Krótki podręcznik informacyjny

Transkrypt

1 Krótki podręcznik informacyjny

2 2 Niniejszy podręcznik zawiera zrzuty ekranu wykonane przy użyciu systemu Windows 7. W innych systemach operacyjnych ich wygląd może się różnić.

3 Dlaczego pliki PDF są popularne? Format PDF (Portable Document Format) stał się faktycznym standardem wymiany dokumentów między różnymi platformami i środowiskami komputerowymi. W sieci World Wide Web opublikowano już ponad 200 milionów dokumentów PDF. Najważniejsze zalety będące przyczyną tej popularności są następujące: Integralność. Pliki PDF wyglądają tak, jak oryginalne dokumenty, na podstawie których zostały utworzone. Zachowują one wygląd po udostępnieniu bez względu na platformę, system operacyjny, zainstalowane czcionki lub ustawienia lokalne. Rozmiar pliku. W wielu przypadkach plik PDF może zajmować mniej miejsca niż jego dokument źródłowy, dzięki czemu jest to format idealny do transferu plików. Zabezpieczenia. Pliki PDF można podpisywać cyfrowo i zabezpieczać hasłem przed nieautoryzowanymi zmianami. Udostępnianie. Mimo że podstawowa zawartość dokumentu może być zablokowana, narzędzia do komentowania i oznaczania umożliwiają wspólne tworzenie i przeglądanie dokumentu. 3

4 Korzyści oferowane użytkownikowi przez program PDF Professional Program Nuance PDF Converter Professional 7 firmy Nuance Communications Inc. oferuje pełną gamę funkcji do obsługi plików PDF. Za jego pomocą można odblokowywać i otwierać pliki PDF w wersji 1.7 i starsze na potrzeby wyświetlania, edytowania, dodawania adnotacji i ponownego składania. Umożliwia on tworzenie plików PDF w wersjach od 1.3 do 1.7 (format PDF/A także jest obsługiwany). Program ten pozwala także na odblokowywanie plików PDF w celu ponownego użycia w innych aplikacjach. Ten profesjonalny produkt składa się z trzech części służących do tworzenia, edytowania i odblokowywania plików PDF. Wszystkie części są instalowane i aktywowane za pomocą jednej procedury. Tworzenie plików PDF Program Nuance PDF Create 7 umożliwia tworzenie plików PDF z plików wielu różnych typów. W oknie dialogowym Drukowanie w aplikacjach umożliwiających drukowanie będzie widoczna drukarka o nazwie ScanSoft PDF Create!. Asystent programu PDF Create pozwala na kompilowanie listy plików utworzonych za pomocą różnych aplikacji. Pliki PDF można także tworzyć z plików XPS. Każdy plik można przekonwertować na osobny plik PDF lub można je łączyć, nakładać lub tworzyć z nich jeden plik. Pracując w programach Microsoft Word TM, Excel lub PowerPoint, można wywołać program PDF Create w celu utworzenia pliku PDF bezpośrednio z bieżącego dokumentu. Podczas konwersji można przenosić hiperłącza i komentarze, a zakładki można generować z poziomu struktury dokumentu programu Word, każdego skoroszytu programu Excel lub dla 4

5 każdego slajdu w prezentacji programu PowerPoint. Informacje o dokumencie (metadane) także mogą być przenoszone. Podczas pracy w programach Microsoft Outlook i Lotus Notes załączniki do wiadomości można zapisywać jako pliki PDF. Redagując nową wiadomość lub odpowiedź, można wybrać plik w formacie innym niż PDF i przekonwertować go na format PDF, a następnie dołączyć do wiadomości. Program pozwala na tworzenie plików PDF w wersjach od 1.3 do 1.7 oraz plików PDF/A. Pliki można zabezpieczać za pomocą haseł i dodawać do nich znaki wodne. Ustawienia kompresji i czcionek pozwalają kontrolować rozmiar i wygląd pliku PDF. Edytowanie plików PDF Program Nuance PDF Converter Professional zapewnia rozległą kontrolę nad plikami PDF za pośrednictwem łatwego w użyciu interfejsu do przeglądania i odczytywania. Umożliwia edytowanie i sprawdzanie stron oraz dokumentów, dodawanie do nich adnotacji, dostosowywanie zabezpieczeń dokumentów, podpisywanie ich i wykonywanie wielu innych czynności. Dokumenty PDF można tworzyć na podstawie różnych plików źródłowych, a rozmieszczenie stron można zmieniać. Program zapewnia zaawansowany system zarządzania dokumentami, za pomocą którego można tworzyć archiwa powiązanych dokumentów w celu późniejszego indeksowania i wyszukiwania. Wersja Enterprise pozwala na uzyskiwanie dostępu do różnych systemów zarządzania dokumentami za pośrednictwem aplikacji, dzięki czemu można przechowywać i archiwizować dokumenty PDF. 5

6 Eksportowanie plików PDF Program Nuance PDF Converter 7 umożliwia odblokowywanie plików PDF i XPS w celu edytowania ich w programach Microsoft Word TM, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Corel WordPerfect TM i ogólnym formacie RTF. Pozwala on także na otwieranie plików PDF i XPS w tych i innych aplikacjach, edytowanie ich, a następnie zapisanie w odpowiednim formacie pliku. Za pomocą tego programu można konwertować pliki PDF w wersji 1.7 i starszych. Zaszyfrowane pliki PDF można otworzyć po wprowadzeniu wymaganego hasła. Instalacja i aktywacja Program PDF Converter Professional 7 wykrywa wcześniejsze wersje i składniki, a następnie wyświetla monit o potwierdzenie ich usunięcia. Aby zainstalować i aktywować program, należy mieć uprawnienia administratora na danym komputerze. W celu aktywacji wymagany jest dostęp do Internetu. 1. Włożenie dysku CD-ROM do napędu CD-ROM Program instalacyjny uruchomi się automatycznie. Jeśli tak się nie stanie, należy odnaleźć napęd CD-ROM w Eksploratorze Microsoft Windows i kliknąć dwukrotnie plik AutoRun.exe programu. Następnie należy wybrać język instalacji. Zostanie wyświetlony Kreator InstallShield. W przypadku pobrania programu z witryny sieci Web firmy Nuance należy kliknąć dwukrotnie odpowiedni plik autorun.exe. 2. Licencja i numer seryjny Aby móc kontynuować, trzeba zaakceptować umowę licencyjną. Należy także wprowadzić numer seryjny. Można go znaleźć na okładce dysku CD lub w witrynie sieci Web firmy Nuance, w miejscu pobrania programu. 6

7 Niektórzy sprzedawcy umożliwiają sprawdzenie numeru seryjnego w późniejszym terminie na zamówieniu zakupu. Numer seryjny należy przechowywać w bezpiecznym miejscu. Jest on sprawdzany podczas aktywacji produktu, a jego podanie jest także wymagane podczas ponownych instalacji. Numery seryjne nigdy nie zawierają litery O, zawsze należy używać cyfry zero. 3. Lokalizacja i typ instalacji Instalator proponuje domyślną lokalizację programu. Można zaakceptować tę lokalizację lub określić inną. Następnie należy wybrać typ konfiguracji: pełną lub niestandardową. Konfiguracja niestandardowa umożliwia zaakceptowanie lub odrzucenie instalacji składnika do odblokowywania plików PDF. Ten typ konfiguracji pozwala także na włączenie lub wyłączenie integracji programów PDF Converter i PDF Create z innymi programami. Wszystkie programy proponowane w panelach integracji programu PDF Converter Professional w Kreatorze InstallShield są domyślnie włączone. Ustawienia integracji można zmienić później, zaznaczając odpowiedni program w aplecie Dodaj lub usuń programy w Panelu sterowania i klikając pozycję Zmień, a następnie pozycję Napraw. 4. Kliknięcie przycisku Zakończ Na zakończenie instalacji jest uruchamiana rejestracja. Aby nawiązać połączenie z witryną sieci Web firmy Nuance, należy wybrać opcję rejestracji online. Użytkownikowi udostępniany jest prosty formularz elektroniczny, którego wypełnienie zajmuje tylko kilka chwil. Po wypełnieniu formularza należy kliknąć przycisk Prześlij. Jeśli użytkownik zadecydował, że nie chce dokonywać rejestracji lub chce zrobić to później, może w dowolnym momencie przejść do witryny w celu zarejestrowania się online. Należy kliknąć opcję Wsparcie techniczne i na głównym ekranie wybrać pozycję Rejestracja produktu. Informacje o sposobie wykorzystywania danych osobowych uzyskanych podczas rejestracji znajdują się w nocie firmy Nuance o ochronie prywatności. 7

8 5. Aktywacja Na zakończenie instalacji pojawi się propozycja aktywacji produktu. Konieczny jest wówczas dostęp do sieci Web. Jeśli numer seryjny został znaleziony i prawidłowo wprowadzony, nie jest wymagany dalszy udział użytkownika ani nie są przesyłane żadne dane osobowe. Jeśli produkt nie zostanie aktywowany w czasie instalacji, propozycja wykonania tej czynności będzie wyświetlana przy każdym wywołaniu tego programu. Używanie programu PDF Converter Professional bez aktywacji powoduje dodawanie znaku wodnego wersji próbnej na każdej stronie tworzonych plików PDF. Zignorowanie pięciu pierwszych monitów o aktywację skutkuje koniecznością ręcznej aktywacji każdego produktu osobno, co zajmuje dużo więcej czasu. Program będzie można zainstalować ponownie pewną liczbę razy bez problemów z ponowną aktywacją, ponieważ proces odinstalowania obejmuje dezaktywację. Do ponownej instalacji jest potrzebny numer seryjny, a do dezaktywacji i ponownej aktywacji dostęp do sieci Web. Informacje na temat rozwiązywania problemów z rejestracją i aktywacją można znaleźć w Bazie wiedzy firmy Nuance pod adresem Uwaga: Numery seryjne wcześniejszych wersji należy zachować, aby mieć możliwość zainstalowania ich na innym komputerze. Uzyskiwanie pomocy Niniejszy podręcznik jest dostępny w formacie PDF na płycie CD oraz w folderze programu po zakończeniu instalacji. Można go także otworzyć z poziomu panelu Informacje. Jeśli program dostarczono w formie elektronicznej, ten plik PDF jest dostępny w witrynie pobierania oraz znajduje się w pobranym pakiecie. Program Nuance PDF Converter Professional jest wyposażony w kompleksowy system Pomocy w formacie HTML. Aby otworzyć go na sekcji Wprowadzenie, należy skorzystać z menu Pomoc. 8

9 Aby otworzyć Pomoc, należy nacisnąć klawisz F1. Na ogół jest otwierany temat opisujący aktualnie otwarty panel. Niektóre okna dialogowe zawierają przycisk Pomoc. Plik Informacje o wersji, zawierający najnowsze wiadomości, jest dostępny na płycie CD i w folderze programu. W witrynie firmy Nuance w sieci Web można znaleźć informacje o programie, regularnie aktualizowaną bazę wiedzy i fora użytkowników. Uwaga: Wymagania systemowe znajdują się na opakowaniu produktu i w Pomocy. Uruchamianie programu Z menu Start systemu Windows należy wybrać polecenie Nuance PDF Professional 7. Zostaną wyświetlone następujące opcje: Tę pozycję należy wybrać, aby konwertować pliki PDF na dokumenty, które można dowolnie edytować. Tę pozycję należy wybrać, aby tworzyć pliki PDF na podstawie jednego lub kilku plików źródłowych. Tę pozycję należy wybrać, aby uruchomić program główny i edytować pliki PDF. 9

10 Tworzenie plików PDF Omówienie tworzenia plików PDF Dokumenty PDF można tworzyć z poziomu następujących lokalizacji, jak opisano w poniższej tabeli i w kolejnych sekcjach: Lokalizacja Pliki źródłowe Metoda konwersji Pasek narzędzi lub menu Plik programu PDF Professional Okna dialogowe Drukowanie Menu Start systemu Windows (opcjonalnie także Pulpit, pasek Szybkie uruchamianie i pasek zadań) Menu skrótów Eksploratora Windows Microsoft Word (przycisk Utwórz PDF) Jeden lub kilka plików lokalnych lub plików systemu DMS, skaner lub schowek Bieżący dokument w aplikacji wywołującej Jeden lub kilka plików lokalnych lub plików systemu DMS Jeden lub kilka całych plików lokalnych Cały bieżący plik programu Word Konwersja bezpośrednia ze schowka, skanera lub plików. Asystent programu Create w celu tworzenia, łączenia lub nakładania plików. Ustawienia indywidualne. Na ogół można określić zakres stron Asystent programu Create przy użyciu profilów; zakresy stron nie są obsługiwane Konwersja bezpośrednia przy użyciu wybranego profilu i instrukcji składania Konwersja bezpośrednia z bieżącymi ustawieniami. Dostęp do ustawień programu Word i do ustawień ogólnych można uzyskać z poziomu programu Word Obiekt docelowy Jako bieżący dokument PDF w programie PDF Professional Wstępnie zdefiniowany lub za pośrednictwem polecenia Zapisz jako Zdefiniowane przez użytkownika. Do pliku lokalnego, wiadomości lub jednego i drugiego Wstępnie zdefiniowany lub za pomocą polecenia Zapisz jako do pliku lokalnego, wiadomości lub jednego i drugiego Za pomocą polecenia Zapisz jako do pliku lokalnego, wiadomości lub do jednego i drugiego 10

11 Lokalizacja Pliki źródłowe Metoda konwersji Microsoft Excel (przycisk Utwórz PDF) Bieżący skoroszyt lub arkusz programu Excel Microsoft PowerPoint Cała bieżąca 2007 (przycisk Utwórz prezentacja PDF) Microsoft Outlook i Lotus Notes (spoza programu) Microsoft Outlook i Lotus Notes (z poziomu programu) Microsoft Internet Explorer Jeden lub kilka załączników do wiadomości Jeden lub kilka plików na komputerze lokalnym Bieżąca strona sieci Web lub łącze do innej strony Konwersja bezpośrednia z bieżącymi ustawieniami (dostęp z poziomu programu Excel) Konwersja bezpośrednia z bieżącymi ustawieniami (dostęp z poziomu programu PowerPoint) Bezpośrednia konwersja wszystkich załączników lub za pomocą listy rozwijanej. Można uzyskać dostęp do ustawień Konwersja bezpośrednia przy użyciu bieżących ustawień (brak dostępu do ustawień) Konwersja bezpośrednia z bieżącymi ustawieniami. Dostęp do ustawień można uzyskać w programie Explorer Obiekt docelowy Za pomocą polecenia Zapisz jako do pliku lokalnego, wiadomości lub do jednego i drugiego Za pomocą polecenia Zapisz jako do pliku lokalnego, wiadomości lub do jednego i drugiego Wstępnie zdefiniowany lub za pomocą polecenia Zapisz jako do pliku lokalnego Plik PDF dołączony do bieżącej wiadomości Za pomocą polecenia Zapisz jako do pliku lokalnego, wiadomości lub do jednego i drugiego Tworzenie plików PDF z poziomu programu PDF Professional Należy kliknąć przycisk Nowy PDF na głównym pasku narzędzi programu PDF Professional lub wybrać polecenie Nowy PDF z menu Plik. Przedstawiono to na poniższej ilustracji. Można utworzyć pusty plik PDF lub wybrać polecenie Z pliku, aby zaznaczyć jeden lub kilka plików w oknie dialogowym Otwieranie, nawet jeśli pliki zostały utworzone w różnych aplikacjach. Trzy kolejne polecenia powodują uruchomienie 11

12 Asystenta programu PDF Create, który zapewnia całkowitą kontrolę nad procesem tworzenia. Pliki utworzone w aplikacji umożliwiającej drukowanie można także przeciągać i upuszczać w obszarze roboczym programu PDF Converter Professional. W tym przypadku zachowanie jest takie samo, jak po wybraniu polecenia Z pliku. Konwersja bezpośrednia z aktywnej zawartości schowka przy użyciu istniejących ustawień. Konwersja bezpośrednia przy użyciu istniejących ustawień z okna dialogowego Właściwości programu ScanSoft PDF Create!, które można otworzyć, wybierając opcję Plik/Drukuj. Można zaznaczyć wiele plików. Dla każdego pliku jest tworzony jeden plik PDF. Te polecenia działają za pośrednictwem Asystenta programu Create, gdzie ustawienia są konfigurowane za pomocą profili. Konwersja bezpośrednia za pośrednictwem interfejsu skanera. Możliwe wielostronicowe dane wejściowe z podajnika ADF. Tworzenie plików PDF z poziomu okien dialogowych Drukowanie W oknie dialogowym Drukowanie w aplikacjach umożliwiających drukowanie będzie widoczna drukarka programu PDF Create. Należy załadować plik, z którego ma zostać utworzony plik PDF, a następnie wybrać opcję Plik/Drukuj. Jako nazwę drukarki należy wybrać pozycję ScanSoft PDF Create!. Następnie należy określić zakres stron i inne ustawienia według potrzeb. Zostanie utworzony jeden plik PDF. Liczba kopii jest ignorowana. Aby sprawdzić lub zmienić ustawienia programu PDF Create, należy kliknąć pozycję Właściwości. Kliknięcie przycisku OK uruchamia proces tworzenia. Domyślnie jest wyświetlane okno dialogowe Zapisywanie jako, lecz w obszarze Właściwości/Ustawienia plików PDF można określić ustawienia zapisywania automatycznego. 12

13 Używanie Asystenta programu PDF Create Asystenta można uruchomić z poziomu menu Start systemu Windows. Pozwala on na kompilowanie listy plików, które mają zostać przekonwertowane. Te pliki mogą być tworzone w różnych aplikacjach. Dostępna jest opcja łączenia plików w podanej kolejności w celu utworzenia jednego pliku PDF i opcja konwertowania każdego pliku osobno. Zestaw plików można spakować, tworząc jeden plik PDF. Na potrzeby konwersji można także nakładać pliki. W celu kontrolowania procesu tworzenia asystent umożliwia korzystanie z profili. Profile zawierają grupy ustawień skonfigurowanych pod kątem określonego wyniku. Program zawiera siedem profilów, lecz można utworzyć ich więcej, zgodnie z własnymi potrzebami. Informacje na ten temat można znaleźć w Pomocy. 13

14 Usunięcie wybranych plików z listy Przeniesienie wybranych plików na wyższe lub niższe pozycje na liście Usunięcie wszystkich plików z listy Pliki wejściowe należy przeciągać i upuszczać na ten obszar, można też użyć przycisku Dodaj Instrukcje składania* Wybór profilu Tu są wyświetlane bieżące ustawienia zapisywania Kliknięcie uruchamia proces tworzenia pliku PDF Kliknięcie umożliwia zmianę ustawień zapisywania Zmiana ustawień profilu * Pozostałe instrukcje składania są następujące: Połączenie plików w jeden dokument PDF (w podanej kolejności i z możliwością dodania zakładki dla każdego pliku wejściowego) Nałożenie plików (z opcjami nakładania) Spakowanie plików jako dokumentów PDF w kontenerze PDF (z opcjami) 14

15 Aby zmienić ustawienia dowolnego profilu lub utworzyć nowy profil na podstawie istniejącego, należy kliknąć przycisk Profile. 1. Wybór profilu 2. Wybór opcji 3. Określenie ustawień dla każdej wybranej opcji Po zaznaczeniu profilu należy kliknąć ten przycisk, aby nadać nazwę nowemu profilowi tworzonemu na podstawie zaznaczonego profilu. Następnie należy zmienić ustawienia i zapisać profil, klikając przycisk OK. Aby usunąć wybrany profil po wyświetleniu ostrzeżenia, należy kliknąć ten przycisk. Aby przywrócić domyślne ustawienia wybranego profilu, należy kliknąć ten przycisk. Dostęp do ustawień kompresji MRC i tworzenia plików PDF z możliwością przeszukiwania. Informacje na temat tworzenia plików PDF z tagami lub z możliwością przeszukiwania oraz na temat korzyści stosowania kompresji MRC można znaleźć w Pomocy. Aby zastosować wybrany profil z określonymi ustawieniami, należy kliknąć przycisk OK. 15

16 Następnie należy kliknąć przycisk Utwórz w asystencie. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Informacje o drukowaniu, które zawiera listę plików wejściowych i wyjściowych oraz informacje o stanie konwersji. Aby wyświetlić dowolny utworzony plik PDF, należy dwukrotnie kliknąć jego nazwę. Tworzenie plików PDF z poziomu Eksploratora Windows Najpierw należy kliknąć prawym przyciskiem myszy jeden plik. Wyświetlone menu skrótów będzie zawierać następujące polecenia: Z podmenu pierwszego polecenia należy wybrać profil. Bieżące ustawienia tego profilu zostaną użyte do utworzenia pliku PDF. Aby przed rozpoczęciem procesu tworzenia pliku PDF zmienić ustawienia profilu lub utworzyć nowy profil, należy kliknąć pozycję Edytuj. Drugie polecenie służy do wyświetlania bieżących instrukcji zapisywania. Aby ustawić inne instrukcje, należy kliknąć to polecenie. Zaznaczenie grupy plików i kliknięcie prawym przyciskiem myszy powoduje wyświetlenie menu skrótów zawierającego następujące polecenia: 16

17 Aby utworzyć jeden plik PDF z każdego zaznaczonego pliku, należy wybrać pierwszą opcję, a następnie żądany profil. Aby wygenerować jeden plik PDF, należy wybrać opcję połączenia, nałożenia lub spakowania plików, a następnie profil. Ostatnia opcja służy do wyświetlania bieżących instrukcji zapisywania. Aby je zmienić, należy kliknąć tę opcję. Tworzenie plików PDF z poziomu programu Microsoft Word 1. Otwórz wybrany dokument programu Word. 2. Wybierz polecenie Utwórz PDF z menu Nuance PDF lub kliknij przycisk. W programach Word 2007 i 2010 można go znaleźć na karcie Nuance PDF. 3. W wyświetlonym oknie dialogowym Zapisywanie jako zaakceptuj lub zmień domyślny folder docelowy i nazwę pliku. 4. Opcjonalnie dodaj informacje o dokumencie (np. słowa kluczowe) lub wybierz pozycję Osadź metadane (zobacz poniżej). 5. Kliknij przycisk, aby utworzyć plik PDF i dołączyć jego kopię do wiadomości . Okno dialogowe Ustawienia programu Nuance PDF dla programu Word Dostęp do tego okna dialogowego można uzyskać przy użyciu przycisku paska narzędzi lub elementu w menu Nuance PDF. W programie Word 2007 można je znaleźć na karcie Nuance PDF. To okno dialogowe pozwala na zdefiniowanie ustawień stosowanych tylko w przypadku tworzenia pliku PDF na podstawie dokumentu programu Word. Umożliwia określenie, które style akapitów w dokumencie programu Word mają być konwertowane na zakładki w pliku PDF, które komentarze należy przenieść, jak mają wyglądać hiperłącza i do których 17

18 elementów należy dodać tagi (jeśli mają być dodawane). Aby przenieść informacje o dokumencie (tytuł, autor, słowa kluczowe) z programu Word do pliku PDF, należy wybrać pozycję Osadź metadane. Dostęp do całego zakresu ustawień tworzenia pliku PDF można uzyskać za pomocą panelu Zaawansowane. Tworzenie plików PDF z poziomu programów Microsoft Excel i PowerPoint 1. Otwórz plik programu Excel lub prezentację programu PowerPoint. 2. Wybierz polecenie Utwórz PDF z menu Nuance PDF lub kliknij przycisk. 3. W wyświetlonym oknie dialogowym Zapisywanie jako zaakceptuj lub zmień domyślny folder docelowy i nazwę pliku. 4. Aby utworzyć plik PDF i dołączyć jego kopię do wiadomości , kliknij przycisk. 5. Aby zmienić właściwości tworzenia plików, kliknij przycisk. Pozwala to na wybranie, czy do pliku PDF mają być przenoszone komentarze i hiperłącza oraz czy mają być tworzone zakładki. W programie Excel każdy arkusz staje się zakładką, a w programie PowerPoint każdy slajd. Aby przenieść informacje o dokumencie źródłowym do pliku PDF, należy wybrać pozycję Osadź metadane. Tworzenie plików PDF w aplikacjach pocztowych W programach Microsoft Outlook i Lotus Notes (wersje 7.0 i 8.5) jest dodawany nowy pasek narzędzi. 1. Kliknij przycisk, aby przekonwertować załączniki w bieżącej wiadomości na pliki PDF i zapisać je w określonym folderze. 18

19 2. Kliknij przycisk, aby uzyskać dostęp do ustawień. Wybierz opcję konwertowania wszystkich załączników w tle i zapisywania ich w ostatnio używanym folderze lub opcję pozwalającą na wybranie, które załączniki mają zostać przekonwertowane, i umożliwiającą zmianę folderu docelowego. 3. Kliknij przycisk na pasku narzędzi Nuance w oknie nowej wiadomości lub odpowiedzi, aby wybrać jeden lub kilka plików znajdujących się na komputerze, które mają zostać przekonwertowane na pliki PDF i dołączone do danej wiadomości. UWAGA: Jeśli w programie Word, Excel lub PowerPoint nie są widoczne przyciski, należy wybrać opcję Widok > Paski narzędzi i zaznaczyć pozycję Nuance PDF. Tworzenie plików PDF z poziomu programu Internet Explorer 1. Otwórz stronę sieci Web, którą chcesz zapisać jako plik PDF. 2. Kliknij przycisk Utwórz PDF i wybierz opcję utworzenia pliku PDF na podstawie strony sieci Web, dodania zawartości strony do istniejącego pliku PDF lub utworzenia pliku PDF i dołączenia go do nowej pustej wiadomości w domyślnym programie pocztowym (Outlook lub Lotus Notes). Lista rozwijana przycisku umożliwia uzyskanie dostępu do opcji tworzenia. Aby utworzyć plik PDF na podstawie strony sieci Web połączonej z bieżącą stroną, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrane łącze i wybrać polecenie Utwórz plik PDF z zawartości łącza. 19

20 Okno dialogowe Właściwości programu ScanSoft PDF Create! Okno dialogowe Właściwości programu ScanSoft PDF Create! pozwala na pełną kontrolę konwersji przeprowadzanych bez użycia Asystenta programu PDF Create. W panelu Ogólne tego okna można zdefiniować rozmiar strony, orientację i rozdzielczość dla dokumentu PDF, wybrać, czy po utworzeniu pliku PDF ma on być wyświetlany, czy nie, a także zaznaczyć opcję skali szarości lub koloru dla pliku PDF. Panel Ustawienia plików PDF pozwala na zdefiniowanie wersji formatu PDF, kontrolowanie osadzania czcionek, ustawienie typu i stopnia kompresji, zdefiniowanie haseł i dodanie znaków wodnych. Zawiera także opcje nadawania nazw tworzonym plikom PDF i definiowania właściwości takich jak tytuł, autor, temat i słowa kluczowe. Utworzone pliki można także dodawać do wiadomości jako załączniki, dzięki czemu można je od razu rozsyłać. Okno dialogowe Właściwości programu ScanSoft PDF Create! można otworzyć z poziomu okna dialogowego Drukowanie w innych aplikacjach. Podczas pracy z Asystentem programu Create lub Eksploratorem Windows te ustawienia są definiowane za pośrednictwem profili. Aby uzyskać dostęp do tych ustawień z poziomu programu Microsoft Word, zamiast przycisku Utwórz PDF należy wybrać opcję Plik/Drukuj. 20

21 Nakładanie plików PDF Opcje nakładania pozwalają na umieszczanie grafiki lub innych stałych elementów razem z elementami, które są różne dla różnych plików, tylko na pierwszej stronie plików PDF. Poniżej przedstawiono przykład nakładania dla strony tytułowej: Plik jednostronicowy z powtarzającymi się elementami Aby otrzymać taki rezultat, należy usunąć zaznaczenie opcji Powtórz ostatnią stronę najkrótszego dokumentu na potrzeby nakładania stron. Za pomocą nakładania można także dodać logo firmy lub inny stały element do każdej strony tworzonych plików PDF. Aby to zrobić, należy zaznaczyć opcję wskazaną powyżej. Więcej informacji na temat opcji nakładania można znaleźć w Pomocy. Pakowanie plików Pakiet to pojedynczy plik PDF, który zawiera zestaw plików PDF. Pakiety pomagają w grupowaniu powiązanych plików, ułatwiając wysyłanie ich za pomocą poczty . Aby spakować zestaw plików (które mogą być różnych typów), należy zaznaczyć je w Asystencie programu PDF Create. Następnie należy wybrać pakowanie jako instrukcję składania. Aby wybrać stronę tytułową szablon Asystenta programu Create lub pierwszy plik na liście należy kliknąć pozycję Opcje. Następnie należy kliknąć przycisk Utwórz PDF lub przenieść je do pakietu. + Pierwsza strona dokumentu wielostronicowego = Strona tytułowa wynikowego pliku PDF, aby utworzyć pliki 21

22 W celu otworzenia pakietu PDF należy użyć najnowszego programu do przeglądania lub edytowania plików PDF, takiego jak Nuance PDF Converter Professional w wersji 5 lub 6. Zostaną wyświetlone wszystkie pliki znajdujące się w pakiecie. Każdy z nich można osobno otworzyć i zapisać. W przypadku korzystania z programu Nuance PDF Converter Professional 4 i starszych programów do wyświetlania/edytowania plików PDF spakowane pliki są wskazywane jako załączniki. Obsługa programu SharePoint i innych systemów DMS Program Microsoft SharePoint jest obsługiwany przez program PDF Create z poziomu programu PDF Converter Enterprise 7 za pośrednictwem zestawu okien dialogowych, do których można uzyskać dostęp za pomocą przycisku Dodaj element menu Otwórz z systemu DMS. Do innych systemów zarządzania dokumentami (DMS, Document Management System), takich jak Hummingbird, Worksite i LiveLink, można uzyskać dostęp bezpośrednio z poziomu ich własnych interfejsów. Szczegółowe informacje można znaleźć w Pomocy, a pełną listę systemów DMS w temacie Wymagania systemowe. Utworzone pliki PDF można zapisać w programie SharePoint lub innych systemach, wybierając opcję Zapisz w systemie DMS jako miejsce docelowe w oknie dialogowym Ustawienia miejsca docelowego. Z poziomu programów SharePoint, Hummingbird Enterprise i Interwoven Worksite można wybrać plik w formacie innym niż PDF, otworzyć jego menu skrótów, aby wywołać program PDF Create w celu przekonwertowania tego pliku na format PDF, i zapisać go w tym samym miejscu i z tą samą nazwą. Plik w formacie innym niż PDF można także wybrać z systemu plików komputera, a następnie przekonwertować go na plik PDF i umieścić w systemie DMS w bieżącej lub zdefiniowanej lokalizacji. 22

23 Edytowanie plików PDF Obszary głównego ekranu programu PDF Converter Professional są rozmieszczone w sposób pokazany na poniższej ilustracji: Do wyświetlania i edytowania plików PDF. Aby wyświetlać i edytować wielostronicowe pliki PDF, należy wybrać polecenie Składanie dokumentu z menu Widok. Panele nawigacyjne: Załączniki Zakładki Komentarze Miejsca docelowe Formanty formularza Drzewo modelu Strony Podpisy Tagi Panele organizatora: Klipart Koperta Zabezpieczenia Podpisywanie/ certyfikowanie Stemple Znaki wodne 23

24 Formanty programu PDF Converter Professional pogrupowano na kilku paskach narzędzi. Paski narzędzi można oddokować i przeciągnąć na obszar roboczy. Poniżej omówiono główne paski narzędzi, opisując w niektórych przypadkach poszczególne narzędzia w kolejności od lewej do prawej strony. Paski narzędzi można dostosowywać, pokazując lub ukrywając przyciski. Pasek narzędzi Plik Aby odblokować bieżący plik PDF z ustawieniami docelowego formatu i trybu przetwarzania, należy użyć listy rozwijanej narzędzia programu PDF Converter. Szczegółowe informacje znajdują się w sekcji Eksportowanie plików PDF w dalszej części tego podręcznika. Ten pasek narzędzi zawiera podstawowe operacje, takie jak tworzenie, otwieranie, zapisywanie, drukowanie, wysyłanie pocztą i wyszukiwanie plików PDF, a także dodawanie tych plików do ulubionych elementów. Przyciski skanowania oferują ulepszone funkcje skanowania do pliku PDF, w tym skrzynkę odbiorczą skanowania w programie PDF Converter Enterprise 7. 24

25 Standardowy pasek narzędzi Rączka. To narzędzie służy do oglądania i przewijania pliku PDF. Narzędzia zaznaczania umożliwiają zaznaczanie fragmentów tekstu i obszarów dokumentu. Zaznacz tekst. Pozwala na zaznaczenie bloku tekstowego w celu edycji jego właściwości, eksportowania itp. Zaznacz obraz. Umożliwia zaznaczenie obrazu w celu edycji jego właściwości, eksportowania itp. Zaznacz obszar. Pozwala na zaznaczenie obszaru w celu kopiowania lub konwertowania jego zawartości na format umożliwiający edytowanie. Zaznacz obiekt. Służy do modyfikowania właściwości obiektu i jego wyrównywania. Łącze. Umożliwia zdefiniowanie prostokąta, który będzie hiperłączem. Przytnij. Pozwala na narysowanie prostokąta, który zostanie zachowany po wykonaniu przycinania. Aby zdefiniować instrukcje przycinania, należy go kliknąć dwukrotnie. Touchup tekst. Umożliwia wykonywanie ograniczonej edycji tekstu, nawet w wielu wierszach. Touchup obiekt Służy do zaznaczania obiektów w celu ich przenoszenia, obracania, grupowania, ustawiania według priorytetu i zmieniania ich rozmiaru. Aby zmienić dane tagu, należy zaznaczyć obiekt, kliknąć prawym przyciskiem myszy w celu wyświetlenia menu skrótów i wybrać opcję Właściwości/Tag. Pasek narzędzi Zaawansowane Za pomocą tego paska narzędzi do pliku PDF można dodawać filmy, dźwięki, pliki 3-W i zawartość w formacie Silverlight. Można także wyświetlać i edytować pliki 3-W. Składkowanie. Przycisk znajdujący się skrajnie po prawej stronie. Pozwala na przygotowanie dokumentu PDF do fizycznego drukowania w stylu DTP. 25