientów biznesowych firmy. Typowe działania B2B obejmują relacje z mediami, internetowe działania PR wraz z social media, współpracę strategiczną, zarządzanie kryzysem, opracowanie materiałów korporacyjnych i marketingowych. B2B posiada mniejszy rynek docelowy, dłuższy cykl sprzedaży oraz wieloetapowy proces zakupu, dlatego przy opracowywaniu taktyki należy zwrócić szczególną uwagę na edukację i budowanie relacji z grupą docelową. 14. PR finansowy i relacje inwestorskie - kampania, której celem było wzmocnienie wizerunku spółki publicznej (lub planującej debiut na GPW/New Connect) wśród inwestorów instytucjonalnych, indywidualnych i/lub analityków poprzez dostarczenie im rzetelnych i kompleksowych informacji na temat spółki i jej działalności oraz stworzenie narzędzi/mechanizmów ułatwiających regularną, dwustronna komunikacje z inwestorami w przyszłości. W przypadku publicznej oferty akcji lub obligacji lub M&A celem kampanii było dodatkowo klarowne wyjaśnienie potencjalnym inwestorom natury i warunków transakcji.

5 15. Media Relations - działania skierowane do mediów, wykorzystujące wszelkie dostępne narzędzia media relations, w tym: informacje prasowe, wywiady, komentarze, pozycjonowanie ekspertów, spotkania, rozwiązania autorskie służące budowaniu wysokiej jakości relacji z przedstawicielami mediów, dzięki którym możliwe jest utrzymywanie dobrej komunikacji firmy/organizacji/marki z otaczającym je środowiskiem społecznym. KATEGORIE SPECJALNE - w tej grupie nagradzane są kampanie public relations, które w ponadprzeciętny sposób skupiły uwagę interesariuszy i/lub szerzej opinii publicznej oraz zdecydowanie wyróżniały się spośród wszystkich zgłoszonych do konkursu prac pod względem kreatywności i/lub efektywności biznesowej. (Dany projekt może być zgłoszony do 1 lub 2 kategorii specjalnych, warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii specjalnej jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej jednej z kategorii głównych.) 1. Kreatywność - najbardziej nowatorski i kreatywny pomysł, którego autorem był podmiot zgłaszający. 2. Efektywność - projekt, który zgodnie z założonymi celami, odznaczył się największą skutecznością potwierdzoną mierzalnymi efektami (np. w postaci udokumentowanego wzrostu sprzedaży, zwiększonej rozpoznawalności marki, pozytywnej zmiany postaw interesariuszy lub głębokości kontaktu grup docelowych z komunikatem). Z tej kategorii będą automatycznie wykluczane zgłoszenia prezentujące efekt kampanii mierzony wskaźnikiem AVE (Adveritising Value Equilavency). W zgłoszeniu należy również wyraźnie zaznaczyć, jaka część uzyskanych efektów była wynikiem współpracy o charakterze redakcyjnym, jaką zaś uzyskano poprzez realizację ew. działań reklamowych. SEKTORY: do kategorii sektorowych mogą być zgłoszone kampanie public relations zrealizowane na rzecz firm i/lub instytucji reprezentujących poszczególne branże. Zgłoszenia mogą dotyczyć dyscyplin public relations objętych katalogiem kategorii głównych. Jeden projekt może być zgłoszony do jednego sektora, o którym decyduje branża, z której pochodzi podmiot zgłaszający a nie tematyka projektu. Warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii sektorowej jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej jednej z kategorii głównych. 1. Technologia, IT, telekomunikacja 2. Finanse 3. Uroda, Higiena i Styl Życia 4. Sektor spożywczy 5. Kultura i Media 6. Medycyna i Zdrowie 7. Sport, turystyka, rekreacja 8. Nieruchomości, budownictwo, dom i wnętrze 9. Przemysł, motoryzacja, transport, logistyka 10. NGO i Sektor publiczny Jeden projekt musi być zgłoszony przynajmniej do jednej kategorii głównej, a może zostać zgłoszony do:

6 - maksymalnie trzech kategorii głównych, - jednej kategorii sektorowej - oraz w dowolnej liczbie kategorii specjalnych. Warunkiem zgłoszenia projektu do kategorii specjalnych i wybranego sektora jest wcześniejsze jego zgłoszenie do przynajmniej jednej z kategorii głównych. Dana kategoria konkursowa zostanie uruchomiona w momencie zgłoszenia do niej min. 2 projektów. W przypadku niespełnienia tego wymogu (tj. zgłoszenia do danej kategorii mniej niż 2 projektów) zostaje ona wyłączona z listy kategorii konkursowych bieżącej edycji konkursu. Zgłoszenie przesłane do tej kategorii zostanie anulowane, a zgłaszający otrzyma zwrot poniesionej opłaty konkursowej. W przypadku zaistnienia tego typu sytuacji Organizator w ciągu 7 dni roboczych od daty zamknięcia przyjmowania zgłoszeń do konkursu (tj. zamknięcia II i ostatecznego terminu przesyłania zgłoszeń) powiadomi drogą mailową zgłaszających projekt o zaistniałym fakcie. Zwrot poniesionej opłaty konkursowej dotyczącej zgłoszenia do zamkniętej przez Organizatora kategorii zostanie dokonany w przeciągu 14 dni roboczych od przekazania informacji o zamknięciu danej kategorii konkursowej. 7 Uczestnicy konkursu W konkursie mogą brać udział projekty zgłoszone przez: - agencje Public Relations - korporacje i firmy - organy samorządowe - instytucje państwowe - organizacje pozarządowe - inne podmioty realizujące projekty PR 8 I etap konkursu Zgłoszenia projektów do konkursu (w I etapie) będą przyjmowane w następujących terminach: Termin pierwszy do 13 sierpnia 2015 r. do godz Termin drugi (ostateczny) do 20 sierpnia 2015 do godz Warunkiem udziału w konkursie jest przesłanie zgłoszenia za pośrednictwem formularza online znajdującego się na (do godziny 16:00 w pierwszym lub drugim terminie) oraz dokonanie opłaty. Aby zgłosić projekt do pierwszego etapu konkursu należy: 1. Wypełnić formularz zgłoszeniowy online dostępny na w którego skład wchodzą następujące części: Skrócony opis projektu (do 50 słów), wykorzystywany do promocji konkursu, w szczególności do publikacji na stronie

7 Opis projektu (opis nie może przekraczać 7 tysięcy znaków ze spacjami łącznie) zawierający: 1. Uzasadnienie zgłoszenia do danych kategorii głównych lub/i do danego sektora oraz kategorii specjalnych. W przypadku zgłoszenia do więcej niż jednej kategorii należy odrębnie w ramach jednego formularza uzasadnić każdą z wybranych kategorii. 2. Określenie problemu / analizę sytuacji /wyjaśnienie kontekstu, ew. badanie, na którym oparto projekt. 3. Czy projekt był realizowany samodzielnie, czy wspólnie z innymi podmiotami (zarówno w Polsce jak i zagranicą) 4. Cel projektu. 5. Grupę docelową. 6. Planowanie i strategię komunikacji / zakładane efekty. 7. Realizację projektu, w tym pomysły kreatywne. 8. Realizację założonych celów projektu, w tym informacje o budżecie i efektywności kosztowej 3. Wnieść w terminie opłatę za zgłoszenie projektu. Dodatkowe informacje: W przypadku przesłania zgłoszenia i uiszczenia płatności w ostatnim dniu I lub II terminu przyjmowania zgłoszeń, należy przesłać potwierdzenie dokonania opłaty konkursowej na adresy info@zfpr.pl, barbara.paldyna@zfpr.pl lub sylwia.grabek@zfpr.pl. Projekt zgłoszony w I terminie a nieopłacony, będzie musiał być opłacony stawką przewidzianą dla zgłoszeń przesłanych w II terminie. Wszystkie pola formularza zgłoszeniowego są obowiązkowe. W rubryce Nazwa podmiotu/-ów zgłaszającego/-ych projekt nazwa firmy nie powinna być nazwą handlową tzn. nie powinna zawierać rozszerzeń typu Sp. z o.o., Sp. j. etc. Nazwa podmiotu/-ów zgłaszającego/-ych projekt będzie przekazana audytorowi i używana przez Organizatora we wszelkiej komunikacji dotyczącej zgłoszonych do konkursu projektów (np. ogłoszenie listy finalistów, ogłoszenie listy zwycięzców, przygotowanie materiałów na galę finałową). Późniejsza zmiana tej nazwy nie będzie możliwa. Podmiot zgłaszający projekt, który był realizowany przez kilka podmiotów musi uzyskać od współautorów pisemną zgodę na zgłoszenie projektu (dokumenty do okazania na prośbę Organizatora). W przypadku zaistnienia pomyłek lub błędów w treści zgłoszenia konkursowego, po jego przesłaniu do konkursu nie jest możliwa korekta bądź edycja formularza. W celu zmiany treści zawartych w formularzu należy ponownie go wypełnić i przesłać drogą online za pośrednictwem strony Aby zgłoszenie mogło wziąć udział w konkursie, należy ponownie je opłacić. Formularz zawierający błędy zostanie przez Organizatora usunięty z bazy zgłoszeń konkursowych dopiero po otrzymaniu wiadomości mailowej

8 przesłanej przez uczestnika konkursu na adres: lub z prośbą o wycofanie błędnego zgłoszenia z konkursu. Opłata za błędne zgłoszenie wycofane na wniosek uczestnika nie podlega zwrotowi. Aby uniknąć błędów i pomyłek Organizator rekomenduje, by przygotowując zgłoszenie konkursowe korzystać z formularza pomocniczego w formacie doc. dostępnego do pobrania na (zakładka Formularz zgłoszeniowy ), a następnie przekleić treść zgłoszenia do formularza online. Informacje zawarte w zgłoszeniu muszą być prawdziwe i odpowiadać stanowi faktycznemu. W przypadku zawarcia w zgłoszeniu informacji fałszywych, Organizator może usunąć projekt z konkursu na każdym jego etapie, o czym podmiot zgłaszający projekt zostanie poinformowany na piśmie (mailem). W takim przypadku opłata konkursowa nie podlega zwrotowi. Zgłoszenie nie może zawierać linków do www, zdjęć, wykresów i innych elementów graficznych oraz przekraczać ustalonej w regulaminie objętości. W przypadku umieszczania w zgłoszeniu w I etapie linków do stron internetowych (np. witryn poświęconych projektowi lub materiałów video umieszczonych np. w serwisie Youtube, witryn zawierających plik PDF bądź innych elementów graficznych) Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia decyzji o niedopuszczeniu danego projektu do konkursu i jego dyskwalifikacji. Po zamknięciu ostatecznego II terminu przyjmowania zgłoszeń, Organizator w terminie 7 dni roboczych prześle każdemu uczestnikowi potwierdzenie zakwalifikowania projektu do konkursu na adres podanych w zgłoszeniu konkursowym. 9 II etap konkursu 1. Lista projektów zakwalifikowanych do II etapu konkursu zostanie opublikowana na stronie konkursu w dniu 6 października 2015 r. Tego samego dnia finaliści otrzymają również potwierdzenie mailowe z listą wszystkich nominowanych projektów. 2. Autorzy projektów nominowanych są zobowiązani dostarczyć wymagane materiały do oceny w II etapie konkursu w nieprzekraczalnym terminie 19 października 2015 r. do godz Materiały do II etapu (nominowani) powinny zawierać: - prezentację w formacie pdf (obowiązkowo) - film lub zdjęcia (5 sztuk) opcjonalnie 4. Materiały w formacie prezentacji pdf i materiały dodatkowe (film lub zdjęcia) muszą być przesłane przez nominowanych na wskazany przez Organizatora serwer. Każdy z przesyłanych materiałów (zarówno pdf jak również film czy zdjęcia) powinien być odpowiednio nazwany: Kategoria, skrócona nazwa projektu oraz nazwa firmy zgłaszającej. Na przykład: PRkorporacyjny_ABC_ZFPR.

9 5. Jeżeli dany projekt jest nominowany w więcej niż jednej kategorii, materiały dotyczące tego projektu powinny być zamieszczone na serwerze w tylu kategoriach w ilu projekt otrzymał nominację. 6. Organizator przekaże podmiotom nominowanym dane dostępowe do serwera do dnia 6 października 2015 r. 7. Wszelkie materiały zgłoszone do konkursu powinny być w języku polskim lub zawierać skrócone tłumaczenia przekazu na język polski. 8. Wszelkie informacje poufne umieszczone w dokumentacji powinny być wyraźnie oznaczone. Zastrzeżenie poufności nie dotyczy skróconego opisu projektu (50 słów). Materiały złożone do konkursu nie podlegają zwrotowi. 9. ZFPR zastrzega sobie prawo wykorzystania nadesłanych materiałów w formie pełnej lub skróconej w celach edukacyjnych, jak również do ich publicznej prezentacji. Nie dotyczy to materiałów oznaczonych jako poufne. 10. Przesyłając materiały do oceny w II etapie każdy nominowany zobowiązany jest jednocześnie do załączenia materiałów do prezentacji na Galę konkursu. Materiały te obejmują: metryczkę projektu (której wzór dostarczy Organizator) oraz wybrane zdjęcia (3 sztuki) jpg, png wysokiej rozdzielczości lub film długości 15 sek (mp4,avi) 10 Cennik 1. Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Głównej wynosi : w terminie pierwszym (do 13 sierpnia 2015 roku do godz ) 500 zł + 23% VAT za każdą zgłoszoną kategorię w terminie drugim (do 20 sierpnia 2015 roku do godz ) 650 zł + 23% VAT za każdą zgłoszoną kategorię 2. Koszt zgłoszenia projektu do jednej Kategorii Sektory wynosi: w terminie pierwszym (do 13 sierpnia 2015 roku do godz ) 500 zł + 23% VAT. w terminie drugim (do 20 sierpnia 2015 roku do godz ) 650 zł + 23% VAT 3. Koszt zgłoszenia do jednej Kategorii Specjalnej wynosi: 500 zł + 23% VAT niezależnie od terminu za każdą kategorię specjalną 4. Dla fundacji i organizacji pozarządowych istnieje możliwość obniżenia opłaty po przesłaniu przez zgłaszającego pisemnej prośby z uzasadnieniem na adres barbara.paldyna@zfpr.pl,

10 Decyzję o wysokości przyznanej zniżki podejmuje Zarząd Związku Firm Public Relations. 5. Wszelkich wpłat należy dokonywać na konto ZFPR: Związek Firm Public Relations ul. Czerska 8/ Warszawa nr rachunku: PNB Paribas 6. W tytule przelewy należy wpisać: Złote Spinacze oraz skrócona nazwę projektu. Projekty nieopłacone w wymaganym terminie, nie będą rozpatrywane. 11 Jury W skład jury wchodzą przedstawiciele organizacji biznesowych i pozarządowych, autorytety środowiska mediów oraz praktycy i eksperci branży PR w Polsce. Skład jury dostępny jest na 2. Każdy z jurorów zobowiązuje się do: - zachowania poufności, co zaświadcza podpisaniem przed rozpoczęciem każdej edycji konkursu odpowiedniej klauzuli; - pełnego, aktywnego, zgodnego z wymaganiami regulaminu uczestnictwa w pracach jury (zarówno w pierwszym, jak i w drugim etapie konkursu); - akceptacji zapisów poniższego regulaminu. 3. Jurorzy podczas pierwszego spotkania mogą wybrać przewodniczącego jury danej edycji konkursu Złote Spinacze. Zadaniem przewodniczącego jury będzie wspieranie pracy jurorów oraz pomoc w rozwiązywaniu trudnych kwestii dotyczących oceny projektów. 4. Po ustaleniu przez organizatora składu grup jurorskich, każda z grup zobowiązana jest wybrać przewodniczącego danej grupy. Zadaniem przewodniczących grup będzie rozstrzyganie trudnych kwestii związanych z oceną na poziomie grupy w I i II etapie konkursu oraz kierowanie spotkaniem każdej z grup w II etapie. Ocena projektów 1. Jurorzy oceniają projekty konkursowe w I i II etapie konkursu poprzez specjalną platformę online. Zarówno formularz zgłoszeniowy do konkursu, jak również panel jurora są szyfrowane dostęp za pośrednictwem protokołu http zabezpieczony certyfikatem SSL. 2. Głosowanie każdego z jurorów w I i II etapie konkursu jest tajne. 3. Jurorzy zostają podzieleni na grupy (od 3 do 5 grup), a każda z grup otrzymuje określoną liczbę kategorii do oceny. Podział następuje przed I etapem prac jury, z uwzględnienie

11 13 konfliktów interesów oraz w miarę możliwości obszarów eksperckich zaznaczonych na osobnym dokumencie przez każdego z jurorów. Ilość projektów w każdej grupie może być różna i zależna jest od ilości zgłoszonych w danych kategoriach projektów. 4. Ustalone grupy jurorskie pracują w tym samym składzie w I i II etapie konkursu, również podczas spotkań grup jurorskich i oceniają te same kategorie, które zostały im przydzielone przed rozpoczęciem I etapu. 5. Jurorzy oceniają prace pełnymi kategoriami, tzn. aby karta oceny danego jurora mogła być wysłana do audytora muszą być ocenione wszystkie projekty we wszystkich przydzielonych kategoriach. Konflikty interesów Juror ma obowiązek powiadomić organizatora konkursu w terminie wskazanym w harmonogramie o istniejących konfliktach interesów. 2. Za konflikt interesów uznaje się: - pokrewieństwo do drugiego stopnia, związek małżeński, lub związek charakterze nieformalnym z autorem/autorami projektu lub członkami władz uczestnika konkursu zgłaszającego projekt; - jakikolwiek związek z ocenianym projektem, w tym współautorstwo projektu lub wykonywanie jakichkolwiek działań w zakresie projektu; - udział w projekcie jako przedstawiciel organów władzy publicznej lub instytucji prawa publicznego, dla której lub na której zlecenie był realizowany projekt. 3. Członkowie jury są zobowiązani do złożenia oświadczenia o braku konfliktu lub ich istnieniu. Juror ma obowiązek zaznaczenia konfliktów interesów lub potwierdzenia ich braku w dokumencie (oświadczeniu) przesłanym przez biuro ZFPR. Uzupełniony dokument juror powinien przesłać na adres sylwia.grabek@zfpr.pl lub barbara.paldyna@zfpr.pl w terminie określonym w harmonogramie konkursu. 4. W przypadku istniejących konfliktów interesów juror nie ocenia całej kategorii, do której zgłoszony został dany projekt, z którym juror jest skonfliktowany (dotyczy to oceny projektów w pierwszym i drugim etapie konkursu). Podczas głosowania kategorie te będą zaznaczone na szaro w systemie i nieaktywne. Głosowanie dodatkowe 1. W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy ponad połowa jurorów oceniających w I etapie dane kategorie, w stosunku do jednej lub większej liczby kategorii konkursowych wskaże konflikt interesów lub z przyczyn losowych nie będzie mogła oddać ważnych głosów, organizator we wskazanym w harmonogramie terminie przeprowadzi dodatkowe głosowanie.

12 15 2. Projekty w dodatkowym głosowaniu oceniać będzie 5 losowo wybranych jurorów, którzy nie zgłosili konfliktu interesów w stosunku do kategorii poddawanej ocenie. Wezmą w nim udział wybrani na drodze losowej jurorzy z innych grup lub organizator udzieli możliwości wzięcia udziału jurorom, którzy z przyczyn losowych lub zdrowotnych nie mogli wziąć udziału w obradach swojej grupy i grupa ta nie osiągnęła wymaganego procentowego progu głosujących. 3. Jurorzy oddadzą głosy przez platformę online i w wyznaczonym w harmonogramie terminie prześlą karty ocen do audytora konkursu. Spotkania Grup Jurorskich w II etapie konkurs 1. Każdy z jurorów zobowiązany jest do uczestniczenia w spotkaniach grup jurorskich, które obradują na temat kampanii nominowanych do finału. Spotkania odbędą się w dniach 16 listopada 18 listopada 2015 r. Każda grupa jurorska spotyka się tylko raz w jednym w terminów z ww. przedziału. Konkretny termin i godzina spotkania danej grupy jurorów zostaną podane najpóźniej 5 października 2015 r. 2. Obecność na spotkaniu grupy jurorskiej jest obowiązkowa. Jeżeli juror nie może pojawić się na spotkaniu w wyznaczonym terminie może być zwolniony z obowiązku uczestniczenia w obradach jury tylko na podstawie pisemnego uzasadnionego usprawiedliwienia przesłanego na adres barbara.paldyna@zfpr.pl, sylwia.grabek@zfpr.pl. Jeżeli dany juror nie będzie uczestniczył w spotkaniu bez wcześniejszego usprawiedliwienia, organizator konkursu zostanie zmuszony do wykluczenia jurora ze składu jury kolejnej edycji konkursu Złote Spinacze. 3. Jedna grupa jurorska obraduje w ciągu jednego dnia i ocenia wszystkie kategorie przydzielone jej do oceny. Równolegle może obradować kilka grup jurorskich. 4. Warunkiem koniecznym do uczestnictwa w spotkaniu i dyskusji nad nominowanymi projektami jest wcześniejsze zapoznanie się z dostarczonymi jurorom materiałami, które będą dostępne w systemie. 5. Głosowanie w II etapie odbywa się również poprzez platformę online, która zostanie uruchomiona podczas spotkań grup jurorskich. 6. Aby mogło nastąpić wyłonienie zwycięskiego projektu, w głosowaniu musi wziąć udział minimum 70% składu jurorskiego oceniającego daną kategorię (z wyłączeniem konfliktów interesów). 7. W przypadku braku wymaganej liczby jurorów zorganizowane zostanie dodatkowe głosowanie jurorskie w terminie wyznaczonym w harmonogramie przez organizatora. Wezmą w nim udział wybrani na drodze losowej jurorzy z innych grup lub organizator udzieli możliwości wzięcia udziału jurorom, którzy z przyczyn losowych lub zdrowotnych nie mogli wziąć udziału w obradach swojej grupy i grupa ta nie osiągnęła wymaganego procentowego progu głosujących.

13 16 Kryteria oceny i punktacja w kategoriach głównych, sektorowych i specjalnych I etap konkursu Projekty w Kategoriach Głównych i Kategoriach Sektorowych oceniane są na podstawie następujących kryteriów: przyjęta strategia: analiza problemu, definicja celów i adresatów, dobór adekwatnych instrumentów rzetelność realizacji nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań, w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku efektywność Ocena projektów w Kategoriach Głównych i Kategoriach Sektorowych następuje w systemie punktowym. Projekt może otrzymać maksymalnie 100 punktów, z czego: od 0 do 25 punktów za przyjętą strategię od 0 do 25 punktów za rzetelność realizacji od 0 do 25 punktów za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań, w tym sposób adaptacji projektu na lokalnym rynku od 0 do 25 punktów za efektywność W Kategoriach Specjalnych projekty są oceniane na podstawie następujących kryteriów: w kategorii Kreatywność za nowatorstwo podejścia i kreatywność rozwiązań zastosowanych w projekcie w kategorii Efektywność za udokumentowane efekty i osiągnięcie zakładanych celów, takich jak: wzrost sprzedaży, rozpoznawalność marki, zmiana postaw Ocena projektów w Kategoriach Specjalnych następuje w systemie punktowym, projekt może otrzymać od 0 do 10 punktów. Podczas liczenia punktów audytor konkursu będzie odrzucał skrajne oceny (najniższą i najwyższą), którą otrzymał dany projekt. Do II-ego etapu przechodzą, czyli są nominowane 3 najwyżej ocenione projekty w każdej z 27 kategorii. Nominowanych w poszczególnych kategoriach może być więcej w przypadku, gdy kilka projektów uzyska taką samą liczbę punktów. II etap konkursu W II etapie w każdej kategorii juror przyznaje miejsca (tak jak na podium) w następujący sposób:

14 miejsce pierwsze miejsce drugie miejsce trzecie miejsce czwarte i kolejne, w przypadku, gdy w danej kategorii są więcej niż trzy nominacje 17 Nieprzyznanie nagrody Jury może zdecydować o nieprzyznaniu nagrody w danej kategorii. Statuetka w danej kategorii nie zostanie przyznana, jeśli decyzja zostanie podjęta przez 70% składu jury z danej grupy jurorskiej. W sytuacji, gdy nie zostanie w wyznaczonym terminie osiągnięty wymagany próg, organizator zwróci się o ocenę i głosowanie do jurorów z innych grup lub z tej samej grupy, którzy z przyczyn losowych lub zdrowotnych nie mogli oddać głosów w wyznaczonym terminie. Liczba jurorów w dodatkowym głosowaniu jest zależna od brakującego procenta głosów i stanowi równicę pomiędzy uzyskanym w terminie procentem głosów a wymaganym progiem 70 %. 2. W sytuacji, gdy jeden z nominowanych projektów z przyczyn regulaminowych zostanie odrzucony z konkursu, na jego miejsce wchodzi kolejny projekt z listy projektów nominowanych, spełniający wymogi regulaminowe. Komisja etyczna konkursu Złote Spinacze 1. Jurorzy, uczestnicy konkursu oraz osoby nieuczestniczące w Złotych Spinaczach mogą zgłaszać wątpliwości dotyczące zasad etycznego prowadzenia projektu biorącego udział w konkursie. Uwagi należy kierować do Organizatora konkursu na adres mailowy barbara.paldyna@zfpr.pl oraz sylwia.grabek@zfpr.pl W przypadku podejrzenia naruszenia zasad etyki PR lub łamania zapisów Kodeksu Dobrych Praktyk ZFPR oraz innych etycznych kodeksów branżowych, sprawa będzie rozstrzygana przez siedmioosobową komisję jurorską powołaną na pierwszym posiedzeniu Jury. Komisja pełni również rolę doradczą dla Organizatora konkursu i rozstrzygającą ostatecznie kwestie regulaminowe dotyczące przebiegu konkursu, w tym może zarządzić dodatkowe głosowanie w kategoriach, gdzie wystąpią miejsca ex aequo. 2. Skład komisji etycznej i tryb jej powoływania: Komisja powoływana jest w trakcie pierwszego spotkania Jury Złotych Spinaczy, podczas którego do 4-osobowego składu Zarządu ZFPR wybieranych jest 3 przedstawicieli Jurów. Głosowanie jest jawne. Kandydaci zgłaszani są przez przedstawicieli Jury lub sami przedstawiają swoje kandydatury. Do komisji etycznej wybieranych jest 3 kandydatów spośród Jury, którzy uzyskali największą liczbę głosów. 3. Zakres działań komisji etycznej: Komisja rozstrzyga sprawy, które dotyczą podejrzenia naruszenia zasad etyki PR, tj. działań niezgodnych z ogólnie przyjętymi normami prowadzenia profesjonalnych działań PR lub naruszenia zasad kodeksów branżowych (Kodeksu Dobrych