REGULAMIN BIURA OBSŁUGI INTERESANTÓW ORAZ CZYTELNI AKT SĄDU REJONOWEGO W DĄBROWIE TARNOWSKIEJ

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia nr 2/16 Prezesa Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej z dnia 23 lutego 2016 r. REGULAMIN BIURA OBSŁUGI INTERESANTÓW ORAZ CZYTELNI AKT SĄDU REJONOWEGO W DĄBROWIE TARNOWSKIEJ 1 1. Biuro Obsługi Interesantów zwane dalej BOI oraz Czytelnia akt powołane są do obsługi interesantów dla Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej, z wyłączeniem IV Wydziału Ksiąg Wieczystych. 2. Organizacyjnie BOI oraz Czytelnia akt wchodzą w skład Samodzielnej Sekcji Administracyjnej Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej. 3. Za sprawne funkcjonowanie biura odpowiada Koordynator BOI BOI oraz Czytelnia akt mieści się na parterze budynku Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej, pok. nr: BOI czynne jest w godzinach: poniedziałek 8:00-18:00 wtorek piątek 8:00-16:00 6. Interesanci mogą kontaktować się z BOI oraz Czytelnią akt osobiście, telefonicznie oraz przy pomocy poczty elektronicznej: Telefon: , informacja@dabrowatar.sr.gov.pl

2 I. Biuro Obsługi Interesantów 3 1. Do zadań BOI należy w szczególności: informowanie o: - sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu, - kosztach sądowych, opłatach kancelaryjnych oraz sposobach ich uiszczenia, numerach rachunków bankowych sądu, - sposobach ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, - prawach i obowiązkach strony, świadka, oskarżonego, pokrzywdzonego, - przesłankach ustanowienia obrońcy z urzędu (adwokata lub radcy prawnego), - rodzajach środków odwoławczych i terminach ich wniesienia, - wydziałach w sądzie, ich właściwości i lokalizacji, podawanie numerów telefonów i godzin urzędowania oraz adresów innych sądów, kierowanie do właściwych sal rozpraw, - informowanie stron i uczestników postępowania o sprawach rozpoznawanych w sądzie w zakresie: oznaczenia sprawy (sygnatury), terminów posiedzeń i rozpraw, dat rozstrzygnięcia i jego treści, czynności postępowania międzyinstacyjnego, oraz udostępnianie: - list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych i niektórych instytucji pozasądowych świadczących pomoc pokrzywdzonym oraz uczestniczących w szeroko rozumianej ochronie prawnej, - listy lekarzy sądowych uprawnionych do usprawiedliwienia nieobecności, - formularzy sądowych i wzorów pism sądowych, - stronom akt spraw rozpoznawanych w sądzie (w Czytelni akt). 4 Pracownicy BOI w toku wykonywania swoich obowiązków służbowych obowiązani są umożliwić interesantom realizację ich uprawnień i egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu.

3 5 1. BOI nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszałyby przepisy innych aktów prawnych, w tym ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Przez poradę prawną należy rozumieć skonkretyzowaną informację, mającą zastosowanie w konkretnej sprawie, opartą na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, której celem jest udzielenie wskazówek co do sposobu przedstawienia, argumentowania i dowodzenia jego stanowiska przed sądem w przedmiocie, którego dana sprawa dotyczy, lub która polega na sporządzeniu projektu pisma procesowego W BOI informacje udzielane są ustnie. Interesanci mogą sporządzać odręczne notatki z rozmowy. 2. Interesanci zgłaszający się osobiście, w tym radcy prawni i adwokaci, obsługiwani są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do BOI Informacji o sprawie rozpoznawanej przed Sądem pracownicy BOI udzielają po wcześniejszym sprawdzeniu tożsamości strony (uczestnika postępowania) na podstawie ważnego dokumentu tożsamości dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem, a w przypadku pełnomocników profesjonalnych także należytego umocowania oraz legitymacji służbowej/aplikanta. 2. Informacji telefonicznej o sprawie oraz przy wykorzystaniu poczty elektronicznej udziela się poprzez podanie ponadto danych sprawy, której dotyczy zapytanie. Pracownicy BOI mają obowiązek upewnić się w sposób niebudzący wątpliwości o tożsamości interesanta BOI nie wydaje odpisów orzeczeń, dokumentów i pism. 2. BOI nie przyjmuje korespondencji wpływającej do sądu. Przyjmowanie korespondencji jest zadaniem biura podawczego sądu.

4 9 1. Kierownicy sekretariatów są zobowiązani do ścisłego współdziałania z pracownikami BOI, do udzielania wsparcia merytorycznego i przekazywania niezbędnych informacji dla sprawnej i kompetentnej obsługi interesanta w tym do terminowego odnotowywania czynności podejmowanych w poszczególnych sprawach w systemie informatycznym. II. Czytelnia Akt Czytelnia akt stanowi integralną część BOI i jest miejscem przeglądania akt dla uprawnionych osób. 2. W Czytelni akt udostępnia się akta Wydziałów Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej, za wyjątkiem IV Wydziału Ksiąg Wieczystych. 3. W przypadku braku wolnego miejsca w Czytelni dopuszcza się udostępnienie akt na dotychczasowych zasadach w Sekretariatach Wydziałów Zamówienie akt do Czytelni może być realizowane osobiście w BOI, telefonicznie pod numerem , lub poprzez przesłanie wniosku drogą elektroniczną na adres informacja@dabrowatar.sr.gov.pl. 2. Przeglądanie akt możliwe jest w następujących godzinach: poniedziałek 8:00-17:45 wtorek piątek 8:00-15:45 3. Składając zamówienie należy podać: - sygnaturę akt sprawy, a w przypadku sprawy wielotomowej, jeśli osoba dysponuje taką wiedzą, także numer tomu, - imię i nazwisko oraz rolę w postępowaniu (np. wnioskodawca, powód, oskarżony, pełnomocnik jeżeli pełnomocnictwo ma być złożone podczas zapoznawania się z aktami należy zaznaczyć tę okoliczność przy zamawianiu akt), - dane kontaktowe. 4. Interesanci składający zamówienie za pośrednictwem poczty elektronicznej otrzymują informację zwrotną zawierającą datę udostępnienia akt.

5 5. Czytelnia akt przyjmuje wnioski o: - udostępnienie akt sądowych (załącznik nr 1 do Regulaminu), - udostępnienie zapisu dźwięku lub obrazu i dźwięku (załącznik nr 2 do Regulaminu). 6. Wnioski o udostępnienie akt sądowych przyjmowane są do godz. 15:00. Wnioski złożone po wskazanych godzinach realizowane będą w dniu następnym lub w innym terminie uzgodnionym z pracownikiem BOI. 7. W przypadku zamówienia złożonego telefonicznie bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej wniosek uzupełnia pracownik BOI przyjmujący zamówienie wskazując adnotacją sposób złożenia zamówienia wniosek podlega uzupełnieniu poprzez złożenie podpisu zamawiającego przed udostępnieniem akt bądź nagrania dźwięku lub obrazu i dźwięku z posiedzenia/rozprawy Interesanci, w tym adwokaci i radcy prawni przyjmowani są według kolejności zgłoszeń. 2. Dostęp do akt mają strony (uczestnicy postępowania) oraz umocowani pełnomocnicy zgodnie z art. 9 kpc oraz art kpk. 3. Akta spraw udostępniane są w miarę możliwości niezwłocznie. Czas oczekiwania na akta zamówione bez wyprzedzenia uzależniony jest od dostępności akt. 4. Akta spraw, których udostępnienie w danej chwili nie jest możliwe, udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika BOI z sekretariatem właściwego wydziału. 5. Akta spraw znajdujących się w archiwum udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika wydziału z pracownikiem archiwum Pracownik BOI przekazuje sukcesywnie telefonicznie listę złożonych zamówień na akta do kierownika sekretariatu w celu weryfikacji prawa do wglądu do akt. 2. Po stwierdzeniu przez kierownika sekretariatu właściwego wydziału, że osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt takowe przekazywane są do Czytelni przez pracownika sekretariatu. 3. Akta sprawy - zszyte i ponumerowane wydaje się do Czytelni, odnotowując uprzednio ten fakt we właściwej kontrolce w programie SAWA.

6 4. W przypadku stwierdzenia braku uprawnień interesanta do wglądu w akta sprawy kierownik sekretariatu nie przekazuje akt informując o tym pracownika BOI, który z kolei informuje interesanta o konieczności uzyskania zgody na wgląd do akt sprawy Przewodniczącego wydziału lub Prezesa Sądu. 5. Pracownik BOI informuje telefonicznie o zwrocie akt przez interesanta, które to powinny być odebrane z Czytelni przez pracownika właściwego sekretariatu Osoby oczekujące na akta przebywają poza pomieszczeniem Czytelni akt. 2. Do czytelni wchodzi tylko osoba czytająca akta bez osób towarzyszących. 3. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt, jeżeli istnieje taka potrzeba. Mogą jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego wydziału. 4. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane, wówczas mogą zostać wydane mu kolejne akta Przed skorzystaniem z Czytelni akt interesant ma obowiązek: - pozostawić w szatni okrycie wierzchnie oraz bagaż poza podręcznym, - okazać pracownikowi BOI dokument pozwalający określić tożsamość dowód osobisty lub inny dokument ze zdjęciem, a w przypadku pełnomocników profesjonalnych także należyte umocowanie oraz legitymację służbową/aplikanta. - złożyć czytelny podpis w rejestrze udostępnionych akt oraz na karcie przeglądowej akt załącznik nr 3 do Regulaminu (wpis ten jest jednocześnie poświadczeniem zapoznania się z Regulaminem oraz zobowiązaniem do jego przestrzegania). 2. Osoby czytające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego Regulaminu oraz zaleceń i uwag porządkowych pracowników BOI Wykonanie fotokopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy cywilnej możliwe jest bez składania wniosku oraz bez opłaty, pod nadzorem pracownika BOI. W kwestiach budzących wątpliwości decyzję podejmuje Przewodniczący wydziału bądź upoważniony sędzia.

7 2. Wykonanie fotokopii akt sprawy karnej wymaga złożenia pisemnego wniosku o zgodę wraz z podaniem numerów kart, które mają być skopiowane. Po uzyskaniu zgody fotokopia wykonywana jest pod nadzorem pracownika BOI Osoby zainteresowane zapoznaniem się w siedzibie sądu z zapisem dźwięku lub obrazu i dźwięku składają pisemny wniosek o udostępnienie zapisu, zamówienie telefonicznie bądź przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. W dwóch ostatnich przypadkach wniosek podlega uzupełnieniu o formę pisemną przed wydaniem zapisu. 2. Przed udostępnieniem nagrania interesanci mają obowiązek okazać pracownikowi BOI dokument pozwalający określić tożsamość. 3. Udostępnienie nagrania realizowane jest niezwłocznie, jeżeli tylko Czytelnia akt dysponuje wolnym stanowiskiem do odczytu zapisu dźwięku lub obrazu i dźwięku. 4. Pracownik BOI dostarcza nagranie na wyznaczone stanowisko do odsłuchu nagrania, a po opuszczeniu stanowiska przez interesanta ma obowiązek usunąć nagranie z pamięci komputera. 5. Pracownik BOI nadzoruje zapoznawanie się interesanta z nagraniem, a w razie potrzeby udziela niezbędnej pomocy w obsłudze sprzętu. 6. Osoba zapoznająca się z zapisem dźwięku lub obrazu i dźwięku nie ma prawa do samodzielnej rejestracji tego zapisu w jakiejkolwiek formie W Czytelni akt zabrania się: - niszczenia akt, - dokonywania jakichkolwiek ingerencji w treść i zawartość akt, w szczególności czynienia w aktach adnotacji, podkreśleń, zakreśleń, notatek itp., - wynoszenia akt poza czytelnię, - umieszczania na blatach stanowisk do czytania akt rzeczy osobistych takich jak torebki, teczki, reklamówki, torby itp., - prowadzenia rozmów przez telefon komórkowy, - oraz spożywania pokarmów i napojów. 2. Przypadki uszkodzenia akt powinny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi BOI.

8 19 1. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony akt sądowych BOI wraz z Czytelnią akt objęty jest systemem monitoringu umożliwiającym sprawowanie nadzoru nad czynnościami wykonywanymi przy aktach sądowych przez osoby, którym je udostępniono. 2. Zapis obrazu z monitoringu może służyć jako źródło materiału dowodowego wobec osób, które podczas przeglądania dopuściły się czynności niedozwolonych. 3. System monitoringu jest systemem zarządzanym, zabezpieczonym przed ingerencją w jego parametry oraz dostępem do zapisu przez osoby nieuprawnione. 4. Dostępność zapisu monitoringu utrzymywana jest przez okres przeciętnie 1 roku. 20 Skargi na działalność pracowników BOI przyjmowane są w trybie przewidzianym w Zarządzeniu Nr 5/15 Prezesa Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej z 19 stycznia 2015 r. w sprawie skarg i wniosków dotyczących działalności Sądu Rejonowego w Dąbrowie Tarnowskiej.

9 Załącznik nr 1 do Regulaminu..., dnia (miejscowość) (data) (imię i nazwisko) (adres zamieszkania) (telefon kontaktowy) Sygn. akt... Sąd Rejonowy w Dąbrowie Tarnowskiej * Wydział.... WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE AKT SPRAWY DO WGLĄDU Wnoszę o udostępnienie do wglądu akt sprawy o sygnaturze wskazanej powyżej. Tom/y.. W sprawie występowałem w charakterze..... (wnioskodawca, uczestnik, pełnomocnik itp.). (czytelny podpis) * niepotrzebne skreślić

10 Załącznik nr 2 do Regulaminu..., dnia (miejscowość) (data) (imię i nazwisko) (adres zamieszkania) (telefon kontaktowy) Sygn. akt... Sąd Rejonowy w Dąbrowie Tarnowskiej Wydział. WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE E-PROTOKOŁU OBEJMUJĄCEGO ZAPIS DŹWIĘKU / DŹWIĘKU I OBRAZU * Wnoszę o udostępnienie nagrania w Czytelni akt z rozprawy/posiedzenia z dnia... W sprawie występowałem w charakterze..... (wnioskodawca, uczestnik, pełnomocnik itp.). (czytelny podpis) * niepotrzebne skreślić

11 Załącznik nr 3 do Regulaminu KARTA PRZEGLĄDOWA AKT Sygn. akt L.p. Imię i nazwisko oraz adres osoby przeglądającej akta Data i godzina Dokonano fotokopii z akt TAK/NIE Czytelny podpis osoby czytającej akta /Potwierdzam zapoznanie się z Regulaminem BOI i Czytelni akt/