REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W SOSNOWCU. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 52/2019 Dyrektora CUW w Sosnowcu REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W SOSNOWCU Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin organizacyjny Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu, zwany dalej Regulaminem określa organizację i zasady funkcjonowania Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. CUW należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 2. Dyrektorze należy przez to rozmieć Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 3. Z-cy dyrektora należy rzez to rozumieć zastępcę Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 4. Głównym Księgowym należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 5. Z-cy Głównego Księgowego należy przez to rozumieć zastępcę Głównego Księgowego Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 6. Kierowniku należy przez to rozumieć Kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 7. Stanowisku samodzielnym należy przez to rozumieć jednoosobową komórkę organizacyjną Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu. 8. Statucie należy przez to rozumieć Statut Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu nadany Uchwałą Nr 439/XXXV/2016 Rady Miejskiej w Sosnowcu z dnia 29 września 2016r. w sprawie utworzenia samorządowej jednostki organizacyjnej Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu oraz nadania jej statutu. 1

2 2 Niniejszy Regulamin określa: 1. Podstawy prawne działania CUW. 2. Zasady funkcjonowania CUW. 3. Zakres działania CUW. 4. Strukturę organizacyjną CUW. 5. Zakres obowiązków kadry kierowniczej CUW. 6. Zakres działania komórek organizacyjnych CUW. 7. Zasady podpisywania pism w CUW. 8. Dokumentację CUW. 9. Zasady podejmowania i załatwiania indywidualnych spraw oraz wnioski i skargi. 10. Pracowników CUW. 11. System zastępstw w CUW. 12. Zasady przekazywania stanowisk pracy w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. 3 Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu działa w szczególności na podstawie: 1. Ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 506). 2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 869). 3. Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 351). 4. Ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2018r. poz ze. zm.). 5. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018r. poz ze zm.). 6. Uchwały Nr 439/XXXV/2016 Rady Miejskiej w Sosnowcu z dnia 29 września 2016r. w sprawie utworzenia samorządowej jednostki organizacyjnej Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu oraz nadania jej statutu. 7. Niniejszego Regulaminu. 2

3 Rozdział II Zasady funkcjonowania CUW 4 1. CUW jest jednostką organizacyjną Miasta Sosnowiec nieposiadającą osobowości prawnej, działającą w formie samorządowej jednostki budżetowej. 2. CUW prowadzi gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych. 3. Podstawą gospodarki finansowej CUW jest roczny plan finansowy. 4. Działalnością CUW zarządza Dyrektor, którego zatrudnia i zwalnia Prezydent Miasta Sosnowiec. 5. Dyrektor CUW jest właściwy do nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami CUW. 6. Dyrektor CUW jest kierownikiem zakładu pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy. 7. Dyrektor CUW wykonuje swoje zadania przy pomocy Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego, Zastępcy Głównego Księgowego, Kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, osób wykonujących prace na samodzielnych stanowiskach oraz pozostałych pracowników CUW. 8. Dyrektora CUW w czasie jego nieobecności zastępuje Zastępca Dyrektora CUW. Rozdział III Zakres działania CUW 5 1. CUW prowadzi wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną dla jednostek wskazanych w 1 Uchwały Nr 440/XXXV/2016 Rady Miejskiej w Sosnowcu z dnia 29 września 2016r. w sprawie określenia jednostki obsługującej i jednostek obsługiwanych w ramach wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych Miasta Sosnowiec oraz określenia zakresu obowiązków powierzonych jednostce obsługującej w stosunku do jednostek obsługiwanych. 2. CUW prowadzi obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną jednostek obsługiwanych o których mowa w ust. 1, obejmującą w szczególności: a) rachunkowość i sprawozdawczość, zgodnie z przepisami o rachunkowości z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych. 3

4 b) prowadzenie obsługi finansowo księgowej w zakresie: prowadzenia obsługi rachunków bankowych, zgłaszania i wyrejestrowywania z ZUS pracowników jednostek obsługiwanych, sporządzania listy wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy, dokonywania ich wypłat, naliczania i odprowadzania należnych świadczeń na rzecz ZUS i urzędu skarbowego, ewidencjonowania danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wykonywania rozliczeń finansowych realizacji projektów oświatowych realizowanych ze środków zewnętrznych (unijnych, państwowych i innych), opracowywania danych do sprawozdania z wysokości osiągniętych średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30a ustawy Karta Nauczyciela, c) w zakresie administracyjno-organizacyjnym: organizację obsługi prawnej jednostek obsługiwanych; przygotowywanie i sporządzanie organom gminy sprawozdań i analiz dotyczących jednostek obsługiwanych. 3. Jednostka obsługująca może zawierać porozumienia dotyczące prowadzenia obsługi innych samorządowych jednostek organizacyjnych na zasadach określonych w art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. 4. CUW współdziała z dyrektorami jednostek obsługiwanych przy realizacji zadań statutowych, w szczególności przy realizacji zadań wymienionych w ust CUW ma prawo żądania od jednostek obsługiwanych informacji i wyjaśnień oraz wglądu w dokumentację w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tych jednostek. 6. Jednostka obsługiwana ma prawo żądania od CUW informacji i wyjaśnień oraz wglądu w dokumentację w odniesieniu do działalności będącej przedmiotem obsługi. Rozdział IV Struktura organizacyjna CUW 6 1. W skład struktury organizacyjnej CUW wchodzą następujące komórki: a) Dział Księgowości, b) Dział Płac, 4

5 c) Dział Administracyjno Organizacyjny, d) Dział Radców Prawnych, e) Zespół Inspektorów Ochrony Danych, 2. Strukturę organizacyjną CUW przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Rozdział V Zakres obowiązków kadry kierowniczej CUW 7 1. Do podstawowych obowiązków Dyrektora CUW należy: a) Kierowanie, organizowanie i koordynowanie pracy CUW. b) Sprawowanie bieżącego nadzoru nad wykonywaniem zadań CUW. c) Sprawowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie powierzonych obowiązków. d) Wydawania zarządzeń i upoważnień regulujących pracę CUW. e) Racjonalne gospodarowanie funduszami i składnikami majątku pozostającymi w dyspozycji CUW. f) Reprezentowanie CUW na zewnątrz. g) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z rachunków bankowych CUW i jednostek obsługiwanych. 2. W przypadku nieobecności Dyrektora CUW lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków zastępuję go Zastępca Dyrektora CUW lub inny upoważniony pracownik. d) Dyrektor jest bezpośrednim przełożonym Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego, Kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych CUW, Radców Prawnych, Inspektorów Ochrony Danych 8 1. Do podstawowych obowiązków Zastępcy Dyrektora należy: a) Nadzór nad działalnością podległych pracowników, b) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z rachunków bankowych CUW i jednostek obsługiwanych, c) Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów, 5

6 d) Inicjowanie i opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora CUW, e) Opracowywanie procedur i podnoszenie jakości usług świadczonych przez CUW, f) Przygotowywanie dokumentów o udzielenie zamówienia publicznego, g) Przeprowadzenie inwentaryzacji, h) Sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie wykonywanych zadań, i) Zastępowanie Dyrektora CUW w trakcie jego nieobecności lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków, j) Odpowiedzialność przed Dyrektorem za realizację powierzonych mu zadań, k) Wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora Do podstawowych obowiązków Głównego Księgowego CUW należy: a) prowadzenie rachunkowości CUW oraz jednostek obsługiwanych zgodnie z art. 4 ust. 3ustawy z dnia 29, r, o rachunkowości, tj. m.in..; prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości, sporządzanie sprawozdań finansowych, b) Sporządzanie sprawozdań budżetowych. c) Sporządzanie analiz finansowych i ekonomicznych na potrzeby jednostek zewnętrznych tj. Urzędu Miasta Sosnowiec, Urzędu Skarbowego, ZUS-u i pozostałych. d) Opracowanie rocznego planu finansowego CUW i jednostek obsługiwanych. e) Przeprowadzanie okresowych analiz stanu realizacji rocznego planu finansowego CUW i jednostek obsługiwanych. f) Przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących zmian w planie finansowym. g) Dokonywanie wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 6

7 kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. h) Sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz uzgadnianie ich zgodności z ewidencją księgową. i) Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi z kasy i rachunków bankowych CUW oraz jednostek obsługiwanych. j) Bezpośrednie kierowanie i nadzór nad funkcjonowaniem Działu Księgowości, Działu Płac i Kasy. k) Prawidłowe i terminowe rozliczenie z Urzędem Miasta Sosnowiec, urzędami skarbowymi, ZUS i PFRON. l) Wykonanie zadań innych zleconych przez Dyrektora CUW. m) Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów. n) Inicjowanie i opracowywanie projektów zarządzeń dyrektora CUW. o) Opracowywanie procedur i podnoszenie jakości usług świadczonych przez CUW. p) Sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie wykonywanych zadań. q) Główny Księgowy ponosi odpowiedzialność służbową przed Dyrektorem CUW za prawidłową realizację swoich obowiązków i zadań Do podstawowych obowiązków Zastępcy Głównego Księgowego CUW należy: a) prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi w celu prawidłowego i terminowego regulowania zobowiązań jednostki oraz dokonywania rozliczeń finansowych dochodów i wydatków, c) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, d) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, e) terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych, f) przygotowywanie raportów i analiz dla organu nadzorującego, g) opracowywanie planów dochodów i wydatków budżetowych jednostki, h) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, polityki rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, 7

8 i) dokonywanie analiz wykorzystania środków budżetowych oraz wykonania dochodów budżetowych, j) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem ZFŚS w CUW oraz w jednostkach obsługiwanych. k) nadzór nad prawidłowym rozliczaniem inwentaryzacji w CUW i jednostkach obsługiwanych. l) przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do audytów. m) pełnienie obowiązków głównego księgowego w razie jego nieobecności, n) wsparcie Głównego Księgowego w rozwiązywaniu bieżących kwestii związanych z pracą o) organizowanie i ponoszenie odpowiedzialności wraz z Głównym Księgowym za realizację zadań określonych w statucie CUW w Sosnowcu związanych z prowadzeniem spraw finansowo-księgowych i rachunkowości oraz sprawozdawczości. p) wykonywanie innych nie objętych przydziałem czynności zadań zleconych przez Dyrektora CUW i Głównego Księgowego CUW. Rozdział VI Zakres działania komórek organizacyjnych CUW Do podstawowych obowiązków Działu księgowości należy prowadzenie spraw związanych z obsługa finansowo księgową CUW, a w szczególności: a) Nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej, w tym kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym: jednostek obsługiwanych, CUW. b) Kontrola dokumentów finansowych pod względem formalno rachunkowym. jednostek obsługiwanych, CUW. c) Prowadzenie księgowości oraz windykacja w zakresie dochodów budżetowych i dochodów Skarbu Państwa jednostek obsługiwanych. 8

9 d) Prowadzenie kasy CUW oraz jednostek obsługiwanych i odprowadzanie gotówki do banku. e) Obsługa Rachunków bankowych CUW oraz jednostek obsługiwanych. f) Naliczanie, ewidencja wpłat i wypłat oraz egzekucja środków finansowanych z ZFŚS. g) Prowadzenie ewidencji dokonywanych wpłat i zwrotów na rachunek depozytów w jednostkach obsługiwanych. h) Sporządzanie sprawozdań w zakresie dochodów i wydatków, funduszy celowych oraz dochodów Skarbu Państwa jednostek obsługiwanych oraz CUW. i) Terminowe regulowanie zobowiązań CUW oraz jednostek obsługiwanych, w tym z tytułu podatku VAT. j) Terminowe wystawianie faktur VAT na podstawie umów cywilnoprawnych zawieranych przez jednostki obsługiwane. k) Tworzenie rejestrów VAT sprzedaży i zakupów jednostek obsługiwanych. l) Tworzenie i przesyłanie plików JPK jednostek obsługiwanych do Urzędu Miejskiego Miasta Sosnowiec. m) Tworzenie deklaracji cząstkowych VAT-7E oraz deklaracji zbiorczej VAT-7 przesyłanej do portalu FB VAT firmy Rekord. n) Nadzór nad prawidłowością rozliczeń podatku VAT. o) Przeliczanie prewskaźników VAT i proporcji struktury sprzedaży Do podstawowych zadań kierownika Działy Księgowości należy w szczególności: a) Nadzór nad działalnością podległych pracowników. b) Zapewnienie sprawnego i prawidłowego funkcjonowania działu, c) Nadzór nad terminowym i zgodnym z prawem załatwianiem spraw, d) Przygotowywanie raportów i analiz dla organu nadzorującego, e) Opracowywanie procedur i podnoszenie jakości usług świadczonych przez CUW, f) Inicjowanie działań skutkujących usprawnieniem lub konieczną zmianą pracy kierowanego działu, g) Prowadzenie rejestru zajęć wierzytelności, h) Obsługa rachunku bankowego CUW Dotacje Celowe oraz CUW Depozyt, i) Prowadzenie ewidencji zobowiązań z tytułu zabezpieczeń wykonanych umów w podziale na jednostki i kontrahentów, j) Nadzór nad terminowym zwrotem środków finansowych z rachunku CUW Depozyt, 9

10 k) Nadzór nad planem remontów i awarii jednostek obsługiwanych, l) Wykonywanie innych nie objętych przydziałem czynności zadań zleconych przez Dyrektora i Głównego Księgowego CUW Do podstawowych zadań Dział Płac należy: a) Zapewnienie prawidłowego obiegu, ewidencji i przechowywania dokumentów. b) Inicjowanie i opracowywanie procedur podnoszących jakość świadczonych usług przez CUW c) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego od osób fizycznych. d) Sporządzenie zgodnie z obowiązującymi terminami Listy Płac będącej podstawą wypłaty wynagrodzeń i innych należności dla pracowników CUW i wszystkich jednostek obsługiwanych. e) Sporządzanie przelewów bankowych z tytułu należności dla: pracowników CUW i jednostek obsługiwanych, ZUS-u, Urzędów Skarbowych, pozostałych, w tym z tytułu zajęć komorniczych. f) Naliczanie wynagrodzeń i świadczeń finansowanych ze środków ZUS oraz ZFŚS dla pracowników CUW i jednostek obsługiwanych. g) Naliczanie i terminowe regulowanie należności z tytułu: podatku dochodowego od osób fizycznych, ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, PFRON-u pozostałych, w tym z tytułu zajęć komorniczych. h) Przygotowywanie wymaganych zaświadczeń dotyczących wynagrodzenia pracownikom CUW i jednostek obsługiwanych. i) Obliczanie wynagrodzeń w oparciu o obowiązujące akty prawne regulujące system wynagrodzeń nauczycieli i innych pracowników zatrudnionych w jednostkach obsługiwanych. 10

11 j) Nadzór nad prawidłowym planowaniem oraz gospodarowaniem środkami finansowymi, przeznaczonymi na pokrycie zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, w tym nadzór nad prawidłowością wykorzystania środków z funduszu świadczeń socjalnych. k) Opracowywanie propozycji procedur dotyczących obiegu dokumentów oraz przekazywania informacji pomiędzy obsługiwanymi jednostkami, a CUW. l) Przekazywanie List Płac do Działu Księgowości w celu zewidencjowania ich w księgach rachunkowych. m) Terminowe sporządzanie miesięcznych oraz rocznych deklaracji dla: Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędów Skarbowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, PFRON-u. n) Prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie wypłacanych świadczeń Do podstawowych zadań kierownika Działu Płac należy w szczególności: a) Zarządzanie i organizacja pracy podległego Działu Płac, b) Nadzorowanie prawidłowości obliczania wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, c) Przygotowywanie wszelkiego rodzaju zestawień płacowych oraz zapotrzebowania gotówki dla potrzeb jednostek obsługiwanych, d) Reprezentowanie pracodawcy w kontaktach z pracownikami oraz jednostkami nadrzędnymi w zakresie zadań płacowych, e) Bieżące monitorowanie aktualnych przepisów z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych oraz prawidłowe ich stosowanie, f) Śledzenie aktualnych szkoleń w instytucjach państwowych oraz organizacja zapisów na szkolenia, g) Aktywne monitorowanie i rozwiązywanie problemów występujących w Dziale Płac, Do podstawowych zadań działu Administracyjno Organizacyjnego należy: a) Prowadzenie obsługi kancelaryjnej oraz sekretariatu CUW. b) Archiwizacja oraz prowadzenie ewidencji Zarządzeń Dyrektora CUW. 11

12 c) Archiwizacja oraz prowadzenie ewidencji zawartych umów. d) Prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych oraz nadzór nad wykonywaniem zaleceń pokontrolnych. e) Prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem skarg i wniosków oraz nadzór nad ich terminowym załatwieniem przez merytoryczne komórki CUW. f) Zaopatrzenie w prasę, czasopisma oraz wydawnictwa specjalistyczne. g) Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości. h) Prowadzenie spraw związanych z planowaniem zakupów i realizacją zaopatrzenia materiałowo technicznego. i) Dokonywanie zakupów i zamawianie usług zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, w tym o wartości nieprzekraczającej euro. j) Sporządzanie na bieżąco właściwych rejestrów zamówień publicznych. k) Sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. l) Gromadzenie i właściwe zabezpieczanie dokumentacji związanej z procesem udzielania zamówienia publicznego. m) Opracowanie regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz zasad udzielania zamówień nie objętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. n) Przygotowanie danych i dokumentów związanych z nawiązaniem, trwaniem i rozwiązaniem stosunku pracy pracowników CUW, przy zastosowaniu aktualnych przepisów Kodeksu pracy i Ustawy o pracownikach samorządowych. o) Sporządzaniem dokumentów stanowiących podstawę do naliczenia: wynagrodzeń i innych należności pracowniczych wynikających z umowy o pracę. Wynagrodzeń wynikających z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło z osobami fizycznymi. p) Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników CUW. q) Bieżące wprowadzanie danych do systemu komputerowego, mających wpływ na rzetelne naliczenie wynagrodzeń przez Dział Płac. r) Prowadzenie spraw związanych z czynnościami kontrolnymi w zakresie spraw kadrowych i nadzorem nad przestrzeganiem dyscypliny pracy, a także postanowień Kodeksu pracy i Ustawy o pracownikach samorządowych. s) Organizacja szkoleń dla pracowników CUW, w tym z zakresu BHP i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie. 12

13 16 1. Do zadań Działu Radców Prawnych należy obsługa prawna CUW, w tym: a) Prowadzenie spraw sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych z upoważnienia Dyrektora CUW lub Dyrektorów jednostek obsługiwanych. b) Sprawdzanie i podpisywanie pism pod względem formalno prawnym Zarządzeń, Regulaminów i innych aktów prawnych wydawanych przez Dyrektora CUW lub Dyrektorów jednostek obsługiwanych. c) Sprawdzanie i opiniowanie pod względem formalno prawnym umów podpisywanych przez Dyrektora CUW lub Dyrektorów jednostek obsługiwanych. d) Wydawanie opinii prawnych w sprawach skierowanych do CUW przez jednostki obsługiwane. e) Wykonywanie innych obowiązków zleconych przez Dyrektora CUW. 17 Do zadań Zespołu Inspektorów Ochrony Danych należy w szczególności: a) Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym stosowaniem zasad i procedur określonych w Polityce Ochrony Danych Osobowych i informowanie Dyrektora CUW i Dyrektorów jednostek obsługiwanych, którzy przetwarzają dane w ich imieniu o obowiązkach na nich spoczywających w zakresie ochrony danych osobowych. b) Przeprowadzanie audytów i kontroli w zakresie ochrony danych osobowych, określanie potrzeb w zakresie zabezpieczania danych osobowych oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych. c) Opiniowanie wzorów dokumentów i umów z zakresu bezpieczeństwa danych osobowych. d) Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i osób, których dotyczą dane przetwarzane w CUW i jednostkach obsługiwanych. e) Realizowanie innych zadań przewidzianych w Polityce Ochrony Danych Osobowych i procedurach szczegółowych. 18 Do podstawowych obowiązków każdego pracownika CUW należy: 13

14 a) Podejmowanie działań i prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań statutowych CUW w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji powierzonych obowiązków. b) Wykonywanie prac sumiennie i starannie, przestrzeganie dyscypliny pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonych. c) Realizowanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. d) Dbanie o należyte zabezpieczenie, przechowywanie i wykorzystanie mienia CUW. e) Realizowanie zadań zgodnie z powierzonymi zakresami czynności. f) Ścisła współpraca ze wszystkimi pracownikami własnej komórki, jak również z innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wykonywania powierzonych obowiązków. g) Udzielanie pomocy współpracownikom, zastępowanie ich w pracy podczas choroby i urlopu. h) Zachowanie uprzejmości i życzliwości, a także godności w kontaktach z petentami, podwładnymi, współpracownikami i zwierzchnikami. 19 Wewnętrzne komórki organizacyjne CUW zobowiązane są do wzajemnego współdziałania w zakresie wymiany informacji oraz bieżącej konsultacji. Rozdział VII Zasady podpisywania pism w CUW Dyrektor CUW podpisuje pisma wychodzące, w tym w szczególności: a) Dokumenty związane z wykonywaniem funkcji zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników. b) Umowy i porozumienia. c) Odpowiedzi na skargi dotyczące działania CUW. d) Zarządzenia i regulaminy wewnętrzne. e) Pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu. f) Kierowane do organu prowadzącego, SKO, RIO, Sądu, Prokuratury, instytucji współpracujących z CUW. 14

15 2. W czasie nieobecności dyrektora CUW lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty wymienione w ust. 1 podpisuje Zastępca Dyrektora lub inna osoba upoważniona przez Dyrektora Pracownik merytoryczny, przygotowujący dokument podpisuje pismo jako osoba sporządzająca w dolnej części pisma po lewej stronie. 2. Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. Rozdział VIII Dokumentacja CUW 22 Dokumentację CUW stanowią: 1. Zarządzenia dokumenty w formie pisemnej, których treścią są przepisy o charakterze wewnętrznym, obowiązujące wszystkich pracowników CUW. a) Przedmiot Zarządzeń stanowią w szczególności: regulaminy, uregulowania określające strukturę wewnętrzną komórek organizacyjnych, postanowienia określające zasady i procedury postępowania. b) Zarządzenia wydawane są przez Dyrektora CUW i nadaje się im kolejne numery w danym roku kalendarzowym. c) Zarządzenia przechowywane są w Dziale Administracyjno - Organizacyjnym CUW. 2. Pisma okólne - dokumenty w formie pisemnej, o charakterze informacyjnym, wydawanym przez Dyrektora CUW : a) Pismom okólnym nadawane są numery zgodnie z Instrukcją kancelaryjną. b) Pisma okólne przechowywane są w Dziale Administracyjno Organizacyjnym CUW. 3. Pełnomocnictwa wydawane przez Dyrektora CUW dokumenty w formie pisemnej upoważniające wskazane osoby do reprezentowania go w zakresie określonym treścią pełnomocnictwa. a) Pełnomocnictwom nadaje się kolejne numery w danym roku kalendarzowym, b) Pełnomocnictwa, z zastrzeżeniem punktu c), sporządzane są w dwóch egzemplarzach i przechowywane odpowiednio: 15

16 w Dziale Administracyjno Organizacyjnym CUW, w aktach osobowych pracownika. c) Pełnomocnictwa procesowe wydawane są pełnomocnikowi w oryginale. 4. Umowy/Porozumienia dokumenty w formie pisemnej zawarte pomiędzy CUW, a innymi podmiotami, z których wynikają prawa i obowiązki stron, które je podpisały. a) Umowom/Porozumieniom nadaje się chronologicznie, kolejne numery w danym roku kalendarzowym, b) Umowy/Porozumienia przechowywane są w Dziale Administracyjno Organizacyjnym CUW. 5. Polecenia mogą posiadać formę pisemną lub też być wydawane ustnie, obowiązują komórki organizacyjne oraz pracowników do których zostały skierowane. Prawo wydawania poleceń przynależne jest przełożonym wobec podległych im komórką i osobą. 6. Dokumenty finansowo księgowe dokumenty odzwierciedlające zdarzenia gospodarcze opisane zostały w Polityce Rachunkowości CUW oraz Instrukcji obiegu dokumentów wprowadzonej odrębnym Zarządzeniem Dyrektora. 7. Inne dokumenty wszelkie inne dokumenty niewymienione powyżej. Zasady ich tworzenia oraz przechowywania określa Instrukcja kancelaryjna oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązujące. Rozdział IX Zasady przyjmowania i załatwiania indywidualnych spraw oraz skarg i wniosków Skargi i wioski Klientów rozpatruje Dyrektor CUW, a w razie jego nieobecności Zastępca Dyrektora CUW. 2. Dyrektor przyjmuje klientów codziennie w godzinach pracy CUW. 3. Postępowanie w sprawach skarg i wniosków prowadzone jest w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018r. poz ze zm.) oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków ( Dz. U. z 2002r. nr 5 poz. 46). 16

17 4. Na okoliczność przyjęcia skargi każdorazowo sporządzany jest protokół, w którym umieszcza się datę skargi, imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej skargę wraz ze zwięzłym opisem skargi. 5. Skargi i wnioski podlegają ewidencji w rejestrze skarg i wniosków. Rozdział X Pracownicy CUW Status prawny pracowników CUW określa ustawa o pracownikach samorządowych Pracownik CUW zatrudniony na stanowisku urzędniczym podlega okresowym ocenom kwalifikacyjnym, dokonywanym przez Dyrektora CUW i bezpośredniego przełożonego. 2. Ocena dokonywana jest na zasadach określonych w odrębnym Zarządzenie Dyrektora CUW. Rozdział XI System zastępstw CUW 1. W CUW obowiązuje system zastępstw na wszystkich stanowiskach pracy Wzajemne zastępstwa opisane są w zakresach czynności każdego pracownika CUW. Rozdział XII Zasady przekazywania stanowiska pracy w związku z rozwiązaniem stosunku pracy W przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik zobowiązany jest protokolarnie przekazać stanowisko pracy bezpośredniemu przełożonemu. 2. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach i przechowuje po jednym w aktach osobowych pracownika przyjmującego stanowisko i zdającego stanowisko. 3. Protokół powinien zawierać: a) Wykaz aktów (dokumentów) na stanowisku pracy, 17

18 b) Wyszczególnienie spraw będących w toku załatwiania, c) Spis powierzonego mienia, d) Podpisy zdającego i przyjmującego. 4. Protokół przygotowuje pracownik zdający stanowisko. Rozdział XIII Postanowienia końcowe Zmiana Regulaminu może nastąpić w drodze Zarządzenia Dyrektora CUW

19 Załącznik Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Sosnowcu SCHEMAT ORGANIZACYJNY CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W SOSNOWCU DYREKTOR GŁÓWNY KSIĘGOWY ZASTĘPCA DYREKTORA DZIAŁ RADCÓW PRAWNYCH ZESPÓŁ INSPEKTORÓW OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI DZIAŁ ADMINISTRACYJNO- GOSPODARCZY DZIAŁ PŁAC KASA 19