Stanisław Jarosz Warszawa, 4 września 2008 r.

Transkrypt

1 WICEPREZES NAJWYśSZEJ IZBY KONTROLI Stanisław Jarosz Warszawa, 4 września 2008 r. P/08/045 KGP/ /08 Pan Józef Oleński Prezes Głównego Urzędu Statystycznego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (dalej ustawa o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2 przeprowadziła w Głównym Urzędzie Statystycznym 3,. kontrolę realizacji projektów dotyczących elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-puap) i Sieci Teleinformatycznej Administracji Publicznej (STAP) w okresie r. W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli, podpisanym w dniu 21 lipca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli - Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prezesowi niniejsze wystąpienie. 1. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania Głównego Urzędu Statystycznego na rzecz realizacji zadań publicznych drogą elektroniczną, pomimo stwierdzonej nieprawidłowości i uchybień. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji. 3 Dalej GUS.

2 Działania te, realizowane na podstawie ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej 4, ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym 5 i ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 6, zmierzały do upowszechnienia elektronicznego obiegu informacji między GUS a podmiotami prywatnymi i publicznymi. W GUS przyjmowane są pisma i dane statystyczne drogą elektroniczną. W tym celu wykorzystuje się Portal Sprawozdawczy, pocztę elektroniczną oraz system eregon, ale nie dla wszystkich informacji przyjmowanych drogą elektroniczną wystawiane jest urzędowe poświadczenie odbioru. Uaktywniono takŝe funkcjonalność na portalu e-puap 7, poprzez załoŝenie Elektronicznej Skrzynki Podawczej. W formie elektronicznej (informacyjnie) udostępniane są Dzienniki Urzędowe Głównego Urzędu Statystycznego. 2. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie pod względem rzetelności i celowości ocenia przyjmowanie dokumentów elektronicznych. Istniejące ograniczenia w tym zakresie wynikały z trudności w działaniu platformy e-puap oraz z braku jednoznacznych przepisów regulujących zagadnienie urzędowego poświadczania odbioru dla danych statystycznych 8, przekazywanych do GUS w formie elektronicznej. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym 9 (dalej rozporządzenie o doręczaniu) nakłada na podmioty publiczne obowiązek posiadania Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej informacji o akceptowalnych strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych i sposobie doręczania dokumentów elektronicznych. Oba te wymagania nie zostały w GUS spełnione. Elektroniczna Skrzynka Podawcza została załoŝona na platformie e-puap w dniu 3 lipca 2008 r., ale zgodnie z decyzją Prezesa GUS jest nieaktywna. NIK uznaje za zasadną decyzję o wstrzymaniu przyjmowania dokumentów elektronicznych tą drogą, z uwagi na wadliwe działanie platformy e-puap w oferowanym zakresie. NIK ocenia jako celowe przyjmowanie dokumentów przesyłanych na adres poczty elektronicznej podanej w Biuletynie Informacji Publicznej, pomimo, Ŝe nie jest wystawiane urzę- 4 Dz. U. Nr 88, poz. 439 ze zm. 5 Dz. U. Nr 130, poz ze zm. 6 Dz. U. Nr 64, poz. 565 ze zm. zwana dalej ustawą o informatyzacji Wygenerowanie urzędowego poświadczenia odbioru powinno odbywać się w sposób automatyczny przez system teleinformatyczny przyjmującym przesyłkę i odesłane nadawcy lub na zapisane na informatycznym nośniku danych. 9 Dz. U. Nr 200, poz

3 dowe poświadczenie odbioru (dalej UPO) dla dokumentów elektronicznych przekazywanych tą drogą, co NIK uznaje za uchybienie. GUS przyjmuje sprawozdania statystyczne (51 formularzy) za pośrednictwem Portalu Sprawozdawczego. Dla sprawozdań tych nie jest wystawiane UPO. Wystawiano wprawdzie Noty potwierdzające realizację obowiązku statystycznego, ale nie spełniały one wymogów i formy urzędowego poświadczenia odbioru. Ponadto wystawiano je dopiero po akceptacji sprawozdania przez urząd statystyczny, przez co podmiot składający sprawozdanie statystyczne, przed otrzymaniem noty, nie posiadał potwierdzenia, Ŝe dotrzymał wymaganego terminu złoŝenia sprawozdania. Ocena prawidłowości działań GUS w tym zakresie sprowadza się do rozstrzygnięcia kwestii czy formularz ze sprawozdaniem statystycznym jest dokumentem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 przywołanej wyŝej ustawy informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z tym przepisem dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Nośnik danych natomiast to materiał lub urządzenie słuŝące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej (art. 3 pkt 1). Definicje te nie pozwalają w ocenie NIK na rozstrzygnięcie, czy formularz ze sprawozdaniem statystycznym jest dokumentem elektronicznym w rozumieniu powyŝszej ustawy, a tym samym na wyraŝenie jednoznacznej oceny czy GUS nie wystawiając urzędowych poświadczeń odbioru narusza przepisy ustawowe. Zdaniem NIK interpretacja GUS, Ŝe sprawozdanie statystyczne nie jest dokumentem elektronicznym, gdyŝ nie zostało wytworzone w systemie teleinformatycznym nadawcy, jest jednak interpretacją zbyt wąską. Redakcja art. 16 ustawy o informatyzacji skłania bowiem do wniosku, Ŝe zamiarem ustawodawcy było takie ujęcie przekazywania informacji do podmiotu publicznego, aby umoŝliwić obywatelom w jak najszerszy sposób korzystanie z systemów informatycznych podmiotów publicznych, z zachowaniem wszelkich gwarancji przewidzianych przez prawo. Dodatkowym argumentem za przyjęciem koncepcji szerokiego rozumienia pojęcia dokumentu elektronicznego jest fakt, Ŝe nieterminowe przekazanie danych statystycznych jest karane grzywną (art. 58 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej. JeŜeli bowiem ustawodawca przewiduje negatywne konsekwencje niedopełnienia obowiązku, to podmiot zobowiązany powinien mieć zagwarantowaną moŝliwość skorzystania z ustawowych rozwiązań słuŝących potwierdzeniu realizacji obowiązku.. 3

4 3. NIK pozytywnie ocenia budowę systemu eregon, który umoŝliwia osobom posiadającym bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy waŝnego certyfikatu kwalifikowanego, na składanie elektronicznych wniosków RG-1 i RG-2 o wpis lub skreślenie podmiotu z rejestru REGON. Działania te prowadzono stosownie do przepisów art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 10 i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania słuŝb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej 11. System został oddany do uŝytku 30 czerwca 2008 r. i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru składanego wniosku. Do tego czasu GUS na swojej stronie internetowej udostępniał jedynie informacyjnie formularze związane z obsługą tego rejestru. 4. NIK pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości ocenia obsługę drogą elektroniczną krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju, zwanego "rejestrem terytorialnym" albo TERYT. Dane systemu TERYT są udostępniane poprzez stronę internetową GUS. Do dnia zakończenia kontroli (4 lipca 2008 r.) brak było jednak moŝliwości przesyłania drogą elektroniczną formularzy z danymi do ww. rejestru, pomimo iŝ zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym powinno być to moŝliwe juŝ od 1 maja 2008 r. Przyczyną opóźnień są plany GUS, zgodnie z którymi podjęcie prac nad modernizacją rejestru i przyjmowanie danych drogą elektroniczną nastąpi w ramach przygotowań do prac nad Powszechnym Spisem Rolnym 2010 r. i Narodowym Spisem Powszechnym 2011 r. 5. NIK krytycznie ocenia uchybienie polegające na niedostosowaniu regulacji wewnętrznych (np. instrukcji kancelaryjnej) do postępowania z dokumentami elektronicznymi, którymi GUS posługuje się w praktyce swojej działalności. Prace nad dostosowaniem regulacji wewnętrznych do nowych zadań zostały podjęte w marcu 2008 r. z terminem ich zakończenia do końca lipca 2008 r. NIK zwraca uwagę, Ŝe zmiany w regulacjach wewnętrznych powinny zostać wprowadzone przed faktycznym rozpoczęciem działalności regulowanej zmienionymi przepisami 10 Dz. U. z 2007 r. Nr 55, poz ze zm. 11 Dz. U. Nr 69, poz. 763 ze zm. 4

5 6. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia udostępnianie przez GUS aktów prawnych w formie elektronicznej. Dzienniki Urzędowe Głównego Urzędu Statystycznego w formie elektronicznej i papierowej powstają z jednego pliku źródłowego. Wersje elektroniczne dzienników dostępne są informacyjnie w Biuletynie Informacji Publicznej w plikach pdf juŝ od stycznia 2001 r. 7. NIK pozytywnie ocenia udział GUS w pracach nad realizacją platformy e-puap. GUS uczestniczył w spotkaniach z zespołem projektowym e-puap działającym w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, przedstawiając moŝliwości współpracy z tą platformą, w szczególności w zakresie udostępniania rejestrów REGON i TERYT oraz własne oczekiwania. 8. NIK odnotowała fakt, Ŝe Główny Urząd Statystyczny jest zainteresowany powstaniem i wykorzystywaniem przyszłej sieci STAP. Przedstawiciele GUS nie uczestniczyli wprawdzie bezpośrednio w projekcie STAP prowadzonym przez MSWiA, brali udział w pracach Rady Programowej do spraw programu wieloletniego Rozwój telekomunikacji i poczty w dobie społeczeństwa informacyjnego. Została ona powołana zarządzeniem b. Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 28 marca 2006 r. Program ten tematycznie mieścił się w zakresie ponadsektorowego projektu STAP. Jednym z zadań tego programu było zadanie pod nazwą Systemy i sieci teleinformatyczne dla potrzeb administracji państwowej. W dniu 9 października 2006 r. ówczesne Ministerstwo Transportu skierowało do Rady Programowej wniosek o wyraŝenie zgody na odstąpienie od realizacji programu z uwagi na brak potwierdzenia zainteresowania tym tematem przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji głównego beneficjenta. Uczestniczący w pracach Rady przedstawiciel GUS nie wyraził poparcia dla tego wniosku, uzasadniając to m.in. potrzebą istnienia sieci teleinformatycznej administracji publicznej oraz zainteresowaniem GUS w przyłączeniu się do niej. 9. Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o: 1. RozwaŜenie moŝliwości wystawiania urzędowego potwierdzenia odbioru nadawcom sprawozdań statystycznych poprzez Portal Sprawozdawczy i dokumentów elektronicznych przesyłanych pocztą elektroniczną, 5

6 2. Skrócenie planowanego terminu umoŝliwienia wnoszenia w postaci elektronicznej, za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej albo na informatycznych nośnikach danych, formularzy związanych z obsługą rejestru TERYT w celu zgłaszania zmian, 3. Ustalenie wewnętrznych regulacji postępowania z dokumentami elektronicznymi. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Prezesa o nadesłanie, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 i 2 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego,. przysługuje Panu Prezesowi prawo zgłoszenia do Kolegium NajwyŜszej Izby Kontroli umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków, zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. /-/ Stanisław Jarosz Wiceprezes NajwyŜszej Izby Kontroli 6