Prez. A /16 ZARZĄDZENIE Nr 15 Prezesa Sądu Rejonowego w Szczecinku

Transkrypt

1 F R E Z E S SĄDU REJONOWEGO w Szczecinku ul. Boh. Warszawy SZCZECINEK Prez. A /16 ZARZĄDZENIE Nr 15 Prezesa Sądu Rejonowego w Szczecinku z dnia 06 lipca 2016 r. w sprawie utworzenia Biura Obsługi Interesanta w Sądzie Rejonowym w Szczecinku Na podstawie art pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z j.t.ze zm.) oraz 28 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U ). zarządzam : 1 Z dniem 01 sierpnia 2016 r. utworzenie w Sądzie Rejonowym w Szczecinku w Budynku A przy ulicy Bohaterów Warszawy 42 Biura Obsługi Interesanta zwanego dalej BOI w skład którego wchodzą : - Punkt Informacyjny - Czytelnia akt - Biuro podawcze - Biuro podawcze Ksiąg Wieczystych - Kasa 2 BOI wykonuje obsługę interesantów : I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karnego, III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich i IV Wydziału Pracy Sądu Rejonowego w Szczecinku z wyłączeniem V Wydziału Ksiąg Wieczystych tegoż Sądu. 3 Biuro Obsługi Interesantów wchodzi w skład Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego w Szczecinku. 4 Szczegółowe zasady funkcjonowania i zakres działania BOI określa regulamin stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 5 Zobowiązuję dyrektora oraz kierowników wszystkich komórek organizacyjnych do udzielenia pracownikom BOI wsparcia merytorycznego i udzielania niezbędnych informacji dla sprawnego i rzetelnego prowadzenia obsługi interesantów w Sądzie.

2 6 Tracą moc zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego w Szczecinku : - Nr 33 Prez.A /14 z dnia 23 września 2014 r. - Nr 13 Prez.A /15 z dnia 15 lipca 2015 r. 7 Zarządzam umieszczenie niniejszego zarządzenia wraz z załącznikiem na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Sądu Okręgowego w Koszalinie oraz na tablicach ogłoszeń w obu budynkach Sądu Rejonowego w Szczecinku. 8 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 sierpnia 2016 r.

3 Załącznik do zarządzenia nr 1/16 Prezesa Sądu Rejonowego w Szczecinku z dnia 06 lipca 2016 roku REGULAMIN BIURA OBSŁUGI INTERESANTA SĄDU REJONOWEGO W SZCZECINKU 1 STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1. Biuro Obsługi Interesanta (zwany dalej BOI) funkcjonuje w ramach Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego w Szczecinku. 2. Pracownicy Biura Obsługi Interesanta podlegli są służbowo Kierownikowi Oddziału Administracyjnego. 3. BOI kieruje Kierownik, który odpowiada za sprawne funkcjonowanie Biura oraz przyjmuje skargi dotyczące pracy BOI. 4. Skargi dotyczące pracy BOI (dot. pracowników) rozpoznaje Dyrektor Sądu Rejonowego, natomiast skargi w kwestiach merytorycznych rozpoznaje Prezes Sądu Rejonowego. 5. BOI obsługuje interesantów Sądu Rejonowego w Szczecinku: I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karnego, III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich, IV Wydziału Pracy z wyłączeniem V Wydziału Ksiąg Wieczystych. 4. BOI nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszałyby przepisy innych aktów prawnych, w tym ustawy o ochronie danych osobowych. Przez poradę prawną należy rozumieć skonkretyzowaną informację, mającą zastosowanie w konkretnej sprawie, opartą na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, której celem jest udzielenie wskazówek co do sposobu przedstawienia, argumentowania i dowodzenia jego stanowiska przed sądem w przedmiocie, którego dana sprawa dotyczy lub która polega na sporządzeniu projektu pisma procesowego. 5. Kierownicy sekretariatów wydziałów zobowiązani są do ścisłej współpracy z Kierownikiem Biura Obsługi Interesanta i pracownikiem czytelni do udzielania wsparcia merytorycznego i przekazywania niezbędnych informacji dla sprawnej i kompetentnej obsługi interesantów w sądzie. 6. Obsługa interesantów przez BOI nie zwalnia pracowników sekretariatów wydziałów z obowiązku obsługi interesantów zgłaszających się w sprawach skomplikowanych. 2 GODZINY URZĘDOWANIA I DANE KONTAKTOWE 1. Biuro Obsługi Interesanta (BOI) w tym Biuro Podawcze i czytelnia akt Sądu Rejonowego w Szczecinku mieści się na parterze w budynku A Sądu Rejonowego w Szczecinku przy ul. Boh. Warszawy Interesanci przyjmowani są w kolejności zgłoszenia się do BOI. Poza kolejnością przyjmowane są osoby niepełnosprawne, kobiety w ciąży i osoby z dziećmi do lat 3 - po uprzednim zgłoszeniu takiej potrzeby.

4 3. Interesanci mogą kontaktować się z pracownikami BOI osobiście, telefonicznie oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej. W pierwszej kolejności przyjmowani są interesanci zagłuszający się osobiście. 4. Biuro Obsługi Interesantów: - stanowisko Nr 1 Jolanta Żelazna ( Kierownik BOI) tel boi@szczecinek.sr.gov.pl - stanowisko Nr 2 Paweł Idziak teł boi@szczecinek.sr.gov.pl 5. Czytelnia akt: tel boi@szczecinek.sr.gov.pl 6. Biuro podawcze: tel: biuro.podawcze@szczecinek.sr.gov.pl 7. BOI przyjmuje interesantów: Poniedziałek od 7:00 do 18:00, Wtorek-piątek od 7:00 do 15:00 8. Czytelnia Akt czynna jest: Poniedziałek od 10:00 do 16:00 ( ostatnia osoba wchodzi o godz,15:30) Wtorek -piątek od 8:00 do 14:00 (ostatnia osoba wchodzi o 13:30) 3 ZAKRES DZIAŁANIA BIURA OBSŁUGI INTERESANTA 1. Do zadań BOI należy zapewnienie sprawnej i rzetelnej obsługi interesantów oraz ułatwienie im uzyskania niezbędnych informacji, udzielanych w miarę potrzeby i możliwości. 3. Do zadań BOI należy w szczególności: udzielanie informacji o: - sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu; - rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia; - kosztach sądowych, sposobach ich uiszczania, numerach rachunków bankowych; - o sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych; - przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu; - prawach i obowiązkach strony, świadka, oskarżonego, pokrzywdzonego; - sposobie usprawiedliwienia nieobecności na rozprawie lub posiedzeniu sądu; - sprawie rozpoznawanej przed sądem stronom po wskazaniu danych osobowych oraz sprawdzeniu dowodu tożsamości; - tenninach rozpoznawanych spraw oraz salach rozpraw;

5 - rodzajach spraw rozpoznawanych w Sądzie Rejonowym w Szczecinku, strukturze organizacyjnej Sądu, jego właściwości, lokalizacji oraz numerach telefonów i godzinach urzędowania; - siedzibach i numerach kont, adresach stron internetowych oraz poczty elektronicznej pozostałych sądów okręgu; udostępnianie list i wykazów: - biegłych sądowych; - mediatorów; - tłumaczy przysięgłych; - kancelarii adwokackich, radcowskich i notarialnych; - kancelarii komornika sądowego działającego przy Sądzie Rejonowym w Szczecinku; - lekarzy sądowych uprawnionych do usprawiedliwienia nieobecności; - instytucjach udzielających bezpłatnych porad prawnych, pomocy ofiarom przestępstw itp.; udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych w typowych sprawach rozpoznawanych przez poszczególne wydziały; wydawanie stronom postępowania i ich pełnomocnikom odpisów orzeczeń, tytułów wykonawczych, uwierzytelnionych odpisów, zaświadczeń, kserokopii z akt sprawy oraz wydruków z protokołów i wyroków sporządzonych przez właściwy wydział w przypadku żądania osobistego odbioru w sądzie. 2. Informacje o sprawach rozpoznawanych w Sądzie Rejonowym w Szczecinku są udzielane przez pracowników Biura Obsługi Interesanta, po sprawdzeniu tożsamości w sposób niebudzący wątpliwości ( na podstawie ważnego dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem, a w przypadku pełnomocników także należytego umocowania. Powyższym zasadom podlega także kontakt telefoniczny i mailowy z BOI z tą różnicą, że zamiast okazania dowodu osobistego pracownicy Biura mają obowiązek upewnić się, w sposób niebudzący wątpliwości o tożsamości interesanta. 4 CZYTELNIA AKT 1. Czytelnia akt stanowi integralną część Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Szczecinku. 2. W Czytelni udostępniane są osobom uprawnionym akta: spraw sądowych, rozpoznawanych przez następujące Wydziały Sądu Rejonowego w Szczecinku: - 1 Cywilny; - II Kamy; - III Rodzinny i Nieletnich; - IV Pracy; spraw zakończonych Sądu Rejonowego w Szczecinku, przechowywanych w składnicy zakładowej. 3. Czytelnia nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób udostępnienia tych dokumentów regulują odrębne przepisy. 4. Interesanci przyjmowani są według kolejności wcześniej umówionej. W Czytelni akt obowiązuje cisza, zakaz używania telefonów komórkowych oraz spożywania jakichkolwiek posiłków lub napojów. 5. W czytelni mogą przebywać wyłącznie osoby przeglądające akta.

6 5 ZAMAWIANIE I UDOSTĘPNIANIE AKT 1. Przeglądanie akt możliwe jest tylko po ich wcześniejszym zamówieniu w BOI - osobistym lub telefonicznym albo drogą elektroniczną na adres: boi@szczecinek.sr.gov.pl Zamawianie akt następuje na określoną godzinę. 2. Dokonując zamówienia akt należy wskazać następujące dane: - imię i nazwisko zamawiającego, - sygnaturę akt sprawy, - serię i nr dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość - nr kontaktowy. 3. Uprawnienie do przeglądania akt przysługuje stronom i uczestnikom postępowania, a także ich pełnomocnikom procesowym oraz osobom przez nich upoważnionym (substytutom, aplikantom, itp.). Weryfikacja uprawnienia dokonywana jest przy wykonywanym zamówieniu. 4. Wydanie akt przez sekretariat wydziału do BOI jest równoznaczne z dyspozycją udostępnienia akt do ich przejrzenia przez zamawiającego. 5. W przypadku stwierdzenia braku uprawienia do udostępnienia akt kierownik sekretariatu wydziału, bądź osoba przez niego upoważniona, nie wydaje akt do BOI, o czym informuje - za pośrednictwem BOI-zamawiającego. 6. Akta spraw znajdujących się w sekretariatach wydziałów Sądu Rejonowego w Szczecinku udostępniane są w tenninie 3 dni. 7. Akta spraw, których udostępnienie nie jest możliwe z przyczyn niezależnych od BOI, udostępniane zostają w pierwszym możliwym terminie, ustalonym z kierownikiem sekretariatu właściwego Wydziału. 8. Akta nie będą udostępniane na dzień poprzedzający rozprawę lub posiedzenie, w ich dniu oraz dwa dni po rozprawie. 9. Akta udostępniane są osobie uprawnionej po okazaniu dowodu osobistego. Fakt udostępnienia i zwrotu akt jest potwierdzany podpisem osoby umieszczonej na liście ( załącznik nr 1 do Regulaminu BOI). 10. W razie potrzeby istnieje możliwość zamówienia kilku spraw jednocześnie, jednak jednorazowo można zapoznawać się wyłącznie z jedną sprawą. W celu przejrzenia kolejnej sprawy należy zwrócić dotychczas przeglądane akta. 11. Zamówione akta dostarcza BOI pracownik sekretariatu wydziału, który jest dysponentem danej sprawy. 12. Akta zamawiane z kilkudniowym wyprzedzeniem dostarczane są do czytelni w godzinach porannych w dniu planowanego ich przejrzenia. 13. Akta wydawane do BOI muszą być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, karty w nich ponumerowane, a znajdujące się w aktach dowody rzeczowe odpowiednio zabezpieczone. 14. Akta po zapoznaniu się zwracane są do sekretariatu właściwego wydziału w miarę możliwości w tym samym dniu, a w przypadku spraw, które nie zostały jeszcze udostępnione osobie zamawiającej do przejrzenia, najpóźniej po dwóch dniach od momentu przekazania ich do BOI (za wyjątkiem spraw, w których został wyznaczony termin rozprawy bądź posiedzenia - takie sprawy winny być widocznie oznaczone przez wydział i niezwłocznie zwracane przez BOI).

7 6 WYKONYWNIE FOTOKOPII I KSEROKOPII ORAZ ODPISÓW 1. Wykonywanie fotokopii i udzielanie kserokopii z akt sprawy następuje na podstawie pisemnego wniosku. Wzór wniosku stanowią załączniki nr 2 i 3 do niniejszego Regulaminu. Wykonanie fotokopii jest bezpłatne, Wydanie kserokopii dokumentów z akt następuje po dokonaniu opłaty - 1 zł za stronę 2. Wnioski o wykonanie kserokopii (maksymalnie do 10 stron) z akt realizowane są w miarę możliwości przez pracownika BOI w dniu złożenia wniosku. W razie znacznej ilości zamówionych kserokopii (powyżej 10 stron) pracownik BOI może wyznaczyć termin odbioru kserokopii dłuższy niż następnego dnia roboczego, jednak nie dłuższy niż 7 dni. 3. Dokumenty nieodebrane zwracane są po trzech dniach od daty ich przygotowania właściwym Wydziałom celem wysłania za pośrednictwem poczty. 4. Wydawanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy w tym orzeczeń możliwe jest po złożeniu wniosku i uiszczeniu stosownej opłaty ( 6 zł za stronę ), termin ich wydania nie powinien przekroczyć 7 dni roboczych. 7 UPRAWNIENIA I OBOWIĄZKI OSÓB KORZYSTAJĄCYCH Z CZYTELNI AKT 1. W czytelni można korzystać z własnego sprzętu technicznego (np. aparatów fotograficznych, komputery przenośne) tylko za zgodą Przewodniczącego wydziału - dysponenta akt lub sędziego - za wiedzą i pod nadzorem osoby obsługującej Czytelnię akt, co należy zaznaczyć wnioskując o udostępnienie akt. 2. Przed przeglądaniem akt osoby korzystające z czytelni mają obowiązek: a. okazać pracownikowi BOI dokument tożsamości ze zdjęciem b. zapoznać się z regulaminem czytelni c. wypełnić i złożyć czytelny podpis na oświadczeniu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu d. pozostawić okrycie wierzchnie w szatni sądu 3. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w stosunku do akt poza ich przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie oraz czynienie w nich adnotacji (przekreślanie, zakreślanie). 4. Osoby, którym zostały udostępnione akta mają obowiązek ich poszanowania, a wszelkie uszkodzenia należy bezzwłocznie zgłaszać pracownikowi BOI. 5. Zabronione jest wynoszenie akt przez osobę zapoznającą się z nimi poza pomieszczenie BOI. 6. Na terenie czytelni obowiązuje bezwzględny zakaz prowadzenia rozmów przez telefon komórkowy oraz spożywania posiłków i napojów. 7. Osoby przeglądające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i nie zakłócania pracy innych osób. 8. Osoby korzystające z czytelni mają obowiązek stosowania się do niniejszego Regulaminu oraz zaleceń i bieżących uwag pracowników BOI.

8 8 MONITORING CZYTELNI AKT 1. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony akt sądowych w Czytelni zainstalowano system monitoringu umożliwiający sprawowanie nadzoru nad czynnościami wykonywanymi na aktach sądowych przez osoby, którym je udostępniono. 2. Zapis obrazu z monitoringu może służyć jako źródło materiału dowodowego wobec osób, które podczas przeglądania akt dopuściły się czynności niedozwolonych. 3. Dostępność zapisu monitoringu utrzymywana jest przez okres 1 tygodnia. Zapis z monitoringu nie podlega archiwizacji. Po upływie 1 tygodnia zapis ten jest automatycznie kasowany. 4. W przypadku konieczności utrwalenia zapisu z monitoringu jako materiału dowodowego lub w innym uzasadnionym celu, wykonuje się kopie odpowiednich fragmentów zapisu na zewnętrznych nośnikach danych niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia uzasadniającego takie czynności. 9 BIURO PODAWCZE 1. Pracę biura podawczego reguluje Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. a. Pisma wpływające do sądu znakuje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i zamieszcza się adnotację zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników podpis przyjmującego pismo. b. Kopertę, w której nadesłano pismo załącza się do pisma. c. Pisma adresowane imiennie (tj. do konkretnych osób, np. Prezesa Sądu Dyrektora Sądu, Przewodniczącego Wydziału lub innej osoby podanej z imienia i nazwiska) doręcza się bez otwierania koperty do odpowiedniej komórki organizacyjnej. d. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do Sądu, biuro podawcze lub pracownik BOI poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii. 2. Do zadań biura podawczego w zakresie obsługi interesantów w szczególności należy: a. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Sądu od interesantów oraz operatora pocztowego. b. Znakowanie jej pieczęcią wpływu. c. Przekazywanie korespondencji minimum dwa razy dziennie (najpóźniej następnego dnia) do właściwych komórek organizacyjnych. d. Niezwłoczne przekazywanie pism pilnych takich jak: usprawiedliwienie nieobecności na rozprawie/posiedzeniu złożone w dniu rozprawy/posiedzenia, wnioski: uzasadnienie orzeczenia, o zastosowanie tymczasowego aresztowania, o umieszczenie w schronisku, o zabezpieczeniu powództwa, o zdjęcie sprawy z wokandy. e. Przyjmowanie pism do wysłania i ich ekspedycja.

9 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Sąd Rejonowy w Szczecinku oraz pracownicy nie odpowiadają za rzeczy pozostawione w Biurze Obsługi Interesanta i w Czytelni Akt. 2. Interesant zachowujący się agresywnie, lub znajdujący się pod wpływem alkoholu czy innego środka odurzającego, zostanie wyprowadzony przez pracownika ochrony bez załatwienia jego sprawy. PKKŻiSSj^ONOWEGO SZC^fCiNKU., / Jx Insneusz

10