I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 65/1378/11 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 16 listopada 2011 r. PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO W URZĘDZIE MARSZAŁKOWSKIM WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO-POMORSKIEGO I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Procedura określa przebieg planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko- Pomorskiego w Toruniu zwanym dalej Urzędem. 2. Zamówieniem publicznym współfinansowanym ze środków EFS zwanym dalej zamówieniem jest kaŝda umowa odpłatna zawierana między Samorządem Województwa a Wykonawcą, której przedmiotem są usługi lub dostawy, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), a jej zakup jest współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia z udziałem środków EFS prowadzi się na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, a takŝe prawa wspólnotowego (m. in. Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z , str. 114, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 7, str. 132) oraz orzecznictwa w ww. zakresie. 4. Postępowania o udzielenie zamówienia powinny być prowadzone z zachowaniem następujących zasad: 1) uczciwej konkurencji, 2) równego traktowania wykonawców, 3) przejrzystości i jawności postępowania, 4) zakazu dzielenia zamówienia na części lub zaniŝania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, a takŝe szacowania wartości zamówienia z naleŝytą starannością. 5. Przy udzielaniu zamówienia naleŝy stosować zasady obiegu dokumentów obowiązujące w Urzędzie.

2 II. PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 2 1. Postępowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych stanowiącym załącznik do uchwały nr 57/1131/11 Zarządu województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 21 września 2011 r. zwanym dalej Regulaminem. 2. Do obowiązków komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot postępowania, przed złoŝeniem wniosku o którym mowa w 5 ust. 1 Regulaminu naleŝy: 1) oszacowanie wartości zamówienia (załącznik nr 3 do niniejszej procedury), przy uwzględnieniu art. 32 i ustawy, przy czym: a) naleŝy przeprowadzić analizę rynku potencjalnych wykonawców, w tym rozeznanie rynku wśród m.in. 3 podmiotów, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, naleŝy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt, b) wartość zamówienia musi być waŝna w chwili wysłania ogłoszenia o zamówieniu, c) w celu udokumentowania przeprowadzonego rozeznania, ceny dotyczące poszczególnych produktów/towarów powinny zostać zebrane w tabeli, d) oszacowanie wartości zamówienia powinno zostać zarchiwizowane łącznie z dokumentacją przetargową. 2) przeprowadzenie analizy potrzeb kadrowych zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej procedury; 3) sporządzenie planu prac dotyczących przetargu, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej procedury. 3. Dokumenty o których mowa w ust. 2 komórka organizacyjna merytorycznie odpowiedzialna za przedmiot postępowania załącza do wniosku o którym mowa w 5 ust. 1 Regulaminu. 4. Członkowie komisji przetargowej uczestniczący w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS zobowiązani są do złoŝenia Oświadczenia o zachowaniu poufności w trakcie wykonywania czynności w ramach przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i bezstronności oceny ofert, zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszej procedury, które składane jest wraz z oświadczeniem o którym mowa w 5 ust. 1 Regulaminu pracy komisji przetargowej, stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych.

3 5. W celu prawidłowego udokumentowania prawidłowości wyboru wykonawcy komisja przetargowa sporządza protokół zgodnie z art. 96 ustawy. 6. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 i 4 przechowywane są wraz z dokumentacją przetargową. 7. Departament Organizacyjny przechowuje protokół wraz z załącznikami do roku 2020, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. III. ZARZĄDZANIE ZAKUPAMI DOSTAW I USŁUG Zawarcie umowy 3 1. Umowę z wykonawcą wybranym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu Województwa zawierają osoby reprezentujące Województwo. 2. Projekt umowy, o której mowa w ust. 1, przed zawarciem uzgadniany jest zgodnie z Procesem obiegu umowy, porozumienia lub aneksu obowiązującym w Urzędzie: a) Pracownik przygotowanie projektu, b) PrzełoŜeni pracownika akceptacja formy i treści (parafa na 1 egz.), c) Dyrektor Departamentu akceptacja pod względem merytorycznym, celowościowym, gospodarczym i legalnym (z zastosowaniem pieczęci stwierdzających), d) Radca Prawny akceptacja pod względem zgodności z prawem (podpis na 2 egz.), e) Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych i Partnerstwa Publiczno-Prawnego w zakresie zgodności z Prawem Zamówień Publicznych, f) Naczelnik Wydziału w Departamencie Finansów sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, g) Skarbnik Województwa Kujawsko-Pomorskiego kontrasygnata zgodności z budŝetem województwa, h) Podpisanie dokumentu przez osoby reprezentujące Strony. Realizacja zamówienia 4 1. Pracownik/pracownicy komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot postępowania odpowiada/ją za zgodność realizowanych dostaw i usług z postanowieniami umowy. 2. Do obowiązków w przedmiotowym zakresie naleŝy: odbiór przedmiotu zamówienia, weryfikacja czy wszystkie dostarczone pozycje dokładnie odpowiadają pozycjom

4 oferowanym przez wykonawcę oraz czy są całkowicie zgodne z warunkami umowy, a takŝe zebranie dokumentów niezbędnych do jego rozliczenia oraz sprawdzenie czy faktury wystawione przez wykonawcę w pełni się pokrywają z dostarczonymi pozycjami. 3. Przeprowadzenie weryfikacji naleŝy udokumentować za pomocą wypełnionej listy sprawdzającej, zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszej procedury. 4. Odbiór dostaw i usług powinien być potwierdzony protokołem odbioru, z którego powinno wynikać, iŝ dostawy i usługi zostały dostarczone i wykonane w sposób poprawny, zgodnie z załącznikiem nr 6 do niniejszej procedury. 5. Protokół odbioru sporządzany jest w 3 egzemplarzach 1 egz. dla Wykonawcy, 2 egz. dla Zamawiającego. 6. Komórka organizacyjna, która merytorycznie odpowiada za przedmiot postępowania przechowuje jeden egzemplarz protokołu odbioru wraz z listą sprawdzającą odbieranych dostaw i usług. 7. Fakturę, wraz z opisem do faktury sporządzonym zgodnie ze wzorem obowiązującym w Urzędzie, listą sprawdzającą do faktury oraz jednym egzemplarzem protokołu odbioru przechowuje się w Departamencie Finansów. IV. ZAŁĄCZNIKI 5 Integralną częścią Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków EFS w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego jest: 1. Wzór planu prac dotyczących przetargu. 2. Wzór formularza analizy potrzeb kadrowych. 3. Wzór tabeli oszacowania wartości zamówienia. 4. Wzór oświadczenia członka komisji przetargowej. 5. Wzór listy sprawdzającej odbieranych dostaw i usług oraz faktury. 6. Wzór protokołu odbioru.

5 Człowiek najlepsza inwestycja Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Departament Polityki Regionalnej Wydział Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym ul. M. Skłodowskiej-Curie 73, Toruń tel. 056/ , 056/ fax. 056/

6 Załączniki n r 1 do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego Plan prac dotyczący przetargu (nieograniczonego oraz ograniczonego) realizowanego w ramach PO KL 1. Tytuł i nr projektu/przedmiot zamówienia 1 2. Opis przedmiotu zamówienia: Zakres prac: Czynność 2 Termin rozpoczęcia Termin zakończenia Osoba/osoby odpowiedzialne za danej czynności danej czynności wykonanie danego zadania Przygotowanie dokumentacji Opracowanie specyfikacji technicznych Wszczęcie procedury przetargowej Przeprowadzenie procedury przetargowej Podpisanie umowy Realizacja zamówienia Wydawanie protokołów odbioru Sprawdzenie faktur 4. Sporządził: 5. Zatwierdził: 1 Niepotrzebne skreślić. 2 NaleŜy wypełnić w kolejność zgodnej z realizacją danego zamówienia. Czynności wskazane w kolumnie mają charakter przykładowy.

7 Załączniki n r 2 do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego Analiza potrzeb kadrowych dotycząca przetargu (nieograniczonego oraz ograniczonego) realizowanego w ramach PO KL 1. Tytuł i nr projektu/przedmiot zamówienia Opis przedmiotu zamówienia: Zapotrzebowanie kadrowe: Czynność (zgodnie z Planem prac) Przygotowanie dokumentacji Opracowanie specyfikacji technicznych Liczba osób zaangaŝowanych Stanowisko pracy/ Kwalifikacje wymagane 2 Uwagi Wszczęcie przetargowej procedury Przeprowadzenie procedury przetargowej Podpisanie umowy Realizacja zamówienia Wydawanie protokołów odbioru Sprawdzenie faktur 4. Sporządził: 5. Zatwierdził: 1 Niepotrzebne skreślić. 2 Kwalifikacje wymagane naleŝy wskazać w przypadku planowanego zatrudnienia dodatkowego personelu.

8 Załączniki n r 3 do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego Oszacowanie wartości zamówienia.. Data 1. Tytuł i nr projektu/przedmiot zamówienia 1 2. Opis przedmiotu zamówienia: Termin i sposób oszacowania:. 4. Przeprowadzone rozeznanie rynku 2 : Lp. 1. Poz Poz Poz. 3 Poz. 4 Produkt/towar podlegający zamówieniu Wykonawca 1 Wykonawca 2 Wykonawca 3 Wykonawca 1 Wykonawca 2 Wykonawca 3 Wykonawca 1 Wykonawca 2 Wykonawca 3 Wykonawca 1 Wykonawca 2 Wykonawca 3 Wykonawca Cena jednostkowa netto Średnia cena netto Suma średnich wartość zamówienia netto łącznie: Kurs euro w dniu określenia szacunkowej wartości zamówienia 3 : Równowartość zamówienia netto w euro: Niepotrzebne skreślić. Rozpoznanie naleŝy przeprowadzić wśród min. 3 podmiotów, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przypadku gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, zamawiający powinien przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. Określony na podstawie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

9 5. Załączniki: Dokumenty potwierdzające dokonanie oszacowania ( e, wyceny, itd.) 6. Sporządził: 7. Zatwierdził: 2

10 Załączniki n r 4 do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ Imię i nazwisko Członka Komisji:.. Komórka organizacyjna: Ja niŝej podpisany(a), w stosunku do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS nr...dotyczącego... oświadczam, Ŝe: zachowam poufności w odniesieniu do wszystkich informacji i czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania oraz zachowam bezstronność oceny ofert złoŝonych w ramach postępowania..

11 Załączniki n r 5 do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego Lista sprawdzająca odbioru towaru/usługi 1. Tytuł i nr projektu/przedmiot zamówienia 1 2. Nr postępowania. 3. Nr umowy 4. Przedmiot odbioru... Sprawdzenie pod względem zgodności z umową Badane zagadnienie TAK NIE NIE Czy dostarczono towar/wykonano usługę w terminie określonym umową? DOTYCZY UWAGI Czy wszystkie dostarczone pozycje dokładnie odpowiadają pozycjom z oferty? Czy towar nosi znamiona uszkodzenia / ubytku, itd? Czy dostarczony towar/wykonana usługa jest całkowicie zgodna z warunkami umowy? Czy jest moŝliwe sporządzenie protokołu odbioru bez zastrzeŝeń? Zweryfikował/a osoba prowadząca sprawę od strony merytorycznej: Zatwierdził/a: 1 Niepotrzebne skreślić

12 Lista sprawdzająca do faktury 1. Tytuł i nr projektu/przedmiot zamówienia 2 2. Nr postępowania. 3. Nr umowy 4. Nr dokumentu finansowego 5. Data wystawienia. Część I sprawdzenie pod względem formalnym i zgodności z umową 3 Badane zagadnienie TAK NIE NIE DOTYCZY UWAGI Czy na fakturze znajduje się data wpływu dokumentu do Urzędu? Czy faktura jest czytelna, nie wykazuje śladu poprawek, jest poprawna arytmetycznie nie zawiera błędów w obliczeniach? Czy faktura została wystawiona przez podmiot z którym została zawarta umowa dot. realizacji projektu (nazwa wystawcy, adres, itp.)? w przypadku zmiany danych naleŝy załączyć do wniosku wyciąg z KRS Czy faktura jest zgodna z terminami i danymi zawartymi w umowie/aneksie? Czy data sprzedaŝy na dokumencie finansowym jest zgodna z datą wystawienia protokołu? Czy data wystawienia dokumentu finansowego nie jest wcześniejsza niŝ data sprzedaŝy? Czy suma faktur częściowych i zaliczkowych nie przekracza ustalonego w umowie z Wykonawcą zaawansowania finansowego przedmiotu umowy? Zweryfikował/a osoba prowadząca sprawę od strony merytorycznej: Zatwierdził/a: Część II sprawdzenie pod względem kwalifikowalności 4 Badane zagadnienie TAK NIE NIE DOTYCZY UWAGI Czy wydatek na fakturze jest zgodny z odpowiednim Planem Finansowym? Czy prawidłowo określona została kategoria wydatków? Czy wszystkie wydatki spełniają warunki kwalifikowalności? Czy faktura została prawidłowo opisana? Zweryfikował/a: Zatwierdził/a: 2 Niepotrzebne skreślić. 3 Wypełnia pracownik komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot postępowania. 4 Wypełnia pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za koordynację projektu. 2

13 Część III sprawdzenie pod względem zgodności z zamówieniami publicznymi 5 Badane zagadnienie TAK NIE NIE DOTYCZY UWAGI Czy przedłoŝone dokumenty są kompletne? Czy wydatek jest zgodna z przepisami prawa zamówień publicznych? Zweryfikował/a: Zatwierdził/a: Część IV sprawdzenie pod względem rachunkowym 6 Badane zagadnienie TAK NIE NIE Czy przedłoŝone dokumenty są kompletne (tj. czy dostarczono fakturę wraz z opisem do faktury obowiązującym w Urzędzie, listę sprawdzającą do faktury, protokół odbioru oraz w przypadku umowy o dzieło wytworzone w toku realizacji umowy dzieło do wglądu)i nie wykazują śladów poprawek, a jeśli tak to czy są one odpowiednio parafowane/podpisane?? Czy faktura jest zgodna z umową i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami rachunkowości? Czy złoŝono czytelne podpisy osób zatwierdzających do wypłaty i są one opatrzone kaŝdorazowo imienną pieczęcią? Czy wystawiono notę księgową z tytułu kar umownych? DOTYCZY UWAGI Czy naliczono kary i ich potrącenia? Czy zachowano termin płatności zgodnie z umową? Czy otrzymane dokumenty do faktury pozwalają na zaksięgowanie dokumentu? Zweryfikował/a: Zatwierdził/a: 5 Wypełnia pracownik Wydziału Zamówień Publicznych i Partnerstwa Publiczno-Prawnego 6 Wypełnia pracownik odpowiedniego Wydziału w Departamencie Finansów 3

14 Załączniki n r 6 do Procedury udzielania zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko- Pomorskiego PROTOKÓŁ ODBIORU Z WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWNIENIA Data i miejsce odbioru:.. 1. W imieniu Wykonawcy: Pan/i... Pan/i 2. Skład Komisji Odbioru: Pan/i... Pan/i 3. Przedmiotem odbioru jest:.., na podstawie umowy o dzieło/zlecenie nr... z dnia. 4. Ustalenia strony odbierającej dotyczące wyników pracy oraz ocena zgodności z warunkami umowy: Praca została wykonana zgodnie/niezgodnie z umową. 5. Ocena poziomu wykonania: Bez zastrzeŝeń/z zastrzeŝeniami (jeśli tak, naleŝy wymienić zastrzeŝenia). 6. Łączne wynagrodzenie otrzymane za wykonanie całości zadania określonego. ust.. umowy: PLN brutto (słownie:..). Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano: W imieniu Zamawiającego: W imieniu Wykonawcy: