Dyrektor Generalny Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Zatwierdzam. Warszawa, dnia. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Dyrektor Generalny Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju Zatwierdzam.. Warszawa, dnia Zasady przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań administracyjnych prowadzonych przez Departament Orzecznictwa I w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju Postanowienia ogólne Zasady przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań administracyjnych prowadzonych przez Departament Orzecznictwa I, zwane dalej Zasadami określają: 1) organizację przyjęć interesantów; 2) organizację dostępu do akt, w tym: a) sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, b) uwierzytelnienia odpisów lub kopii lub wydania z akt uwierzytelnionych odpisów; 3) tryb udzielania interesantom informacji o toczącym się postępowaniu. 2. Zasady stosuje się z uwzględnieniem przepisów: 1) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228, z późn. zm.). 3. Zasady nie mają zastosowania do informacji udzielanych na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U r. poz. 782, z późn. zm.). 2. Użyte w Zasadach określenia oznaczają: 1) Departament Orzecznictwa I Departament Orzecznictwa I w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju; 2) interesant/interesanci strona postępowania administracyjnego prowadzonego przez Departament Orzecznictwa I; 3) strona każdy czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie, albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek, przy czym strona może działać także przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. 1

2 Uprawnienia przysługujące stronie przysługują również uczestnikom postępowania występujących w postępowaniu na prawach strony; 4) postępowanie postępowanie administracyjne prowadzone przez Departament Orzecznictwa I; 5) organ Departament Orzecznictwa I; 6) akta akta postępowania właściwe dla danego interesanta; 7) dyrektor dyrektor lub zastępca dyrektora Departamentu Orzecznictwa I; 8) pracownik obsługi pracownik Departamentu Orzecznictwa I; 9) sala obsługi pomieszczenie, w którym odbywają się przyjęcia interesantów oraz udostępnianie akt. Pomieszczenie jest oznaczone nr 25 i znajduje się na parterze budynku A Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w Warszawie przy ul. Chałubińskiego 4/6. Pomieszczenie jest monitorowane i zapewnia rejestrację obrazu i dźwięku; 10) karta przyjęcia interesanta dokument stanowiący załącznik do Zasad. 3. Zasady udostępniane są w sposób umożliwiający interesantom dostęp do nich, w szczególności na sali obsługi, w sekretariacie Departamentu Orzecznictwa I oraz na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Organizacja przyjęć interesantów i udostępniania akt Przed przyjęciem interesanta i udostępnieniem akt, interesant potwierdza podpisem w karcie przyjęcia interesanta zapoznanie się z Zasadami. 2. Kartę przyjęcia interesanta dołącza się do udostępnianych akt lub do akt postępowania, którego dotyczyło przyjęcie interesanta Przyjęcie interesantów i udostępnianie akt odbywa się w poniedziałki i środy w sali obsługi, w godzinach od do Przyjęcie interesantów w wyznaczonych dniach i godzinach nie wymaga wcześniejszego umówienia się. Interesanci zgłaszają w recepcji Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju potrzebę przyjęcia lub udostępnienia akt podając swoje imię i nazwisko oraz sygnaturę akt. 3. W uzasadnionych przypadkach, po wcześniejszym umówieniu, w trybie wskazanym w 6 ust. 1, interesant może zostać przyjęty w innym miejscu i terminie, niż wskazany w ust 1. W tych przypadkach zasady wstępu na teren budynku określa zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w sprawie zasad ruchu osobowego, materiałowego oraz ruchu pojazdów na terenie nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, udostępniane na żądanie interesanta Interesanci mogą zgłaszać telefonicznie pod numerem (22) lub pocztą elektroniczną na adres orzecznictwo@mir.gov.pl potrzebę przyjęcia lub uzyskania dostępu do akt, wskazując znak sprawy, numer pisma lub adres nieruchomości. 2. Interesanci, którzy dzień wcześniej zgłoszą potrzebę przyjęcia lub uzyskania dostępu do akt, w trybie ust. 1 korzystają z pierwszeństwa obsługi. 2

3 7. 1. W sali obsługi może jednocześnie przebywać nie więcej niż sześciu interesantów, przy czym do tych samych akt nie więcej niż dwóch interesantów. Pozostali interesanci oczekują na przyjęcie w strefie ogólnodostępnej. 2. W przypadku większej liczby interesantów zainteresowanych uzyskaniem dostępu do tych samych akt, akta będą udostępniane według kolejności zgłoszenia, z zastrzeżeniem 6 ust Interesanci są informowani o fakcie monitorowania sali obsługi odpowiednim piktogramem na drzwiach oraz wyrażają na nie zgodę poprzez podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z Zasadami w karcie przyjęcia interesanta, zgodnie z 4 ust Odmowa podpisania oświadczenia nie zwalnia interesanta z obowiązku przestrzegania Zasad i może spowodować opóźnienie obsługi wynikające z konieczności zapewnienia dodatkowego pracownika obsługi, który przeczyta interesantowi treść Zasad oraz poświadczy na karcie przyjęcia interesanta zapoznanie interesanta z Zasadami. 3. Nagrania monitoringu są przechowywane na zabezpieczonym hasłem komputerze przez okres 6 tygodni od dnia dokonania nagrania. 4. Nagrania monitoringu mogą być wykorzystywane wyłącznie do kontroli prawidłowości wykonywania obsługi i weryfikacji ewentualnych skarg na wykonywanie obsługi oraz do analizy niezgodnych z prawem lub Zasadami zachowań. 5. Wszelkie stwierdzone nieprawidłowości są niezwłocznie zgłaszane dyrektorowi, celem weryfikacji z użyciem zapisu monitoringu i podjęcia decyzji co do ewentualnych dalszych czynności. Przyjęcia interesantów na wezwanie organu 9. Zasady stosuje się odpowiednio do przyjęć interesantów na wezwanie organu. Zasady udostępniania akt Jednorazowo interesantowi udostępnia się akta nie więcej niż dwóch postępowań. Po zwrocie akt pracownikowi obsługi interesant może zgłosić potrzebę uzyskania dostępu do kolejnych nie więcej niż dwóch akt jednorazowo, jednakże ich udostępnienie będzie wykonane zgodnie z aktualną kolejnością żądań udostępniania akt, z zastrzeżeniem 6 ust Interesanci nie mogą naruszyć integralności udostępnionych akt, w szczególności rozszywać dokumentów, chyba że z uwagi na format dokumentu do zapoznania się z nim konieczne jest jego rozłożenie lub wyjęcie z akt. Po zapoznaniu się z aktami interesant jest zobowiązany do przywrócenia stanu sprzed zapoznania się z nimi. 3. Strona ma prawo do samodzielnego sporządzania kopii udostępnianych akt za pomocą własnych urządzeń technicznych (np. skaner, aparat fotograficzny) oraz sporządzać notatki i odpisy. 4. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt lub wydania jej z akt uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. 5. Uwierzytelnienie odpisów lub kopii akt oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów podlega opłacie 3

4 zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1628, z późn. zm.) i następuje po przedstawieniu pracownikowi obsługi potwierdzenia jej uiszczenia. 6. Interesanci przy przeglądaniu akt i wykonywaniu notatek, kopii lub odpisów akt są zobowiązani do przestrzegania zasad wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Udzielanie interesantom informacji o toczącym się postępowaniu Udzielanie informacji o toczącym się postępowaniu następuje w dniach przyjęć interesantów oraz telefonicznie pod numerem telefonu (22) Przy obsłudze telefonicznej interesantom, po zweryfikowaniu ich tożsamości, może być udzielona informacja dotycząca prowadzonego postępowania. Weryfikacja tożsamości odbywa się przez podanie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania oraz numeru akt, daty i numeru ostatniego pisma skierowanego do interesanta. Postanowienia końcowe Naruszenie przez interesanta Zasad spowoduje zakończenie przyjęcia interesanta lub udostępnienia akt. 2. Osoby, co do których zachodzi prawdopodobieństwo pozostawania pod wpływem środków odurzających oraz osoby agresywne lub w inny sposób naruszające spokój i porządek nie będą obsługiwane. 4

5 Karta przyjęcia interesanta Załącznik do Zasad przyjęć interesantów i dostępu do akt postępowań administracyjnych prowadzonych przez Departament Orzecznictwa I w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju Oznaczenie sprawy/numer akt Referent odpowiedzialny 1. Dane interesanta oznaczenie i nr dokumentu tożsamości:.. (imię i nazwisko).... (adres zamieszkania) Potwierdzam zapoznanie się z Zasadami przyjęć Interesantów i dostępu do akt postępowań administracyjnych prowadzonych przez Departament Orzecznictwa I. (podpis interesanta) Przyjęto interesanta Udostępniono akta Złożone przez interesanta dokumenty: Inne (wnioski, wyjaśnienia interesanta) Data.... Godzina od.. do..... (podpis pracownika obsługi)... (podpis interesanta) 5