Instrukcja dla Podmiotu Świadczącego Usługę Rozwojową (PŚUR) Rozliczenie usługi rozwojowej krok po kroku

Transkrypt

1 Instrukcja dla Podmiotu Świadczącego Usługę Rozwojową (PŚUR) Rozliczenie usługi rozwojowej krok po kroku KROK 1 Akceptacja bonów rozwojowych: Uczestnik Projektu (Przedsiębiorca i/lub pracownik przedsiębiorcy) przekazuje bony rozwojowe dotyczą ce usługi rozwojowej, w której uczestniczy, przedstawicielowi Podmiotu Świadczącego Usługę Rozwojową. W przypadku, gdy usługa trwa więcej niż jeden dzień, uczestnik szkolenia zobowiązany jest do przekazania bonów Podmiotowi Świadczącemu Usługę Rozwojową nie rzadziej niż raz dziennie na zakończenie dnia szkoleniowego (w formie dokumentu pdf wysłanego em lub formie wydruku). WZÓR BONU ROZWOJOWEGO:

2 METODOLOGIA PRZEKAZYWANIA BONÓW W KAŻDYM DNIU ŚWIADCZENIA USŁUGI ROZWOJOWEJ: - szkolenia i kursy zawodowe: za każdą godzinę usługi MŚP przekazuje 1 bon. - doradztwo (mentoring, coaching): za każdą godzinę usługi MŚP przekazuje 2 bony. - studia podyplomowe: za każde 3 godziny usługi MŚP przekazuje 1 bon, bony powinny być przekazane z góry za 1 semestr pierwszego dnia rozpoczęcia usługi rozwojowej. UWAGA! Każdy bon rozwojowy posiada unikalny numer oraz określoną datę ważności oraz wartość. Dla wszystkich kategorii usług zakłada się stosowanie jednego rodzaju bonu rozwojowego o wartości 60,00 zł. 1 bon ma zawsze wartość 60 zł, ale odpowiada innej jednostce czasowej. KROK 2 Wystawienie faktury VAT/rachunku: Faktura VAT/rachunek lub inny równoważny dowód księgowy powinien być wystawiony zgodnie z przepisami Ustawy o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U poz ze zm.) za usługę rozwojową zrealizowane na podstawie Bonów Rozwojowych na przedsiębiorstwo, którego pracownicy uczestniczyli w usłudze rozwojowej. UWAGA! Podmiot Świadczący Usługi Rozwojowe sprawdza uprzednio czy istnieje podstawa do uznania zrealizowanej usługi szkoleniowej za zwolniona z podatku od towarów i usług. Jeśli usługa rozwojowa zawiera podatek od towarów i usług (VAT) Operator uwzględnia kwotę podatku wyłącznie w przypadku, gdy został on faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę oraz przedsiębiorca nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. (możliwość odzyskania podatku VAT przez MŚP jest stwierdzana na podstawie oświadczenia złożonego przy zgłoszeniu do Projektu). W sytuacji, gdy MŚP ma prawną możliwość odzyskania podatku VAT, Operator pokrywa kwotę netto faktury (do limitu kwotowego), natomiast VAT jest kosztem niekwalifikowanym i dopłacanym przez przedsiębiorcę bezpośrednio na konto Podmiotu Świadczącego Usługę Rozwojową. Dane, które musza znaleźć sie na fakturze VAT/rachunku: dane odbiorcy FV/rachunku - MŚP korzystającego z usługi rozwojowej, imie i nazwisko osoby uczestniczącej w usłudze rozwojowej, nazwa usługi i identyfikator Karty Usługi Rozwojowej (nr usługi), data/zakres dat prowadzenia usługi rozwojowej, liczba godzin usługi rozwojowej. UWAGA! Oryginał faktury VAT/rachunku należy przesłać do przedsiębiorcy, którego pracownicy uczestniczyli w usłudze rozwojowej. Kopia faktury VAT/rachunku jest wysyłana do Operatora za pośrednictwem systemu (patrz KROK 7). Rozlicz usługę rozwojową, która została zakończona zgodnie z kartą usługi w Bazie Usług Rozwojowych. UWAGA! WYSTAWIAJĄC FAKTURĘ KIERUJ SIĘ KWOTĄ USŁUGI ROZWOJOWEJ ZA GODZINĘ ZGODNIE Z KARTĄ USŁUGI W BAZIE USŁUG ROZWOJOWYCH (NIE BIERZ POD UWAGĘ CENY NETTO/BRUTTO Z KARTY USŁUG)

3 UWAGA! Operator przekazuje Podmiotowi Świadczącemu Usługę Rozwojową płatność do wysokości limitu kwotowego określonego dla tego rodzaju usługi rozwojowej. Jeśli cena usługi określona w BUR jest wyższa od limitu kwotowego 1 określonego dla danego rodzaju usługi rozwojowej MMŚP reguluje zobowiązania finansowe wobec Podmiotu Świadczącego Usługę Rozwojową, a Podmiot Świadczący usługę rozwojową wystawia MMŚP fakturę zaliczkową. PRZYKŁAD OBLICZANIA LIMITU KWOTOWEGO DLA USŁUGI SZKOLENIOWEJ DROŻSZEJ OD LIMITU: 1 BON (WARTOŚĆ BONU)=60 ZŁ CENA SZKOLENIA ZA 1 GODZINĘ W KARCIE USŁUGI BUR: 62,47 LICZBA GODZIN SZKOLENIOWYCH 32H LICZBA OSÓB NA FAKTURZE 5 CENA SZKOLENIA ZA 1 GODZINĘ W KARCIE USŁUGI BUR x LICZBA GODZIN SZKOLENIOWYCH = KWOTA ZA JEDNEGO UCZESNIKA USŁUGI ROZWOJOWEJ x LICZBA OSÓB NA FAKTURZE = KWOTA ZA SZKOLENIE 62,47 zł x 32 godziny = 1999,04 zł x 5 osób = 9995,20 zł WARTOŚĆ BONU x LICZBA GODZIN x LICZBA OSÓB NA FAKTURZE = WYDATKI KWALIFIKOWANE POKRYTE PRZEZ OPERATORA 60 zł x 32 godziny = 1920 x 5 osób = 9600 zł KWOTA ZA SZKOLENIE WYDATKI KWALIFIKOWANE PRZEZ OPERATORA = WYDATKI POKRYTE BEZPOŚREDNIO PRZEZ MŚP UCZESTNICZĄCE W USŁUDZE 9995,20 zł 9600 zł = 395, 20 zł PRZYKŁAD OBLICZANIA LIMITU KWOTOWEGO DLA USŁUGI SZKOLENIOWEJ TAŃSZEJ OD LIMITU: 1 BON (WARTOŚĆ BONU)= 60 ZŁ CENA SZKOLENIA ZA 1 GODZINĘ W KARCIE USŁUGI BUR: 53,33 LICZBA GODZIN SZKOLENIOWYCH 6 H LICZBA OSÓB NA FAKTURZE 1 CENA SZKOLENIA ZA 1 GODZINĘ W KARCIE USŁUGI BUR x LICZBA GODZIN SZKOLENIOWYCH = KWOTA ZA JEDNEGO UCZESNIKA USŁUGI ROZWOJOWEJ x LICZBA OSÓB NA FAKTURZE = KWOTA ZA SZKOLENIE 53,33 zł x 6 godzin = 319,98 zł 1 Limit kwotowy za jedną godzinę (rozumianą jako godzinę zegarową) zrealizowanej usługi rozwojowej wynosi dla: a. usługi szkoleniowej, w tym kursów zawodowych 60,00 zł/godz., b. usługi doradczej (w tym coaching, mentoring, doradztwo) 120,00 zł/godz., c. usługi studiów podyplomowych 20,00 zł/godz

4 KROK 3 Wejdź na stronę Kliknij Logowanie Kliknij Zapomniałeś hasła? Podaj adres pod którym jesteś zarejestrowany w Bazie Usług Rozwojowych Wejdź w link aktywacyjny, który dostaniesz na podany adres (zostaniesz przekierowany do systemu) KROK 4 Wejdź w zakładkę Bony Zacznij wpisywać numer seryjny z pierwszej strony dokumentu pdf zawierającego bony, aż system dopełni całość numeru seryjnego Zostaniesz przeniesiony do zakładki Rozlicz KROK 5 Wybierz pracownika MŚP, do którego przypisane są bony (zgodnie z numerem usługi z Bazy Usług Rozwojowych, w której pracownik wziął udział) i kliknij Wybierz. UWAGA! Jeśli w usłudze o danym numerze z Bazy Usług Rozwojowych wzięła udział więcej niż jedna osoba z danego MŚP i zamierzasz wystawić jedną fakturę dla wszystkich uczestników danego szkolenia powtórz procedurę od kroku 4. KROK 6 Wybierz pracownika/ów, których szkolenie/a zostały ujęte na wystawionej przez Ciebie fakturze Podaj numer faktury i kliknij Złóż dokumenty KROK 7 Wejdź w podany numer faktury i załącz wszystkie niezbędne dokumenty do rozliczenia: bony rozwojowe (otrzymany plik pdf) kopię dokumentu potwierdzającego fakt ukończenia udziału w usłudze rozwojowej oraz osiągnięcia przewidywanych efektów kształcenia przez MŚP/pracownika (potwierdzenie powinno zawierać dane podmiotu wystawiającego zaświadczenie, imię i nazwisko uczestnika indywidualnego, datę świadczenia usługi rozwojowej, tytuł usługi rozwojowej zgodny z Karta Usługi, liczbę godzin oraz informacje nt. efektów uczenia się, do których uzyskania usługobiorca przygotowywał sie w procesie uczenia się lub innych osiągniętych efektów tych usług oraz kod kwalifikacji w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji, jeżeli usługa miała na celu przygotowanie do uzyskania kwalifikacji, o której mowa w art. 2 pkt. 8 Ustawy z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (Dz. U. z 2017 r., poz. 986 ze zm.), w sposób określony w tej ustawie.) kopię faktury/rachunku za rzeczywistą wartość usługi rozwojowej wystawionych na MŚP, których pracownicy brali udział w usłudze rozwojowej, której oryginał został wysłany do MŚP, kopię list obecności osób biorących udział w usługach rozwojowych (Podmiot świadczący usługę rozwojową ma obowiązek prowadzenia listy obecności uczestnika, który rozlicza się

5 bonami rozwojowymi. Aby Operator mógł rozliczyć usługę rozwojową frekwencja uczestnika powinna wynosić co najmniej 80%). kopia potwierdzenia zapłaty za część zapłaconą przez MŚP (jeśli wystawiono fakturę zaliczkową i kwota za godzinę usługi rozwojowej jest większa od przyznanych limitów). KROK 8 W zakładce Profil podaj: NIP nr rachunku bankowego (słuzȧ cego do rozliczeń usługi rozwojowej, zgodnego z numerem rachunku wskazanym na rachunku/fakturze dla MŚP) dane adresowe UWAGA! Sprawdź poprawność danych przed zatwierdzeniem (wybraniem send ) z uwagi na brak możliwości ich późniejszej edycji. Operator dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia dokumentów rozliczeniowych w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia złożenia kompletnych dokumentów rozliczeniowych. UWAGA! Operator dokonuje weryfikacji dokumentów rozliczeniowych Podmiotu Świadczącego Usługę Rozwojową, jak i MŚP. Brak uregulowania obowiązków (patrz Warunki do spełnienia przez MŚP w celu rozliczenia wsparcia udzielonego w projekcie ) wobec Operatora będzie skutkował brakiem możliwości rozliczenia usługi i zapłaty za nią. UWAGA! Warunkiem rozliczenia usługi rozwojowej jest dostarczenie kompletu poprawnych i spójnych dokumentów dotyczących danej usługi. W przypadku przekazania niekompletnych, niespójnych ba dź niepoprawnych dokumentów, Podmiot świadczący usługę rozwojową i/lub MŚP zostanie niezwłocznie poinformowana o konieczności korekty lub uzupełnienia informacji, a bieg terminu płatności ulega wstrzymaniu. Warunki do spełnienia przez MŚP w celu rozliczenia wsparcia udzielonego w projekcie: 1. MŚP wybiera usługi TYLKO ze statusem: współfinansowane z EFS! 2. Usługa rozwojowa musi rozpocząć się i zakończyć w terminie obowiązywania bonów: MŚP sprawdza datę ważności na bonach. 3. Przekazuje bony rozwojowe zawsze w maksymalnej wartości za każdą godzinę usługi, nawet jeśli godzina usługi jest tańsza! Różnica w cenie zostanie rozliczona po zakończeniu udziału w usłudze. 1 bon zawsze ma wartość 60 zł, ale odpowiada innej jednostce czasowej tj.: za godzinę kursu i szkolenia: przekaż zawsze 1 bon, za godzinę doradztwa: przekaż zawsze 2 bony, za studia podyplomowe: za każde 3 godziny przekaż 1 bon, przekaż bony z góry za 1 semestr. 4. Najpóźniej w dniu rozpoczęcia usługi rozwojowej MŚP przekazuje do ŁSSE SA WERSJĘ PAPIEROWĄ załącznika nr 3 do umowy wsparcia Oświadczenia uczestnika projektu.

6 załącznika nr 4 do umowy wsparcia formularz dla uczestników instytucjonalnych, załącznika nr 5 do umowy wsparcia formularz dla uczestników indywidualnych wraz z Kartą Usługi 6. MŚP ocenia usługę w BUR: dopilnuj aby każda z osób biorących udział w usłudze dokonała oceny, następnie dokonaj oceny jako przedsiębiorca UWAGA! Dla ŁSSE SA ważna jest ocena MŚP! Cel rozwojowy został osiągnięty jeśli pracownicy oraz MŚP ocenili usługę na poziomie co najmniej 4. W razie pytań dzwoń: lub napisz: info@strefarozwoju.lodz.pl