Białystok, r.

Transkrypt

1 Zasady obowiązujące przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych dokonywanych w ramach projektów na podstawie wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków Białystok, r.

2 Ogólne zasady udzielania zamówień Zasady obowiązujące podczas dokonywania zamówień przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych w ramach Projektu Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi kwestie związane ze stosowaniem procedur dotyczących zamówień publicznych są: ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwana dalej ustawą PZP; dokument pn. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , zwany dalej Wytycznymi. stosuje się wersję Wytycznych wg daty wszczęcia postępowania - AKTUALNA WERSJA obowiązuje od dnia 19 lipca 2017 r.

3 Ogólne zasady udzielania zamówień Zasady obowiązujące podczas dokonywania zamówień przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych w ramach Projektu Podczas realizacji zamówień przy zakupie dostaw, usług i robót budowlanych w Projekcie, Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązuje się do: stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w takim zakresie, w jakim ustawa PZP ma zastosowanie do Wnioskodawcy/Beneficjenta i realizowanego Projektu oraz stosowania zaleceń zawartych w sekcji 6.5 Wytycznych

4 Ogólne zasady udzielania zamówień Szacowanie wartości zamówienia Przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający dokonać musi szacowania wartości zamówienia celem wyboru odpowiedniej procedury. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku VAT ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania odpowiednich przepisów dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości prowadzącej do stosowania niewłaściwej procedury. W celu właściwego oszacowania wartości zamówienia, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek: - usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie; - możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie; - możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.

5 KURS EURO Średni kurs Euro ustalany jest na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień. Obecny kurs EURO wynosi: 4,1749 (obowiązuje od dnia r.) EUR = ,00 PLN NETTO

6 Szczegółowe zasady udzielania zamówień Szczegółowe zasady udzielania zamówień w Projekcie, w przypadku których nie stosuje się zasad i trybów wskazanych w ustawie PZP, w zależności od rodzaju i wartości zamówienia Wydatki do 20 tys. PLN Wydatki od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN netto włącznie ROZEZNANIE RYNKU Wydatki powyżej 50 tys. PLN ZASADA KONKURENCYJNOŚCI

7 Szczegółowe zasady udzielania zamówień Szacowanie wartości zamówienia Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Wnioskodawcę/Beneficjenta z należytą starannością.

8 Szczegółowe zasady udzielania zamówień Wydatki do 20 tys. PLN SEKCJA 6.2 Wytycznych: Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający m.in. następujące warunki: g) został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

9 ROZEZNANIE RYNKU Wydatki powyżej 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej lub jego wysłanie do co najmniej 3 potencjalnych oferentów oraz porównanie ofert dla potwierdzenia, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów

10 Szczegółowe zasady udzielania zamówień ROZEZNANIE RYNKU 1) Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. 2) Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta 40 wraz z otrzymanymi ofertami 41, lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców 40 IZ PO może wskazać w umowie o dofinansowanie, w SZOOP lub w regulaminie naboru wniosków o dofinansowanie lub dokumentacji dotyczącej wyboru projektów w trybie pozakonkursowym inną stronę internetową przeznaczoną do umieszczania zapytań ofertowych. 41 Udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Jeżeli w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta, wówczas należy uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodząca z innego źródła (np. jednej z pozostałych wskazanych w pkt 2 możliwości). Jedna oferta nie jest wystarczająca dla udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Oferta niezgodna z ogłoszeniem nie stanowi oferty ważnej.

11 ROZEZNANIE RYNKU c.d. danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami 42. W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych 43 z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili 44 z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu 45. 3) W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. 42 Udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Wymóg będzie spełniony, gdy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe zostaną złożone co najmniej dwie ważne oferty, przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi oferty ważnej. 43 Tj. co najmniej dwóch. 44 Tj. co najmniej dwóch. 45 Tj. dokumentu świadczącego o istnieniu co najmniej dwóch ofert. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie może być uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.

12 Szczegółowe zasady udzielania zamówień ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Wnioskodawca/Beneficjent niebędący podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy PZP do jej stosowania, jak również Wnioskodawca/Beneficjent zwolniony z jej stosowania ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą kwot określonych odpowiednio w art. 4 pkt. 8 oraz art. 11 ust. 8 ustawy PZP (dla zamówień sektorowych), celem wyłonienia wykonawcy na realizację zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa jest większa niż 50 tys. PLN netto tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), zobowiązany jest do przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w sekcji Wytycznych.

13 Zasada konkurencyjności W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy: Upublicznić zapytanie ofertowe na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego na umieszczeniu tego zapytania na stronie internetowej wskazanej przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie 54 w umowie o dofinansowanie. 54 Tj. stronie gwarantującej odpowiedni stopień upublicznienia informacji o zamówieniu. Od dnia 1 stycznia 2018 r. stronie właściwej dla danego programu operacyjnego. Uwaga! W przypadku, gdy ze względu na specyfikę projektu wnioskodawca rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w celu upublicznienia zapytania ofertowego powinien upublicznić zapytanie ofertowe na stronie internetowej 55 wskazanej przez instytucję ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie projektu. 55 Tj. stronie gwarantującej odpowiedni stopień upublicznienia informacji o zamówieniu, nie może być to strona własna beneficjenta. Od dnia 1 stycznia 2018 r., stronie właściwej dla danego programu operacyjnego.

14 Zasada konkurencyjności Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: - niedyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia; - warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawanie warunków nie jest obowiązkowe; - kryteria oceny ofert wraz z opisem przyznawania punktacji dla danego kryterium; - termin składania ofert, UWAGA! Termin na złożenie oferty wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni - w przypadku robót budowlanych oraz w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej euro w przypadku zamówień na roboty budowlane, euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, termin wynosi co najmniej 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

15 Zasada konkurencyjności Zapytanie ofertowe zawiera co najmniej: cd. - informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych, o którym mowa w pkt 2 lit. a 51, o ile zakaz taki nie został wyłączony na podstawie pkt 2 lit. a tiret i-ii,(konflikt interesów); - termin realizacji umowy - określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy; - informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewiduje, - informację o planowanych zamówieniach uzupełniających, ich zakres oraz warunki, na jakich zostaną udzielone, o ile zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień. 51 Nie dotyczy podmiotów będących zamawiającymi w rozumieniu Pzp.

16 Zasada konkurencyjności Należy wybrać najkorzystniejszą z pośród złożonych ofert w oparciu o ustalone kryteria; Należy sporządzić pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia zawierający w szczególności: - informacje o sposobie upublicznienia postępowania ofertowego; - wykaz ofert wraz z datą wpłynięcia; - informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu nie podleganiu/podleganiu wykluczeniu; - Informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznania punktacji poszczególnym wykonawcom; - wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru; - data i podpis zamawiającego; - Załączniki w postaci: potwierdzenia upublicznienia zapytania ofertowego we właściwy sposób, złożonych ofert, oświadczenia/oświadczeń o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert.

17 Zasada konkurencyjności Informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. W przypadku upublicznienia polegającego na wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, informację o wyniku postępowania przesyła się do wykonawców, którzy złożyli oferty. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Umowę z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, zawiera się obowiązkowo w formie pisemnej. Uwaga! W przypadku gdy wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy z dowolnym wykonawcą na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość oraz warunki dokonania takiej zmiany lub zmiana ma charakter niezależny od zamawiającego.

18 Zasada konkurencyjności Zasady konkurencyjności oraz jej zasad nie stosuje się m.in. do: zamówień określonych w art. 4 Pzp, z wyjątkiem zamówień określonych w art. 4 pkt 8 Pzp, przy czym udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest nabycie własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości przez podmiot niebędący zamawiającym w rozumieniu Pzp z pominięciem zasady konkurencyjności jest możliwe jedynie w przypadku braku powiązań osobowych i kapitałowych, o których mowa w sekcji pkt 2 lit. a, oraz do zamówień określonych w art. 4d Pzp, oraz w przypadkach wskazanych w sekcji 6.5 punkt 7 lit b, c, d, punkt 8 oraz 9 Wytycznych UWAGA! Spełnienie przesłanek umożliwiających niestosowanie procedur określonych w pkt 8 i 9 musi być uzasadnione na piśmie. W przypadku beneficjenta, który jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w Pzp.

19 Konflikt interesów Co do zasady niekwalifikowalne będą wydatki poniesione w wyniku udzielonego zamówienia, w którym doszło do konfliktu interesu. Konflikt interesu należy rozumieć w szczególności jako taką zależność, która oznacza brak bezstronności i obiektywizmu przy wyłanianiu przez beneficjenta wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu. Konfliktem interesu będzie również realizacja zamówienia przez wykonawcę/podwykonawcę powiązanego kapitałowo lub osobowo z beneficjentem. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, - posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, - pozostawianiu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. - W przypadku beneficjenta, który jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzone jest na zasadach i w trybach określonych w Pzp.

20 Korekty finansowe i pomniejszenia Naruszenia Wytycznych, w tym zasad dokonywania zakupów w projektach, co do zasady skutkuje brakiem kwalifikowalności całości lub części wydatku czyli korektą finansową/ pomniejszeniem

21 Dziękuję za uwagę Krzysztof Szarkowski