Studium Wykonalności projektu. Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Transkrypt

1 Studium Wykonalności projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych Wersja dokumentu: 1.1 Kraków, 13 października 2014 r.

2 SPIS TREŚCI Wstęp 5 I Podsumowanie... 6 I.1. Cele projektu... 6 I.2. Rezultaty projektu... 6 I.3. Produkty projektu... 7 I.4. Przewidywane nakłady inwestycyjne... 7 I.5. Harmonogram realizacji projektu oraz jego trwałość... 9 I.6. Wykonalność techniczna... 9 I.7. Beneficjenci końcowi I.8. Wnioski z analizy prawnej i instytucjonalnej I.9. Wnioski z analizy finansowej i ekonomicznej I.10. Wpływ na polityki horyzontalne UE II Podstawowe informacje o projekcie II.1. Geneza i istota projektu II.2. Tytuł projektu II.3. Cel projektu II.4. Lokalizacja projektu II.5. Odbiorcy ostateczni projektu III Charakterystyka podmiotów odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięcia III.1. Dane formalne i administracyjne Beneficjenta i Operatora III.1.1. Beneficjent projektu III.1.2. Operator projektu III.2. Stosunki prawno-własnościowe między poszczególnymi stronami projektu III.3. Doświadczenie stron projektu IV Analiza otoczenia projektu IV.1. Analiza otoczenia społeczno gospodarczego IV.2. Zidentyfikowane problemy IV.3. Analiza SWOT V Logika interwencji V.1. Cele projektu V.2. Spójność celów projektu z celami dokumentów strategicznych V.3. Wpływ projektu na polityki horyzontalne UE V.4. Korzyści i oddziaływanie V.5. Wskaźniki produktu projektu V.6. Wskaźniki rezultatu projektu VI Trwałość techniczna projektu VI.1. Opis istniejącego systemu VI.2. Analiza opcji VI.2.1. Opis możliwych opcji realizacji projektu VI Słownik VI Koncepcja ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych) VI.2.2. Analiza opcji VI.2.3. Podsumowanie analizy opcji VI.3. Opis techniczny projektu VI.4. Zgodność projektu z wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej VI.5. Zgodność projektu z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych VII Wykonalność i trwałość instytucjonalna przedsięwzięcia VII.1. Organizacja wdrożenia i późniejszej eksploatacji projektu VII.1.1. Organizacja fazy realizacyjnej projektu VII.1.2. Organizacja fazy operacyjnej projektu

3 VII.2. Planowane i przeprowadzone procedury przetargowe VII.3. Przygotowanie formalno-administracyjne przedsięwzięcia VII.3.1. Wydane decyzje i pozwolenia VII.3.2. Wymagane decyzje i pozwolenia i termin ich pozyskania VII.3.3. Harmonogram realizacji przedsięwzięcia VIII Finansowa trwałość projektu VIII.1. Podstawowe założenia do analizy finansowej VIII.2. Nakłady inwestycyjne VIII.3. Harmonogram rzeczowo finansowy przedsięwzięcia VIII.4. Amortyzacja i nakłady odtworzeniowe VIII.5. Prognoza przychodów i kosztów operacyjnych przedsięwzięcia VIII.6. Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy w okresie realizacji oraz eksploatacji projektu VIII.7. Prognoza rachunku zysków i strat projektu VIII.8. Prognoza rachunku przepływów pieniężnych projektu VIII.9. Sytuacja finansowa Beneficjenta w okresie realizacji i eksploatacji projektu VIII.10. Analiza wrażliwości VIII.11. Podsumowanie analizy trwałości finansowej projektu IX Analiza kosztów i korzyści społecznych IX.1. Charakterystyka kosztów i korzyści związanych z realizacją projektu IX.2. Analiza kosztów i korzyści społecznych IX.2.1. Efekty społeczne IX.2.2. Wyeliminowanie transferów IX.2.3. Wycena czynników produkcji wg cen ukrytych i kosztu alternatywnego IX.3. Ocena efektywności społeczno ekonomicznej IX.4. Analiza ryzyka X Podstawy przygotowania opracowania Literatura Wytyczne i teksty źródłowe Źródła internetowe Akty prawne XI Załączniki Spis rysunków Rysunek 1. Miejsce realizacji projektu i obszar jego oddziaływania Rysunek 2. Podział administracyjny województwa mazowieckiego Rysunek 3. Ludność województwa mazowieckiego wg miejsca zamieszkania Rysunek 4. Układ autostrad i dróg ekspresowych w Polsce Rysunek 5. Schemat organizacyjny NAC z oznaczonymi komórkami biorącymi udział w realizacji fazy operacyjnej projektu Rysunek 6. Powody nieposiadania Internetu w domu Rysunek 7. Brak umiejętności korzystania z Internetu w 2011 r Rysunek 8. Korzystanie z Internetu w różnych grupach ze względu na wielkość miejscowości zamieszkania w latach Rysunek 9. Cel korzystania z Internetu w sprawach prywatnych Rysunek 10. Średnia liczba kontaktów z urzędem w ciągu 12 miesięcy według województw Rysunek 11. Świadczenie usług elektronicznych w przeliczaniu na 10 urzędów w Polsce w 2012 r Rysunek 12. Preferencje internautów dotyczące załatwiania spraw publicznych przez Internet Rysunek 13. Ograniczenia związane z korzystaniem z usług urzędów przez Internet w 2012 r Rysunek 14. Osoby korzystające z Internetu do kontaktowania się z organami administracji publicznej w celach prywatnych Polska a średnia unijna (w %) Rysunek 15. Chęć korzystania przez obywateli w przyszłości z usług przez Internet Rysunek 16. Schemat koncepcyjny ADE Rysunek 17. Architektura ADE

4 Rysunek 18. Podsystem backup ADE Rysunek 19. Podsystem backup ADE - opcja Rysunek 20. Schemat funkcjonalny systemu backup Rysunek 21. Schemat sieci systemu ADE Rysunek 22. Architektura wariantu Rysunek 23. Architektura wariantu Rysunek 24. Architektura wariantu Rysunek 25. Architektura ADE Rysunek 26. Platforma serwerowa ADE Rysunek 27. Architektura ADE Rysunek 28. Podsystem backup archiwum ADE Rysunek 29. Schemat komponentów programowych ADE Rysunek 30. Schemat organizacyjny NDAP z oznaczonymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w fazę realizacyjną projektu Rysunek 31. Schemat struktury zarządzania projektem w fazie realizacyjnej Rysunek 32. Schemat organizacyjny etapu operacyjnego projektu Spis tabel Tabela 1. Nakłady inwestycyjne... 8 Tabela 2. Analiza SWOT Beneficjenta Tabela 3. Analiza SWOT Beneficjenta Tabela 4. Wskaźniki produktu Tabela 5. Wskaźniki rezultatu Tabela 6. Cechy nośników Tabela 7. Cechy zasobów Tabela 8. Cechy platform serwerowych Tabela 9. TCO warstwy PREZENTACJI - oprogramowanie open-source Tabela 10. TCO warstwy PREZENTACJI - oprogramowanie licencjonowane Tabela 11. TCO archiwum CYFROWEGO wariant Tabela 12. TCO archiwum CYFROWEGO - wariant Tabela 13. TCO archiwum CYFROWEGO - wariant Tabela 14. Kryteria różnicujące sposoby realizacji Warstwy Prezentacji Tabela 15. Kryteria różnicujące warianty realizacji Archiwum Cyfrowego Tabela 16. Kryteria różnicujące realizację Platformy Serwerowej Tabela 17. Koszty realizacji Tabela 18. Wymagania WCAG Tabela 19. Czas RTO dla archiwum ADE Tabela 20. Szkolenia personelu operatora ADE Tabela 21. Personel operatora ADE Tabela 22. Zgodność ADE z KRI - załącznik Tabela 23. Zgodność ADE z KRI - załącznik Tabela 24. Zgodność ADE z minimalnymi wymaganiami Tabela 25. Harmonogram realizacji projektu w latach Tabela 26. Harmonogram realizacji projektu w latach Tabela 27. Harmonogram rzeczowo finansowy Tabela 28. Koszty usług szkoleniowych Tabela 29. Koszty operacyjne projektu Tabela 30. Koszty operacyjne projektu w ujęciu kosztów rodzajowych Tabela 31. Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy NDAP Tabela 32. Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy NAC Tabela 33. Analiza prawdopodobieństwa wystąpienia poszczególnych ryzyk Tabela 34. Analiza ryzyk projektowych

5 Wstęp Studium Wykonalności dla projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) powstało na podstawie umowy nr 51/2014/U zawartej pomiędzy Naczelną Dyrekcja Archiwów Państwowych, a Centrum Doradztwa w Informatyce i Zarządzaniu Sp. z o.o. (dalej: konsultant) w dniu Dokument przygotowany przez firmę Centrum Doradztwa w Informatyce i Zarządzaniu Sp. z o.o. (adres: ul. Mogilska 25, Kraków, telefon/faks , biuro@cediz.pl). Zakres opracowania jest zgodny z wymogami stawianymi przy ubieganiu się o dotacje ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach 7. osi priorytetowej Społeczeństwo Informacyjne Budowa Elektronicznej Administracji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata (stan obowiązujący na dzień złożenia niniejszego dokumentu). Studium Wykonalności zostało podzielone na rozdziały zgodnie z zaleceniami Instytucji Zarządzającej zawartymi w Instrukcji przygotowania studium wykonalności dla projektów informatycznych realizowanych w ramach 7. osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Tworzą one trzy zasadnicze części: rozdziały od I. do II. zawierają prezentację projektu oraz podsumowanie wyników wszystkich prowadzonych analiz wykonalności, rozdziały od III. do VII zawierają szczegółowe analizy projektu, logikę interwencji, analizy organizacyjne, prawne, techniczne, plan wdrożenia i funkcjonowania przedsięwzięcia, rozdziały od VIII. do IX. poświęcone są analizom finansowym, ekonomicznym oraz analizie wrażliwości i ryzyka. Niniejsze Studium Wykonalności zostało opracowane według najlepszej woli oraz wiedzy konsultanta. Opracowując dokument opierano się o zapisy prawa krajowego i wspólnotowego oraz o wytyczne i podręczniki sporządzania tego typu dokumentów, ogólnodostępne źródła informacji, dokumenty źródłowe i dane będące w posiadaniu beneficjenta i podmiotów z nim współpracujących. Szczegółowy spis materiałów stanowiących podstawę przygotowania opracowania, w tym literatura oraz wykaz źródeł danych zamieszczono w rozdziale X niniejszego opracowania. 5

6 I Podsumowanie Niniejszy rozdział zawiera podsumowanie głównych wniosków wynikających z realizacji etapu Studium Wykonalności projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Część ta obejmuje konkluzje zawarte we wszystkich rozdziałach Studium sporządzone w języku niespecjalistycznym. I.1. Cele projektu Celem ogólnym projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych jest poszerzenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez udostępnienie zbiorów archiwalnych on-line oraz modernizacja i poprawa funkcjonalności oraz e-dojrzałości usług administracji publicznej w zakresie dostępu do dokumentacji. W wyniku realizacji projektu wdrożony zostanie nowoczesny system informatyczny, który wpłynie pozytywnie na zwiększenie zakresu spraw, które przedsiębiorcy i obywatele mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez zapewnienie dostępu on-line do informacji o zasobach archiwalnych i zasobów zgromadzonych w systemie. Dzięki udostępnieniu zasobów poprzez Internet obywatele i przedsiębiorcy w prosty sposób będą mogli skorzystać ze zbiorów archiwalnych w celu wykorzystania informacji sektora publicznego przy aktualnie załatwianych sprawach urzędowych. Celem szczegółowym projektu jest stworzenie warunków technicznych i organizacyjnych do gromadzenia informacji, jej zabezpieczenia, a także przechowywania w bardzo długim czasie. Dzięki temu możliwe będzie zapewnienie powszechnego i łatwego dostępu do informacji o zgromadzonych w systemie zasobach, a w przypadkach dopuszczonych przepisem prawa również do treści materiałów archiwalnych. Kolejnym ważnym celem szczegółowym jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym przepisami prawa przekazania do archiwów państwowych zgodnej z wymogami dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, a archiwom państwowym umożliwią przechowywanie ich w długim czasie zgodnie z wymogami ustawy archiwalnej. Wytworzenie systemu ADE jest koniecznością, wynikającą z przepisów prawa. Rolą budowanego systemu jest domknięcie cyklu życiowego dokumentacji powstałej przy załatwianiu spraw w postaci elektronicznej. I.2. Rezultaty projektu Osiągnięcie celów szczegółowych będzie wynikiem uzyskania zakładanych rezultatów projektu, które z kolei warunkowane są osiągnięciem wskaźników produktu. Podstawowym wskaźnikiem rezultatu projektu będzie liczba użytkowników wyszukujących materiały archiwalne. Zakłada się osiągnięcie poziomu wskaźnika w liczbie około 500 osób. Wskaźnik zostanie osiągnięty w 2018 r. Powyższy wskaźnik prezentuje ogólną liczbę użytkowników Internetu, którzy korzystając z systemu ADE będą wyszukiwać materiały archiwalne. Weryfikacja wskaźnika nastąpi poprzez wbudowanie w system obsługujący web serwery odpowiednich narzędzi monitorowania. Wskaźnik ten będzie miał bezpośrednie przełożenie na wskaźnik rezultatu dla 2 celu szczegółowego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata , tj.: odsetek osób korzystających z Internetu w kontaktach z administracją publiczną. Dodatkowy wskaźnik rezultatu projektu to ilość przekazywanej corocznie dokumentacji wyrażona w GB. Wartość wskaźnika oszacowano na 50 GB. Wskaźnik zostanie osiągnięty w 2018 r. Wskaźnik ten prezentuje ilość dokumentacji w postaci elektronicznej przekazywanej co roku w ramach systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Poziom osiągnięcia wskaźnika będzie monitorowany w oparciu o zaakceptowane protokoły zdawczo-odbiorcze i zrealizowane na ich podstawie przyjęcia dokumentacji. 6

7 I.3. Produkty projektu Wskaźniki produktu prezentują mierzalne efekty realizacji projektu. Do podstawowych wskaźników produktu projektu ADE należy zaliczyć: liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości 3 dwustronna interakcja: 1 sztuka, wskaźnik planowany do osiągnięcia w roku 2017, liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4 pełne załatwienie sprawy, łącznie z ewentualną płatnością: 3 sztuki, wskaźnik planowany do osiągnięcia w roku Wskaźniki te muszą być osiągnięte z uwagi na istotę produktów wytworzonych w systemie. Weryfikacja nastąpi na podstawie dokumentacji powykonawczej i protokołu odbioru umowy na wykonanie ADE. Zidentyfikowano także wskaźniki pomocnicze: liczba zakupionych serwerów kasetowych: 10 sztuk, liczba wdrożonych systemów archiwizacji i backupu danych: 1 sztuka. Wszystkie powyższe wskaźniki produktu są planowane do osiągnięcia w 2017 r. Źródłem weryfikacji wskaźników będą protokoły odbioru sprzętu i usług wdrożeniowych. I.4. Przewidywane nakłady inwestycyjne Realizacja projektu zakłada poniesienie nakładów inwestycyjnych w łącznej wysokości ,93 PLN netto, tj ,90 PLN brutto. Nakłady te oprócz kosztów związanych z przygotowanie studium wykonalności, dla których podpisana została umowa, oszacowane zostały na podstawie uprzednio określonego zakresu rzeczowego projektu. Szczegółowe nakłady inwestycyjne zaprezentowane zostały w poniższej tabeli. 7

8 Kategoria/okres Całkowity koszt (netto) Całkowity koszt (brutto) Opracowanie studium wykonalności , ,00 Koszt obsługi przetargu (koszty osobowe) , ,00 Wynajem CPD , ,00 Koszty wynajmu powierzchni wraz z opłatami za usługi internetowe, łącza internetowe oraz obsługę zdalną , ,00 Koszty energii elektrycznej , ,00 Prace projektowe i nadzór (system ADE) , ,00 Analiza funkcjonalności ADE, w tym analiza współpracy ADE z systemami zewnętrznymi , ,00 Wykonanie projektu technicznego systemu ADE , ,00 Nadzorowanie przebiegu projektu wdrożeniowego systemu ADE , ,00 Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w NAC , ,00 Opracowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w NAC , ,00 Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w NAC , ,00 Dostawa sprzętu i oprogramowania systemowego ADE wraz z instalacją i konfiguracją oraz szkoleniem Infrastruktura sieci, Platforma serwerowa, Infrastruktura Archiwum Cyfrowego, Archiwum Głębokie , , , ,00 Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych , ,00 Wykonanie oprogramowania systemu ADE (Warstwa Prezentacji, Archiwum Cyfrowe, Oprogramowanie open-source) , ,00 Szkolenie personelu NAC, w tym warsztaty z administracji systemem , ,00 Wykonanie systemu e-learning'u , ,00 Przeprowadzenie szkoleń e-learning'owych dla użytkowników instytucjonalnych (archiwa państwowe, podmioty zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych) , ,00 Usługi serwisu ADE , ,00 Ubezpieczenie sprzętu , ,00 Wynagrodzenie personelu zarządzającego oraz personelu wsparcia , ,90 SUMA , ,90 Tabela 1. Nakłady inwestycyjne [źródło: opracowanie Konsultanta] 8

9 I.5. Harmonogram realizacji projektu oraz jego trwałość Jako datę rozpoczęcia projektu (faza realizacyjna) przyjęto termin, w którym nastąpi faktyczne rozpoczęcie zadań związanych z wdrażaniem ADE, tj. II kwartał 2016 r. i dotyczy on rozpoczęcia prac wdrożeniowych systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w NAC. Następnie przy budowie harmonogramu uwzględniono aktualny status realizacji poszczególnych zadań, jak również margines czasu na nieprzewidziane zdarzenia. Przewiduje się, że zakończenie realizacji projektu wraz z jego rozliczeniem nastąpi w IV kwartale 2017 r. Beneficjent posiada pełną zdolność do zachowania trwałości projektu objętego niniejszym Studium. Do jego zadań należy prowadzenie działalności archiwalnej, w tym upowszechniania zasobów zgromadzonych w archiwach państwowych. Cel działania instytucji jest w pełni zgodny z celami projektu. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP, Beneficjent) ma pełną zdolność do podejmowania zobowiązań w zakresie realizowanego projektu. Podobnie Narodowe Archiwum Cyfrowe (NAC, Operator) ma pełną zdolność i odpowiednie zasoby do zarządzania efektami realizacji projektu. Zakresy zadań realizowanych przez powyższe podmioty w ramach realizacji i funkcjonowania projektu są zgodne z ich działalnością statutową. Obie instytucje są przygotowane do realizacji zadań merytorycznych i technicznych zapewniających obsługę efektów realizacji projektu. Trwałość finansowa projektu zostanie zachowana, ponieważ Beneficjent posiada zdolność finansową do sprawnej i niezakłóconej realizacji projektu, jak również utrzymania go dzięki gwarancjom finansowym z budżetu państwa w ramach budżetów zadaniowych. Trwałość formalno-prawna projektu związana jest z rozwiązaniem i zaplanowaniem kwestii własnościowych. Po realizacji przedsięwzięcia powstały majątek zostanie przeniesiony na majątek Operatora. Jednakże przeniesienie to jest w pełni uzasadnione zależnościami pomiędzy instytucjami oraz zakresem realizowanych działań, a więc nie będzie wpływało negatywnie na zachowanie trwałości projektu. I.6. Wykonalność techniczna W wyniku wstępnych analiz przeprowadzonych na potrzeby niniejszego studium ustalono, że istnieją co najmniej trzy sposoby realizacji ADE, a po uwzględnieniu opcji zaniechania, opisano ostatecznie cztery możliwe warianty: wariant 1 rozwiązanie oparte o cyfrowe archiwum programowe, wariant 2 rozwiązanie oparte o cyfrowe archiwum sprzętowe, wariant 3 rozwiązanie oparte o programową wersję cyfrowego archiwum sprzętowego, wariant 4 zaniechanie. Wariant 4 zaniechanie został odrzucony, ponieważ w wyniku jego realizacji nie zostaną osiągnięte cele projektu tj. nie zostanie uruchomiony system archiwum dokumentów elektronicznych ADE. Studium zawiera analizę różnic między wariantami realizacji poszczególnych komponentów ADE: użycie oprogramowania open-source versus oprogramowanie licencjonowane, użycie archiwum cyfrowego programowego versus archiwum sprzętowe, użycie platformy serwerów kasetowych versus serwery stelażowe. Studium zawiera też szacunki kosztów realizacji poszczególnych wariantów. Celem prowadzonej analizy jest wskazanie wariantu optymalnego dla Beneficjenta projektu. Założono, że wariant optymalny to taki, który: realizuje wszystkie funkcje, które powinno posiadać rozwiązanie ADE, zapewnia możliwość rozbudowy systemu, używa standardów w zakresie technologii przetwarzania i przechowywania dokumentów elektronicznych, 9

10 używa standardów w zakresie komunikacji między systemami informatycznymi, jest optymalny kosztowo tj. posiada najlepszy wskaźnik DGC. Ponieważ system ADE będzie się składać z wielu niezależnych elementów powiązanych ze sobą, przeprowadzona analiza musiała odnieść się do tych elementów ADE, dla których istnieją różne możliwe rozwiązania rynkowe. I tak, analiza odniosła się do: wyboru nośnika do długoterminowego przechowywania danych w postaci elektronicznej oraz urządzenia do automatyzacji ich obsługi, wyboru platformy serwerowej, sposobu realizacji właściwego archiwum cyfrowego, użycia oprogramowania otwartego lub licencjonowanego do tworzenia aplikacji. W wyniku prac analitycznych powstały rekomendacje: użycia taśm magnetycznych standardu LTO do długoterminowego przechowywania danych w postaci elektronicznej, użycia platformy serwerów kasetowych, użycia sprzętowego archiwum cyfrowego, użycia oprogramowania typu open-source do wytworzenia aplikacji ADE. Końcowa rekomendacja analizy wskazuje wariant 2, jako optymalny dla Beneficjenta, ponieważ: realizuje wszystkie wymagane funkcje i cechy systemu ADE oraz używa oprogramowania typu open-source, zapewnia najwyższy poziom zabezpieczenia danych cyfrowych w sprzętowym archiwum cyfrowym, jest najtańszy w budowie i eksploatacji. I.7. Beneficjenci końcowi Z produktów projektu korzystały będą trzy podstawowe grupy odbiorców: 1. użytkownicy korzystający z materiałów archiwalnych - osoby fizyczne i prawne poszukujące informacji o zgromadzonych materiałach archiwalnych, którym umożliwi się przeglądanie ewidencji materiałów archiwalnych, wyszukiwanie, przeglądanie oraz zamawianie materiałów archiwalnych, a także dostęp bezpośredni do materiałów archiwalnych. Grupa ta została zidentyfikowana na podstawie praktyki archiwów państwowych związanej z obsługą interesantów poszukujących informacji w zgromadzonych przez nie zasobach archiwalnych. Liczba poszukiwań archiwalnych, wykonywanych na zlecenie zainteresowanych osób od kilku lat utrzymuje się w przedziale tys. rocznie. Równocześnie Archiwa Państwowe odnotowują systematyczne przeobrażenia środowiska użytkowników ich zasobu. O ile jeszcze przed kilkunastu laty z historycznych przekazów korzystali głównie profesjonalni badacze, pracownicy naukowi uniwersytetów, to obecnie co najmniej dorównują im liczebnością użytkownicy, którzy zaspokajają pozazawodowe potrzeby poznawcze lub poszukują materiałów archiwalnych do celów dowodowych. 2. użytkownicy przekazujący materiały archiwalne - podmioty zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i same archiwa państwowe obsługujące proces przekazywania materiałów określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, którzy za pośrednictwem tych usług będą realizować obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. 3. użytkownicy w archiwach państwowych - archiwa państwowe, jako jednostki zobowiązane do gromadzenia materiałów archiwalnych wytworzonych i przekazywanych przez podmioty zobowiązane. I.8. Wnioski z analizy prawnej i instytucjonalnej Zakres e-usług publicznych planowanych do wdrożenia w ramach projektu jest w pełni zgodny z zakresem zadań własnych archiwum państwowego. Archiwum Dokumentów Elektronicznych 10

11 w znaczący sposób ułatwi realizację działalności ustawowej, a przede wszystkim odbiorcom usług ułatwi wyszukiwanie niezbędnych informacji. Dodatkowo projekt wypełnia założenia Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U r., poz. 1114). Nie tylko zapewnia zgodność z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych oraz dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej z podmiotami publicznymi, ale także przyczynia się do zwiększania oddziaływania e-usług publicznych w społeczeństwie. Na podstawie powyższej analizy można stwierdzić, iż realizacja projektu jest zgodna z właściwością działania Beneficjenta - Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Realizacja projektu zawiera się więc w obszarze stanowiącym właściwość NDAP. Instytucja posiada uprawnienia do podejmowania zobowiązań niezbędnych do realizacji tego przedsięwzięcia. Przedsięwzięcie w zakresie wskazanym w niniejszym Studium Wykonalności (wdrożenie e-usług w ramach Archiwum Dokumentów Elektronicznych) nie jest wymienione w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko (Dz. U. Nr 213, poz. 1397) oraz w Aneksie I i II do Dyrektywy 85/337/EWG w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko naturalne (Dz. Urz. UE L 175 z , z późn. zm.) jako mogące podlegać konieczności przeprowadzenia postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko. Projekt nie wymaga uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji przedsięwzięcia. Przedsięwzięcie nie podlega bowiem obowiązkowi przeprowadzenia oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko, o którym mowa w art. 59 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U. z 2008 r. Nr 199, poz. 1227). Projekt nie wymaga uzyskania pozwolenia na budowę. Przedsięwzięcie nie jest bowiem kwalifikowane jako inwestycja wymagająca uzyskania takiej decyzji. Instalacja zaplanowanego w ramach projektu sprzętu komputerowego i oprogramowania będzie realizowana bez dokonywania zmian technicznych w obiektach docelowych lokalizacji. Zarówno Beneficjent, jak i Operator przygotowują się do realizacji projektu oraz zarządzania fazą operacyjną. Przygotowano struktury i zasoby ludzkie w organizacjach, a ewentualne zidentyfikowane niedobory kadry planuje się uzupełnić poprzez zatrudnienie specjalistów lub podmiotów zewnętrznych. Narodowe Archiwum Cyfrowe jest państwową jednostką budżetową powołaną do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji powstałej w postaci elektronicznej oraz zasobów zdigitalizowanych. W ramach fazy operacyjnej projektu NAC będzie spełniało rolę archiwum technicznego. Dlatego też będzie jednostką odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie systemu od strony technicznej (w tym utrzymanie oraz monitorowanie serwerów oraz zapewnienia bezpiecznej transmisji danych), zaś Beneficjent, czyli NDAP, za część merytoryczną realizacji efektów projektu. Jednakże z punktu widzenia zachowania trwałości projektu, zgodnego z celami projektu funkcjonowania rozwiązania w obszarze technicznym rola NAC jest wiodąca. NAC posiada uprawnienia do podejmowania zobowiązań niezbędnych do utrzymania efektów przedsięwzięcia będącego przedmiotem niniejszego Studium Wykonalności. Można także potwierdzić, iż ma pełną zdolność organizacyjno-administracyjną do przeprowadzenia fazy operacyjnej. NDAP przygotowując się do realizacji projektu przygotowała kadrę do pełnienia wybranych ról w zakresie zarządzania projektem. Wybrano również metodykę zarządzania projektami właściwą dla organizacji: PRINCE2. Zgodnie z tą metodyką powołana zostanie struktura zespołu zarządzającego projektem. 11

12 I.9. Wnioski z analizy finansowej i ekonomicznej Wstępnie określono, iż nakłady inwestycyjne z racji formy prawnej Beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową, pokryte zostaną ze środków pochodzących z budżetu Państwa (jako wkład własny) w wysokości 20%, tj ,18 PLN oraz ze środków UE w wysokości 80%, tj ,72 PLN. W wyniku przeprowadzonej analizy finansowej określono kształtowanie się poszczególnych wskaźników finansowych na następujących poziomach: finansowa zaktualizowana wartość netto z inwestycji bez uwzględnienia dotacji UE (FNPV/C) wynosi: ,38 PLN, finansowa wewnętrzna stopa zwrotu z inwestycji bez uwzględnienia dotacji UE (FRR/C) wynosi: nie wylicza się, finansowa zaktualizowana wartość netto z inwestycji (FNPV/K) wynosi: ,30 PLN, finansowa wewnętrzna stopa zwrotu z inwestycji (FRR/K) wynosi: nie wylicza się. Poziom przedstawionych powyżej wskaźników oznacza, że przedsięwzięcie jest nieefektywne z finansowego punktu widzenia (projekt nie generujący przychodów) i wymaga dofinansowania ze środków zewnętrznych. Wskaźnik wewnętrznej stopy zwrotu (FRR/C) zarówno z uwzględnieniem dotacji, jak i bez uwzględnienia dotacji, nie wylicza się (co jest wynikiem wysokiej nieopłacalności przedsięwzięcia z punktu widzenia Beneficjenta i Operatora), co dodatkowo uzasadnia celowość dofinansowania zewnętrznego ze środków UE. Uzyskane wyniki analizy efektywności przedsięwzięcia jednoznacznie potwierdzają niekomercyjny charakter przedsięwzięcia oraz konieczność wykorzystania dotacji w celu całościowego sfinansowania realizacji przedmiotowego projektu, która to została określona na poziomie ,72 PLN. Wyniki analizy ekonomicznej wykazują, że projekt jest opłacalny ze społecznego punktu widzenia. Na etapie analiz możliwe było zdefiniowanie większych korzyści jakie w wyniku realizacji projektu osiągnie społeczeństwo niż kosztów, które ono poniesie. Na podstawie skwantyfikowanych korzyści społecznych, przepływów finansowych oraz korekt fiskalnych, wyznaczono wysokość wskaźników efektywności ekonomicznej projektu na poziomie: ENPV wynosi: ,10 PLN ERR wynosi: 11,15% B/C wynosi: 1,09 Działania o charakterze społecznym z reguły wymagają finansowania z zewnętrznych źródeł. Pomimo nieopłacalności finansowej realizacja projektu wykazuje bardzo korzystne efekty społeczne. Nakłady finansowe są niewspółmierne z korzyściami jakie może osiągnąć Beneficjent i Państwo w wyniku realizacji projektu. Z przeprowadzonej analizy wrażliwości i ryzyka wynika, iż ryzyko związane z realizacją planowanego przedsięwzięcia utrzymuje się na akceptowalnym poziomie. Przeprowadzone analizy wykazują, iż projekt ma charakter przedsięwzięcia trwałego. Nie zidentyfikowano czynnika posiadającego wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia. W wyniku realizacji projektu nie przewiduje się wystąpienia ryzyka utracenia płynności finansowej projektu oraz Beneficjenta, czy Operatora. W przeprowadzonej analizie ryzyka uwzględniono wszystkie elementy mogące wpłynąć negatywnie na realizację projektu. Beneficjent i Operator znając zagrożenia na każdym etapie realizacji projektu jest dobrze przygotowany do zapobiegania ewentualnym czynnikom ryzyka i będzie miał możliwość wykluczenia ich jeszcze przed ewentualnym ich wystąpieniem. W przypadku wystąpienia któregokolwiek z czynników ryzyka, Beneficjent i Operator będzie umiał sobie poradzić z jego niekorzystnym oddziaływaniem i zniwelować jego ewentualne skutki. 12

13 I.10. Wpływ na polityki horyzontalne UE Realizacja niniejszego projektu ma pozytywny wpływ na politykę równości szans i przebiega zgodnie z art. 16 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 1, który nakłada na Państwa członkowskie oraz Komisję Europejską obowiązek stosowania zasady równych szans mężczyzn i kobiet oraz niedyskryminacji na poszczególnych etapach wdrażania funduszy. Zakres usług publicznych świadczonych obywatelom, przedsiębiorcom i instytucjom dzięki implementacji projektu wzbogacony zostanie o nowe możliwości ich realizacji poprzez Internet w postaci Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Zakres ten będzie skierowany do zróżnicowanej grupy odbiorców, a jej celem będzie znaczące uproszczenie dostępu do danych, które dotychczas można było przeglądać jedynie w formie papierowej, a ich wyszukiwanie było znacząco utrudnione. Dane będą gromadzone i udostępniany wszystkim uprawnionym bez względu na ich pochodzenie rasowe lub etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną. Projekt spełnia zatem zasadę zawartą w Dyrektywie Rady 2000/43/WE z dnia 29 czerwca 2000 r. 2, w której podkreślono wagę rozwoju demokratycznych i tolerancyjnych społeczeństw, umożliwiających uczestnictwo wszystkich osób, bez względu na pochodzenie rasowe lub etniczne. Ponadto zwrócono również uwagę, iż podejmowanie szczególnych działań dotyczących walki z szeroko rozumianą dyskryminacją musi wykraczać poza działalność zarobkową oraz niezarobkową i powinna objąć m.in. takie dziedziny, jak edukacja, ułatwienia społeczne oraz dostęp do dóbr i usług. Efekty projektu w znaczący sposób przyczynią się do podniesienia poziomu edukacji społeczeństwa. Projekt przyczynia się pozytywnie do realizacji polityki społeczeństwa informacyjnego poprzez wprowadzanie technologii cyfrowej do codziennego życia dzięki upowszechnieniu drogą elektroniczną dostępu do usług publicznych. Utworzenie Archiwum Dokumentów Elektronicznych gwarantuje wzmocnienie potencjału wykorzystania nowoczesnych usług informacyjnych opartych na nowych technologiach. Realizacja projektu przyczyni się do wzmocnienia potencjału informacyjnego instytucji publicznych poprzez wdrożenie systemu umożliwiającego przekazanie do archiwów państwowych dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, niezbędnego do realizacji e-usługi publicznej. Wpływ projektu na ochronę środowiska i politykę zrównoważonego rozwoju należy ocenić jako pozytywny. W dłuższej perspektywie wdrożenie Archiwum Dokumentów Elektronicznych będzie miało pozytywny wpływ na środowisko ze względu na stworzenie warunków do przekazywania dokumentacji utrwalonej w postaci elektronicznej zamiast na papierze. Dzięki temu zmniejszeniu może ulec ilość zużywanych przez zobowiązane do przekazywania dokumentów instytucje materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier i tonery. Dodatkowo obywatele i przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na korzystanie z Archiwum Dokumentów Elektronicznych będą mogli w znaczący sposób lub całkowicie uniknąć wizyt w siedzibach Archiwów, co pozwoli im zaoszczędzić nie tylko czas, ale i energię oraz koszty transportu (w tym paliwa kopalne). 1 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/ Dyrektywa Rady 2000/43/WE z dnia 29 czerwca 2000 wprowadzająca w życie zasadę równego traktowania osób bez względu na pochodzenie rasowe czy etniczne. 13

14 II Podstawowe informacje o projekcie Celem niniejszego opracowania jest przeanalizowanie i stwierdzenie wykonalności projektu budowy Archiwum Dokumentów Elektronicznych oraz dowiedzenie potrzeby jego realizacji. Cel ten realizowany jest poprzez przeprowadzenie weryfikacji wykonalności przedsięwzięcia w zakresie wskazania definicji projektu, analiz otoczenia, prawnych, organizacyjnych, technicznych oraz analiz finansowych, ekonomicznych oraz wrażliwości i ryzyka. Niniejszy dokument stanowi prezentację wyników przeprowadzonych analiz wykonalności projektu, a także metodologii ich realizacji. Analizy powstały w oparciu o wiedzę i doświadczenie konsultanta oraz metodologie zawarte w wytycznych Komisji Europejskiej oraz Instytucji Zarządzającej programem analogicznym dla Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. W zakresie obejmującym podstawy merytoryczne, metodologię oraz strukturę dokumentu opierano się na Instrukcji przygotowania studium wykonalności dla projektów informatycznych realizowanych w ramach 7. osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (wersja 16 czerwca 2008 r.). Wytyczne dla PO PC do chwili zakończenia prac nad Studium Wykonalności nie były dostępne. Analizy w ramach niniejszego opracowania rozpoczynają się opisem zastosowanej metodologii oraz, jeśli nie zostało to wykonane bezpośrednio przez konsultanta, wskazaniem źródeł pochodzenia i zakresem w jakim na tych źródłach bazuje. Stopień rozwoju projektu w momencie przygotowywania Studium Wykonalności to stadium opracowania przez konsultanta systemowego rozwiązania zapewniającego podmiotom zobowiązanym przepisami prawa możliwość przekazania do archiwów państwowych dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, przechowywanie i zabezpieczenie przejętych materiałów w długim czasie zarządzanie materiałem archiwalnym, w tym opracowywanie, korelowanie z innymi, materiałami archiwalnymi znajdującymi się w innych systemach informacyjnych, a także udostępnianie. Na podstawie badania aktów prawnych, potrzeb oraz audytu prowadzonego przez konsultanta określono podstawowe założenia do realizacji projektu. W wyniku tych prac powstały zestawienia i specyfikacje dotyczące merytorycznego zakresu projektu, które stały się pomocne w określaniu logiki interwencji i jego technicznej wykonalności. Rozwiązanie zostało szczegółowo opisane w rozdziale VI niniejszego dokumentu. W opracowaniu Studium Wykonalności pomocne były analizy, które Beneficjent wykonał we wczesnej fazie przygotowawczej przedsięwzięcia na etapie budowania prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Całość Studium Wykonalności będzie stanowić podstawę dla Beneficjenta oraz Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa do podjęcia decyzji finansowej dotyczącej projektu w procesie ubiegania się o pozyskanie zewnętrznego dofinansowania na przygotowanie i realizację przedsięwzięcia. II.1. Geneza i istota projektu Podstawowym wyzwaniem dla archiwów państwowych jest dziś osiągnięcie gotowości do przejmowania dokumentów elektronicznych powstających współcześnie w administracji publicznej oraz ich dalsze udostępnianie. Wyzwanie to jest również obowiązkiem dla archiwów wynikającym z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z przepisów wynika, że wytwórcy dokumentacji w postaci elektronicznej muszą być gotowi do przekazania materiałów archiwalnych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, a archiwa państwowe muszą być gotowe na przyjęcie takiej dokumentacji, jej bezpiecznego i długotrwałego przechowywania oraz zgodnego z przepisami prawa udostępniania zainteresowanym stronom. Sposób postępowania z dokumentacją prowadzoną w postaci elektronicznej, na którą składają się dokumenty elektroniczne wraz z opisującymi te dokumenty metadanymi, zapisy poświadczające sposób postępowania z tymi dokumentami oraz relacje zachodzące pomiędzy nimi został również opisany w przepisach prawa (przepisy wynikające z art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej). Określone 14

15 zostały zasady między innymi uporządkowania dokumentów przy przekazywaniu do archiwów państwowych. Jest niezwykle ważne, aby problematyka przekazania dokumentacji w postaci elektronicznej do archiwum państwowego była uwzględniana na każdym z etapów tworzenia tej dokumentacji i zarządzania nią u wytwórcy, a nie dopiero na etapie przygotowania tej dokumentacji do przekazania do archiwum państwowego. Sam proces przygotowania dokumentacji do przekazania powinien być w znacznym stopniu zautomatyzowany, a rola czynnika ludzkiego powinna być sprowadzona do podejmowania decyzji o przekazaniu lub przyjęciu materiałów archiwalnych oraz do sprawowania nadzoru nad procesem przekazania. W związku z powyższym przygotowano prototyp systemu informatycznego Archiwum Dokumentów Elektronicznych. W tym czasie zostały opracowane podstawy prawne do tego, aby papierowe teczki aktowe mogły być zastępowane spełniającymi odpowiednie wymagania funkcjonalne systemami teleinformatycznymi. Prototyp systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych powstał, aby możliwe było wypracowanie dobrej praktyki procesu przekazania, odpowiednio uporządkowanych dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych oraz ich późniejszego udostępniania. Doświadczenia zebrane z etapu jego wdrażania i funkcjonowania pozwoliły na zaprojektowanie rozwiązania będącego przedmiotem niniejszego Studium Wykonalności. Ponadto ADE ma stanowić rozwiązanie wybranych problemów z interoperacyjnością usług elektronicznych. Tylko nieliczne usługi elektroniczne dostarczane dzięki współpracy różnych resortów są świadczone w sposób satysfakcjonujący. Istniejące dziś środowisko systemów teleinformatycznych administracji państwowej w większości było budowane w wyniku działań prowadzonych przez poszczególne resorty w separacji, tylko w niewielkim stopniu koordynowanych centralnie. Zdiagnozowana fragmentaryczność rozwiązań przełożyła się na częsty brak synergii pomiędzy działaniami podejmowanymi w różnych sektorach czy resortach. Projekt Archiwum Dokumentów Elektronicznych będzie stanowił praktyczne domknięcie systemu informatyzacji państwa, także tam gdzie nie jest i nie będzie zasadne tworzenie systemów i usług dedykowanych do załatwiania określonych spraw. Usługa przejęcia uporządkowanej w ustalony z góry sposób dokumentacji elektronicznej pozwoli na jej natychmiastowe udostępnianie obywatelom i innym podmiotom w przypadku, gdy będzie stanowiła zasób publiczny, jak również automatyczną ochronę w przypadku, gdy z przepisów prawa będzie wynikała taka konieczność. Zgodnie z diagnozą i trendami społeczno-gospodarczymi w obszarze: sprawność państwa, przedstawionymi w Strategii Sprawne Państwo 2020, w obszarze administracji publicznej zauważalny jest problem związany z ograniczoną dostępnością informacji publicznych i wykorzystaniem otwartych zasobów publicznych. W dotychczasowej praktyce archiwa państwowe ograniczały się głównie do tradycyjnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci oryginałów lub kopii mikrofilmowych, na miejscu, w pracowniach naukowych. Ale liczba osób przeszukujących ich zasoby stale wzrasta, wzrastają także ich wymagania. O ile jeszcze przed kilkunastu laty z historycznych przekazów korzystali głównie profesjonalni badacze, pracownicy naukowi uniwersytetów, to obecnie co najmniej dorównują im liczebnością użytkownicy, którzy zaspokajają pozazawodowe potrzeby poznawcze. Wzrasta przez to kulturotwórcze znaczenie archiwów, które w coraz większym stopniu przyciągają zainteresowanie zróżnicowanych grup społecznych. Z uwagi na te tendencje archiwa starają się rozwijać środki komunikowania się z nowymi środowiskami odbiorców, z uwzględnieniem ich nawyków informacyjnych. Dlatego też archiwa przede wszystkim dążą do zwiększenia dostępności zasobu poprzez masową digitalizację dokumentów i wiedzy o nim w rozległych sieciach informatycznych. Pomimo tego istniejące ogólnopolskie bazy danych udostępniane w formie scalonej także w Internecie nie odpowiadają współczesnym standardom technologicznym, a co istotniejsze nie obejmują wszystkich ważnych procesów działalności archiwalnej i w niedostateczny sposób je integrują. System ADE ma się przyczynić do rozwiązania tego problemu. W dobie dynamicznego rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych oraz coraz silniejszej tendencji budowy gospodarki w oparciu o potencjał rozwojowy informacji, niezbędne jest 15

16 podejmowanie odpowiednich działań w zakresie upowszechniania medium wiedzy i informacji, jakim jest dostęp do Internetu oraz usług oferowanych za pomocą sieci. Budowa społeczeństwa informacyjnego na przełomie ostatnich lat stała się priorytetem całej Unii Europejskiej. Wszystkie państwa członkowskie mają za zadanie wypełniać cele Strategii Lizbońskiej, która jest podstawowym dokumentem unijnym koncentrującym się przede wszystkim na rozwoju konkurencyjności regionów, państw członkowskich i w rezultacie całej Unii Europejskiej w oparciu o rozwój innowacji na szeroką skalę. Cechami charakterystycznymi społeczeństwa informacyjnego są: wysoki poziom korzystania z informacji w życiu codziennym przez większość obywateli i organizacji, użytkowanie jednorodnej lub kompatybilnej technologii informacyjnej na użytek własny, społeczny, edukacji i działalności zawodowej, powszechnie występująca umiejętność przekazywania, odbierania, a także szybkiej wymiany danych cyfrowych bez względu na odległość. Idea projektu polega na udostępnieniu zbiorów archiwalnych w celu poszerzenia zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną. Efektem realizacji projektu będzie wdrożony nowoczesny system informatyczny, który zapewnieni dostęp on-line do zasobów archiwalnych zgromadzonych w systemie. Z historycznych dokumentów zgromadzonych w archiwach korzystają nie tylko profesjonalni badacze, pracownicy naukowi szkół wyższych, ale również obywatele, którzy zaspokajają pozazawodowe potrzeby poznawcze. Dzięki udostępnieniu zasobów poprzez Internet obywatele i przedsiębiorcy w prosty sposób będą mogli skorzystać ze zbiorów archiwalnych w celu wykorzystania informacji sektora publicznego przy aktualnie załatwianych sprawach urzędowych. Zwiększy się również dostęp osób niepełnosprawnych do informacji publicznej. Osoby te często, ze względu na ograniczenia związane z niepełnosprawnością, nie są w stanie korzystać ze zgromadzonych zasobów na miejscu, w budynkach archiwów. Udostępnienie archiwaliów poprzez Internet umożliwi im dogodne zapoznanie się z interesującymi ich dokumentami. Efekty projektu będą stanowiły domknięcie systemu informatyzacji państwa. Usługa przejęcia uporządkowanej w ustalony z góry sposób dokumentacji elektronicznej pozwoli na jej natychmiastowe udostępnianie obywatelom i innym podmiotom w przypadku gdy będzie stanowiła zasób publiczny, jak również automatyczną ochronę w przypadku gdy z przepisów prawa będzie wynikała taka konieczność. Sprawdzony w praktyce standard uporządkowania akt spraw w postaci elektronicznej przekazywanych do archiwów państwowych będzie oznaczał również możliwość wprowadzenia go w szerszym zakresie także przy przekazywaniu akt jednej sprawy między podmiotami (procedura odwoławcza, procedura sądowo-administracyjna) tak by nie trzeba było akt tych drukować w celu ich przekazania. Konieczność realizacji projektu wynika z prawa krajowego, tj. z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a-2c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w kontekście art. 5 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Zapewnienie możliwości przekazania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do archiwum państwowego w standardowy sposób może być bardzo ważny także w przypadku likwidacji podmiotów posiadających taką dokumentację. Projekt przyczyni się do zrealizowania założeń Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Dzięki wdrożeniu Archiwum Dokumentów Elektronicznych projekt przyczyni się do wzrostu efektywności i przyjazności e-usług publicznych, ponieważ projektowany system zapewni podmiotom zobowiązanym przepisami prawa możliwość przekazania do archiwów państwowych dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, które następnie będą udostępniane jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Projekt wpisuje się w założenia Strategii Sprawne Państwo Budowanie modelu państwa optimum będzie wspierane poprzez informatyzację państwa opartą na kreowaniu i rozwoju usług administracji publicznej uwzględniając nowe możliwości, jakie pojawiają się w związku z dynamicznym rozwojem technologii cyfrowych oraz rozbudową cyfrowych zasobów i treści w postaci cyfrowej. Dzięki utworzeniu w ramach projektu cyfrowego archiwum, poprzez które udostępniona zostanie nowa usługa publiczna świadczona drogą elektroniczną. 16

17 Utworzenie Archiwum Dokumentów Elektronicznych wpisuje się także w realizację Strategii Archiwów Państwowych na lata Dzięki udostępnieniu posiadanych zasobów archiwalnych obywatelom, system będzie realizować elementy wyznaczone w 1 celu strategicznym Zaspokajanie informacyjnych potrzeb społeczeństwa, m.in.: udostępnienie zasobu archiwalnego on-line, udostępnianie ewidencji archiwalnej on-line, doskonalenie jakości usług świadczonych przez archiwa państwowe. Ponadto dzięki wdrożeniu systemowego rozwiązania, zapewniającego utrzymanie kontekstu, wiarygodności, rozliczalności i bezpieczeństwa przekazywania materiałów archiwalnych, projekt przyczyni się do realizacji 3 celu strategicznego, jakim jest zapewnienie efektywności zarządzania dokumentacją, w tym dokumentem elektronicznym, w podmiotach wykonujących zadania publiczne. II.2. Tytuł projektu Niniejszy dokument prezentuje analizy wykonalności dla projektu pod tytułem: Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Nazwa skrócona projektu to: ADE. Tytuł projektu odzwierciedla cel przedsięwzięcia, czyli poszerzenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez wdrożenie systemu archiwizacji i udostępnienie zbiorów archiwalnych on-line oraz zwiększenie dostępności e-usług publicznych. II.3. Cel projektu Celem ogólnym projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych jest poszerzenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez udostępnienie zbiorów archiwalnych on-line oraz modernizacja i poprawa funkcjonalności oraz e-dojrzałości usług administracji publicznej. W wyniku realizacji projektu wdrożony zostanie nowoczesny system informatyczny, który wpłynie pozytywnie na zwiększenie zakresu spraw, które przedsiębiorcy i obywatele mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez zapewnienie dostępu on-line do informacji o zasobach archiwalnych zgromadzonych w systemie, zarówno w płaszczyźnie metadanych opisujących zasoby, jak i w płaszczyźnie samego zasobu archiwalnego. Z historycznych dokumentów zgromadzonych w archiwach korzystają nie tylko profesjonalni badacze, pracownicy naukowi szkół wyższych, ale również obywatele, którzy zaspokajają pozazawodowe potrzeby poznawcze. Dzięki udostępnieniu zasobów poprzez Internet obywatele i przedsiębiorcy w prosty sposób będą mogli skorzystać ze zbiorów archiwalnych w celu wykorzystania informacji sektora publicznego przy aktualnie załatwianych sprawach urzędowych. Zwiększy się również dostęp osób niepełnosprawnych do informacji publicznej. Osoby te często ze względu na ograniczenia związane z niepełnosprawnością nie są w stanie korzystać ze zgromadzonych zasobów na miejscu, w budynkach archiwów. Udostępnienie archiwaliów poprzez Internet umożliwi im dogodne zapoznanie się z interesującymi ich dokumentami. Projekt Archiwum Dokumentów Elektronicznych będzie stanowił praktyczne domknięcie systemu informatyzacji państwa, także tam gdzie nie jest i nie będzie zasadne tworzenie systemów i usług dedykowanych do załatwiania określonych spraw. Usługa przejęcia uporządkowanej w ustalony z góry sposób dokumentacji elektronicznej pozwoli na jej natychmiastowe udostępnianie obywatelom i innym podmiotom w przypadku gdy będzie stanowiła zasób publiczny, jak również automatyczną ochronę w przypadku gdy z przepisów prawa będzie wynikała taka konieczność. Sprawdzony w praktyce standard uporządkowania akt spraw w postaci elektronicznej przekazywanych do archiwów państwowych będzie oznaczał również możliwość wprowadzenia go w szerszym zakresie także przy przekazywaniu akt jednej sprawy między podmiotami (procedura odwoławcza, procedura sądowo-administracyjna) tak by nie trzeba było akt tych drukować w celu ich przekazania. Projekt ma pokazać także, że umocowanie niestrukturalnego dokumentu elektronicznego w kontekście akt załatwianej sprawy w systemie teleinformatycznym zachowującym powiązania z innymi dokumentami i kolejno dołączanymi do tego dokumentu metadanymi, może stanowić istotny element 17

18 bezpieczeństwa informacji, zapewniając wiarygodność danych nie tylko dzięki podpisowi elektronicznemu, ale także dzięki powiązaniom z inną dokumentacją. System ADE uprości skomplikowane i pracochłonne przygotowywanie dokumentacji do przekazania, a także zapewni prawidłowe postępowanie z dokumentacją w podmiotach publicznych, już na etapie jej tworzenia, a tym samym wpłynie na poprawę funkcjonalności oraz e-dojrzałości usług administracji publicznej. Celem szczegółowym projektu jest zapewnienie powszechnego i łatwego dostępu do informacji o zgromadzonych w systemie zasobach, a w przypadkach dopuszczonych przepisem prawa również do treści materiałów archiwalnych. Zakłada się, że system będzie mógł także, w sposób przewidziany prawem, przyjmować materiały stanowiące niepaństwowy zasób archiwalny, jeżeli zostaną uporządkowane w określony sposób. Dostęp do informacji sektora publicznego to nie tylko większa przejrzystość administracji publicznej, lecz również ważny czynnik rozwoju społeczeństwa informacyjnego, m.in. poprzez umożliwienie szerszego uczestnictwa w kulturze cyfrowej, podnoszenie kapitału społecznego obywateli czy też rozwój ich zdolności twórczych, zwiększenie ich aktywności i zaangażowania w życie publiczne. Dodatkowo, prawne i techniczne zagwarantowanie dostępności i możliwości ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego w formatach umożliwiających odczyt maszynowy wpływa na poprawę konkurencyjności i innowacyjności gospodarki m.in. poprzez rozwój komercyjnych i niekomercyjnych produktów i usług świadczonych w oparciu o przetwarzanie dostępnych informacji. Kolejnym celem szczegółowym projektu jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym przepisami prawa przekazania do archiwów państwowych zgodnej z wymogami dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne. Wytworzenie systemu ADE jest koniecznością, wynikającą z przepisów prawa krajowego tj., z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a-2c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w kontekście art. 5 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Rolą budowanego systemu jest domkniecie cyklu życiowego dokumentacji powstałej przy załatwianiu spraw w postaci elektronicznej. Celem szczegółowym projektu jest również stworzenie warunków technicznych i organizacyjnych do gromadzenia informacji, jej zabezpieczenia, a także przechowywania w bardzo długim czasie. Będzie to możliwe dzięki przygotowaniu systemowego rozwiązania zapewniającego: a) utrzymanie kontekstu - w tym, by było możliwe na postawie przekazanych materiałów odtworzenie przebiegu załatwiania spraw, b) wiarygodność - w tym, by przekazana dokumentacja mogła stanowić dowód na stwierdzenie czynności lub stanu rzeczy, do których się odnosi, c) rozliczalność - w tym, by nie było wątpliwości związanych z tym co zostało przekazane i odebrane, d) bezpieczeństwo przekazywania, a następnie przechowywania i udostępniania dokumentacji przez archiwa państwowe by dane były właściwie chronione przed utratą, modyfikacją i nieupoważnionym dostępem i jednocześnie by były sprawnie udostępnianie w przypadku gdy udostępnianie nie podlega ograniczeniom. Przez systemowe rozwiązanie rozumie się łącznie system teleinformatyczny zapewniający świadczenie określonych usług, ramy prawne właściwie umocowujące te usługi oraz odpowiednie wsparcie informacyjno-szkoleniowe mające na celu najlepsze wykorzystanie możliwości stworzonych dzięki realizacji projektu. II.4. Lokalizacja projektu Zasięg terytorialny projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych planowany jest w skali całej Rzeczpospolitej Polskiej. Z uwagi na fakt, iż celem projektu jest poszerzenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez udostępnienie zbiorów archiwalnych on-line oraz modernizacja i poprawa funkcjonalności jak i e-dojrzałości usług 18

19 administracji publicznej - można mówić o lokalizacji jedynie części infrastruktury. W chwili obecnej nie ma możliwości wskazania dokładnej lokalizacji z uwagi, iż będzie to przedmiotem postępowania przetargowego oraz ograniczyłoby możliwość wyboru najkorzystniejszego miejsca. Niemniej jednak wstępne analizy wskazują na województwo mazowieckie oraz miasto stołeczne Warszawę, z uwagi na jej położenie, połączenie komunikacyjne oraz dające szerokie możliwości dalszego rozwoju. Położenie miasta stołecznego Warszawy, jak i regionu mazowieckiego sprzyja realizacji dużych inwestycji o ponadregionalnym oddziaływaniu i charakterze. Jest to bowiem jeden z najbardziej atrakcyjnych i różnorodnych regionów Polski. Wynika to głównie ze strategicznego położenia geograficznego województwa. Rysunek 1. Miejsce realizacji projektu i obszar jego oddziaływania [źródło: Województwo mazowieckie jest położone w dorzeczu środkowej Wisły i ujściu rzek Bugu i Narwi. Sąsiaduje z 6 województwami: kujawsko-pomorskim, warmińsko-mazurskim, podlaskim, lubelskim, świętokrzyskim i łódzkim. Zajmuje powierzchnię 3,6 mln ha ( km2) i jest największym województwem w kraju (11,4% powierzchni Polski) oraz jednym z największych regionów w Europie. Województwo mazowieckie administracyjnie podzielone jest na 37 powiatów i 5 miast na prawach powiatu oraz na 314 gmin, w tym: 35 gmin miejskich, 50 gmin miejsko-wiejskich oraz 229 gmin wiejskich. System osadniczy tworzy 85 miast, w tym: 1 powyżej 1 mln mieszkańców, 2 od 100 do 250 tys., 4 od 50 do 100 tys., 13 od 25 do 50 tys., 29 od 10 do 25 tys., 36 poniżej 10 tys. oraz wsie. W Warszawie, stolicy kraju, zameldowanych jest 1,7 mln osób, co stanowi ok. 32% ludności województwa. Miastami pełniącymi funkcje regionalne są Radom (220,6 tys. mieszkańców) i Płock (124,3 tys.), subregionalne Siedlce (76,5 tys.), Ostrołęka (53,4 tys.) oraz Ciechanów (45,3 tys.). Inne miasta liczące powyżej 50 tys. mieszkańców Pruszków (58,5 tys.) i Legionowo (53,8 tys.) pełnią funkcje powiatowe i są położone w Obszarze Metropolitalnym Warszawy (OMW). Obszar Metropolitalny Warszawy zajmuje 620,5 tys. ha, tj. 17,2% powierzchni województwa 19

20 i zamieszkuje go ponad 3 mln mieszkańców, co stanowi 57,1% ludności województwa. Znajduje się tu 36 miast. 3 Rysunek 2. Podział administracyjny województwa mazowieckiego [źródło: Obszar województwa jest silnie zurbanizowany, o czym świadczy wysoki, z tendencją wzrostową, wskaźnik udziału ludności zamieszkałej w miastach - 65%. Struktura funkcjonalna jednostek osadniczych województwa wykazuje wyraźną dominację Warszawy. Obszary wiejskie województwa mazowieckiego zamieszkuje 35% ogółu ludności województwa, a więc mniej niż średnia w kraju (38,6%). Przyrost ludności wiejskiej następuje tylko w gminach położonych wokół Warszawy i byłych miast wojewódzkich, co ma związek z procesami suburbanizacji. Na obszarach peryferyjnych następuje szybki proces wyludniania się. 3 Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego , Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Warszawa

21 Rysunek 3. Ludność województwa mazowieckiego wg miejsca zamieszkania [źródło: opracowanie własne na podstawie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego] Województwo mazowieckie należy do najbardziej zróżnicowanych wewnętrznie województw w kraju. Składa się ono z: aglomeracji warszawskiej z największym miastem regionu - Warszawą, stolicą kraju i siedzibą władz województwa mazowieckiego, koncentrującą znaczny potencjał społeczny i gospodarczy. Pełni ona funkcję centrum życia politycznego, zarządzania państwem i gospodarką, współpracy międzynarodowej, wiodącego ośrodka nauki i szkolnictwa wyższego, kultury, wyspecjalizowanej opieki zdrowotnej oraz zlokalizowanego tu istotnego w skali kraju i Europy węzła transportowego. Jest to aglomeracja typu monocentrycznego. Pomniejsze ośrodki wchodzące w skład aglomeracji mimo niezależności administracyjnej są uzależnione od Warszawy funkcjonalnie (najdogodniejsze połączenia komunikacyjne prowadzą przez Warszawę, ludzie dojeżdżają do pracy i szkół, korzystają z dóbr kultury oraz firmy zlokalizowane w subregionach kooperują z firmami stołecznymi). Warszawa dzięki swojemu położeniu w kraju i w Europie Środkowo-Wschodniej osiągnęła wyraźny postęp w procesie metropolizacji (najwyższa w kraju koncentracja kapitału zagranicznego i usług o charakterze metropolitalnym). obszarów pozostałej części województwa - słabo rozwiniętych, charakteryzujących się wskaźnikami rozwoju ekonomicznego znacznie poniżej średniej krajowej. Tereny północnego i wschodniego województwa mazowieckiego nie różnią się zasadniczo od najsłabiej rozwiniętych regionów kraju. 4 Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej pozwoliło zrealizować wiele inwestycji w systemie transportowym województwa. Priorytetowo traktowano przy tym infrastrukturę drogową, dzięki czemu znaczącej poprawie uległy warunki podróży. Zlokalizowanie Archiwum Dokumentów Elektronicznych w Warszawie jest niezwykle atrakcyjne, gdyż można bowiem tu dotrzeć w łatwy sposób z wszystkich miast w całej Polsce. Województwo mazowieckie jest największym powierzchniowo i ludnościowo województwem w Polsce. Położone jest w środkowo - wschodniej części kraju. Obecnie infrastruktura drogowa województwa mazowieckiego, jest bardzo rozbudowana. Charakterystycznym elementem układu drogowego województwa jest promienista sieć połączeń ośrodków regionalnych (Radom, Płock) i subregionalnych (Siedlce, Ostrołęka, Ciechanów) z Warszawą, która stanowi centralny punkt tego systemu, a zarazem węzeł sieci TEN-T. Podstawowymi drogami tworzącymi układ drogowy regionu są drogi krajowe (2 371,0 km) oraz 4 Wpływ potencjału demograficznego i gospodarczego miast wojewódzkich na kondycję województw, Mazowiecki Ośrodek Badań Regionalnych, Warszawa 2013 r. 21

22 wojewódzkie (2 996,0 km), natomiast drogi powiatowe (15 105,3 km) i gminne (32 704,7 km) stanowią jego uzupełnienie. 5 Na terenie województwa mazowieckiego w korytarzach Transeuropejskiej Sieci Transportowej (TENT) leży łącznie 635 km dróg krajowych. Są to następujące odcinki dróg: DK 2 (docelowo Autostrada A2 i S2 obwodnica południowa Warszawy 190 km), DK 7 na odcinku Warszawa granica woj. mazowieckiego z woj. warmińsko-mazurskim (docelowo S7 130 km), DK 8 (docelowo S8 160 km), DK 10 (docelowo S10 75 km) oraz DK 17 (docelowo S17 80 km). Planowane jest również rozszerzenie sieci o następujące odcinki dróg: DK 7 na odcinku Warszawa granica woj. świętokrzyskiego (docelowo S7 130 km) oraz DK 19 (docelowo S19 40 km).6 Rysunek 4. Układ autostrad i dróg ekspresowych w Polsce [źródło: Istotny element regionalnego systemu transportowego stanowi infrastruktura kolejowa. Na sieć kolejową województwa mazowieckiego składa się około 1699 km, z czego 1423 km (84%) są zelektryfikowane, a 1024 (60%) posiada 2 lub więcej torów164. Najwyższa gęstość linii kolejowych występuje na terenie Warszawy. Długość linii na tym obszarze wynosi 204 km, a na 100 km 2 powierzchni przypada 39,4 km linii. Znacząca koncentracja linii kolejowych występuje również w następujących ośrodkach miejskich: Siedlce, Radom, Ostrołęka i Płock oraz w powiatach przylegających do Warszawy, tj. w powiatach: pruszkowskim, grodziskim, żyrardowskim, wołomińskim, legionowskim, piaseczyńskim i otwockim oraz na terenie województwa w powiecie kozienickim. System transportu kolejowego charakteryzuje się międzynarodowym znaczeniem linii kolejowych na kierunkach: północ południe i wschód zachód oraz dominacją aglomeracji warszawskiej, która pod względem liczby i znaczenia zbiegających się tu linii tworzy największy węzeł kolejowy w Polsce (zbiega się tu 7 linii kolejowych magistralnych i pierwszorzędnych oraz WKD). Przez województwo mazowieckie przebiega 7 linii kolejowych leżących na 5 Regionalna Strategia Innowacji dla Mazowsza , Warszawa 2008 r. 6 Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku Innowacyjne Mazowsze, Warszawa 2013 r. 22

23 międzynarodowych szlakach kolejowych ujętych w systemie sieci TEN-T oraz objętych umowami AGC oraz AGTC: I Korytarz Warszawa Białystok Kuźnica Białostocka (Petersburg) tzw. Rail Baltica, magistrala kolejowa E-75, w skład której wchodzi linia nr 6 oraz 449; II Korytarz Bruksela Berlin Poznań Warszawa Terespol (Miosk Białoruski i Moskwa), magistrala kolejowa E-20, w skład której wchodzą linie nr 2 i 3; VI Korytarz Gdynia Warszawa Katowice Most Wisła Zebrzydowice, odcinek magistrali kolejowej E-65, w skład której wchodzą linie nr 4 i 9; Projektowany korytarz (A) Gdańsk Odessa, magistrala kolejowa E-28, w skład którego wchodzi linia nr 7 Warszawa Pilawa Dęblin Lublin Dorohusk. 7 Ponadto główne linie kolejowe o państwowym znaczeniu na terenie województwa to: Linia nr 1: Warszawa Koluszki Częstochowa Katowice; Linia nr 8: Warszawa Radom Kraków; Linia nr 33: Kutno Płock Brodnica; Linia nr 22: Tomaszów Mazowiecki Radom. Planuje się, że na potrzeby realizacji projektu wynajęte zostaną dwa lokale na komercyjnym rynku (Centra Przetwarzania Danych CPD). Lokalizacja planowanej inwestycji musi spełniać także określone wymagania parametryczne (opisane w rozdziale VI.3 pkt. 3), które umożliwią instalację poszczególnych rozwiązań wskazanych szczegółowo w rozdziale VI.3. 7 Ibidem 23

24 II.5. Odbiorcy ostateczni projektu Odbiorcy ostateczni projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych zostali wstępnie zdefiniowani na etapie opracowywania założeń funkcjonalnych systemu ADE. Realizacja projektu ma zapewnić podmiotom zobowiązanym przepisami prawa możliwość przekazania do archiwów państwowych dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne oraz zapewnić powszechny i łatwy dostęp do informacji o zgromadzonych w systemie zasobach. Zgodnie z założeniami celu szczegółowego 2 osi priorytetowej II Podniesienie dostępności i jakości e-usług publicznych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa , w wyniku realizacji projektu wdrożony zostanie nowoczesny system informatyczny, który wpłynie pozytywnie na zwiększenie zakresu spraw, które przedsiębiorcy i obywatele mogą załatwić drogą elektroniczną poprzez zapewnienie dostępu on-line do informacji o zasobach archiwalnych zgromadzonych w systemie. Z uwagi na przyjęte cele oraz założenia dotyczące funkcji systemu wyodrębniono podstawowe grupy odbiorców końcowych korzystających z usług oferowanych przez system Archiwum Dokumentów Elektronicznych, tj.: Użytkownicy przekazujący materiały archiwalne - podmioty zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i same archiwa państwowe obsługujące proces przekazywania materiałów określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518), którzy za pośrednictwem tych usług będą realizować obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Obowiązek przekazywania dokumentacji w postaci elektronicznej powstaje po 10 latach od jej wytworzenia. Jednocześnie podmiot może przekazać taką dokumentacje przed upływam tego okresu za zgodą dyrektora archiwum państwowego. Na podstawie danych przekazanych przez Beneficjenta jako potencjalne źródła dokumentacji w postaci elektronicznej należny uznać w długim okresie wszystkie podmioty objęte nadzorem archiwalnym, tj. ok. 10,5 tys., w tym m.in. ministerstwa, urzędy państwowe i samorządowe. Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 8 zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności: 1. organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych, 2. obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej. a także: 1. partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym, 2. kościołów i związków wyznaniowych, 3. innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych, 4. działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki, 5. rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej, jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze. 8 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz. 173) 24

25 Dla użytkowników przekazujących przewiduje się realizację usług na 4 poziomie dojrzałości (pełne załatwienie sprawy przekazania materiałów archiwalnych). Będą to usługi typu A2A (Administracja- Administracja), a także B2A (Przedsiębiorstwo-Administracja), polegające na interakcji pomiędzy podmiotami objętymi nadzorem archiwalnym, które mają obowiązek przekazania dokumentacji, a Archiwum Państwowym, które powinno zapewnić prawidłowy odbiór tej dokumentacji. Użytkownicy korzystający z materiałów archiwalnych - osoby fizyczne i prawne poszukujące informacji o zgromadzonych materiałach archiwalnych, którym umożliwi się przeglądanie ich ewidencji, wyszukiwanie, przeglądanie oraz zamawianie materiałów archiwalnych, a wszystko to w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Grupa ta została zidentyfikowana na podstawie powszedniej praktyki Archiwów Państwowych związanej z obsługą interesantów poszukujących informacji w zgromadzonych przez nie zasobach archiwalnych. Liczba poszukiwań archiwalnych, wykonywanych na zlecenie zainteresowanych osób od kilku lat utrzymuje się w przedziale tys. rocznie. Równocześnie Archiwa Państwowe odnotowują systematyczne przeobrażenia środowiska użytkowników ich zasobu. O ile jeszcze przed kilkunastu laty z historycznych przekazów korzystali głównie profesjonalni badacze, pracownicy naukowi uniwersytetów, to obecnie co najmniej dorównują im liczebnością użytkownicy, którzy zaspokajają pozazawodowe potrzeby poznawcze. 9 Dla użytkowników korzystających z przekazanych materiałów archiwalnych usługi realizowane będą na poziomie 4 w przypadku materiałów niedostępnych publicznie. Zapewnienie takiego poziomu dojrzałości będzie wynikało z konieczności zidentyfikowania użytkownika, uzyskania potwierdzenia o prawie do dostępu i w końcu indywidualnego udostępnienia mu zamawianych materiałów. Dla użytkowników korzystających z materiałów archiwalnych, których udostępnianie nie podlega ograniczeniom, system będzie zapewniał bezpośrednie udostępnianie zasobów bez potrzeby pobrania i odesłania formularza, jednakże będzie umożliwiał personalizację użytkowników w celu zapewnienia im dostępu do określonych zasobów. Będą to usługi typu A2B (Administracja-Przedsiębiorstwo), A2C (Administracja-Obywatel) oraz A2A (Administracja-Administracja) polegające na bezpośredniej interakcji między pracownikami instytucji, przedsiębiorstwami lub obywatelami zainteresowanymi przeglądaniem i wyszukiwaniem materiałów archiwalnych a Archiwum Państwowym będącym urzędem administracji publicznej świadczącym usługę użyteczności publicznej na rzecz tych instytucji, przedsiębiorstw lub obywateli. III Charakterystyka podmiotów odpowiedzialnych za realizację przedsięwzięcia We wstępie do niniejszego rozdziału przybliżono zagadnienia związane z systemem instytucjonalnym w zakresie gromadzenia i udostępniania materiałów archiwalnych, by w dalszej części rozdziału skupić się na instytucjach bezpośrednio biorących udział w realizacji i utrzymaniu efektów projektu. Analiza zdolności instytucjonalno-organizacyjnej Beneficjenta do realizacji projektu oraz Operatora w fazie jego utrzymania oparta została o badanie dokumentów obejmujących akty prawne, statuty lub inne akty powołania i działalności wszelkich pomiotów i instytucji zaangażowanych w przygotowanie, wdrażanie i funkcjonowanie projektu. Wyniki tych analiz zestawiono z wymogami stawianymi instytucjom odpowiadającym za realizację projektów o podobnej skali oraz zespołom bezpośrednio zarządzającym projektami tego typu. Brano przy tym pod uwagę specyfikę projektu informatycznego, wymogi instytucji współfinansujących (zasoby kadrowe, doświadczenie we wdrażaniu projektów współfinansowanych) oraz wymagania wobec Operatora projektu o podobnej skali. Części dotyczące opisu podmiotów biorących udział w projekcie i jego funkcjonowaniu poprzedzone zostały opisem roli systemu instytucji w zachowaniu zasobów archiwalnych oraz zakresu działania archiwów. Jest to istotne z punktu widzenia celu niniejszego rozdziału oraz określenia zakresu podziału obowiązków pomiędzy instytucje uczestniczące w projekcie oraz kwestii zachowania trwałości projektu. Dodatkowo istotne jest wskazanie roli, znaczenia i sposobu wyodrębnienia jednego 9 Sytuacja narodowego zasobu archiwalnego i archiwów państwowych, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, styczeń

26 z centralnych archiwów, tj. Narodowego Archiwum Cyfrowego, które będzie Operatorem efektów projektu. Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz. 173) materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz inna dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Zasób ten służyć ma nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście. Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego. Tak szeroka definicja zakresu materiałów archiwalnych wymagała stworzenia struktur organizacyjnych zdolnych do zapewnienia możliwości gromadzenia, ewidencjonowania przechowywania, opracowywania, zabezpieczania i udostępniania tychże zasobów. Do zadań tych, za które odpowiedzialny jest minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powołano Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych wraz z podległymi jednostkami. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą: archiwa państwowe; archiwa wyodrębnione; archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych; archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Materiały powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych tworzą nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny. Ponadto działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania może być prowadzona jako działalność gospodarcza przez zarejestrowane przedsiębiorstwa oraz same archiwa. W związku z tą działalnością wykonywane są także czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów i kopii. System archiwizacji elektronicznej może wspomóc również tą działalność. Sieć archiwów państwowych tworzą obecnie trzy archiwa o charakterze centralnym: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe oraz 30 archiwów terenowych wraz z 43 podległymi im oddziałami zamiejscowymi i 5 ekspozyturami, których właściwość miejscowa ma zasięg regionalny. Ponadto od 2005 r. funkcjonuje archiwum dokumentacji osobowej i płacowej w Milanówku, obecnie jako oddział Archiwum Państwowego w Warszawie, obejmujące zasięgiem działania obszar całego kraju. Archiwa państwowe, podległe Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, działają na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 26

27 Archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego obejmują zasięgiem działania obszar jednego lub kilku województw, lub części województwa. Należy zaznaczyć, iż właściwość terytorialna Archiwów Państwowych nie pokrywa się z podziałem terytorialnym państwa. Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności: kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego, ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego, kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym, wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów, prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych, popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie: wyszukiwania, prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych, konserwacji materiałów archiwalnych. Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. W ramach realizowanego przez niniejszy projekt Archiwum Dokumentów Elektronicznych gromadzone będą wyłącznie materiały archiwalne przeznaczone do wieczystego przechowywania. W związku z powyższym efekty projektu ułatwią w sposób znaczący realizację działań oraz usług archiwów państwowych, a tym samym przyczynią się do usprawnienia działania państwa. III.1. Dane formalne i administracyjne Beneficjenta i Operatora Poniższy rozdział ma na celu weryfikację zdolności instytucjonalnej Beneficjenta do realizacji projektu informatycznego w obszarze Archiwum Dokumentów Elektronicznych oraz Operatora w zakresie jego utrzymania. W związku z powyższym zweryfikowano zdolność organizacyjną i doświadczenie, a także określono status prawny Beneficjenta oraz Operatora. III.1.1. Beneficjent projektu Beneficjentem projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych jest Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP). 27

28 Dane adresowe Beneficjenta: Pełna nazwa Adres siedziby Adres do korespondencji Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Rakowiecka 2D Warszawa Województwo mazowieckie Polska Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Rakowiecka 2D Warszawa Telefon/faks/ telefon: faks: Osoby odpowiedzialne za projekt po stronie Beneficjenta strona internetowa: Paweł Pietrzyk Dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego. Odpowiedzialny za zarządzanie strategiczne w projekcie. Podejmuje decyzje kluczowe w projekcie, odpowiada za kontakty formalne z instytucjami zaangażowanymi w przygotowanie projektu. telefon: ppietrzyk@archiwa.gov.pl Krzysztof Politowski Główny Specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego. Odpowiedzialny za zarządzanie operacyjne projektem i kontakty operacyjne z instytucjami zaangażowanymi w przygotowanie projektu oraz wykonawcami. telefon: kpolitowski@archiwa.gov.pl NIP REGON Status prawny jednostka administracji rządowej: państwowa jednostka organizacyjna NDAP jest państwową jednostką organizacyjną działającą na podstawie: ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz. 173 z późn. zm.), Statutu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia r., MP z r. poz. 204), Regulaminu organizacyjnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Z uwagi na swój publiczny charakter jednostka podlega także obowiązkom określonym w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104). Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (dalej: NDAP) jest urzędem, który powołano do obsługi Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor jest centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje i odwołuje Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (dalej: minister kultury). Ten ostatni sprawuje nadzór nad działalnością Naczelnego Dyrektora. Zgodnie ze Statutem NDAP kieruje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wraz z trzema zastępcami, Dyrektorem Generalnym oraz dyrektorami komórek organizacyjnych urzędu. Zastępców 28

29 Naczelnego Dyrektora powołuje, spośród osób wyłonionych w drodze naboru minister kultury, na wniosek Naczelnego Dyrektora. Rola ministra kultury jest również bardzo istotna w procesie tworzenia i likwidacji samych archiwów. Procesy tworzenia i znoszenia archiwów są inicjowane przez Naczelnego Dyrektora, a realizowane w drodze rozporządzenia przez ministra kultury. Ma to istotne znaczenie z uwagi na zachowanie trwałości projektu. Jednakże mając na uwadze wiodącą rolę Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz Narodowego Archiwum Cyfrowego w systemie archiwów państwowych nie zachodzi obawa zaprzestania działalności przez te instytucje, czy też ich dzielenia bez zachowania ciągłości prawnej działalności. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do zakresu działania Naczelnego Dyrektora należy: koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa; wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów archiwalnych; nadzór nad gromadzeniem, brakowaniem, ewidencją, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych; nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych; prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych; prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych. Dodatkowo w drodze rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa i Techniki z dnia r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. nr 41 z 1984 r. poz. 218), określono szczegółowe prerogatywy Naczelnego Dyrektora, z których najważniejsze z punktu widzenia projektu to: występowanie z wnioskiem o tworzenie i likwidację archiwów państwowych, nadawanie statutu archiwom państwowym, powierzenie państwowym jednostkom organizacyjnym o szczególnym charakterze, na stałe lub na czas określony, uprawnień do gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych, określanie sposobów udostępniania państwowego zasobu archiwalnego. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli jednostek organizacyjnych wchodzących w skład państwowej sieci archiwalnej w zakresie wykonywania przepisów ustawy. Przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych działa Rada Archiwalna jako organ doradczy i opiniodawczy. Minister kultury powołuje członków Rady na wniosek Naczelnego Dyrektora, przedstawiony w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich. Kadencja Rady Archiwalnej trwa trzy lata. Ponadto Naczelny Dyrektor może powołać i ustalić skład osobowy rady naukowo-programowej jako organu doradczego i opiniodawczego. Wszystkie archiwa państwowe tworzące sieć archiwów wskazane we wstępie do niniejszego rozdziału, w tym Narodowe Archiwum Cyfrowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Ich działalnością kierują dyrektorzy powoływani przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Organizację wewnętrzną i szczegółowy zakres zadań NDAP określa regulamin organizacyjny nadawany przez Naczelnego Dyrektora. W skład Naczelnej Dyrekcji wchodzą następujące komórki organizacyjne: Departament Archiwistyki, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego, Departament Organizacji i Udostępniania, 29

30 Departament Infrastruktury i Rozwoju Archiwów, Biuro Dyrektora Generalnego. Po stronie Beneficjenta w realizację projektu zaangażowanych będzie szereg działów odpowiedzialnych za konkretne zadania w projekcie, w kolejnych etapach jego przygotowania i realizacji, z tego względu konieczne jest zapewnienie w projekcie stosownej koordynacji realizowanych prac projektowych. Koordynacja wszelkich działań wykonawców zewnętrznych oraz komórek NDAP, a także Narodowego Archiwum Cyfrowego, jako przyszłego Operatora prowadzona będzie poprzez planowany do powołania w ramach instytucji zespół zarządzania projektem. Składał się on będzie z Komitetu Sterującego, Kierownictwa projektu oraz zespołów roboczych. Funkcję Przewodniczącego Komitetu Sterującego obejmie Naczelny Dyrektor lub Zastępca Naczelnego Dyrektora. Na funkcję Głównego Dostawcy zostanie powołany Dyrektor NAC. Zarządzanie projektem realizowane będzie zgodnie z metodyką PRINCE2. Beneficjent tworzy obecnie zespół pracowników, którzy po przejściu odpowiednich szkoleń będą zarządzali projektem. Jednakże z uwagi na skalę i zakres przedsięwzięcia wykraczający poza statutową działalność Beneficjenta (tworzenie systemów informatycznych) podjęto decyzję o pozyskaniu doradców zewnętrznych w kilku kluczowych dla projektu obszarach. W fazie przygotowawczej, z uwagi na zakres projektu obejmujący skomplikowane systemy informatyczne, Beneficjent zdecydował o zaangażowaniu konsultantów ds. opracowania koncepcji rozwiązań dot. Archiwum Dokumentów Elektronicznych, w tym opracowania niniejszego Studium Wykonalności. W ramach tych usług wykonawca dokonał weryfikacji stanu obecnego oraz przygotowania propozycji systemowego rozwiązania zapewniającego: możliwość przekazywania do archiwów państwowych dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, przechowywanie i zabezpieczenie przejętych materiałów w długim czasie, zarządzanie materiałem archiwalnym, w tym ustalanie korelacji z innymi materiałami archiwalnymi znajdującymi się w innych systemach informacyjnych, a także udostępnianie materiałów. Ponieważ tworzenie systemów informatycznych zarządzania zasobami archiwalnymi nie jest działalnością podstawową Beneficjenta rekomenduje się do jego przeprowadzenia pozyskanie zewnętrznych konsultantów lub pracownika etatowego. W fazie realizacyjnej projektu planuje się wybór pracownika z doświadczeniem w zakresie przygotowania postępowań przetargowych. W fazie realizacyjnej projektu dla sprawnego rozliczania i ewaluacji przedsięwzięcia i z uwagi na skalę i znaczenie projektu oraz niewystarczających obecnie zasobów własnych w zakresie wdrażania projektów dofinansowanych planuje się dodatkowo zaangażowanie pracownika w zakresie wspomagania zarządzania projektem dofinansowanym ze środków UE posiadającego doświadczenie w rozliczaniu projektów współfinansowanych. Na etapie realizacyjnym planuje się wybór zewnętrznego konsultanta (doświadczonego podmiotu zewnętrznego) do nadzorowania przebiegu projektu wdrożeniowego systemu. Wdrożenie nowoczesnego, dedykowanego systemu informatycznego, jak i jego poszczególnych elementów składowych, jest procesem bardzo skomplikowanym. Angażuje czas pracowników, a przede wszystkim projekt wymaga specyficznych kompetencji, umiejętności kierowania zespołem wykonawców oraz specjalistycznej wiedzy o dostępnych technologiach. Nie rekomenduje się zatrudnienia tego typu specjalistów na stałe w NDAP ponieważ nie jest to działalność podstawowa instytucji, a działania podmiotu zewnętrznego będą wystarczające. Na etapie eksploatacji (faza operacyjna) rozwiązania Archiwum Dokumentów Elektronicznych nie są przewidywane zmiany w strukturze organizacyjnej NDAP związane z użytkowaniem systemu oraz zwiększenie zatrudnienia, ponieważ instytucja jest przygotowana do przypisanej jej roli merytorycznej obsługi systemu. Szersze informacje na temat organizacji wdrażania i eksploatacji projektu zawarto w rozdziale VII. niniejszego Studium Wykonalności. 30

31 III.1.2. Operator projektu W sieci archiwów państwowych istnieje wyspecjalizowana jednostka podległa Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych: Narodowe Archiwum Cyfrowe (dalej: NAC). Planuje się, że instytucja ta będzie pełniła rolę Operatora projektu. Ponadto założono, że w czasie trwania projektu Dyrektor NAC będzie pełnił rolę Głównego Dostawcy w Komitecie Sterującym projektu. Dzięki temu instytucja będzie lepiej przygotowana do pełnienia przypisanych jej zadań. NAC zostało powołane rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 lutego 2008 r. w sprawie zmiany nazwy i zakresu działania Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie (Dz. U. Nr 29, poz.167), do którego zadań statutowych należy gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji powstałej w postaci elektronicznej oraz zasobów zdigitalizowanych. Dane adresowe Operatora: Pełna nazwa Narodowe Archiwum Cyfrowe Adres siedziby ul. Hankiewicza Warszawa Województwo mazowieckie Polska Adres do korespondencji Narodowe Archiwum Cyfrowe ul. Hankiewicza Warszawa Telefon/faks/ telefon: , faks: nac@nac.gov.pl strona internetowa: Osoby odpowiedzialne za projekt po stronie Operatora dr Wojciech Woźniak Dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego, odpowiada za zarządzanie zakupionym w ramach projektu mieniem oraz wdrożonymi systemami. Członek Komitetu Sterującego w strukturze zarządzania projektem. telefon: faks: wojciech.wozniak@nac.gov.pl Arkadiusz Świątek Kierownik Oddziału Infrastruktury IT, odpowiada za utrzymanie infrastruktury projektu na etapie eksploatacji. tel arkadiusz.swiatek@nac.gov.pl NIP REGON Status prawny państwowa jednostka budżetowa Narodowe Archiwum Cyfrowe jest państwową jednostką budżetową działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz z późn. zm.) oraz w aktach wykonawczych do ustawy. Majątek NAC stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową jednostki. Poniżej wskazano główne zadania NAC w kontekście znaczenia projektu w ich realizacji. Zgodnie ze Statutem instytucji do jej zadań należy: 1. przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych, w tym w szczególności: współpraca z archiwami państwowymi w procesie przejmowania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej, w tym dokumentów elektronicznych, a w szczególności 31

32 prowadzenie Centralnego Repozytorium Cyfrowego zapewniającego długotrwałe przechowywanie materiałów w postaci cyfrowej, w tym dokumentu elektronicznego, gromadzonych z terenu całego kraju, doradztwo na rzecz archiwów państwowych w zakresie postępowania z dokumentacja w postaci cyfrowej, 2. ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych, w tym w szczególności: projektowanie standardów ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej, 3. udostępnianie materiałów archiwalnych, w tym w szczególności: udostępnianie materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum, w szczególności w postaci cyfrowej, 4. urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych, 5. prowadzenie działalności edukacyjnej, naukowej i popularyzatorskiej, 6. prowadzenie działalności reprograficznej, w tym digitalizacji, w szczególności: zapewnienie zaplecza technicznego do przechowywania kopii cyfrowych materiałów archiwalnych wytwarzanych w pracowniach digitalizacyjnych archiwów państwowych, 7. wspomaganie wdrażania technologii informacyjnych w archiwistyce, w tym w szczególności: zapewnianie infrastruktury technicznej i obsługi informatycznej oraz zabezpieczanie i zapewnianie ciągłości i poprawności działania, a także w ramach wytyczonych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych rozwijania zintegrowanego systemu informacji archiwalnej, zapewnianie infrastruktury technicznej i obsługi informatycznej oraz zabezpieczanie i zapewnianie ciągłości i poprawności działania, a także - w ramach wytyczonych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych systemu do gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania udostępniania dokumentów elektronicznych (Archiwum Dokumentów Elektronicznych), opracowywanie otwartych standardów długoterminowego przechowywania danych w postaci cyfrowej, aktualizacja i rozbudowa systemów informatycznych służących do zbierania danych o materiałach archiwalnych oraz ich publikacji w Internecie, tworzenie, utrzymywanie i rozwijanie oprogramowania i systemów informatycznych dla potrzeb gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, opracowania, udostępniania i publikowania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej, rozwój narzędzi informatycznych służących celom gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, opracowania, udostępniania i publikowania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej, 8. współpraca z archiwami państwowymi, na ich wniosek, w zakresie współuczestniczenia w ich czynnościach z dziedziny kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym, w szczególności w odniesieniu do postępowania z dokumentacją audiowizualną oraz dokumentami elektronicznymi. Działalność w obszarze funkcjonowania Archiwum Dokumentów Elektronicznych znajduje się wprost w zakresie zadań realizowanych przez NAC. Dodatkowo Archiwum będzie pomocne w realizacji wielu innych zdań statutowych instytucji. 32

33 NAC realizuje swoje zadania poprzez następujące komórki organizacyjne: 1. Oddział Zbiorów Fotograficznych, 2. Oddział Filmów i Nagrań Dźwiękowych, 3. Oddział Informacji i Zasobów Cyfrowych, w skład którego wchodzi: Sekcja Zintegrowanego Systemu Informacyjnego, Samodzielne Stanowisko ds. Archiwum Dokumentów Elektronicznych, 4. Oddział Udostępniania Zasobu, 5. Oddział Digitalizacji, 6. Oddział Programowania, 7. Oddział Infrastruktury IT, w skład którego wchodzi Centralne Repozytorium Cyfrowe Archiwów Państwowych, 8. Oddział Mikrofilmowania, w skład którego wchodzi Centralny Magazyn Mikrofilmów Archiwów Państwowych, 9. Samodzielne Stanowisko ds. Nadzoru Archiwalnego, 10. Oddział Administracyjny, 11. Oddział Finansowo-Księgowy, 12. Samodzielne stanowisko ds. Kadrowych. 33

34 Na poniższym schemacie przedstawiono graficznie strukturę organizacyjną Operatora ze wskazaniem podmiotów decyzyjnych oraz podmiotów realizujących konkretne działania w ramach zarządzania efektami projektu. Rysunek 5. Schemat organizacyjny NAC z oznaczonymi komórkami biorącymi udział w realizacji fazy operacyjnej projektu [źródło: opracowanie własne na podstawie Regulaminu Organizacyjnego NAC] Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Dyrektor NAC podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności instytucji. Do zakresu działania dyrektora NAC należy w szczególności: ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowobadawczych, ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem NAC, reprezentowanie NAC na zewnątrz, przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji, dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych, wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności NAC, czuwanie nad podnoszeniem kwalifikacji naukowych i zawodowych pracowników. Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz podejmowania zobowiązań finansowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor NAC oraz ustanowieni przez niego pełnomocnicy. 34

35 NAC posiada uprawnienia do podejmowania zobowiązań niezbędnych do utrzymania efektów przedsięwzięcia będącego przedmiotem niniejszego Studium Wykonalności. W ramach Archiwum Dokumentacji Elektronicznej NAC będzie spełniało rolę archiwum technicznego. Dlatego też będzie jednostką odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie systemu od strony technicznej (w tym utrzymanie oraz monitorowanie serwerów oraz zapewnienia bezpiecznej transmisji danych), zaś Beneficjent czyli NDAP, za część merytoryczną realizacji efektów projektu. Jednakże z punktu widzenia zachowania trwałości projektu, zgodnego z celami projektu funkcjonowania rozwiązania w obszarze technicznym, to rola NAC jest wiodąca. Dlatego też zdecydowano o powierzeniu mu tej roli. NAC będzie brało udział w procesie technicznego przyjmowania materiałów archiwalnych w zakresie przyjęcie paczki archiwalnej zapisanej na informatycznym nośniku danych lub przesłanej w trybie teletransmisji przez interfejs ADE. Administrator w NAC zarządzał będzie rolami i uprawnieniami użytkowników w systemie (utworzenie, edycja i dezaktywacja kont). Instytucja dysponuje personelem zdolnym do obsługi i zarządzania zasobem zakupionych środków trwałych i systemów informatycznych. W związku z powyższym taka struktura organizacyjna wdrażania i eksploatacji projektu oraz zapewnienie jego finansowania przez NADP zapewnia zachowanie jego trwałości przez minimum 5 lat. W związku z długoletnim działaniem instytucji i zapewnieniem jej odpowiedniego finansowania z budżetu państwa nie ma zagrożenia dla niewykorzystania lub niewłaściwego wykorzystania zakupionego sprzętu i wartości niematerialnych i prawnych. III.2. Stosunki prawno-własnościowe między poszczególnymi stronami projektu Podstawę prawną współpracy pomiędzy Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych a Narodowym Archiwum Cyfrowym określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz zapisy statutów obu instytucji. Ponieważ NAC w systemie archiwów państwowych stanowi jednostkę podległą NDAP w związku z realizacją projektu nie są wymagane dodatkowe umowy partnerskie. Dokumenty formalne i prawne stanowiące podstawy funkcjonowania jednostek organizacyjnych (opisane w poprzedzających rozdziałach) określają szczegółowo zakres ich zadań w ramach projektu. Dlatego też opis w niniejszym rozdziale odnosi się do kwestii istotnych z punktu widzenia zachowania trwałości instytucjonalno-finansowej projektu. Zgodnie ze Statutem Narodowego Archiwum Cyfrowego podlega ono bezpośrednio Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych. Ponieważ działalność obu instytucji opiera się na zasadach zależności określonych ustawowo nie ma ryzyka niewywiązania się którejś z instytucji ze swoich obowiązków statutowych. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zgodnie z prawem, powołany jest do tworzenia i likwidacji archiwów państwowych na wniosek Naczelnego Dyrektora. W związku z tym ten ostatni odpowiada za zapewnienie ciągłości funkcjonowania Operatora. Nadzór formalny Beneficjenta nad Operatorem zapewnia trwałość instytucjonalną projektu. Zakresy zadań realizowanych przez powyższe podmioty w ramach realizacji i funkcjonowania projektu są zgodne z ich działalnością statutową. Obie instytucje są przygotowane do realizacji zadań merytorycznych i technicznych zapewniających obsługę efektów realizacji projektu. Beneficjentem projektu i inwestorem jest ten sam podmiot Naczelna Dyrekcją Archiwów Państwowych. Planuje się, że NDAP w wyniku postępowań przetargowych wyłoni zewnętrznych wykonawców zadań w projekcie. Finansowanie zakupów w ramach projektu odbywało się będzie na podstawie planu finansowego NDAP. Finansowanie działalności tej ostatniej instytucji realizowane jest z budżetu państwa. Naczelny Dyrektor składa odpowiednie zapotrzebowania na środki budżetowe. Zapewnia to finansową trwałość realizacji i funkcjonowania projektu. Eksploatacją od strony technicznej zajmowało się będzie NAC. Środki trwałe i wartości niematerialne w projekcie nabywane będą na stan majątku NDAP, ale z uwagi na rolę NAC (utrzymanie efektów 35

36 projektu) na etapie operacyjnym zostaną przekazane na majątek tejże jednostki. Cele NAC są zbieżne z celami projektu. Przeniesienie nie będzie miało wpływu na funkcjonowanie, a ma doprowadzić do skutecznej i lepszej realizacji celów, zapewnienia doskonałości operacyjnej. Jakakolwiek zmiana w zakresie organizacji fazy operacyjnej nie doprowadzi do zaprzestania działalności przez podmiot, ponieważ nie leży to w interesie Archiwum Państwowego. Finansowanie eksploatacji systemu realizowane będzie bezpośrednio przez NAC w ramach własnych planów finansowych budowanych przez NDAP. Dlatego też Beneficjent będzie miał stały wpływ i będzie odpowiedzialny za finansowanie utrzymania efektów projektu. III.3. Doświadczenie stron projektu NDAP i NAC dysponują profesjonalną i bardzo dobrze wykwalifikowaną merytorycznie kadrą, której bogate doświadczenie w zakresie archiwistyki gwarantuje poprawność merytoryczną wprowadzonych rozwiązań. W obszarze rozwiązań technicznych instytucje zdobywają doświadczenie poprzez realizację projektu budowy i funkcjonowania prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Prototyp zrealizowany został na zlecenie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową na podstawie decyzji 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki. Prototyp systemu Archiwum Dokumentów Elektronicznych powstał, aby możliwe było wypracowanie dobrej praktyki procesu przekazania, odpowiednio uporządkowanych, dokumentów elektronicznych do archiwów państwowych oraz ich późniejszego udostępniania. Ponadto prototyp może służyć producentom oprogramowania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją do testowania własnych rozwiązań w zakresie wytwarzania paczek archiwalnych służących przekazywaniu materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do archiwów państwowych. Jest to system testowy w rozumieniu przepisu art. 21 ust. 5a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r., poz. 325, z późn. zm.) funkcjonalnie odpowiadający planowanemu systemowi produkcyjnemu, udostępniany w celu dokonywania sprawdzenia poprawności wdrożenia rozwiązań pod względem organizacyjnym, semantycznym i technologicznym. Celem powyższego projektu jest między innymi zapewnienie możliwości sprawdzenia w praktyce interoperacyjności tzw. paczek archiwalnych, których struktura została zdefiniowana w załączniku do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519). Ponadto, zakłada się wypracowanie dobrej praktyki przekazywania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej do archiwów państwowych, mając w szczególności na uwadze: zapewnienie rozliczalności przekazywanych materiałów, zapewnienie jakości przekazywanych materiałów, w szczególności metadanych, bezpieczeństwo materiałów archiwalnych w cyklu ich przekazywania, przechowywania i udostępniania, ergonomię procesu przekazywania. Podmiotami właściwymi do administracji prototypem ADE są: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w zakresie zakładania kont dla instytucji publicznych, merytorycznego zatwierdzania zawartości spisów zdawczo-odbiorczych oraz merytorycznego zatwierdzania zawartości paczek archiwalnych, Narodowe Archiwum Cyfrowe w zakresie technicznej poprawności funkcjonowania systemu oraz technicznej poprawności procesu przesyłania danych. Koordynatorem testów jest Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Wartość przedsięwzięcia wynosiła PLN brutto i była w całości sfinansowana ze środków budżetowych NDAP. 36

37 Doświadczenia zdobyte w oparciu o prototyp systemu stały się podstawą do wypracowywania koncepcji modelu w ramach prac konsultantów nad niniejszym Studium Wykonalności. Ponadto NDAP uczestniczyła w realizacji następujących projektów dofinansowanych: 1. Europejski projekt APEnet. Zrealizowany w latach w ramach umowy numer: ECP DILI Całkowita wartość projektu w części realizowanej przez NDAP to EURO, z tego dofinansowanie z Komisji Europejskiej w 80%, tj EURO. Celem projektu była budowa logicznego i fizycznego modelu Europejskiego Portalu Archiwalnego. Projekt realizowany jako konsorcjum w gronie 13 archiwów narodowych z Europy. 2. Archives Portal Europe network of excellence APEX. Realizowany w latach w ramach umowy numer: ICT PSP Całkowita wartość projektu: EURO, dofinansowanie z Komisji Europejskiej w 80%, tj EURO. Projekt realizowany jako konsorcjum w gronie 28 partnerów europejskich. Ponieważ w NDAP do tej pory nie prowadzono dużych projektów infrastrukturalnych z dofinansowaniem UE na etapie przygotowania i realizacji projektu zaplanowano konsultacje w obszarach: przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, wsparcia w procesie przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacji takich zamówień z uwzględnieniem kwestii przeciwdziałania nieuczciwej konkurencji, wsparcia procesu monitorowania i raportowania w zakresie realizowanego projektu, przygotowywania wniosków o płatność. Opis zidentyfikowanych zakresów usług planowanych do powierzenia konsultantom zewnętrznym zawarty został w rozdziale III.1.1 niniejszego Studium Wykonalności. W ocenie Konsultanta obecne doświadczenie merytoryczne Beneficjenta i Operatora uzupełnione wiedzą i doświadczeniem zewnętrznych konsultantów jest wystarczające do realizacji projektu będącego przedmiotem Studium Wykonalności. 37

38 IV Analiza otoczenia projektu IV.1. Analiza otoczenia społeczno gospodarczego Celem Projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych jest stworzenie sprawnego i innowacyjnego systemu archiwizowania dokumentów informacyjnych państwa, poprzez dostarczanie beneficjentom e-usług na poziomie krajowym i europejskim. Administracja jest dla obywatela i jemu ma służyć dlatego należy szczególnie koncentrować się na usługach e-administracji, skierowanych do ogółu społeczeństwa oraz na kwestiach związanych z rozwojem nowoczesnego cyfrowego społeczeństwa. Z danych publikowanych przez Eurostat dotyczących korzystania z Internetu i usług elektronicznych w krajach Unii Europejskiej wynika, że poziom korzystania w Polsce jest niższy od średniej unijnej. Ponadto niepożądanym zjawiskiem jest występowanie i pogłębianie się dysproporcji między regionami Polski w korzystaniu z e-usług. Dlatego tak niezwykle ważne jest podejmowanie działań mających na celu przyspieszenie rozwoju społeczeństwa informacyjnego, co ma również wpływ na dostępność e-usług i korzystanie z nich. Nowoczesne technologie informacyjne i komunikacyjne będą wykorzystywane w Projekcie Archiwum Dokumentów Elektronicznych w procesie świadczenia usług nie tylko do przetwarzania danych, ale także do usprawnienia przepływu informacji. Dzięki technologiom cyfrowym zadania Archiwum Dokumentów Elektronicznych będą realizowane w sposób bardziej efektywny, spersonalizowany i partycypacyjny. Nowe technologie ułatwią obywatelom dostęp do informacji, rewolucjonizując jednocześnie dotychczasowe analogowe zasady korzystania z materiałów w archiwach. Istotną kwestia związaną z rozwojem e-usług w Polsce, jest posiadanie przez użytkowników Internetu odpowiednich kompetencji cyfrowych, określanych jako zespół umiejętności warunkujących efektywne korzystanie z mediów elektronicznych. Są to zatem zarówno umiejętności obsługi sprzętu i oprogramowania, korzystania z rozmaitych aplikacji (kompetencje informatyczne), jak również wyszukania potrzebnych informacji w różnych źródłach zarówno elektronicznych, jak i tradycyjnych by je przetworzyć i wykorzystać zgodnie z potrzebą (kompetencje informacyjne). Jednak kompetencje cyfrowe to nie tylko umiejętność dotarcia do pożądanych informacji za pośrednictwem rozmaitych mediów, ale i inne umiejętności: kreatywne korzystanie z możliwości, jakie dają media cyfrowe, umiejętność komunikowania się i budowania relacji poprzez media elektroniczne oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa. Kompetencje cyfrowe to również pewien poziom znajomości regulacji prawnych oraz mechanizmów ekonomiki mediów, jak również umiejętność korzystania z nowych technologii w sposób etyczny. Mimo licznych potencjalnych korzyści ze stosowania technologii cyfrowych, ich wykorzystanie przez społeczeństwo polskie charakteryzuje się niższą intensywnością niż ma to miejsce w większości krajów UE, o czym świadczą wskaźniki z wspólnotowych badań społeczeństwa informacyjnego. Główne przyczyny niepełnego wykorzystania technologii cyfrowych to: brak potrzeby posiadania dostępu do Internetu jest największą barierą wejścia w świat cyfrowy i dotyczy 17% ogółu gospodarstw domowych. Brak motywacji, a czasami wręcz obawa przed korzystaniem z technologii cyfrowych wiąże się z niewiedzą, jak one działają, jak z nich korzystać, jaki jest koszt ich użytkowania, a przede wszystkim - jakie korzyści można osiągnąć wykorzystując nowe technologie w codziennym życiu i pracy; brak umiejętności - 11% gospodarstw domowych w Polsce nie ma dostępu do Internetu z powodu braku umiejętności; względy ekonomiczne - na trzecim i czwartym w kolejności miejscu wśród przyczyn nieposiadania Internetu znajdują się wysokie koszty zakupu sprzętu (8%) oraz dostępu do Internetu (7%) Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013, Badanie MAC, grudzień

39 Rysunek 6. Powody nieposiadania Internetu w domu. [źródło: Badanie wykorzystania ICT w gospodarstwach domowych i przedsiębiorstwach, 2012r., dane GUS] W Polsce poziom kompetencji w zakresie wykorzystania Internetu w porównaniu do średniej UE27 jest wyższy w przypadku osób młodszych - w grupie wiekowej lata tylko 2% nie potrafi korzystać z sieci, podczas gdy średnia unijna osiąga poziom 5%. Trzeba jednak pamiętać, że posiadanie dostępu do komputera i Internetu, a także intensywne korzystanie z sieci nie oznacza automatycznie posiadania wysokich kompetencji cyfrowych. Wśród osób w wieku lata odsetek nieposiadających umiejętności obsługi Internetu w Polsce kształtuje się na średnim poziomie UE, a w grupie lata jest tylko nieznacznie poniżej średniej UE. W miarę wzrostu wieku różnice na niekorzyść mieszkańców Polski pogłębiają się sięgając punktów procentowych w grupie 45+. Wśród osób należących do przynajmniej dwóch z trzech grup o następujących cechach: wiek od 55 do 74 lat, niskie wykształcenie, status osoby bezrobotnej, na emeryturze lub nieaktywnej zawodowo z innego powodu, różnica między odsetkiem nieposiadających umiejętności internetowych w Polsce (78%), a tym samym wskaźnikiem w UE (60%) jest także znaczna i wynosi 18 punktów procentowych. Dane te wskazują na rozmiar wykluczenia cyfrowego w Polsce spowodowany całkowitym brakiem umiejętności posługiwania się Internetem. 11 % PL UE ogółem lata lata lata lata lata wiek Rysunek 7. Brak umiejętności korzystania z Internetu w 2011 r. [źródło: Eurostat] Badanie E-administracja w oczach internautów 2012 wykazało, że poziom umiejętności komputerowych (zarówno obsługi komputera, jak i Internetu) ma wpływ na poczucie oddziaływania Internetu na wszystkie aspekty życia badanych im wyższy poziom kompetencji tym lepsze postrzegane oddziaływania sieci

40 Jednocześnie w Polsce w 2012 r. 32 % osób przyznawało się do tego, że nigdy nie korzystało z Internetu (w UE 27 22%), a tylko 59% korzystało z Internetu regularnie (UE 27 70%). Między użytkownikami istnieją jednak ogromne różnice w sposobach korzystania z Internetu oraz w poziomie zaawansowania kompetencji cyfrowych. Duże znaczenie dla korzystania z Internetu ma także wielkość miejscowości zamieszkania. Zależność tę prezentuje kolejny wykres. Rysunek 8. Korzystanie z Internetu w różnych grupach ze względu na wielkość miejscowości zamieszkania w latach [źródło: Polacy wobec technologii cyfrowych - uwarunkowania dostępności i sposobów korzystania. W: J. Czapiński, T Panek (red.) Diagnoza społeczna Warunki i jakość życia Polaków. Warszawa: Rada Monitoringu Społecznego] Niezwykle ważną kwestią związaną z korzystaniem z Internetu przez obywateli, jest jakość korzystania, czyli cele, dla których wykorzystywany jest Internet. Z poniższego wykresu widać, że komunikowanie się oraz wykorzystanie rozrywkowe przeważa nad wykorzystaniem Internetu w celach rozwoju zawodowego czy uczestnictwa w sprawach politycznych lub społecznych. Polska znacząco odstaje od średniej UE. Rysunek 9. Cel korzystania z Internetu w sprawach prywatnych [źródło: Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji] W związku ze znaczącym społecznym wzrostem umiejętności korzystania z komputerów i Internetu, informatyzacja w różnych regionach Polski, przebiega dość dynamicznie. Nowoczesne ICT przenikają do coraz większej liczby gałęzi gospodarki i życia społecznego. Dotyczy to także sektora 40

41 usług, który mimo, że stosunkowo długo był uważany za niepodatny na innowacje i postęp techniczny w ostatnich latach w coraz szerszym zakresie korzysta z osiągnięć postępu naukowo-technicznego. Wykorzystanie technologii informacyjnych i komunikacyjnych w usługach powoduje zmiany zarówno w sposobach i formach ich świadczenia, jak i powstawanie całkiem nowych usług. Usługodawcy mają świadomość tego, że coraz nowocześniejsze ICT pozwalają usprawnić proces świadczenia dotychczasowych usług, a także poszerzyć zakres świadczonych usług o tzw. e-usługi. Chcąc znacząco zmodernizować i poprawić jakość usług administracji publicznej przystąpiono do realizacji Projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Uwzględniając cyfrowy charakter społecznych, technologicznych i organizacyjnych zmian, przygotowano systemowe rozwiązanie zapewniające podmiotom zobowiązanym przepisami prawa możliwość przekazania do archiwów państwowych dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne. Jednocześnie dzięki technologiom informacyjnym i komunikacyjnym, usługobiorcy będą mogli szybciej i wygodniej korzystać z usług, które zamiast w sposób tradycyjny będą świadczone drogą elektroniczną. Automatyzacja procesów archiwizowania dokumentów oraz ciągłe udoskonalanie metod przesyłania informacji, przyczynią się do powstawania w archiwum nowych typów dokumentów elektronicznych, dostępnych dla beneficjentów za pomocą techniki komputerowej. 12 W chwili obecnej z dokumentów zgromadzonych w archiwach korzystają nie tylko profesjonalni badacze, pracownicy naukowi szkół wyższych, ale również obywatele, którzy zaspokajają pozazawodowe potrzeby poznawcze. Dzięki udostępnieniu zasobów poprzez Internet obywatele i przedsiębiorcy w prosty sposób będą mogli skorzystać ze zbiorów archiwalnych w celu wykorzystania informacji sektora publicznego przy aktualnie załatwianych sprawach urzędowych. Użytkownikami przekazującymi materiały archiwalne będą podmioty zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i same archiwa państwowe obsługujące proces przekazywania materiałów określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518), którzy za pośrednictwem tych usług będą realizować obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Na podstawie danych przekazanych przez Beneficjenta jako potencjalne źródła dokumentacji w postaci elektronicznej należny uznać w długim okresie wszystkie podmioty objęte nadzorem archiwalnym, tj. ok. 10,5 tys., w tym m.in. ministerstwa, urzędy państwowe i samorządowe. Instytucjami zobowiązanymi przepisami prawa do składania materiałów archiwalnych są m.in. 16 Urzędów Marszałkowskich, 380 Urzędów Powiatowych, 918 Urzędów Miast i 2479 Urzędów Gmin. Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 13 zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności: 1. organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych, 2. obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej, a także: 3. partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym, 4. kościołów i związków wyznaniowych, 5. innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych, 6. działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki, 12 Strategia Rozwoju Województwa Mazowieckiego do roku Innowacyjne Mazowsze, Warszawa 2013 r. 13 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz. 173) 41

42 7. rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej. Według Komisji Europejskiej wartość całego rynku informacji sektora publicznego w UE w 2008 r. sięgnęła 28 mld EUR. Ogólne korzyści gospodarcze wynikające z szerszego udostępniania informacji sektora publicznego, poprzez umożliwienie łatwego dostępu do tych danych, wynoszą około 40 mld EUR rocznie dla UE-27. Łączne bezpośrednie i pośrednie korzyści gospodarcze wynikające z wykorzystywania informacji sektora publicznego w gospodarce całej UE-27, kształtowałyby się na poziomie 140 mld EUR rocznie. Temat udostępniania informacji sektora publicznego w Polsce został ujęty w badaniu MAC dotyczącym wpływu cyfryzacji na urzędy administracji publicznej. Do informacji najczęściej udostępnianych płatnie należą mapy i zdjęcia (22 podmioty). Z kolei do informacji najczęściej udostępnianych bezpłatnie należą treści o charakterze kulturowym (1351 podmiotów - 87%), mapy i zdjęcia (1261 podmiotów 82%), a także treści o charakterze edukacyjnym ( %) oraz akta, dokumenty, dokumentacja finansowa, techniczna ( %). 877 podmiotów (57%) udostępnia nieodpłatnie raporty i opracowania, 694 podmioty (45%) udostępniają zestawienia danych statystycznych, natomiast filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideo udostępnia bezpłatnie 679 podmiotów (44%). Jako najrzadziej udostępniane wskazane zostały treści o charakterze naukowym (28%) oraz inne (11%), odpowiednio przez 438 i 171 podmiotów. 14 Mimo stopniowego wzrostu, poziom cyfryzacji administracji publicznej w Polsce nadal jest niższy niż średnia dla Unii Europejskiej. Zgodnie z danymi UN E-Government Survey indeks rozwoju e-administracji w 2012 r. wyniósł dla Polski 0,6441 (wobec 0,5582 w 2010 r.) i sytuował Polskę na 47 miejscu spośród 190 badanych krajów, a w ramach UE na 24 miejscu (poziom indeksu dla najlepiej ocenionej w UE Holandii to 0,9125). 15 Jednym z dokumentów źródłowych dla planowania działań w zakresie informatyzacji państwa są wyniki zleconego przez MAC badania E-administracja w oczach internautów. Wśród zbadanych respondentów średnia liczba kontaktów z urzędem w ciągu 12 miesięcy poprzedzających badanie wyniosła 6. Ponad połowa badanych kontaktowała się z urzędem 3 lub więcej razy. W przypadku 13% osób nie wystąpiło zdarzenie wymagające kontaktu z urzędami lub innymi instytucjami państwowymi E-administracja w oczach internautów 2013, Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, Warszawa

43 Rysunek 10. Średnia liczba kontaktów z urzędem w ciągu 12 miesięcy według województw [źródło: Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013, Warszawa 2013] Badany przez Komisję Europejską poziom zaawansowania dostępnych e-usług publicznych w Polsce w 2010 r. wynosił 85% dla e-usług skierowanych do obywateli (przy średniej UE27 równej 87%). Jeśli chodzi o wykorzystanie e-usług, w 2010 r. z e-administracji korzystało zaledwie 28% obywateli. Tylko co trzeci urząd w Polsce udostępnia usługi elektroniczne (inne niż oparte na tzw. wzorze pisma ogólnego). Spośród urzędów świadczących usługi elektroniczne niemal 3/4 robi to przez platformę epuap, a połowa przez stronę internetową wynika z badania Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2012 r.. Co trzeci urząd umożliwia załatwienie niektórych spraw w pełni elektronicznie. Blisko połowa jednostek uważa, że elektronizacja usług skraca czas obsługi klienta, lecz 16% nie informuje klientów o możliwości realizacji spraw przez Internet. Im wyższy szczebel administracji, tym wyższy odsetek urzędów świadczących usługi drogą elektroniczną. Połowa urzędów powiatowych i trzy czwarte marszałkowskich udostępnia e-usługi Diagnoza dla Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa , Warszawa 2013 r. 43

44 Rysunek 11. Świadczenie usług elektronicznych w przeliczaniu na 10 urzędów w Polsce w 2012 r. [źródło: Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013, Warszawa 2013] Zbudowanie usług nakierowanych na użytkownika wymaga wiedzy na temat jego potrzeb oraz postrzegania przez niego użyteczności usługi, czyli jej przydatności w życiu, a także używalności, czyli łatwości w użyciu. Potrzebny jest więc stały kontakt z obywatelami oraz monitoring satysfakcji klientów, który prowadzi 42% urzędów w Polsce. Obserwacja zainteresowania e-usługami oraz informowanie i zachęcanie do korzystania z nich, realizowane jest przez ok. 28% urzędów, to działania konieczne do zwiększenia popytu na e-administrację. Dodatkowo na wzrost zapotrzebowania wpływa dostępność i stopień zaawansowania usług jeśli obywatel ma trudności z dotarciem do e-usługi, skorzystaniem z niej, czy nie jest w stanie załatwić całej sprawy elektronicznie, wraca do tradycyjnych metod. Niezwykle ważną kwestią związaną z wrażeniem e-usług w administracji, jest sposób zarządzania sprawami publicznymi, które charakteryzuje się jawnością i rozliczalnością działań państwa oraz zaangażowaniem obywateli w proces rządzenia. Ważnym elementem działań na rzecz otwartego rządu jest poprawa dostępności i jakości informacji sektora publicznego. Z jednej strony dostępność informacji sektora publicznego zwiększa przejrzystość państwa, a z drugiej przyczynia się do zwiększenia zaangażowania obywateli, którzy wykorzystują ją do tworzenia nowych treści i usług. Badanie pokazało również preferencje internautów co do korzystania z usług publicznych drogą elektroniczną. Dla 89% badanych dostęp przez Internet do ofert pracy, w tym do baz danych Urzędów Pracy, jest ważny lub raczej ważny. Dla 81% uczestników badania duże znaczenie ma możliwość umówienia się na wizytę lekarską przez Internet. Innymi obszarami, które mają duże znaczenie dla internautów są: dostęp przez Internet do swojej historii zdrowia/chorób (77%), dostęp przez Internet do katalogów bibliotek (75%), możliwość kontaktu rodziców ze szkołą przez Internet (74%), udział przez Internet w konsultacjach społecznych ustaw, rozporządzeń i uchwał samorządów (62%)

45 Rysunek 12. Preferencje internautów dotyczące załatwiania spraw publicznych przez Internet [źródło: Badanie MAC E-administracja w oczach internautów 2012] Podobne preferencje ujawniły się w pytaniu o rodzaj informacji poszukiwanych na stronach internetowych instytucji publicznych. Internauci najczęściej poszukują informacji związanych z ofertami pracy (67%), zdrowiem (47%), edukacją (41%) oraz sprawami osobowymi (40%). Ważnymi kategoriami są również sprawy podatkowe, konsumenckie oraz motoryzacyjne. Przybywa urzędów korzystających z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją w 2012 r. stanowiły one 46% wszystkich urzędów (rok wcześniej 41%). Prawie połowa urzędów administracji samorządowej stosuje wyłącznie papierowy obieg dokumentacji, a pozostałe urzędy obieg mieszany, obejmujący zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną. W administracji szczebla rządowego jedna czwarta urzędów wykorzystuje obieg papierowy, a elektroniczny prawie trzy czwarte. Tylko 7% tych urzędów stosuje wyłącznie elektroniczny obieg dokumentów. Rośnie również odsetek urzędów posiadających elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP). W roku 2012 wyniósł on 96% (rok wcześniej 88%), z czego 87% umiejscowiło ją na platformie epuap. Wykorzystanie elektronicznych skrzynek podawczych jest znacznie poniżej oczekiwań, przy czym stopień ich wykorzystania jest większy w administracji samorządowej niż rządowej. Głównym powodem nieskorzystania z e-administracji przez obywateli jest niski poziom zaawansowania usług elektronicznych oraz skromna oferta usług. Niemal 2/3 internautów zapytanych o ograniczenia związane z korzystaniem z usług urzędów online wymieniło konieczność pojawienia się w urzędzie, aby sfinalizować sprawę, a połowa zauważa niewielki zakres usług. Sporo, bo aż 48% twierdzi, że pozostaje w niepewności, czy sprawa wniesiona drogą elektroniczną zostanie właściwie załatwiona. Tylko 4% internautów nie dostrzega żadnych barier w kwestii korzystania z e- administracji Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013, Departament Społeczeństwa Informacyjnego, Warszawa

46 Rysunek 13. Ograniczenia związane z korzystaniem z usług urzędów przez Internet w 2012 r. [źródło: Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013, Warszawa 2013] W 2008 r. odsetek osób korzystających z Internetu do kontaktowania się z organami administracji publicznej w celach prywatnych w Polsce nieznacznie przekraczał poziom 60% średniej unijnej, podczas gdy w 2012 r. osiągnął niemal 3/4 tej wartości, czyli 32% przy średniej dla 27 państw UE wynoszącej 44%. Rysunek 14. Osoby korzystające z Internetu do kontaktowania się z organami administracji publicznej w celach prywatnych Polska a średnia unijna (w %) [źródło: Społeczeństwo informacyjne w liczbach 2013, Warszawa 2013] W ciągu ostatniego roku niemal każdy internauta poszukujący jakiś formalnych informacji, zdecydował się odwiedzić stronę internetową urzędu lub innej instytucji publicznej. Coraz większe zainteresowanie obywateli e-usługami sprawia, ze Internet jest dziś bardzo istotnym medium w życiu obywateli. Z przeprowadzonych badań wynika, że coraz więcej osób deklaruje chęć korzystania w przyszłości z usług urzędu przez Internet. 46

47 Rysunek 15. Chęć korzystania przez obywateli w przyszłości z usług przez Internet [źródło: E-administracja w oczach internautów 2013, Warszawa 2013] Zapotrzebowanie społeczne, w zakresie budowy usług świadczonych drogą elektroniczną przez administrację publiczną na rzecz obywateli, jest niezwykle istotne i ważne z punktu widzenia rozwoju społeczno-gospodarczego kraju. W społeczeństwie wzrasta zapotrzebowanie na e-usługi świadczone drogą elektroniczną. Realizacja projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych doskonale wpisuje się w tworzenie i rozwój polskich zasobów cyfrowych. Projekt ten polegać będzie na wdrożeniu nowoczesnej infrastruktury usług publicznych, poprzez udostępnianie obywatelom w rozległej sieci internetowej zbioru dokumentów, których celem jest dalsza rozbudowa i integracja ogólnokrajowej infrastruktury teleinformatycznej administracji publicznej, stanowiącej zaplecze dla spójnej realizacji usług elektronicznych. Misją archiwum jest trwałe zachowanie świadectw przeszłości i zapewnienie do nich powszechnego dostępu w celu wspierania rozwoju państwa i społeczeństwa obywatelskiego. Podsumowując, działalność archiwum zapewnieni każdemu obywatelowi ciągły i bezpieczny dostęp w dowolnym miejscu i czasie, do zgromadzonych w archiwach zasobów informacji. Ponadto instytucja będzie wspierać sektor publiczny w dziedzinie zarządzania dokumentacją utrwaloną w każdej postaci, w celu zabezpieczenia źródeł pamięci historycznej, a także interesów państwa i obywateli. Projekt przyczyni się także do uświadomienia obywatelom znaczenia zasobu archiwalnego oraz da możliwość wszechstronnego ich wykorzystania i stałego dostosowywania archiwów do zmieniającego się otoczenia i jego potrzeb. Potrzeba realizacji projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, zapewnieni obywatelom lepszy standard dostępu do informacji i przyczyni się do umocnienia pozycji instytucji jako urzędów w znacznym stopniu przyczyniających się do rozwoju społeczeństwa informacyjnego. IV.2. Zidentyfikowane problemy W zakresie metodologii analizy należy wskazać, iż na wstępie wyodrębniono podstawowe grupy problemów oraz zbadano relacje pomiędzy nimi. Ustalono hierarchię problemów i oznaczono powiązania przyczyny-efekty. Na tej podstawie opracowano zestawienie problemów, które w dalszym etapie analizy stało się podstawą opracowania sposobów ich rozwiązania poprzez cele projektu i zakres projektu. 47