Jak i po co komunikować się z mediami? Miniprzewodnik

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Jak i po co komunikować się z mediami? Miniprzewodnik"

Klaudia Malinowska
8 lat temu
Przeglądów:

1 Jak i po co komunikować się z mediami? Miniprzewodnik Komunikacja z mediami może przynieść wiele korzyści dla organizacji. Musi być jednak dobrze zaplanowana, przemyślana i przeprowadzona. Oddajemy w Wasze ręce miniprzewodnik, który mamy nadzieję podpowie Wam, jak budować relację z mediami i współpracować z dziennikarzami, aby nagłośnić projekty realizowane przez Waszą Pracownię. Wielu z Was tę sztukę już świetnie opanowało, ale może nawet mistrzowie PR znajdą tu garść przydatnych informacji. Życzymy więc przyjemnej lektury, a także wielu sukcesów we współpracy z mediami! Dlaczego współpraca z mediami jest tak ważna? Efektywna komunikacja z mediami daje możliwość nagłośnienia działań, dotarcia do potencjalnych partnerów, zyskania przychylności instytucji samorządowych czy pozyskania nowych wolontariuszy. A poza tym przynosi mnóstwo satysfakcji, gdy szerokie grono osób dowiaduje się o Waszych działaniach! Wśród wielu korzyści płynących z komunikacji z mediami można wymienić chociażby: możliwość przedstawienia szerokiej opinii społecznej własnej działalności, szansę nagłośnienia projektów realizowanych przez Pracownię oraz zachęcenia nowych wolontariuszy i partnerów do przyłączenia się do jej działalności, wykreowanie pozytywnego wizerunku organizacji przed samorządem lokalnym i lokalną społecznością, szansę na zdobycie nowego, interesującego doświadczenia J Jak się przygotować do pierwszego kontaktu z mediami? Na początek wybierzcie dziennikarzy, którzy mogą być zainteresowani Waszymi działaniami. Poszukujcie ich w redakcyjnych działach społeczeństwo, kultura czy wydarzenia lokalne. Przed nawiązaniem pierwszego kontaktu ważne jest przygotowanie tematu, który może zainteresować dziennikarza. Każdy temat można sprzedać na wiele sposobów, ale np. ogólne opowiedzenie o celach organizacji może nie wzbudzić takiego zainteresowania jak przedstawienie ostatnio zrealizowanych projektów, które w konkretny sposób przełożyły się na korzyści dla społeczności lokalnej. A zatem zastanówcie się, co w kontekście Waszej Pracowni może dziennikarza zainteresować. Co może dziennikarza zainteresować? Dziennikarzy interesują bieżące sprawy, które po odpowiednim opisaniu będą ciekawe, przydatne dla ich odbiorców i czytelników, takie jak np.: określone efekty działania (np. ile osób uczestniczyło w projekcie, jakie były jego rezultaty, co dobrego przyniósł projekt jego uczestnikom, czego nowego się nauczyli) zaproszenia do udziału w konkretnych aktywnościach, otwartych dla mieszkańców historia konkretnego człowieka (z imieniem, nazwiskiem i zdjęciem), który jest przykładem określonej zmiany (np. pomógł komuś, osiągnął sukces, podzielił się swoimi umiejętnościami z innymi),

Wielu z Was tę sztukę już świetnie opanowało, ale może nawet mistrzowie PR znajdą tu garść przydatnych informacji. Życzymy więc przyjemnej lektury, a także wielu sukcesów we współpracy z mediami!

2 inicjatywy odpowiadające na konkretne problemy społeczne np. wsparcie seniorów w stawianiu pierwszych kroków w Internecie wypowiedzi inicjatorów działań, ciekawe, nowatorskie komentarze do realizowanych działań ciekawe inicjatywy realizowane lokalnie (np. projekty realizowane w Pracowni, historie ludzi działających w Pracowniach). Warto również pamiętać, że media najczęściej interesują konkretne wyniki podjętych działań, a nie sama informacja o istnieniu organizacji i jej ogólnej działalności. Pamiętajcie też, że jeśli chcecie zaprosić dziennikarza na jakieś wydarzenie specjalne, np. urodziny Pracowni, informacja musi do niego dotrzeć z dużym wyprzedzeniem. Grafik dziennikarza jest często bardzo napięty! Relacja po wydarzeniu może być dla mediów interesująca, lecz bywa też, że okazuje się już nie tak newsowa jak sama jego zapowiedź. Zaproszenie mediów na wydarzenie specjalne jest również doskonałą okazją do poznania się z dziennikarzami oraz nawiązania z nimi relacji. Jak formułować komunikaty? Forma komunikatów może być różna z uwagi na ich tematykę. Z reguły komunikaty powinny odpowiadać na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? Podstawowym narzędziem w komunikacji z mediami jest informacja prasowa, którą przygotowujemy według poniższych punktów: tytuł stanowi zapowiedź tego, o czym będzie informacja. Ma przyciągać uwagę i być atrakcyjny. Często to właśnie tytuł decyduje o tym, czy dziennikarz zapozna się z dalszą częścią informacji i czy uzna ją za interesującą, lead (lid) stanowi streszczenie całego komunikatu i powinien odpowiadać na następujące pytania: kto? co? kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem? Po przeczytaniu lidu odbiorca powinien być zorientowany w sprawie i mieć ogólną wiedzę na opisywany temat, rozwinięcie zawiera rozbudowane informacje przekazane wcześniej w lidzie. Najważniejsze treści umieszcza się na początku, dalej natomiast pisze się o rzeczach nieco mniej istotnych. Jak przekazywać informacje? Bądź konkretny w przekazie. Zawsze zaczynaj od najważniejszej informacji, potem możesz ją rozwinąć i dodać więcej informacji Posługuj się prostym językiem Bądź przygotowany, że dziennikarz może nie wiedzieć niczego o Waszej działalności Skuteczny dialog z mediami ZŁOTE ZASADY Dziennikarz to też człowiek Bądź miły, zadzwoń w poniedziałek. Dziennikarzy obowiązują nieprzekraczalne terminy oddania materiału do redakcji. Dziennikarze pracują pod presją redaktorów, konkurencji, czasu i... działów reklamy. Dziennikarze polują na ciekawe informacje, wydarzenia, chcą poznawać ciekawych ludzi

projekty realizowane w Pracowni, historie ludzi działających w Pracowniach).

3 Jak rozmawiać z mediami? Poznawaj bliżej media i dziennikarzy. Czytaj, słuchaj, oglądaj. Ułatwiaj dziennikarzom pracę: podawaj fakty, cytaty. Jeśli obiecasz przesłanie dodatkowych informacji zrób to w terminie, który ustaliliście Nie owijaj w bawełnę mów konkretnie. Dbaj o spójność swoich wypowiedzi. Bądź rozluźniona/y, otwarta/y Zaproś dziennikarza, aby na własne oczy przekonał się, jak ciekawe działania prowadzicie w Pracowni Pamiętaj o podaniu daty wydarzenia, danych teleadresowych i kontaktu do osób, które mogą udzielić dodatkowych informacji i odpowiedzieć na pytania dziennikarza (podstawa to , telefon stacjonarny i komórkowy) Uwaga: Pamiętaj o sprawdzeniu informacji zarówno pod względem merytorycznym, jak i językowym. Ważne też, żeby zwrócić uwagę na przejrzystość informacji ujednolicenie czcionek, interlinii, wyjustowanie tekstu, aby był on czytelniejszy i łatwy w odbiorze. Przekazując dziennikarzom materiały dodatkowe, np. zdjęcia czy nagrania wideo, upewnij się, że masz do nich pełnię praw autorskich. Jak opowiadać human stories i historie z życia Pracowni, jak mówić o ludziach, którzy ją tworzą? Jak prezentować efekty działań, jak mówić o planach i charakterze miejsca? Komunikat powinien być sformułowany prosto, tak aby osoba nieorientująca się w danym temacie szybko mogła się zapoznać z zagadnieniem. Treść powinna być sformułowana zwięźle i merytorycznie, ale bez skomplikowanej terminologii. Komunikat stworzony przez osobę bezpośrednio zaangażowaną w działania Pracowni nie jest rozprawą naukową J Mów o rzeczach bliskich użytkownikom Pracowni, ważnych dla społeczności lokalnej. Język powinien być barwny i obrazowy, ale zdania proste, z czasownikami w stronie czynnej, aby jak najbardziej zainteresować odbiorcę. Autoryzacja czy mamy do tego prawo? Prowadząc dialog z mediami, mamy prawo do autoryzacji dosłownie cytowanej wypowiedzi. Musimy jednak pamiętać, że dziennikarz nie ma obowiązku uprzedzania informatora o prawie do autoryzacji, a także o tym, że autoryzacji nie podlegają kontekst, w którym znalazła się wypowiedź, ani cały artykuł. PODSUMOWANIE Na co zwrócić szczególną uwagę w kontakcie z dziennikarzem? Do kontaktu z dziennikarzem trzeba się solidnie przygotować, wiedzieć, komu, co i jak chce się powiedzieć, mieć opracowany temat, najlepiej nośny i newsowy. Ważne, aby wszystkie podawane informacje były sprawdzone merytorycznie (zwłaszcza dane liczbowe, przytaczane fakty, daty itp.). Należy zwrócić szczególną uwagę na język i formę komunikacji zarówno w rozmowie bezpośredniej, jak i kontakcie mailowym. W razie dodatkowych pytań ze strony dziennikarza trzeba być dostępnym i obiecane materiały dostarczać w zadeklarowanych terminach.

Bądź rozluźniona/y, otwarta/y Zaproś dziennikarza, aby na własne oczy przekonał się, jak ciekawe działania prowadzicie w Pracowni Pamiętaj o podaniu daty wydarzenia, danych teleadresowych i kontaktu

4 Jak mówimy o Fundacji Orange? Pracownie Orange to jeden z wielu projektów Fundacji Orange, które prowadzimy, aby nam wszystkim żyło się lepiej. Będzie nam bardzo miło, jeśli wspomnicie o nas dziennikarzom J Poniżej znajdziecie krótką notkę o Fundacji, do wykorzystania w materiałach prasowych. Fundacja Orange prowadzi autorskie programy na rzecz wszechstronnego rozwoju dzieci i młodzieży oraz wspiera wartościowe inicjatywy innych organizacji pozarządowych. Dbamy o to, by edukacja była ciekawa i inspirująca, a nowe technologie pomagały w poznawaniu świata i budowaniu społeczności. Inspirujemy ludzi, aby twórczo korzystając z nich, odkrywali swoje talenty, zdobywali wiedzę i rozwijali pasje. Fundacja Orange została powołana w 2005 roku przez Telekomunikację Polską i PTK Centertel (Orange). Najważniejsze programy Fundacji to: Akademia Orange, Pracownie Orange, Edukacja z Internetem, Orange dla Bibliotek, Dźwięki Marzeń i Telefon do Mamy. We wszystkie działania Fundacji angażują się wolontariusze Orange Polska. Więcej informacji:

Fundacja Orange prowadzi autorskie programy na rzecz wszechstronnego rozwoju dzieci i młodzieży oraz wspiera wartościowe inicjatywy innych organizacji pozarządowych.

5 W przewodniku zostały wykorzystane materiały z poniższych publikacji: Magiczna pozarządówka. Jak oczarować biznes? Poradnik dla organizacji pozarządowych, Fundacja Tallo, 2011 Proto.pl

Podobne dokumenty

Jak promować i informować o Funduszach Europejskich wskazówki. Kraków, listopad 2012

Jak promować i informować o Funduszach Europejskich wskazówki Kraków, listopad 2012 JĘZYK FUNDUSZY EUROPEJSKICH dlaczego bywa niezrozumiały? SPECJALISTYCZNY Cechy charakterystyczne języka FE SKOMPLIKOWANY