ZARZĄDZENIE R-22/2014 Rektora Uniwersytetu Technologiczno-Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu z dnia 18 kwietnia 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE R-22/2014 Rektora Uniwersytetu Technologiczno-Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu z dnia 18 kwietnia 2014 r. w sprawie: wprowadzenia Regulaminu w sprawie ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej netto nieprzekraczającej równowartości kwoty euro. Na podstawie: - art. 66 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (jednolity tekst Dz. U. z dnia 23 maja 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), - 35 ust. 1 i 2 statutu Uczelni (tekst jednolity zarządzenie R-7/2012 z dnia 20 lutego 2012 r. z późn. zm.) z a r z ą d z a m, co następuje: 1 1. Wprowadzam Regulamin w sprawie ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej netto nieprzekraczającej równowartości kwoty euro zwany dalej Regulaminem. 2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik do zarządzenia. 2 Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia powierzam Kanclerzowi, Kwestorowi i kierownikom jednostek organizacyjnych, każdemu w zakresie swojego działania. 3 Traci moc zarządzenie R-85/2012 Rektora Uniwersytetu Technologiczno- Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu z dnia 17 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu w sprawie ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej netto nieprzekraczającej równowartości kwoty euro. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 16 kwietnia 2014 r. R E K T O R prof. dr hab. inż. Zbigniew Łukasik

2 Załącznik do zarządzenia R-22/2014 z dnia r. Regulamin w sprawie ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej netto nieprzekraczającej równowartości kwoty euro. Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, opłacane w całości lub części ze środków publicznych. Zastosowane rozwiązania organizacyjne i procedury wynikają z: - przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), - przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zwanej dalej Pzp, - przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (t.j. Dz. U r., poz. 121), - przepisów aktualnego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 1 Szacowanie wartości zamówienia 1. Do zamówień i konkursów, których wartość szacunkowa netto nie przekracza równowartości kwoty euro nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych i mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem. 2. Przy ustalaniu wartości zamówienia stosuje się zasady określone przepisami art ustawy Pzp. 3. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp. 4. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w zakresie równowartości kwot netto: a) do 3000 euro, b) powyżej 3000 do euro, c) powyżej do euro. 2 Procedury udzielenia zamówienia publicznego do równowartości 3000 euro 1. Do zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza równowartości kwoty 3000 euro nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu. Podstawą udzielenia zamówienia jest faktura lub rachunek opisany przez kierownika jednostki uprawnionej, zaakceptowany przez Kwestora łącznie z Rektorem lub Kanclerzem, lub osobą upoważnioną przez Rektora. 2. Jednostkami uprawnionymi są jednostki wymienione w 1 ust. 2 Regulaminu określającego wewnętrzną procedurę postępowania przy udzielaniu przez Uniwersytet Technologiczno-Humanistyczny im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu zamówień publicznych finansowanych ze środków publicznych. 2

3 3 Procedury udzielenia zamówienia publicznego równowartości powyżej 3000 do euro 1. Kierownik jednostki uprawnionej występuje z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia do Rektora lub osoby przez niego upoważnionej. 2. Wniosek zawiera: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (ilościowo-jakościowy), 2) termin realizacji/wykonania zamówienia, 3) aktualną (dla zamówień na dostawy lub usługi oszacowaną nie wcześniej niż 3 m-ce, a dla zamówień na roboty budowlane nie wcześniej niż 6 m-cy przed dniem wszczęcia postępowania) wartość przedmiotu zamówienia oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub określoną w planie rzeczowo-finansowym, 4) przeliczenie wartości zamówienia na równowartość wyrażoną w euro wg obowiązującego kursu, 5) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia wraz z datą, kiedy wartość ta została ustalona oraz podpisem tej osoby. 3. Pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie procedury przeprowadza rozeznanie cenowe ( , fax, telefon) wśród takiej liczby wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej 3 wykonawców). Rozeznanie cenowe oraz propozycja najkorzystniejszej oferty stanowią załączniki do wniosku, o którym mowa w ust Rektor lub osoba przez niego upoważniona akceptuje wniosek, co jest równoznaczne ze zgodą na udzielenie zamówienia. 5. Po uzyskaniu zgody na realizację danego zamówienia kierownik jednostki uprawnionej lub upoważniony przez niego pracownik merytoryczny odpowiedzialny za jego realizację przystępują do realizacji zamówienia. 4 Procedury udzielenia zamówienia publicznego równowartości powyżej do euro 1. Kierownik jednostki uprawnionej występuje z wnioskiem, o którym mowa w 3 ust. 2 o wyrażenie zgody na realizację zamówienia do Rektora lub osoby przez niego upoważnionej. 2. Po uzyskaniu akceptacji Rektora lub osoby przez niego upoważnionej, pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie procedury: 1) wysyła pisemne zapytania ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, 2) upublicznia zapytanie ofertowe na stronie internetowej Uczelni, równocześnie z wysłaniem zapytań ofertowych. 3. Zapytanie ofertowe zawiera: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) kryteria oceny oferty, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium, 3) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 10 dni roboczych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego, 4) wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu 3

4 ofertowym kryteria oceny, 5) udokumentowania wyboru protokołem. 4. Rektor lub osoba przez niego upoważniona akceptuje Protokół z wyboru Wykonawcy, co jest równoznaczne ze zgodą na udzielenie zamówienia. 5. Po uzyskaniu zgody na realizację danego zamówienia kierownik jednostki uprawnionej lub upoważniony przez niego pracownik merytoryczny odpowiedzialny za jego realizację przystępują do realizacji zamówienia. 5 Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia 1. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Zamówienie musi być zrealizowane w sposób celowy, oszczędny z zachowaniem uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę. 4. Zamówienia o wartości określonej w 1 ust. 4 pkt. b i c udziela się na podstawie pisemnej umowy określającej warunki realizacji zamówienia. Umowa powinna być uzgodniona i parafowana przez Radcę Prawnego Zamawiającego. 5. Kierownicy jednostek uprawnionych prowadzą rejestr umów zawartych na realizację zamówień publicznych o wartości do euro. 6. Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jej realizację oraz archiwizację. 7. Za kontrolę zgodności zapotrzebowań z planem rzeczowo-finansowym zamawiającego odpowiadają Kanclerz i Kwestor. 8. Faktura lub rachunek wystawiony przez wybranego wykonawcę za realizację/wykonanie zamówienia, na podstawie zamówienia/umowy* zostaje sprawdzony przez kierownika jednostki uprawnionej pod kątem faktycznej wartości zamówienia z oszacowaną wartością zamówienia wskazaną we wniosku, o którym mowa w 3 ust Dokumenty finansowe dotyczące tych zamówień podpisuje kierownik jednostki uprawnionej pod pieczęcią o treści: Zamówienie jest wyłączone z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy. Data podpis 10. Do umów zawieranych w sprawach o zamówienia do euro stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 6 Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 1. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych, określony w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 168), w czasie jego popełnienia. 2. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, której można przypisać winę w czasie popełnienia naruszenia. 3. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi także osoba, która wydała polecenie wykonania czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych lub zaakceptowała takie zachowanie. 4

5 * niepotrzebne skreślić Załącznik Nr 1 do Regulaminu.. Wnioskodawca (jednostka uprawniona/merytoryczna zamawiającego) Znak sprawy.. WNIOSEK o dokonanie zakupu o wartości szacunkowej netto poniżej równowartości euro Nazwa przedmiotu zamówienia (opis ilościowo-jakościowy): rodzaj zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana*.. Termin realizacji/wykonania zamówienia:.. Szacunkowa wartość zamówienia: - wartość netto:.. złotych plus podatek VAT. %, - wartość brutto:. złotych. Wartość zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi. euro. Średni kurs złotego w stosunku do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych i wynosi Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu określono na podstawie:... Osoba/osoby dokonująca ustalenia wartości zamówienia:... (imię i nazwisko) Osoby odpowiedzialne za realizacją przedmiotu zamówienia: 1)... (imię i nazwisko) 2)... (imię i nazwisko).. podpis i pieczęć kierownika jednostki uprawnionej/merytorycznej Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych... (data i podpis Rektora lub osoby przez niego upoważnionej) 5

6 * niepotrzebne skreślić (pieczątka jednostki uprawnionej zamawiającego) Załącznik Nr 2 do Regulaminu Radom, dnia. Nr sprawy. Dokumentacja z przeprowadzonego ROZPOZNANIA CENOWEGO dla zamówień w zakresie równowartości powyżej 3000 do euro zgodnie z art. 4 pkt.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) ustawy nie stosuje się. W celu zamówienia (określić przedmiot zamówienia): które jest dostawą/usługą/robotą budowlaną*, przeprowadzono rozeznanie cenowe em, faxem, telefonicznie*. Wartość szacunkowa zamówienia:. złotych netto. Uzyskano poniższe oferty: L.p. Nazwa i adres wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi Wybór Wykonawcy (nazwa i adres) oraz uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej sporządził:... dnia Zatwierdzam/nie zatwierdzam /data i podpis Rektora lub osoby przez niego upoważnionej/ * niepotrzebne skreślić 6

7 Załącznik Nr 3 do Regulaminu Radom, dnia. (pieczątka jednostki uprawnionej zamawiającego) Nr sprawy. ZAPYTANIE OFERTOWE dla zamówień w zakresie równowartości powyżej do euro 1. NAZWA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: (CPV..) 3. ZAKRES PREZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY: Wymagania wobec Wykonawcy: 4. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY: 5. OFERTY CZĘŚCIOWE, OFERTY WARIANTOWE: 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA: 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW: 7

8 8. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT: 8.1. Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów: 1) Kryterium ceny (maksymalnie ): Cena oferty: Liczba punktów = ( Cmin/Cof )* 100* waga gdzie: - Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert - Cof - cena podana w ofercie 2) Kryterium. (maksymalnie )* *liczba kryteriów uzależniona od specyfiki przedmiotu zamówienia 8.2. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, czyli ofertę, która zgromadzi największą liczbę punktów po zsumowaniu punktów przyznanych we wszystkich kryteriach. W przypadku uzyskania tej samej liczby punktów, kryterium decydującym będzie cena oferty. Zapłata za przedmiot zamówienia nastąpi przelewem w ciągu. dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury wraz z protokołem odbioru, do którego należy załączyć: 1).. 2).. 3) 9. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: - tel. - tel. Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę oraz wskazywać osobę do kontaktu. Ofertę należy przedstawić na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferty prosimy składać w terminie do dnia.. r. do godz... na adres:. lub pocztą elektroniczną na adres:.. Załączniki: sporządził: (imię i nazwisko)..., dnia... 8

9 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Nazwa firmy... Adres siedziby... Tel./fax... NIP.. Osoba do kontaktu z Zamawiającym FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego: Cena brutto Ilość Wartość brutto zł (słownie:. ).. zł (słownie:. ) 2. Jednocześnie oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia i nie zalegam z płatnością podatków do Urzędu Skarbowego oraz z opłatą składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 3. Oświadczam(my), że ja (my) niżej podpisany(ni) działając na podstawie udzielonego pełnomocnictwa/wpisu w odpowiednim rejestrze, jestem/jesteśmy upoważniony/upoważnieni do reprezentowania ww. wykonawcy.. Miejscowość i data. /podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy/ 9

10 Załącznik Nr 4 do Regulaminu Radom, dnia.. (pieczątka jednostki uprawnionej Zamawiającego) Nr sprawy. Protokół z wyboru Wykonawcy dla zamówień w zakresie równowartości powyżej do euro dotyczy: (nazwa przedmiotu zamówienia) zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) ustawy nie stosuje się. 1. Przedmiot zamówienia: Wartość szacunkowa zamówienia: zł netto, co stanowi zł brutto. 2. Zapytanie ofertowe zamieszczono w dn.. na stronie internetowej Uniwersytetu oraz wysłano pocztą elektroniczną do. osób: 1). 2) 3) 3. Termin składania ofert do dnia. do godz.. 4. Oferty zostały złożone przez: Lp Nazwa i adres wykonawcy Data wpłynięcia oferty Cena brutto zł (1) Kryteria oceny ofert liczba przyznanych punktów (2)* Razem Zamawiający oceniał oferty według następujących kryteriów: 1. Cena brutto oferty waga % 2. %* 10

11 *liczba kryteriów uzależniona od specyfiki przedmiotu zamówienia Ocena ofert została przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagi. Oferty ocenione zostały punktowo. Łącznie do zdobycia było 100 pkt., a waga % odpowiada maksymalnej liczbie punktów możliwych do zdobycia w ramach poszczególnych kryteriów. 5. Oferty odrzucone:. 6. Wybór Wykonawcy: 7. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej: Skład komisji: 1). 2). 3). Protokół sporządził:. Radom,. Podpis:. Załączniki: Zatwierdzam/nie zatwierdzam /data i podpis Rektora lub osoby przez niego upoważnionej/ 11