WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI Szczecin, dnia 26 lipca 2010 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI Szczecin, dnia 26 lipca 2010 r. NK BH. Pani Ewa Stanecka Zachodniopomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków Na podstawie art. 36 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), w dniach maja 2011 r. oraz maja 2011 r. inspektorzy z Wydziału Nadzoru i Kontroli oraz Biura Organizacji i Kadr Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie przeprowadzili w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Szczecinie kontrolę problemową. Przedmiotem powyŝszych działań objęto zagadnienia dotyczące: 1) przyjmowania oraz sposobu rozpatrywania skarg i wniosków; 2) prowadzenia działalności kontrolnej; 3) terminowości załatwiania spraw; 4) realizacji postanowień ustawy o dostępie do informacji publicznej; 5) przestrzegania przepisów prawa pracy w okresie od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia 16 maja 2011 r. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole, na podstawie art. 46 ust. 6 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, przedkładam Pani Konserwator, niniejsze wystąpienie pokontrolne. 1. Organizacja przyjmowania oraz sposób rozpatrywania skarg i wniosków. Kontroli poddano rejestr skarg i wniosków znajdujący się w jednostce kontrolowanej, sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej skarg i wniosków oraz organizację i tryb przyjmowania obywateli w powyŝszych sprawach. Nie wniesiono zastrzeŝeń do sposobu informowania o dniach i godzinach przyjmowania ludności w sprawach skarg i wniosków, który odpowiadał dyspozycji art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). W trakcie kontroli zwrócono uwagę, Ŝe godziny przyjmowania ludności we wskazanym zakresie zostały ustalone z naruszeniem przepisu art Kpa. Stosownie do informacji umieszczonej w siedzibie Urzędu, godziny przyjmowania obywateli w zakresie skarg oraz wniosków zostały wyznaczone w kaŝdy poniedziałek od 15:30 do 16:30, zaś godziny pracy Urzędu w tym dniu były następujące: 7:30 16:30. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl

2 Prowadzenie dokumentacji skargowej przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Szczecinie odpowiadało wymogom określonym w art. 254 Kpa. W rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w Urzędzie, w okresie kontrolowanym, odnotowano 1 skargę. Do sposobu załatwienia wskazanej sprawy uwag nie wniesiono. Pomimo stwierdzonej ww. nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w powyŝszym zakresie oceniono pozytywnie. 2. Prowadzenie działalności kontrolnej. Badaniu poddano sposób przeprowadzania i dokumentowania kontroli wewnętrznych jak i zewnętrznych realizowanych przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Szczecinie. W trakcie czynności kontrolnych analizie poddano dokumentację dotyczącą: - 73 kontroli zewnętrznych; - 1 kontroli wewnętrznej. Stwierdzono, iŝ kontrole przeprowadzane były w oparciu o przepisy ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2003 r. Nr 162, poz z późn. zm.). W wyniku kontroli ustalono, iŝ dokumentacja pokontrolna nie zawierała wszystkich elementów wynikających z obowiązujących regulacji prawnych. Zwrócono uwagę na brak upowaŝnień do kontroli w przypadku 39 poddanych analizie spraw. Ponadto w 32 upowaŝnieniach znajdowały się następujące błędy: - brak wskazania jednostki kontrolowanej, - brak imiennego wskazania osoby przeprowadzającej kontrolę, - brak wskazania zakresu kontroli, co stanowiło naruszenie art. 38 ust. 2 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Ustalono równieŝ, Ŝe sporządzone w wyniku dokonanych kontroli protokoły nie zawsze zawierały wszystkie elementy wymienione w art. 39 ww. ustawy, tj. opis stanu faktycznego, podpisy kontrolujących i przedstawicieli podmiotów kontrolowanych oraz ewentualne uwagi o odmowie podpisania protokołu przez kontrolowanych. Jednocześnie zwrócono uwagę na sporządzanie w kilku przypadkach notatek słuŝbowych zamiast wymaganego protokołu kontroli. Pomimo wniesionych zastrzeŝeń dotyczących sposobu prowadzenia i dokumentowania działalności kontrolnej, postępowanie organu we wskazanym zakresie oceniono pozytywnie. 3. Przestrzeganie terminów załatwiania spraw. W trakcie kontroli ocenie poddano sprawy załatwione w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Szczecinie na podstawie przepisów Kpa. Analizie poddano 415 decyzji oraz 302 postanowienia wydane przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Szczecinie. Większość poddanych kontroli spraw została załatwiona z zachowaniem terminów określonych w Kpa. W trzech przypadkach w wezwaniu do uzupełnienia wniosku nie pouczono strony o 7-dniowym terminie na usunięcie braków, czym naruszono art Kpa. Ponadto 12 poddanych kontroli decyzji wydanych zostało z naruszeniem terminu wynikającego z art Kpa, zaś przedłuŝenia terminu rozpatrzenia jednej sprawy dokonano po upływie 2 miesięcy od dnia wpływu wniosku o wydanie decyzji, czym naruszono art. 36 Kpa. Zwrócono równieŝ uwagę, iŝ w 13 sprawach dotyczących wydania postanowień w sprawie uzgodnień warunków zabudowy, przekroczono dwutygodniowy termin wynikający z przepisu art Kpa. 2

3 Działalność podmiotu w powyŝszym zakresie, pomimo wskazanych nieprawidłowości, oceniono pozytywnie. 4. Realizacja postanowień ustawy o dostępie do informacji publicznej. W trakcie czynności kontrolnych zweryfikowano stan udostępniania informacji zamieszczanych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Szczecinie, procedurę ich wprowadzania oraz udostępnianie informacji obywatelom na wniosek, stosownie do przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Ustalono, iŝ w okresie kontrolowanym do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Szczecinie wpłynęło 11 wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Do sposobu i terminu udzielania odpowiedzi na wskazane wnioski uwag nie wniesiono. W toku kontroli pozytywnie oceniono takŝe wywiązywanie się Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Szczecinie z obowiązku udostępniania informacji na stronie BIP w zakresie struktury organizacyjnej, prowadzonej działalności oraz statusu prawnego. Stwierdzono natomiast, iŝ na podmiotowej stronie BIP nie zamieszczono informacji o sposobach i zasadach udostępniania danych z rejestrów i ewidencji oraz dokumentacji przebiegu i efektów kontroli, wystąpień, stanowisk, wniosków i opinii podmiotów ją przeprowadzających, do czego zobowiązuje art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy, art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugi oraz art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o dostępie do informacji publicznej. Pomimo wskazanych uwag związanych z umieszczaniem stosownych danych na stronie BIP, postępowanie podmiotu kontrolowanego w powyŝszym zakresie oceniono pozytywne. 5. Przestrzeganie przepisów dotyczących nawiązania, zmiany i ustania stosunku pracy oraz zasad prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) W obszarze przestrzegania przepisów ustawy o słuŝbie cywilnej w zakresie naboru i zatrudniania na wolne stanowiska w korpusie słuŝby cywilnej: - w sześciu skontrolowanych ogłoszeniach o naborze na wolne stanowiska w słuŝbie cywilnej zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (BIP KPRM), treść ogłoszeń była niezgodna z opisem stanowiska, na które ogłoszono nabór, - w dwóch protokołach z naborów, brak było adresów kandydatów wytypowanych do zatrudnienia, co nie odpowiadało art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o słuŝbie cywilnej (Dz. U. Nr 170, poz z późn. zm.), - w trzech protokołach z naborów, nie wskazano liczby kandydatów, imion, nazwisk oraz adresów kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, co jest niezgodne z art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz z późn. zm.), - w dwóch protokołach z naborów, brak było informacji o metodach i technikach zastosowanych w naborze co jest niezgodne z art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej, - w trzech protokołach z naborów, brak było jasnego sformułowania uzasadnienia wyboru kandydata do zatrudnienia i odrzucenia pozostałych ofert, - w dwóch przypadkach zakwalifikowano dokumenty aplikacyjne zawierające nieprawidłowo sformułowane oświadczenia o niekaralności kandydata oświadczenie powinno być zgodne z art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej (w słuŝbie cywilnej moŝe być 3

4 zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe), - w dwóch przypadkach, nie zamieszczono na stronie BIP KPRM listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, co było niezgodne z art.13 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o słuŝbie cywilnej, - w trzech przypadkach, umowy o pracę z nowozatrudnionymi pracownikami zawarto na czas określony, co było niezgodne z treścią ogłoszenia o naborze, gdzie wskazywano potrzebę zatrudnienia na zastępstwo nieobecnego pracownika, - w trzech przypadkach, pracownicy zostali zatrudnieni bez wykonania badań wstępnych określających zdolność do pracy na określonym stanowisku; badania takie zostały wykonane w terminie późniejszym, w jednym przypadku pracownik nie wykonał na czas badań okresowych - co stanowi naruszenie art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), zgodnie z którym pracodawca nie moŝe dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;, - jeden aneks do umowy o pracę został nieprawidłowo sporządzony skrócono termin umowy o pracę na czas określony o pół roku. Działalność kierownika jednostki w zakresie przeprowadzania naborów na wolne stanowiska pracy w słuŝbie cywilnej oceniono negatywnie, natomiast w zakresie zatrudniania oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 2) W obszarze trwania stosunku pracy oraz realizacji uprawnień pracowniczych - nagród jubileuszowych, emerytalnych, dodatków, premii i innych uprawnień: - w jednym przypadku, w aktach osobowych pracownika brak było arkusza pierwszej oceny w słuŝbie cywilnej, - w jednym przypadku, w aktach osobowych pracownika nie było arkusza oceny okresowej członka korpusu słuŝby cywilnej z wyznaczonymi kryteriami i terminem sporządzenia oceny, - w sześciu przypadkach, w aktach osobowych pracowników znajdowały się oświadczenia dotyczące dodatkowego zatrudnienia, w których przywołana została niewłaściwa podstawa prawna w oświadczeniu powołano się na art. 19 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953 z późn. zm.), tymczasem zastosowanie w powyŝszej sprawie miał art. 80 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej, - w dwóch przypadkach, na prośbę pracowników o udzielenie urlopu bezpłatnego, nie wyraŝono jednoznacznej odpowiedzi oraz nie wskazano podstawy prawnej udzielenia urlopu, - w dwóch przypadkach, w aktach osobowych znajdowały się oświadczenia pracowników dotyczące karalności, w których pracownicy nie zaznaczyli odpowiedniej opcji, nie określając czy byli karani, - w jednym oświadczeniu dotyczącym moŝliwości korzystania z uprawnień związanych ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem, pracownik nie określił, czy zamierza korzystać z ww. uprawnień, - w jednym aneksie do umowy o pracę, jako podstawę prawną ustalenia wysokości wynagrodzenia wskazano rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2007 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni słuŝbowych urzędników słuŝby cywilnej, mnoŝników do ustalania wynagrodzenia oraz zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu słuŝby cywilnej (Dz. U. Nr 12, poz. 79), podczas, gdy ww. przepis był juŝ nieaktualny w dniu sporządzenia przedmiotowego aneksu, w związku z wejściem w Ŝycie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, 4

5 wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni słuŝbowych urzędników słuŝby cywilnej, mnoŝników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu słuŝby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630), - w dwóch przypadkach, w pismach dotyczących przyznania nagród jubileuszowych na podstawie art. 91 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej, błędnie przytoczono punkty cytowanej ustawy, - w dwóch przypadkach, w pismach wyraŝających zgodę na wykonywanie dodatkowej pracy błędnie przytoczono podstawę prawną, powołując się na art. 72 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej, zaś w powyŝszych sprawach zastosowanie miał art. 80 wskazanej ustawy, - w trzech przypadkach, w aktach osobowych pracowników nie odnotowano arkuszy Indywidualnego programu rozwoju zawodowego członka korpusu słuŝby cywilnej. Działalność kierownika jednostki w powyŝszym zakresie oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 3) W obszarze związanym z ustaniem stosunku pracy oraz przestrzeganiem zasad prowadzenia akt osobowych: - w jednym świadectwie pracy brakowało informacji dotyczącej otrzymania przez pracownika jednorazowej odprawy emerytalnej, do czego zobowiązuje 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 z późn. zm.), - w jednym przypadku, w aktach osobowych znajdowały się 2 oświadczenia nieprzyporządkowane do Ŝadnej z części; ponadto w aktach odnotowano pismo o prawie do dodatku za wieloletnią pracę w słuŝbie cywilnej w związku z dostarczeniem świadectwa pracy - ww. świadectwo pracy zostało wpięte do części A, a powinno znajdować się w części B. Działalność kierownika jednostki w powyŝszym zakresie oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Przekazując powyŝsze uwagi, wnoszę o podjęcie stosownych działań mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, a w szczególności zalecam: - dostosować godziny przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków do wymogów określonych w art Kpa; - przestrzegać art. 38 ust. 2 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, zobowiązującego do sporządzania upowaŝnień do kontroli oraz zamieszczać we wskazanych dokumentach wszystkie elementy wymagane ww. przepisem prawa; - sporządzać protokoły z kontroli w wyniku przeprowadzonych postępowań kontrolnych, do czego zobowiązuje przepis art. 39 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami oraz zamieszczać w nich informacje wskazane w ww. przepisie; - załatwiać sprawy w terminach określonych w art Kpa; w sytuacji wymagającej przedłuŝenia terminu rozpatrzenia sprawy zawiadamiać kaŝdorazowo stronę o przyczynach zaistniałej sytuacji, jednocześnie wyznaczając nowy termin, zgodnie z art. 36 Kpa; 5

6 - pouczać o 7-dniowym terminie na usunięcie braków w podaniu, wynikającym z art Kpa; - umieszczać na stronie BIP wszelkie informacje wymagane przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej; - sporządzać protokoły z przeprowadzonych naborów, zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej; - sporządzać ogłoszenia o wolnych stanowiskach zgodnie z opisami stanowisk pracy, tak, aby wymagania zawarte w ogłoszeniu o naborze były zgodne z wymaganiami zawartymi w opisie, stosownie do art. 28 ust 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej; - sprostować oświadczenia dotyczące dodatkowego zatrudnienia pracowników poprzez przywołanie właściwej podstawy prawnej, tj. art. 80 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej; - w sporządzanych dokumentach i pismach przywoływać aktualnie obowiązujące przepisy prawa; - przestrzegać obowiązku posiadania przez pracowników aktualnych badań lekarskich, stosownie do art Kodeksu pracy; - sporządzać Indywidualne programy rozwoju zawodowego dla członków korpusu słuŝby cywilnej, w myśl art. 108 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o słuŝbie cywilnej. O sposobie realizacji powyŝszych zaleceń proszę poinformować mnie za pośrednictwem Wydziału Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w terminie miesiąca od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. 6