Broszura informacyjna dla Instytucji szkoleniowych

Transkrypt

1 Broszura informacyjna dla Instytucji szkoleniowych biorących udział w realizacji usług edukacyjno szkoleniowych realizowanych w Systemie Podmiotowego finansowania kształcenia, w ramach Działania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Strona 1

2 Poniżej przedstawione zostały trzy przykładowe przypadki w zakresie ewidencji księgowej związanej z bonami, zróżnicowane w zależności od ceny szkolenia, które jest rozliczane za pomocą bonu szkoleniowego. Sytuacja I Strona 2 Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje tyle samo co jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 900 zł i nabywa bony o wartości 900 zł. dane w zł Lp. Treść operacji Dokument do księgowani a Kwot a Wn Konto Zgłoszenie się pracownika na szkolenie do Instytucji szkoleniowej. Przedłożenie Instytucji szkoleniowej dokumentu: Skierowanie pracownika na szkolenie, potwierdzonego przez MŚP. W skierowaniu jest informacja o tym, że pracownik będzie się za szkolenie rozliczał bonami. 2. Wystawienie dla MŚP faktury/rachunku za zrealizowaną usługę edukacyjno-szkoleniową w 3 egzemplarzach: 1) egzemplarz otrzymuje MŚP (oryginał), 2) egzemplarz otrzymuje Operator finansowy, 3) egzemplarz pozostaje w Instytucji szkoleniowej. Na fakturze musi być podana: data wystawienia faktury, kolejny numer faktury, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, Ma

3 imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy usługi szkoleniowej, NIP podatnika i nabywcy usługi, datę wykonania usługi, datę otrzymania zaliczki i kwotę (jeśli wystąpiła), rodzaj i nazwę usługi szkoleniowej, imię i nazwisko pracownika uczestniczącego w usłudze, zakres realizowanej usługi, cena jednostkowa usługi netto, data i miejsce realizacji usługi, ilość zrealizowanych godzin dydaktycznych, kwota rozliczana bonami, kwota rozliczana bezpośrednio z Przedsiębiorcą bezpośrednio, wartość zrealizowanej usługi (bez kwoty podatku), stawka podatku (zw), sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy sprzedaży netto (zw), kwotę należności ogółem. Na fakturze/rachunku należy podać nazwę płatnika/operatora finansowego. Dla oznaczenia usług rozliczanych bonami, Instytucja szkoleniowa powinna Faktura/Rac hunek 900 Rozrachunki z Operatorem finansowym Przychód za zrealizowaną usługę szkoleniową Strona 3

4 wystawić oddzielnie fakturę/rachunek posiadający wyodrębnioną numerację i unikatowy symbol 3. Przekazanie do Operatora finansowego kopii faktury za usługę edukacyjno szkoleniową, bonów szkoleniowych podpisanych przez przedstawiciela Instytucji szkoleniowej i opatrzonych pieczątką firmy, skierowania pracownika na szkolenie oraz kopii zaświadczenia o ukończeniu usługi edukacyjnoszkoleniowej Strona 4 4. Otrzymanie od Operatora finansowego przelewu i dokumentu Potwierdzenie realizacji dofinansowania usługi edukacyjnoszkoleniowej. Z rozliczenia powinno wynikać, że Przedsiębiorca wpłacił kwotę wystarczającą na pokrycie wkładu własnego. Kwota 450 zł, jest dofinansowaniem do szkolenia w ramach projektu Potwierdz enie realizacji dofinansow ania usługi edukacyjnoszkoleniowe j oraz wyciąg bankowy 900 Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym Instytucja szkoleniowa realizuje przychód opodatkowany z tytułu zrealizowanej usługi szkoleniowej. Przychód zostaje zrealizowany w dacie wykonania usługi szkoleniowej.

5 Prowadzenie ewidencji w Instytucji szkoleniowej, która nie jest zobowiązana do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Strona 5 Ewidencję przykładowo można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. L p. Treść operacji Identyfika cja Przedsiębi orstwa Temat yka szkole nia Kwota Dok. ewidencjon owany Data dokum entu dane z zł Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów Kosz ty Przych ody Uwagi Wystawienie faktury za zrealizowaną usługę 900 Faktura Otrzymanie od Operatora finansowego dokumentu Potwierdzenie realizacji dofinansowania usługi edukacyjnoszkoleniowej 900 Potwierdze nie realizacji dofinansowa nia usługi edukacyjnoszkoleniowej Uzyskany przychód w kwocie 900 zł za zrealizowaną usługę szkoleniową w dacie wykazania usługi jest przychodem opodatkowanym.

6 Sytuacja II Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje więcej niż wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte zł, a nabywa 10 bonów o wartości 900 zł. Strona 6 Lp. Treść operacji Dokument do Kwota Konto księgowania Wn Ma Zgłoszenie się pracownika na szkolenie do Instytucji szkoleniowej. Przedłożenie Instytucji szkoleniowej dokumentu: Skierowanie pracownika na szkolenie, potwierdzonego przez MŚP. W skierowaniu jest informacja o tym, że pracownik będzie się za szkolenie rozliczał bonami dane w zł 2. Jedna godzina szkolenia wybranego przez pracownika jest warta więcej niż wart jest jeden bon szkoleniowy, a więc pracownik musi wpłacić do Instytucji szkoleniowej zaliczkę w kwocie brakującej, czyli 300 zł Wpłata przez MŚP zaliczki w kwocie 300 zł. Instytucja szkoleniowa powinna wystawić fakturę zaliczkową Jeśli jest wpłata do kasy to kasa przyjmuje, a jeśli wpłata jest do banku wyciąg bankowy 300 Kasa Rachunek bankowy Rozrachunki z Przedsiębiorcą

7 4. Wystawienie dla MŚP faktury dokumentującej wpłaconą zaliczkę. 5. Wystawienie faktury/rachunku za zrealizowaną usługę edukacyjno-szkoleniową w 3 egzemplarzach: 1) egzemplarz otrzymuje MŚP (oryginał), 2) egzemplarz otrzymuje Operator finansowy, 4) egzemplarz pozostaje w Instytucji szkoleniowej. Na fakturze musi być podana: Faktura zaliczkowa 300 Rozrachunki z Przedsiębior cą Rozliczenia międzyokresow e przychodów Strona 7 data wystawienia faktury, kolejny numer faktury, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy usługi szkoleniowej, NIP podatnika i nabywcy usługi, datę wykonania usługi, datę otrzymania zaliczki i kwotę (jeśli wystąpiła), rodzaj i nazwę usługi Faktura/Rachun ek 900 Rozliczenia z Operatorem finansowym Przychód za zrealizowaną usługę szkoleniową

8 szkoleniowej, imię i nazwisko pracownika uczestniczącego w usłudze, zakres realizowanej usługi, cena jednostkowa usługi netto, data i miejsce realizacji usługi, ilość zrealizowanych godzin dydaktycznych, kwota rozliczana bonami, kwota rozliczana z Przedsiębiorcą bezpośrednio, wartość zrealizowanej usługi (bez kwoty podatku), stawka podatku (zw), sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy sprzedaży netto (zw), kwotę należności ogółem. Na fakturze/rachunku należy podać nazwę płatnika/operatora finansowego. Dla oznaczenia usług rozliczanych bonami, Instytucja szkoleniowa powinna wystawić fakturę/rachunek Strona 8

9 posiadający wyodrębnioną numerację i unikatowy symbol Strona 9 6. W dacie wykonania usługi, rozumianej jako ostatni dzień usługi edukacyjno-szkoleniowej i dzień wydania zaświadczenia o ukończeniu usługi, należy przeksięgować rozliczenia międzyokresowe przychodów do przychodów za zrealizowaną usługę szkoleniową Polecenie księgowania 300 Rozliczenia międzyokre sowe przychodów Przychód za zrealizowaną usługę szkoleniową 7. Przekazanie do Operatora finansowego kopii faktury za usługę edukacyjno szkoleniową, bonów szkoleniowych podpisanych przez przedstawiciela Instytucji szkoleniowej i opatrzonych pieczątką firmy, skierowania pracownika na szkolenie oraz kopii zaświadczenia o ukończeniu usługi edukacyjno-szkoleniowej Otrzymanie od Operatora finansowego przelewu i dokumentu Potwierdzenie realizacji dofinansowania usługi edukacyjnoszkoleniowej. Z rozliczenia powinno wynikać, że MŚP wpłacił kwotę nie wystarczającą Dokonanie przelewu na rzecz Operatora finansowego wpłata zaliczki 900 Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym

10 na pokrycie wkładu własnego, gdyż wpłacił zaliczkę w kwocie 450 zł., a opłata za usługę szkoleniową wynosi 1200 zł. Zaliczka wpłacona do Instytucji szkoleniowej wyniosła 300 zł. Kwota 450 zł., jest dofinansowaniem do szkolenia w ramach projektu, a zaliczka została zaliczona na poczet wkładu własnego Strona 10 Instytucja szkoleniowa realizuje opodatkowany przychód z tytułu zrealizowanej usługi szkoleniowej. Przychód zostaje zrealizowany w dacie wykonania usługi szkoleniowej. Faktura wystawiona na otrzymaną zaliczkę nie jest przychodem opodatkowanym. Przychodem jest w dacie wykonania usługi. Korzystanie ze znaku jakości otrzymanego od WUP Kraków nie stanowi świadczenia nieodpłatnego w rozumieniu przepisów podatkowych, gdyż wynika z zawartej umowy o udziale w systemie PFK podmiotowego finansowania kształcenia. Nie podlega także podatkowi VAT otrzymanie tej licencji uwagi na to iż, przekazujący WUP nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług.

11 Prowadzenie ewidencji w Instytucji szkoleniowej, która nie jest zobowiązana do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Ewidencja przykładowo można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. Strona 11 L p. Treść operacji Identyf ikacja Przedsi ębiorst wa Temat yka szkole nia Kwota Dok. ewidencjon owany Data dokum entu dane z zł Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów Kosz ty Przych ody Uwagi Wpłata przez MŚP zaliczki na szkolenie rozliczane bonami 300 Kasa przyjmuje lub wyciąg bankowy 2. Wystawienie faktury na zaliczkę z tytułu otrzymanej wpłaty na szkolenie 3. Wystawienie faktury za zrealizowaną usługę 4. Otrzymanie od Operatora finansowego dokumentu Potwierdzenie realizacji dofinansowania usług edukacyjno szkoleniowych 300 Faktura lub rachunek Faktura lub rachunek Potwierdzen ie realizacji dofinansowa nia usług edukacyjno - szkoleniowy ch Uzyskany przychód w kwocie zł za zrealizowaną usługę szkoleniową w dacie wykazania usługi, jest przychodem opodatkowanym.

12 Sytuacja III Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje mniej niż wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 400 zł, a nabywa bony o wartości 900 zł. dane w zł Strona 12 Lp Treść operacji Dokument do księgowania Kwota Wn Konto Ma Zgłoszenie się pracownika na szkolenie do Instytucji szkoleniowej. Przedłożenie Instytucji szkoleniowej dokumentu: Skierowanie pracownika na szkolenie, potwierdzonego przez MŚP. W skierowaniu jest informacja o tym, że pracownik będzie się za szkolenie rozliczał bonami Wystawienie faktury/rachunku za zrealizowaną usługę edukacyjno-szkoleniową w 3 egzemplarzach: 1) egzemplarz otrzymuje MŚP (oryginał), 2) egzemplarz otrzymuje Operator finansowy, 5) egzemplarz pozostaje w Instytucji szkoleniowej. Na fakturze musi być podana: data wystawienia faktury, kolejny numer faktury, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, Faktura/Rach unek 400 Rozrachunki z Operatorem Przychód za zrealizowan ą usługę

13 imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy usługi szkoleniowej, NIP podatnika i nabywcy usługi, datę wykonania usługi, datę otrzymania zaliczki i kwotę (jeśli wystąpiła), rodzaj i nazwę usługi szkoleniowej, imię i nazwisko pracownika uczestniczącego w usłudze, zakres realizowanej usługi, cena jednostkowa usługi netto, data i miejsce realizacji usługi, ilość zrealizowanych godzin dydaktycznych, kwota rozliczana bonami, kwota rozliczana z Przedsiębiorcą bezpośrednio, wartość zrealizowanej usługi (bez kwoty podatku), stawka podatku (zw), sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy sprzedaży netto (zw), kwotę należności ogółem. Na fakturze/rachunku finansowym szkoleniową Strona 13

14 należy podać nazwę płatnika/operatora finansowego. Dla oznaczenia usług rozliczanych bonami, Instytucja szkoleniowa powinna wystawić oddzielnie fakturę/rachunek posiadający wyodrębnioną numerację i unikatowy symbol. Strona Przekazanie do Operatora finansowego kopii faktury za usługę edukacyjno szkoleniową, bonów szkoleniowych podpisanych przez przedstawiciela Instytucji szkoleniowej i opatrzonych pieczątką firmy, skierowania pracownika na szkolenie oraz kopii zaświadczenia o ukończeniu usługi edukacyjno-szkoleniowej Otrzymanie od Operatora finansowego przelewu i dokumentu Potwierdzenie realizacji dofinansowania usług edukacyjno szkoleniowych. Z rozliczenia powinno wynikać, że Przedsiębiorca wpłacił kwotę 450 zł (zaliczki), a więc o 50 zł wyższą niż koszt usługi edukacyjno szkoleniowej. Operator finansowy wpłaca kwotę za szkolenie. Potwierdzen ie realizacji dofinansowa nia usług edukacyjno szkoleniowyc h oraz wyciąg bankowy 400 Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym Instytucja szkoleniowa realizuje przychód opodatkowany z tytułu zrealizowanej usługi szkoleniowej. Przychód zostaje zrealizowany w dacie wykonania usługi szkoleniowej.

15 Prowadzenie ewidencji w Instytucji szkoleniowej, która nie jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Ewidencja przykładowo można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. Strona 15 L p. Treść operacji Identyfik acja Przedsięb iorstwa Temat yka szkole nia Kwota Dok. ewidencjon owany Data doku mentu dane z zł Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów Kos zty Przych ody Uwagi Wystawienie faktury za zrealizowaną usługę Faktura Otrzymanie od Operatora finansowego Potwierdzenie realizacji dofinansowania usług edukacyjno szkoleniowych 400 Uzyskany przychód w kwocie 400 zł za zrealizowaną usługę szkoleniową w dacie wykazania usługi, jest przychodem opodatkowanym. Opracowanie WUP w Krakowie z sierpnia 2014 r na podstawie: Analizy sporządzonej przez Ilona Bienias - Biegły rewident nr ewid. 205 Kraków, r.