STUDIUM WYKONALNOŚCI PROJEKTU. Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług

Transkrypt

1 Akceptuję: Marszałek Województwa Mazowieckiego Adam Struzik STUDIUM WYKONALNOŚCI PROJEKTU p.n.: Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług Lokalizacja: Inwestor: Województwo Mazowieckie Województwo Mazowieckie Wykonawca studium: Zespół pod kierownictwem Zenona Biniek Projekt i koordynacja: Informatyk Urzędu Warszawa, 2012

2 SPIS TREŚCI 1. Wnioski z przeprowadzonej analizy - podsumowanie Definicja projektu Charakterystyka projektu Podstawowe informacje Polityka rządowa /regionalna; powiązania Analiza otoczenia społeczno gospodarczego projektu Zidentyfikowane problemy Logika interwencji Cele projektu oddziaływanie Komplementarność z innymi działaniami/ programami Rezultaty Produkty Analiza instytucjonalna Wykonalność instytucjonalna projektu. Status prawny beneficjenta Trwałość projektu Analiza prawna wykonalności inwestycji Promocja projektu Pomoc publiczna Analiza techniczna Opis stanu aktualnego Założenia funkcjonalne projektu Koszty projektu Analizy specyficzne dla sektora Analiza finansowa Nakłady inwestycyjne na realizację projektu Przychody operacyjne Koszty operacyjne Rachunek przepływów pieniężnych inwestora w okresie realizacji i eksploatacji inwestycji Analiza ekonomiczna Opis i kwantyfikacja efektów społecznych inwestycji Analiza oddziaływania na środowisko

3 1. Wnioski z przeprowadzonej analizy - podsumowanie Celem projektu jest usprawnienie działania samorządowej administracji publicznej na terenie województwa mazowieckiego. W wyniku projektu powstanie nowoczesny portal korporacyjny zapewniający świadczenie e-usług w administracji samorządowej na terenie województwa mazowieckiego. System będzie działał w strukturach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego zapewniając interoperacyjność różnych jednostek z terenu województwa mazowieckiego. Beneficjentem bezpośrednim jest Województwo Mazowieckie. Beneficjentami pośrednimi są pracownicy urzędu, delegatur oraz wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i spółek, a także mieszkańcy i przedsiębiorcy z terenu województwa mazowieckiego. W ramach projektu podjęte zostaną następujące zadania: Zadanie 1. Identyfikacja i analiza usług administracyjnych UMWM Zadanie 2. Portal korporacyjny UMWM Zadanie 3. Rozbudowa infrastruktury technicznej UMWM Zadanie 1. Wdrożenie portalu korporacyjnego winno być poprzedzone dogłębną analizą procesów biznesowych zachodzących w obrębie Urzędu Marszałkowskiego. Analizie poddany zostanie przede wszystkim zakres wymiany dokumentów i danych z delegaturami, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi i spółkami, a także innymi instytucjami, podmiotami gospodarczymi i interesantami. Procesy winny być opisane proceduralnie. Niezbędne jest przygotowanie dokumentacji wszystkich procedur. Istniejące luki w przepływie informacji dla potrzeb zarządzania powinny być usunięte, jeszcze zanim wprowadzony zostanie system informatyczny. Zadanie 2. W ramach zadania planowany jest rozwój systemów i aplikacji, a w szczególności rozwój technologii z dwuwarstwowej do trójwarstwowej internetowej. W ramach portalu korporacyjnego UMWM wydzielone będą dwie podstawowe części: Moduły platformy Back-Office, Moduły platformy Front-Office. Moduły platformy Back-Office owej skoncentrowane będą na obsłudze działalności wewnętrznej Urzędu, zawierając odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie służące realizacji wewnętrznej pracy Urzędu oraz dostarczą - poprzez moduły integracyjne - danych i funkcji dla platformy modułów Front-Office wych. Platforma Front-Office owa zrealizuje komunikację pomiędzy Urzędem a podmiotami zewnętrznymi, dostarczy usług udostępnionych w środowisku sieci Internet. Moduły platformy Front-Office związane będą ze sferą działalności Urzędu związaną bezpośrednio z obsługą klientów zewnętrznych Urzędu. Moduły tej warstwy wykorzystywać będą przede 3

4 wszystkim technologię internetową w celu świadczenia szeroko pojętych usług przez Urząd w zakresie obsługi klientów. Elementami tej warstwy będą: Witryna zewnętrzna Urzędu dostarczająca informacje dotyczące działalności Urzędu oraz inne informacje publikowane w sieci Internet dla instytucji i firm zewnętrznych oraz obywateli; Portal aplikacyjny agregujący i prezentujący usługi Urzędu świadczone dla podmiotów zewnętrznych (instytucji, firm oraz obywateli). Warto zwrócić uwagę, że funkcjonowanie portalu aplikacyjnego angażuje systemy z warstwy Back-Office (czyli moduły wewnętrzne Urzędu) poprzez planowaną warstwę architektury integracyjnej. W ramach zadania planowana jest realizacja następujących działań: 1. Wprowadzenie obiegu dokumentów elektronicznych bazujących na formacie XML oraz nagłówkach kopertujących XML wraz z narzędziami składania podpisu cyfrowego (polepszenie efektywności działania struktur TW, dostosowanie do wymogów regulacji prawnych); 2. Budowa archiwum dokumentów elektronicznych (usprawnienie działania struktur TW, dostosowanie do wymogów regulacji prawnych); 3. Budowa repozytorium szablonów dokumentów elektronicznych (usprawnienie i ujednolicenie procesów); 4. Budowa systemów pracy grupowej zintegrowanych z obiegiem dokumentów, repozytoriami i efektywnym systemem zarządzania szkoleniami (obniżenie kosztów działania struktur administracyjnych, kosztów utrzymania systemów, kosztów szkoleń pracowników poprzez ujednolicenie interfejsów, podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemów ICT); 5. Migracja serwerów z wersji Windows Server 2003 do Windows Server 2008 R2 (bezpieczeństwo odporność na podatności i ataki oraz możliwość zapewnienia opieki serwisowej producenta); 6. Migracja serwerów MS SQL z wersji MS SQL 2000,2005 do MS SQL 2008 R2; 7. Wirtualizacja systemów serwerowych oraz wybranych aplikacji desktopowych (obniżenie kosztów utrzymania systemów, podwyższenie ich dostępności i bezpieczeństwa); 8. Wprowadzenie polityk bezpieczeństwa zawierających konieczność uwierzytelniania na bazie certyfikatów (bezpieczeństwo i dostosowanie do regulacji prawnych); 9. Przygotowanie standardowych obrazów systemów desktop bazujących na Windows 7 i uwzględniających zmodyfikowane polityki bezpieczeństwa (bezpieczeństwo systemów, dostosowanie do regulacji prawnych, obniżenie kosztów zarządzania i utrzymania); 4

5 10. Wprowadzenie jednolitego, zintegrowanego z wymienionymi systemami środowiska pakietu biurowego (podniesienie efektywności działania, obniżenie kosztów eksploatacji, obniżenie kosztów szkoleń, podniesienie bezpieczeństwa danych). 11. Wprowadzenie zintegrowanego systemu zarządzanie zasobami teleinformatycznymi UMWM. 12. Budowa platformy Front-office wraz z katalogiem e-usług dla klientów zewnętrznych Zadanie 3. Niezbędna jest rozbudowa infrastruktury technicznej urzędu w zakresie sprzętu dedykowanego do obsługi portalu korporacyjnego. W ramach zadania planowany jest zakup wydajnego serwera. A. Cele (oddziaływanie) projektu. Można zaobserwować systematyczny rozwój e-usług w samorządowej administracji publicznej. Wzrasta świadomość społeczeństwa o możliwych zastosowaniach Internetu. Zgodnie z wynikami badań (źródło: Diagnoza Społeczeństwa Informacyjnego na Mazowszu przygotowana przez Millward Brown SMG/KRC dla Agencji Rozwoju Mazowsza S.A.) na Mazowszu istnieje duże zapotrzebowanie wśród obywateli i firm na e-usługi administracji publicznej. Wśród obywateli aż 61% mieszkańców Mazowsza (bez Warszawy) korzysta z Internetu, w tym 66% użytkowników Sieci korzysta ze stron internetowych urzędów i instytucji w poszukiwaniu formularzy i informacji o sposobie załatwiania spraw, 34% chciałoby załatwić sprawę on-line. Jest to więc liczna grupa potencjalnych odbiorców, którym urząd stworzy możliwość korzystania z e-usług. Jeszcze większe zapotrzebowanie na e-usługi urzędu istnieje wśród przedsiębiorców na Mazowszu. 100% firm wykorzystuje Internet, w tym 58% z nich stosuje Internet w kontaktach z urzędami, 38% do załatwiania spraw w urzędzie. Jednocześnie za najważniejszy element rozwoju informatyzacji firmy uznały właśnie rozwój e-urzędu (37%). Wyniki badania pokazują, że istnieje duża potrzeba rozwoju e-usług oraz zapewnienie mieszkańcom i firmom województwa mazowieckiego powszechnego dostępu do usług on-line na całym obszarze regionu, w tym zwłaszcza świadczonych przez administrację lokalną i regionalną. Oddziaływaniem końcowym projektu jest przede wszystkim zwiększenie dostępności do różnych usług on-line, na poziomie realizowanym w krajach UE. Celem głównym projektu Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług jest: - zastosowanie technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych podnoszących efektywność pracy UMWM w Warszawie oraz usprawnienie obsługi obywateli. Cele pośrednie projektu to: - usprawnienie administracji wspomaganej przez nowoczesne technologie 5

6 i instytucji Studium wykonalności projektu pn.: Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa - udostępnienie oferty usług on-line spełniającej potrzeby obywateli, przedsiębiorców Cele szczegółowe projektu: - centralizacja procesów i usług - dostosowanie funkcjonalności urzędu do aktualnych przepisów prawa - budowa systemu zunifikowanej komunikacji - zastosowanie norm dostępności do e-usług - uruchomienie usług on-line dla firm, instytucji i obywateli na możliwie wysokich poziomach (interakcja, dwustronna interakcja, transakcja). Zbudowanie wspólnej platformy Back Office, która umożliwi wymianę dokumentów i informacji znacząco przyśpieszy wymianę informacji i podniesie efektywność współpracy pracowników urzędu oraz jednostek położonych w różnych rejonach Mazowsza. Przyczyni się do efektywniejszej realizacji zadań statutowych UMWM. Platforma Front-Office wraz z szeroką gamą e-usług pozwoli dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, zarówno obywateli, przedsiębiorców jak i instytucji, zainteresowanych działalnością UMWM oraz świadczonymi usługami. Projekt i jego potencjalne oddziaływanie wykazują pełną zgodność z celami RPO WM , Priorytetu II Działania 2.2. Udostępnienie usług on-line jest w pełni zgodne z celem Działania 2.2, jakim jest rozwój e-usług dla obywateli. Cel główny projektu przyczyni się bezpośrednio do realizacji celu głównego Priorytetu II RPO WM , mówiącego o rozwoju społeczeństwa informacyjnego poprzez wsparcie przedsięwzięć wynikających ze Strategii e-rozwoju Województwa Mazowieckiego na lata Cele pośrednie projektu przyczyniają się wprost do realizacji dwóch celów szczegółowych Priorytetu II, tj.: - Przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu. - Rozwój e- usług dla obywateli Priorytet II ukierunkowany jest na działania mające na celu niwelowanie dysproporcji w rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych, szczególnie na obszarach o niskim wskaźniku potencjału e-rozwoju. Projekt skierowany jest również do mieszkańców powiatów o niskim potencjale e-rozwoju z obszaru woj. Mazowieckiego. Realizacja dzięki projektowi celów priorytetu II przekłada się na realizację celów szczegółowych RPO WM, w szczególności celu 1. Rozwój gospodarki regionu, w tym gospodarki opartej na wiedzy, który zakłada m.in. rozwój gospodarki regionalnej i jej innowacyjności poprzez działania związane z budową społeczeństwa informacyjnego, jak również dążenie do przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu, którym zagrożone są tereny pozametropolitalne, a także tworzenie warunków dla upowszechniania i zwiększenia dostępności e-usług. Projekt przyczyni się więc do budowy e-infrastruktury na Mazowszu i zwiększenia jej dostępności dla mieszkańców. Zastosowanie nowoczesnych technologii 6

7 w administracji oraz wyjście z ofertą usług on-line przyczyni się do budowy społeczeństwa informacyjnego w regionie. Celem głównym RPO WM jest POPRAWA KONKURENCYJNOŚCI REGIONU I ZWIĘKSZANIE SPÓJNOŚCI SPOŁECZNEJ, GOSPODARCZEJ I PRZESTRZENNEJ WOJEWÓDZTWA. Projekt wykazuje zgodność z celem głównym RPO WM, w szczególności ma wpływa na: - Poprawę konkurencyjności regionu Projekt ma wpływ na konkurencyjność w skali regionalnej, ponieważ jest skierowany do obywateli, przedsiębiorców i instytucji z całego województwa mazowieckiego. Poprzez udostępnienie nowoczesnych kanałów komunikacji z urzędem zwiększy się komfort życia obywateli, w tym przedsiębiorców. Podniesie się atrakcyjność regionu jako miejsca do zamieszkania i prowadzenia działalności gospodarczej. - Spójność regionu : - w aspekcie ekonomicznym Projekt swoim zasięgiem obejmuje województwo mazowieckie. Jest m.in. realizowany na obszarach problemowych województwa wskazane w Planie Zagospodarowania Przestrzennego WM (Radom, Ostrołęka, Płock). Poprawa komunikacji z urzędem poprzez skierowanie e-usług do przedsiębiorców, którzy stanowią część klientów urzędu, oznacza poprawę warunków do inwestowania, również na obszarach problemowych. Wyrównanie szans w dostępie do usług pośrednio przyczynia się do zmniejszenia różnic w poziomie rozwoju gospodarczego. - w aspekcie społecznym Projekt realizowany jest m.in. w dwóch miastach o szczególnie wysokiej stopie bezrobocia (Ostrołęka, Radom), obejmuje natomiast swoim zasięgiem oddziaływania też pozostałe obszary o wysokiej stopie bezrobocia w stosunku do średniej wojewódzkiej. Poprzez łatwość w dostępie do usług urzędu dla mieszkańców tych obszarów wpłynie na poprawę jakości i warunków życia. Poprawa warunków dla przedsiębiorców przyczyni się do generowana nowych miejsc pracy. Projekt eliminuje wykluczenie z powodów ekonomicznych grup społecznych z obszarów o wysokim bezrobociu, gdyż e-usługi będą powszechnie dostępne. - w aspekcie przestrzennym Projekt w szczególności skierowany jest do mieszkańców powiatów o niskim potencjale e- rozwoju z obszaru woj. mazowieckiego. Przyczyni się więc do budowy e-infrastruktury na tych obszarach i zwiększenia jej dostępności dla mieszkańców. Stworzenie możliwości korzystania z e-usług, bez konieczności osobistego stawiania się w instytucji, pobudzi potrzebę rozwoju kompetencji społeczeństwa w zakresie informatyki, a także inwestycje i rozwój na tych obszarach infrastruktury technicznej umożliwiającej dostęp do Internetu. - Efekt synergiczny na inne sfery społeczno-gospodarcze niż przedmiot projektu Efekty realizacji projektu skutkują pozytywnymi zmianami w innych obszarach rozwoju społeczno-gospodarczego: 7

8 - rozwój kapitału społecznego wzrost poziomu życia, zaufania i zadowolenia z usług instytucji publicznych - kształtowanie wizerunku województwa mazowieckiego jako nowoczesnego, otwartego na obywateli i ich potrzeby - rozwój społeczeństwa informacyjnego - pobudzanie społeczeństwa i instytucji do korzystania z nowoczesnych form komunikacji z urzędem drzewa. Poniżej przedstawiamy cel bezpośredni wraz z celami pośrednimi projektu w formie Rysunek 1. Drzewo celów Szybki dostęp do informacji, efektywna wymiana informacji między pracownikami i jednostkami Podniesienie efektywności działania Urzędu na poziomie działów, procesów i zadań Wzrost liczby obywateli korzystających z udostępnionych usług on-line Wzrost liczby instytucji korzystających z udostępnionych usług on-line Efekty/rezultaty Cel kluczowy Zastosowanie technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych podnoszących efektywność pracy UMWM oraz usprawnienie obsługi obywateli Cele pośrednie Usprawnienie administracji wspomaganej przez nowoczesne technologie Udostępnienie oferty usług on-line spełniającej potrzeby obywateli, przedsiębiorców i instytucji Budowa systemu zunifikowanej komunikacji Dostosowanie funkcjonalnośc i urzędu do aktualnych przepisów prawa Centralizacja procesów i usług. Zastosowanie norm dostępności do e-usług Uruchomienie usług on-line na możliwie wysokich poziomach dla instytucji i firm Uruchomie nie usług on-line na możliwie wysokich poziomach dla obywateli Źródło: Opracowanie własne B. Rezultaty projektu. Projekt, na który składają się: 8

9 rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej budowa platformy Back-Office i Front-Office i udostępnienie usług publicznych on-line przyniesie korzyści w postaci: możliwości korzystania z usług publicznych on-line możliwości efektywnego korzystania z wdrożonych aplikacji Powyższe korzyści można skwantyfikować w następujący sposób: Tabela 1. Rezultaty projektu Nazwa wskaźnika Liczba osób korzystających z usług on-line Liczba publicznych ośrodków ochrony zdrowia świadczących usługi on-line dla obywateli Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Zakładana wartość w roku docelowym 2015 Częstotliwość pomiaru wskaźnika osoby rocznie szt. - - rocznie Liczba pracowników biorących udział w szkoleniach e-learningowych Liczba osób korzystających z Publicznych Punktów Dostępu do Internetu (PIAP) Liczba użytkowników objętych systemem antywirusowym Liczba użytkowników objętych systemem autentyfikacji Liczba użytkowników objętych systemem identyfikacji Liczba instytucji administracji publicznej świadczących usługi dla obywateli on-line Liczba jednostek naukowych korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych Liczba osób, które zyskały możliwość używania podpisu elektronicznego Liczba użytkowników udostępnionych rejestrów publicznych Liczba wdrożonych elektronicznych obiegów dokumentów osoby - - osoby/rok - - osoby - - osoby osoby szt. 0 1 szt - - szt - 1 osoby osoby - - szt. 0 1 rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie 9

10 Nazwa wskaźnika Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) dla kobiet Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) dla mężczyzn Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Zakładana wartość w roku docelowym 2015 szt. - - szt. - - szt. - - Częstotliwość pomiaru wskaźnika rocznie rocznie rocznie Tabela 2. Sposób oszacowania rezultatów Wskaźnik Liczba osób korzystających z usług online Liczba użytkowników objętych systemem autentyfikacji Liczba użytkowników objętych systemem identyfikacji Liczba instytucji administracji publicznej świadczących usługi dla obywateli on-line Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych Liczba osób, które zyskały możliwość używania podpisu elektronicznego Liczba wdrożonych elektronicznych obiegów dokumentów Źródło: Opracowanie własne Założenia i sposób obliczenia wskaźnika Przyjęte założenia: Liczba usług na różnych poziomach: 170 Liczba dni w roku: 365 Z każdej e-usługi skorzysta przynajmniej 1 użytkownik dziennie Wynik: Liczba pracowników UMWM oraz delegatur: 1120 Liczba pracowników UMWM oraz delegatur: 1120 UMWM w Warszawie: 1 UMWM w Warszawie: 1 Liczba pracowników UMWM oraz delegatur: 1120 System Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami Sposób pomiaru Statystyki platformy Front- Office Rejestr użytkowników platformy Back-Office Rejestr użytkowników platformy Back-Office Beneficjent projektu Beneficjent projektu Rejestr wystawionych certyfikatów Protokół odbioru systemu. C. Produkty projektu. Bezpośrednimi, materialnymi efektami realizacji przedsięwzięcia będą: sprzęt komputerowy (serwery, skaner) oprogramowanie systemowe i biurowe platforma Back-Office i Front-Office Powyższe produkty można skwantyfikować w następujący sposób: Tabela 3. Produkty projektu 10

11 Nazwa wskaźnika Liczba rozbudowanych lokalnych lub regionalnych bezpiecznych systemów transmisji danych Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Wartość wskaźnika w roku 2013 Zakładana wartość w roku docelowym 2014 Częstotliwo ść pomiaru wskaźnika szt rocznie Wyszczególnienie produktów Nie dotyczy Liczba stron internetowych o funkcjonalności umożliwiającej kontakt on-line obywatela z urzędem szt rocznie Podportale dziedzinowe (wg wykazu dziedzin z mazovia.eu Liczba utworzonych stron internetowych szt rocznie Liczba wdrożonych systemów antywirusowych szt rocznie Podportale dziedzinowe (wg wykazu dziedzin z mazovia.eu Nie dotyczy Liczba wdrożonych systemów archiwizacji i backupu danych szt rocznie Moduł backup Liczba wdrożonych systemów bezpieczeństwa sieci szt rocznie Nie dotyczy Liczba wdrożonych systemów elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach publicznych szt rocznie System EZD Liczba wdrożonych systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów w jednostkach publicznych szt rocznie Moduł archiwizacji systemu EZD Liczba wdrożonych systemów identyfikacji i autentykacji szt rocznie Liczba wdrożonych systemów intranetu w jednostkach publicznych Moduł identyfikacji i autoryzacji platformy Back-Office szt rocznie Platforma Back Office Liczba utworzonych aplikacji lub udostępnionych usług teleinformatycznych szt rocznie Moduły back-office: - system operacyjne i sieciowe; - system bazodanowy oparty m. in. na RDBMS; - lokalne systemy pracy biurowej (OFFICE - osobiste środowisko pracy) - elektroniczny system zarządzania dokumentami -zarządzanie przepływem pracy (WF, Workflow) - skanowanie dokumentów i ich archiwizacja Liczba rejestrów publicznych szt rocznie Nie dotyczy 11

12 Nazwa wskaźnika udostępnionych online Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Wartość wskaźnika w roku 2013 Zakładana wartość w roku docelowym 2014 Częstotliwo ść pomiaru wskaźnika Wyszczególnienie produktów Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 1 Informacja szt rocznie - Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 2 - Interakcja Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 3 dwustronna interakcja Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 4 transakcja szt rocznie szt rocznie szt rocznie Usługi udostępnione poprzez platformę Front-Office wykaz wybranych usług świadczonych prze departamenty Usługi udostępnione poprzez platformę Front-Office- wykaz wybranych usług świadczonych prze departamenty e-usługa opłaty środowiskowe Liczba uruchomionych PIAP szt rocznie Nie dotyczy Źródło: Opracowanie własne D. Przewidywane nakłady inwestycyjne. Nakłady w ujęciu wartościowym obejmują: Tabela 4. Zestawienie kosztów projektu Zadanie 1. Identyfikacja i analiza usług administracyjnych UMWM zł Zadanie 2 Portal korporacyjny UMWM zł Zadanie 3 Rozbudowa infrastruktury technicznej UMWM zł Koszty bezpośrednie kwalifikowane Koszty pośrednie kwalifikowane Ogółem wydatki kwalifikowane dla projektu Źródło: Opracowanie własne zł zł zł W fazie wdrożenia wystąpią koszty pośrednie kwalifikowane. Składają się na nie: - koszty studium wykonalności zł - promocja projektu zł Koszty niekwalifikowane projektu 0,00 zł Powyższe kwoty obejmują VAT jako koszt kwalifikowany beneficjent nie dokona odliczenia. Nakłady w okresie eksploatacji zostały uwzględnione w przepływach finansowych projektu. 12

13 Poniżej przedstawiono zestawienia tabelaryczne źródeł finansowania projektu. Tabela 5. Źródła finansowania (w zł) ROK Kapitał własny prywatny Lokalny poziom Regionalny poziom Centralny poziom Krajowy wkład publiczny Dotacja UE Obligacje i inne zasoby finansowe Kredyty EBI Pozostałe kredyty Finansowanie inwestycji ogółem Tabela 6. Struktura źródeł finansowania (w %) ROK Kapitał własny prywatny Lokalny poziom Regionalny poziom 15,00% 15,00% 15,00% 4 Centralny poziom Krajowy wkład publiczny 15,00% 15,00% 15,00% 5 Dotacja UE 85,00% 85,00% 85,00% 6 Obligacje i inne zasoby finansowe Kredyty EBI Pozostałe kredyty Finansowanie inwestycji ogółem 100,00% 100,00% 100,00% Finansowanie kosztów kwalifikowanych przez dotacje UE 85,00% 85,00% 85,00% Planowana struktura finansowania jest zgodna z założeniami RPO. E. Harmonogram projektu oraz trwałości. A. Rozpoczęcie procesu przetargowego: Procedury przetargowe dla poszczególnych zadań zostaną rozpoczęte w II kwartale 2013 roku. B. Rozpoczęcie działania projektu: Data rozpoczęcia realizacji projektu III kwartał 2012 roku. C. Zakończenie projektu: Planowana data zakończenia płatności IV kwartał 2014 roku 13

14 Tabela 7. Harmonogram realizacji projektu Zadanie III I kw II III IV I II III kw. kw kw. kw. kw kw kw. Zad. 1. Identyfikacja i analiza usług administracyjnych UMWM Etap 1. Definicja procesów biznesowych UMWM Etap. 2 Identyfikacja e-usług IV kw. Zad. 2. Portal korporacyjny UMWM Etap 1. Platforma Back-Office Etap 2. Platforma Front-Office Etap 3. Modernizacja i rozbudowa platformy cyfrowej umożliwiającej obsługę portalu dla 1200 licencji aktywnych Zad. 3. Rozbudowa infrastruktury technicznej Etap 1. Serwer topologia wirtualnych serwerów arch. SAN 1 szt. Koszty pośrednie Studium wykonalności Promocja Źródło: Opracowanie własne Projekt będzie funkcjonować w okresie długoterminowym. Finansowanie utrzymania składników materialnych (sprzęt) i niematerialnych (oprogramowanie) otrzymanych w wyniku inwestycji, jak również kosztów eksploatacyjnych wdrożonego projektu odbywać się będzie z budżetu UMWM. Beneficjent gwarantuje utrzymanie projektu, przez co najmniej 5 lat od chwili zakończenia jego realizacji. Nakłady w okresie eksploatacji zostały uwzględnione w przepływach finansowych projektu. F. Spełnienie przez projekt kryteriów strategicznych L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium 1 Zgodność z kierunkami Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku 2020 rozwoju województwa Kierunek 1.1. Rozwój społeczeństwa informacyjnego i teleinformatyzacji Planowane działania: - działania zmierzające do zapewnienia mieszkańcom województwa powszechnego dostępu do usług on-line na całym obszarze regionu, w tym zwłaszcza W projekcie zostaną podjęte działania wpisujące się wprost w kierunek 1.1 strategii. Zbudowana zostanie platforma front office wraz z udostępnieniem szeregu e-usług skierowanych do obywateli, przedsiębiorców oraz pracowników urzędu 14

15 L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium świadczonych przez administrację lokalną i regionalną oraz inne podmioty realizujące zadania publiczne Kierunek 1.6. Intensyfikacja działań na rzecz rozwiązywania problemów społecznych Planowane działania: - zapobieganie wykluczeniu społecznemu, poprzez eliminowanie przyczyn i skutków ubóstwa, bezrobocia, bezdomności, alkoholizmu i narkomanii oraz niepełnosprawności (osób i rodzin oraz sprawujących nad nimi opiekę); - wspieranie działań prowadzących do likwidacji barier (architektonicznych, komunikacyjnych, społecznych i innych), utrudniających osobom niepełnosprawnym możliwość równoprawnego uczestnictwa w życiu społecznym i zawodowym 2.3. Rozwój nowoczesnych technologii z wykorzystaniem własnego potencjału B+R Planowane działania: - wsparcie rozwoju sprawnych systemów teleinformatycznych i zapewnieniu dostępu do szerokopasmowego Internetu dla sfery publicznej i komercyjnej oraz rozwijaniu e-administracji publicznej, w tym budowy systemu informacji przestrzennej (SIP) dla województwa mazowieckiego, umożliwiającego powszechny dostęp do informacji i usług elektronicznych; - wsparcie inwestycji obejmujących, zarówno rozwój usług i baz informatycznych administracji samorządowej województwa, jak i dofinansowanie inwestycji podmiotów prywatnych oraz rozwoju komercyjnych sieci i usług na Mazowszu W projekcie zostaną podjęte działania wpisujące się wprost w kierunek 1.6 strategii. Portal korporacyjny UMWM spełniał będzie normy dostępności WWW (WCAG). Umożliwi to korzystanie z portalu wszystkim osobom bez względu na wiek, niepełnosprawność czy rodzaj używanego przez nich sprzętu. W ten sposób budowa portalu wspiera działania polegające na zapobieganiu wykluczeniu społecznemu osób niepełnosprawnych oraz likwidacji barier utrudniających wybranym grupom społecznym korzystanie z zasobów Internetu. W projekcie zostaną podjęte działania wpisujące się wprost w kierunek 2.3 strategii. Budowa portalu korporacyjnego, w tym udostępnienie e-usług dla obywateli i przedsiębiorców, wspiera działanie strategii zakładające rozwój e- administracji publicznej w województwie mazowieckim. Platforma front office umożliwi powszechny dostęp do informacji i usług elektronicznych. Plan Zagospodarowania Przestrzennego Województwa Mazowieckiego Polityka 2.2. Rozwój ponadlokalnych systemów infrastruktury technicznej Rekomendowane działania w zakresie systemów Projekt swoim zakresem wprost realizuje działania rekomendowane w polityce 2.2. Budowa w ramach portalu korporacyjnego systemu EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentami) sprzyja upowszechnianiu w pracy instytucji publicznej dokumentu 15

16 L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium telekomunikacyjnych przewidują m.in. tworzenie elektronicznego. Podobnie platforma front-office propaguje rozwiązań dających pracę z dokumentem elektronicznym oraz możliwość korzystania z służy upowszechnianiu i zastosowaniu rozwijającej się sieci Internetu w pracy administracji publicznej. infrastruktury informatycznej (m.in. upowszechnienie Internetu i jego zastosowań w pracy instytucji publicznych, dokument i podpis elektroniczny itp.) Regionalna Strategia Innowacji dla Mazowsza CEL STRATEGICZNY IV. kształtowanie i promowanie postaw proinnowacyjnych oraz pro przedsiębiorczych w regionie Cel operacyjny d. Wspieranie inicjatyw promujących rozpowszechnianie i wykorzystanie Internetu Poprzez budowę portalu korporacyjnego projekt wpisuje się działania celu operacyjnego d. Dzięki budowie portalu z e-usługami skierowanymi do obywateli wspierane będzie działanie polegające na promowaniu i rozpowszechnianiu wykorzystania Internetu. Planowane działania: Jednym z działań będzie promowanie wśród władz samorządowych wykorzystywania środków finansowych zapisanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Mazowsza na rozwój Internetu na tym obszarze, w szczególności zaś na obszarach słabo zurbanizowanych. W ramach promowania tych inicjatyw powinny zostać równie uwzględnione działania mające na celu promowanie wykorzystywania Internetu w działalności innowacyjnej oraz działania w zakresie rozwoju treści na poziomie lokalnym. Strategia e Rozwoju Województwa Mazowieckiego na lata Priorytet I. Stworzenie Zadania projektu bezpośrednio wpisują się systemu usług on line dla wprost w realizację założeń priorytetu. mieszkańców Projekt zakłada uruchomienie szeregu Priorytet I obejmuje usług on-line oraz upowszechnienie przedsięwzięcia dostępu do tych usług poprzez budowę ukierunkowane na portalu korporacyjnego. zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego dostępu do różnorodnych usług (nie tylko publicznych) świadczonych droga elektroniczna. Priorytet II. Pobudzanie rozwoju gospodarki opartej na wiedzy Priorytet II zakłada m.in. promowanie korzystania z usług publicznych on line wsród przedsiębiorstw oraz zwiększenie wsparcia na inwestycje władz publicznych na infrastrukturę społeczeństwa informacyjnego w regionie a Projekt wprost wpisuje się w działania na rzecz priorytetu II, ponieważ w ramach platformy front-office przewiduje się udostępnienie znacznej części e-usług skierowanych do przedsiębiorców z województwa mazowieckiego. Są oni bowiem w znacznej mierze petentami Urzędu Marszałkowskiego. 16

17 L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium w szczególności w rozwój systemów e usług na rzecz przedsiębiorców. Priorytet III. Przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu Priorytet III obejmuje działania ukierunkowane na wyrównywanie szans życiowych oraz zawodowych mieszkańców obszarów wiejskich oraz grup społecznych szczególnie zagrożonych wykluczeniem informacyjnym (np. niepełnosprawni, chorzy, bezrobotni, absolwenci szkół wiejskich, gospodynie domowe nieaktywne zawodowo, emeryci). Realizacja projektu poprzez budowę portalu wraz z katalogiem e-usług dla obywateli sprzyja włączeniu grup zagrożonych wykluczeniem informacyjnym w miastach i na wsi w krąg społeczeństwa wiedzy. Zapewnia bowiem powszechnie dostępne usługi świadczone drogą elektroniczną poprzez różnorodne kanały dostępu (Internet, rozwiązania mobilne). 2 Wpływ projektu na konkurencyjność województwa Konkurencyjność w układzie ponadlokalnym Projekt wpływa na konkurencyjność województwa mazowieckiego. Jest bowiem skierowany do obywateli, przedsiębiorców i instytucji z całego województwa mazowieckiego. Konkurencyjność w układzie regionalnym i krajowym Projekt ma wpływ na konkurencyjność w skali regionalnej, ponieważ jest skierowany do obywateli, przedsiębiorców i instytucji z całego województwa mazowieckiego. Poprzez udostępnienie nowoczesnych kanałów komunikacji z urzędem zwiększy się komfort życia obywateli, w tym przedsiębiorców. Podniesie się atrakcyjność regionu jako miejsca do zamieszkania i prowadzenia działalności gospodarczej. 3 Stopień innowacyjności Realizacja projektu znacząco wpłynie na stopień innowacyjności beneficjenta. Innowacyjność technologiczna i techniczna Architektura systemu będzie zgodna z podejściem SOA (ang. Service Oriented Architecture) oraz BPM (ang. Business Process Management). Zastosowany zostanie nowoczesny model wdrożeniowy ESB (Enterprise Service Bus) pozwalający na integrację aplikacji wewnętrznych i e-usług publicznych na wspólnej szynie usług. Jest to model przełomowy, znany od kilku lat, jednak dziś rzadko jeszcze stosowany w administracji publicznej. W praktyce oznacza to m.in: - wprowadzenie do architektury programowej modułu portalu pełniącego funkcję interfejsu graficznego w architekturze cienkiego klienta (przeglądarka). Portal zagreguje funkcjonalność poszczególnych usług realizowanych przez systemy dziedzinowe i udostępnionych na poziomie szyny usługowej, - wprowadzenie do architektury modułu szyny usługowej odpowiedzialnego za eksponowanie, bezpieczeństwo oraz komunikację usług systemów dziedzinowych, - w architekturze zostanie wyodrębniony moduł stanowiący repozytorium wszelkiej informacji niestrukturalnej (dokumenty), - w architekturze zostanie wyodrębniony moduł odpowiedzialny za realizację procesów biznesowych. Założenie to implikuje wyodrębnienie wszelkiej logiki procesowej z aplikacji dziedzinowych i przeniesienie jej na poziom silnika procesów biznesowych. Takie podejście gwarantuje możliwość łatwej zmiany procesów biznesowych w odpowiedzi na zmiany w organizacji i jej procesach, rozwiązanie takie pozwala na dokonywanie szybkich zmian w zaprojektowanych przepływach pracy bez ingerencji w działające systemy i aplikacje. - do budowy portalu zastosowana zostanie technologia trójwarstwowa oparta o procesy biznesowe, która jest zgodna z najnowszymi trendami. Wszystkie rozwiązania w ramach zintegrowanego systemu będą dostępne poprzez przeglądarkę internetową, nie zakłada się żadnej aplikacji dla końcowego użytkownika wykorzystującej interfejs tzw. grubego klienta. Organizacyjna i zarządcza Wdrożenie portalu korporacyjnego ma wpływ na innowacyjność organizacyjną i zarządczą, a w szczególności m.in.: - nowa architektura logiczna systemu (oparta na szynie ESB) gwarantuje 17

18 L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium wysoką odporność na zmiany w organizacji, łatwość zarządzania nią - nacisk na centralizację od strony programowej (wirtualizacji środowiska desktopowego), co wpłynie przede wszystkim na łatwość zarządzania i realizację polityki bezpieczeństwa - usprawnienie wymiany danych między różnym jednostkami, zunifikowanie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej - efektywny dostęp do informacji przez osoby zarządzające, co przekłada się na jakość podejmowanych decyzji biznesowych 4 Spójność regionu W aspekcie ekonomicznym Projekt swoim zasięgiem obejmuje województwo mazowieckie. W szczególności realizowany jest na obszarach problemowych województwa wskazane w Planie Zagospodarowania Przestrzennego WM (Radom, Ostrołęka, Płock). Poprawa komunikacji z urzędem poprzez skierowanie e- usług do przedsiębiorców, którzy stanowią część klientów urzędu, oznacza poprawę warunków do inwestowania, również na obszarach problemowych. Wyrównanie szans w dostępie do usług pośrednio przyczynia się do zmniejszenia różnic w poziomie rozwoju gospodarczego. W aspekcie społecznym Projekt realizowany jest m.in. w dwóch miastach o szczególnie wysokiej stopie bezrobocia (Ostrołęka, Radom), obejmuje natomiast swoim zasięgiem oddziaływania też pozostałe obszary o wysokiej stopie bezrobocia w stosunku do średniej wojewódzkiej. Poprzez łatwość w dostępie do usług urzędu dla mieszkańców tych obszarów wpłynie na poprawę jakości i warunków życia. Poprawa warunków dla przedsiębiorców przyczyni się do generowana nowych miejsc pracy. Projekt eliminuje wykluczenie z powodów ekonomicznych grup społecznych z obszarów o wysokim bezrobociu, gdyż e-usługi będą powszechnie dostępne. W aspekcie przestrzennym Projekt w szczególności skierowany jest do mieszkańców powiatów o niskim potencjale e-rozwoju z obszaru woj. mazowieckiego. Przyczyni się więc do budowy e-infrastruktury na tych obszarach i zwiększenia jej dostępności dla mieszkańców. Stworzenie możliwości korzystania z e-usług, bez konieczności osobistego stawiania się w instytucji wpłynie chociażby na inwestycje i rozwój na tych obszarach infrastruktury technicznej umożliwiającej dostęp do Internetu. 5 Zasięg przestrzennego oddziaływania projektu 6 Efekt synergiczny na inne sfery społeczno-gospodarcze niż przedmiot projektu Projekt zasięgiem oddziaływania obejmie województwo mazowieckie, ma więc zasięg regionalny. Realizowany będzie w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego oraz w pięciu delegaturach rozmieszczonych w pięciu miastach woj. mazowieckiego. Skierowany natomiast jest do wszystkich obywateli, przedsiębiorców i instytucji z woj. mazowieckiego, które mają potrzebę korzystania z usług publicznych udostępnianych przez urząd. Efekty realizacji projektu skutkują pozytywnymi zmianami w innych obszarach rozwoju społeczno-gospodarczego: - rozwój kapitału społecznego wzrost poziomu życia, zaufania i zadowolenia z usług instytucji - kształtowanie wizerunku województwa mazowieckiego jako nowoczesnego, otwartego na obywateli i ich potrzeby - rozwój społeczeństwa informacyjnego - pobudzanie społeczeństwa i instytucji do korzystania z nowoczesnych form komunikacji z urzędem G. Spełnienie kryteriów merytorycznych horyzontalnych - komplementarność 2 Komplementarność z innym projektem/ projektami Komplementarność przedmiotowa 1) Samorząd Województwa Mazowieckiego, działając poprzez Departament Geodezji i Kartografii UMWM w Warszawie realizuje projekt kluczowy: "Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu" - PRIORYTET I - Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu Działanie: 1.7. Promocja gospodarcza Przedmiotem projektu jest promocja gospodarcza Mazowsza poprzez baz wiedzy o tym regionie oraz wdrożenie systemów informatycznych umożliwiających szerokie wykorzystanie danych przestrzennych w procesach gospodarczych realizowanych w województwie mazowieckim. Celem jest wypromowanie Mazowsza jako regionu przyjaznego dla przedsiębiorców i nowych technologii. 18

19 2) Województwo Mazowieckie w ramach Działania 2.1 RPO WM (wartość projektu 2,38 mln zł, okres realizacji ) realizuje projekt BUDOWA I WDROŻENIE PLATFORMY ELEKTRONICZNEJ DLA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIA W URZĘDZIE MARSZAŁKOWSKIM WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO. Nadrzędnym celem projektu jest dostarczenie nowoczesnych usług teleinformatycznych w postaci cyfrowej dla mieszkańców, urzędów i instytucji oraz podmiotów gospodarczych w celu dalszego wzrostu atrakcyjności województwa mazowieckiego oraz dalszego wzrostu sprawności zarządzania urzędem marszałkowskim. Projekt Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług jest komplementarny z powyższymi projektami w zakresie: - promowania i upowszechniania elektronicznej administracji w całym regionie Mazowsza - wzrostu innowacyjności województwa mazowieckiego - tworzenia społeczeństwa informacyjnego - poprawy poziomu i jakości życia mieszkańców Mazowsza - podniesienie atrakcyjności regionu Komplementarność geograficzna Projektem komplementarnym geograficznie jest poniższy projekt kluczowy realizowany przez Samorząd Województwa Mazowieckiego, działając poprzez Departament Geodezji i Kartografii: "Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa - Priorytet II - e-rozwój Województwa Mazowieckiego, w Działanie Rozwój e-usług Projekt ten ma na celu poprawę funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego województwa mazowieckiego (gmin i powiatów) poprzez zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego powszechnego dostępu do różnorodnych usług świadczonych drogą elektroniczną na całym obszarze regionu Powyższy projekt i projekt Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług służą temu samemu celowi nadrzędnemu, czyli rozwojowi e-usług w woj. mazowieckim, natomiast pierwszy z nich dotyczy e-usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego na poziomie lokalnym, natomiast drugi na poziomie regionalnym. Oba projekty ściśle się uzupełniają. Komplementarność funkcjonalna Komplementarne z projektem Portal korporacyjny UMWM są projekty realizowane przez Agencję Rozwoju Mazowsza S.A.: 1) Projekt kluczowy Internet dla Mazowsza (IDM) (RPO WM na lata ), czyli budowa dystrybucyjnej sieci szerokopasmowej. Celem projektu jest wybudowanie sieci szkieletowej i dystrybucyjnej szerokopasmowego dostępu do Internetu dla mieszkańców Mazowsza oraz podmiotów gospodarczych działających na terenie regionu. Dzięki budowie sieci szerokopasmowej, zapewniony zostanie dostęp do powszechnego i taniego Internetu, co przełoży się na zwiększenie poziomu korzystania z usług elektronicznych 2) ITeraz Mazowsze II (EFS)- projekt szkoleniowy, którego głównym celem jest przekazanie odbiorcom projektu nowych kwalifikacji, a także uzupełnienie i podwyższenie posiadanych umiejętności z zakresu społeczeństwa informacyjnego. Uczestnicy szkoleń zdobędą wiedzę o różnych możliwościach związanych z wykorzystaniem komputera i Internetu w komunikacji, pracy, rozwoju instytucji, organizacji, w tym e- usług z różnych dziedzin. 3) Rozwój e-usług i ich dostępu dla obywateli w ramach Mazowieckiej Sieci Społeczeństwa Informacyjnego M@zowszanie (RPO WM na lata ) projekty podnoszące kompetencje w zakresie korzystania z Internetu projekt zmierzający do eliminowania wykluczenia informacyjnego 19

20 w województwie. W celu rozpowszechniania e-usług i idei społeczeństwa informacyjnego wśród mieszkańców powstanie tzw. Sieć Centrów Kompetencji na Mazowszu, która będzie służyć jako interaktywne i stacjonarne miejsca dostępu do e-usług, w tym edukacji oraz stanowić będzie źródło informacji kulturalnej i gospodarczej. Ma się to przyczynić do poszerzenia wiedzy z zakresu możliwości wykorzystania Internetu przez osoby, które do tej pory miały trudności z dostępem i użytkowaniem Internetu. Budowa sieci szerokopasmowej oraz projekty szkoleniowe podnoszące kompetencje w zakresie korzystania z Internetu są uzupełniającymi przedsięwzięciami, dzięki którym wzmocnione będą efekty projektu Portal korporacyjny UMWM, w szczególności cele nadrzędne: - upowszechnienie korzystania z usług on-line wśród obywateli - zastosowanie technologii informacyjnych podnoszących efektywność pracy administracji Komplementarność międzyfunduszowa Projekt, poza komplementarnością funkcjonalną, wykazuje komplementarność międzyfunduszową z projektem szkoleniowym dot. umiejętności informatycznych, realizowanym w ramach programu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki. Działanie Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie ITeraz Mazowsze II przez Agencję Rozwoju Mazowsza SA. H. Spełnienie przez projekt kryteriów szczegółowych dla działania 2.2 L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium 1 Liczba e-usług Projekt przewiduje wdrożenie 170 e-usług świadczonych przez departamenty Urzędu Marszałkowskiego. 2 Skalowalność projektu Architektura systemu będzie zgodna z podejściem SOA (ang. Service Oriented Architecture) oraz BPM (ang. Business Process Management). Zastosowany zostanie nowoczesny model wdrożeniowy ESB (Enterprise Service Bus) pozwalający na integrację aplikacji wewnętrznych i e-usług publicznych na wspólnej szynie usług. Takie podejście pozwala na łatwe zarządzanie systemem i przyszłą rozbudowę, jeśli pojawią się nowe usługi lub aplikacje. W miarę zmiany sytuacji (m.in. prawnej) możliwa będzie rozbudowa katalogu e-usług, a także podwyższania ich poziomu docelowo do stopnia 4 transakcji. System spełniał będzie w szczególności Krajowe Ramy Interoperacyjności, dzięki czemu będzie zdolny do współpracy i integracji z przyszłymi pojawiającymi się systemami. Zapewnienie standaryzacji wymiany danych umożliwi współpracę z oprogramowaniem wdrażanym w ramach projektów kluczowych Województwa Mazowieckiego 3 Elektroniczny obieg dokumentów 4 Interaktywność proponowanych rozwiązań 5 Dostosowanie e-usług do potrzeb osób niepełnosprawnych W ramach portalu korporacyjnego elementem platformy back-office będzie system elektronicznego obiegu dokumentów (EZD elektroniczne zarządzanie dokumentami wraz z archiwum elektronicznym, modułem skanowania, urządzeniem rejestrującym dokumenty analogowe, systemem pracy grupowej). W ramach projektu planowane jest wdrożenie e-usług świadczonych na trzech poziomach: - poziom 2 interakcja 85 szt. Poziom 3 dwustronna interakcja 84 szt. - poziom 4 transakcja 1 szt (realizacja opłat środowiskowych) Wszystkie usługi zostaną poddane wstępnej analizie pod kątem możliwości uzyskania jak najwyższego poziomu świadczenia usługi. Portal, w tym udostępnione na platformie front-office e-usługi, spełniać będą wymagane rozporządzeniem normy dostępności dla systemów teleinformatycznych w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, tj. WCAG 2.0. Warunki dla Wykonawcy odnośnie spełnienia wymagań normy WCAG w zakresie zasad: postrzegania, funkcjonalności, zrozumiałości i kompatybilności zawarte będą w SIWZ. Wdrożenie zaleceń normy zagwarantuje, że wszystkie moduły platformy będą dostępne zarówno dla osób niewidomych, jak niedowidzących, niepełnosprawnych ruchowo, niesłyszących, z dysleksją lub różnego rodzaju dysfunkcjami intelektualnymi. Co więcej, platforma E-zdrowie będzie bardziej przyjazna osobom starszym oraz tym, które nie mają wprawy w korzystaniu w Internetu. 20

21 L.p. Kryterium Uzasadnienie spełnienia kryterium Przez to wygląd i sposób komunikacji użytkownika z portalem dostosowane będą do jego możliwości. Portal powinien być użyteczny głównie dla jak największej liczby osób niepełnosprawnych. Osoby niepełnosprawne mogą dzielić się na poniższe kategorie, co powinno skutkować możliwością dopasowania wyglądu oraz funkcjonalności portalu do użytkownika: obniżona sprawność fizyczna obniżona sprawność słuchowa obniżona sprawność komunikowania się obniżona sprawność wzrokowa obniżona sprawność intelektualna obniżona sprawność funkcjonowania społecznego obniżona sprawność psychofizyczna I tak, np. podczas gdy dla osób niepełnosprawnych fizycznie, ale posiadających dobrą sprawność motoryczną w zakresie obsługi komputera portal może wyglądać i mieć funkcjonalność bardzo podobną do tej, z jakiej korzystają osoby nie będące użytkownikami niepełnosprawnymi, natomiast powinny się one zmienić w przypadku np. osób z obniżoną sprawnością wzrokową lub intelektualną, gdzie trzeba mieć na względzie problemy ze zrozumieniem niektórych tekstów, rozpoznawaniu elementów menu, lub osoby z niepełnosprawnością ruchową dla których menu powinno być tak zaprojektowane, aby mogły się w nim poruszać bez zbędnego wysiłku z ich strony. Portal przeznaczony dla wszystkich grup społecznych, w tym osób niepełnosprawnych musi wychodzić naprzeciw ich możliwościom przyswajania i wymiany informacji. Niektóre osoby mogą odznaczać się ograniczoną motoryką, która utrudnia im poruszanie się po standardowych serwisach, np. nieekonomicznie rozmieszczone i małe odnośniki menu, które wymuszają większą liczbę ruchów myszą, bądź zbyt częste używanie klawiatury, co może być niewygodne w użytkowaniu, niewyraźna grafika, w kolorach niedopasowanych do oglądającego, utrudniająca mu zauważanie elementów środowiska. Projekt portalu będzie umożliwiał takie dostosowanie grafiki, aby każdy użytkownik mógł ustawić sobie kolorystykę wielkość i miejsce odnośników menu, tak aby użytkowanie portalu sprawiało mu jak najmniej problemów. Osoby, które mają duże problemy z widzeniem lub osoby niewidzące będą mogły skorzystać z zaimplementowanego systemu czytania treści, takiego jak np. Ivona. Z tego względu struktura strony musi być dopasowana do optymalnych warunków w jakich może działać taki system, tzn. np. struktura stron nie oparta na tabelach, etc. I. Ocena efektywności finansowej projektu Dla potrzeb analizy finansowej projektu wyliczono finansowe wskaźniki efektywności przedsięwzięcia i efektywności środków własnych, czyli IRR przedsięwzięcia i NPV przedsięwzięcia oraz IRR finansową wewnętrzną stopę zwrotu środków własnych tzw. FRR/K. Ponieważ projekt charakteryzuje brak przychodów o charakterze operacyjnym, wspomniane wskaźniki finansowe mają wartość ujemną, co jest dopuszczalne w przypadku projektów o charakterze niekomercyjnym. Projekty z dziedziny społeczeństwa informacyjnego mogą się charakteryzować ujemnymi wskaźnikami efektywności finansowej. Podstawę oceny stanowi tu efektywność ekonomiczna projektu. 21

22 Tabela 8. Ocena efektywności finansowej projektu WSKAŹNIK WARTOŚĆ FIRR/C finansowa wewnętrzna stopa zwrotu z inwestycji -25,53% FNPV/C finansowa zdyskontowana wartość netto inwestycji ,02 zł FIRR/K finansowa wewnętrzna stopa zwrotu z kapitału -10,48% FNPV/K finansowa zdyskontowana wartość netto kapitału ,95 zł Tabela 9. Ocena efektywności ekonomicznej projektu WSKAŹNIK WARTOŚĆ EIRR/C ekonomiczna wewnętrzna stopa zwrotu z inwestycji 15,40 % ENPV/K ekonomiczna zdyskontowana wartość netto kapitału ,49 zł J. Wykonalności techniczna i instytucjonalna projektu Jednostką wdrażającą projekt jest Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego mający status prawny jednostki samorządu terytorialnego. Zamawiającym będzie Samorząd Województwa Mazowieckiego. Na etapie inwestycyjnym utworzony zostanie Zespół ds. Wdrożenia Projektu złożony z pracowników UMWM z komórek organizacyjnych takich jak: IT, zamówienia publiczne, księgowość. Bezpośredni nadzór nad Zespołem ds. Wdrożenia sprawować będzie Informatyk Urzędu. Trwałość technologiczna w zakresie oprogramowania. Architektura systemu będzie zgodna z podejściem SOA (ang. Service Oriented Architecture) oraz BPM (ang. Business Process Management). Zastosowany zostanie nowoczesny model wdrożeniowy ESB (Enterprise Service Bus) pozwalający na integrację aplikacji wewnętrznych i e-usług publicznych na wspólnej szynie usług. Takie podejście pozwala na łatwe zarządzanie systemem i przyszłą rozbudowę, jeśli pojawią się nowe usługi lub aplikacje. 22

23 Trwałość technologiczna w zakresie sprzętu i oprzyrządowania osiągnięta zostanie poprzez rozwój posiadanego zaplecza technicznego unikania stosowania niesprawdzonych i testowych rozwiązań, które nie będą miały szansy na szerszą użyteczność poza rozwiązaniami pilotażowymi. Jednocześnie specyfikacje techniczne uwzględniać będą obecne i powstające standardy i trendy w administracji publicznej w Polsce i Unii Europejskiej. W zakresie sprzętu, dla którego okres amortyzacji nie jest dłuższy niż 3 lata wybierane będą rozwiązania z max 5-letnim okresem użytkowania. Największą trwałością będą cechowały się urządzenia i narzędzia do przechowywania i zabezpieczania danych. K. Beneficjanci końcowi. L.p. OPIS PODMIOT 1 Beneficjent bezpośredni projektu Województwo Mazowieckie 2. Definicja projektu Celem projektu jest usprawnienie działania samorządowej administracji publicznej na terenie województwa mazowieckiego oraz obsługi klientów. W wyniku projektu powstanie nowoczesny portal korporacyjny zapewniający świadczenie e-usług w administracji samorządowej na terenie województwa mazowieckiego. System będzie działał w strukturach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego zapewniając interoperacyjność różnych jednostek z terenu województwa mazowieckiego. Beneficjentem bezpośrednim jest Samorząd Województwa Mazowieckiego. Beneficjentami pośrednimi są pracownicy urzędu, jego delegatur, a także mieszkańcy, przedsiębiorcy i instytucje z terenu województwa mazowieckiego. W ramach projektu podjęte zostaną następujące zadania: Zadanie 1. Identyfikacja i analiza usług administracyjnych UMWM Zadanie 2. Budowa Portalu korporacyjnego UMWM Zadanie 3. Rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej UMWM Zadanie 1. Wdrożenie portalu korporacyjnego winno być poprzedzone dogłębną analizą procesów biznesowych zachodzących w obrębie Urzędu Marszałkowskiego. Analizie poddany zostanie przede wszystkim zakres wymiany dokumentów i danych z delegaturami, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi i spółkami, a także innymi instytucjami, podmiotami gospodarczymi i interesantami. Procesy winny być opisane proceduralnie. Niezbędne jest przygotowanie dokumentacji wszystkich procedur. Istniejące luki w przepływie informacji dla potrzeb zarządzania powinny być usunięte, jeszcze zanim wprowadzony zostanie system informatyczny. Zadanie 2. W ramach zadania planowany jest rozwój systemów i aplikacji, a w szczególności rozwój technologii z dwuwarstwowej do trójwarstwowej internetowej. 23

24 W ramach portalu korporacyjnego UMWM wydzielone będą dwie podstawowe części: Moduły platformy Back-Office, Moduły platformy Front-Office. Moduły platformy Back-Office owej skoncentrowane będą na obsłudze działalności wewnętrznej Urzędu, zawierając odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie służące realizacji wewnętrznej pracy Urzędu oraz dostarczą - poprzez moduły integracyjne - danych i funkcji dla platformy modułów Front-Office wych. Platforma Front-Office owa zrealizuje komunikację pomiędzy Urzędem a podmiotami zewnętrznymi, dostarczy usług udostępnionych w środowisku sieci Internet. Moduły platformy Front-Office związane będą ze sferą działalności Urzędu związaną bezpośrednio z obsługą klientów zewnętrznych Urzędu. Moduły tej warstwy wykorzystywać będą przede wszystkim technologię internetową w celu świadczenia szeroko pojętych usług przez Urząd w zakresie obsługi klientów. Elementami tej warstwy będą: Witryna zewnętrzna Urzędu dostarczająca informacje dotyczące działalności Urzędu oraz inne informacje publikowane w sieci Internet dla instytucji i firm zewnętrznych oraz obywateli; Portal aplikacyjny agregujący i prezentujący usługi Urzędu świadczone dla podmiotów zewnętrznych (instytucji, firm oraz obywateli). Warto zwrócić uwagę, że funkcjonowanie portalu aplikacyjnego angażuje systemy z warstwy Back-Office (czyli moduły wewnętrzne Urzędu) poprzez planowaną warstwę architektury integracyjnej. W ramach zadania planowana jest realizacja następujących działań: 1. Wprowadzenie obiegu dokumentów elektronicznych bazujących na formacie XML oraz nagłówkach kopertujących XML wraz z narzędziami składania podpisu cyfrowego (polepszenie efektywności działania struktur TW, dostosowanie do wymogów regulacji prawnych); 2. Budowa archiwum dokumentów elektronicznych (usprawnienie działania struktur TW, dostosowanie do wymogów regulacji prawnych); 3. Budowa repozytorium szablonów dokumentów elektronicznych (usprawnienie i ujednolicenie procesów); 4. Budowa systemów pracy grupowej zintegrowanych z obiegiem dokumentów, repozytoriami i efektywnym systemem zarządzania szkoleniami (obniżenie kosztów działania struktur administracyjnych, kosztów utrzymania systemów, kosztów szkoleń pracowników poprzez ujednolicenie interfejsów, podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemów ICT); 5. Migracja serwerów z wersji Windows Server 2003 do Windows Server 2008 R2 (bezpieczeństwo odporność na podatności i ataki oraz możliwość zapewnienia opieki serwisowej producenta); 24

25 6. Migracja serwerów MS SQL z wersji MS SQL 2000,2005 do MS SQL 2008 R2; 7. Wirtualizacja systemów serwerowych oraz wybranych aplikacji desktopowych (obniżenie kosztów utrzymania systemów, podwyższenie ich dostępności i bezpieczeństwa); 8. Wprowadzenie polityk bezpieczeństwa zawierających konieczność uwierzytelniania na bazie certyfikatów (bezpieczeństwo i dostosowanie do regulacji prawnych); 9. Przygotowanie standardowych obrazów systemów desktop bazujących na Windows 7 i uwzględniających zmodyfikowane polityki bezpieczeństwa (bezpieczeństwo systemów, dostosowanie do regulacji prawnych, obniżenie kosztów zarządzania i utrzymania); 10. Wprowadzenie jednolitego, zintegrowanego z wymienionymi systemami środowiska pakietu biurowego (podniesienie efektywności działania, obniżenie kosztów eksploatacji, obniżenie kosztów szkoleń, podniesienie bezpieczeństwa danych). 11. Wprowadzenie zintegrowanego systemu zarządzanie zasobami teleinformatycznymi UMWM. 12. Budowa platformy Front-office wraz z katalogiem e-usług dla klientów zewnętrznych Zadanie 3.. Niezbędna jest rozbudowa infrastruktury technicznej urzędu w zakresie sprzętu dedykowanego do obsługi portalu korporacyjnego. W ramach zadania planowany jest zakup wydajnego serwera. 25

26 3. Charakterystyka projektu 3.1. Podstawowe informacje Tytuł Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług Lokalizacja projektu Projekt realizowany będzie w województwie mazowieckim w strukturach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. Obejmować będzie wszystkie siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego znajdujące się w Warszawie oraz delegatury terenowe rozmieszczone w województwie mazowieckim. Biorąc pod uwagę infrastrukturę techniczną należy wyszczególnić dwie główne lokalizacje znajdujące się w Warszawie przy ul. Jagiellońska 26 oraz ul. Skoczylasa 4. Rysunek 2. Lokalizacja projektu siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie 26

27 Urząd Marszałkowski posiada pięć delegatur zlokalizowanych w województwie mazowieckim: Delegatura w Ciechanowie Delegatura w Ostrołęce Delegatura w Radomiu Delegatura w Siedlcach Delegatura w Płocku Rysunek 3. Lokalizacja projektu - delegatury UMWM w woj. mazowieckim 27

28 Beneficjentami pośrednimi są pracownicy administracyjni zatrudnieni w UMWM, mieszkańcy województwa mazowieckiego oraz przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na terenie województwa mazowieckiego Polityka rządowa /regionalna; powiązania. Obecne tendencje gospodarki światowej wskazują, że powszechny dostęp do informacji i wiedzy jest podstawą rozwoju społeczeństwa informacyjnego, a co za tym idzie głównym czynnikiem konkurencyjności. Strategia Lizbońska przypisuje kluczowe znaczenie technikom informacyjnym i komunikacyjnym (ICT), jako motorowi wzrostu gospodarczego, konkurencyjności gospodarki i zatrudnienia. Lokalna społeczność w ramach Społeczeństwa Informacyjnego potrzebuje dostępu do informacji oraz usług zarówno globalnych jak i lokalnych. O ile w układzie globalnym (Polska i świat) istnieją już różnorodne i rozbudowane portale informacyjne oraz inne usługi świadczone elektronicznie, o tyle w środowisku lokalnym występują braki takich kompleksowych działań i zasobów. Niepodejmowanie działań w zakresie koordynacji, łączenia, grupowania i przetwarzania informacji oraz tworzenia usług dostępnych elektronicznie obejmujących lokalną społeczność w możliwie szerokim wymiarze uniemożliwi dalszy zrównoważony rozwój obszarów w ramach społeczności lokalnej. To właśnie lokalne zasoby i usługi będą najbardziej pożądane przez zamieszkujących te obszary mieszkańców. Organizacją i zarządzaniem lokalnymi zasobami informacyjnymi zajmują się przecież nie ogólnopolskie czy ogólnoświatowe organizacje czy podmioty gospodarcze, to zadanie musi być wykonywane lokalnie. Niniejszy projekt wykazuje daleko idącą zgodność z celami strategii makroekonomicznych, jak również planów operacyjnych. Projekt Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług jest zgodny z polityką krajową, regionalną i lokalną w zakresie przeciwdziałania wykluczeniu informacyjnemu. Ramy strategiczne projektu wytyczają następujące dokumenty: - i2010 Europejskie społeczeństwo informacyjne na rzecz wzrostu i zatrudnienia - inicjatywa przygotowana przez Komisję Europejską w obszarze SI Projekt zgodny jest w szczególności z celem strategicznym Integracyjne społeczeństwo informacyjne oferujące wysokiej jakości usługi publiczne i przyczyniające się do poprawy jakości życia. - Strategia kierunkowa rozwoju informatyzacji Polski do roku 2013 oraz perspektywiczna prognoza transformacji społeczeństwa informacyjnego do roku 2020 Projekt jest zgodny z celami strategicznymi wspomnianej strategii Rozwój usług elektronicznej gospodarki oraz Zapewnienie powszechnego dostępu do usług 28

29 elektronicznych, które zakładają w szczególności wspieranie projektów w zakresie dostępu do publicznych zasobów danych on-line (e-usług). - Zgodność z kierunkami rozwoju województwa Dokument strategiczny Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku 2020 Plan Zagospodarowania Przestrzennego Województwa Mazowieckiego Kierunki działań strategicznych Kierunek 1.1. Rozwój społeczeństwa informacyjnego i teleinformatyzacji Planowane działania: - działania zmierzające do zapewnienia mieszkańcom województwa powszechnego dostępu do usług on-line na całym obszarze regionu, w tym zwłaszcza świadczonych przez administrację lokalną i regionalną oraz inne podmioty realizujące zadania publiczne Kierunek 1.6. Intensyfikacja działań na rzecz rozwiązywania problemów społecznych Planowane działania: - zapobieganie wykluczeniu społecznemu, poprzez eliminowanie przyczyn i skutków ubóstwa, bezrobocia, bezdomności, alkoholizmu i narkomanii oraz niepełnosprawności (osób i rodzin oraz sprawujących nad nimi opiekę); - wspieranie działań prowadzących do likwidacji barier (architektonicznych, komunikacyjnych, społecznych i innych), utrudniających osobom niepełnosprawnym możliwość równoprawnego uczestnictwa w życiu społecznym i zawodowym 2.3. Rozwój nowoczesnych technologii z wykorzystaniem własnego potencjału B+R Planowane działania: - wsparcie rozwoju sprawnych systemów teleinformatycznych i zapewnieniu dostępu do szerokopasmowego Internetu dla sfery publicznej i komercyjnej oraz rozwijaniu e-administracji publicznej, w tym budowy systemu informacji przestrzennej (SIP) dla województwa mazowieckiego, umożliwiającego powszechny dostęp do informacji i usług elektronicznych; - wsparcie inwestycji obejmujących, zarówno rozwój usług i baz informatycznych administracji samorządowej województwa, jak i dofinansowanie inwestycji podmiotów prywatnych oraz rozwoju komercyjnych sieci i usług na Mazowszu Polityka 2.2. Rozwój ponadlokalnych systemów infrastruktury technicznej Rekomendowane działania w zakresie systemów telekomunikacyjnych przewidują m.in. tworzenie rozwiązań dających możliwość korzystania z rozwijającej się sieci infrastruktury 29 Zgodność projektu- uzasadnienie W projekcie zostaną podjęte działania wpisujące się wprost w kierunek 1.1 strategii. Zbudowana zostanie platforma front office wraz z udostępnieniem szeregu e-usług skierowanych do obywateli, przedsiębiorców oraz pracowników urzędu W projekcie zostaną podjęte działania wpisujące się wprost w kierunek 1.6 strategii. Portal korporacyjny UMWM spełniał będzie normy dostępności WWW (WCAG). Umożliwi to korzystanie z portalu wszystkim osobom bez względu na wiek, niepełnosprawność czy rodzaj używanego przez nich sprzętu. W ten sposób budowa portalu wspiera działania polegające na zapobieganiu wykluczeniu społecznemu osób niepełnosprawnych oraz likwidacji barier utrudniających wybranym grupom społecznym korzystanie z zasobów Internetu. W projekcie zostaną podjęte działania wpisujące się wprost w kierunek 2.3 strategii. Budowa portalu korporacyjnego, w tym udostępnienie e-usług dla obywateli i przedsiębiorców, wspiera działanie strategii zakładające rozwój e-administracji publicznej w województwie mazowieckim. Platforma front office umożliwi powszechny dostęp do informacji i usług elektronicznych. Projekt swoim zakresem wprost realizuje działania rekomendowane w polityce 2.2. Budowa w ramach portalu korporacyjnego systemu EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentami) sprzyja upowszechnianiu w pracy instytucji publicznej dokumentu elektronicznego. Podobnie platforma front-office propaguje

30 Dokument strategiczny Regionalna Strategia Innowacji dla Mazowsza Strategia e Rozwoju Województwa Mazowieckiego na lata Kierunki działań strategicznych informatycznej (m.in. upowszechnienie Internetu i jego zastosowań w pracy instytucji publicznych, dokument i podpis elektroniczny itp.) CEL STRATEGICZNY IV. kształtowanie i promowanie postaw proinnowacyjnych oraz pro przedsiębiorczych w regionie Cel operacyjny d. Wspieranie inicjatyw promujacych rozpowszechnianie i wykorzystanie Internetu Planowane działania: Jednym z działań będzie promowanie wśród władz samorządowych wykorzystywania środków finansowych zapisanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Mazowsza na rozwój Internetu na tym obszarze, w szczególności zaś na obszarach słabo zurbanizowanych. W ramach promowania tych inicjatyw powinny zostać równie uwzględnione działania mające na celu promowanie wykorzystywania Internetu w działalności innowacyjnej oraz działania w zakresie rozwoju treści na poziomie lokalnym. Priorytet I. Stworzenie systemu usług on line dla mieszkańców Priorytet II. Pobudzanie rozwoju gospodarki opartej na wiedzy Priorytet III. Przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu 30 Zgodność projektu- uzasadnienie pracę z dokumentem elektronicznym oraz służy upowszechnianiu i zastosowaniu Internetu w pracy administracji publicznej. Poprzez budowę portalu korporacyjnego projekt wpisuje się działania celu operacyjnego d. Dzięki budowie portalu z e-usługami skierowanymi do obywateli wspierane będzie działanie polegające na promowaniu i rozpowszechnianiu wykorzystania Internetu. Zadania projektu bezpośrednio wpisują się wprost w realizację założeń priorytetu. Priorytet I obejmuje przedsięwzięcia ukierunkowane na zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego dostępu do różnorodnych usług (nie tylko publicznych) świadczonych droga elektroniczna. Projekt zakłada uruchomienie szeregu usług on-line oraz upowszechnienie dostępu do tych usług poprzez budowę portalu korporacyjnego. Priorytet II zakłada m.in. promowanie korzystania z usług publicznych on line wsród przedsiębiorstw oraz zwiększenie wsparcia na inwestycje władz publicznych na infrastrukturę społeczeństwa informacyjnego w regionie a w szczególności w rozwój systemów e usług na rzecz przedsiębiorców. Projekt wprost wpisuje się w działania na rzecz priorytetu II, ponieważ w ramach platformy front-office przewiduje się udostępnienie znacznej części e-usług skierowanych do przedsiębiorców z województwa mazowieckiego. Są oni bowiem w znacznej mierze petentami Urzędu Marszałkowskiego. Priorytet III obejmuje działania ukierunkowane na wyrównywanie szans życiowych oraz zawodowych mieszkańców obszarów wiejskich oraz grup społecznych szczególnie zagrożonych wykluczeniem informacyjnym (np. niepełnosprawni, chorzy, bezrobotni, absolwenci szkół wiejskich, gospodynie domowe nieaktywne zawodowo, emeryci). Realizacja projektu poprzez budowę portalu wraz z katalogiem e-usług dla obywateli sprzyja włączeniu grup zagrożonych wykluczeniem informacyjnym w miastach i na wsi w krąg społeczeństwa wiedzy. Zapewnia

31 Dokument strategiczny Kierunki działań strategicznych Zgodność projektu- uzasadnienie bowiem powszechnie dostępne usługi świadczone drogą elektroniczną poprzez różnorodne kanały dostępu (Internet, rozwiązania mobilne). - STRATEGIA Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie na lata Projekt przyczynia się do osiągnięcia założonego celu w strategii K3.1. Udostępnienie i świadczenie usług dla klienta poprzez Internet. WPŁYW PROJEKTU NA POLITYKI HORYZONTALNE Wpływ projektu na politykę równych szans Projekt opisywany w niniejszym studium wykonalności wpłynie pozytywnie na politykę równych szans poprzez zwiększenie dostępu społeczeństwa do informacji bez względu na płeć, jak również bez względu na miejsce zamieszkania, status społeczny czy wiek. Projekt wpłynie na promocję polityki równości szans m.in. w następujących obszarach: - Równego dostępu do e-usług poprzez wykorzystywanie technologii informacyjnych i komunikacyjnych; - Równego dostępu do narzędzi informatycznych powodujących poprawę warunków życia, usprawniających komunikację społeczną. - Rozwój e-usług, spełniających normy dostępności WWW, poprawi sytuację osób niepełnosprawnych i starszych, dla których dotarcie do siedziby instytucji i uzyskanie informacji stanowić może poważny problem. Wpływ projektu na politykę społeczeństwa informacyjnego Projekt wpływa zasadniczo na politykę społeczeństwa informacyjnego. Jego realizacja przyczyni sie do zwiększenia dostępu mieszkańców miasta/regionu, firm do nowoczesnych technologii informacyjnych wykorzystywanych w działalności administracji publicznej. Poprzez wdrożenie portalu korporacyjnego, w tym platformy back-office, nastąpi znaczne podniesienie poziomu informatyzacji jednostek UMWM oraz upowszechnienie korzystania wśród mieszkańców i przedsiębiorców z nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Wpływ projektu na ochronę środowiska i politykę zrównoważonego rozwoju Uwzględniając charakter przedmiotowego projektu polegającego głównie na opracowaniu oprogramowania i znikomych zakupach sprzętu komputerowego, jednoznacznie można stwierdzić, iż projekt nie podlega ocenie oddziaływania na środowisko naturalne. Powyższe wynika z faktu, iż realizacja Projektu nie spowoduje zagrożeń dla środowiska w fazie wdrożenia ani eksploatacji. Zgodność z polityką konkurencji i zamówień publicznych Wsparcie finansowe dla projektu nie naruszy zasad pomocy publicznej. Udzielona pomoc nie będzie pomocą publiczna - z zakupionej w ramach projektu infrastruktury 31

32 informatycznej będą korzystali nieodpłatnie pracownicy UMWM, obywatele, przedsiębiorcy. Działania podejmowane w ramach Projektu będą sie odbywały zgodnie z ustawa PZP z dn r. (Dz.U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z pózn.zm.) i zapewniają równość w uzyskiwaniu zamówień. Działalność UMWM jako beneficjenta projektu nie będzie stanowić zagrożenia dla zasad wolnego handlu pomiędzy państwami członkowskimi. Projekt jest zgodny z zasadami polityki konkurencji oraz realizowany będzie z zachowaniem podejścia neutralności technologicznej Analiza otoczenia społeczno gospodarczego projektu Charakterystyka obszaru Województwo Mazowieckie jest największym regionem w Polsce. Jego powierzchnia wynosi km², co stanowi ok. 13,4 % powierzchni kraju. Województwo zamieszkuje ponad 5 milionów ludzi, a jego głównymi ośrodkami miejskimi są: Warszawa, Radom, Płock, Siedlce, Ciechanów i Ostrołęka. Województwo Mazowieckie charakteryzuje najwyższy w Polsce potencjał gospodarczy mierzony wartością produktu krajowego brutto. Wytwarza 21,6 proc. krajowego PKB. Na jego terenie działa ponad 627 tys. firm (17 procent w skali kraju). Województwo Mazowieckie to największy rynek pracy ponad 2 mln zatrudnionych. W Warszawie i okolicznych miastach jest zatrudnionych 16,5 proc. wszystkich pracowników w kraju. W mazowieckim zainwestowano 21,7 procent ogółu nakładów inwestycyjnych w Polsce. Jest to skrzyżowanie szlaków komunikacyjnych, handlowych oraz finansowych łączących Europę Wschodnią i Zachodnią. Mazowsze jest także łącznikiem najbardziej wysuniętych na Północ oraz Południe części Europy. W Warszawie znajduje się najważniejsze lotnisko międzynarodowe w Polsce, które obsługuje ponad 80% przylatujących do Polski samolotów. Kompleksowy system dróg oraz linii kolejowych łączy Mazowsze z innymi częściami kraju. Warszawa jest największym miastem Polski, położonym w środkowo-wschodniej części kraju, nad rzeką Wisłą. Rozciągłość miasta z południa na północ wynosi 30 km, a z zachodu na wschód 29 km. Warszawa jest jednym z najszybciej rozwijających się miast w Polsce, dostosowującym się do aktualnych potrzeb na rynku. Korzystnym elementem wpływającym na atrakcyjność miasta dla potencjalnych inwestorów jest dobra infrastruktura techniczna, a także wykształcona siła robocza. Wiele firm krajowych i zagranicznych zakłada tutaj swoje przedstawicielstwa i oddziały. Warszawa jest miastem położonym w środku Europy, na przecięciu szlaków komunikacyjnych z zachodu na wschód i z północy na południe kontynentu. Jest również ważnym ośrodkiem naukowym i kulturalnym. 32

33 Warszawa jest także stolicą Województwa Mazowieckiego. Na mocy Ustawy z dnia 15 marca 2002 r. o ustroju m. st. Warszawy. jest gminą na mającą status miasta na prawach powiatu. Administracyjnie podzielona jest na 18 dzielnic. Otoczenie społeczne W województwie mazowieckim od pięciu lat notowany jest dodatni przyrost naturalny. W 2010 r. współczynnik natężenia tego zjawiska (licząc na 1000 ludności) wyniósł plus 1,41. Warszawa jest największym polskim miastem pod względem liczby ludności ( zameldowanych mieszkańców wg stanu z 30 czerwca 2010 r.) i powierzchni (517,24 km²). Jest też jednym z najgęściej zaludnionych miast w Polsce. Ludność Warszawy stanowi około 4,5% mieszkańców całego kraju. Liczba ludności systematycznie nieznacznie wzrasta, na co niewielki wpływ ma przyrost naturalny - w 2008 wynoszący 0,4, a w dużo większym stopniu dodatnie saldo migracji - 2,1. 45,96% mieszkańców miasta ( ) stanowią mężczyźni, 54,04% ( ) kobiety. Warszawa jest jednym z najbardziej sfeminizowanych miast w kraju. Dużą część faktycznych mieszkańców stanowi ludność niezameldowana szacowana całkowita liczba mieszkańców spędzająca noc w mieście wynosi w przybliżeniu 1,91 1,96 mln osób. Ponadto codziennie ok. 500 tys. osób dojeżdża do Warszawy do pracy, z czego najwięcej z Łodzi (ok. 150 tys.) i Radomia (ok. 50 tys.). Infrastruktura techniczna ICT oraz dostęp do Internetu, stają się niezbędnymi atrybutami współczesnego społeczeństwa. Rozwój technologiczny, który zmienia aspekty życia codziennego, rosnąca konkurencja na rynku pracy, rozwój gospodarczy, zmiana stylu życia oraz struktury społecznej, wymusiły na społeczeństwie aktywną komunikację, wykorzystywanie łączności bezprzewodowej, komputerów oraz Internetu. Stopień wyposażenia gospodarstw domowych w urządzenia i technologie informacyjne jest znacznie zróżnicowany w zależności od wysokości dochodów, co ilustruje poniższa tabela. Gospodarstwa domowe, których miesięczny dochód netto jest wyższy niż 3760zł w ponad 90% posiadają dostęp do Internetu i korzystają z niego. W przedziale dochodowym od 1536 zł do 3759 zł takich gospodarstw jest od 60% do 70%. Znaczny spadek liczby gospodarstw domowych z dostępem do Internetu można zaobserwować w grupie z przeciętnym miesięcznym dochodem netto poniżej 1536zł. Jest ich mniej niż 30%, a spośród tych gospodarstw prawie 3% nie korzysta z posiadanego dostępu do Internetu. 33

34 Tabela 10. Dostęp i korzystanie z Internetu w gospodarstwach domowych wg grup dochodowych Wyszczególnienie A - w liczbach bezwzględnych B - w odsetkach Ogółem Przeciętny miesięczny dochód netto gospodarstwa domowego w przedziałach kwartylowych poniżej 1536 zł zł zł 3760 zł i więcej Gospodarstwa domowe z osobami w wieku lata w tym gospodarstwa domowe: - z dostępem do Internetu i korzystające z niego - z dostępem do Internetu i niekorzystające z niego - bez dostępu do Internetu - brak informacji Gospodarstwa domowe z dostępem do Internetu A B 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 A B 61,3 25,6 59,0 71,0 89,4 A B 2,1 2,7 2,6 2,1 1,1 A B 36,5 71,5 38,3 26,8 9,6 A B 0,1 0,2 0,1 0,1 - A B 63,4 28,3 61,7 73,1 90,4 Źródło: W połowie 2009 r. według danych badawczych firmy Net Index Gfk Polonia w Polsce było 17 mln 300 tys. osób korzystających z Internetu. Liczba ta odznacza się dużą dynamiką. Biorąc pod uwagę zamożność i poziom dostępności Warszawa należy do miast, w których dostęp do Internetu rozwija się najszybciej, a odsetek mieszkańców z niego korzystających należy do najwyższych w Polsce. Gwarantuje to duże zainteresowanie usługami on-line. Społeczeństwo informacyjne i wykluczenie informacyjne Rozwój Mazowsza jest silnie uzależniony od dostępności usług cyfrowych oraz od zdolności do wykorzystania technologii ICT m.in. w promowaniu nauki. UMWM jest inicjatorem rozwiązań innowacyjnych, przez co może inspirować swoich klientów z województwa mazowieckiego, do aktywności w zakresie przeciwdziałania wykluczeniu informacyjnemu. Podstawowym zagrożeniem związanym z powstawaniem społeczeństwa informacyjnego jest problem wykluczenia z niego całych regionów geograficznych i grup społecznych. Zjawisko tak zwanego cyfrowego wykluczenia (ang. digital divide) odnosi się do systematycznych różnic w dostępie i korzystaniu z komputerów i Internetu pomiędzy osobami o różnym statusie społeczno-ekonomicznym (wykształceniu, dochodach, zawodzie), pomiędzy osobami na różnych etapach życia, mężczyznami i kobietami, a także pomiędzy różnymi regionami. Różnice pomiędzy osobami, które korzystają z komputerów i Internetu i tymi, które z nich nie korzystają są olbrzymie. Podstawowe znaczenie mają wykształcenie i wiek. Jak 34

35 można zobaczyć w poniższej tabeli, z komputerów i Internetu korzysta zdecydowana większość osób młodych. Wśród osób w wieku lat aż 90 proc. korzysta z komputerów, a ponad 86 proc. z Internetu. W kolejnych grupach wieku z tych technologii korzysta znacznie mniej osób. Nieco mniejsze różnice dotyczą natomiast korzystania z telefonów komórkowych. Wśród osób w wieku lat z komputerów i Internetu korzysta odpowiednio 57,2 i 34,6 proc., podczas gdy telefony komórkowe posiada ponad 80 proc. W najstarszych grupach wieku użytkowników komputerów jest już bardzo mało. Warto zwrócić uwagę, że wśród osób poniżej 35. roku życia prawie nie ma osób, które nie korzystałyby z którejś z omawianych tu technologii, bardzo duży jest natomiast odsetek osób korzystający z nich wszystkich. Dokładnie odwrotnie jest wśród osób najstarszych zdecydowana większość nie korzysta z żadnej z nowych technologii, a osoby, które korzystają ze wszystkich, zdarzają się bardzo rzadko. Płeć Wiek Tabela 11. Korzystanie z nowych technologii w różnych grupach. Status społeczno zawodowy Wykształcenie z wyodrębnienie m osób uczących się Wielkość miejscowości zamieszkanie Dochody na osobę w Grupa Kompute r 35 Interne t Komórk a Niekorzystając y (proc.) Korzystając y ze wszystkich Ogółem 55,1 50,9 79,1 19,2 46,6 Mężczyźni 57,1 52,8 81,6 16,8 48,2 Kobiety 53,3 49,2 76,6 21,3 45, lat 90,2 86,8 96,1 1,0 80, lat 79,8 73,7 96,8 1,8 69, lat 67,7 62,1 91,4 5,3 57, lat 43,5 39,5 78,2 19,1 34, lat 23,6 26,6 63,4 35,1 17,8 65 i więcej lat 7,5 5,8 35,7 66,2 4,6 Prac. Sektora publicznego Prac. Sektora prywatnego Prywatni przedsiębiorcy Rolnicy Renciści Emeryci Uczniowie i studenci Bezrobotni Inni bierni zawodowo Podstawowe i niższe Zasadnicze/Gimnazju m Średnie Wyższe i policealne Uczący się Miasta pow. 500 tys. Miasta tys. Miasta tys. Miasta tys. Miasta poniżej 20 tys. Wieś Pierwszy kwartyl Drugi kwartyl Trzeci kwartyl 80,6 71,6 83,3 30,5 22,5 15,9 95,2 49,7 46,8 9,6 37,1 62,6 85,2 95,2 70,9 66,2 63,8 58,5 53,5 43,8 40,6 45,7 56,6 76,4 66,3 80,5 25,3 20,3 13,3 93,7 40,9 40,9 7,2 31,3 56,4 83,4 93,7 67,3 64,3 60,6 54,9 50,2 38,0 34,6 41,1 52,9 94,1 94,4 97,5 68,0 56,9 47,9 96,0 81,8 81,6 41,2 78,2 86,0 93,2 96,0 88,1 86,4 83,2 81,9 80,3 71,4 70,2 73,3 81,1 3,2 4,3 1,8 28,2 42,9 52,5 0,4 14,4 14,5 59,2 20,4 11,6 4,6 0,4 11,4 12,1 14,7 16,3 18,8 26,2 26,7 25,3 17,8 70,6 61,4 75,5 20,7 17,3 11,0 88,2 36,7 36,3 5,7 27,1 51,6 78,1 88,2 63,3 59,5 54,9 50,6 45,7 34,0 30,7 36,9 48,4

36 gospodarstwie domowym Województwo Studium wykonalności projektu pn.: Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Czwarty kwartyl 74,7 72,4 90,1 8,4 67,7 Dolnośląskie Kujawsko pomorskie Lubelskie Lubuskie Łódzkie Małopolskie Mazowieckie Opolskie Podkarpackie Podlaskie Pomorskie Śląskie Świętokrzyskie Warmińsko-mazurskie Wielkopolskie Zachodnio-pomorskie Źródło: Diagnoza społeczna ,5 54,9 50,4 59,7 51,6 55,8 56,4 53,4 50,6 52,4 59,1 58,6 45,8 49,7 56,3 54,8 53,9 50,2 43,8 53,9 47,8 53,0 52,5 48,9 44,4 50,2 58,3 54,0 38,3 44,8 52,1 52,7 Bardzo duże różnice związane są także z wykształceniem. Komputerów używa niecałe 10 proc. osób, które mają wykształcenie podstawowe. Z Internetu korzysta mniej niż 7 proc. osób z takim wykształceniem. W nieco lepszej sytuacji są osoby z wykształceniem zawodowym 37 proc. z nich korzysta z komputerów, a co czwarty również z Internetu, natomiast ponad dwie trzecie takich osób posiada telefon komórkowy. Najczęściej z nowych technologii korzystają osoby z wykształceniem wyższym i te, które cały czas się uczą. Istotnym czynnikiem wpływającym na korzystanie z technologii jest także status społecznozawodowy. Oprócz wspomnianych wcześniej osób uczących się (uczniów i studentów), z komputerów i Internetu częściej niż przeciętnie korzystają osoby pracujące. Przede wszystkim prywatni przedsiębiorcy i osoby pracujące w sektorze publicznym. Osoby pracujące w firmach prywatnych korzystają z nowych technologii nieco rzadziej. Najmniejsze wykorzystanie jest wśród emerytów, a także rencistów i rolników. Znaczenie ma również miejsce zamieszkania. Z komputerów i Internetu korzystają nieco częściej osoby mieszkające w największych miastach. Wyraźnie widoczne jest także znacznie rzadsze korzystanie z komputerów, Internetu i telefonów komórkowych na wsi. Jak się okazuje, znaczenie ma nie tylko wielkość miejscowości zamieszkania, ale również region. 82,5 81,6 73,4 80,8 80,9 77,0 81,3 73,2 69,6 71,2 86,4 80,4 71,3 80,1 81,6 79,1 16,3 16,9 24,2 18,2 19,6 21,1 18,0 25,0 25,3 24,4 13,8 16,6 26,3 19,0 17,1 18,1 Nieco rzadziej korzystają osoby mieszkające w województwach ściany wschodniej. Przedstawione w Diagnozie społeczne 2009 analizy sposobu korzystania z Internetu pokazują, że coraz więcej użytkowników Internetu korzysta z informacji zamieszczanych na stronach instytucji publicznych. W 2007 r. uzyskiwanie informacji z takich stron deklarowała ponad połowa internautów, a obecnie jest to prawie 60 proc. użytkowników. Podsumowując można stwierdzić, że stosunkowo dużo użytkowników ma przez Internet kontakt z instytucjami publicznymi. Warto zobaczyć, jakie są oczekiwania Polaków względem dostępności usług publicznych przez Internet i ile rzeczywiście osób chciałoby mieć możliwość załatwienia różnych spraw za pośrednictwem sieci. Ponad 45% gospodarstw domowych deklaruje chęć 49,5 45,0 40,1 49,3 44,2 47,8 48,5 45,2 41,3 44,9 53,5 49,6 35,4 40,6 47,8 48,2 36

37 posiadania całkowicie zinformatyzowanego dostępu do bibliotek publicznych pośrednictwem Internetu. Natomiast 35% ludzi deklaruje potrzebę możliwości internetowych zapisów do żłobków, przedszkoli, szkół i szkół wyższych. Rysunek 4. Deklarowane zapotrzebowanie na usługi publiczne (osoby korzystające z Internetu i posiadające w domu dostęp do niego) Źródło: Diagnoza społeczna 2007 Dostępność usług publicznych przez Internet jest często postrzegana jako jeden z ważniejszych sposobów wspierania przez państwo rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Jednak w obecnej sytuacji usług publicznych dostępnych w polskim Internecie jest ciągle niewiele, a użytkowników sieci jest już stosunkowo dużo. Dostępność usług publicznych przez Internet jest oczywiście konieczna i może mieć duże znaczenie dla usprawnienia organizacji, firm, a także zwykłych obywateli. Otoczenie gospodarcze W Warszawie i okolicznych miastach jest zatrudnionych 16,5 proc. wszystkich pracowników w kraju. W mazowieckim zainwestowano 21,7 procent ogółu nakładów inwestycyjnych w Polsce. Na siedzibę swojej firmy region wybrało prawie 30 proc. zainteresowanych Polską inwestorów zagranicznych. Istotnym powodem do lokowania 37

38 inwestycji na Mazowszu jest dobra infrastruktura i komunikacja (Mazowsze ma dobrą komunikację z resztą kraju i międzynarodowy port lotniczy Okęcie), a także dobrze wykształcona siła robocza. Przeciętne wynagrodzenie pracowników na Mazowszu przewyższa o ponad 30 proc. średnią krajową. Ludność województwa mazowieckiego według stanu w dniu 31 XII 2010 r. liczyła 5242,9 tys. osób, tj. o 20,7 tys. (o 0,4%) więcej niż przed rokiem. Na 1 km2 przypadało średnio 147 osób. Przeciętne zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw w pierwszej połowie 2011 r. ukształtowało się na poziomie 1315,9 tys. osób, w sektorze publicznym wyniosło 286,8 tys. osób (o 4,2% mniej niż przed rokiem), a w sektorze prywatnym 1029,1 tys. osób (o 4,1% więcej). Liczba bezrobotnych marcu 2011 r. zarejestrowanych w urzędach pracy wyniosła 261,2 tys. osób i była większa o 14,9 tys. osób (tj. o 6,1%) niż w ubiegłym roku. Kobiety stanowiły 47,7% ogółu zarejestrowanych bezrobotnych. Stopa bezrobocia rejestrowanego ukształtowała się na poziomie 10,1%. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw w marcu 2011 r. wyniosło 4698,87 zł i było o 5,0% wyższe niż w marcu 2010 r Zidentyfikowane problemy Znajdujemy się obecnie na progu ogromnej zmiany cywilizacyjnej, związanej z rozwojem i upowszechnianiem się komputerów osobistych, Internetu i technologii mobilnych. Efektem tej transformacji ma być powstanie globalnego społeczeństwa informacyjnego. Podstawowym zagrożeniem związanym z powstawaniem społeczeństwa informacyjnego jest problem wykluczenia informacyjnego, który można rozumieć dwojako. Po pierwsze, jako faktyczne wykluczenie danej społeczności lokalnej ze wspólnoty społeczeństw rozwiniętych, tworzących globalne społeczeństwo informacyjne, po drugie, jako podział jednostek lub grup społecznych na dwie części na tych, którzy aktywnie uczestniczą we współtworzeniu społeczeństwa informacyjnego i na tych, którzy takowej możliwości nie z własnej woli nie posiadają. Wykluczeniu informacyjnemu mogą podlegać nie tylko osoby indywidualne, lecz także instytucje i pracownicy instytucji, nie korzystający z nowoczesnych narzędzi informatycznych. Realizacja projektu Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług zmierza do rozwiązania problemów rozumianych jako: 1. Ograniczenie dostępu, wynikające z braków środków technicznych, technologicznych, a także z przyczyn ekonomicznych. 2. Ograniczenie użytkowania, związane z brakiem wiedzy lub przekonania o korzyściach (w tym ekonomicznych), jakie daje posługiwanie się środkami teleinformatyki, a 38

39 także wynikające z konieczności nauczenia się posługiwania się tymi środkami i poniesienia niezbędnych kosztów na odpowiednie wyposażenie terminalowe i instalacyjne. 3. Ograniczenie oferty, wynikające z niedostatków rynkowych i niewystarczającej promocji prorozwojowej. Ekonomiczna nieopłacalność inwestycji teleinformatycznych z jednej strony i promowana formuła powszechnej usługi i powszechnego dostępu z drugiej, powodują potrzebę tworzenia dla tych obszarów szczególnych rozwiązań organizacyjnych i regulacji prawnych. Powyższe problemy, będące w istocie charakterystyką społeczeństwa nieinformacyjnego, nie zawsze są możliwe do rozwiązania wyłącznie na poziomie społeczności lokalnej. Zakres i cele realizacji projektu zdecydowanie wpisują się jednak w katalog działań zmierzających do zmiany stanu obecnego. Oddziaływaniem końcowym projektu jest przede wszystkim zwiększenie dostępności do różnych usług on-line, na poziomie realizowanym w krajach UE. Region cechuje słaby rozwój e-usług na wszystkich stopniach zaawansowania, w związku z powyższym konieczne jest zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego powszechnego dostępu do usług on-line na całym obszarze regionu, w tym zwłaszcza świadczonych przez administrację lokalną i regionalną. Duże znaczenie ma również zapewnienie e-usług przedsiębiorcom z terenu Mazowsza podejmującym kontakty z jednostkami administracji publicznej. Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego posiada pięć delegatur zlokalizowanych w województwie mazowieckim. Delegatury i Urząd Marszałkowski wymieniają między sobą szereg dokumentów, sprawozdań, raportów. Wszelkie kontakty w sprawach formalnych oraz przesyłanie dokumentów odbywają się wyłącznie za pomocą tradycyjnych form jak telefon, poczta. Brakuje wspólnej platformy, która umożliwiłaby wymianę dokumentów i informacji. Platforma elektroniczna Back-Office znacząco przyśpieszyłaby wymianę informacji i podniosła efektywność współpracy jednostek położonych w różnych rejonach Mazowsza. Ponadto zidentyfikowano problemy w zakresie niedostatecznej liczby usług dostępnych on-line. Internet stanowi potężne narzędzie umożliwiające dotarcie z informacją do szerokiego grona odbiorców. Rozwój e-usług, spełniających potrzeby obywateli i instytucji, jest niezbędny. Poniżej przedstawiamy analizę zidentyfikowanych problemów w UMWM za pomocą schematycznego drzewa problemów. 39

40 Rysunek 5. Analiza problemów Nieefektywna wymiana dokumentów między delegaturami i UMWM i trudny dostęp do informacji Utrudniona realizacja zadań statutowych, niedostosowanie do aktualnych wymogów prawnych Zagrożenie wykluczeniem informacyjnym jednostek UMWM i ich pracowników Brak możliwości korzystania z nowoczesnych form komunikacji z UMWM Skutki Problem kluczowy Nieefektywna współpraca jednostek i realizacja zadań statutowych UMWM w wybranych obszarach oraz brak dostępu do usług on-line Niedostateczne wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych w wybranych obszarach działalności UMWM Obywatele i instytucje nie mają możliwości korzystania z nowoczesnych usług on-line Problemy cząstkowe Utrudniona komunikacja, wymiana informacji i dokumentów między jednostkami Aktualne rozwiązania funkcjonalne nie nadążają za zmianami przepisów prawnych Rozproszenie aplikacji i usług, brak integracji, rozproszone informacje Niedostateczny poziom innowacyjności jednostek UMWM Brak platformy Front- Office zintegrowanej z Back-Office Brak udostępnionych usług on-line Źródło: Opracowanie własne Zidentyfikowano istotne problemy w funkcjonowaniu UMWM, które przekładają się na utrudnioną realizację zadań statutowych UMWM oraz relacje z obywatelami i podmiotami zewnętrznymi. Nowoczesne technologie informatyczne są niedostatecznie wykorzystane w wybranych obszarach pracy UMWM, zaś korzystanie z usług on-line jest obecnie ograniczone. Skutki tych problemów objawiają się m.in. utrudnionym dostępem do nowoczesnych form komunikacji z Urzędem, a w obszarze działalności - nie dość szybkim i łatwym dostępem do informacji oraz nieefektywną komunikacją i wymianą dokumentacji pomiędzy jednostkami. 40

41 3.5. Logika interwencji Cele projektu oddziaływanie Można zaobserwować systematyczny rozwój e-usług w samorządowej administracji publicznej. Wzrasta świadomość społeczeństwa o możliwych zastosowaniach Internetu. Zgodnie z wynikami badań (źródło: Diagnoza Społeczeństwa Informacyjnego na Mazowszu przygotowana przez Millward Brown SMG/KRC dla Agencji Rozwoju Mazowsza S.A.) na Mazowszu istnieje duże zapotrzebowanie wśród obywateli i firm na e-usługi administracji publicznej. Wśród obywateli aż 61% mieszkańców Mazowsza (bez Warszawy) korzysta z Internetu, w tym 66% użytkowników Sieci korzysta ze stron internetowych urzędów i instytucji w poszukiwaniu formularzy i informacji o sposobie załatwiania spraw, 34% chciałoby załatwić sprawę on-line. Jest to więc liczna grupa potencjalnych odbiorców, którym urząd stworzy możliwość korzystania z e-usług. Jeszcze większe zapotrzebowanie na e-usługi urzędu istnieje wśród przedsiębiorców na Mazowszu. 100% firm wykorzystuje Internet, w tym 58% z nich stosuje Internet w kontaktach z urzędami, 38% do załatwiania spraw w urzędzie. Jednocześnie za najważniejszy element rozwoju informatyzacji firmy uznały właśnie rozwój e-urzędu (37%). Wyniki badania pokazują, że istnieje duża potrzeba rozwoju e-usług oraz zapewnienie mieszkańcom i firmom województwa mazowieckiego powszechnego dostępu do usług on-line na całym obszarze regionu, w tym zwłaszcza świadczonych przez administrację lokalną i regionalną. Oddziaływaniem końcowym projektu jest przede wszystkim zwiększenie dostępności do różnych usług on-line, na poziomie realizowanym w krajach UE. Celem głównym projektu Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług jest: - zastosowanie technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych podnoszących efektywność pracy UMWM w Warszawie oraz usprawnienie obsługi obywateli i firm. Cele pośrednie projektu to: - usprawnienie administracji wspomaganej przez nowoczesne technologie - udostępnienie oferty usług on-line spełniającej potrzeby obywateli, przedsiębiorców i instytucji Cele szczegółowe projektu: - centralizacja procesów i usług - dostosowanie funkcjonalności urzędu do aktualnych przepisów prawa - budowa systemu zunifikowanej komunikacji - zastosowanie norm dostępności do e-usług - uruchomienie usług on-line dla firm, instytucji i obywateli na możliwie wysokich poziomach (interakcja, dwustronna interakcja, transakcja). 41

42 Zbudowanie wspólnej platformy Back Office, która umożliwi wymianę dokumentów i informacji znacząco przyśpieszy wymianę informacji i podniesie efektywność współpracy pracowników urzędu oraz jednostek położonych w różnych rejonach Mazowsza. Przyczyni się do efektywniejszej realizacji zadań statutowych UMWM. Platforma Front-Office wraz z szeroką gamą e-usług pozwoli dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, zarówno obywateli, jak i firm i instytucji, zainteresowanych działalnością UMWM oraz świadczonymi usługami. Projekt i jego potencjalne oddziaływanie wykazują pełną zgodność z celami RPO WM , Priorytetu II Działania 2.2. Usprawnienie obsługi obywateli i przedsiębiorców poprzez udostępnienie usług on-line jest w pełni zgodne z celem Działania 2.2, jakim jest rozwój e-usług dla obywateli. Cel główny projektu przyczyni się bezpośrednio do realizacji celu głównego Priorytetu II RPO WM , mówiącego o rozwoju społeczeństwa informacyjnego poprzez wsparcie przedsięwzięć wynikających ze Strategii e-rozwoju Województwa Mazowieckiego na lata Cele pośrednie projektu przyczyniają się wprost do realizacji dwóch celów szczegółowych Priorytetu II, tj.: - Przeciwdziałanie wykluczeniu informacyjnemu. - Rozwój e- usług dla obywateli Priorytet II ukierunkowany jest na działania mające na celu niwelowanie dysproporcji w rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych, szczególnie na obszarach o niskim wskaźniku potencjału e-rozwoju. Projekt w szczególności skierowany jest do mieszkańców powiatów o niskim potencjale e-rozwoju z obszaru woj. Mazowieckiego. Realizacja dzięki projektowi celów priorytetu II przekłada się na realizację celów szczegółowych RPO WM, w szczególności celu 1. Rozwój gospodarki regionu, w tym gospodarki opartej na wiedzy, który zakłada m.in. rozwój gospodarki regionalnej i jej innowacyjności poprzez działania związane z budową społeczeństwa informacyjnego, jak również dążenie do przeciwdziałaniu wykluczenia cyfrowemu, którym zagrożone są tereny pozametropolitalne, a także tworzenie warunków dla upowszechniania i zwiększenia dostępności e-usług. Projekt przyczyni się więc do budowy e-infrastruktury na Mazowszu i zwiększenia jej dostępności dla mieszkańców. Zastosowanie nowoczesnych technologii w administracji oraz wyjście z ofertą usług on-line przyczyni się do budowy społeczeństwa informacyjnego w regionie. Celem głównym RPO WM jest POPRAWA KONKURENCYJNOŚCI REGIONU I ZWIĘKSZANIE SPÓJNOŚCI SPOŁECZNEJ, GOSPODARCZEJ I PRZESTRZENNEJ WOJEWÓDZTWA. Projekt wykazuje zgodność z celem głównym RPO WM, w szczególności ma wpływa na: - Poprawę konkurencyjności regionu Projekt ma wpływ na konkurencyjność w skali regionalnej, ponieważ jest skierowany do obywateli, przedsiębiorców i instytucji z całego województwa mazowieckiego. Poprzez udostępnienie nowoczesnych kanałów komunikacji z urzędem zwiększy się komfort życia 42

43 obywateli, w tym przedsiębiorców. Podniesie się atrakcyjność regionu jako miejsca do zamieszkania i prowadzenia działalności gospodarczej. - Spójność regionu : - w aspekcie ekonomicznym Projekt swoim zasięgiem obejmuje województwo mazowieckie. Realizowany jest m.in. na obszarach problemowych województwa wskazane w Planie Zagospodarowania Przestrzennego WM (Radom, Ostrołęka, Płock). Poprawa komunikacji z urzędem poprzez skierowanie e-usług do przedsiębiorców, którzy stanowią część klientów urzędu, oznacza poprawę warunków do inwestowania, również na obszarach problemowych. Wyrównanie szans w dostępie do usług pośrednio przyczynia się do zmniejszenia różnic w poziomie rozwoju gospodarczego. - w aspekcie społecznym Projekt realizowany jest m.in. w dwóch miastach o szczególnie wysokiej stopie bezrobocia (Ostrołęka, Radom), obejmuje natomiast swoim zasięgiem oddziaływania też pozostałe obszary o wysokiej stopie bezrobocia w stosunku do średniej wojewódzkiej. Poprzez łatwość w dostępie do usług urzędu dla mieszkańców tych obszarów wpłynie na poprawę jakości i warunków życia. Poprawa warunków dla przedsiębiorców przyczyni się do generowana nowych miejsc pracy. Projekt eliminuje wykluczenie z powodów ekonomicznych grup społecznych z obszarów o wysokim bezrobociu, gdyż e-usługi będą powszechnie dostępne. - w aspekcie przestrzennym Projekt m.in. skierowany jest do mieszkańców powiatów o niskim potencjale e-rozwoju z obszaru woj. mazowieckiego. Przyczyni się więc do budowy e-infrastruktury na tych obszarach i zwiększenia jej dostępności dla mieszkańców. Stworzenie możliwości korzystania z e-usług, bez konieczności osobistego stawiania się w instytucji, pobudzi potrzebę rozwoju kompetencji społeczeństwa w zakresie informatyki, a także inwestycje i rozwój na tych obszarach infrastruktury technicznej umożliwiającej dostęp do Internetu. - Efekt synergiczny na inne sfery społeczno-gospodarcze niż przedmiot projektu Efekty realizacji projektu skutkują pozytywnymi zmianami w innych obszarach rozwoju społeczno-gospodarczego: - rozwój kapitału społecznego wzrost poziomu życia, zaufania i zadowolenia z usług instytucji - kształtowanie wizerunku województwa mazowieckiego jako nowoczesnego, otwartego na obywateli i ich potrzeby - rozwój społeczeństwa informacyjnego - pobudzanie społeczeństwa i instytucji do korzystania z nowoczesnych form komunikacji z urzędem. 43

44 Poniżej przedstawiamy cel bezpośredni wraz z celami pośrednimi projektu w formie drzewa. Rysunek 6. Drzewo celów Szybki dostęp do informacji, efektywna wymiana informacji między pracownikami i jednostkami Podniesienie efektywności działania Urzędu na poziomie działów, procesów i zadań Wzrost liczby obywateli korzystających z udostępnionych usług on-line Wzrost liczby instytucji korzystających z udostępnionych usług on-line Efekty/rezultaty Cel kluczowy Zastosowanie technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych podnoszących efektywność pracy UMWM oraz usprawnienie obsługi obywateli Usprawnienie administracji wspomaganej przez nowoczesne technologie Cele pośrednie Udostępnienie oferty usług on-line spełniającej potrzeby obywateli, przedsiębiorców i instytucji Cele szczegółowe Budowa systemu zunifikowanej komunikacji Dostosowanie funkcjonalnośc i urzędu do aktualnych przepisów prawa Centralizacja procesów i usług. Zastosowanie norm dostępności do e-usług Uruchomienie usług on-line na możliwie wysokich poziomach dla instytucji i firm Uruchomie nie usług on-line na możliwie wysokich poziomach dla obywateli Źródło: Opracowanie własne Komplementarność z innymi działaniami/ programami Projekt realizowany w ramach działania 2.2 RPO Rozwój e-usług, jest komplementarny z innymi działaniami podejmowanymi na obszarze Mazowsza w dziedzinie rozwoju społeczeństwa informacyjnego. Komplementarność przedmiotowa 1) Samorząd Województwa Mazowieckiego, działając poprzez Departament Geodezji i Kartografii UMWM w Warszawie realizuje projekt kluczowy: "Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu" (wartość projektu: 180 mln, okres realizacji: 44

45 ) - PRIORYTET I - Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu Działanie: 1.7. Promocja gospodarcza. Przedmiotem projektu jest promocja gospodarcza Mazowsza poprzez baz wiedzy o tym regionie oraz wdrożenie systemów informatycznych umożliwiających szerokie wykorzystanie danych przestrzennych w procesach gospodarczych realizowanych w województwie mazowieckim. Celem jest wypromowanie Mazowsza jako regionu przyjaznego dla przedsiębiorców i nowych technologii. 2) Województwo Mazowieckie w ramach Działania 2.1 RPO WM realizuje projekt BUDOWA I WDROŻENIE PLATFORMY ELEKTRONICZNEJ DLA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU WSPOMAGANIA ZARZĄDZANIA W URZĘDZIE MARSZAŁKOWSKIM WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO (wartość projektu 2,38 mln zł, okres realizacji ). Nadrzędnym celem projektu jest dostarczenie nowoczesnych usług teleinformatycznych w postaci cyfrowej dla mieszkańców, urzędów i instytucji oraz podmiotów gospodarczych w celu dalszego wzrostu atrakcyjności województwa mazowieckiego oraz dalszego wzrostu sprawności zarządzania urzędem marszałkowskim. Projekt Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług jest komplementarny z powyższymi projektami w zakresie: - promowania i upowszechniania elektronicznej administracji w całym regionie Mazowsza - wzrostu innowacyjności województwa mazowieckiego - tworzenia społeczeństwa informacyjnego - poprawy poziomu i jakości życia mieszkańców Mazowsza - podniesienie atrakcyjności regionu Komplementarność geograficzna Projektem komplementarnym geograficznie jest poniższy projekt kluczowy realizowany przez Samorząd Województwa Mazowieckiego, działając poprzez Departament Geodezji i Kartografii: "Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa (wartość projektu: 60 mln, okres realizacji: ) - Priorytet II - e-rozwój Województwa Mazowieckiego, w Działanie Rozwój e-usług Projekt ten ma na celu poprawę funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego województwa mazowieckiego (gmin i powiatów) poprzez zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego powszechnego dostępu do różnorodnych usług świadczonych drogą elektroniczną na całym obszarze regionu 45

46 Powyższy projekt i projekt Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług służą temu samemu celowi nadrzędnemu, czyli rozwojowi e-usług w woj. mazowieckim, natomiast pierwszy z nich dotyczy e-usług świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego na poziomie lokalnym, natomiast drugi na poziomie regionalnym. Oba projekty ściśle się uzupełniają. Komplementarność funkcjonalna Komplementarne z projektem Portal korporacyjny UMWM są projekty realizowane przez Agencję Rozwoju Mazowsza S.A.: 1) Projekt kluczowy Internet dla Mazowsza (IDM) (RPO WM na lata , wartość projektu: 493 mln, okres realizacji: ), czyli budowa dystrybucyjnej sieci szerokopasmowej. Celem projektu jest wybudowanie sieci szkieletowej i dystrybucyjnej szerokopasmowego dostępu do Internetu dla mieszkańców Mazowsza oraz podmiotów gospodarczych działających na terenie regionu. Dzięki budowie sieci szerokopasmowej, zapewniony zostanie dostęp do powszechnego i taniego Internetu, co przełoży się na zwiększenie poziomu korzystania z usług elektronicznych 2) ITeraz Mazowsze II (EFS, wartość projektu: 13,6 mln, okres realizacji: )- projekt szkoleniowy, którego głównym celem jest przekazanie odbiorcom projektu nowych kwalifikacji, a także uzupełnienie i podwyższenie posiadanych umiejętności z zakresu społeczeństwa informacyjnego. Uczestnicy szkoleń zdobędą wiedzę o różnych możliwościach związanych z wykorzystaniem komputera i Internetu w komunikacji, pracy, rozwoju instytucji, organizacji, w tym e-usług z różnych dziedzin. 3) Rozwój e-usług i ich dostępu dla obywateli w ramach Mazowieckiej Sieci Społeczeństwa Informacyjnego M@zowszanie (RPO WM na lata , wartość projektu: 24,8 mln, okres realizacji: ) projekty podnoszące kompetencje w zakresie korzystania z Internetu projekt zmierzający do eliminowania wykluczenia informacyjnego w województwie. W celu rozpowszechniania e-usług i idei społeczeństwa informacyjnego wśród mieszkańców powstanie tzw. Sieć Centrów Kompetencji na Mazowszu, która będzie służyć jako interaktywne i stacjonarne miejsca dostępu do e-usług, w tym edukacji oraz stanowić będzie źródło informacji kulturalnej i gospodarczej. Ma się to przyczynić do poszerzenia wiedzy z zakresu możliwości wykorzystania Internetu przez osoby, które do tej pory miały trudności z dostępem i użytkowaniem Internetu. Budowa sieci szerokopasmowej oraz projekty szkoleniowe podnoszące kompetencje w zakresie korzystania z Internetu są uzupełniającymi przedsięwzięciami, dzięki którym wzmocnione będą efekty projektu Portal korporacyjny UMWM, w szczególności cele nadrzędne: - upowszechnienie korzystania z usług on-line wśród obywateli 46

47 - zastosowanie technologii informacyjnych podnoszących efektywność pracy administracji Komplementarność międzyfunduszowa Projekt, poza komplementarnością funkcjonalną, wykazuje komplementarność międzyfunduszową z projektem szkoleniowym dot. umiejętności informatycznych, realizowanym w ramach programu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki. Działanie Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie ITeraz Mazowsze II przez Agencję Rozwoju Mazowsza SA (wartość projektu: 13,6 mln, okres realizacji: ). 47

48 Rezultaty Projekt, na który składają się: rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej budowa platform Back-Office i Front-Office i udostępnienie usług publicznych on-line przyniesie korzyści w postaci: możliwości korzystania z usług publicznych on-line możliwości korzystania z wdrożonych aplikacji Powyższe korzyści można skwantyfikować w następujący sposób: Tabela 12. Rezultaty projektu Nazwa wskaźnika Liczba osób korzystających z usług on-line Liczba publicznych ośrodków ochrony zdrowia świadczących usługi on-line dla obywateli Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Zakładana wartość w roku docelowym 2015 Częstotliwość pomiaru wskaźnika osoby rocznie szt. - - rocznie Liczba pracowników biorących udział w szkoleniach e-learningowych Liczba osób korzystających z Publicznych Punktów Dostępu do Internetu (PIAP) Liczba użytkowników objętych systemem antywirusowym Liczba użytkowników objętych systemem autentyfikacji Liczba użytkowników objętych systemem identyfikacji Liczba instytucji administracji publicznej świadczących usługi dla obywateli on-line Liczba jednostek naukowych korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych Liczba osób, które zyskały możliwość używania podpisu elektronicznego osoby - - osoby/rok - - osoby - - osoby osoby szt. 0 1 szt - - szt - 1 osoby rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie 48

49 Nazwa wskaźnika Liczba użytkowników udostępnionych rejestrów publicznych Liczba wdrożonych elektronicznych obiegów dokumentów Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) dla kobiet Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) dla mężczyzn Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Zakładana wartość w roku docelowym 2015 osoby - - szt. 0 1 szt. - - szt. - - szt. - - Częstotliwość pomiaru wskaźnika rocznie rocznie rocznie rocznie rocznie Źródło: Opracowanie własne Tabela 13. Sposób oszacowania rezultatów Wskaźnik Liczba osób korzystających z usług online Liczba użytkowników objętych systemem autentyfikacji Liczba użytkowników objętych systemem identyfikacji Liczba instytucji administracji publicznej świadczących usługi dla obywateli on-line Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji lub usług teleinformatycznych Liczba osób, które zyskały możliwość używania podpisu elektronicznego Liczba wdrożonych elektronicznych obiegów dokumentów Założenia i sposób obliczenia wskaźnika Przyjęte założenia: Liczba usług na różnych poziomach: 170 Liczba dni w roku: 365 Z każdej e-usługi skorzysta przynajmniej 1 użytkownik dziennie Wynik: Liczba pracowników UMWM oraz delegatur: 1120 Liczba pracowników UMWM oraz delegatur: 1120 UMWM w Warszawie: 1 UMWM w Warszawie: 1 Liczba pracowników UMWM oraz delegatur: 1120 System Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami Sposób pomiaru Statystyki platformy Front- Office Rejestr użytkowników platformy Back-Office Rejestr użytkowników platformy Back-Office Beneficjent projektu Beneficjent projektu Rejestr wystawionych certyfikatów Protokół odbioru systemu Produkty Bezpośrednimi, materialnymi efektami realizacji przedsięwzięcia będą: 49

50 sprzęt komputerowy (serwer) oprogramowanie systemowe platforma Back-Office i Front-Office Powyższe produkty można skwantyfikować w następujący sposób: Tabela 14. Produkty projektu Nazwa wskaźnika Liczba utworzonych aplikacji lub udostępnionych usług teleinformatycznych Liczba rozbudowanych lokalnych lub regionalnych bezpiecznych systemów transmisji danych Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Wartość wskaźnika w roku 2013 Zakładana wartość w roku docelowym 2014 Częstotliwo ść pomiaru wskaźnika szt rocznie szt rocznie Wyszczególnienie produktów Moduły back-office: - system operacyjne i sieciowe; - system bazodanowy oparty m. in. na RDBMS; - lokalne systemy pracy biurowej (OFFICE - osobiste środowisko pracy) - elektroniczny system zarządzania dokumentami - - zarządzanie przepływem pracy (WF, Workflow) - skanowanie dokumentów i ich archiwizacja Nie dotyczy Liczba stron internetowych o funkcjonalności umożliwiającej kontakt on-line obywatela z urzędem szt rocznie Podportale dziedzinowe (wg wykazu dziedzin z mazovia.eu Liczba utworzonych stron internetowych szt rocznie Liczba wdrożonych systemów antywirusowych szt rocznie Podportale dziedzinowe (wg wykazu dziedzin z mazovia.eu Nie dotyczy Liczba wdrożonych systemów archiwizacji i backupu danych szt rocznie Moduł backup Liczba wdrożonych systemów bezpieczeństwa sieci szt rocznie Nie dotyczy Liczba wdrożonych systemów elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach publicznych szt rocznie System EZD Liczba wdrożonych systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów w jednostkach publicznych szt rocznie Moduł archiwizacji systemu EZD Liczba wdrożonych systemów identyfikacji i autentykacji szt rocznie Moduł identyfikacji i autoryzacji platformy Back- Office Liczba wdrożonych systemów szt rocznie Platforma Back Office 50

51 Nazwa wskaźnika intranetu w jednostkach publicznych Jedn. miary Wartość bazowa wskaźnika w roku 2012 Wartość wskaźnika w roku 2013 Zakładana wartość w roku docelowym 2014 Częstotliwo ść pomiaru wskaźnika Wyszczególnienie produktów Liczba rejestrów publicznych udostępnionych online szt rocznie Nie dotyczy Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 1 Informacja szt rocznie Nie dotyczy Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 2 - Interakcja Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 3 dwustronna interakcja Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 4 transakcja szt rocznie szt rocznie szt rocznie Usługi udostępnione poprzez platformę Front- Office wykaz wybranych usług świadczonych prze departamenty Usługi udostępnione poprzez platformę Front- Office- wykaz wybranych usług świadczonych prze departamenty e-usługa opłaty środowiskowe Liczba uruchomionych PIAP Źródło: Opracowanie własne szt rocznie Nie dotyczy 3.6. Analiza instytucjonalna Tabela 15. Beneficjenci projektu L.p. OPIS PODMIOT 1 Beneficjent bezpośredni projektu Województwo Mazowieckie Wykonalność instytucjonalna projektu. Status prawny beneficjenta 1. Zespół odpowiedzialny za zarządzanie przedsięwzięciem. Jednostką wdrażającą projekt jest Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego mający status prawny jednostki samorządu terytorialnego. Zamawiającym będzie Samorząd Województwa Mazowieckiego. Na etapie inwestycyjnym utworzony zostanie Zespół ds. Wdrożenia Projektu złożony z pracowników UMWM z komórek organizacyjnych takich jak: IT, zamówienia publiczne, księgowość. Bezpośredni nadzór nad Zespołem ds. Wdrożenia sprawować będzie Informatyk Urzędu. 2. Koszty wdrażania. Studia przygotowawcze zamkną się kwotą zł (zlecenie wykonania studium wykonalności). 51

52 Większość kosztów wdrażania, ze względu na skład Zespołu opłacana będzie w ramach umów o pracę członków Zespołu (pracownicy etatowi UMWM). 3. Planowany harmonogram wdrażania. A. Rozpoczęcie procesu przetargowego: Procedury przetargowe dla poszczególnych zadań zostaną rozpoczęte w II kwartale 2013 roku. B. Rozpoczęcie działania projektu: Data rozpoczęcia realizacji projektu III kwartał 2012 roku. C. Zakończenie projektu: Planowana data zakończenia płatności IV kwartał 2014 roku Tabela 16. Harmonogram realizacji projektu Zadanie Zad. 1. Identyfikacja i analiza usług administracyjnych UMWM Etap 1. Definicja procesów biznesowych UMWM Etap. 2 Identyfikacja e-usług III I kw II III IV I II III kw. kw kw. kw. kw kw kw. IV kw. Zad. 2. Portal korporacyjny UMWM Etap 1. Platforma Back-Office Etap 2. Platforma Front-Office Etap 3. Modernizacja i rozbudowa platformy cyfrowej umożliwiającej obsługę portalu dla 1200 licencji aktywnych Zad. 3. Rozbudowa infrastruktury technicznej Etap 1. Serwer topologia wirtualnych serwerów arch. SAN 1 szt. Koszty pośrednie Studium wykonalności Promocja Źródło: Opracowanie własne 4. Koszty realizacji przedsięwzięcia Koszty realizacji przedsięwzięcia, tożsame z nakładami przed- i inwestycyjnymi, na obecnym etapie projektu oparte są o wstępne kosztorysy projektu. Ich doprecyzowanie nastąpi w ramach procedury przetargowej, z udziałem środków pomocowych 52

53 w finansowaniu projektu. Łączne nakłady inwestycyjne w ramach kosztów kwalifikowanych inwestycji wyniosą: Tabela 17. Struktura nakładów inwestycyjnych projektu Zadanie 1. Identyfikacja i analiza usług administracyjnych UMWM zł Zadanie 2 Portal korporacyjny UMWM zł Zadanie 3 Rozbudowa infrastruktury technicznej UMWM zł Koszty bezpośrednie kwalifikowane Koszty pośrednie kwalifikowane Ogółem wydatki kwalifikowane dla projektu Źródło: Opracowanie własne zł zł zł W fazie wdrożenia wystąpią koszty pośrednie kwalifikowane. Składają się na nie: - koszty studium wykonalności zł - promocja projektu zł Koszty niekwalifikowane projektu - 0,00 zł Łączny nakład inwestycyjny zł 5. Opis struktury organizacyjnej po zakończeniu inwestycji i stosunki własnościowe Informatyzacja UMWM i delegatur nie spowoduje istotnych zmian w strukturze organizacyjnej, nastąpią jedynie zmiany w organizacji pracy. 6. Strategia cenowa Projekt nie jest nastawiony na działalność komercyjną nie wystąpią przychody zewnętrzne. 7. Monitoring wskaźników Monitorowanie i pomiar wskaźników osiągnięć będzie prowadzony w następujący sposób: - protokół przekazania poszczególnych modułów inwestycji zgodny z dokumentacją projektową i przetargową (wskaźniki produktu materialnego otrzymanego w wyniku inwestycji) - rejestr użytkowników platformy Back-Office - rejestr wydanych certyfikatów - statystyki korzystania z platform Front-Office i Back-Office 53

54 Trwałość projektu Urząd Marszałkowski będzie właścicielem majątku powstałego w ramach projektu i zapewni prawidłową eksploatację majątku w okresie co najmniej 5 lat od zakończenia projektu. Koszty operacyjne związane są z opieka serwisową i bieżącymi kosztami odtworzeniowymi. Szacowane są na zł rocznie, ponoszone będą od pierwszego roku po zakończeniu realizacji projektu. Projekt będzie funkcjonować w okresie długoterminowym. Finansowanie utrzymania składników materialnych (sprzęt) i niematerialnych (oprogramowanie) otrzymanych w wyniku inwestycji, jak również kosztów eksploatacyjnych wdrożonego projektu odbywać się będzie z budżetu UMWM. W rozdziale 6.4 sporządzono rachunek przepływów pieniężnych dla projektu. Projekt nie będzie generował dochodów, dlatego środki pieniężne w każdym okresie mają wartość ujemną. Beneficjent pokryje deficyt ze środków budżetowych zabezpieczonych na cele projektu uchwałą i w ten sposób zapewnia finansową trwałość projektu. Beneficjent posiada zdolność organizacyjną i finansową do utrzymania projektu oraz gwarantuje utrzymanie projektu przez co najmniej 5 lat od chwili zakończenia jego realizacji w ramach swojej struktury organizacyjnej Analiza prawna wykonalności inwestycji Inwestycja będzie realizowana na mieniu stanowiącym własność UMWM. Projekt nie wymaga uzyskiwania zezwoleń bądź uzgodnień związanych z jego realizacją. Jedynym prawnym wymogiem jego wdrożenia i eksploatacji jest zapewnienie finansowania kosztów z tym związanych. Stosowne środki finansowe zostaną zagwarantowane w uchwałach budżetowych UMWM. Uwarunkowania prawne dotyczące realizacji usług drogą elektroniczną. Uwarunkowania wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego Sposób wnoszenia wniosków do organów samorządu terytorialnego w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej oraz ich załatwiania precyzuje USTAWA z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (z późn. zmianami). Jeżeli inne przepisy prawa tego nie uszczegóławiają, urzędy administracji publicznej (zarówno samorządowe jak i centralne) opierają prowadzenie spraw o procedurę administracyjną określoną KPA. Ustawa ta określa, że postawą komunikacji pomiędzy stroną a organem administracji publicznej jest podanie, które powinno zostać podpisane przez uprawnioną osobę. W relacji odwrotnej od organu do strony, są to pismo, wezwanie, decyzja. Wszędzie tam, gdzie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego wymagają podpisu, w przypadku dokumentów elektronicznych należy rozumieć uwierzytelnienie przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 54

55 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wraz z późniejszymi zmianami. Zgodnie z nowelizacją z dnia 12 lutego 2010 r. dopuszczalnymi mechanizmami uwierzytelniania są certyfikat kwalifikowany, profil zaufany epuap lub inne technologie stosowane przez podmiot publiczny (np. certyfikat niekwalifikowany wydawany przez urząd). Szczegółowe uregulowania dotyczące konkretnych obszarów mogą przewidywać odmienne wymagania gdzie obywatel składający wniosek nie jest zobowiązany do podpisania go w momencie jego składania. Autentyczność wniosku poprzez uwierzytelnienie potwierdzana jest w momencie odbioru decyzji (np. prawa jazdy. Wymagane jest stawiennictwo osobiste oraz podpisanie złożonego wniosku papierowego. KPA przewiduje, że strona składa organowi "podania". Pod tą nazwą należy rozumieć żądania, wyjaśnienia, odwołania i zażalenia art. 63 par. 1 kpa. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru. W artykule 221 KPA definiuje skargi i wnioski, które w przeciwieństwie do podań mogą zawierać różne (nie w pełni zdefiniowane) treści. Taki charakter będą miały wnioski budżetowe przesyłane do Urzędu Marszałkowskiego, gdzie wzór wniosku nie został ściśle określony przepisami. Nie zostało także określone, czy skargi i wnioski powinny być podpisane. Warunkiem koniecznym złożenia skargi lub wniosku jest zapewnienie identyfikacji, umożliwiającej przekazanie odpowiedzi na skargę lub wniosek. Identyfikację taką może zapewnić umieszczenie w tekście danych wskazujących nadawcę skargi lub wniosku oraz dane umożliwiające urzędowi doręczenie odpowiedzi. Funkcjonalność serwisu z e-usługami dotycząca podpisywania elektronicznych wniosków kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym epuap nie jest obligatoryjna, jednakże zostanie zastosowana w celu łatwej i wiarygodnej identyfikacji wnioskodawcy. Przemawia za tym również fakt, że serwis w przyszłości może być rozbudowywany o nowe e-usługi i nowe podania, wobec których istniał będzie wymóg uwierzytelniania przez certyfikat kwalifikowany, profil zaufany epuap lub inne technologie stosowane przez podmiot publiczny. System poprzez swoją skalowalność zapewni łatwe możliwości rozbudowy. Akty prawne związane z informatyzacją działalności podmiotów publicznych Akty prawne istotne z punktu widzenia świadczenia usług drogą elektroniczną: 55

56 Studium wykonalności projektu pn.: Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa USTAWA z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym) wraz z późniejszymi zmianami Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne USTAWA z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną wraz z późniejszymi zmianami Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów publicznych Projekt rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników Z powyższych aktów prawnych wynika szereg wymagań, jakie powinien spełniać system teleinformatyczny służący do świadczenia e-usług. Oto one: 1. Obsługa bezpiecznego (kwalifikowanego) podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego epuap. Urząd może też zastosować własne technologie dla celów identyfikacji użytkowników 2. Elektroniczna Skrzynka Podawcza. Fakt złożenia i podpisania wniosku (podpisanego za pomocą bezpiecznego podpisu lub zaufanego profilu epuap) przez interesanta, powinien być potwierdzony przez urząd poprzez automatycznie wygenerowanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). UPO powinno być podpisane przez urządzenie HSM spełniające normy FIPS-140 level II lub III i znajdujące się w bezpiecznym pomieszczeniu z systemem kontroli dostępu klasy S.A. 3 lub wyższym. Dopuszczalnym rozwiązaniem jest stosowanie urządzenia HSM na zasadach outsourcingu. 3. System ma spełniać minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych. Obsługa i przetwarzanie dokumentów w formacie XML. Format XML stanowi jedyny dopuszczalny format do edycji i przetwarzania dokumentów elektronicznych w administracji. Format XSD ma być używany do definiowania układu i cech informacji w strukturach dokumentu XML. 4. Doręczanie pism interesantom drogą elektroniczną. Doręczenie pisma z urzędu może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli wnioskodawca wystąpił do 56

57 organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków. Otrzymanie dokumentu przez adresata następuje po uprzednim podpisaniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym urzędowego poświadczenia odbioru. 5. Bezpłatne oprogramowanie. Urząd powinien udostępnić bezpłatne oprogramowanie dla interesantów do prezentacji przesłanego dokumentu elektronicznego oraz weryfikacji złożonego pod nim podpisu elektronicznego urzędnika przygotowującego odpowiedź. 6. Formaty danych. Jeżeli w wymianie informacji w formie elektronicznej, w tym z rejestrami publicznymi, stosuje się cechę informacyjną tożsamą co do treści z cechą informacyjną wymienioną rozporządzeniu 1 (np. NIP, PESEL, nazwisko), należy tę cechę zastosować zgodnie z definicją określoną rozporządzeniu. 7. System powinien zapewniać integralność i dostępność dokumentów, identyfikację i uwierzytelnianie użytkowników oraz kontrolę dostępu do dokumentów Promocja projektu W celu wypełnienia niezbędnych wymogów informacyjnych, wszystkie elementy związane z realizacją projektu będą zawierały elementy umożliwiające łatwą identyfikację źródła finansowania (np. w postaci znakowania odpowiednim komunikatem i logo UE informacji pozyskiwanych za jego pomocą). Zakłada się, że działania informacyjno-promocyjne powinny być prowadzone wśród grup docelowych adresatów rezultatów projektu. Grupy te zostały zidentyfikowane w poprzednich rozdziałach. W celu dotarcia do możliwie dużej grupy społeczeństwa można wykorzystać szeroki katalog dostępnych działań promocyjnych, do których można zaliczyć przede wszystkim działania bezpośrednie (ogłoszenia dla pracowników UMWM, promowanie projektu poprzez udział w konferencjach tematycznych przedstawicieli UMWM). Poza bezpośrednią interakcją z interesariuszami podjęte zostaną też przez wykonawcę działania informacyjno-promocyjne tj.: użycie materiałów informacyjno-promocyjnych (dokumenty, publikacje, plakaty, ulotki, ogłoszenia, itp.), ukierunkowana na interesariuszy promocja w Internecie (newsletter, strona www, itp.), informacje w lokalnej prasie Zgodnie z wytycznymi za kwalifikowalne można uznać jedynie koszty informacji i promocji integralnie związane z realizacją projektu pod warunkiem, iż wynoszą one do 10% wartości projektu, nie więcej niż PLN. W ramach Projektu Portal korporacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie platforma cyfrowa e-usług łączna kwota planowanych 1 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej 57

58 wydatków na działania informacyjno-promocyjne wynosi PLN, co stanowi 0,51% całkowitych kosztów realizacji Projektu Pomoc publiczna Wsparcie finansowe dla projektu nie naruszy zasad pomocy publicznej. Udzielona pomoc nie będzie pomocą publiczna - z zakupionej w ramach projektu infrastruktury informatycznej będą korzystali pracownicy i jednostki UMWM. Działania podejmowane w ramach projektu będą sie odbywały zgodnie z ustawa PZP z dn r. (Dz.U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z pózn.zm.) i zapewniają równość w uzyskiwaniu zamówień. Działalność Urzędu Marszałkowskiego jako beneficjenta projektu nie będzie stanowić zagrożenia dla zasad wolnego handlu pomiędzy państwami członkowskimi. Projekt jest zgodny z zasadami polityki konkurencji oraz realizowany będzie z zachowaniem podejścia neutralności technologicznej. 4. Analiza techniczna 4.1. Opis stanu aktualnego Urząd Marszałkowski stoi m.in. przed koniecznością dokonania zakupów systemów informatycznych warstwy podstawowej wspomagających podstawowe procesy biznesowe. Obecnie użytkowane aplikacje w dobie rozwoju technologicznego oraz zmian przepisów prawnych nie spełniają należycie swojej roli. Systemy te: nie zapewniają należytego bezpieczeństwa i pewności danych, kontroli dostępu są zbudowane na platformie, która nie zapewnia należytej wydajności, spójności i bezpieczeństwa danych oraz oferuje zbyt ograniczone możliwości wymiany danych z systemami zewnętrznymi. działają w sposób autonomiczny w poszczególnych jednostkach organizacyjnych nie zapewniając wymiany lub powiązania danych między różnymi jednostkami Urząd realizując swoje zadania wykorzystuje wiele popularnych technologii z obszaru ICT w tym oprogramowanie firmy Microsoft. Produkty Microsoft stanowią podstawę w kilku dziedzinach funkcjonowania środowisk informatycznych w Urzędzie, w tym: stanowią podstawę systemów operacyjnych klasy desktop, stanowią podstawę systemów operacyjnych większości serwerów, stanowią standard pakietów biurowych, są podstawą systemu usług katalogowych (Active Directory). 58

59 W ramach migracji i rozwoju systemów MS planuje się: budowę podstawowego systemu poczty korporacyjnej, budowę systemu wewnętrznej komunikacji, wideokonferencji budowę podstawy systemu do zarządzania infrastrukturą informatyczną. Celem takich działań będą: obniżenie kosztów działania systemów teleinformatycznych wspomagających realizację zadań Urzędu, podniesienie efektywności działania Urzędu na poziomie poszczególnych działów, procesów i zadań, stałe podnoszenie poziomu bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, budowa systemu zunifikowanej komunikacji. Techniki informatyczne są używane do kontaktów z Urzędem w ograniczonym zakresie. Obecnie poprzez Internet Urząd Marszałkowski kontaktuje się sporadycznie z innymi Urzędami, także za pomocą poczty jest też utrzymywany kontakt z wybranymi interesantami. W związku z wejściem w życie ustawy o podpisie elektronicznym należy się spodziewać, że w coraz większym stopniu interesanci Urzędu i klienci jednostek podległych będą korzystali z istniejącej już, na mocy obowiązujących przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego, możliwości składnia podań w formie elektronicznej ( platforma e-puap oraz II i III etap BIP). Przy czym należy mieć na uwadze, że do wysłania podania w ten sposób nie trzeba posiadać własnego komputera. Wystarczy za niewielką opłatą skorzystać z komputera w kawiarence internetowej, założyć konto pocztowe na darmowym serwerze i wysłać podanie. W chwili obecnej brak jest też odpowiedniej infrastruktury informatycznej umożliwiającej wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w kontaktach pomiędzy Urzędem a delegaturami. Należy dodać, że istnieją regulacje prawne umożliwiające wprowadzenie w życie takich rozwiązań Założenia funkcjonalne projektu Źródło: Plan informatyzacji UMWM na lata W ramach zadania planowany jest rozwój systemów i aplikacji, a w szczególności rozwój technologii z dwuwarstwowej do trójwarstwowej internetowej. W celu zrównoważonego rozwoju infrastruktury Urzędu oraz w celu pogodzenia z jednej strony wymogów funkcjonalnych, z drugiej zaś strony rozsądnego wydatkowania finansowego należy dokonać przeobrażenia architektury IT według najlepszych praktyk rynkowych oraz z uwzględnieniem nowych, sprawdzonych technologii dostępnych na rynku. a) Założenia przyjęte przy tworzeniu nowej architektury systemu 59

60 Osiągnięcie zamierzonego celu w zakresie architektury jest możliwe przy przyjęciu następujących założeń: architektura systemu będzie zgodna z podejściem SOA (ang. Service Oriented Architecture) oraz BPM (ang. Business Process Management), co w szczególności oznacza: o wprowadzony został do architektury programowej moduł portalu (Portal), pełniący funkcję interfejsu graficznego w architekturze cienkiego klienta (przeglądarka). Portal agreguje funkcjonalność poszczególnych usług realizowanych przez systemy dziedzinowe i udostępnionych na poziomie szyny usługowej, o możliwość wprowadzenia do architektury modułu szyny usługowej odpowiedzialnego za eksponowanie, bezpieczeństwo oraz komunikację usług systemów dziedzinowych, o wyodrębniony został w architekturze moduł stanowiący repozytorium wszelkiej informacji niestrukturalnej (dokumenty), o wyodrębniony został w architekturze moduł odpowiedzialny za realizację procesów biznesowych. Założenie to implikuje wyodrębnienie wszelkiej logiki procesowej z aplikacji dziedzinowych i przeniesienie jej na poziom silnika procesów biznesowych. Takie podejście gwarantuje możliwość łatwej zmiany procesów biznesowych w odpowiedzi na zmiany w organizacji i jej procesach, rozwiązanie takie pozwala na dokonywanie szybkich zmian w zaprojektowanych przepływach pracy bez ingerencji w działające systemy i aplikacje, wszystkie rozwiązania w ramach zintegrowanego systemu będą dostępne poprzez przeglądarkę internetową, nie zakłada się żadnej aplikacji dla końcowego użytkownika wykorzystującej interfejs tzw. grubego klienta, silny nacisk na centralizację od strony programowej, w tym między innymi: o centralne repozytorium informacji niestrukturalnej (dokumenty). Podejście takie pozwala osiągnąć: o łatwość zarządzania informacją (w jednym miejscu), o centralny system kategorii i dodatkowego opisu informacji (zbiór metadanych), o centralny indeks (metadane i pełnotekstowy), o centralne mechanizmy wyszukiwania informacji, o bezpieczeństwo w ochronie dostępu do informacji w postaci jednego spójnego modułu będącego na straży właściwej realizacji polityki bezpieczeństwa, o centralna infrastruktura portalowa będąca jedynym punktem dostępowym do funkcjonalności oferowanej użytkownikom, 60

61 o centralne miejsce eksponowania (rejestrowania i wywoływania) usług systemów dziedzinowych w postaci szyny usługowej (ang. Enterprise Service Bus) proponowane do wdrożenia w dalszych etapach projektu, o centralne miejsce modelowania, uruchamiania i monitorowania procesów biznesowych w postaci silnika procesów. b) Nowa architektura logiczna systemu Na poniższym rysunku przedstawiono propozycję architektury logicznej systemu: Rysunek 7. Nowy model architektury systemu c) Komponenty architektury logicznej Poniżej przedstawiono opis poszczególnych komponentów architektury logicznej: Komponent Opis architektury Środowisko portalowe Agreguje funkcjonalność aplikacji i usług dostępnych dla użytkowników. Jednocześnie jest to warstwa realizująca mechanizmy bezpieczeństwa w dostępie do poszczególnych usług i aplikacji. Poszczególne portlety, reprezentujące wdrożone systemy i aplikacje są dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników. Środowisko portalowe przyjmuje dwie postaci: a. Portal wewnętrzny Agreguje informacje i aplikacje przeznaczone dla Urzędników mające dostęp do wewnętrznych usług Urzędu, b. Portal ( witryna) zewnętrzna Urzędu Pozwala na dostęp mieszkańców do informacji i usług udostępnianych przez Urząd Marszałkowski. Jednocześnie środowisko portalowe dostarcza funkcji związanych z personalizacją, tak, aby umożliwić użytkownikom dostosowanie pulpitu roboczego do 61

62 Aplikacje usługowe Szyna usługowa Aplikacje dziedzinowe wraz ze specyficznymi dla nich repozytoriami (bazy danych). swoich indywidualnych preferencji i potrzeb. Uwzględnione w architekturze logicznej elementy mają swoje odzwierciedlenie w środowisku portalowym w szczególności usługi aplikacyjne, uslugi repozytorium dokumentów, itd. Wszelkie nowo wdrażane usługi, aplikacje procesowe (w tym także obieg spraw i dokumentów), aplikacje raportujące, wszelkie narzędzia niezbędne użytkownikom do wykonywania codziennej pracy, repozytorium dokumentów dostęp do biblioteki dokumentów, dostęp do narzędzi związanych z wyszukiwaniem, dostęp do narzędzi pozwalających na dodawanie dokumentów do repozytorium oraz dostęp administracyjny do repozytorium. Moduł gromadzący wszelkie dostępne dla innych aplikacji funkcjonalności systemów dziedzinowych oraz gotowych elementów takich jak repozytorium dokumentów, silnik procesów biznesowych, itd. W zgodzie z zaleceniami architektury SOA szyna usługowa jest centralnym elementem komunikacyjnym w transmisji pomiędzy poszczególnymi podsystemami oraz stanowi jedyne miejsce rejestracji, a następnie wywoływania poszczególnych funkcji systemów dziedzinowych oraz gotowych elementów architektury. W kontekście architektury SOA aplikacje dziedzinowe jawią się jako zestawy specyficznych, dziedzinowych usług realizujących określone cele w poszczególnych etapach procesów biznesowych w Urzędzie. Aplikacje te, co ważne, realizować będą określoną funkcjonalność stanowiącą wycinek większych procesów zachodzących w organizacji, elementem spajającym będzie silnik procesów biznesowych. Takie podejście do rozwiązania gwarantuje wysoką odporność rozwiązania informatycznego na wszelkie zmiany jakie zachodzą w organizacji. Modyfikacja procesu biznesowego na poziomie organizacyjnym nie będzie powodowała konieczności przepisywania poszczególnych aplikacji wspierających proces, a jedynie zmian w modelu procesu biznesowego na poziomie silnika procesów. Warto również zaznaczyć, że centralizacja procesowości w ramach jednego spójnego silnika pozwala na użycie modułów reguł biznesowych. Nowoczesne podejście proponuje wydobycie wszelkich parametrów i reguł biznesowych osadzonych w systemach i aplikacjach i przeniesienie ich do centralnego modułu, umożliwiając w ten sposób: deklaratywne podejście do definiowania reguł i parametrów biznesowych, dużą łatwość edycji bezpośrednio przez osoby biznesowe, właściwy i efektywny proces wnioskowania biznesowego, co przekłada się na jakość podejmowanych decyzji biznesowych, świadomą konsekwencję w stosowaniu uzgodnionych reguł. 62

63 Rysunek 8. Model zinformatyzowanego urzędu Portal-serwis ESP-EPUAP Katalog Usług E-usługi SOZAT PODPORTAL BIP Klienci E-usługi ERP PODPORTAL Internet E-usługi Karty Usług PODPORTAL Pracownicy Urzędu ESOD+aplikacje biurowe SOZAT Poczta-SOZAT ERP BAWiD+INNE Legenda: ESP - Elektroniczna Skrzynka Podawcza Urzędu Karty Usług - Zidentyfikowane Elektroniczne Usługi dla klientów Urzędu EPUAP - Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej SYSTEMY DZIEDZINOWE: ESOD SOZAT ERP BAWiD - Elektroniczny System Obiegu Dokumentów i Informacji - System Zarządzania Opłatami za Środowisko - System Zarządzania Zasobami Finansowymi, Ludzkimi i Materiałowymi - System Zarządzania Aktami Prawnymi Urzędu - Baza aktów własnych i Dokumentów ZADANIE 1 IDENTYFIKACJA I ANALIZA USŁUG ADMINISTRACYJNYCH UMWM W skład zadania 1 wchodzą następujące etapy: Etap 1. Definicja procesów biznesowych UMWM Etap 2. Identyfikacja e-usług Opis zadania: Zadanie 1. Wdrożenie portalu korporacyjnego winno być poprzedzone dogłębną analizą procesów biznesowych zachodzących w obrębie Urzędu Marszałkowskiego. Analizie poddany 63

64 zostanie przede wszystkim zakres wymiany dokumentów i danych z delegaturami, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi i spółkami, a także innymi instytucjami, podmiotami gospodarczymi i interesantami. Procesy winny być opisane proceduralnie. Niezbędne jest przygotowanie dokumentacji wszystkich procedur. Istniejące luki w przepływie informacji dla potrzeb zarządzania powinny być usunięte, jeszcze zanim wprowadzony zostanie system informatyczny. ZADANIE 2 PORTAL KORPORACYJNY UMWM Zadanie jest podzielone na 3 etapy: Etap 1. Platforma Back-Office Etap 2. Platforma Front-Office Etap 3. Modernizacja i rozbudowa platformy cyfrowej umożliwiającej obsługę portalu dla 1200 licencji aktywnych Opis zadania Całą infrastrukturę informatyczną Urzędu z logicznego i technicznego punktu widzenia można podzielić na dwie główne platformy, w których będą działały moduły: Moduły platformy Back-Office, Moduły platformy Front-Office. Moduły platformy Back-Office owej skoncentrowane będą na obsłudze działalności wewnętrznej Urzędu, zawierając odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie służące realizacji wewnętrznej pracy Urzędu oraz dostarczając - poprzez moduły integracyjne - danych i funkcji dla platformy modułów Front-Office wych. Platforma Front-Office owa zrealizuje komunikację pomiędzy Urzędem a podmiotami zewnętrznymi, dostarczy usług udostępnionych w środowisku sieci Internet. 64

65 Rysunek 9. Model techniczno logiczny infrastruktury informatycznej Urzędu klienci Urzędu Front-Office Usługa n Internet Usługa 2 Intranet Usługa wew.1 Usługa 1 Warstwa Systemów Biurowych Usługa wew.2 Warstwa systemów Resortowych Pracownicy Urzędu ESB - Architektura Integracyjno-kom unikacyjna systemów informatycznych Usługa wew.n Back-Office W arstwa stemów Logistyki Moduły platformy Back-Office Moduły platformy Back-Office dotyczyć będą sfery działalności Urzędu bez bezpośredniego kontaktu z klientami zewnętrznymi. To najbardziej rozbudowany obszar infrastruktury, w skład którego wchodzić będą następujące elementy: sieć komputerowa (okablowanie strukturalne); systemy operacyjne i sieciowe; systemy bazodanowe oparte m. in. na RDBMS; aplikacje realizujące zadania (procesy biznesowe) w poszczególnych departamentach Urzędu; lokalne systemy pracy biurowej (OFFICE - osobiste środowisko pracy); elektroniczny system zarządzania dokumentami realizujący mechanizmy pracy grupowej na dokumentach; zarządzanie przepływem pracy (WF, Workflow) w obszarach, które wymagają silnika procesów biznesowych; skanowanie dokumentów i ich archiwizacja w obszarach, gdzie następuje masowe przetwarzanie informacji papierowej; systemy usługowe będące standardem systemów telekomunikacyjnych ( , internet, intranet); systemy usługowe, które poprzez infrastrukturę integracyjną zasilają danymi i funkcjami systemy warstwy Front-Office. 65

66 Elektroniczny System Obiegu Dokumentów klasy EZD Rozwój istniejącego systemu lub zakup nowego (otwarta dokumentacja projektowa) m.in. dostosowanie do ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o Informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) oraz nowela ustawy o Informatyzacji z dnia 12 lutego 2010 r. (ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw), a także nowej Instrukcji Kancelaryjnej. Ponadto EZD należy: a. zintegrować z realizacją usług z platformy Front-Office b. rozszerzyć o komponenty pracy grupowej (wspólna praca na dokumentach). Moduły platformy Front-Office Moduły platformy Front-Office związane będą ze sferą działalności Urzędu związaną bezpośrednio z obsługą klientów zewnętrznych Urzędu. Moduły tej warstwy wykorzystywać będą przede wszystkim technologię internetową w celu świadczenia szeroko pojętych usług przez Urząd w zakresie obsługi klientów. Ważnymi elementami tej warstwy będą: Witryna zewnętrzna Urzędu dostarczająca informacje dotyczące działalności Urzędu, struktury organizacyjnej oraz inne informacje publikowane w sieci Internet dla instytucji zewnętrznych oraz obywateli; Portal aplikacyjny agregujący i prezentujący usługi Urzędu świadczone dla podmiotów zewnętrznych (instytucji oraz obywateli). Warto zwrócić uwagę, że funkcjonowanie portalu aplikacyjnego angażuje systemy z warstwy Back-Office (czyli moduły wewnętrzne Urzędu) poprzez planowaną warstwę architektury integracyjnej. Budowa Platformy Front Office, umożliwiającej udostępnienie przez Urząd usług w formie elektronicznej poprzez portal Urzędu oraz epuap MSWiA ( m.in. karty usług) 1. Dokonanie analizy usług lub karty usług, które znajdują się w serwisie przez pracowników merytorycznych i legislatorów Urzędu pod względem możliwości ich cyfryzacji, tzn.: a. jakie dokumenty wchodzące w skład usługi lub karty usług mogłyby być poddane cyfryzacji np. skanowane lub inna postać cyfrowa, a następnie dostarczone drogą elektroniczną bez naruszenia przepisów prawa (np. dokumenty, które muszą być dostarczane w formie oryginału analogowego); b. które z cyfryzowanych dokumentów elektronicznych mogą być zaopatrzone w kwalifikowany podpis elektroniczny i uznane za zgodne z przepisami prawa (bez dostarczania oryginału z własnoręcznym podpisem). 2. Na stronie portalu Urzędu, w sekcji Usługi w samorządzie województwa należy wprowadzić interfejs w formie linku do ułatwiający: portalu ( Portal Usług) dla klienta 66

67 a. przygotowanie dokumentów elektronicznych do sprawy, b. zautomatyzowanie procesu komunikacji z elektroniczną skrzynką podawczą. Wykonanie punktu 2 proponuję wg poniższego wzoru: Klasyfikacja kategorii usług : Edukacja, Finanse, Nieruchomości itp. Sposób załatwienia : Analogowy - opis usługi Cyfrowy procedura ( połączenie z EZD) Połączenie z Elektroniczną Skrzynką Podawczą (EPUAP) Etap 3. Modernizacja i rozbudowa platformy cyfrowej umożliwiającej obsługę portalu dla 1200 licencji aktywnych 1. Rozbudowa systemu usług katalogowych Usługi katalogowe należą do klasy rozwiązań, bez których nie da się zbudować strukturalnego, komponentowego i bezpiecznego środowiska IT. Pozwalają ona na zorganizowanie informacji o uczestnikach systemu w ujednolicony sposób. Dzięki nim możemy nie tylko opisać, przechowywać i wykorzystywać informacje o użytkownikach, ale także ich grupach i zasobach w systemie oraz administrować nimi. Usługi katalogowe (UK) pozwalają też na budowę mechanizmów uzyskiwania uprawnionego dostępu do zasobów sieci za pomocą pojedynczego uwierzytelnienia. Ta procedura nosi nazwę pojedynczego logowania (single sign-on). W oparciu o konta i grupy UK możliwe będzie kontrolowanie dostępu do zasobów i usług Uaktualnienie oprogramowania usług katalogowych Urząd Marszałkowski wykorzystuje usługi katalogowe zbudowane w oparciu o Windows Server 2003 Active Directory. Zaleca się uaktualnienie rozwiązania do nowej wersji systemu Windows 2008 R2 z zachowaniem obecnej ilości serwerów i ich lokalizacji. Rysunek 10. Struktura usług katalogowych w UMWM 67

68 2. Systemy komunikacji elektronicznej 2.1. Rozbudowa obecnej architektury pocztowej System poczty elektronicznej ( ) ma spełniać oczekiwania różnych grup użytkowników (wewnętrznych i zewnętrznych), biorących udział w procesach komunikacyjnych umożliwiając ochronę, zgodną z wymogami organizacji, dostęp do informacji z dowolnego miejsca oraz potrzebną działom IT wydajność operacyjną. System poczty ma dostarczać usługi pracy grupowej i poczty elektronicznej w oparciu o usługi katalogowe i integrować się w pełni z katalogiem UK, przechowując w nim zarówno dane konfiguracyjne usług jak i dane skrzynek pocztowych użytkowników. Organizacja serwera poczty ma objąć swoim zakresem cały las UK, w którym dokonana została instalacja serwera poczty (tryb forest wide). Oznacza to, że w środowisku jednego lasu z wieloma domenami istnieje tylko jednak organizacja serwera poczty, w której skrzynki mogą posiadać użytkownicy z wszystkich domen tego lasu. Proponowane jest zbudowanie jednolitej infrastruktury dostępu do usług pocztowych i pracy grupowej dla użytkowników systemu informatycznego. Serwer poczty może być użyty jako serwer przechowujący dane użytkowników i obsługujący ich zapytania, jak i do budowy platformy usług internetowych związanych z dostępem do poczty elektronicznej. Serwery poczty mogą pełnić dwie główne role: serwerów przechowujących dane użytkowników (mailbox server) serwerów usług internetowych. Serwery przechowujące dane użytkowników udostępniają dostęp do zasobów serwera poczty oraz wymianę informacji wewnątrz organizacji pomiędzy użytkownikami. Każdy z użytkowników posiada skrzynkę pocztową umiejscowiona na jednym z serwerów zawierających skrzynki pocztowe w organizacji poczty. Użytkownik posiada możliwość dostępu do swojej skrzynki niezależnie od lokalizacji w sieci organizacji. Użytkownicy będą wewnątrz sieci jednostki uzyskiwali dostęp do usług poczty korzystając z klienta usług i protokołu MAPI. System poczty dostarczy możliwości budowania rozwiązań w topologii front-end \ back-end pozwalając na udostępnieni w sieci Internet usług dla użytkowników poczty oraz wymianę poczty elektronicznej z organizacjami zewnętrznymi. W przypadku sieci urzędu docelowo w sieci Internet i użytkownikom zdalnym mają zostać udostępnione dwie usługi: - Bramka SMTP Bramka SMTP jest elementem koniecznym, aby umożliwić wymianę poczty z siecią Internet. Bramka SMTP zbudowana zostanie w oparciu o serwery poczty pracujące w konfiguracji front-end. Serwery te nie utrzymują lokalnie zasobów skrzynek użytkowników, lecz pośredniczą w wymianie poczty pomiędzy organizacją wewnętrzną a siecią Internet. W celu zapewnienia ciągłości wymiany poczty sugerowane jest zbudowanie rozwiązania bramki internetowej w konfiguracji fail 68

69 over. Możliwe jest poprzez zrównoważenie obciążenia sieciowego dla dwóch serwerów poczty pracujących równocześnie lub poprzez Udostępnienie dwóch serwerów poczty niezależnie w sieci Internet i odpowiednią konfiguracje ustawień DNS dla domen obsługiwanych przez organizację. - Dostęp do poczty poprzez WWW Usługi dostarczą użytkownikom możliwości skorzystania z zasobów serwera poczty poprzez przeglądarkę Internetową. W celu zapewnienia takiego dostępu użytkownikom zaleca się instalację i konfigurację jako serwera dostępu przez WWW osobnego serwera w ramach zasobów informatycznych jednostki. Ze względu na bezpieczeństwo oraz zapewnienie odpowiedniej funkcjonalności klientom usług poczty zaleca się udostępnienie użytkownikom serwera poczty dostępu do następujących usług spoza sieci jednostki: - połączenia z serwerem poczty poprzez interfejs przeglądarki - połączenia z serwerem poczty z poziomu klienta (np. typu Outlook) poprzez RPC\HTTPS. W celu wymiany danych z serwerami poczty internetowej w sieci Internet zbudowana zostanie bramka SMTP oparta o dwa serwery poczty. Serwery te nie będą utrzymywały skrzynek użytkowników. W celu zapewnienia ochrony antywirusowej dla poczty elektronicznej zalecane jest zainstalowanie oprogramowania anty wirusowego na każdym serwerze poczty. Dodatkowo w przypadku poczty przychodzącej z sieci Internet poprzez protokół SMTP zalecane jest przekazanie poczty poprzez dodatkowy serwer SMTP, na którym również zainstalowane zostanie oprogramowanie antywirusowe. W celu zapewnienia ochrony użytkowników serwera poczty przed niechcianą pocztą (spam) konieczne jest zastosowanie następujących mechanizmów: - Inteligent Messsage Filtering (IMF): mechanizm pozwalający na filtrowanie niechcianej poczty przez serwer poczty na podstawie pobieranych, lub tworzonych przez użytkowników sygnatur wiadomości spam - SenderID: technologia pozwalająca na uwierzytelnienie źródła pochodzenia przesyłki elektronicznej. Poniżej przedstawiony został ogólny schemat usług systemu poczty proponowanych do zastosowania w ramach systemu informatycznego, wraz z proponowanym rozmieszczeniem serwerów poczty. 69

70 Rysunek 11. Architektura wdrożenia poczty elektronicznej 2.2. Wdrożenie systemu komunikacji wielokanałowej System wspomagający wewnętrzną komunikację w Urzędzie Marszałkowskim ma zapewnić pracownikom prostą, efektywną kosztowo, niezawodną i bezpieczną komunikację głosową, video oraz przesyłanie wiadomości tekstowych z użyciem posiadanych komputerów PC oraz urządzeń mobilnych. Ideą implementacji komunikacji wielokanałowej jest współpraca różnych komponentów, wykorzystująca integrację poczty , kalendarzy, wiadomości błyskawicznych, konferencji w sieci Web, audio i wideokonferencji. Platforma jednolitej komunikacji i współpracy powinna być natywnie zintegrowana z komponentami portalu wielofunkcyjnego i poczty elektronicznej. Ponadto system musi wykorzystywać mechanizm pojedynczego logowania (single sign-on), uprawnień użytkowników i ich grup, bazując na komponencie usług katalogowych. Wynikiem takiej integracji mają być następujące cechy systemu: Ujednolicenie komunikacji biznesowej 70