Gdańsk, Magdalena Bergmann

Transkrypt

1 Prawidłowa realizacja i zarządzanie projektami PO Kapitał Ludzki w świetle aktualnych przepisów Gdańsk, Magdalena Bergmann

2 Program szkolenia przygotowanie wniosku aplikacyjnego budżet projektu Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL realizacja i zarządzanie projektem konkursy w wybranych priorytetach w 2012 r.

3 Na dobry początek

4 Przygotowanie wniosku aplikacyjnego

5 Generator Wniosków Aplikacyjnych 7.5 (1) podział pola 3.1 na sekcje: uzasadnienie potrzeby realizacji cele projektu i wskaźniki zróżnicowanie pola 3.2: projekty standardowe: grupa docelowa projekty innowacyjne: grupa docelowa i innowacyjność powiązanie zadań z celami i produktami w polu 3.3 cel -> zadanie -> produkty

6 Generator Wniosków Aplikacyjnych 7.5 (2) nowe pole 3.4: analiza ryzyka (projekty standardowe o budżecie > 2 mln zł, projekty innowacyjne i ponadnarodowe) nowe pole 3.5: oddziaływanie projektu wpływ na realizację ogólnych celów PO KL ( makroskala ) podział opisu potencjału wnioskodawcy/partnerów i zarządzania projektem na odrębne pola (3.6 i 3.7)

7 Wskaźniki realizacji celów: metodologia SMART S specific szczegółowe, konkretne M measurable mierzalne A acceptable/accurate akceptowalne/trafne R realistic realistyczne możliwe do osiągnięcia poprzez realizację projektu T time-bound określone w czasie

8 Standard minimum wymogi związane z równością płci wnioskodawca zobowiązany jest do wskazania w projekcie minimum dwóch spośród poniższych elementów polityki równości płci: analiza problemu zawiera dane ilościowe z podziałem na płeć, wskazujące na występowanie nierówności LUBanaliza problemu zawiera dane ilościowe jw., wskazujące na brak nierówności ww. dane odnoszą się do obszaru i zasięgu projektu (grupa docelowa, problem, terytorium, aktualność) działania projektu odpowiadają na zdiagnozowaną sytuację i/lub różnicują wsparcie ze względu na płeć, jeśli zachodzi taka potrzeba rezultaty projektu (minimum 1) podane są w podziale na płeć w ramach projektu zapewnione są działania równościowe wyjątki: projekty o zamkniętej rekrutacji, projekty kierowane wyłącznie do płci dyskryminowanej w danym obszarze niespełnienie standardu minimum = negatywna ocena wniosku bez względu na merytoryczną wartość pozostałych pól

9 Budżet projektu

10 Konstrukcja budżetu Budżet projektu Koszty bezpośrednie Koszty pośrednie Koszty zadań merytorycznych Koszty zarządzania projektem

11 Katalog kosztów zarządzania wynagrodzenie koordynatora projektu i/lub osoby odpowiedzialnej za rozliczenia finansowe otwarcie i/lub prowadzenie subkonta lub odrębnego rachunku bankowego projektu zakup lub amortyzacja sprzętu, wartości niematerialnych i prawnych (np. oprogramowanie) oraz mebli działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (także rekrutacja!) koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu inne o ile są bezpośrednio związane z zarządzaniem (nie dotyczy np. ewaluacji i audytu projektu, jeśli konieczne)

12 Limity kosztów zarządzania Koszty zarządzania nie mogą przekroczyć określonego procenta całego budżetu projektu: 30%: budżet < 500 tys. zł (zwiększenie wyłącznie na wniosek beneficjenta po wykazaniu wysokiej efektywności) 25%: > budżet 500 tys. -1 mln zł 20%: > budżet 1 mln -2 mln zł 15%: > budżet 2 mln -5 mln zł 10%: > budżet 5 mln zł projekty partnerskie: dopuszczalny limit +2% dla każdego z partnerów (max. 10% dla partnerstwa)

13 Katalog kosztów pośrednich koszty zarządu (osób uprawnionych do reprezentowania jednostki) personel obsługowy (np. obsługa kadrowa, prawna) obsługa księgowa (w tym koszty zewnętrznego biura rachunkowego) utrzymanie powierzchni biurowych projektu (czynsz, najem, opłaty administracyjne) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, wywóz nieczystości amortyzacja aktywów używanych na potrzeby zarządu i personelu obsługowego usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie usługi powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu materiały biurowe i artykuły piśmiennicze związane z obsługą administracyjną projektu koszty ubezpieczeń majątkowych i ochrony sprzątanie pomieszczeń projektu, w tym środki czystości

14 Rozliczanie kosztów pośrednich 1. Na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków brak limitów (lecz obowiązuje racjonalność i przejrzystość wydatków!) 2. Ryczałtem (limity finansowe) Koszty pośrednie nie mogą przekroczyćokreślonego procenta kosztów bezpośrednichprojektu: 9%: < k.b. 500 tys. zł 8%: > k.b.500 tys. -1 mln zł 7%: > k.b. 1 mln do -2 mln zł 5%: > k.b. 2 mln -5 mln zł 4%: < k.b. 5 mln

15 Przejrzystość wydatków: Prawo Zamówień Publicznych konieczność uzasadnienia przesłanek wyboru trybów niekonkurencyjnych innych niż przetarg (np. zamówienie z wolnej ręki) ostrożność w stosowaniu przyśpieszonego trybu ustalanie realistycznych terminów wykonania usługi/dostawy, by unikać aneksowania umów w trakcie trwania zamówienia publicznego sporządzanie i przechowywanie tabeli z planem pracy związanej z przeprowadzaniem każdego zamówienia

16 Przejrzystość wydatków: zasada konkurencyjności (1) dla podmiotów wyłączonych z Ustawy PZP zamówienia o wartości > EUR możliwość przekroczenia progu szacowana jest dla całego okresu realizacji projektu decyduje tożsamość kodu CPV orazjednakowy rodzaj (przeznaczenie), czas realizacji i dostawca usługi/towaru wyjątki od stosowania: zadania personelu zarządzającego, zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, powtarzalna i ciągła współpraca z wykonawcą/dostawcą w okresie min. 12 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu

17 Przejrzystość wydatków: zasada konkurencyjności (2) procedura: zapytanie ofertowe skierowane do min. 3 potencjalnych wykonawców oraz umieszczone na stronie WWW beneficjenta (zniesiony wymóg wieszania ogłoszenia w siedzibie!) obowiązkowe elementy zapytania: opis przedmiotu, kryteria oceny, wagi punktowe, sposób punktowania, ewentualne wykluczenia z postępowania termin składania ofert: min. 10 dni roboczych od dnia upublicznienia zapytania konieczność poinformowania oferentów o wynikach wyboru oferty

18 Przejrzystość wydatków: zasada konkurencyjności (3) z udziału w postępowaniu z.k. wykluczeni są oferenci, którzy: uczestniczą w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej posiadają udziały lub co najmniej 10% akcji pełnią funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika pozostają z osobami reprezentującymi beneficjenta w związku małżeńskim, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej i bocznej do drugiego stopnia, przysposobienia, opieki lub kurateli beneficjent ma obowiązek zebrać od oferentów informację o braku występowania ww. powiązań (np. część/załącznik do formularza ofertowego)

19 Personel projektu i jego zatrudnienie (1) personel projektu: wszystkie osoby, które osobiściewykonują prace związane z projektem bez względu na formę zatrudnienia (stosunek pracy, umowa cywilno-prawna, własna działalność) personel zarządzający: osoby, których wynagrodzenie wykazywane jest w kosztach zarządzania projektem (koordynator, rozliczenia, rekrutacja i promocja) zlecenie zadania: zewnętrzny wykonawca realizuje całość lub istotną część zadania merytorycznego (np. całość szkolenia = sala+ trener + materiały + catering), także przy zaangażowaniu do tego innych osób

20 Personel projektu i jego zatrudnienie (2) konieczność oszacowania wymiaru czasu pracy personelu we wniosku o dofinansowanie projektu zakaz angażowaniaosób zatrudnionych w instytucjach realizujących PO KL (IZ, IP/IP2, KIW, ROEFS), chyba, że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie personel zaangażowany w realizację więcej niż jednego projektu NSRO (PO KL, PO IG, RPO, PO RPW, PO IiŚ): wynagrodzenie kwalifikowalne pod warunkiem efektywnego realizowania zadań, nieprzekraczania limitu 240 godz./m-c i prowadzenia kart/dziennika pracy (wyjątki: umowy o dzieło, różne projekty w ramach jednego stosunku pracy)

21 Personel projektu i jego zatrudnienie (3) wyposażenie stanowiska pracy: koszty kwalifikowalne jedynie przy stosunku pracy w wymiarze min. 1/2 etatu wynagrodzenia personelu projektowego powinny odpowiadaćstawkom wynagrodzeń ogólnie stosowanym u beneficjenta dodatki do wynagrodzeniastanowić mogą max. 40% wartości wynagrodzenia bezwzględny zakaz łączenia stosunku pracy i umów cywilno-prawnychw ramach projektu/projektów PO KL u tego samego beneficjenta (pracodawcy); dodatkowe zadania -tylko w drodze aneksu do umowy o pracę i skalkulowania dodatków personel zaangażowany na podstawie kilku umów cywilno-prawnychw projekcie/projektach: warunek efektywnej realizacji zadań, konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy, limit 240 h/m-c

22 Zakaz podwójnego finansowania podwójne finansowanie wydatku oznacza zrefundowanie (całkowite lub częściowe) danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych, w szczególności zaś: zrefundowanie wydatku w ramach dwóch różnych projektów PO KL lub innych programów UE zrefundowanie podatku VAT w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa zakupienie środka trwałego w ramach projektu finansowanego ze środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich oraz kosztach pośrednich projektu finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków umowy o pracę

23 Uszczegółowienie i aktualizacja zagadnień kwalifikowalności wydatków (1) taryfikator kar za naruszenie zasady konkurencyjności (PZP, zapytania ofertowe) oszczędności powstałe w wyniku zastosowania zamówień publicznych i zapytań ofertowych, przewyższające 10% budżetu zadania podlegają zwrotowi do IP/IP2 (chyba, że przeznaczone będą za uprzednią zgodą na zwiększenie rezultatów projektu) możliwość przesuwania do 10% środków pomiędzy zadaniami projektu bez zgody IP/IP2 z wyłączeniem zwiększania środków na zarządzanie projektem i wynagrodzenia personelu!

24 Uszczegółowienie i aktualizacja zagadnień kwalifikowalności wydatków (2) reguła proporcjonalności: w przypadku nieosiągnięcia zakładanych rezultatów IP/IP2 może uznać wydatki projektu za niekwalifikowalne proporcjonalnie do stopnia, w jakim ono nastąpiło nieosiągnięcie kryterium dostępu= ryzyko uznania wszystkich wydatków projektu za niekwalifikowalne! ryzyko niekwalifikowalności wynagrodzeń personelu w przypadku uporczywych błędów w zarządzaniu projektem (np. wielokrotne poprawki wniosku o płatność) lub nieinformowania IP/IP2 o poważnych opóźnieniach