ZARZĄDZENIE nr Adm /15 PREZESA SĄDU REJONOWEGO W RADOMIU z dnia 6 marca 2015 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE nr Adm /15 PREZESA SĄDU REJONOWEGO W RADOMIU z dnia 6 marca 2015 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu funkcjonowania Punktu Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Radomiu Na podstawie 32 ust. 1 pkt. 13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulaminu urzędowania sądów powszechnych (Dz. U j.t.) z a r z ą d z a m: 1. Wprowadzenie Regulaminu funkcjonowania Punktu Obsługi Interesanta stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie: Nr Adm /14 Prezesa Sądu Rejonowego w Radomiu z dnia 4 marca 2014 roku w sprawie zakresu działania Punktu Obsługi Interesanta, 3. Zarządzenie podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń w budynku Sądu Rejonowego w Radomiu oraz umieszczeniu na stronie internetowej Sądu. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 marca 2015 roku. Prezes Sądu Rejonowego Anna Szymczak Do wiadomości: 1. Pani Dyrektor Sądu Rejonowego w/m 2. Pani/Pan Przewodniczący Wydziału 3. Pani/Pan Kierownik Oddziału/ Zespołu

2 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego w Radomiu Adm /15 z dnia 6 marca 2015r. REGULAMIN FUNKCJONOWANIA PUNKTU OBSŁUGI INTERESANTA SĄDU REJONOWEGO W RADOMIU Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin określa: - organizację i zasady urzędowania Punktu Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Radomiu, - zakres działalności Punktu Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Radomiu, - zasady dostępu do akt sądowych w Czytelni Akt Sądu Rejonowego w Radomiu, 2. Użyte w regulaminie określenia i skróty oznaczają: - POI Punkt Obsługi Interesanta; - Interesant osoba, która kontaktuje się z sądem, celem załatwienia sprawy należącej do właściwości Sądu Rejonowego w Radomiu, bądź związaną z jego kompetencjami; - stanowisko do obsługi wydzielone miejsce w Czytelni Akt ; - system repertoryjny SAWA - kompleksowe oprogramowanie wspierające pracę wszystkich wydziałów merytorycznych sądu, - strona internetowa Sądu Rejonowego w Radomiu strona internetowa: - fotokopia kopia dokumentu wykonana za pomocą urządzenia do utrwalania obrazu, - KPC ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2014r., poz j.t. z późn. zm.) - KPK - ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz.U. z 1997, Nr 89, poz. 555 z późn. zm.),

3 - Upn Ustawa o Postępowaniu w Sprawach Nieletnich ( z dnia 26 października 1982 r. tekst jednolity Dz.U j.t.); - Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z 2003 r. Nr 5, Poz. 22 z późn. zm.), 3. POI zapewnia sprawną i rzetelną obsługę, kierując się zasadą ułatwienia dostępu Interesanta do sądu oraz skrócenia czasu obsługi i załatwienia jego sprawy w sądzie. 4. Pracownicy POI wykonując swoje obowiązki służbowe umożliwiają Interesantom realizację ich uprawnień oraz egzekwują powinności zgodnie z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu. 5. Pracownik POI poucza Interesanta o zasadach wynikających z niniejszego Regulaminu a Interesant zobowiązuje się do ich przestrzegania. Rozdział 2. Organizacja i zasady urzędowania 6. Punkt Obsługi Interesanta, zwany dalej POI, obejmuje: - Punkt Informacyjny z wyłączeniem obsługi w zakresie VI Wydziału Ksiąg Wieczystych; - Czytelnię Akt dla III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich i IV Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych; 7. POI dla Wydziałów: - I Cywilnego - II Karnego - VII Cywilnego - VIII Karnego - IX Wykonania Orzeczeń Sądowych - X Karnego - oraz I i II Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej mieści się na parterze budynku Sądu Rejonowego w Radomiu przy ul. Struga 63, pok POI dla Wydziałów: - III Rodzinnego i Nieletnich - IV Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - V Gospodarczego

4 mieści się na parterze budynku Sądu Rejonowego w Radomiu przy ul. Żeromskiego 43/45, pok Czytelnia Akt przy POI dla Wydziałów: - III Rodzinnego i Nieletnich; - IV Pracy i Ubezpieczeń Społecznych; mieści się w budynku Sądu Rejonowego w Radomiu przy ulicy Żeromskiego 43/45, pok POI i Czytelnia Akt czynne są dla Interesantów w czasie urzędowania Sądu Rejonowego w Radomiu w godzinach: Poniedziałek piątek dodatkowo - w poniedziałki w godzinach od do akta udostępniane są w Sekretariacie Wydziału. 9. Interesanci mogą kontaktować się z POI osobiście, telefonicznie oraz przy pomocy poczty elektronicznej z wykorzystaniem poniższych danych kontaktowych: POI ul. Struga 63 - tel ( 444, 445 ) tel./fax POI i Czytelnia Akt ul. Żeromskiego 43/45 - tel poi@radom.sr.gov.pl 10. W zakresie pozyskiwania udzielanych informacji pracownicy POI wykorzystują dostępne technologie informatyczne wykorzystywane w sądzie oraz prowadzą bieżącą współpracę z kierownikami sekretariatów wydziałów albo wyznaczonymi przez nich pracownikami. 11. Kierownik Sekretariatu Wydziału: 1) wyznacza osoby do bezpośredniego kontaktu z pracownikami POI w zakresie udzielania informacji, kierując się zasadą ujętą w 3 niniejszego Regulaminu, 2) informuje Kierownika Oddziału Administracyjnego o zmianach procedur, druków, zarządzeń i innych działaniach z obszaru działalności Sekretariatu Wydziału mających wpływ na obsługę Interesanta,

5 3) nadzoruje skuteczny przepływ informacji z Sekretariatu Wydziału do POI, wykazując należytą troskę o realizację uprawnień Interesantów i ochronę ich słusznego interesu, 12. Udzielenie informacji telefonicznie lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej odbywa się na zasadach określonych w 31 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2014, poz. 259) po upewnieniu się przez pracownika POI w sposób niebudzący wątpliwości o tożsamości Interesanta. 13. Udzielenie informacji w odpowiedzi na nowe wiadomości przychodzące na bieżąco z serwera pocztowego na skrzynkę poi@radom.sr.gov.pl odbywa się niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości w godzinach urzędowania POI. W przypadku, gdy żądana informacja nie pochodzi z systemu repertoryjnego Sądu Rejonowego w Radomiu lub sprawa nie należy do zakresu działalności POI wiadomość przekazywana jest do wykonania właściwej komórce organizacyjnej, o czym pracownik POI informuje nadawcę wiadomości Interesanci przyjmowani są bez zbędnej zwłoki według kolejności zgłoszeń. 2. Poza kolejnością przyjmowane są osoby niepełnosprawne, kobiety w ciąży, osoby sprawujące opiekę nad dzieckiem do lat W szczególnej sytuacji o kolejności przyjęcia Interesantów decyduje pracownik POI. 4. W pomieszczeniu POI może się znajdować jednocześnie tyle osób, ile jest stanowisk do obsługi Interesantów. 15. Punkt Obsługi Interesanta nie udziela porad prawnych. 16. W trosce o bezpieczeństwo pomieszczenie POI jest objęte stałym monitoringiem. 17. Pracownicy nie odpowiadają za rzeczy pozostawione w pomieszczeniu POI. Rozdział 3 Zakres działalności POI 18. Pracownicy POI przyjmują korespondencję składaną osobiście przez Interesantów, znakują pieczęcią wpływu, rejestrują w systemie informatycznym, segregują oraz bezzwłocznie przekazują do poszczególnych wydziałów merytorycznych sądu.

6 19. POI zapewnia kompleksową obsługę Interesantów przy wykorzystaniu technologii informatycznych w zakresie pozyskiwania i udostępniania aktualnych informacji dotyczących: 1) organizacji pracy sądu, w szczególności o wydziałach w sądzie, ich właściwości i lokalizacji, danych kontaktowych i godzin urzędowania; 2) zasady i sposobu dopełniania niezbędnych formalności w ramach poszczególnych procedur sądowych, obejmujących w szczególności: -właściwości miejscowej i rzeczowej sądów, -dokumentów niezbędnych do skutecznego wszczęcia postępowania w sprawie, - przesłanek ustanowienia pełnomocnika z urzędu, - opłat i koszów sądowych, sposobu ich uiszczania oraz przesłanek zastosowania zwolnienia od kosztów, o trybie rozkładania należności sądowych na raty, - podstawowych praw i obowiązków strony, świadka, uczestnika, oskarżonego i pokrzywdzonego, - sposobu i terminu wniesienia środków odwoławczych, - zasad wydawania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, wyciągów, wypisów, zaświadczeń, kserokopii oraz zgody na wykonanie fotokopii, - numerów rachunków bankowych Sądu, - formularzy sądowych oraz wzorów pism Sądowych. 3) stanu postępowania w sprawie, na zasadach określonych w 31 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249), po wcześniejszym sprawdzeniu tożsamości Interesanta na podstawie ważnego dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem, a w przypadku pełnomocników także należytego umocowania. 4) tłumaczy przysięgłych z listy Ministra Sprawiedliwości, listy biegłych sądowych ustanowionych przy Sądzie Okręgowym w Radomiu, listy lekarzy sądowych uprawnionych do wydawania zaświadczeń, list mediatorów oraz adresów ośrodków mediacyjnych, 20. Udzielenie informacji, o której mowa w 19 pkt. 3 odbywa się na podstawie aktualizowanych na bieżąco danych uzyskanych z systemu repertoryjnego SAWA. W przypadku braku możliwości udzielenia informacji na podstawie danych zawartych w systemie repertoryjnym lub dłuższej przerwy technicznej w dostępie do tego systemu pracownik POI udziela informacji na podstawie danych uzyskanych telefonicznie

7 od Kierownika Sekretariatu Wydziału lub osoby przez niego wyznaczonej albo informuje Interesanta o możliwość wglądu w akta sprawy. 21. POI zapewnia Interesantom łatwy dostęp do broszur i ulotek informacyjnych oraz formularzy sądowych i wzorów pism sądowych, w tym również za pośrednictwem strony internetowej Sądu Rejonowego w Radomiu lhttp:// 22. W celu poprawy jakości obsługi POI udostępnia ankiety satysfakcji Interesanta. Rozdział 4. Zasady korzystania z Czytelni Akt 23. Czytelnia Akt dla III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich oraz IV Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Rejonowego w Radomiu jest miejscem udostępnia akt sądowych osobom uprawnionym na podstawie art. 9 KPC oraz art. 32 d 1i2 upn z zachowaniem wymogów niniejszego Regulaminu. 24. Osoby czytające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego Regulaminu oraz zaleceń i uwag osoby obsługującej Czytelnię Akt. 25. Przed skorzystaniem z Czytelni Akt Interesant pozostawia w miejscu do tego przeznaczonym okrycia wierzchnie oraz bagaż, poza bagażem podręcznym. 26. Akta spraw znajdujących się w sekretariatach wydziałów lub archiwum udostępniane są bezzwłocznie. Akta spraw, których udostępnienie w danej chwili nie jest możliwe udostępniane są w najszybszym możliwym terminie ustalonym przez pracownika POI z kierownikiem sekretariatu wydziału bądź osobą przez niego wyznaczoną. 27. Zamówienie na akta składane telefonicznie i przy pomocy poczty elektronicznej powinno nastąpić przynajmniej przed dniem planowanego przybycia do siedziby sądu, a Interesant zobowiązany jest : wskazać Sygn. akt a w przypadku sprawy wielotomowej, także numer tomu jeśli dysponuje taką informacją, nazwy stron, status w sprawie osoby zamawiającej akta ( jeśli jest to pełnomocnik- informacji czy pełnomocnictwo znajduje się w aktach sprawy, czy zostanie dostarczone w chwili przeglądania akt), pozostawić numer kontaktowy/adres e- mailowy. Przy zamówieniu realizowanym za pomocą poczty elektronicznej pracownik Czytelni potwierdza dostępność akt odpowiedzią na .

8 28. W przypadku zamówień, które mają być realizowane podczas pełnienia dyżuru w poniedziałki w godzinach od do akta udostępniane są w Wydziale. 29. Interesant okazuje pracownikowi POI dowód osobisty lub inny dokument ze zdjęciem umożliwiający stwierdzenie tożsamości i po dokonaniu pozytywnej weryfikacji pracownik zamawia akta z sekretariatu wydziału. 30. Akta przekazywane są do Czytelni Akt po stwierdzeniu przez kierownika odpowiedniego sekretariatu, czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt. W przypadku stwierdzenia braku takiego uprawnienia Kierownik Sekretariatu nie przekazuje akt do Czytelni Akt i zawiadamia o tym pracownika Czytelni Akt. 31. Zamówione akta obowiązany jest przynieść i odebrać z Czytelni Akt pracownik Sekretariatu Wydziału, który jest dysponentem akt. 32. Akta wydane do Czytelni Akt muszą być zszyte w sposób trwały i ponumerowane, a znajdujące się w nich dowody rzeczowe należycie zabezpieczone. Dysponent akt obowiązany jest sprawdzić czy stan akt spełnia wymogi Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. 33. Akta zwracane są do Sekretariatu Wydziału bezzwłocznie po wykorzystaniu lub na żądanie Sekretariatu Wydziału. 34. Pracownik POI obowiązany jest do prowadzenia ewidencji zwracanych akt do wydziału. 35. Pracownik POI poucza osobę czytającą akta o obowiązku złożenia czytelnego podpisu w Wykazie osób przeglądających akta w sprawie znajdującym się na wewnętrznej stronie obwoluty akt. 36. Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób. Zakazane jest rozmawianie przez telefon komórkowy oraz spożywanie napojów i pokarmów. 37. Dozwolone jest sporządzanie notatek, także przy pomocy przenośnych komputerów osobistych wyposażonych w wewnętrzne źródła zasilania, po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu pracownikowi POI. 38. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba. Mogą

9 jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego Wydziału. W celu przejrzenia kolejnych akt Interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane, wówczas mogą zostać wydane mu kolejne akta. 39. Zabrania się niszczenia akt, dokonywania jakichkolwiek innych czynności w stosunku do akt (czynienie w nich adnotacji, podkreśleń, zakreśleń, notatek) poza ich przeglądaniem, wynoszenia akt poza Czytelnię Akt, gdyż część tych działań może skutkować odpowiedzialnością karną. 40. Wnioski o wyrażenie zgody na wykonanie fotokopii akt sprawy mogą być składane wyłącznie pisemnie w Punkcie Obsługi Interesanta, z określeniem zakresu stron, który ma zostać utrwalony i są rozpatrywane bezzwłocznie pod warunkiem dostępności akt w Sekretariacie właściwego Wydziału. 41. Wykonanie fotokopii jest możliwe po uzyskaniu zgody kierownika sekretariatu właściwego wydziału, a w szczególnych wypadkach przewodniczącego wydziału, zgodnie z 9 ust. 1 pkt. 2 i 3 w związku z 9 ust. 3 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r., pod kontrolą pracownika POI. 42. W Czytelni Akt może przebywać jednocześnie tylu Interesantów, ile jest stanowisk do przeglądania akt.