Zarządzenie Nr 35/w/10 Burmistrza Lubska z dnia 3 września 2010 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 35/w/10 Burmistrza Lubska z dnia 3 września 2010 roku w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lubsku wprowadzonego zarządzeniem Nr 101/2003 Burmistrza Miasta Lubsko z dnia 30 lipca 2003 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lubsku. Na podstawie art.33 ust.2 w związku z art.40 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz ze zm. Dz.U. z 2002 r. Nr 23 poz. 220, Nr 62 poz.558, Nr 113 poz.984, Nr 153 poz.1271, Nr 214 poz.1806, Dz.U. z 2003 r. Nr 80 poz.717, Nr 162 poz.1568, Dz.U. z 2004 r. Nr 102 poz. 1055, Nr 116 poz. 1203, Dz.U. z 2005 r. Nr 172 poz. 1441, Nr 175 poz.1457, Dz.U. z 2006 r. Nr 17 poz.128, Nr 181 poz. 1337, Dz.U. z 2007 r. Nr 48 poz. 327, Nr 138 poz. 974, Nr 173 poz. 1218, Dz.U. z 2008 r. Nr 180 poz. 1111, Nr 223 poz.1458, Dz.U z 2009 r. Nr 52 poz. 420, Nr 157 poz. 1241, Dz.U. z 2010 r. Nr 28 poz. 142 i poz. 146, Nr 106 poz. 675) zarządzam, co następuje: 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Lubsku stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 101/03 Burmistrza Miasta Lubsko z dnia 30 lipca 2003 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lubsku /Dziennik Urzędowy Województwa Lubuskiego Nr 66, poz.1024/ zmienionym zarządzeniem nr 1/05 Burmistrza Lubska z dnia 19 maja 2005 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Lubsku wprowadzonego zarządzeniem nr 101/2003 Burmistrza Miasta Lubsko z dnia 30 lipca 2003r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzedu Miejskiego w Lubsku wprowadzam następujące zmiany: 1/ 2 otrzymuje brzmienie: 2. UŜyte w niniejszym regulaminie wyraŝenia oznaczają: Gmina Gmina Lubsko rada Rada Miejska w Lubsku, urząd Urząd Miejski w Lubsku, burmistrz Burmistrz Lubska, zastępca burmistrza Zastępca Burmistrza Lubska, sekretarz Sekretarz Gminy Lubsko, skarbnik Skarbnik Gminy Lubsko, polityka jakości zespół działań i deklaracji kierowniczych, którego celem jest podnoszenie jakości świadczonych przez urząd usług, klient zewnętrzny wszelkie osoby i instytucje (poza organami gminy i jednostkami organizacyjnymi gminy), których sprawy, zgodnie ze swoją właściwością załatwia urząd, klient wewnętrzny organy gminy oraz jednostki organizacyjne gminy, komórki organizacyjne urzędu,

2 kierownik komórki stanowisko pracy, organizacyjnej naczelnik wydziału, kierownik referatu, samodzielne naczelnik Naczelnik Wydziału Urzędu Miejskiego w Lubsku, kierownik Kierownik Referatu Urzędu Miejskiego w Lubsku, USC Urząd Stanu Cywilnego, kontroler Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej, audytor Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego, jednostki organizacyjne Gminy Lubsko : - LDK Lubski Dom Kultury, - OSiR Ośrodek Sportu i Rekreacji, - MGOPS Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubsku, - biblioteka Miejska Biblioteka Publiczna w Lubsku, - przedszkola /P/ przedszkola, dla których Gmina Lubsko jest organem prowadzącym, - szkoły podstawowe /SP/, szkoły i gimnazjum, dla których Gmina Lubsko jest organem prowadzącym, gimnazjum /G - MOŚ Miejska Oczyszczalnia Ścieków, - ZGMK Zakład Gospodarowania Mieniem Komunalnym. 2/ w 6 ust.4 otrzymuje brzmienie: 4. W skład kadry kierowniczej urzędu wchodzą: burmistrz, zastępca burmistrza, skarbnik, sekretarz, naczelnicy, kierownicy referatów i samodzielne stanowiska pracy. 3/ w 8 ust.2 otrzymuje brzmienie: 2. W składu urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Organizacyjny symbol OR, 2) Biuro Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych symbol IN, 3) Wydział Finansowy symbol FN, 4) Wydział Spraw Obywatelskich i Obronnych symbol OB, 5) Urząd Stanu Cywilnego symbol USC, 6) Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej symbol GK, 7) Wydział Geodezji i Rolnictwa symbol GR, 8) Wydział Inwestycji i Promocji symbol IP, 9) Wydział Spraw Społecznych WS, 10) Referat Teleinformatyczny symbol RT, 11) Radca Prawny symbol RP, 12) Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej symbol KZ, 13) Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnetrznego symbol AW

3 14) Pełnomocnik ds. profilaktyki uzaleŝnień symbol PA. 4/ Po 15 dodaje się 15 a i 15 b w następującym brzmieniu: 15a. 1 Określenie stanowiska - Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej 1) Cel stanowiska: kontrola całokształtu pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy oraz świadczenie usług na rzecz organów gminy. 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza Za kogo: nie dotyczy 3) Zastępujący : nie dotyczy 4) Zastępowany: przez wyznaczonego przez burmistrza pracownika 2 Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budŝetu własnego, 2) Kierownicze a) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, b) stosowanie procedur dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania, 3) Nadzór a) zapewnianie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, b) przygotowywanie raportów dotyczacych przydatności pracownika na stanowisku kontrolowanym, 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, c) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, d) przedstawianie burmistrzowi zagadnień związanych z realizowanymi zadaniami, e) przygotowywanie analiz i sprawozdań dla Burmistrza, f) prowadzenie planowanych kontroli działalności komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, g) udzielanie pomocy, w zakresie doradztwa, podczas prowadzonych kontroli zewnętrznych (za zgodą Burmistrza), h) rzetelne, obiektywne i niezaleŝne: - ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, - określanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, - przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień, 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych w swojej pracy,

4 c) zagwarantowanie zgodności pracy z przepisami prawnymi, d) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, e) autoryzacja wydawanych dokumentów, 6) Polityka a) planowanie działalności, b) doradztwo w sprawach struktury wydziałów, 7) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zagwarantowanie bezpieczeństwa uŝytkownikom w miejscach, za które jest odpowiedzialny, 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie świadczonych usług, b) zapewnianie zachowania standardów jakości świadczonych usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków w ramach swojego budŝetu, 3. Szczegółowe zadania samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej określa Burmistrz w drodze ustalenia zakresu obowiązków. 15 b. 1. Określenie stanowiska - Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnetzrnego. 1) Cel stanowiska: systematyczna ocena realizacji kontroli zarządczej w pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy oraz świadczenie usług doradczych na rzecz organów gminy. Prowadzenie audytów wewnętrznych. 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza Za kogo: nie dotyczy 3) Zastępujący : nie dotyczy 4) Zastępowany: nie dotyczy 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budŝetu własnego, b) doradzanie kierownictwu urzędu w sprawach opcji budŝetowych, 2) Kierownicze a) identyfikowanie dostępnych środków finansowych, b) promowanie wykorzystania technik informatycznych, c) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, d) proponowanie zmian organizacyjnych w wyniku przeprowadzonych audytów wewnetrznych, e) stosowanie procedur dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania,

5 3) Nadzór a) zapewnianie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, b) przygotowywanie wniosków o zwolnienie pracownika dla wyŝszego kierownictwa urzędu w związku ze stwierdzeniem podczas kontroli nieprawidłowości w jego pracy. 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z powiatem i województwem, c) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, d) przedstawianie burmistrzowi zagadnień związanych z realizowanymi zadaniami, e) przygotowywanie analiz i sprawozdań Burmistrzowi, f) przeprowadzanie audytów wewnętrznych, g) sporządzanie rocznego planu audytu, h) przedstawianie burmistrzowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni, i) rzetelne, obiektywne i niezaleŝne: - ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczejj, - określanie oraz analiza przyczyn i skutków występujących nieprawidłowości, - przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia nieprawidłowości, 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw na stanowisku audytu wewnętrznego, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych w swojej pracy, c) zagwarantowanie zgodności pracy z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru akt stałych audytu, 6) Polityka a) identyfikowanie spraw związanych z przeprowadzanymi kontrolami do rozwaŝenia przez kierownictwo urzędu, b) rozwijanie polityki/strategii świadczenia usług, c) przygotowywanie dla burmistrza propozycji strategii budŝetowych, 7) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zagwarantowanie bezpieczeństwa uŝytkownikom w miejscach, za które jest odpowiedzialny, 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie świadczonych usług, b) monitorowanie/kontrola świadczonych usług, c) zapewnianie zachowania standardów jakości świadczonych usług, d) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków w ramach swojego budŝetu, 3. Szczegółowe zadania Samodzielnego Stanowiska ds. Audytu Wewnetrznego określa Burmistrz w drodze ustalenia zakresu obowiązków.

6 5/ w 16 wprowadza się następujące zmiany: a/ w ust.2 pkt. 1: - lit. b otrzymuje brzmienie: b) opracowywanie projektu uchwały budŝetowej gminy i objaśnień do tego projektu, - uzupełnia się pkt. 1 poprzez dodanie lit. m,n,o w brzmieniu: m) zbieranie materiałów niezbędnych do opracowania wieloletniej prognozy finansowej, n) opracowywanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej, o) obsługa księgowa projektów dofinansowanych z WFOŚiGW oraz NFOŚiGW. b/ ust. 8 otrzymuje następujące brzmienie: 8. Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej KZ : 1) przeprowadzanie planowanych kontroli działalności komórek organizacyjnych urzedu i jednostek organizacyjnych gminy wg opracowanego i zatwierdzonego przez Burmistrza planu kontroli, 2) przeprowadzanie doraźnych kontroli w w/w podmiotach, 3) kontrola wykonywania zaleceń pokontrolnych, 4) wskazywanie Burmistrzowi przyczyn występujących nieprawodłowości jak i propozycji i sposobów zapobiegania im oraz ich eliminacji, 5) zabezpieczanie dowodów i przygotowywanie materiałów kwalifikujących sprawę do skierowania na drogę postepowania prokuratorskiego, sądowego lub w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych, 6) kontrola właściwego wykorzystania przyznanych z budŝetu gminy dotacji na realizację zadań statutowych kontrolowanego podmiotu, 7) prowadzenie kontroli działań pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych gminy w zakresie legalności, celowości, racjonalności i gospodarności, 8) badanie i ocenianie realizacji efektów operacji i procesów gospodarczych, 9) wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w wykonaniu zadań, 10) ujawnianie rezerw, niegospodarności i zagroŝeń dla Ŝycia i zdrowia ludzkiego oraz mienia komunalnego, 11) wskazywanie sposobów i środków umoŝliwiających likwidację nieprawidłowości oraz wnioskowanie do Burmistrza, w razie potrzeby, w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za ich występowanie, o zastosowanie działań dyscyplinarnych, 12) udzielanie osobom przeprowadzającym kontrolę zewnętrzną pomocy merytorycznej, za zgodą burmistrza, 13) kontrola realizacji przez komórki organizacyjne urzędu i jednostki organizacyjne gminy wniosków pokontrolnych, 14) analiza materiałów pokontrolnych komórek organizacyjnych urzędu i opracowywanie generalnych wniosków w celu eliminacji uchybień i ulepszania jakości pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, 15) prowadzenie innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów,

7 c/ po ust. 13 dodaje się ustęp 14 w brzmieniu: 14. Zakres działania Samodzielnego Stanowiska ds. Audytu (AT) obejmuje: 1) opracowywanie rocznych planów audytu na rok następny, w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach, 2) opracowywanie programów zadań audytowych, 3) realizacja zadań audytowych, 4) opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań audytowych, 5) systematyczna ocena adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w urzedzie i jednostkach organizacyjnych gminy, 6) przeprowadzanie zadań zapewniających i czynności doradczych, w tym w zakresie składania wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania urzedu i jednostek organizacyjnych gminy, 7) składanie sprawozdań z przeprowadzonych zadań zapewniających wraz z dostarczaniem opinii na temat mechanizmów kontrolnych w badanym systemie, 8) uczestniczenie przy audytach zewnetrznych, 9) przekazywanie informacji związanych z prowadzeniem audytu wewnetrznego. 6/ Rozdział VIII otrzymuje następujące brzmienie: VIII. KONTROLA ZARZĄDCZA W URZĘDZIE MIEJSKIM W LUBSKU Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań przez Urząd Miejski w Lubsku i jednostki organizacyjne gminy Lubsko w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarzadczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym ocena procesów gospodarczych i innych rodzajów działalności słuŝących zaspokajaniu potrzeb mieszkańców gminy, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów, 5) wdraŝania, przestrzegania i promowania zasad etycznego postepowania, 6) efektywności i skuteczności przepływy informacji, 7) oceny i zarządzania ryzykiem. 3. Tryb i zasady kontroli zarządczej przeprowadzanej w urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy określa Burmistrz w formie zarządzenia. 7/ zmienia się strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Lubsku jak w załączniku. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Lubsko. 3. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.

8